Как в 1с зуп удержать ндфл за прошлый месяц

Опубликовано: 01.05.2024

Пожалуй, один из самых значимых и трудных вопросов при расчете заработной платы – это исчисление и удержание НДФЛ.

И от того, насколько корректно будут отражены операции по его учету зависит:

- в первую очередь – расчеты с сотрудниками,

- во вторую очередь – формирование отчетности.

Или наоборот, кому как нравится.

Предлагаю познакомиться, или для кого-то вспомнить, со стандартными возможностями программы 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1 (1С: Зарплата и кадры государственного учреждения ред.3.1), которые помогут нам в решении этой сложной задачи.

Что необходимо сделать бухгалтеру, чтобы проверить правильность исчисления НДФЛ?

После того, как завершено начисление заработной платы за месяц следует себя проверить: а все ли документы учтены для НДФЛ?

Для этого воспользуемся документом Перерасчет НДФЛ. Если все расчеты в базе проведены корректно, то документ НЕ будет заполнен.

Для демонстрации поведения данного документа введем документ Премия уже после проведения документа Начисление заработной платы.

Далее заполним вышеупомянутый документ.

В данной ситуации мы наблюдаем, что программа обнаружила, что следует доначислить налог. Поэтому нам необходимо пересчитать налог на доходы физических лиц в документе начисления заработной платы.

В программе довольно большой перечень отчетов, которые помогаю пользователю для анализа проведенных расчетов.

Первый отчет, который заслуживает нашего внимания – Сводная справка 2-НДФЛ.

С её помощью можно проверить исчисление налоговой базы и самого налога арифметически, путем нахождения разницы между суммой дохода и вычетов, предоставленных сотрудникам и умножения налоговой базы на ставку соответственно.

Если присутствует разница, между исчисленным налогом в базе, и суммой налога, полученной расчетным путем – следует найти сотрудников, по которым допущены ошибки.

Также данный отчет автоматически нам представит информацию по тем сотрудникам, у которых суммы удержанного и перечисленного налога не равны исчисленным. Для этого необходимо немного до настроить отчет, а точнее подключить «флажки».

Итак, посмотрим, как выглядит данная форма при подключенных флажках.

В моем примере эти суммы отличаются по той простой причине, что еще не проведена выплата за последний месяц.

После проведения выплаты, данный отчет будет выглядеть вот так.

И еще один вариант данного отчета.

Напомню, почему важно добиваться того, чтобы суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога должны быть равны – именно на этих данных строится формирование отчетов 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и взаиморасчеты с сотрудниками.

Для получения более детальной информации по возможным ошибкам воспользуемся другим отчетом. В нем также можно подключить возможность цветового выделения несоответствий между интересующими нас показателями, как было показано выше.

Следующий отчет покажет движения по документам-основаниям. При его формировании мы получим детальную информацию по каким документам еще не проведена выплата дохода сотруднику.

Для анализа получения дохода по датам можно воспользоваться одноименным отчетом. Он особенно ценен при заполнении отчета 6-НДФЛ.

Еще один полезный отчет, который поможет при анализе взаиморасчетов с сотрудниками.

Ну и напоследок скажу о том, что этими отчетами следует пользоваться ДО выплаты сотрудникам заработной платы.

Также следует обратить внимание на такой момент – при формировании ведомости на выплату заработной платы – сравните суммы исчисленного НДФЛ по полному своду и сумму НДФЛ к перечислению из ведомости. Если в течение месяца не было каких-либо межрасчетных выплат, то эти суммы должны быть равны между собой.

Для сравнения прикладываю вам «красивый» вариант.

Обращаю ваше внимание, что в статье рассмотрен вариант без деления выплат по статьям финансирования. На практике нужно учитывать еще и этот нюанс.

Желаю с легкостью считать заработную плату и НДФЛ.

Если возникли вопросы – звоните по телефону 8 (3852) 66-88-79.

Данную статью решила написать не случайно, так как отчетный 2018 год, так или иначе, уже подходит к концу, но у бухгалтеров ещё есть время, чтобы провести работу по проверке и внесению поправок в учете для корректного формирования годового отчета 6-НДФЛ.

Поэтому, данное положение дел я называю – ситуация «цугцванг» , когда для бухгалтера наступает безвыходная обстановка, и любые уже его действия приводят только к ухудшению существующих дел и означает заведомо плохой результат, но и бездействие тоже нельзя допустить, так как начисление заработной платы – это ежемесячная и обязательная операция. Поэтому бухгалтер стеснен в своих действиях, он потерян, не знает, за что взяться для исправления, а времени свободного на полное исправление учета с самого начала года уже нет. Поэтому, чаще всего, данные ошибки остаются, а отчеты бухгалтер собирает руками, ругая программу, что она неверно считает зарплату и налоги.

В этой статье я не ставлю своей задачей писать полную методологию ведения учета в 1С:ЗУП 3.1, а рекомендую к самостоятельному изучению на портале 1С:ИТС данного вопроса, там максимально подробно и понятно все изложено. Эту статью хочу посвятить грубейшим ошибкам, которые делаются в первичных документах и приводят к необратимым «патовым последствиям».

ОШИБКА №1: ДАТА В МЕЖРАСЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТАХ

На первый взгляд, кажется, что ошибка не имеет никакого отношения к НДФЛ, тем не менее, приводит к неправильному расчету, вернее определению удержанного налога. Бухгалтер неправильно указывает дату в межрасчетных документах. Например, в таких
документах, как отпуск, больничный и др. Правильная дата начисления, то есть дата документа в программе, должна быть меньше, либо равна дате ведомости, которой мы выплачиваем этот доход. Такая ошибка зачастую возникает тогда, когда мы заносим документы задним числом.

Например, рассмотрим ситуацию с отпуском. Пусть 25.10.2018 г. я внесла документ - отпуск (Рис.1,п.1), который был выплачен 01.10.2018 г. (Рис.1,п.3). Естественно, что дата документа по умолчанию у меня заполнилась текущая (Рис.1,п.1), которой я заношу документы 25.10.2018 г. Я этого, как часто бывает, не заметила и дальше стала регистрировать выплату отпускных (Рис.1,п.2,п.4).

В документ ведомость в банк я уже проставляю правильную дату 01.10.2018 г. (Рис.1,п.5), но при автоматическом заполнении документа, сумма отпускных заполнилась (Рис.1,п.6), а сумма НДФЛ к перечислению, то есть сумма удержанного налога - не определилась (Рис.1,п.7).

Рис.1

Рис.2

ОШИБКА №2: ПЛАНИРУЕМАЯ ДАТА ВЫПЛАТЫ ДОХОДА

Следующая ошибка, которая приводит к некорректному заполнению формы 6-НДФЛ. И, опять рассмотрим в таких документах, как отпуск . В межрасчетных документах есть такой реквизит, как планируемая дата выплаты, она фиксируется, как дата фактического получения дохода, с кодами доходов, отличных от кода 2000. Очень важно эту дату корректировать, если по факту выплаты этих доходов прошла в какой-то другой день. Поскольку, именно эта дата, попадает в форму 6-НДФЛ в строку 100. И рассмотрим тот же пример с отпуском, который рассматривали в ошибке №1. Планировали выплатить 01.10.2018 г. (Рис.3,п.1), а по факту выплатили, допустим, 10.10.2018 г. (Рис.3,п.2).

Препроводим выплату и заполняем форму 6-НДФЛ (Рис.3,п.3), посмотрим, что же у нас получилось. Проверяем наш блок строк,
соответствующим этим отпускным (Рис.3, п.4,5,6). Стока 100 – дата фактического получения дохода указано 01.10.2018 г. (Рис.3, п.4), эта дата из документа отпуск (Рис.3,п.1). Дальше, 110 строка, дата удержания налога (Рис.3,п. 5) – это дата ведомости на выплату 10.10.2018 г. (Рис.3,п.2). И остается 120 строка – срок перечисления НДФЛ (Рис.3,п.6). Для дохода в виде отпускных 100 строка должна совпадать с датой выплаты этих отпускных, строка 110. А мы видим сейчас, что форма 6-НДФЛ заполнена некорректно.

Рис.3

ОШИБКА №3: НЕСООТВЕТСТВИЕ ДАТ

Следующая ошибка, которая приводит к неправильному заполнению формы 6-НДФЛ – не заполняется 130 строка, там, где у нас указываются доходы. Возникает она вследствие того, что не совпадает дата получения дохода в трех учетах: в учете доходов, исчисленного налога и удержанного налога. И, опять по традиции будем разбираться с нашим примером по отпуску сотрудника.
Дата получения дохода, попадающая в учет доходов, отражается в реквизите – планируемая дата выплаты (Рис.5,п.1). Она при
проведении документа записывается в регистр - учет доходов для исчисления НДФЛ (Рис.5,п.2,3).

Затем, смотрим исчисленный НДФЛ, более подробно можно посмотреть по кнопке - зеленый карандаш (Рис.5,п.4), здесь у нас так же фиксируется дата получения дохода, с которого был исчислен этот налог (Рис.5,п.5). И, очень важно, чтобы эта дата с датой выплаты, указанной в документе отпуск, совпадала. Теперь посмотрим, что дата получения дохода из регистра – расчеты налогоплательщика с бюджетом по НДФЛ , там, где у нас исчисленный налог, заполнен правильно в колонке - дата получения дохода (Рис.5,п.6,7).

Рис.5

Дальше проверяем удержанный налог в документе – ведомость на выплату . Нажимаем двойным кликом на сумму НДФЛ (Рис.5,п.1) в документе и открываем расшифровку и проверяем, что удержанный налог так же фиксируется в привязке к дате получения дохода (Рис.5,п.2).

Определяется дата автоматически при заполнении документа и фиксируется в документе. При проведении записывается в регистр – расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ (Рис.6,п.3), уже со знаком минус, удержанный налог так фиксируется (Рис.6,п.4).

Я до этого писала, что все три даты у нас должны совпадать. Совпадает дата учета дохода (Рис.5,п.2,3), дата получения дохода, исчисленного дохода (Рис.5,п.6,7) и дата в учете удержанного налога (Рис.6,п.3,4). Если у нас в регистре - учет доходов для исчисления НДФЛ будет другая дата, то произойдет несоответствие. В форме 6-НДФЛ не определится сумма по 130 строке и строка 100 заполнится по данным учета удержанного налога (Рис.7). Поэтому, сумма налога заполнится, а сумма дохода нет, из-за нестыковки дат.

Сегодня на этом все! Если данная статья оказалась вам полезной, то обязательно подписывайтесь на рассылку, оставляйте комментарии и не пропускайте новые статьи.

1. Анализ НДФЛ по сотруднику в 1С

При начислении зарплаты и расчете налогов порой надо оформить множество документов, корректировок, выплат. От правильности и сохранения методологической последовательности зависит правильность начислений зарплаты и налогов в 1С.

Чаще всего допущенные ошибки в расчетах зарплаты и налогах 1С видны сразу. Основные сложности возникают при удержании и перечислении НДФЛ, а также при распределении удержанного и перечисленного налога по обособленным подразделениям, по регистрации в налоговом органе.

В связи с большой нагрузкой на работников бухгалтерии, вопросом правильности начисления налога НДФЛ в 1С начинают заниматься при увольнении сотрудника или сдачи отчетности по 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

В таких случаях возникает необходимость провести анализ по НДФЛ.

2. Отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотрудникам» в 1С

Наиболее простым инструментом для анализа ошибок является отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику», в 1С: «Налоги и взносы → Отчеты по налогам и взносам».

Наиболее частые ошибки при расчете НДФЛ возникают в документах выплаты заработной платы:

· Ведомость в кассу;

· Ведомость в банк;

· Ведомость на счета;

· Ведомость через раздатчика.

Данная ошибка возникает при оформлении документов выплаты «задним числом» или в случае, когда ранее созданный документ проводят после регистрации более поздней выплаты.

3. Применение отчета в 1С Зарплата и Управление Персоналом 8

Налог, который удержан и перечислен, отражаются в отчетах при проведении документов оплаты. На практике, отражение налога иногда происходи не верно.

Как видно в приведенном примере, ошибки и их причины сразу обнаруживаются. Отчет использует все необходимые регистры:

При попытке анализировать большинство отчетов возможны определенные трудности в понимании того, как заполнены поля отчетов в 1С. В этом смысле «Подробный анализ НДФЛ по сотрудникам» выгодно отличается понятностью и простотой.

Ошибку, возникающую при расчете, удержании и перечислении НДФЛ проще всего устранить при восстановлении методологической последовательности документа и/или при использовании функции «Обновить налог» в ведомости на выплату.

Чаще всего этого достаточно, чтобы устранить ошибку в удержании и перечислении налога.

В более сложных случаях следует корректировать НДФЛ в документах начисления.

Если ошибка в начислении налога произошла в текущем периоде, правильней всего будет сделать перерасчет начислений по рассматриваемому сотруднику. После этого перепровести соответствующие выплаты и обязательно обновить налог в этой выплате.

Если ошибка выявлена в прошлом периоде, то возможны несколько вариантов внесения корректировок:

· Исправление документа начислений;

· Корректировка выплаты или Доначисление в документе начисления заработной платы;

· Доначисление, перерасчет отдельным документом, если такая возможность активирована.

· Обязательно нужно проверять правильность начисления и удержания по конкретным сотрудникам при оплате отпускных, а также при увольнении сотрудника.

· регулярно проводить проверку расчетов по НДФЛ важно и по той причине, что от этого зависит заполнение отчета 6-НДФЛ;

· для предупреждения возникновения ошибок не рекомендуется создавать документы выплаты через копирование более ранних документов выплаты;

· если вы осуществляете изменение в каких-либо документах, не забывайте, что требуется переоформление и перепроведение всех более поздних документов;

· вносить изменения в документы предыдущего отчетного периода не рекомендуется (если изменения необходимо внести именно в более ранний отчетный период – необходимо проверить всю отчетность по налогам и, в случае её изменения, сдать корректирующую отчетность.

В рассмотренном примере использовалась стандартная настройка 1С Зарплата и Управление Персоналом 8.

Если по какой-то причине отчет перестает формироваться, следует восстановить стандартные настройки отчета.

Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК

Налоговое законодательство Российской Федерации предполагает возможность снижения налоговой нагрузки на гражданина путем предоставления ему возможности применения нескольких видов вычетов: стандартных (на детей, на инвалидность и т.д); социальных (на добровольное страхование жизни, на негосударственное пенсионное страхование etc); имущественных.

Однако нередко в организации случается ситуация, когда вычет не был своевременно предоставлен или был предоставлен не в полном объеме. В программе 1С для таких случаев предусмотрен отдельный алгоритм действий.

Рассмотрим типичные ошибки и причины излишнего удержания налога на доходы физического лица.

Основные причины несрабатывания вычета

Причин возникновения этой ситуации может быть несколько. Попробуем сгруппировать их:

Ошибки при заполнении первичной документации;
Перерасчеты, выполненные после начисления заработной платы;
Изменение гражданства (получение статуса резидента);
Предоставление вычетов задним числом.

Пример ошибки в первичной документации

В большинстве случаев программа 1С контролирует полноту заполнения первичной документации, но иногда случаются неприятные моменты. В частности, при заполнении документа «Материальная помощь» в конфигурации ЗУП, редакция 3.1.6.5 можно получить следующую ситуацию: при начислении материальной помощи при рождении ребенка форма документа имеет вид.

В таком виде документ благополучно проводится, однако при формировании отчетов по НДФЛ гарантированный законом вычет на сумму до 50 000 рублей сотруднику предоставлен не будет. В чем же причина? А причина в том, что в документе не проставлено количество детей, на рождение которых не должен исчисляться налог. Если мы заполним это поле, программа автоматически рассчитает сумму вычета.

Случаи, когда ошибка обнаруживается своевременно, бывают редко, намного чаще неправильные начисления всплывают случайно и тянутся из закрытых периодов. Что же делать в этом случае?

Анализ НДФЛ к возврату

Лишние удержания можно выявить, воспользовавшись специально созданным для этого инструментом – отчетом «Анализ НДФЛ к возврату».

Нажав всего одну кнопку, предварительно выбрав организацию, можно получить полный список сотрудников, учет налога на доходы которых содержит ошибки.

Найти отчет можно в подсистеме «Зарплата», в меню «Сервис».

Возврат НДФЛ

Какова бы не была причина исключительной ситуации в исчислении НДФЛ, без документа «Возврат НДФЛ» не обойтись, ведь только на его основании можно создать документ выплаты.

Важно! Согласно 231 статьи «Налогового кодекса Российской Федерации» налоговый агент обязан возвратить излишне удержанную сумму налога в безналичной форме, перечислив деньги на счет, указанный в заявлении налогоплательщика.

Найти документ «Возврат НДФЛ» можно в подсистеме «Налоги и взносы».

После создания документа вам необходимо будет заполнить поля:

«Месяц», указав налоговый период, когда будет произведена выплата;
«Сотрудник», обозначив налогоплательщика, которому необходимо вернуть излишне удержанные деньги.

После этого, если в информационной базе по этому сотруднику имеются нестыковки в расчете НДФЛ, будет заполнена табличная часть с указанием когда, на какой доход и по какой ставке был излишне начислен налог.

В нижней части документа его составитель может выбрать, когда он планирует вернуть деньги:

С зарплатой;
С авансом;
В меж расчетный период.

Перерасчет НДФЛ

Однако прежде, чем возвращать деньги мы должны каким-то образом отразить в информационной базе сам факт переплаты. Для этой цели нам нужен отдельный документ «Перерасчет НДФЛ», найти который можно на той же самой закладке «Налоги и взносы».

Если у сотрудника изменился состав налоговых вычетов и в программе создано «Заявление на вычеты по НДФЛ», тогда при создании документа «Перерасчет НДФЛ» и нажатии кнопку «Заполнить» будет заполнена табличная часть «НДФЛ» с разбиением по сотрудникам и с указанием сумм излишне исчисленного налога.

Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:

Подписаться на информационную рассылку от СофтСервисГолд

Сведения об отсутствии возможности удержать НДФЛ в 1С ЗУП

Чтобы корректно составить рассматриваемые сведения, необходимо отобразить в Зарплата и Управление персоналом всю прибыль, полученную физ. лицами за налоговый период, а также ввести информацию о праве на соответствующие вычеты и отобразить фактически имеющиеся вычеты, вычислить и учесть размеры исчисленного, переведённого и удержанного налогового взноса. Также рекомендуется перепроверить правильность персональных сведений физ. лиц, задействованных в отчётности.

Перед составлением отчётов проверяется актуальность программного обеспечения (требуется наличие последнего релиза). В процессе подготовки можно использовать готовые отчёты, касающиеся НДФЛ. Чтобы подготовить информацию в соответствии с формой 2-НДФЛ, нужно применить документ 2-НДФЛ для передачи в ИФНС (нужно перейти во вкладку Отчётность и выбрать пункт Создать).

Для рассматриваемого типа сведений отсутствует функция автоматического заполнения, поэтому придётся составить его вручную. В открывшемся документе нужно указать (рис.1):

Исходя из порядка заполнения 2-НДФЛ при указании информации об отсутствии возможности удержания налога необходимо ввести только фактическую сумму прибыли, не задействованной в удержании налога, а также размер исчисленного налога, который не был удержан с данной прибыли.

В таблицу документа нужно вручную ввести перечень лиц, по которым требуется предоставить информацию об отсутствии возможности удержать налог. Это выполняется при помощи пункта Подбор. В итоге в таблице автоматически будут указаны размеры прибыли и налогов, относящиеся к введенному в шапке документа ОКАТО и КПП по физ. лицам. Всем физ. лицам присуждается отдельная шапка. Для перехода в составленную справку нужно дважды щёлкнуть по графе с соответствующим физическим лицом. После этого открывается форма документа для выбранного работника (рис.3). Она состоит из вкладок, обозначающих ставку НДФЛ, в соответствии с которой вводятся подробные данные об имеющейся прибыли компании, размера исчисленного налога, который не был удержан. Корректировка этих справок осуществляется пользователем 1С Зарплата вручную.

Для наглядности следует разобрать пример. Работник компании «ТФ-Мега» С.И. Березин уволился 2 октября 2019 года. В ноябре этого же года он получил подарок, стоимость которого составляет 5 тысяч рублей. С его стоимости, которая превышает сумму в 4 тысяч рублей, компания исчислила НДФЛ в размере 130 рублей, но не выполнила удержание ввиду того, что работник был уволен и не получал выплат. Компании требуется предоставить информацию об отсутствии возможности удержать НДФЛ за 2019 год по физ. лицу.

В процессе указания информации пользователю необходимо заполнить (рис.3):

Во вкладке 13%:
- Месяц – значение, соответствующее фактическому получению прибыли (для рассматриваемого примера – ноябрь);
- Доход – цифровой код 2720 и размер прибыли (5 тысяч рублей);
- Вычет – цифровой код 501 и размер вычета (4 тысячи рублей).
Во вкладке Суммы дохода:
- Общая – 5 тысяч рублей;
- Облагаемая – 1 тысяча рублей.
Во вкладке Суммы налога:
- Исчислено – 130 рублей;
- Зачтено автоматических платежей – 0;
- Не удержано – 0;
- Перечислено – 0;
- Излишне удержано – 0.
Для завершения процедуры нужно выбрать пункт ОК.

Сведения во вкладке Личные данные указываются программой 1С ЗУП автоматически (рис.4). При неправильном заполнении или отсутствии некоторых сведения можно изменить персональную информацию физ. лица при помощи пункта Редактировать. Исправленная информация будет автоматически обновлена и добавлена в форму.

Завершив подготовку информации создаваемый документ рекомендуется записать. Важный момент: на физ. лицо, указанное в поданных сведениях об отсутствии возможности удержания НДФЛ, компании также требуется предоставить отчётную информацию о его доходах в соответствии с формой 2-НДФЛ с признаком 1. Это необходимо выполнить до 2 марта 2020 года. В данной информации обязательно требуется указать всю прибыль физ. лица, которая была получена в течение отчётного года от налогового агента, а также полный размер исчисленного налога, который был удержан (рис.5).

Чтобы подготовить информацию о прибыли физ. лиц по расположению индивидуального подразделения, требуется добавить новый вариант рассматриваемого документа. В графе ОКТМО/КПП необходимо указать значение, соответствующие расположению данного подразделения. Перед предоставлением сведений следует перепроверить их на ошибки. Это выполняется при помощи пункта Проверить (рис.6), который находится вверху документа. Проверка, в таком случае, осуществляется автоматически.

Чтобы получить электронный вариант файла, нужно выбрать пункт Выгрузить и в появившемся окне указать каталог, в котором будет сохранён документ. Название файлу присваивается в автоматическом режиме. В случае необходимости можно составить печатные варианты справок о прибыли. Это выполняется при помощи пункта Печать. В случае составления справки о прибыли и размере налога физ. лица по форме 2-НДФЛ, исходя из порядка заполнения, в графе Признак необходимо указать значение 2 (рис.7).

После принятия информации налоговым органом рассматриваемый документ следует защитить от корректировки. Это выполняется посредством активации пункта Справки приняты налоговым органом и архивированы и последующей реализацией документа. После этого редактирование станет недоступным. Эту возможность можно вернуть посредством деактивации вышеуказанного пункта.

Программный продукт 1С Зарплата вы можете взять у нас в аренду за 1000 рублей в месяц.

Читайте также: