Как должен бухгалтер вести учет налоговой базы по ндфл по новому месту работы
Опубликовано: 30.04.2024
Согласно п. 1 ст. 24 НК РФ налоговыми агентами признаются лица, на которых в соответствии с Налоговым кодексом РФ (далее – НК РФ) возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему РФ.
Кто является налоговым агентом по НДФЛ
Налогоплательщиками налога на доходы физических лиц (НДФЛ) признаются (п. 1 ст. 207 НКРФ):
- физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ;
- физические лица, получающие доходы от источников в РФ, не являющиеся налоговыми резидентами РФ.
Пунктом 1 ст. 226 НК РФ возложены обязанности налоговых агентов по удержанию из доходов, выплачиваемых физическим лицам, и перечислению в бюджет НДФЛ на:
- нотариусов, занимающихся частной практикой;
- адвокатов, учредивших адвокатские кабинеты;
- обособленные подразделения иностранных организаций в РФ.
Самостоятельно исчисляют и уплачивают налог лица, указанные в п. 1 ст. 227 НК РФ, а именно:
- индивидуальные предприниматели (по доходам, полученным от предпринимательской деятельности);
- нотариусы, адвокаты, иные частнопрактикующие физические лица (по доходам от частной практики).
Порядок исчисления налога
Налоговые агенты исчисляют налог по доходам, облагаемым по ставке 13% (кроме дивидендов и иных доходов, указанных в п. 3 ст. 224 НК РФ), нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца с зачетом суммы налога, удержанной за предыдущие месяцы.
Налог удерживается с каждой суммы дохода отдельно:
1) по дивидендам;
2) доходам, указанным в п.п. 2 – 6 ст. 224 НК РФ. В частности, к таким доходам относятся:
- суммы экономии на процентах при получении налогоплательщиками заемных средств (налоговая ставка 35%);
- доходы, выплачиваемые лицам, не являющимся налоговыми резидентами РФ.
При исчислении налога налоговый агент не учитывает доходы, полученные налогоплательщиком от других налоговых агентов.
Предоставление работодателем налоговых вычетов
При определении налоговой базы по НДФЛ работодатель вправе предоставить работнику в отношении доходов, облагаемых по ставке 13% (за исключением дивидендов) следующие налоговые вычеты:
1) стандартные вычеты (ст. 218 НК РФ) – предоставляются одним из налоговых агентов по выбору налогоплательщика на основании его письменного заявления и документов, подтверждающих право на такие налоговые вычеты;
2) социальные вычеты, предусмотренные пп. 4 и 5 п. 1 ст. 219 НК РФ, в сумме уплаченных налогоплательщиком пенсионных взносов по договорам негосударственного пенсионного обеспечения, добровольного пенсионного страхования, добровольного страхования жизни (сроком не менее 5 лет) и (или) на софинансирование пенсии на основании письменного заявления работника при условии, что взносы удерживаются из выплат в пользу налогоплательщика и перечисляются в соответствующие фонды (страховые организации) работодателем;
3) имущественные вычеты на приобретение жилья, а также на уплату процентов по кредитам (займам), привлеченным для приобретения жилья, предусмотренные пп. 3 и 4 п. 1 ст. 220 НК РФ, на основании письменного заявления работника и уведомления налогового органа по форме, утв. приказом ФНС России от 05.12.2009 № ММ-7-3/714@.
Порядок удержания налога
Налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате.
Удержание у налогоплательщика начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).
При начислении заработной платы (в последний день текущего месяца), удержание суммы налога по каждому работнику отражается проводкой:
Дебет 70 Кредит 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ».
Если работодатель заключил с работником договор аренды автомобиля, сотового телефона, иного имущества, то удержание налога отражается в момент начисления арендного обязательства:
Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 73 – начислена сумма арендной платы;
Дебет 73 Кредит 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ» - удержана сумма налога.
Действия налогового агента при невозможности удержания налога
При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога. Сообщение направляется по форме 2-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.
Например, в 2014 году организация подарила работнику при увольнении в связи с уходом на пенсию подарок стоимостью более 4 000 рублей. После этого организация не производила денежные выплаты работнику и не имела возможности удержать налог. До 1 февраля 2015 г. организация направила в налоговый орган и работнику сообщение по форме 2-НДФЛ о невозможности удержать налог.
Обратите внимание! После окончания налогового периода, в котором налоговым агентом выплачивается доход физическому лицу, и письменного сообщения налоговым агентом налогоплательщику и налоговому органу по месту учета о невозможности удержать НДФЛ обязанность по уплате возлагается на физическое лицо, а обязанность налогового агента по удержанию соответствующих сумм налога прекращается (см. письмо ФНС России от 22.08.2014 № СА-4-7/16692).
Порядок перечисления налога
Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня:
- фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода;
- (или) перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках;
- (или) следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода (например, если доход выплачивается из выручки или иных поступлений в кассу налогового агента);
- (или) следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога – для доходов, полученных в натуральной форме или в виде материальной выгоды.
Обратите внимание! По доходам в виде оплаты труда налог перечисляется в бюджет только при выплате заработной платы по окончании месяца, за который она начислена. Это связано с тем, что для целей налогообложения датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Например, за январь работникам были выплачены аванс 20.01.2015 и зарплата 04.02.2015. Денежные средства были получены в банке на выплату аванса 20 января, на выплату зарплаты 4 февраля. Удержанный при начислении заработной платы налог следует перечислить в бюджет 4 февраля:
Дебет 68, субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ» Кредит 51.
Налог уплачивается в бюджет по месту учета налогового агента в налоговом органе. Российская организация, имеющая обособленные подразделения, уплачивает налог как по месту своего нахождения, так и по месту нахождения каждого своего обособленного подразделения.
Налоговый учет
Обязанность ведения налогового учета налоговыми агентами установлена п. 1 ст. 230 НК РФ. Формы регистров налогового учета и порядок отражения в них аналитических данных налогового учета, данных первичных учетных документов разрабатываются налоговым агентом самостоятельно. На основании регистров налогового учета налоговый агент заполняет сведения по форме 2-НДФЛ.
Налоговые регистры должны содержать в отношении каждого налогоплательщика следующую информацию:
1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика:
- фамилия, имя, отчество физического лица;
- вид и код документа, удостоверяющего личность;
- серия и номер документа, удостоверяющего личность;
- ИНН (при его наличии);
- адрес места жительства в РФ с кодом региона;
- адрес места жительства за пределами РФ;
- гражданство с кодом страны;
2) вид выплаченных физическому лицу доходов в соответствии с кодами, приведенными в Справочнике "Коды доходов" (Приложение № 3 к Приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@);
3) вид предоставленных физическому лицу налоговых вычетов в соответствии с кодами, приведенными в Справочнике "Коды вычетов" (Приложение № 4 к Приказу ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@);
- начисленные налогоплательщику доходы (до уменьшения на суммы вычета и НДФЛ);
- доход налогоплательщика за минусом вычетов, исчисленный до налогообложения;
5) даты выплаты дохода, в том числе:
- даты получения доходов, которые определяются по правилам ст. 223 НК РФ;
- даты фактической выплаты доходов физическому лицу (выдачи из кассы, перечисления на банковский счет, др.);
6) статус налогоплательщика: налоговый резидент или нерезидент РФ;
7) даты удержания налога из доходов налогоплательщика;
8) даты перечисления налога в бюджет – дата фактического списания денежных средств с банковского счета налогового агента;
9) реквизиты платежного документа на перечисление удержанного налога: наименование, дата, номер;
10) сумма исчисленного и удержанного налога.
Согласно п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов.
Налоговая отчетность
Согласно ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Форма сведений 2-НДФЛ, формат и порядок заполнения утверждены приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.
Указанные сведения представляются налоговыми агентами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или на электронных носителях. При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек налоговые агенты могут представлять такие сведения на бумажных носителях.
Справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме 2-НДФЛ налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям (п. 3 ст. 230 НК РФ).
- Кто будет платить НДФЛ по ставке 13%
- Как будет считаться налогооблагаемая база по НДФЛ
- Правила переходного периода по НДФЛ
- Кто будет заниматься расчетом НДФЛ по новой ставке?
- Как отражать НДФЛ 15% и соответствующие доходы в отчетах
- Куда будет уплачиваться новый НДФЛ и на какие цели он будет направлен
23 ноября президент подписал Федеральный закон № 372-ФЗ о внесении изменений в часть вторую НК РФ в части НДФЛ. В следующем году налог придется уплачивать по новым правилам. Несмотря на то что нововведение уже окрестили налогом на богатство, многие еще не совсем понимают, как он будет взиматься, попадут ли под налогообложение доходы от продажи машин, квартиры, земли (а они вполне могут превысить установленный порог в 5 миллионов). Давайте разберемся в нюансах.
Кто будет платить НДФЛ по ставке 13%
Новые правила распространяются на резидентов и нерезидентов РФ, правда, существует разница между налогооблагаемыми базами.
Для резидентов под налогообложение попадают следующие доходы:
- Все обычные доходы тех, кто работает по трудовому договору: заработная плата, премии, больничные, отпускные и т.д.
- Вознаграждения по договорам ГПХ.
- От долевого участия в организациях.
- Выигрыши в азартных играх или лотерее.
- Доходы, связанные с ценными бумагами (ЦБ), в т.ч. по операциям РЕПО, объектом которых являются ценные бумаги, займами ценными бумагами, а также операциями с ЦБ, учитываемые на индивидуальном инвестиционном счете.
- Доходы, полученные участниками инвестиционного товарищества.
- Некоторые другие.
Доходы нерезидентов, облагаемые повышенной ставкой, очень похожи, но к ним прибавляются доходы от продажи имущества и получения его в дар.
Все это выглядит пугающе, пока вы не вспомните, что облагаются все эти доходы по повышенной ставке только при условии превышения порога в 5 миллионов рублей.
К тому же для резидентов ставка 13% сохранится (независимо от суммы) в отношении доходов, полученных от:
- продажи имущества, за исключением ЦБ;
- получения подарка в виде имущества, также за исключением ЦБ;
- страховых выплат по договорам страхования и пенсионного обеспечения.
Как будет считаться налогооблагаемая база по НДФЛ
НК вводит совершенно новое понятие в целях расчета налога — совокупность налоговых баз. Чтобы понять, превысил ли доход пороговое значение, базы, включаемые в расчет, будут складывать.
Т.е. если ваш доход составил за год:
- 2 млн — зарплата;
- 1,5 млн — вознаграждения по договорам оказания услуг;
- 3 млн — дивиденды от организации, где вы являетесь учредителем,
то при его сложении получается, что совокупность налоговых баз составляет 6,5 млн рублей и вы превысили “лимит” на 1,5 миллиона.
При этом расчет налога будет выглядеть следующим образом:
- 5 млн по ставке 13% — НДФЛ составит 650 000 рублей;
- 1,5 млн по ставке 15% — НДФЛ составит 225 000 рублей.
Общая сумма налога — 875 000 рублей. Если бы вы платили НДФЛ по прежней ставке, то сумма налога была бы равна 6,5 млн * 13% = 845 000 рублей. Разница — 30 тысяч рублей. Учитывая размер дохода, не такая большая потеря. Для тех, у кого превышение будет незначительным, сумма налога точно не станет чувствительным расходом.
К сведению! Для тех, чей доход не превышает 5 миллионов, ничего не изменится. А это большая часть обычных работающих граждан. По статистическим данным более 5 миллионов рублей (т.е. примерно 417000 в месяц) получает всего 1% налогоплательщиков.
Но новая система пока не совсем ясна, кажется, даже налоговикам. А тем более сложно будет с ней разобраться налоговым агентам (учитывая совокупный расчет и другие нюансы) и самим гражданам. Чтобы смягчить переход к новым условиям, закон устанавливает переходный период в 2021 и 2022 годах.
Правила переходного периода по НДФЛ
Два года будет действовать принцип расчета по каждой отдельной налогооблагаемой базе, а не их совокупности.
Используем данные предыдущего примера: 2 млн — зарплата, 1,5 млн — по договорам оказания услуг, 3 млн — дивиденды; каждый доход — это самостоятельная налогооблагаемая база. И каждая не превышает пяти миллионов рублей. Значит, если такой доход вы получите в 2021 или в 2022 году, то налоговая ставка для вас составит прежние 13%.
Но если, к примеру, вы дополнительно к вышеперечисленным доходам выиграете в лотерею 10 миллионов (вот бы здорово, да?), то по этой базе налог будет рассчитываться по двум ставкам: 5 млн по ставке 13% и 5 млн по ставке 15% НДФЛ. Мало того, для определения совокупной налоговой базы используются составляющие — налоговые базы, которые рассчитываются с учетом применения налоговых вычетов: на детей, имущественных и других.
Кто будет заниматься расчетом НДФЛ по новой ставке?
Как правило, все расчеты будут производить налоговые агенты. А значит, они лягут на плечи бухгалтеров организаций-работодателей, тех, кто привлекает работников по договорам ГПХ, выплачивает собственникам дивиденды и т.д.
Но ведь таких агентов может быть несколько. К примеру, сотрудник может работать по совместительству, выполнять работы по подряду разным заказчикам, иметь доли в разных компаниях, даже несколько раз выиграть в совершенно разные лотереи. Как всем его налоговым агентам узнать друг о друге и размерах полученных доходов? Вдруг уже произошло превышение 5 миллионов дохода? Здесь действует правило: каждый сам за себя. Каждый налоговый агент рассчитывает НДФЛ от дохода, который он выплачивает, и не в праве требовать предоставления подтверждения иных доходов.
Важно! Исключение — если сотрудник приходит трудоустраиваться в середине года и в этом году он уже работал в другой организации, ему необходимо предоставить справку 2-НДФЛ с прошлого места работа. Но это обязательно, если он хочет получать вычеты, ведь без такой справки бухгалтер не сможет определить ни сумму дохода, ни размер предоставленных ранее вычетов.
Еще одна хорошая новость для агентов: в 1 квартале 2021 года к ним не будут применяться санкции за неверный расчет НДФЛ (невиданная щедрость, ведь по НДФЛ размер штрафных санкций зависит от суммы неуплаченного налога). Но, с другой стороны, в первом квартале мало у кого возникнет ситуация, когда доходы превысят предел и возникнет путаница с расчетами, так что послабление сомнительное.
Как отражать НДФЛ 15% и соответствующие доходы в отчетах
Во-первых, в следующем году вводится новая форма расчета 6-НДФЛ, а справка 2-НДФЛ будет предоставляться в его составе (за год). Новая форма начинает действовать с отчетности за 1 квартал 2021 года, за 2020-й отчитываемся пока по старым формам.
Во-вторых, и по действующим правилам существует инструкция, как заполнять расчет, если получены доходы по разным ставкам, об этом напомнила ИФНС в своем Письме от 01.12.2020 № БС-4-11/19702@, к письму приложены даже примеры заполнения нового отчета.
Поэтому, если возникло превышение и часть дохода будет облагаться по ставке 13%, а часть по ставке 15%, то необходимо заполнить два раздела 1 и два раздела 2. Если есть доходы, облагаемые по другим ставкам (к примеру, 35% НДФЛ от экономии на процентах по займу, полученному от взаимозависимой организации), то они также будут выделены отдельно. Если кратко, то сколько разных ставок, столько разделов 1 и 2 в отчете.
Куда будет уплачиваться новый НДФЛ и на какие цели он будет направлен
Для перечисления обычного НДФЛ 13% установлен КБК — 18210102010010000110; для суммы налога с превышения по ставке 15% — КБК 18210102080010000110.
Внимание! Не забудьте, что в 2021 году нужно будет по-новому заполнять платежные поручения.
Налоговые платежи — нецелевые, они распределяются на различные цели расходования бюджетных средств. Но для НДФЛ 15% сделано исключение: это целевой налог. Полученные государством деньги будут направляться на лечение детей с редкими и опасными заболеваниями.
По прогнозам сумма налога, которая будет собрана в течение 2021 года, составит порядка 65 миллиардов рублей. Лекарства, лечение, пребывание в стационаре для тяжелобольных детей обходится очень недешево, и эти средства предназначены на действительно благое дело. Остается надеяться, что они пойдут по назначению, а государство предоставит возможность прозрачного и понятного отслеживания движений этих целевых поступлений.
Бланк 1-НДФЛ
Бланк 1-НДФЛ не соответствует действующим положениям налогового законодательства РФ. Например, в ней отсутствуют сведения о датах выплаты дохода, удержания и перечисления НДФЛ в бюджет, а также сведения о доходах для учета по новой прогрессивной ставке.
Напомним! С 1 января 2021 года введена прогрессивная шкала НДФЛ, согласно которой доходы свыше 5 млн руб. в год должны облагаться налогом по ставке 15%. О нюансах отражения сведений о доходах, облагаемых по новой ставке в 6-НДФЛ читайте здесь.
Бланк 1-НДФЛ вполне можно доработать под себя и вести его как налоговый регистр по учету НДФЛ.
Наши эксперты выделили самые главные критерии, используемые в 1-НДФЛ, и на их основе создали налоговый регистр.
1-НДФЛ можно на нашем сайте (см. ссылку ниже).
Сведения из 1-НДФЛ нужны в основном для заполнения отчета по форме 6-НДФЛ. Поэтому сгруппировать данные нужно так, чтобы ими было удобно пользоваться при заполнении отчета.
Итак, бланк 1-НДФЛ содержит следующие основные разделы.
Особенности заполнения формы налогового регистра
В разделах, отражающих размер дохода сотрудника, данные вносятся в разрезе каждой выплаты. При учете предоставленных работникам льгот в виде вычетов применяется ежемесячный порядок учета данных. Своевременность учетных операций позволит исключить случаи превышения предельной величины предоставленной льготы. При необходимости учета большого количества льгот форма дорабатывается с учетом условий внесения данных.
В связи с изменением в законодательстве с момента издания бланка требуется внести корректировки в состав данных разделов. Предприятия должны учитывать даты получения дохода, виды налоговых льгот, порядок предоставления которых налогоплательщикам изменился с момента утверждения первоначального вида бланка.
Для автоматизации учета и ведения 1-НДФЛ применяются программы:
- 1С: Зарплата и управление персоналом. В программе уделено внимание датам начисления дохода, удержания и перечисления налога. Сведения отражаются в регистре на основании форм первичного учета;
- Зарплата и кадры CompSoft. Ресурс предоставляет возможность изменения настроек согласно специфике начислений предприятия;
- ПК «Налогоплательщик», обеспечивающий расчет оплаты труда, налогообложение и формирование регистров.
Большинство программ, используемые предприятиями при расчете заработной платы, имеют в составе документов регистр на базе 1-НДФЛ для учета данных по каждому работнику.
Справка 1-НДФЛ, раздел 1
Этот раздел включает в себя основные сведения о налоговом агенте (организации), а точнее, такие данные, как:
- ИНН и КПП организации, выступающей налоговым агентом по НДФЛ;
- код ИФНС, в которую будут подаваться сведения о налогоплательщике (как правило, это налоговая, в которой зарегистрирована организация — налоговый агент);
- наименование налогового агента и его ОКТМО.
Целесообразно в этот раздел также добавить ОГРН фирмы и ее телефон.
Эти сведения используются при заполнении титульного листа формы 6-НДФЛ.
Напомним! С 2021 года используйте новый бланк 6-НДФЛ. Теперь в нем отражайте сведения, которые ранее подавались по форме справки 2-НДФЛ.
РАЗЪСНЕНИЯ от КонсультантПлюс: Главное при заполнении расчета 6-НДФЛ — аккуратно перенести данные из налоговых регистров по НДФЛ. Поэтому если налоговый учет в порядке, то и заполнить расчет 6-НДФЛ будет несложно … Как правильно заполнить расчет, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Пользователи информации карточки НДФЛ-1
Карточки 1-НДФЛ являются внутренними документами предприятия. Форма заполняется за календарный год накопительным итогом по каждому сотруднику и хранится в организации вместе с другими налоговыми регистрами. Документ представляется налоговой инспекции для контроля в период проведения проверки.
Отдельно подавать в ИФНС документ не требуется, за исключением необходимости возврата излишне уплаченного налоговым агентом суммы. Согласно абз. 8 п.1 ст. 231 НК РФ при обращении в ИФНС агент представляет выписку из налогового регистра и документы, указывающие на переплату налога. Излишне внесенные суммы могут быть возвращены предприятию или зачтены в счет уплаты одноименного бюджета по заявлению.
Справка 1-НДФЛ, раздел 2
В этом разделе отображаются сведения о физлице-налогоплательщике, которому организация выплатила доход и удержала НДФЛ. На него представляются такие данные:
- ИНН физлица-налогоплательщика в России и стране гражданства;
- Ф. И. О.;
- дата рождения;
- документ, удостоверяющий личность, и его код;
- гражданство с указанием кода страны;
- данные о количестве дней пребывания в РФ (для определения налогового статуса (резидент, нерезидент) за каждый месяц налогового периода).
Эти сведения нужны для заполнения раздела 1 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ.
Как заполняется карточка НДФЛ-1
Ведение документа осуществляется работниками бухгалтерии или другими лицами, в чьи обязанности входит начисление оплаты труда. При формировании данных используются специализированные программы. Данные ведомостей начисления используются только после закрытия месяца во избежание возникновения ошибок. При автоматическом заполнении документа и исправлении показателей ведомостей первоначальные данные изменяются программой без участия ответственного лица.
Справка 1-НДФЛ, раздел 3
В этой части 1-НДФЛ происходит непосредственный расчет налоговой базы НДФЛ по ставкам 13%, 15% и 30% (13% — это основная ставка в РФ, 15% — прогрессивная ставка при доходе свыше 5 млн. руб., а 30% — ставка с дохода для нерезидентов).
В форме 1-НДФЛ бланк содержит таблицу, в которой помесячно за весь год сводятся показатели по кодам доходов и также помесячно указываются предоставленные вычеты.
Коды доходов для справки 2-НДФЛ можно посмотреть в нашей статье «Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.)».
После этого в 1-НДФЛ формируется налоговая база и рассчитывается налог НДФЛ. Указывается удержанный налог. Выявляются долги по налогу с учетом долгов на начало года.
В этот раздел 1-НДФЛ целесообразно добавить:
- даты получения доходов;
- даты удержания налога;
- даты уплаты налога в бюджет;
- сведения о платежном документе на перечисление налога;
- сведения о налоговых вычетах по их видам (стандартный, социальный, имущественный, профессиональный, инвестиционный), кодам, суммам за каждый месяц налогового периода и основаниях их применения;
- разбить строку, в которой приводится налоговая база, на несколько строк, озаглавив их примерно так: — «Основная налоговая база (с начала года) по доходам резидента РФ, указанным в пп. 9 п. 2.1, п. 3 ст. 210 НК РФ» — в ней нужно сделать разбивку для указания сумм в пределах 5 млн руб., свыше 5 млн руб. и общей величины налоговой базы;
— «Налоговая база, определяемая в отношении доходов налогового нерезидента РФ, указанных в абз. 3 — 7 п. 3 ст. 224 НК РФ» — в ней нужно сделать разбивку для указания сумм в пределах 5 млн руб., свыше 5 млн руб. и общей величины налоговой базы;
— «Налоговая база (с начала года) по доходам нерезидента РФ, указанным в пп. 8 п. 2.2 ст. 210 НК РФ»;
Пример заполнения формы 1-НДФЛ при превышении дохода сотрудника 5 млн. руб. подготовили эксперты КонсультантПлюс. можно, получив пробный бесплатный демо-доступ к системе:
Обязательная информация в составе данных формы
Бланк должен содержать информацию о данных, позволяющих определить верность исчисления базы, налога, применения льгот, перечислений в бюджет по каждому работнику.
| Сведения | Описание данных |
| Данные предприятия, исчисляющего налог с доходов | Указываются реквизиты налогового агента |
| Данные сотрудника | Вносятся личные сведения работника и его статус как резидента |
| Вознаграждения работника | Указываются сведения о доходах, полученных при исполнении трудового договора в денежной или натуральной форме, а также при возникновении материальной выгоды из условий деятельности |
| Налоговые льготы | Записываются данные вычетов, предоставленных на основании права, возникшего у работника |
| НДФЛ | Вносятся показатели исчисленного и уплаченного налога с доходов физических лиц, даты проведения операций |
В форме отражаются суммы, составляющие налоговую базу по НДФЛ. Формирование данных производится по каждой ставке налогообложения, установленных в зависимости от видов доходов и принадлежности сотрудника к резидентам. Отражение информации в 1-НДФЛ производится сразу после закрытия месяца, начисления всех доходов, облагаемых налогом. Учет производится в разрезе каждого работника. Данные налогового регистра должны совпадать с информацией по справке 2-НДФЛ, формируемой по итогам года. Вы можете ознакомиться с фрагментом раздела 3 налогового регистра по НДФЛ.
Учет информации ведется по начисленным показателям, за исключением дивидендов, сведения о которых и обязанность по их обложению возникает только при фактической выплате.
Работник Т. ОАО «Престиж» является одновременно акционером общества. По итогам года работнику произведена выплата дивидендов в размере 26 000 рублей. В налоговом регистре производятся записи:
- Произведено отражение дивидендов с указанием даты фактической выплаты;
- Указан налог, удержанный с выплаты в размере 13% как резиденту РФ (после 2015 года ставка изменена с 9 на 13%).
В 1-НДФЛ доходы в виде дивидендов указываются отдельно.
Справка 1-НДФЛ, раздел 4
В этом разделе 1-НДФЛ содержатся сведения о начисленных и выплаченных дивидендах, а также об исчисленной и удержанной сумме НДФЛ и о долгах по налогу. Этот раздел в разрабатываемом регистре можно не использовать, так как вся эта информация может быть указана в разделе 3 по соответствующему коду дохода.
Рекомендуем внести в него следующие изменения:
- дополнить новыми строками:
- код дохода;
- дата получения дохода;
- дата выплаты дохода;
- дата удержания налога;
- дата перечисления налога;
- реквизиты платежного документа на перечисление налога;
2. ввести отдельные строки для налога, рассчитываемого по ставкам 13% и 15%.
Разъяснения ФНС РФ о порядке отражения дивидендов в отчетности по НДФЛ читайте в материале «Как отразить дивиденды в форме 6-НДФЛ».
Форма регистра
Форма 1 НДФЛ заполняется индивидуально на каждое физлицо и позволяет отразить все идентификационные данные, требуемые при заполнении регистра налогового учета:
- сведения о налогоплательщике;
- доходы (с указанием кодов);
- предоставленные вычеты (отраженные в виде кодов);
- размер и основание уменьшения налогооблагаемой базы;
- указание статуса работника для определения применяемой ставки налога;
- размер НДФЛ, который подлежит уплате;
- даты произведенных перечислений в бюджет с указанием оснований (платежных документов).
В форму регистра не включаются виды доходов, для которых не определены коды, например суточные. Прибыль, частично облагаемая налогом, указывается в регистре в полном объеме, а необлагаемая часть отражается в качестве вычета с соответствующим кодом.
Справка 1-НДФЛ, раздел 5
В этом разделе приводятся все доходы, облагаемые по ставке 35%.
Таблица ведется по каждому коду дохода, учитывается вычет в сумме 4 000 руб., предусмотренный п. 28 ст. 217 НК РФ. Затем формируется налоговая база, далее указывается сумма налога, исчисленная и удержанная, а также долги по налогу.
Нелишним будет указать в этом разделе 1-НДФЛ и даты получения дохода, удержания налога, дату уплаты налогов с данными о платежном документе.
Ответственность за отсутствие форм налогового учета
Законодательством РФ предусмотрены меры ответственности за отсутствие или не предоставление отчетности по выплатам НДФЛ. Такие требования основаны на том, что заполнение налогового регистра является обязательным для всех налоговых агентов по НДФЛ.
При отсутствии форм учета применяются штрафные санкции в размере 10 т.р., при повторном нарушении 30 т. р. (ст. 120 НК РФ). За отказ в предоставлении отчетности налагается штраф – 200 р. за каждую единицу учета (ст.126 НК РФ).
Справка 1-НДФЛ, раздел 6
В этом разделе подводится итог по всем ставкам НДФЛ, рассчитанным в предыдущих разделах по итогам налогового периода (года).
Упраздним в 1-НДФЛ недействующие ставки, оставим только актуальные на сегодня: 13, 30 и 35%. В разделе указывается общая сумма налога за год — исчисленная, удержанная, переданная на взыскание в налоговый орган. Также учитывается пересчет за предшествующие налоговые периоды, показываются долги на конец периода.
Данный раздел рекомендуется дополнить:
- датой получения дохода;
- датой исчисления налога;
- датой удержания налога;
- сроком перечисления налога;
- датой фактического перечисления налога;
- КБК и ОКТМО, по которому перечисляется налог.
Подробнее о действующих ставках НДФЛ читайте в статье «Сколько процентов составляет НДФЛ?».
Состав документа бланк
Бланк 1 НДФЛ состоит из 9 разделов:
· код ИФНС, в которой зарегистрировано юрлицо.
При необходимости допускается внести в этот раздел ОГРН налогового агента.
· личные данные (ФИО, дата рождения);
· паспорт и его код;
· адрес проживания и гражданство с указанием кода страны;
· статус гражданина (резидент или нет);
· в форме таблицы отражаются виды доходов и предоставленные вычеты за каждый месяц отчетного периода;
· формируется НДФЛ к уплате, с указанием суммы удержанного налога или размера долга на начало года.
Дополнительно в данный раздел рекомендуется вносить даты проведенных операций и сведения о соответствующих платежных поручениях.
· формируется база налогообложения;
· исчисляется сумма НДФЛ к уплате;
· фиксируется долг и удержанная сумма налога.
Справка 1 НДФЛ визируется работником, который проверяет достоверность указанных сведений.
При необходимости форма может быть дополнена сведениями в соответствии с требованиями заполнения налогового регистра.
Итоги
Сегодняшнее законодательство не обязывает вести 1-НДФЛ на каждого сотрудника в течение года. Но в соответствии со ст. 230 НК РФ организация должна вести налоговые регистры, которые ей необходимо разработать самостоятельно. Для упрощения создания налоговых регистров целесообразнее всего скачать форму 1-НДФЛ, доработать ее согласно приведенными нами рекомендациями по каждому разделу и заполнить полученный регистр по каждому физическому лицу, которому организация выплатила доход.
Прочитать о ведении налогового регистра по НДФЛ и скачать его образец можно в нашей статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Что такое 1 НЛФЛ
1 НДФЛ – это карточка налогового учета по НДФЛ физлиц, предоставленных им вычетов, за отчетный период, утвержденная Пр. МНС РФ №БГ-3-04/583 от 31.10.2003 г. Данная форма отчетности заполняется работодателем в отношении выплат своим работникам.
При оформлении налоговые агенты обязаны учитывать утвержденные коды доходов и отчислений, виды налоговых вычетов, а так же документы, подтверждающие это право.
Несмотря на то, что ведение формы 1 НДФЛ не является обязательным, многие работодатели применяют ее как наиболее оптимальный вариант отражения требуемых сведений. Поэтому данный бланк должен быть включен в документооборот компании и утвержден приказом об учетной политике.
Доходы работников облагаются НДФЛ — налогом на доходы физических лиц. Начислять его необходимо с заработной платы, вознаграждений, компенсаций и прочих выплат, например больничного или отпускных. Расскажем о том, как его рассчитать и когда уплатить.
Кратко об НДФЛ
Важно понимать, что уплачивается НДФЛ за счет средств работника, а не работодателя. Последний по отношению к нанятым лицам выступает налоговым агентом по НДФЛ. Это значит, что он должен рассчитать, удержать этот налог из доходов работника и перечислить его в бюджет.
Доходы физических лиц облагаются налогом по нескольким ставкам. К работодателям имеет отношение стандартная ставка 13% для работников, которые являются резидентами России, и 30% — для нерезидентов.
НДФЛ посвящена Глава 23 Налогового кодекса. При исчислении налоговой базы довольно много особенностей, которые зависят от вида дохода. Однако работодатели рассчитывают налог только с тех выплат, которые сами осуществляют в пользу налогоплательщика. Наиболее частыми видами выплат работникам является заработная плата, отпускные, премии, пособия по нетрудоспособности, материальная помощь. Ниже рассмотрим на примерах, как они облагаются НДФЛ.
Оплата труда
Допустим, заработная плата работника составляет 50 000 рублей. Он является резидентом России, поэтому применяется ставка НДФЛ 13%. Его сумма исчисляется так: 50 000 / 100 * 13 = 6 500 рублей.
Таким образом, ситуация с заработной платой и НДФЛ у этого работника такова:
- ему начисляется ЗП в размере 50 000 рублей;
- из этой суммы производится удержание НДФЛ в размере 6 500 рублей;
- на руки работник получает 43 500 рублей (50 00 — 6 500).
Ситуация меняется, если у сотрудника есть дети в возрасте до 18 лет. В таком случае он имеет право на стандартный вычет НДФЛ в сумме 1 400 рублей на каждого из детей. Вычет применяется к налоговой базе, то есть облагаться НДФЛ будет заработная плата, уменьшенная на сумм вычета. Например, если детей двое, налог будет рассчитываться следующим образом: (50 000 — 2 * 1 400) / 100 * 13 = 6 136 рублей.
В итоге получается следующее:
- работнику начисляется заработная плата в размере 50 000 рублей;
- сумма НДФЛ с учетом стандартного вычета составляет 6 136 рублей;
- на руки работник получает 43 864 рублей.
Перечисление в бюджет НДФЛ с доходов в виде заработной платы производится не позднее дня, следующего за ее выплатой.
Отпускные
Отпускные облагаются НДФЛ по стандартным ставкам — 13% и 30% (для нерезидентов).
Бывает, что работник увольняется до того, как успел сходить в отпуск. В этом случае ему выплачивается компенсация за неиспользованные дни отпуска. Эта компенсация также облагается НДФЛ.
Срок уплаты НДФЛ с отпускных или компенсации установлен иной, нежели для заработной платы. Сумму налога нужно перечислить в бюджет в том месяце, когда была произведена выплата. Крайний срок — последний день этого месяца.
Например, работник идет в отпуск 1 июля. По действующим нормам законодательства отпускные нужно выплатить не позднее, чем за 3 дня до отпуска. Соответственно, выплата будет произведена в июне. Значит, НДФЛ нужно перечислить в бюджет не позднее 30 июня.
Рассмотрим расчет НДФЛ с отпускных на примере, данные для которого приведены в следующей таблице.
Таблица. Данные для расчета отпускных и НДФЛ
| Показатель | Значение |
| День выхода в отпуск | 1 июля |
| Размер ЗП работника | 50 000 рублей |
| Расчетный период | июль 2017 — июнь 2018 (12 месяцев) |
| Сумма выплат за расчетный период | 50 000 * 12 = 600 000 рублей |
| Количество дней отпуска | 28 |
| Ставка НДФЛ | 13% |
Отпускные начисляются, исходя из среднедневного заработка и количества дней отпуска. Средний заработок для расчета отпускных исчисляется по формуле: Сумма выплат за расчетный период / 12 месяцев / 29,3 (среднее количество дней в месяце). В нашем примере среднедневной заработок составит: 600 000 / 12 / 29,3 = 1 706,48 рублей.
Подсчитаем отпускные: 1 706,48 * 28 = 47 781,44 рублей.
Рассчитаем сумму НДФЛ с отпускных: 47 781,44 / 100 * 13 = 6 211,59 рублей.
На руки сотрудник перед отпуском получит: 47 781,44 — 6 211,59 = 41 569,85 рублей.
Материальная помощь, премии, иные выплаты
Начнем с премий. Каких-либо преференции в части обложения премий налогом на доходы не предусмотрено. В их отношении действует стандартная ставка 13%. Если премия входит в состав оплаты труда (то есть ЗП = Оклад + Премия), то НДФЛ с этой выплаты уже есть в составе налога, исчисленного с заработной платы. Если премия выплачивается отдельно от ЗП, например, к юбилею или по итогам работы за год, то включается в доход работника на дату получения. В таком случае рассчитать и удержать НДФЛ работодатель должен в тот день, когда выдает премию работнику, а перечислить его в бюджет — не позднее следующего дня.
Что касается материальной помощи, то она не облагается НДФЛ в сумме до 4 000 рублей в год. Все, что выше этой суммы, облагается налогом по ставке 13%. Кроме того, не облагаются НДФЛ суммы единовременной материальной помощи, выданные работнику в особых случаях. Например, для оплаты лечения, в связи со смертью члена семьи, в связи с рождением ребенка и другие. Эти суммы полностью исключаются из базы при расчете НДФЛ.
Пособие по временной нетрудоспособности включается в доход работника, который подлежит обложению налогом. Удержать НДФЛ с больничного необходимо непосредственно при его выплате, а перечислить в бюджет — не позднее последнего дня того месяца, в котором было выплачено это пособие.
Налоговый учет. Рассмотрим, зачем он нужен и каким бывает.
Каждая организация обязана вести бухгалтерию. Кроме того, бизнесмены часто ведут управленческий учет, потому что «стандартная» отчетность устраивает не всех. Однако есть еще и третий вид учета – налоговый.
Зачем нужен налоговый учет
Каждый вид учета ориентирован на свою цель. Итог работы бухгалтеров – это финансовая отчетность, составленная по принципам, утвержденным государством.
Управленческий учет тоже дает информацию о финансовых показателях бизнеса, но в форматах, удобных для руководства и собственников.
Но в обоих случаях расчет обязательных платежей не является первостепенной задачей. Поэтому бизнесменам часто приходится организовывать еще и специальный налоговый учет (НУ).
Принципы и порядок организации налогового учета
Общие правила ведения налогового учета отражены в ст. 313 НК РФ.
Налоговый учет основан на тех же базовых принципах, что и бухучет:
- Денежное измерение — учет всех операций в рублях.
- Обособленность имущества — отделение объектов, находящихся в собственности организации от арендованных, взятых в залог и т.п.
- Непрерывность – ведение учета в течение всего «срока жизни» бизнеса.
- Временная определенность – порядок признания доходов. В зависимости от вида налога они могут признаваться как по начислению, так и по оплате.
- Последовательность – все применяемые нормы должны в общем случае без изменений применяться из года в год. Исключения возможны, если меняется законодательство или компания корректирует учетную политику.
- Равномерность – доходы и относящиеся к ним расходы следует учитывать в одном налоговом периоде.
Расчет налоговой базы может проводиться в двух вариантах.
Если для исчисления обязательного платежа достаточно «обычных» бухгалтерских данных, то налог считают по этим цифрам.
А если необходимых сведений в бухучете нет, то бизнесмен должен использовать дополнительные формы – налоговые регистры. Формат некоторых из них установлен нормативными актами. Это, например, книги продаж и покупок при НДС или книга учета доходов и расходов при УСН.
Если же бизнесмен сам разрабатывает налоговые регистры, то они должны включать ряд обязательных реквизитов:
- Наименование.
- Период (дата).
- Вид операции.
- Сумма, а при наличии – количество в натуральных единицах.
- Подпись ответственного лица с расшифровкой.
В небольших предприятиях налоговый учет обычно ведут те же специалисты, которые занимаются бухучетом. А в средних и крупных компаниях для этого могут быть организованы отдельные подразделения.
Налог на прибыль
Многие бизнесмены, когда говорят о налоговом учете, имеют в виду, в первую очередь, налог на прибыль. Не удивительно – расчет именно этого обязательного платежа связан с множеством нюансов.
Хотя формально налоговая база по прибыли аналогична итогу бухучета – финансовому результату за период, но на практике все гораздо сложнее.
Порядок учета многих видов доходов и расходов для налога на прибыль существенно отличается от принятого в бухучете. Вот лишь несколько примеров:
- Амортизация. Учетной политикой может быть предусмотрено, что в бухгалтерском учете и налоговом учете применяются разные методы начисления износа.
- Резервы, формируемые под различные предполагаемые расходы. Например, резервы на выплату отпускных или по сомнительным долгам в налоговом учет можно не создавать, а в бухгалтерском учете – они должны быть обязательно (кроме малых предприятий).
- Лимитируемые затраты. Некоторые виды расходов, например, командировочные или представительские в бухгалтерском учете признаются в полном объеме, а в налоговом учете – в пределах установленных лимитов.
Расхождений между бухгалтерским и налоговым учетом настолько много, что бизнесмены часто ведут для расчета налога на прибыль параллельный учет всех доходов и расходов в отдельных регистрах.
НДС
Основные регистры для расчета НДС – это книги продаж и покупок (постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Плательщики этого налога заносят в них выставленные и полученные счета-фактуры. Затем по итогам квартала определяется общая сумма начисленного и вычитаемого НДС, а также итог к уплате либо к возмещению из бюджета.
Существует и дополнительный регистр – журнал учета полученных и выданных счетов-фактур. Его используют комиссионеры, агенты, экспедиторы и застройщики. Т.е. речь в данном случае идет о бизнесменах, которые действуют в интересах других лиц.
Зарплатные налоги
«Зарплатными налогами» бизнесмены и специалисты по учету традиционно называют НДФЛ и обязательные страховые взносы. Хотя формально это – разные типы платежей, но с точки зрения расчета они во многом похожи.
Облагаемой базой в обоих случаях является заработная плата, а также прочие выплаты в пользу сотрудников. Поэтому здесь налоговый учет полностью основан на бухгалтерских данных.
Единый сельхозналог
Расчет ЕСХН во многом похож на исчисление налога на прибыль: необходимо определить разницу между доходами и расходами.
Закон разрешает юридическим лицам определять облагаемую базу по ЕСХН на основе данных бухучета (п. 8 ст. 346.5 НК РФ). Однако нужно иметь в виду, что доходы и расходы при ЕСХН определяются «по оплате», поэтому напрямую использовать бухгалтерские данные не получится.
ИП могут вообще не вести бухгалтерию, поэтому для них разработана специальная книга учета доходов и расходов при ЕСХН (приказ Минфина РФ от 11.12.2006 № 169н).
УСН
Для «упрощенки» предусмотрен специальный учетный регистр: Книга учета доходов и расходов – КУДиР (приказ Минфина РФ от 22.10.2012 №135н). Если бизнесмен использует объект «Доходы», то в КУДиР нужно заносить только доходную часть и вычеты. При использовании объекта «Доходы минус расходы» задействуют все разделы КУДиР.
Выручка и затраты отражаются в КУДиР по факту поступления и списания денежных средств.
НДФЛ для ИП
Если ИП не перешел ни на один из спецрежимов, то он должен исчислять НДФЛ в рамках общей налоговой системы (ОСНО). Для этого также используется специальная книга (приказ Минфина РФ от 13.08.2002 № 86н).
Учет здесь также, как при УСН, ведется «по оплате», но формат будет другим. В частности, в отличие от «упрощенцев», предприниматель на ОСНО платит НДС, поэтому суммы этого налога тоже отражаются в книге учета.
ЕНВД и патентная система
При использовании этих режимов налог определяется на основании физических параметров. Это может быть численность работников, площадь помещений, количество транспортных средств и т.п. Порядок учета этих показателей каждый налогоплательщик определяет сам.
Доходы и расходы для расчета самого налога в данном случае не нужны. Но для тех, кто использует ПСН, учет доходов необходим для контроля лимита. Дело в том, что патент можно использовать только, если годовая выручка не превышает 60 млн руб. Чтобы отслеживать выручку предприниматели, использующие ПСН, должны вести книгу учета доходов (приказ Минфина от 22.10.2012 № 135н).
Налог на имущество, земельный, транспортный
Эти виды обязательных платежей должны перечислять в бюджет владельцы определенных видов собственности: недвижимости, земельных участков, транспортных средств.
Налоговый учет в данном случае заключается в определении количества объектов и их параметров, формирующих облагаемую базу. Для недвижимости это — остаточная или кадастровая стоимость, для земли – только кадастровая, а для большинства транспортных средств – мощность двигателя в лошадиных силах.
Вывод
Налоговый учет – это участок работы финансовых специалистов, посвященный исчислению обязательных платежей.
В зависимости от вида налога и особенностей бизнеса, налоговый учет может как основываться на бухучете (полностью или частично), так и вестись параллельно.
Читайте также: