2 ндфл о невозможности удержать налог срок сдачи 2020

Опубликовано: 11.09.2024

• 2‑НДФЛ — до 1 апреля во всех налоговых
• 6‑НДФЛ в 2021 году
• Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ
• Как в 2‑НДФЛ отражать зарплату за декабрь, выданную в январе?
• Как заполнить 2‑НДФЛ в 2021 году

Справочная / Отчётность и налоги за сотрудников

Как заполнить 2‑НДФЛ в 2021 году

Если вы выдаёте зарплату работникам или дивиденды учредителям, вам нужно удерживать с этих выплат НДФЛ и перечислять его в налоговую. Существует два отчёта по НДФЛ: ежеквартальный 6-НДФЛ и ежегодный 2-НДФЛ. Отчёт 2-НДФЛ отменяют с 2021 года, но за 2020 год его нужно сдать в прежней форме. В этой статье мы расскажем о том, как заполнить 2-НДФЛ.

Если в течение года ни один человек не получал от вас доходы, 2-НДФЛ сдавать не нужно.

Что такое НДФЛ

НДФЛ — это налог на доходы физических лиц. Его платит каждый человек, который получает доход. Но чаще всего он платит не сам, а этим занимается организация, в которой он работает.

Наняв работника, вы становитесь его налоговым агентом. Теперь вы должны считать, удерживать и перечислять в налоговую НДФЛ с его зарплаты. Важно: вы платите НДФЛ не из своих денег, а удерживаете из зарплаты сотрудника. То есть вы посредник между ним и государством. Обычно, размер НДФЛ 13% от дохода. Но бывает и больше. Например, с выигрыша в лотерею нужно заплатить 35%.

Сроки сдачи отчётности 2-НДФЛ

2-НДФЛ нужно сдавать раз в год до 1 марта. Если срок выпадает на выходной или праздник, он переносится на следующий рабочий день.

Не забывайте каждый квартал сдавать отчёт 6-НДФЛ. Подробнее о нём читайте в статье «Как подготовить отчёт 6-НДФЛ».

Правила заполнения формы 2-НДФЛ

2-НДФЛ состоит из справок на каждого сотрудника. В справке отражается информация о доходах, вычетах, исчисленном, удержанном и перечисленном налоге.

• Исчисленный налог — 13% от разницы между доходами и налоговыми вычетами.
• Удержанный налог — сколько НДФЛ вы удержали из зарплаты сотрудника.
• Перечисленный налог — сколько НДФЛ вы перечислили в налоговую.

Чаще всего трудности возникают при заполнении суммы перечисленного налога. В течение всего года вы платите общую сумму НДФЛ по всем сотрудникам, а в 2-НДФЛ её нужно распределить отдельно по каждому. Если вы всегда перечисляли ровно столько, сколько должны, проблем не будет — исчисленный, удержанный и перечисленный налог будут равны. Но встречаются ситуации, когда эти суммы различаются. Причины бывают разные. Например, при пересчёте налога в случае увольнения сотрудника вы не можете удержать налог, а при несвоевременном перечислении налога в бюджет образуется недоплата.

Что делать, если вы недоплатили НДФЛ

Если вы можете удержать недоплаченный НДФЛ, сделайте это до подачи 2-НДФЛ. Так вы сначала погасите недоимку, а потом распределите перечисленный налог по сотрудникам. Тогда в 2-НДФЛ начисленный, удержанный и перечисленный налог будут равны.

Если вы недоплатили и не можете удержать налог, например, сотрудник уже уволился, подготовьте справку 2-НДФЛ с признаком «2». В ней начисленный налог будет отличаться от удержанного и перечисленного. Также заполните строку «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом».

Что делать с переплатой НДФЛ

Есть две причины переплаты:

1. Вы удержали у сотрудника нужную сумму НДФЛ, но по ошибке перечислили больше. Такое может случиться из-за ошибки в платёжке. В этом случае переплату можно только вернуть или зачесть в счёт платежей по другому налогу. Зачесть в счёт предстоящих платежей по НДФЛ не получится. Всё потому, что НДФЛ — это налог, который удерживают из зарплаты сотрудника. Платить его из личных средств нельзя, а вот другие можно, например, УСН или НДС. В 2-НДФЛ такая переплата не отражается.
   
2. Вы удержали у сотрудника больше НДФЛ, чем нужно. Такую переплату вы должны вернуть ему по заявлению в течение трёх месяцев.

Вы можете вернуть эту сумму из своих денег, а потом уменьшать на неё платежи по НДФЛ за всех сотрудников. И так, пока полностью не возместите налог, но в рамках трёх месяцев. Иногда суммы налога, который предстоит перечислить в ближайшие три месяца, не хватает для возмещения переплаты. Поэтому прикиньте будущие платежи заранее. И если поймёте, что их недостаточно, подайте в налоговую заявление о возврате излишне удержанного налога. Это нужно сделать в течение 10 дней со дня получения заявления от сотрудника.

Если вы успеете вернуть работнику деньги до подачи 2-НДФЛ, то переплату в справке показывать не нужно. Начисленный, удержанный и перечисленный налог будут равны. Если не успеете, тогда при заполнении 2-НДФЛ поставьте правильную сумму НДФЛ в строку «Сумма налога исчисленная». В строках «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» укажите НДФЛ с учётом переплаты. А в строку «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» — только сумму переплаты. После возврата работнику НДФЛ нужно подать в инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ.

Когда подают аннулирующие справки

Чаще всего, когда отправили отчёт не в ту налоговую. Если 2-НДФЛ нужно просто скорректировать, сразу подайте корректировку — аннулирующую справку перед этим не подавайте.

В аннулирующей справке в поле «признак» ставят код 99. А в полях «Сумма дохода», «Сумма исчисленного налога», «Сумма удержанного налога», «Сумма перечисленного налога» — нули.

В 2020 году начал действовать ряд федеральных законов и подзаконных актов, касающихся исчисления и уплаты налога на доходы физических лиц. Речь, прежде всего, идет о ФЗ-325 от 29/09/19 г. Обзор наиболее важных изменений по НДФЛ содержит наш материал.

Отчетность по-новому

Важные новшества в отчетности по налогу. Они касаются, прежде всего, работы бухгалтеров:

Сроки сдачи годовой отчетности 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Привычный срок до 1 апреля сокращен на месяц. Уже по итогам 2019 года необходимо сдать формы до 1 марта 2020 года.

На заметку! 1/03/2020 года по календарю выходной день. Согласно законодательству срок переносится на следующий после выходного рабочий день – 2/03/2020. Это подтверждает и ФНС (см. документ №БС-4-11/23242@ от 15/11/19).

Чего ждать бухгалтерам? Изменение сроков сдачи отчетности – шаг неслучайный. Конечной целью этой работы является упрощение отчетности по подоходному налогу. Уже в текущем году весной планируется внести соответствующие изменения в законодательство. Формы 2 и 6 по НДФЛ объединят в один документ, предоставляемый по итогам года. Как объясняют чиновники, форма 2-НДФЛ будет «поглощена» формой 6-НДФЛ и окажется ее составной частью. Реальные изменения намечены на 2021 год, но готовиться к ним целесообразно уже сейчас.

Электронная отчетность. Организация, имеющая число работников более 10 человек, обязана сдавать отчетность в электронном виде. Сведения на бумажном носителе будут считаться непредоставленными. Чиновники ФНС обещают применять санкции за неправильный способ составления документа согласно ст. 119.1 НК РФ – 200 рублей за каждый документ (расчет, справка). Напомним, что ранее «порог» применения обязательной электронной отчетности был 25 человек.

Изменение контрольных соотношений. Новшества касаются все тех же форм 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Заложенные в них инструменты контроля будут связаны с данными по МРОТ и региональными средними величинами в разрезе ОКВЭД. Надо сказать, что если требования выплат не ниже МРОТ уже заложены в ТК РФ (ст. 133), то требования, касающиеся отраслевых показателей заработной платы, являются новшеством. Работодатели опасаются, что они станут новым «карательным» инструментом ФНС, ведь специфика ведения бизнеса индивидуальна, по тем или иным причинам может нарушать некие усредненные показатели. Чиновники обещают проявлять гибкость и напоминают, что требование о предоставлении пояснений (ответить на него необходимо в 5-дневный срок) не означает автоматическое признание вины налогового агента. Кроме того, утверждают специалисты ФНС, все расчеты будут вестись по среднеарифметическому за год, чтобы исключить «перепады» начислений за отдельный месяц (например, в случае если сотрудники болеют, только что приняты).

Обособленные подразделения. Если организация имеет несколько обособленных подразделений, территориально находящихся в пределах одного ОКТМО, она сможет перечислять все суммы НДФЛ, сдавать отчетность по месту учета либо самой организации, либо одного из подразделений. О принятом решении необходимо уведомить налоговиков. Напомним, что до этого момента каждым обособленным подразделением и головной организацией сдавались отдельные отчеты по месту учета. В связи с новшеством ФНС обещает продлить на начальном этапе сроки, в которые налоговый агент должен определиться с выбором, однако рекомендуют: если решение уже принято в январе, перечислять налог надо в соответствии с ним. В ином случае, если перечисления сделать «по-старому», отчетность – «по-новому», могут возникнуть сложности у налогового агента.

Важно! На высшем уровне принято решение, и готовится законопроект по снижению ставки налога для нерезидентов. Уже в марте документ должен увидеть свет. Ставка будет снижена до 13%, таким образом доходы резидентов и нерезидентов будут облагаться по умолчанию в равной степени. Подготовленные изменения должны вступить в силу с 2021 года.

Необлагаемые доходы и льготы

Статья 217 НК РФ посвящена доходам, не облагаемым НДФЛ. Список является закрытым. В 2020 году список расширен и дополнен.

Так, НДФЛ не облагаются:

• выплаты имеющим звание почетного донора;
• пособия в связи с рождением ребенка (детей);
• проезд, компенсируемый работодателем, если работник Крайнего Севера отправляется в отпуск;
• меры социальной поддержки гражданам, имеющим такое право, выплаты по ним;
• компенсации медицинским и педагогическим работникам до 1 млн руб.;
• доходы Героев СССР, РФ; Героев соцтруда и РФ, а также полных кавалеров орденов Славы и Трудовой Славы;
• выплаты «чернобыльцам» и иным подвергшимся воздействию радиации гражданам;
• доходы инвалидов.

Кроме того, отдельные льготы касаются студенчества. Ранее от обложения налогом освобождались лишь стипендии, теперь же сюда добавляется и материальная помощь, оказываемая учебной организацией студентам (аспирантам, курсантам и др.).

Изменен и срок владения жильем, при котором в случае продажи доход не облагается НДФЛ. Он снижен до 3-х лет, против ранее действующей нормы в 5 лет. Правило действует, если жилье единственное, и распространяется также на участок, где расположено домовладение.

Если имеет место безнадежный к взысканию долг перед юрлицом, ИП, теперь он освобождается от обложения НДФЛ, хотя, по сути, является доходом. Должны соблюдаться при этом следующие условия для гражданина (НК РФ, ст. 217 п. 62.1):

• у него не подписан трудовой договор с кредитором;
• он не должен быть зависим от кредитора;
• доход не является матпомощью;
• доход не является результатом встречного исполнения обязательств.

Нормативной базой указанных изменений служит целый ряд федеральных законов: №ФЗ-147 от 17/06/19, ФЗ-327 от 29/09/19, ФЗ-210 от 26/07/19.

НДФЛ за работников

Платить НДФЛ из средств организации, ИП стало возможно. Однако это касается лишь отдельных случаев, связанных с налоговыми проверками. Ранее оплата за счет налогового агента ст. 226 НК РФ запрещалась, теперь же нее внесены изменения (п. 9). Если у налогового агента в результате проверки обнаружена недоплата НДФЛ в бюджет, налог доначислен или взыскан согласно решению ФНС, задолженность уплачивается им из собственных средств. Законодатель считает, что имело место беззаконное неудержание или неполное удержание НДФЛ.

Как уплачивать налог: нюансы для юрлиц и граждан

Изменения здесь для организаций и ИП касаются поля 107 в платежном поручении при уплате дивидендов. Поле 107 указывает на период, за который перечисляется сумма налога. Как правило, это годовой платеж, и Минфин (письмо №21-08-09/83856 от 31/10/19 г.) предлагает заполнять его в формате ГД.00.2019, т.е. без указания конкретного месяца.

В то же время ФНС отмечает, что по смыслу действующих законодательных норм не критично будет и проставление месяца выплаты дивидендов. Кроме того, при обращении в ИФНС всегда есть возможность уточнить реквизиты уже произведенного платежа.

Единый налоговый платеж граждан теперь можно будет направлять не только на уплату имущественных налогов (на землю, транспорт, недвижимость), но и подоходного налога. Это будет происходить в случае, когда налог агентом не удерживался, налогоплательщик обязан сам исполнить обязанность по уплате, согласно уведомлению из ФНС (ст. 228 п. 6 НК РФ).

Тезисно

В 2020 году, согласно целому ряду законодательных поправок, вступили в действие изменения по НДФЛ.

Среди наиболее важных:

• изменение сроков сдачи налоговой отчетности и контрольных соотношений по ней;
• более широкое обязательное применение электронной отчетности;
• возможность для организации, имеющей обособленные подразделения, выбрать, куда удобнее сдавать отчеты и перечислять налог;
• расширение списка необлагаемых доходов и льгот по НДФЛ (ст. 217 НК РФ);
• обязанность уплачивать скрытый или недоплаченный налог, обнаруженный при проверке ФНС, из средств работодателя;
• использование единого налогового платежа гражданина при погашении задолженности по НДФЛ.

Ор­га­ни­за­ции и ИП, яв­ля­ю­щи­е­ся на­ло­го­вы­ми аген­та­ми по НДФЛ, обя­за­ны по ито­гам года от­чи­тать­ся перед ИФНС о сум­мах вы­пла­чен­ных физ­ли­цам до­хо­дов. Для этого нужно по­дать справ­ки по форме 2-НД­ФЛ на каж­дое физ­ли­цо, по­лу­чив­шее доход. А какие новые сроки сдачи 2-НДФЛ в 2020 году? Когда сдавать справки с признаками 1 и 2? Поясним. Также см. “Обзор изменений по НДФЛ с 2020 года“.

Изменения 2020 года: важное

ФНС предупредила – с начала 2020 года изменяются правила представления в налоговые органы отчетности по НДФЛ. В письме от 15.11.2019 № БС-4-11/[email protected] сообщается, что Федеральный закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ внес поправки в абзац шестой пункта 2 статьи 230 НК РФ. Они уменьшили показатель численности работников с 25 до 10 человек в целях представления сведений о доходах физических лиц по форме № 2-НДФЛ и расчета сумм НДФЛ по форме № 6-НДФЛ на бумажных носителях. Согласно пункту 3 статьи 3 Федерального закона № 325-ФЗ указанные изменения вступают в силу с 1 января 2020 года.

Поэтому с 1 января 2020 года налоговая отчетность по форме № 6-НДФЛ и сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ за 2019 год могут сдаваться на бумажном носителе только при численности работников не более 10 человек. Если численность работников свыше 10 человек, формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за 2019 год следует сдавать в электронном виде.

Кроме того, поправки в статью 230 НК РФ перенесли срок представления налоговой отчетности по форме № 6-НДФЛ и сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ на 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Поскольку 1 марта 2020 года является выходным днем, налоговая отчетность по форме № 6-НДФЛ и сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ за 2019 год подлежат представлению не позднее 2 марта 2020 года.

Таблица: новые сроки сдачи 2-НДФЛ

После изменений представить 2-НДФЛ в ИФНС нужно в сле­ду­ю­щие сроки:

Си­ту­а­ция	Срок сдачи 2-НД­ФЛ
В ИФНС сда­ют­ся справ­ки 2-НД­ФЛ в от­но­ше­нии физ­лиц, ко­то­рым на­ло­го­вый агент вы­пла­чи­вал до­хо­ды в от­чет­ном году, но с этих до­хо­дов НДФЛ не был удер­жан	Не позд­нее 1 марта года, сле­ду­ю­ще­го за от­чет­ным
В ИНФС сда­ют­ся справ­ки 2-НД­ФЛ в от­но­ше­нии аб­со­лют­но всех физ­лиц, ко­то­рым на­ло­го­вый агент вы­пла­чи­вал до­хо­ды в от­чет­ном году	Не позд­нее 1 марта года, сле­ду­ю­ще­го за от­чет­ным

Сроки сдачи 2-НДФЛ за 2019 год

Изу­чив при­ве­ден­ную выше таб­ли­цу, во­прос, когда сда­вать 2-НД­ФЛ за 2019 год, от­па­да­ет:

• если вы вы­пла­чи­ва­ли в 2019 году физ­ли­цам до­хо­ды, с ко­то­рых не удер­жа­ли НДФЛ, то не позд­нее 02.03.2020 нужно пред­ста­вить в ИФНС справ­ки 2-НД­ФЛ в от­но­ше­нии этих физ­лиц с ука­за­ни­ем при­зна­ка «2». Кста­ти, в этот же срок о неудер­жан­ном на­ло­ге необ­хо­ди­мо из­ве­стить и са­мо­го «фи­зи­ка»;
• в от­но­ше­нии же всех физ­лиц, ко­то­рым вы в 2019 году вы­пла­ти­ли доход (вклю­чая тех, с чьих до­хо­дов налог не был удер­жан), справ­ки 2-НД­ФЛ нужно сдать в ИФНС также не позд­нее 02.03.2019.

Итого: сроки сдачи 2-НДФЛ в 2020 году (таблица)

За 2019 год на­ло­го­вым аген­там по НДФЛ пред­сто­ит от­чи­ты­вать­ся уже в 2020 году.

Си­ту­а­ция	Срок сдачи 2-НД­ФЛ
С вы­пла­чен­ных в 2019 году до­хо­дов НДФЛ не был удер­жан	Не позд­нее 02.03.2020 (1 марта – вос­кре­се­нье)
В 2019 году физ­ли­цам был вы­пла­чен доход	Не позд­нее 02.03.2020

Следовательно, сроки сдачи справок 2-НДФЛ с признаком 1 и признаком 2 – стали одинаковыми.

Если вовремя не представить 2-НДФЛ в ИФНС

В этом слу­чае ра­бо­то­да­те­лю гро­зит штраф в раз­ме­ре 200 руб. за каж­дую «про­сро­чен­ную» справ­ку 2-НД­ФЛ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Автор: Петрова Н.А., эксперт журнала

По итогам 2020 года медицинским учреждениям наряду с налоговыми декларациями необходимо представить отчетность по страховым взносам и НДФЛ. В статье рассмотрим изменения, которые следует учесть при сдаче отчетных форм.

Расчет по страховым взносам

Организации, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, – плательщики страховых взносов – должны представить в налоговый орган по итогам расчетного периода, которым является календарный год, расчет по страховым взносам.

Срок представления расчета. Согласно п. 7 ст. 431 НК РФ расчет должен быть представлен не позднее 30-го числа месяца, следующего за расчетным периодом. Срок представления расчета за 2020 год с учетом его переноса в связи с праздничными и выходными днями на основании п. 7 ст. 6.1 НК РФ – не позднее 01.02.2021.

Отчетная форма расчета. Форма расчета по страховым взносам, порядок его заполнения, а также формат представления по страховым взносам в электронном виде утверждены Приказом ФНС РФ от 18.09.2019 № ММВ-7-11/470@.

Контрольные соотношения показателей формы расчета по страховым взносам приведены в Письме ФНС РФ от 07.02.2020 № БС-4-11/2002@.

Начиная с представления расчета по страховым взносам за 2020 год вступает в силу Приказ ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/751@, которым внесены поправки в действующую форму расчета.

Так, в новой редакции представлен титульный лист. Расчет дополнен приложением 5.1 «Расчет соответствия условиям применения пониженного тарифа страховых взносов плательщиками, указанными в подпункте 3 (подпункте 18) пункта 1 статьи 427 Налогового кодекса Российской Федерации к разделу 1.1». Новый раздел предназначен для российских организаций, которые занимаются информационными технологиями и разработкой электроники.

Отдельно отметим, что на титульном листе появилось новое поле «Среднесписочная численность (чел.)» – в ст. 80 НК РФ внесены изменения Федеральным законом от 28.01.2020 № 5-ФЗ.

С 2021 года сведения о среднесписочной численности работников будут представляться в составе расчета по страховым взносам, отдельно их представлять больше не нужно. В новом поле указывается среднесписочная численность, определяемая в порядке, устанавливаемом Росстатом.

Кроме того, расчет по страховым взносам дополнен новыми кодами тарифа плательщика страховых взносов для субъектов малого и среднего предпринимательства, для плательщиков, применяющих пониженные тарифы в соответствии с Федеральным законом от 08.06.2020 № 172-ФЗ, и для плательщиков, осуществляющих деятельность по проектированию и разработке электроники. Введение новых кодов связано с пандемией.

Также внесены поправки в коды категории застрахованного лица, в частности, введены новые коды для различных категорий иностранных граждан.

Форма 2-НДФЛ

В соответствии с п. 5 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты должны представить в налоговый орган по месту учета документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физическому лицу (за исключением случаев, при которых могут быть переданы сведения, составляющие государственную тайну), – по форме 2-НДФЛ.

По этой же форме при невозможности в течение налогового периода удержать у налогоплательщика исчисленную сумму НДФЛ налоговый агент обязан письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.

Срок представления формы. Теперь установлен один срок представления формы 2-НДФЛ и при подаче сведений о доходах физических лиц и при невозможности удержать НДФЛ – не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом. Соответственно, за 2020 год нужно отчитаться не позднее 01.03.2021.

Отчетная форма. Форма сведений о доходах физических лиц и суммах НДФЛ, порядок заполнения и формат ее представления в электронном виде, а также порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и суммах НДФЛ и сообщения о невозможности удержания налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного НДФЛ утверждены Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Отдельных контрольных соотношений для данной формы нет.

В 2020 году никаких изменений в данную форму не вносилось. Более того, налоговые агенты будут отчитываться по ней за 2020 год в последний раз.

Начиная с отчетности за 2021 год форма 2-НДФЛ будет представляться в составе расчета налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (ф. 6-НДФЛ). Изменения внесены Федеральным законом от 29.09.2019 № 325-ФЗ.

К сведению

Приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ утверждены:

• форма расчета 6-НДФЛ;

• порядок заполнения и представления формы 6-НДФЛ;

• формат представления расчета 6-НДФЛ в электронной форме;

• форма справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц.

Таким образом, новая форма расчета имеет в своем составе форму 2-НДФЛ.

Форма 6-НДФЛ

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты по итогам налогового периода – календарного года – должны представить в налоговый орган расчет исчисленных и удержанных сумм налога на доходы физических лиц (ф. 6-НДФЛ).

Срок представления расчета. По итогам года расчет по форме 6-НДФЛ должен быть представлен не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, то есть за 2020 год – не позднее 01.03.2021.

Отчетная форма расчета. Форма 6-НДФЛ, порядок ее заполнения и представления, а также формат представления в электронном виде утверждены Приказом ФНС РФ от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@.

Контрольные соотношения показателей формы 6-НДФЛ содержатся в Письме ФНС РФ от 10.03.2016 № БС-4-11/3852@. Дополнительные контрольные соотношения к форме 6-НДФЛ приведены в письмах ФНС РФ от 20.03.2019 № БС-4-11/4943@, от 17.10.2019 № БС-4-11/21381@.

Форма 6-НДФЛ, представляемая за 2020 год, по сравнению с предыдущей годовой формой не изменилась.

Обратите внимание

С 01.01.2020 на основании абз. 6 п. 2 ст. 230 НК РФ отчетность по форме 6-НДФЛ и сведения о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ при условии численности работников свыше 10 человек подлежат представлению налоговым агентом в электронном виде (Письмо ФНС РФ от 15.11.2019 № БС-4-11/23243).

При заполнении формы 6-НДФЛ за 2020 год нужно учесть, что по строке 070 «Сумма удержанного налога» разд. 1 расчета указывается общая сумма НДФЛ, удержанная на отчетную дату налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода. Соответственно, в случае если заработная плата работникам за декабрь 2020 года начислена в декабре 2020 года, а выплачена в январе 2021 года, то данная операция в расчете по форме 6-НДФЛ за I квартал 2021 года отражается по строке 070 разд. 1, а также по строкам 100 – 140 разд. 2.

Уточним, что если налоговый агент удерживает НДФЛ с дохода в виде заработной платы, начисленной за декабрь 2020 года, в январе 2021 года непосредственно при выплате заработной платы, то данная сумма отражается только по строке 040 и не отражается по строкам 070, 080 разд. 1 расчета за 2020 год. При этом эта сумма должна быть отражена по строке 070 разд. 1, а непосредственно сама операция – в разд. 2 расчета за I квартал 2021 года (Письмо ФНС РФ от 29.11.2016 № БС-4-11/22677@).

По общему правилу налоговые агенты – российские организации, имеющие обособленные подразделения, представляют расчет по форме 6-НДФЛ в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета таких обособленных подразделений, а также в отношении физических лиц, получивших доходы по договорам гражданско-правового характера, в налоговый орган по месту учета обособленных подразделений, заключивших такие договоры, если иное не предусмотрено п. 2 ст. 230 НК РФ.

Следовательно, организация, имеющая обособленные подразделения, поставленные на учет в налоговых органах по месту нахождения каждого обособленного подразделения, обязана перечислять исчисленные и удержанные суммы НДФЛ в бюджет по месту учета каждого своего обособленного подразделения исходя из суммы дохода, подлежащего налогообложению, начисляемого и выплачиваемого работникам этого обособленного подразделения, а также представлять расчет по форме 6-НДФЛ в отношении работников этих обособленных подразделений в налоговый орган по месту учета таких обособленных подразделений (Письмо ФНС РФ от 03.07.2020 № БС-4-11/10794@).

При этом организация, имеющая обособленное подразделение на территории одного муниципального образования, представившая в налоговые органы уведомление о выборе налогового органа (с указанием КПП организации), представляет по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ за соответствующий период 2020 года (и сведения по форме 2-НДФЛ) за 2020 год в отношении своих работников и работников обособленного подразделения, находящегося в одном муниципальном образовании с организацией (Письмо ФНС РФ от 14.05.2020 № БС-4-11/7971@).

Налогоплательщикам известно, что отчетность за истекший год необходимо подавать в ИФНС в установленный срок. За задержки налоговые органы карают физических и юридических лиц штрафами. Однако декларации по НДФЛ плательщики подают во множество инстанций, помимо органов налогового контроля, — в финансовые учреждения, консульства, органы опеки, для предъявления судебным приставам. Разберемся, сколько действует справка 2-НДФЛ при ее представлении в каждое из мест назначения.

Сколько действительна справка 2-НДФЛ

Налоговые агенты (имеются в виду фирмы, предприятия, индивидуальные предприниматели, выплачивающие доход физическим лицам) должны при поступлении заявки от налогоплательщика (сотрудника налогового агента) оформить ему справочный расчет 2-НДФЛ (п. 3 ст. 230 НК РФ) за любой период, предшествующий дате заявки.
Актуальный бланк 2-НДФЛ за 2021 год можно скачать здесь.

Образец заявления на выдачу справки 2-НДФЛ можно скачать в КонсультантПлюс. Для этого оформите пробный демо-доступ системе К+. Это бесплатно.

И хотя срок действия справки 2-НДФЛ не ограничен, ее содержимое и дата должны отвечать целям, для которых она берется сотрудником. Так, 2-НДФЛ бывает нужна:

• для подготовки декларации 3-НДФЛ;
• при обращении за кредитом.

Давайте посмотрим, сколько действует 2-НДФЛ в этих случаях.

Общий подход к хранению документов

Бизнесмены обязаны организовать систему хранения для всех видов документов: налоговых, бухгалтерских, кадровых и т.п.

Отвечает за документооборот руководитель компании, но он может делегировать эту обязанность другим работникам. Предприниматель за хранение документов отвечает лично.

Основные правила работы с бумажными документами отражены в законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Сроки хранения документов определены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

По разным видам документов установлены различные сроки хранения. Чтобы не запутаться, дату начала хранения документа удобно отсчитывать с 1 января года, следующего за годом его составления.

Например, для всей документации, созданной в 2021 году, срок хранения начнется не с даты создания каждой формы, а с 1 января 2020 года. В этом случае не нужно следить за каждой бумагой отдельно. Если необходимо освободить место в архиве, то можно уничтожать все документы, у которых истек срок хранения 31 декабря предыдущего года.

Срок действия и срок годности справки 2-НДФЛ для налоговой инспекции

Перейдем к вопросу «Сколько действует справка 2-НДФЛ для ФНС?». Когда заканчивается год, физлица, исходя из закрепленного законом (ст. 229 НК РФ) правила или по личному волеизъявлению, направляют налоговикам декларацию 3-НДФЛ. Цифры, касающиеся доходов, в нее переносятся из 2-НДФЛ.

Хотя, как мы уже успели разобраться, срока действия справок 2-НДФЛ нет, налогоплательщику настоятельно рекомендуется проверить, а не пропустил ли он время для обращения в налоговый орган по вопросу, для разрешения которого необходимы, в том числе сведения, представленные в 2-НДФЛ. Чаще всего налогоплательщики-физлица отправляются в налоговую для того, чтобы вернуть из бюджета ранее перечисленный НДФЛ. При этом предельный срок возврата налога — 3 года (п. 7 ст. 78 НК РФ).

ВНИМАНИЕ! Пользователи личного кабинета на сайте ФНС России имеют возможность с помощью данного сервиса выгружать Справки на свой компьютер. При этом необходимо учитывать, что сведения о доходах физлица за истекший календарный год налоговые агенты представляют в налоговый орган не позднее 1 марта следующего года. То есть справка 2-НДФЛ за 2021 год может быть доступна в личном кабинете не позднее 01.03.2021.

Далее рассмотрим, сколько действительна справка 2-НДФЛ для банка.

Нормативная база

Приказ ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц, порядка заполнения и формата ее предоставления в электронной форме, а также порядка предоставления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц и сообщения о невозможности удержания налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога на доходы физических лиц»
Приказ ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/ «Об утверждении формы расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ), порядка ее заполнения и предоставления, формата предоставления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, в электронной форме, а также формы справки о полученных физическим лицом доходах и удержанных суммах налога на доходы физических лиц» (вместе с «Порядком заполнения и предоставления расчета сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ)»)

Срок действия и срок сдачи справки 2-НДФЛ для банка

Чрезвычайно распространено требование кредитных учреждений (при обращении к ним граждан для заимствования денежных ресурсов на различные нужды) по запросу расчета 2-НДФЛ.

Срок действия справки 2-НДФЛ для банка будет определяться его требованиями к периоду подтверждения заработка и/или дате ее составления, которые могут различаться в каждом отдельном случае в зависимости не только от кредитной организации, но и от особенностей кредитного продукта, на который притязает потенциальный заемщик.

Что же касается срока сдачи 2-НДФЛ банку, то он обуславливается временными границами передачи в банк всех документов, необходимых для рассмотрения запроса по получению заемных средств.

О проверке банками справки 2-НДФЛ для кредита читайте здесь.

Что такое отлагательные условия одобрения

Отлагательное условие – это условие, которое должно быть выполнено в течение какого-то периода времени, чтобы решение по ипотеке вступило в полную силу. Такие условия пригодятся тем, у кого совсем скоро закрывается непогашенный кредит. Банк выставил условие, и теперь люди знают, что им можно надеяться на ипотеку, а банк не потерял очередного клиента.

Информация. Определение отлагательной сделке дает .

Или иной случай, когда в квартире сделана незаконная перепланировка. Приобретая ее в ипотеку, человек предоставляет квартиру в залог банку. Но банку не нужна такая квартира в качестве залога. В таком случае, отлагательное условие и есть выход из ситуации – ипотека одобряется, а человек обязуется устранить все незаконные перепланировки.

Неузаконенные перепланировки, которые пропустит банк по ипотеке перечислены в отдельной статье.

Отлагательные условия составляются индивидуально по каждому договору ипотеки, когда обе стороны заинтересованы в сотрудничестве.

Срок выдачи справки 2-НДФЛ

Закон напрямую не говорит о том, как быстро данная бумага выдается налоговым агентом. Но есть ст. 62 ТК РФ, которая ограничивает время оформления предприятием документов своему сотруднику по требованию последнего 3 днями, в том числе и срок выдачи справки 2-НДФЛ. Таким образом, если сотрудник подал заявку на оформление 2-НДФЛ, именно в этот срок следует ее сделать и отдать ему.

Дополнительно о порядке выдачи справки 2-НДФЛ работнику читайте здесь.

О том, кем 2-НДФЛ может быть завизирована, см. в материале «Кто имеет право подписывать справку 2-НДФЛ?».

Каковы последствия невыдачи справки 2-НДФЛ по запросу работника, читайте в статье «Не выдали сотруднику справку 2-НДФЛ? Ждите судебное разбирательство».

Сроки хранения бухгалтерских документов

Хранить бухгалтерскую «первичку» и регистры необходимо, в первую очередь, для предоставления во время проверок и по требованию контролирующих органов. Стандартный срок хранения бухгалтерских документов — 5 лет (раздел 4.1 приказа № 236).

Если компания в отчетном периоде списывает убытки, то хранить документы, которые подтверждают этот факт, необходимо в течение всего периода списания (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Отдельные требования применяются к годовой отчетности. Ее нужно хранить в течение всего срока деятельности компании.

Итоги

Срока действия справка 2-НДФЛ не имеет, но имеет срок представления ее работодателем в налоговые органы и срок выдачи работнику. Работодатель обязан выдать справку 2-НДФЛ работнику в течение 3 рабочих дней. Кроме как у работодателя, справку 2-НДФЛ за прошлые налоговые периоды можно запросить в ИНФС.

Подробнее об этом в материале .

• налоговый кодекс РФ
• трудовой кодекс

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Сроки хранения кадровых документов

До 2021 года хранить основные документы, связанные с персоналом, нужно было 75 лет. В 2021 году этот период был сокращен до 50 лет, но лишь для тех документов, которые составлены после 01.01.2003 года (закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ).

Такой большой срок нужен для того, чтобы сотрудники могли восстановить утерянную информацию, либо Пенсионный фонд — запросить необходимые данные. Для отдельных кадровых документов срок хранения может быть меньше (раздел 7 приказа № 236).

Срок хранения	Виды документов
50 лет 75 лет, если дата создания документа — до 01.01.2003 г.	Личные карточки сотрудников, личные дела, лицевые счета, должностные инструкции, сведения о трудовом стаже, все виды договоров, связанных с персоналом (трудовые, гражданско-правовые, дополнительные соглашения к ним)
Все время работы компании	Коллективные договоры, штатное расписание и все изменения по нему
5 лет	Документы, связанные с премированием сотрудников
1 год	Правила внутреннего трудового распорядка

Вывод

Юридические лица и ИП обязаны организовать хранение кадровой, бухгалтерской, налоговой и другой необходимой документации. Для этого нужно выделить специальное помещение или воспользоваться услугами архива.

Для большинства видов документов установлены сроки хранения в диапазоне от 1 до 6 лет. Но кадровую документацию, связанную с расчетом трудового стажа и начислением доходов, нужно хранить намного дольше – от 50 до 75 лет.

Уничтожить документы с истекшим сроком хранения можно самостоятельно или воспользоваться услугами специальных организаций. При ликвидации компании или закрытии ИП все документы, подлежащие длительному хранению, необходимо сдать в архив.

За нарушения порядка работы с документами для организаций, ИП и должностных лиц предусмотрены штрафы.

Как и где хранить документы

Пока документом пользуются сотрудники, он может находиться на рабочем месте ответственного лица. Для хранения бумаг, которые не нужны в текущей работе, необходимо выделить отдельное помещение. В нем нужно установить удобные стеллажи для хранения папок и несгораемые шкафы для долгосрочного хранения или же тех документов, которые содержат конфиденциальные сведения. Шкафы, как и сам архив, закрываются на ключ, который хранится у ответственного лица. Нужно это не только для сохранности самих бумаг, но и для пресечения попыток внести в них какие-либо изменения.

Документацию нужно сдать в архив в обработанном виде. Необходимо сформировать папки из однотипных документов, сшить их, составить опись и пронумеровать. После сдачи в архив недопустимо расшивать дела и доставать оттуда листы. Пользоваться можно только всей папкой, не нарушая ее целостность.

Кадровые документы обычно находятся в помещении службы по работе с персоналом. Поэтому в нем нужно установить несгораемый сейф для хранения личных дел и трудовых книжек.

С 2021 года начнется постепенный переход на электронные трудовые книжки. Но, скорее всего, многие сотрудники предпочтут сохранить привычные бумажные книжки. Поэтому кадровикам по-прежнему будет необходимо заниматься их хранением.

Нередки случаи, когда у компании нет помещения для хранения бумаг или же очень много документации. В такой ситуации можно воспользоваться услугами внешнего архива. Эти специализированные организации не просто предлагают место для хранения, но и проводят все необходимые мероприятия – от подшивки документов до их уничтожения.

Стоимость услуг зависит от объема документов и тех работ, которые потребуется дополнительно с ними провести. Минимальный тариф на хранение документов начинается от 2 000 рублей в месяц.

Что будет, если нарушить порядок работы с документами

Некоторые бизнесмены считают, что необязательно строго соблюдать сроки хранения документов, ведь это «внутреннее дело» компании. Но они ошибаются.

При отсутствии документов, которые подтверждают верность определения налоговой базы, налоговая инспекция вправе начислить обязательные платежи расчетным методом (пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). И скорее всего – этот расчет окажется не в пользу бизнесмена. Ведь предоставить документы на вычеты по НДС, подтверждение расходов по налогу на прибыль и т.п. будет уже невозможно. В результате придется уплатить в бюджет доначисленные налоги, а также пени и штрафы.

Помимо налоговых санкций бизнесменам нужно будет оплатить штраф и за само отсутствие документов. Если не предоставлены сведения, необходимые для налогового контроля, то штраф составит 200 рублей за каждую форму (ст. 126 НК РФ). Ответственное лицо заплатит от 300 до 500 рублей (ст. 15.6 КоАП РФ).

Если отсутствие документов привело к занижению налоговой базы, то размер штрафа будет равен 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс. руб. (ст. 120 НК РФ). Кроме того, на ответственное должностное лицо будет наложен штраф в сумме от 5 до 10 тыс. руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).

Отсутствие необходимых кадровых документов тоже будет недешево «стоить» бизнесмену. Для юридического лица штраф составит от 30 до 50 тыс. руб. Должностному лицу или ИП придется заплатить от 1 до 5 тыс. руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).

Каким образом уничтожать старые документы

После окончания срока хранения документов их можно ликвидировать. Решение об уничтожении принимает комиссия, состоящая из работников компании. Председателем комиссии может быть или руководитель, или тот сотрудник, который отвечает за документооборот в организации. Комиссия составляет перечень всех документов с истекшим сроком хранения по состоянию на 1 января текущего года.

После утверждения перечня руководителем документы можно уничтожить. Об уничтожении следует составить акт, который подписывают члены комиссии.

Но крупные компании часто пользуются услугами специальных организаций, так как утилизировать большой объем документации своими силами часто не получается. Организация-исполнитель также предоставляет владельцу бумаг акт об их уничтожении.

Читайте также:

  
• Перевод справки 2 ндфл на испанский
  
• Удержание ндфл с пособия
  
• Перерасчет ндфл за прошлый год зуп 3
  
• 2 ндфл отправили не в ту налоговую что делать
  
• Срок сдачи 6 ндфл за 4 квартал 2019