Является ли товарный чек подтверждением оплаты без кассового чека для налоговой

Опубликовано: 16.05.2024

Организация, находящаяся на общей системе налогообложения, произвела оплату за приобретаемые материалы за наличный расчет. От контрагента, работающего с НДС, были получены товарная накладная и квитанция к приходному кассовому ордеру. Имеет ли право организация учесть произведенные наличные расходы в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль, если в полученных от контрагента документах об оплате организацией материалов (товаров, работ, услуг) кассовый чек отсутствует?

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях определения налоговой базы и исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов.

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если оформленные в установленном порядке документы, необходимые для подтверждения расходов, отсутствуют, то такие расходы не могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

При этом НК РФ не установлен конкретный перечень документов, необходимых для подтверждения расходов, осуществленных налогоплательщиками.

Согласно ст. 313 НК РФ налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета.

Данные налогового учета должны отражать порядок формирования суммы доходов и расходов, порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде.

– первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

П. 1 ст. 11 НК РФ установлено, что институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.

Исходя из этого понятие «первичные учетные документы» следует определять в соответствии с законодательством РФ о бухгалтерском учете.

Под первичными учетными документами понимаются оправдательные документы, которыми оформляются все хозяйственные операции организации и на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Согласно п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

В кассовом чеке нет подписи кассира, поэтому его нельзя признать первичным учетным документом, соответствующим требованиям Закона о бухучете.

Если Ваша организация для целей налогообложения прибыли применяет метод начисления, то в соответствии с п. 1 ст. 272 НК РФ расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты и определяются с учетом положений ст. 318-320 НК РФ.

Следовательно, для признания расходов в налоговом учете при методе начисления не имеет значения, какой документ, подтверждающий оплату наличными деньгами, имеется у организации.

Главное, чтобы был полный пакет товаросопроводительных документов.

Товарная накладная по унифицированной форме № ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132, относится к первичной учетной документации по учету торговых операций и применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей.

Экземпляр товарной накладной, полученный покупателем, является основанием для принятия к учету покупателем приобретенных ценностей.

То есть товарная накладная и квитанция к приходному кассовому ордеру, полученные Вашей организацией от поставщика при приобретении материалов за наличный расчет, являются документами, подтверждающими произведенные расходы в целях налогообложения прибыли.

А если организация применяет кассовый метод учета доходов и расходов, то согласно п. 3 ст. 273 НК РФ расходами налогоплательщиков признаются затраты после их фактической оплаты.

В целях налогообложения прибыли оплатой товара (работ, услуг и (или) имущественных прав) признается прекращение встречного обязательства налогоплательщиком — приобретателем указанных товаров (работ, услуг) и имущественных прав перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг, передачей имущественных прав).

Аналогично – и для налогоплательщиков налога при УСН.

Согласно п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» ККТ, включенная в Государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Без применения ККТ могут осуществлять наличные денежные расчеты, в частности, организации и индивидуальные предприниматели — плательщики ЕНВД при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, организации и индивидуальные предприниматели в случае оказания услуг населению при условии выдачи ими соответствующих бланков строгой отчетности, организации и индивидуальные предприниматели в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения при осуществлении установленных законом видов деятельности (п. 2, п. 2.1, п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ).

Во всех остальных случаях организации и индивидуальные предприниматели при осуществлении наличных денежных расчетов обязаны применять ККТ и выдавать покупателям в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки (п. 1 ст. 5 Закона № 54-ФЗ).

То есть отсутствие кассового чека является нарушением требований Закона № 54-ФЗ со стороны поставщика.

Минфин утверждает, что расходы налогоплательщика, применяющего УСН, осуществленные за наличный расчет, на основании счетов, счетов-фактур и квитанций к приходному кассовому ордеру могут быть учтены при определении налоговой базы только при наличии кассового чека (письмо от 21.02.2008 г. № 03-11-05/40).

В соответствии с п. 3.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного ЦБ РФ от 12.10.2011 г. № 373-П, прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем проводится по приходным кассовым ордерам.

Унифицированная форма № КО-1 «Приходный кассовый ордер» утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88.

Таким образом, если при приобретении организацией материалов за наличный расчет поставщик выдал квитанцию к приходному кассовому ордеру по форме № КО-1, заполненную с соблюдением требований, предусмотренных п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, данная квитанция является документом, подтверждающим факт оплаты расходов по приобретению материалов.

В письме от 18.05.2012 г. № 03-11-06/2/69 Минфин РФ сообщил, что для налогоплательщиков, применяющих УСН, подтверждением сумм расходов по оплате приобретенных товаров (работ, услуг) являются первичные документы (платежные документы, акты приемки-передачи, товарные накладные, заключенные договоры и др.), оформленные надлежащим образом.

Поэтому соответствующие расходы при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в установленных законом случаях могут быть подтверждены не только отпечатанными контрольно-кассовой техникой кассовыми чеками, но и иными документами (товарными чеками, квитанциями), подтверждающими прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

Но чиновники подчеркивают, что без кассового чека можно обойтись в установленных законом случаях.

То есть в случаях, когда продавец имеет право не применять ККТ при осуществлении наличных расчетов.

О том, что налоговое законодательство не содержит положений о том, что кассовый чек является единственным документом, которым могут быть подтверждены расходы налогоплательщика при осуществлении наличных денежных расчетов, говорят суды.

ФАС Уральского округа, например, указывает, что непредставление налогоплательщиком кассовых чеков при наличии иных документов само по себе не опровергает факт уплаты наличных денежных средств и наличия у него соответствующих расходов.

НК РФ не устанавливает перечень документов, подлежащих оформлению при осуществлении налогоплательщиком тех или иных расходных операций, не предъявляет каких-либо специальных требований к их оформлению (заполнению).

Решение вопроса о возможности учета тех или иных расходов при наличии их связи с деятельностью налогоплательщика по извлечению прибыли в целях налогообложения зависит от того, подтверждают документы, имеющиеся у налогоплательщика, факт осуществления заявленных им расходов или нет (постановления от 12.01.2009 г. № Ф09-10009/08-С2, от 31.07.2008 г. № Ф09-5433/08-С3, от 18.10.2007 г. № Ф09-8532/07-С3, от 03.07.2007 г. № Ф09-4997/07-С3).

Следовательно, квитанции к приходным кассовым ордерам являются допустимыми доказательствами произведенных расходов.

Эта позиция поддержана и другими судами (постановления ФАС Поволжского округа от 31.07.2008 г. № А06-7444/07, ФАС Центрального округа от 06.03.2008 г. № А09-930/07-30).


П остановлением Правительства от 15.03.2017 № 296 «Об утверждении Правил выдачи и учета документов, подтверждающих факт осуществления расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях между организацией или индивидуальным предпринимателем и покупателем (клиентом) без применения контрольно-кассовой техники» (далее - Правила) установлены новые требования к выдаче документов, заменяющих кассовый чек. Нововведения касаются компаний, расположенных в труднодоступных местностях. Расскажем, как теперь они должны оформлять платежные документы.

Обязанность не для всех

Начнем с того, что не применять ККТ могут организации и ИП, работающие в отдаленных и труднодоступных местностях. Это правило применимо и к онлайн-ККТ (п. 3 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа», далее - Закон № 54-ФЗ).

См. статью «Готовимся к переходу на онлайн-кассы»

Список таких местностей утверждается региональными властями.

Например, Правительство Республики Башкортостан обновило такой перечень своим распоряжением от 07.12.2016 № 1406-р, в Астраханской области данные местности утверждены постановлением Правительства от 08.02.2017 № 31-П, Правительство Пермского края постановлением от 09.02.2017 № 43-П утвердило труднодоступные местности для своего региона, а Правительство Чукотского автономного округа постановлением от 11.01.2017 № 5 обновило отдаленные районы для своего округа. Правительство Ульяновской области утвердило такой перечень своим постановлением от 25.01.2017 № 36-П.

Стоит отметить, что в перечень не могут входить города, районные центры и поселки городского типа.

Составляем платежный документ

Если организация или ИП находятся в одном из таких труднодоступных мест, которое включено в соответствующий перечень региональными властями, то кассовый чек они могут не выдавать. Вместо него они должны дать документ, который содержит реквизиты, указанные в абз. 4-12 п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ:

  • наименование;
  • порядковый номер;
  • дата, время, место расчета;
  • наименование организации / Ф.И.О. ИП;
  • ИНН продавца;
  • система налогообложения;
  • признак расчета (приход / расход, возврат прихода / расхода);
  • наименование товаров, работ, услуг, количество, цена за единицу, стоимость, сумма общая;
  • ставка / сумма НДС;
  • форма расчета (наличные / карта), сумма оплаты;
  • должность и фамилия продавца.

Практически все указанные реквизиты, подтверждающие факт приема денежных средств, содержит товарный чек. В него можно включить недостающие реквизиты, например место расчета и систему налогообложения. Законодательно это не запрещено. Поэтому организация или ИП, находящиеся в отдаленных местностях, могут распечатать товарный чек из любой бухгалтерской программы и дополнить необходимыми реквизитами.

Можно обратиться в типографию для изготовления бланка. Как правило, у них есть масса образцов, некоторые из которых учитывают нюансы ведения конкретной предпринимательской деятельности. Им следует дать приведенный список необходимых реквизитов, и они изготовят товарный чек строго в соответствии с ним.

Документ, который организации и ИП могут использовать в своей работе для подтверждения оплаты товаров, может выглядеть так, как показано в Примере.


Правила выдачи документов, заменяющих чек

Разработав документ, который заменит «отдаленщикам» кассовый чек, остановимся на правилах его выдачи. Они зависят от способов расчетов. Их три вида:

  1. наличные;
  2. с использованием электронного средства платежа;
  3. смешанные, когда одна часть покупки оплачивается наличными денежными средствами, другая - с использованием электронного средства платежа.

При первом варианте уполномоченное лицо организации (индивидуальный предприниматель) заполняет документ, собственноручно подписывает и выдает его покупателю.

При втором - уполномоченный представитель компании использует устройство для осуществления операций по передаче кредитной организации с использованием электронных средств платежа распоряжений об осуществлении перевода денежных средств, осуществляющее считывание информации с электронного средства платежа покупателя (клиента) и получающее подтверждение оплаты электронным средством платежа, заполняет документ, подписывает и выдает покупателю (клиенту) документ.

При смешанных расчетах документ может быть выполнен на бумажном носителе рукописным и (или) иным способом (типографским, с использованием персонального компьютера и др.) и заполнен четким и разборчивым почерком на русском языке (помарки, подчистки и исправления не допускаются).

В отдаленных и труднодоступных местностях более распространен первый вариант - с использованием наличных средств.

Учет и хранение

Учет документов, заменяющих чек, должен вестись в журнале документов по их порядковому номеру и дате расчета. Листы такого журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем организации (ИП), а также заверены печатью (при наличии) (п. 5 Правил).

См. статью «Отмена печати: что должен знать бухгалтер»

Вести журнал должен директор компании (ИП) или уполномоченное им лицо. Запись учета документов осуществляется по каждому расчету. Если в течение рабочего дня расчеты не проводились, записи туда не вносятся.

Заполненный документ должен иметь не менее одной копии либо отрывные части. Дублирование порядкового номера документа не допускается, за исключением нанесения порядкового номера на копию (отрывную часть) документа. Чаще всего продавцы оформляют их под копирку.

Кроме того, директор организации (ИП) должен заключить с работником, которому поручаются выдача, учет и хранение документов, а также осуществление расчетов с покупателями (клиентами), договор о полной материальной ответственности (п. 9 Правил).

См. статью «Как поменять материально ответственное лицо»

Копии документов (либо их отрывные части) необходимо хранить в условиях, исключающих их порчу и хищение. Руководитель организации (ИП) должен создать условия, обеспечивающие сохранность копий документов (либо отрывных частей), предоставленных покупателям в подтверждение факта осуществления расчета без применения контрольно-кассовой техники. Срок хранения документов, заменяющих кассовый чек, составляет не менее пяти лет (п. 11 Правил).

Нюансы

Выдавать товарный чек, квитанцию или иной документ, который заменит кассовый чек, организация или ИП должны, только если покупатель об этом просит. Это прямо предусмотрено п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ. Однако лучше документы, заменяющие кассовый чек, выдавать всегда, невзирая на просьбу покупателя. Для продавца это имеет свои плюсы.

Во-первых, имея документы об оплате, гораздо легче вести учет наличной выручки и суммировать все поступления за каждый день. Во-вторых, выдавая покупателю платежный документ, руководитель (и бухгалтерия соответственно) сможет контролировать продавца, кассира или другое лицо, которое назначил ответственным за реализацию продукции и оформление документов, заменяющих кассовый чек. У него не будет возможности присвоить себе денежные средства за реализованные товары, т.к. каждое поступление будет учтено и зафиксировано документально.

Выводы

Как видно, если компания или ИП, расположенные в труднодоступных местах, имеют право не выдавать чек ККТ, то им не составит труда оформить документ, его заменяющий, соблюдая рассмотренные правила. Однако если они продают алкоголь (пиво в том числе), то обязаны применять ККТ, даже если торговля производится на территории населенного пункта, включенного в перечень (ст. 2, п. 10 ст. 16 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции», п. 6 письма Росалкогольрегулирования от 31.01.2017 № 2148/03-04).

Также важно не спутать отдаленные и труднодоступные местности и удаленные от сетей связи. Последние не освобождены от применения ККТ, но имеют право использовать кассы, работающие в автономном режиме (т. е. без выхода в интернет, старого образца). Об этом напомнила ФНС России в своем письме от 27.01.2017 № ЕД-4-20/1435.

Вопрос

Доброе утро! Мы приобрели товар у поставщика и расплатились за него наличными денежными средствами. Поставщик выписал нам в подтверждение оплаты приходный кассовый ордер. Кассовый чек не предоставил.
Предусмотрена ли ответственность Покупателя или налоговые риски за отсутствие кассового чека на приобретенный товар?

Ответ

Рассмотрев ваш вопрос, полагаем, что основанием для признания в бухгалтерском учете факта оплаты подотчетным лицом будет являться надлежащим образом оформленный и утвержденный руководителем организации авансовый отчет с приложенной к нему квитанцией к приходному кассовому ордеру.

При нарушении Закона о ККТ основные риски несет организация-продавец.

Что касается вопроса о том, нужно ли удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, если среди подтверждающих документов нет чека ККТ, то официальной позиции по данному вопросу нет. Существуют как положительные так и отрицательные судебные решения (примеры см. в обосновании).

В связи с отсутствием в официальных разъяснениях и судебной практике единого подхода по данному вопросу исчисление НДФЛ с подотчетных сумм без подтверждения факта оплаты чеком может вызвать споры с налоговыми органами. При этом не исключено принятие судом решения не в пользу налогоплательщика.

Обоснование

1.Форма приходного кассового ордера не приравнена к кассовому чеку при ведении наличных денежных расчетов с покупателем (заказчиком, клиентом), а потому не может являться основанием для получения наличных денег без применения контрольно-кассовой техники.

УФНС России по г. Москве от 19.03.2012 N 17-26/23527

  1. Документы, подтверждающие проведение расчетов наличными деньгами

Статья 861 ГК РФ закрепляет две формы осуществления расчетов: наличную и безналичную. В соответствии с п. 2 указанной статьи расчеты между юридическими лицами, а также расчеты с участием граждан в связи с осуществлением ими предпринимательской деятельности производятся в безналичном порядке. Однако названные лица вправе использовать для расчетов и наличные деньги при условии соблюдения требований к проведению кассовых операций.

В судебной практике возникают вопросы относительно оценки того или иного документа в качестве допустимого доказательства совершения расчетов с использованием наличных денег.

1.1. Вывод из судебной практики: По вопросу о возможности подтвердить проведение расчетов наличными деньгами квитанцией к приходному кассовому ордеру существует две позиции судов.

Позиция 1. Проведение расчетов наличными деньгами может быть подтверждено квитанцией к приходному кассовому ордеру.

Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 16.08.2018 N Ф07-8051/2018 по делу N А66-16353/2017

Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 26.01.2018 N Ф09-7959/17 по делу N А60-32834/2016

Позиция 2. Проведение расчетов наличными деньгами не может быть подтверждено квитанцией к приходному кассовому ордеру, если расчеты проведены с нарушением законодательства.

Постановление Арбитражного суда Московского округа от 07.06.2018 N Ф05-5842/2018 по делу N А40-115527/2017

Можно ли принять к учету авансовый отчет с товарным чеком, но без кассового

Авансовый отчет нужно принять к бухгалтерскому учету, а указанную в нем сумму учесть в расчетах с подотчетным лицом (возместить ему расходы), если отчет утвержден руководителем. Как правило, руководитель утверждает авансовый отчет, если у него не возникло сомнений в том, что поручение подотчетным лицом выполнено, затраты действительно понесены, а ценности оплачены. Кассовый чек — не единственное доказательство добросовестности сотрудника. Товарный чек и сданные на склад ценности подтверждают факт расходования денег подотчетным лицом на их приобретение, в том числе при отсутствии кассового чека.

Готовое решение: Можно ли принять к учету авансовый отчет с товарным чеком, но без кассового (КонсультантПлюс, 2019)

2.Можно ли признать расходы по авансовому отчету и принять к вычету НДС, если нет кассового чека

Возможна ситуация, когда к авансовому отчету о расходовании подотчетной суммы не приложен кассовый чек. Отсутствие кассового чека во многих случаях не является препятствием для принятия к учету авансового отчета

Готовое решение: Можно ли признать расходы по авансовому отчету и принять к вычету НДС, если нет кассового чека (КонсультантПлюс, 2019)

3.статье 25 Закона N 2300-1 прямо указано на то, что отсутствие у потребителя товарного чека или кассового чека либо иного подтверждающего оплату товара документа не лишает его возможности ссылаться на свидетельские показания.

«Денежные расчеты» (4-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2018)

4.Об отсутствии чеков ККТ при утверждении авансового отчета

Описание ситуации: В связи с внесенными поправками в Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…» с 1 июля 2018 г. у работников, получивших деньги под отчет, не принимаются товарные чеки без кассового чека. К сожалению, наши работники не всегда прислушиваются к изменениям в законе и приносят товарные чеки без чека ККТ.

Вопрос 1: Можно ли расходы по этим товарным чекам относить на убытки, на 91-й счет?

Ответ: Авансовый отчет — это первичный документ для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. К нему подотчетное лицо прилагает документы, подтверждающие расходование выданных денег.

Авансовый отчет принимается к бухгалтерскому учету, а указанная в нем сумма учитывается в расчетах с подотчетным лицом (возмещаются ему расходы), если отчет утвержден руководителем. Как правило, руководитель утверждает авансовый отчет, если у него не возникло сомнений в том, что поручение подотчетным лицом выполнено, затраты действительно понесены, а ценности оплачены.

В случае приобретения подотчетным лицом товаров в розницу у организации, которая обязана использовать ККТ, при отсутствии чека ККМ (при наличии только товарного чека) организация вправе отнести данные суммы на расходы, не принимаемые в целях налогообложения прибыли (91-й счет), при условии утверждения авансового отчета руководителем или уполномоченным им лицом.

Вопрос 2: Какие риски могут быть при нарушении Закона о ККТ для работников, получивших средства под отчет, и организации?

Ответ: При нарушении Закона о ККТ основные риски несет организация-продавец в виде наложения административного штрафа за неприменение ККТ.

Организация-покупатель, подотчетное лицо которой в авансовом отчете не подтвердило факт оплаты товаров, приобретенных в розницу, не вправе принять данные расходы в целях налогообложения прибыли.

Также при отсутствии чека ККМ и счета-фактуры организация-покупатель не сможет принять к вычету суммы НДС по приобретенным товарам.

Что касается вопроса о том, нужно ли удерживать НДФЛ с подотчетных сумм, если среди подтверждающих документов нет чека ККТ, то официальной позиции по данному вопросу нет.

Однако существуют судебные акты, из которых следует, что отсутствие кассового чека при наличии других подтверждающих документов не дает оснований для включения подотчетной суммы в базу по НДФЛ.

Так, в Постановлении ФАС Московского округа от 13.12.2010 N КА-А40/15065-10 по делу N А40-98411/09-107-657 суд указал, что отсутствие чеков контрольно-кассовой машины при наличии других документов, подтверждающих факт расходования спорной суммы, не свидетельствует о получении дохода подотчетными лицами.

В Постановлении ФАС Московского округа от 24.02.2010 N КА-А40/669-10 по делу N А40-46422/09-112-282 суд отклонил довод налогового органа о том, что при отсутствии кассового чека сумма аванса, выданного работнику под отчет на хозяйственные расходы, облагается НДФЛ. Кроме того, работник представил товарные чеки, которые были признаны судами первой и апелляционной инстанций достоверными документами, подтверждающими произведенные сотрудником расходы.

Аналогичные выводы содержатся в Постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 13.04.2009 N Ф04-1948/2009(4045-А75-49), Ф04-1948/2009(4043-А75-49) по делу N А75-5350/2008 (Определением ВАС РФ от 17.08.2009 N ВАС-9991/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ).

Таким образом, полагаем, что отсутствие кассового чека при наличии других подтверждающих документов не дает оснований для включения подотчетной суммы в базу по НДФЛ.

Тематический выпуск: Налог на добавленную стоимость: актуальные вопросы из практики налогового консультирования (под ред. А.В. Брызгалина) («Налоги и финансовое право», 2018, N 8)

5.Отсутствие кассовых чеков в целях приобретения товарно-материальных ценностей при наличии авансового отчета, товарных чеков, актов списания в производство товарных ценностей не может свидетельствовать о том, что денежные средства, переданные в подотчет, являются доходом работника. К такому Решению пришли служители Фемиды Арбитражного суда Саратовской области от 29 января 2018 года по делу N А57-18148/2017.

Статья: Спорные подотчетные (Крикунова О.) («Расчет», 2019, N 1)

Ответ подготовлен 11.04.2019 г.

Cтатус предоставленных документов актуален на момент формирования ответа.

Ответ подготовлен в соответствии с регламентом Линии консультаций, можно заранее ознакомиться с услугой на сайте www.fkit.ru.

Эксперты Центра клиентской поддержки не могут взять на себя ответственность за возможное различное толкование норм законодательства различными органами и лицами. Решение о принятии или непринятии той или иной точки зрения и о последующих действиях осуществляется Вами самостоятельно.

Организация применяет общий режим налогообложения. Будет ли являться приложенный к авансовому отчету товарный чек без чека ККМ документальным подтверждением понесенных организацией расходов? Какие документы должны быть у организации, чтобы не возникло проблем с налоговой инспекцией?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

В рассматриваемой ситуации документальным подтверждением понесенных организацией затрат будут являться товарные чеки в том случае, если они оформлены в соответствии со ст. 9 Закона N 129-ФЗ, содержат реквизиты, установленные п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ, и подтверждают прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу).

Иных документов, подтверждающих расходы, не требуется. Кроме того, организация не обязана кому-либо доказывать факт приобретения товара именно у плательщиков ЕНВД, а также не имеет права требовать от контрагентов документы, подтверждающие обоснованность применения данной системы налогообложения.

Обоснование вывода:

В соответствии с п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон 54-ФЗ) контрольно-кассовая техника (ККТ), включенная в Государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.

Вместе с тем Федеральным законом от 17.07.2009 N 162-ФЗ (далее - Закон 162-ФЗ) в ст. 2 Закона 54-ФЗ были внесены изменения, в частности, эта статья дополнена п. 2.1.

В соответствии с п. 2.1 ст. 2 Закона 54-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся плательщиками ЕНВД для отдельных видов деятельности, не подпадающие под действие п. 2 и п. 3 ст. 2 Закона 54-ФЗ, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения ККТ при условии выдачи по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу)).

Указанный документ выдается в момент оплаты товара (работы, услуги) и должен содержать следующие сведения:

- порядковый номер документа, дату его выдачи;

- наименование для организации (фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя);

- идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;

- наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

- сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;

- должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

Таким образом, с вступлением в силу этой нормы плательщики ЕНВД (за исключением упомянутых в п. 2 и п. 3 ст. 2 Закона N 54-ФЗ) вправе осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Поэтому расходы на приобретение каких-либо ТМЦ можно принять к учету только в том случае, если данный вид расхода является для организации экономически обоснованным, направленным на получение дохода и документально подтвержденным.

При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (абзац 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).

В случае приобретения для нужд организации ТМЦ через подотчетное лицо документами, подтверждающими понесенные затраты, будут являться документы, которые подотчетное лицо приложит к авансовому отчету.

Отметим, что сам по себе авансовый отчет служить документальным подтверждением понесенных затрат не может, он является первичным учетным документом, подтверждающим целевое расходование авансовых сумм подотчетными лицами (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ (утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22.09.1993 N 40).

Форма N АО-1 "Авансовый отчет" утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55. Указаниями по заполнению авансового отчета предусмотрено, что на оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Эти же документы служат и подтверждением данных налогового учета (ст. 313 НК РФ).

Таким образом, действующие законодательство РФ не содержит требования о том, что при покупке товарно-материальных ценностей (ТМЦ) за наличный расчет документальным подтверждением расходов организации являются именно кассовые чеки. Более того, по мнению некоторых специалистов, чеки ККТ вообще не являются первичными документами и, соответственно, не могут служить документальным подтверждением затрат.

Такая точка зрения подтверждается судебной практикой (смотрите, например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.07.2006 N А69-2609/05-2-6-ФО2-3261/06-С1).

Вместе с тем Минфин России признает кассовые чеки для целей налогообложения прибыли первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг) (смотрите, например, письма Минфина России от 03.04.2007 N 03-03-06/1/209 и от 05.01.2004 N 16-00-17/2).

Поддерживают финансистов и налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2006 N 20-12/29007).

Однако при использовании этих разъяснений в работе следует учитывать, что все они даны относительно ситуаций, когда других документов (кроме чека) у организации не было. В рассматриваемой ситуации у организации имеются товарные чеки, именно они и будут служить документальным подтверждением понесенных затрат. Поэтому, даже если не учитывать тот факт, что организация закупает ТМЦ у плательщиков ЕНВД, вероятность разногласий с налоговыми органами по поводу признания налоговых затрат при отсутствии кассового чека невелика.

Что касается приобретения ТМЦ именно у плательщиков ЕНВД, не применяющих ККТ, то в данном случае кассового чека у организации-покупателя не может быть в принципе, а документальным подтверждением затрат будет являться товарный чек при условии соответствия его реквизитов критериям, указанным в п. 2.1 ст. 2 Закона N 54-ФЗ. Данный вывод подтверждается и разъяснениями Минфина России, например, смотрите письма от 19.01.2010 N 03-03-06/4/2, от 11.11.2009 N 03-01-15/10-499, от 06.11.2009 N 03-01-15/10-492, от 01.09.2009 N 03-01-15/9-436.

Так, в письме Минфина России от 11.02.2009 N 03-11-06/3/28, письме УФНС России по Иркутской области от 30.11.2009 N 16-25/024030@ "Об ответах на наиболее часто задаваемые налогоплательщиками вопросы" разъяснено следующее: "Товарный чек является одним из первичных документов, на основании которого покупатель может подтвердить факт оплаты товара, приобретенного по договору розничной купли-продажи (ст. 493 ГК РФ)".

Также обращаем внимание, что нормами действующего законодательства РФ для организаций и индивидуальных предпринимателей, являющихся плательщиками ЕНВД, не предусмотрена обязанность предоставлять своим контрагентам документы, подтверждающие факт применения системы обложения в виде ЕНВД.

Кроме того, налогоплательщик не несет ответственности за действия (бездействие) своих контрагентов при условии собственной добросовестности (смотрите, например, определение ВАС РФ от 12.11.2009 N ВАС-14714/09).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Тимукина Екатерина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Услуги

Сотрудник (подотчное лицо) купил в розницу товарно-материальные ценности (ТМЦ). Магазин выдал товарный и кассовый чек без наименования организации. Письмом Минфина России 03-03-06/1/10344 от 18.02.2019 сказано, что кассовый чек в таком случае нельзя принять в расходы по налогу на прибыль.

Вопрос

Можно ли принять кассовый чек без наименования организации?

Ответ специалиста

В соответствии со статьей 1.1 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" кассовый чек - первичный учетный документ, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением ККТ в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники.

Таким образом, кассовый чек подтверждает факт расчетов, но не является документом, обосновывающим экономическую целесообразность факта хозяйственной деятельности.

Если же кассовый чек содержит дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности организации, то при выполнении условий статьи 252 НК РФ такой чек может являться документом, подтверждающим экономическую обоснованность понесенных расходов.

В данном письме идет речь о том, что в кассовом чеке должна быть возможность идентифицировать ТМЦ, а не организацию купившую товар через подотчётного.

Можно ли утвердить и принять к учету авансовый отчет, к которому приложен кассовый чек без товарного чека

Да, можно, если в кассовом чеке указано наименование товара. На основании такого чека товарно-материальные ценности (ТМЦ) можно принять к бухгалтерскому учету.

Если названия ценностей в чеке нет, то такой чек подтверждает только их оплату, но не приобретение. В этом случае авансовый отчет можно утвердить и принять к бухгалтерскому учету при наличии других первичных документов, подтверждающих поступление ТМЦ.

В налоговом учете для подтверждения затрат на приобретение ТМЦ также потребуется первичный документ, свидетельствующий об их приобретении (Письмо ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/11515@).

Однако если в кассовом чеке есть дополнительные реквизиты, которые позволяют идентифицировать ТМЦ, он может быть подтверждающим документом (Письмо Минфина России от 18.02.2019 N 03-03-06/1/10344).

Готовое решение: В каком порядке бухгалтеру принять авансовый отчет у работника (КонсультантПлюс, 2019)

В связи с этим считаем, что Вы можете принять в расход по налогу на прибыль данный чек (где прописан ТМЦ).

Если расчеты осуществляются через подотчетное лицо, то ККТ применяет организация-продавец, то есть используется один кассовый аппарат (см., например, Письма Минфина России от 11.09.2018 N 03-01-15/65050 (п. 2), ФНС России от 10.08.2018 N АС-4-20/15566@ (п. 2)).

На подотчетное лицо оформляется доверенность, а организации заключают договор.

Если статус лица как подотчетного не подтвержден (например, не предъявлена доверенность), продавец должен применить ККТ в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем - физическим лицом.

Готовое решение: Кто должен применять ККТ и в каких случаях можно работать без нее (КонсультантПлюс, 2019)

С 1 июля 2019 г. изменится реквизитный состав кассового чека, который выдается при расчетах наличными или с помощью карты между организациями и/или ИП. Так, помимо прочих обязательных реквизитов, в чеке придется указывать:

- наименование покупателя (клиента), его ИНН;

- сведения о стране происхождения товара (если применимо);

- сумму акциза (если применимо);

- регистрационный номер таможенной декларации (если применимо).

Правда, когда за покупку рассчитывается подотчетное лицо покупателя, эти дополнительные реквизиты нужно печатать, если продавец точно знает, что перед ним представитель организации или ИП, например при предъявлении доверенности. В противном случае чек подотчетнику выдается как покупателю-физлицу.

Идентификация покупателя (клиента) как организации происходит на основании предъявляемой им доверенности на совершение расчетов от имени организации. Также важным фактором взаимодействия двух организаций является договор. В случае соблюдения указанных условий расчет осуществляется между организациями, и при таком расчете применяется одна единица ККТ и формируется один кассовый чек. При этом ККТ применяется лицом, которое оказывает услуги (продает товары, выполняет работы), с выдачей (направлением) кассового чека.

При этом, если продавцом достоверно не установлен статус лица как подотчетного (например, что могло быть достигнуто предъявлением подотчетным лицом доверенности), то ККТ продавцу следует применять в порядке, предусмотренном для расчета с покупателем - физическим лицом.

Кроме этого, в соответствии с Федеральным законом от 03.07.2018 N 192-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" реквизитный состав кассового чека, сформированного при осуществлении расчетов между организациями и (или) индивидуальными предпринимателями с использованием наличных денег и (или) с предъявлением электронных средств платежа, наряду с реквизитами, указанными в пункте 1 статьи 4.7 Федерального закона N 54-ФЗ, должен содержать, в частности, следующие реквизиты: наименование покупателя (клиента) (наименование организации, фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя) и идентификационный номер налогоплательщика покупателя (клиента). Данные положения вступают в силу с 01.07.2019.

Указание данных реквизитов в кассовом чеке позволит оформить расчет одним чеком с идентификацией обеих сторон в качестве организаций.

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в августе 2018 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Данная консультация прошла контроль качества:

Рецензент - Бушмелева Галина Владимировна, профессор кафедры «Бухгалтерский учет и АХД» ИжГТУ им. М.Т. Калашникова

Читайте также: