Выписка из штатного расписания для налоговой

Опубликовано: 15.05.2024

В некоторых случаях сотруднику организации может потребоваться выписка из штатного расписания. При ее составлении представитель работодателя должен соблюдать определенные правила.

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде. В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация. Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Куда может понадобиться выписка

Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.

Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.

Чем отличается выписка от копии

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е. регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования). Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Надо ли подавать заявление на получение выписки

В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.

Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки

Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.

В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким. Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.

Формат выписки

Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом. Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков. Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.

Если выписка состоит из нескольких листов

Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).

После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.

Кто делает выписку

Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Кто должен заверить выписку

Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.

Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.

Надо ли заверять печатью

Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2016 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.

Учет и регистрация выписки

Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

Сколько времени действует выписка

Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.

Образец выписки из штатного расписания

Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу.

В начале следует указать собственно название документа, затем напишите дату выдачи выписки и ниже – наименование организации (полное или сокращенное – обычно без разницы).
После этого переходите к основной части. Копируйте из штатного расписания только ту информацию, которая нужна в данном конкретном случае, т.е. название должности, структурное подразделение предприятия, количество штатных единиц на данной должности, подробные сведения о заработной плате.
Не лишним будет отметить и период действия выписки, а также по мере необходимости – организацию, для предоставления в которую она выдана.
Если штатное расписание содержит еще какие-то пункты, их также нужно включить в выписку.
В завершение бланк подписывается ответственными лицами и проштамповывается.

Выпиской считается документ, который оформляется в конкретной форме, при этом часть текста переписывается в точности с исходного документа. Запрос на выписку может исходить от проверяющих служб. При данном обстоятельстве заполнение этого документа должно быть согласно регламенту.

Любой трудящийся организации может попросить выписку путем оповещения в письменном виде (статья 62 ТК РФ). При оформлении выписки для сотрудника из штатного расписания, образец которой мы рассмотрим ниже, необходимо указать только информацию, которая имеет отношение к трудовой деятельности конкретного работника.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Для чего нужна?

Выписка нужна прежде всего для фиксации правильных данных о трудящемся. Ее могут запросить в следующих организациях:

в Пенсионном фонде;
в ФСС;
в налоговой или трудовой инспекции;
в суде при трудовых спорах.

Выписка заполняется на основании имеющегося штатного расписания на предприятии, которое составлено по утвержденной форме Т-3. После затребования документа каким-либо органом документ должен быть исполнен в течение пяти дней, если нет указания о срочности.

Образец бланка штатного расписания скачивайте здесь.

В штатном расписании находятся сведения о сотрудниках: перечисляются филиалы, а также должности и разряды работников, число сотрудников, ставка по тарифу для рабочего вместе с выплатами. Из этого документа и берут необходимые сведения о сотруднике.

Сведения о трудящемся актуальны пока действует штатное расписание, на основании которого составлена выписка. Срок хранения выписки в архиве организации – 5 лет, так же как и у штатного расписания.

Что такое штатное расписание читайте в нашей статье.

Форма, нюансы оформления

Согласно законодательству для выписок не существуют определенные формы бланков. Поэтому выписку допустимо оформлять сотруднику в произвольной форме. Только есть одно условие – в документе должны фигурировать нужные пункты и разделы.

Документ необходимо составлять в сокращенном варианте.

Это нужно для того, чтобы сохранялась конфиденциальность личной информации трудящихся. Но, так как данный документ не является государственной тайной, копировать из него допускается какую угодно информацию из главного раздела.

Помимо этого, возможно оформлять выписку из нескольких пунктов. Это происходит в том случае, если необходимо взять несколько частей, которые располагаются не по порядку.

В ходе данного действия, сотруднику, составляющему документ нужно следить, чтобы необходимая информация при копировании не искажалась в оригинале.

Можно составлять документ любым из трех вариантов, допустимых по закону:

ксерокопия;
скан-копия;
напечатанный на компьютере текст, который должен заверить специалист.

В документе должна присутствовать необходимая информация:

В верхнем левом углу должно стоять названия юридического лица. При этом, необходимо наименование прописывать полностью, а сокращенная форма запрещается.
Далее, чуть ниже идет наименование документа. Сюда же нужно внести его номер, а также число, когда он был оформлен.
После этого прописываются данные по расписанию в кратком виде: какой именно период брался за основу, а также срок действия документа. В этом же пункте ставится численность штата.
В главном разделе документа находится таблица расписания штата.
В начальной колонке прописывается наименование подразделения, а также определенный код, который носит данное юридическое лицо.
Вторая колонка нужна для наименования специальности. Здесь же необходимо уточнить ее разряд.
Третья графа нужна для фиксирования числа сотрудников, которые трудятся на этой должности.
Четвертый столбик служит для указания оклада, предполагаемого для выдачи сотруднику в течение года.

Согласно Постановлению Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г. выписка без прописанных окладов не является действительной.

Если сотрудник получал какие-либо дополнительные выплаты, то это стоит указать в пятой графе.

В шестом столбике должен быть зафиксирован общий показатель заработка сотрудника.

Следующая графа необходима, чтобы сделать примечания.

Данный документ необходимо подписать руководителю отдела кадров, либо иному специалисту, имеющему соответствующие полномочия. Выписку нужно предоставить сотруднику под роспись. В конце документ необходимо заверить главному бухгалтеру или начальнику предприятия.

Подписывать данный документ необходимо с указанием фамилии полностью, а также название должности.

Как правильно сделать выписку?

Выписка составляется с учетом определенных правил:

Необходимо вписать реквизиты с исходного документа – число, когда он был оформлен, а также номер регистрации.
Данный документ должен подписать тот же сотрудник, который подписывал и исходную бумагу.
Если начальник организации не подписывал главный документ, то он не имеет права ставить свою подпись и на выписке.
Оформленный документ в строгом порядке необходимо заверить уполномоченному специалисту. Данный специалист должен поставить свою подпись в знак того, что копия верна, а также необходимо наличие печати на документе.

Чаще всего на объектах есть необходимый локальный документ, в котором прописаны основные регламенты выдачи выписок. Обычно для выписок существует специальный бланк, на который нужно ориентироваться в ходе оформления документа. Если выписка необходима в самой организации, то заверению она не подлежит.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Если документ состоит из нескольких листов, которые требуется закрепить ниткой. После этого, узел нитки следует закрепить бумагой в форме небольшого квадрата и сверху написать о том, что копия верна, а также указать число прошитых страниц.

Кто выдает и срок действия выписки?

Выписки выдают обычно сотрудники, которых выбрал руководитель предприятия и написал приказ по этому поводу. Обычно такими людьми оказываются работники отдела кадров. Каждый раз при осуществлении выдачи выписки, данная информация заносится в определенный журнал учета.

Срок действия выписки ограничивается одним годом. Также один год действует и исходный документ расписания штата. Документы находятся в архиве до пяти лет.

Справка о штатном расписании

Справка о штатном расписании необходима для того, чтобы отслеживать имеющиеся движения по штатному расписанию в течение определенного срока.

В данной справке может содержаться информация о том, сколько специалистов присоединилось в штат за определенный период, а сколько единиц было выведено из штата.

Составляет данный документ обычно руководитель отдела кадров и предоставляет его для утверждения руководителю организации. На справке должны стоять две подписи в итоге: начальника организации и руководителя отдела кадров.

Пример справки о штатном расписании можете скачать здесь бесплатно.

Как составить штатное расписание в программе 1С смотрите в видео-ролике:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Выписка из штатного расписания — это документ, который содержит должностные сведения об одном или нескольких работниках организации без указания личных данных, необходим для предоставления в различные ведомства.

Что собой представляет выписка

Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, который разрабатывает кадровая служба. В нем записываются сведения о структуре организации, должностях работников, окладах. Перечень должностей оформляется в виде сводной таблицы работником отдела кадров или компетентными лицами предприятия, утверждается руководителем.

Перечень профессиональных единиц составляется по форме Т-3 либо произвольно, обновляется при изменении информации о штате и зарплате сотрудников. Действует не более 1 календарного года.

Сведения о должностном составе являются внутренней информацией любого предприятия, поэтому для различных ситуаций используют выписку. Она представляет собой определенную выборку из общего перечня должностей организации.

Отличия от копии и от самого штатного расписания

Копия выполняется с исходника и полностью ему идентична. В выписке содержится только необходимая часть оригинального локального нормативного документа. Законодательно не регламентируется форма, по которой выдается выписка из штатного расписания на текущую дату, поэтому ее составляют произвольно либо используют исходную табличную форму основного документа.

Допускается сделать копию исходника путем сканирования, в этом случае документ заверяют следующим образом:

делают надпись «Верно»;
вписывают должность уполномоченного лица;
ставят подпись с расшифровкой и текущую дату.

Кто и для чего ее может запросить

Выдается конкретным сотрудникам для предъявления в государственные учреждения:

Для этого обращаются в кадровую службу предприятия, но обязаны ли работникам предоставлять выписку из штатного расписания, если сотрудник не уточняет, для чего она требуется? Да, по закону это не является причиной для отказа в ее выдаче.

Также подобная справка понадобится непосредственно предприятию как юридическому лицу для предоставления:

в налоговую службу;
в трудовую инспекцию;
в Пенсионный фонд;
в Фонд социального страхования;
в комиссию по организации тендерных мероприятий;
при вступлении в СРО (саморегулируемую организацию).

Кто и в какие сроки ее готовит

Документ по запросу готовит сотрудник кадрового отдела. Он отвечает за правильное предоставление информации о наименовании должностей и количестве должностных единиц. Бухгалтер несет ответственность за актуальное отображение в справке финансовых сведений об окладах, надбавках. В документе ставят подписи все участвующие должностные лица: кадровик, начальник отдела кадров и бухгалтер. Если предприятие не располагает службой кадрового учета, то ее функцию в этой ситуации выполняет руководитель.

Если работник подал заявление на выписку из штатного расписания, то начиная с этого момента ее обязаны предоставить в течение трех дней. Это общее правило выдачи заверенных документов, связанных с трудовыми отношениями.

Как ее оформить

Утверждена официальная форма (Т-3) постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004. Однако работодатель исходя из условий работы и потребностей предприятия вправе изменить ее содержание или использовать произвольный вид.

Если кадровый отдел применяет в работе форму Т-3, то она содержит ряд обязательных данных:

в верхнем поле записывают наименование работодателя (в полном и сокращенном виде);
заголовок, обозначающий вид документа;
дата выпуска документа;
номер приказа, например: «Утверждено приказом №03 от 06 июня 2020 г.»;
срок действия, например: «Вступило в действие с 06 июня 2020 г.»;
основная часть, которая содержит сведения о позиции из исходного документа;
подписи уполномоченных лиц.

В случае выдачи документа по заявлению от конкретного сотрудника сведения указывают только о нем одном. Работник ставит подпись наряду с другими лицами.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить штатное расписание. Используйте эти инструкции бесплатно.

Образец

Примерный образец документа, составленного в произвольной форме, выглядит так:

Выписка из штатного расписания за 11.01.2021

ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

Кол-во штатных единиц

Месячный фонд заработной платы

Преподаватель верховой езды

Для предоставления сведений о кадровом составе организации в государственные службы составляется выписка из штатного расписания, подтверждающая наличие сотрудников, по форме Т-3. Поля таблицы заполняются с учетом необходимой информации. Если бухгалтерские сведения о тарифных ставках и надбавках не требуются, то графы оставляют пустыми.

Еще один образец, как оформить выписку из штатного расписания по форме Т-3:

Надо ли как-то заверять выписку

Документ заверяется путем обязательного проставления подписей уполномоченными лицами предприятия: руководителем организации или исполняющим его обязанности, работником отдела кадров, начальником кадровой службы, если такая имеется, бухгалтером и самим сотрудником.

Ставить печать необязательно, но если штампы в организации используются, то бланк следует завизировать, как и прочие документы компании.

2002 г. - технический университет МГТУ (г.Магнитогорск) по специальности "Промышленная автоматика и системы управления", с 2002 года - инженер-проектировщик в проектной организации. 2012 г. - специалист по кадровому учету в сфере малого бизнеса

Прежде всего, необходимо разобраться с терминами. Выписка – это документ, оформленный в установленном порядке с точным воспроизведением части документа, с которого она делается. Выписку делают в том случае, если копию документа не целесообразно по каким-либо причинам выдавать на руке запрашивающей стороне.

Штатное расписание – это внутренний документ, по кадровому составу, отображающий сведения о структуре, составе и штатных единицах в количественном виде по всей организации, и естественно, ставки и фонд заработной платы. Штатное расписание вводится приказом по организации. Традиционно его составляют не более чем на год.

Штатное расписание ↓
Выписка ↓
Правила составления выписки ↓
Соответствие выписки оригинальному расписанию ↓
Образец заполнения ↓
Вопросы ↓
Кто может запрашивать выписку из штатного расписания ↓
Нужно ли указывать структурное подразделение в штатном расписании ↓
Можно ли указывать в штатном расписании вакантные должности ↓
Можно ли изменять унифицированную форму ↓
Какая процедура составления штатного расписания и выписки в филиалах ↓

Штатное расписание

Унифицированная форма штатного расписания Т-3 (постановление Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26). Эта форма необязательна к применению в организации, но в то же время имеет все необходимые реквизиты, легка в заполнении и использовании на практике.

Штатное расписание по форме имеет следующие требования к заполнению:

Обязательные реквизиты, или шапка документа. Эта часть документа должна содержать: название предприятия, краткие реквизиты, номер, дату составления и утверждения, период действия.
Основная часть. Состоит из следующих граф для заполнения: наименование и код структурного подразделения; должность или квалификация работника; штатные единицы в количественном составе; тарифные ставки, надбавки и всего; примечания.
Подпись, должность и ФИО.

Выписка

Нет четких правил для выписок из любых документов. Поэтому следует опираться на требования к заполнению унифицированной формы штатного расписания и на общие требования выписки из документа.

Порядок составления выписки из штатного расписания:

В выписке должны быть воспроизведены все реквизиты штатного расписания, только перед «наименованием документа» ставится слово «выписка». Пример, вместо слова «Штатное расписание», пишется «Выписка из штатного расписания».
Обязательно должна содержать регистрационный номер и дату оригинального документа – штатного расписания, но ни в коем случае, дату выписки и ее номер.
Руководитель, утверждающий расписание, не подписывает выписку. В конце выписки прописывается должность, инициалы и фамилия должностного лица, подписавшего само штатное расписание.
Выписка из любого документа приравнивается к копии обычного документа. Для придания выписке легитимности ее заверяют печатью и ставят отметку о заверении копии документа.

Правила составления выписки

Организация обычно регламентирует правила составления выписки своими локальными актами. Зачастую выписку составляют на бланке предприятия. Если вводная часть в документе отсутствует, то пишут нужный фрагмент, к примеру, ПРИКАЗЫВАЮ и т.д.

Также многие рекомендуют писать между должностью и Ф.И.О. слово подпись, хотя такая рекомендация не закреплена ни в одном нормативном документе, и по сути, можно считать ее лишней, т.к. любой документ регистрируется только после его подписания.

Соответствие выписки оригинальному расписанию

Если выписка из штатного расписания будет использоваться исключительно внутри предприятия, то заверять ее печатью не следует.

Образец заполнения

Шапка документа должна содержать наименование документа и дату его издания: «Выписка из ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ за 01 февраля 2015 г.»
Наименование организации издавшей выписку: «ООО «АБВГ».
Далее, заполняются графы в точном соответствии со штатным расписание:
- Структурное подразделение: «Администрация».
- Код, при наличии: «001».
- Должность: «Директор по производству».
- Количество штатных единиц: «1».
- Оклад (тарифная ставка), руб.: «10000».
- Надбавка, при наличии: «5000».
- Месячный фонд заработной платы, руб.: «15000».
- Примечания.
Должность, и расшифровка подписи (ФИО).
Заверительная «мокрая» печать и надпись.

Вопросы

Нужно ли указывать Ф.И.О. сотрудника? Штатное расписание сугубо обезличенный документ. В нем не пишется фамилия сотрудников, так как сотрудник может уволиться. Штатное расписание содержит информацию только о должности и окладе. Работник назначается на должность, на основании штатного расписания. Тоже касается выписки, в ней не указывается фамилия и инициалы сотрудника.

Кто может запрашивать выписку из штатного расписания

Выписку могут запросить проверяющие органы. В таком случае выписка должна быть оформлена по всем правилам. На основании норм ст. 62 ТК РФ сотрудник любой организации имеет право запросить выписку через письменный запрос.

При выдаче, выписка должна содержать исключительно сведения только о его должности и полагающихся выплатах. Сведения о других сотрудниках в такой выписке не указываются и не допускаются на основании положений ст. 88 ТК РФ, в которой гарантирована защита персональных данных в части ее передачи.

Выписку может направлять в структурные подразделения головное предприятие. Обычно головное предприятие формирует и утверждает штатное расписание, затем рассылает выписки по своим подразделениям.

Нужно ли указывать структурное подразделение в штатном расписании

Если проверяющие органы, запрашивают выписку из расписания, то они смотрят не только налогооблагаемую базу, но и структуру предприятия. Штатное расписание четко должно отображать структуру и подчиненность, которая существует на предприятии. Структурное подразделение также должно фигурировать в выписке.

Можно ли указывать в штатном расписании вакантные должности

Ответ однозначный не только можно, но и нужно. На самом деле нельзя принять человека, если нет вакантной должности.

Можно ли изменять унифицированную форму

Такая форма не имеет многих граф, которые хотели бы видеть предприятия. Но форма Т-3 имеет всего лишь рекомендательный характер. Поэтому если надо внести изменения, вносите. К примеру, если используется «вилка» окладов, то ее можно внести, что также отображается в выписке.

Какая процедура составления штатного расписания и выписки в филиалах

Если предприятие имеет структурные подразделения, без создания юридического лица, то все понятно, штатное расписание едино и выписки из него рассылаются по подразделениям. Но если предприятия имеет филиалы или представительства, то предприятие вправе решать этот вопрос самостоятельно.

В учредительных документах или в доверенности направо управление филиалом, обычно отображается такая информация. Т.е. и выписка создается из этих соображений, если подразделение самостоятельно в создании штатного расписания, то оно и выдает выписку. Если расписание создается головным предприятием на все подразделения, то выписку оно и выдает.

Выписка из штатного расписания — это документ, содержащий часть информации о структуре организации, конкретных отделах или должностях, предусмотренных для них количествах трудовых единиц, окладе и надбавках сотрудников.

Вычет за учебу ребенка: документы и правила получения
Как расшифровываются категории годности к военной службе
Как рассчитать человеко-часы
Как проверить, есть ли задолженность по налогам
Сокращение рабочего дня при высокой температуре воздуха

Нормативная база

Штатное расписание — обязательный локальный нормативный акт в организации, содержащий информацию о разделении труда, структуре компании, количестве трудовых единиц по должностям и оплате труда сотрудников. Информация из «штатки» предоставляется частично в двух случаях: если исходный документ имеет большой объем или содержит сведения, которые компания не хочет раскрывать вследствие их конфиденциальности или по иным причинам (размер оплаты труда составляет коммерческую тайну и т.д.).

Работодатель по ст. 62 ТК РФ обязан выдать работнику по запросу копии документов, связанных с работой, данные из «штатки» требуются и в других случаях. Выдается выписка или копия выписки из штатного расписания, если это допускается органом, компанией, куда предоставляется документ.

Кому и когда понадобится инфомация из ШР

Случаи, когда требуется информация из ШР:

работнику для обращения в суд, государственные органы (ФСС, инспекцию труда);
организации для участия в торгах, вступления в саморегулируемую организацию;
организации для предоставления в суд, надзорным органам (ФНС, трудовой инспекции), в Пенсионный фонд и т.д.;
в сторонние организации для СОУТ (проведения оценки условий труда).

Последний случай вызывает вопросы на практике. Перечень сведений для СОУТ в законе не установлен, но стандартный список у организаций, проводящих оценку, включает сведения из ШТ. Формат предоставления информации оговаривается в договоре, размер оплаты труда для оценки условий труда значения не имеет. Руководитель вправе разработать бланк без окладов, согласовать его с компанией, проводящей СОУТ, и предоставить для проведения оценки условий труда. Вакантные единицы допускается не указывать, такое мнение высказывает Роструд РФ, но его поддерживают не все отделения ведомства и суды. Этот вопрос решается работодателем самостоятельно с учетом позиции конкретного территориального органа и судебной практики в регионе.

Кто и как ее оформляет

Законодательством не установлены правила составления, унифицированный бланк не введен. Форма Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004, сейчас обязательной не является, но ее использование для разработки собственных бланков допускается.

Оформлением занимаются работники, которым в соответствии с должностными инструкциями поручено кадровое делопроизводство:

специалист отдела кадров;
секретарь;
офис-менеджер;
юрисконсульт, бухгалтер, заместитель директора, если предприятие небольшое.

Если в локальных нормативных актах не установлены правила, как делается выписка из штатного расписания, используется стандартный порядок:

сначала указывается полное наименование работодателя, в левом верхнем углу;
ниже идет название документа, дата составления;
основная часть для удобства копирует вид «штатки», то есть излагается в таблице, в ней указываются: структурное подразделение, отдел, должность, количество единиц, заработная плата (в некоторых случаях не указывается);
визирует документ руководитель;
далее идет отметка об ознакомлении работником под роспись, если документ выдается ему.

Информация должна полностью соответствовать «штатке»; если документ составляется на нескольких листах, он прошивается и нумеруется, на месте прошивки ставятся подписи, количество листов и дата.

Срок предоставления работнику по письменному заявлению — три рабочих дня по ст. 62 ТК РФ. Срок предоставления в сторонние организации и государственные органы определяется по договору или запросу.

Образцы

Образец, как выглядит выписка из штатного расписания:

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»

Выписка из штатного расписания на 26.10.2020

Читайте также: