Упаковка багажа командировочные расходы налоговый учет

Опубликовано: 11.05.2024

Услуги

Вопрос. Можно ли отнести затраты на аренду камеры хранения и проезд автобусом по городу к командировочным расходам, если да будут ли они облагаться налогами?

Ответ.

Налог на прибыль.

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Налогового кодекса РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы, в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором (п. 1 ст. 252 НК РФ).

К прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся в том числе (пп. 12, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ):

- расходы на командировки;

- другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.

Документальным подтверждением расходов на упаковку багажа должен быть документ, содержащий все обязательные реквизиты первичного документа, определенные ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Что касается экономической обоснованности, то необходимо иметь в виду следующее. Как неоднократно указывалось контролирующими органами (см., например, Письма Минфина России от 21.03.2017 N 03-03-07/16259, от 25.04.2016 N 03-03-06/1/23681), обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности. В Определении Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 N 320-О-П указано, что нормы, содержащиеся в абз. 2 и 3 п. 1 ст. 252 НК РФ, не допускают их произвольного толкования, поскольку требуют установления объективной связи понесенных налогоплательщиком расходов с направленностью его деятельности на получение прибыли. То есть налогоплательщику необходимо указать в локальном акте (положении о командировках, приказах и т.п.) о целесообразности оплаты рассматриваемых услуг для обеспечения должной сохранности документов и имущества организации.

Таким образом, если обязанность компенсировать работнику расходы зафиксирована внутренними документами, то эти расходы являются экономически обоснованными с точки зрения налога на прибыль.

Из выше сказанного следует, что если данный расход (камера хранения) экономически обоснован, тогда его можно принять в расчет по налогу на прибыль.

НДФЛ, страховые взносы рассмотрим на примере упаковки багажа.

Вопрос обложения возмещения затрат на упаковку багажа работнику страховыми взносами и НДФЛ также должен рассматриваться в зависимости от квалификации данных расходов.

При компенсации личных расходов работника, произведенных во время командировки, необходимо учитывать следующее.

В соответствии с положениями абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 и абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ и страховых взносов все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

По нашему мнению, если возмещение расходов работника на упаковку багажа предусмотрено локальным актом организации и связано с интересами организации, в частности, с обеспечением сохранности имущества, можно считать, что данные расходы произведены с ведома работодателя и не образуют экономической выгоды у физического лица. В противном случае возмещение указанных расходов подлежит налогообложению НДФЛ как доход в натуральной форме в соответствии с п. 2 ст. 211 НК РФ. Также для примера, когда схожие выплаты (расходы на камеру хранения) были признаны не подлежащими налогообложению, можно привести Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 16.01.2014 по делу N А27-6171/2013, ФАС Дальневосточного округа от 16.06.2014 N Ф03-1879/2014 по делу N А73-9809/2013.

Однако Минфином России высказывалась и противоположная позиция: если расходы не поименованы в перечне выплат, не облагаемых НДФЛ, то его следует удержать (Письмо Минфина России от 24.08.2007 N 03-04-06-02/164).

Таким образом, если компенсация расходов работника, непосредственно связанных с командировкой, произведена в интересах работодателя, предусмотрена ЛНА, а также подтверждена документально, то сумма компенсации поименованных расходов не подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ.

Что такое иные командировочные расходы

Законодательно их перечень не установлен. А значит, компания вправе определить его самостоятельно, закрепив, например, в положении о служебных командировках. Вот примерный образец:

« Положение о командировках

…7. Компенсация иных расходов за период однодневной командировки

На основании ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации за период однодневной командировки работникам возмещаются документально подтвержденные расходы, связанные с командировкой и понесенные с разрешения работодателя, а именно:

- расходы на мобильную связь в размере, не превышающем 1000 руб. в сутки;

- расходы на парковку, если работник едет в командировку на личном транспорте;

- расходы на хранение багажа в камерах хранения на вокзалах или в аэропортах;…»

Статья: Однодневные командировки: оформление и оплата (Кравченко И.В.) ("Главная книга", 2018, N 15)

Из этого следует, что если в ЛНА организации прописана компенсация расхода за камеру хранения, то данные выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Расход на проезд городским транспортом можно учесть при расчете налога на прибыль, данный вывод подтверждает письмо ФНС России от 12.07.2011 №ЕД -4-3/11246.

В том случае, если коллективным договором или другим локальным актом будет закреплено положение о возмещении расходов на проезд городским транспортом в черте города (населенного пункта) от места проживания в гостинице до месторасположения организации в период нахождения работника в командировке, то, по мнению ФНС России, подобные затраты могут учитываться в целях налогообложения прибыли как командировочные расходы в составе прочих расходов, если соблюдены критерии п. 1 ст. 252 Кодекса.

Перечень командировочных расходов открыт. В связи с этим затраты, которые в пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не указаны, но связаны с командировкой, как правило, можно включить в состав командировочных расходов. Например, можно учесть следующие документально подтвержденные расходы:

• расходы на такси в командировке (Письма Минфина России от 25.03.2020 N 03-03-07/23568, от 02.03.2017 N 03-03-07/11901);

• расходы на аренду автомобиля для проезда работника в месте проведения командировки (Письмо Минфина России от 29.11.2010 N 03-03-06/1/742);

• расходы на проезд городским общественным транспортом в командировке (Письмо ФНС России от 12.07.2011 N ЕД-4-3/11246);

• расходы на оплату услуги по выбору места в самолете. Для их отнесения на командировочные расходы предусмотрите в локальном нормативном акте, что организация возмещает эти расходы командированным сотрудникам (Письмо Минфина России от 25.12.2019 N 03-03-06/1/101535);

• расходы на сервисные сборы (Письма Минфина России от 20.05.2015 N 03-03-06/2/28976, от 21.11.2007 N 03-03-06/1/823).

Готовое решение: Как учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль (КонсультантПлюс, 2021)

Облагается ли НДФЛ сумма возмещенных работнику расходов на проезд в метро в командировке

Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) доходы физических лиц при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы.

В доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Также не облагаются НДФЛ все виды установленных законодательством компенсационных выплат, связанных с исполнением трудовых обязанностей.

К не облагаемым НДФЛ суммам, по мнению Минфина России, можно отнести и сумму возмещения работнику стоимости проезда в период нахождения в командировке (Письмо Минфина России от 27.06.2012 N 03-04-06/6-180).

Облагается ли страховыми взносами сумма возмещенных работнику расходов на проезд в метро в командировке

В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ плательщиками страховых взносов признаются страхователи в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в том числе лица, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам:

• физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями.

На основании пп. 2 п. 1 и п. 2 ст. 422 НК РФ не облагаются взносами установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные с выполнением физлицом трудовых обязанностей. При оплате расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 1 ст. 217 НК РФ, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения, пересадок, на провоз багажа.

В силу пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Закон N 125-ФЗ) не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

На основании п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ при оплате страхователями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Таким образом, приходим к выводу, что в целях исчисления налога на прибыль документально подтвержденные затраты работника на проезд в метро в командировке учитываются как прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.

В целях исчисления НДФЛ и страховых взносов указанные суммы не подлежат обложению при наличии подтверждающих документов.

Вопрос: Как учесть возмещение работнику расходов на проезд в метро в командировке? (Консультация эксперта, 2021)

Из данной консультации следует, что НДФЛ и страховыми взносами компенсация на проезд на общественном транспорте не подлежат обложению при наличии подтверждающих документов.

Для того чтобы уменьшить притязания со стороны налогового органа Вам необходимо прописать данные расходы (камера хранения и проезд на общественном транспорте) в локально нормативных актах организации.

Разъяснение дано в рамках услуг «ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ» бухгалтером-консультантом ООО НТВП «Кедр-Консультант» Петровой Натальей Борисовной в феврале 2021 г.

При подготовке ответа использована СПС КонсультантПлюс.

Данное разъяснение не является официальным и не влечет правовых последствий, предоставлено в соответствии с Регламентом ЛИНИИ КОНСУЛЬТАЦИЙ (www.ntvpkedr.ru).

Данная консультация прошла контроль качества:

Рецензент: Селезнева Ирина Ахматясавиевна, доцент кафедры бухгалтерского учета, финансов и аудита ФГБОУ ВО Ижевская ГСХА

Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

Командировочное удостоверение;
Служебное задание;
Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Конечно, вы без всякой регистрации можете покупать билеты, узнавать расписания, бронировать отели и т.п.

Но после регистрации все это станет удобнее и быстрее.

В любой момент вы сможете

распечатать бланк заказа или маршрутной квитанции,
заказать звонок оператора и т.п.,
посмотреть историю заказов.

Личный кабинет мы сделали совсем недавно. Уже скоро его возможности ощутимо расширятся.

Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан возместить расходы сотрудника на проезд к месту командировки (статья 168). В пункте 11 другого нормативного документа — Положения о служебных командировках — указывается, что возмещаются и другие расходы, которые работник производит с разрешения или ведома работодателя. Мы собрали список транспортных расходов, компенсация которых вызывает вопросы и у командированных, и у бухгалтеров, и постарались найти на них ответы.

Дорога к аэропорту или ж/д вокзалу

Как сказано выше, оплата дороги до места командировки — забота компании. И некоторые могут спросить: считается ли проезд в командировку с момента посадки на поезд или в самолет или раньше? Таким образом, должна ли компания оплатить сотруднику дорогу до аэропорта или вокзала?

Если обратиться к Положению о служебных командировках, то пункте 12 уточняется, что в расходы на проезд к месту командировки входит дорога к аэропорту, станции или пристани, при условии, что они находятся за пределами населенного пункта. Сотрудник может добираться туда на автобусе, маршрутке, поезде или судне. Технически сюда можно отнести метро и аэроэкспресс.

Многие предпочитают ехать в аэропорт на такси или арендованном авто (каршеринг), и их можно понять. Организация может компенсировать сотруднику стоимость поездки, при условии, что эти траты экономически обоснованны и имеют документальное подтверждение. Разъяснение можно найти в Письмах Министерства финансов РФ от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223, от 11.07.2012 № 03-03-07/33.

Чтобы отчитаться о поездке на такси, работнику надо получить от водителя чек ККТ или квитанцию бланка строгой отчетности. Список реквизитов, которые должны быть в квитанции. Отправленный на имейл чек также подтвердит траты. Его надо распечатать и сдать в бухгалтерию с отчетом.

Проезд по городу во время командировки

Командированный приехал в место назначения. Каждый день от гостиницы ему нужно добираться до места проведения работ. Возместит ли работодатель стоимость поездок и какой именно транспорт может использовать сотрудник? Давайте разберемся.

Трудовой кодекс или Положение о служебных командировках напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки на городском транспорте во время командировки. Однако организация вправе прописать соответствующий пункт во внутреннем документе — регламенте о командировках или коллективном договоре. Это следует из письма Федеральной налоговой службы России от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246 «О порядке признания отдельных видов расходов, связанных со служебной командировкой работника».

Если говорить про такси во время командировки, то, например, поездку от аэропорта к отелю и обратно можно зачесть как «проезд к месту командировки». Но эти расходы должны быть обоснованы и сопровождены соответствующими документами.

Что касается дороги от гостиницы к месту выполнения служебного поручения, то любая организация предпочтет, чтобы сотрудник (если, конечно, это не топ-менеджер) ездил на общественном транспорте. Другой вопрос, если в населенном пункте с транспортом туго или рядом нет остановок. Этот вопрос решается на усмотрение работодателя.

Если речь идет о топ-менеджменте, то компания может разрешить сотрудникам с определенным статусом использовать такси, заранее прописав это локальном нормативном акте — регламенте о командировках.

Постельное белье и питание в поезде

В соответствии с пунктом 12 Положения о служебных командировках, постельные принадлежности включены в список возмещаемых расходов по командировке. А вот дополнительное питание в поезде, которое не входит в стоимость билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане прикладывать к авансовому отчету смысла нет.

Платный выбор места в салоне самолета

Сидеть у иллюминатора или вытянуть ноги в кресле возле аварийного выхода. За выбор места в салоне многие авиакомпании берут дополнительную плату. Оплатит ли эту прихоть работодатель?

Согласно статье 264 Налогового кодекса РФ, в расходы на командировку включаются стоимость дороги в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи, включая плату за смену места в самолете. Выбрать и оплатить конкретное сиденье в салоне можно на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо сдать вместе с авансовым отчетом.

Бензин и платная парковка для автомобиля

Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина и технического обслуживания автомобиля во время поездки. Для отчета о расходах командированному необходимо сохранять чеки на топливо с автозаправок, а также чеки на обслуживание в автосервисах.

Стоимость платной парковки можно учесть как расходы на содержание служебного транспорта — если ссылаться на подпункт 11 первого пункта статьи 264 Налогового кодекса РФ, а также Постановление ФАС Северо-Западного округа от 06.10.2011 г. №А05-11805/2010 и Письмо Министерства финансов РФ от 27.04.2006 г. № 03-03-04/1/404. Если использовался личный автомобиль командированного, чтобы избежать споров с налоговиками, считать траты на стоянку лучше по нормам, указанным в Постановлении № 92 от 08.02.2002 года.

* Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье.

Нет времени читать?

Рассмотрим, что такое командировочные расходы, их особенности, какими нормативно-правовыми актами установлены правила оформления и учета основных затрат в командировочных.

Виды командировочных расходов

Командировочные расходы — это отдельный вид затрат учреждения, которые возникают в случае направления работника в служебную командировку. По закону, вне зависимости от целей командирования, работодатель обязан компенсировать понесенные издержки сотрудника. Состав расходов, которые подлежат возмещению, определен в ст. 168 ТК РФ:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником в служебных целях с разрешения или ведома работодателя.

Командировочные расходы выплачиваются сотруднику авансом (п. 10 Постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 №749 (далее Постановление №749)).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов

Порядок и размер возмещения командировочных расходов определен в статье 168 ТК РФ:

в федеральных учреждениях нормы определяются нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации;
в государственных органах субъектов Российской Федерации — нормативными правовыми актами органов местного самоуправления;

Суточные

Согласно п. 11 Постановления №749 суточные подлежат выплате:

за каждый день нахождения сотрудника в командировке;
за дни командировки, приходящиеся на выходные и праздники;
за дни нахождения в пути и дни вынужденной остановки в пути;
за дни больничного, если работник заболел во время командировки.

Специальных требований или ограничений на трату суточных нет.

Согласно п. 1 Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 №729 норма суточных за каждый день командировки для учреждений государственного сектора составляет 100 руб.

Однако существуют нормативы, при которых суточные не признаются доходом (п. 1 ст. 217 НК РФ). Норма суточных не подлежащая обложению НДФЛ и страховыми взносами по территории РФ — 700 руб., по территории иностранного государства — 2 500 руб.

Сотрудники отправлен в командировку на 4 дня в пределах РФ. Сотруднику за каждый день командировки положены суточные в размере 1000 руб.

Таким образом, всего сотруднику положено 4000 руб. (4 дня х 1 000 рублей). Из них: 2 800 руб. не являются доходом (4 для х 700 руб.), 1 200 руб. подлежат исчислению НДФЛ и страховых взносов.

Если работник направлен в однодневную командировку, работодатель производить компенсацию суточных не обязан. Суточные не выплачиваются, если работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства.

Проезд

Работодатель компенсирует затраты на проезд командированного сотрудника в случаях:

передвижения к месту командирования и обратно;
передвижения между разными населенными пунктами в пределах командировки;
передвижения к месту командирования от аэропорта, станции, пристани и обратно в случае нахождения их за чертой населенного пункта.

Сотрудник, направленный в командировку, может пользоваться любым видом транспорта, кроме такси. Но учреждение может установить ограничения или рекомендации в локальных нормативных актах по выбору транспорта.

Найм жилого помещения

Найм жилья включает в себя аренду жилья или гостиничного номера. Расходы по найму жилья возмещаются сотруднику за каждый день командировки (включая нерабочие праздничные и выходные дни), а также в случае временной нетрудоспособности. Возмещению не подлежат дни, когда сотрудник находился на стационарном лечении (п. 25 Постановления №749). В случае предоставления бесплатного жилого помещения расходы по найму жилья не возмещаются.

Отчитываемся за командировочные расходы

По возвращению из командировки сотрудник должен отчитаться за полученный аванс денежных средств или получить компенсацию за произведенные расходы. Таким документом служит авансовый отчет (форма по ОКУД 0504505). Отчет предоставляется в течение трех дней после возвращения из командировки. Сроком предоставления также может служить день, на который выдан аванс.

Также сотрудник должен предоставить следующие документы:

по проезду — подтверждающими документами являются билеты, чеки, квитанции, электронные квитанции;
по найму жилого помещения — квитанция из гостиницы или договор найма жилого помещения;
по прочим затратам — чеки, товарные чеки, квитанции, накладные и иные документы;
суточные — специального документа не требуется, подтвердить количество дней можно по билетам.

Отражение в бухгалтерском учете

Отражение командировочных расходов необходимо отражать на следующих счетах бухгалтерского учёта (Приказ Минфина от 08.06.2018 №132н):

суточные — субсчет 0 208 12 000 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в денежной форме»;
компенсация за использование в командировке личного транспорта — субсчет 0 208 22 00 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате транспортных услуг»;
проживание и проезд — субсчет 0 208 26 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».

КОСГУ

Счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» применяется с указанием КОСГУ (п. 21 Инструкции №157н, п. 13.6, 14.6 Приказ Минфина РФ от 29 ноября 2017 г. N 209н)

567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;
667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».

Для отражения в бухгалтерском учете государственного учреждения применяются следующие подстатьи КОСГУ:

212 («Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме») – суточные;
222 («Транспортные услуги») – компенсация за использование личного транспорта;
226 («Прочие работы, услуги») – оплата проезда, найма жилого помещения, прочих затрат.

В части кодов вида расхода применяются следующие:

КВР 112 — бюджетные учреждения;
КВР 122 — государственных (муниципальных) органов;
КВР 134 — военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания;
КВР 142 — внебюджетных фондов.

Проводки

В бухгалтерском учете государственного учреждения используются следующие проводки, указанные в таблице 1.

Таблица 1. Проводки при учете командировочных

Содержание операции	Дебет	Кредит
Выдача денежных средств из кассы:
Суточные	0 208 12 567	0 201 34 610
За использование личного транспорта	0 208 22 567	0 201 34 610
На проезд и найм жилого помещения	0 208 26 567	0 201 34 610
Перечисление денежных средств на банковскую зарплатную карту
Суточные	0 208 12 567	1 305 04 212 (0 201 11 610)
За использование личного транспорта	0 208 22 567	1 305 04 222 (0 201 11 610)
На проезд и найм жилого помещения	0 208 26 567	1 305 04 226 (0 201 11 610)
Расходы на основании авансового отчета:
Суточные	0 401 20 112 (0 109 ХХ 112)	0 208 12 567
За использование личного транспорта	0 401 20 222 (0 109 ХХ 222)	0 208 12 567
Отражены в учете проезд и найм жилого помещения на основании авансового отчета	0 401 20 226 (0 109 ХХ 226)	0 208 12 567

В состав расходов по принятию НДС включаются расходы по оплате проезда и найм жилого помещения (п. 7 статьи 171 НК России).

В государственных учреждениях при принятии НДС необходимо учитывать следующие особенности:

казенные учреждения — входной НДС к вычету не принимается, учитывается в стоимости услуг (п. 2 ст. 146 НК РФ);
бюджетные и автономные учреждения — если расходы произведены за счет средств приносящей доход деятельности и учитываются учреждением при расчете налога за прибыль, то входной НДС принимается к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Автор: Сергей Сверчков,
методист Департамента проектов внедрения и консалтинга компании «ГЭНДАЛЬФ»

Вопросы на тему ЕНВД

Вопросы на тему налоги

Вопросы на тему НДС

Вопросы на тему УСН

Вопросы на тему налоги

Вопросы на тему НДС

Вопросы на тему УСН

Публикации на тему сборы ЕНВД

Публикации на тему сборы

Публикации на тему налоги

Публикации на тему НДС

Публикации на тему УСН

Вопросы на тему ЕНВД

Вопросы на тему сборы

Вопросы на тему налоги

Вопросы на тему НДС

Вопросы на тему УСН

"Экономико-правовой бюллетень", 2005, N 9

Вопрос: Руководителем образовательной организации подписана докладная записка об оплате при командировке стоимости провоза и упаковки при авиаперевозках багажа, необходимого для выполнения служебных обязанностей сотрудника (учебно-методические материалы для выдачи слушателям семинара). Бухгалтер требует, чтобы на квитанции за упаковку было указано, что это "груз организации". Если такого указания нет, то расходы не компенсируются. Правомерно ли это?

Если командированный сотрудник везет личный багаж, должны ли возмещаться затраты на упаковку багажа в этом случае?

Ответ: Прежде всего отметим, что по смыслу положений Налогового (пп. 12 п. 1 ст. 264) и Трудового (ст. ст. 167 - 168) кодексов под командировочными расходами следует понимать личные затраты работника, понесенные им в служебной поездке (питание, проезд, проживание и т. п.). В этой связи расходы на упаковку и провоз груза, принадлежащего организации, к командировочным не относятся.

Нам представляется, что их следует считать затратами организации и учитывать в составе расходов по иным основаниям, например как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Соответственно и выдачу наличных денег работнику для оплаты данных затрат следует оформлять не как командировочные, а как иные хозяйственно-операционные расходы (п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 09.10.2002 N 40).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для принятия в состав расходов, уменьшающих прибыль для целей налогообложения, затраты должны соответствовать следующим критериям:

1) экономическая обоснованность;

2) документальное подтверждение;

3) связь с деятельностью, направленной на получение дохода.

Соответствие последнему критерию легко подтвердить программой семинара, утвержденной внутренним распорядительным документом образовательной организации (программа должна подтверждать, что такие-то материалы подлежат выдаче слушателям в процессе проведения семинара).

Экономическая обоснованность таких затрат также очевидна - организация не сможет полноценно выполнить свои обязательства перед клиентами, если не довезет необходимые для семинара материалы в целости и сохранности. Подтверждением необходимости таких затрат как раз и является письменное распоряжение руководителя об оплате расходов по провозу и упаковке.

Документальным подтверждением являются документы, подтверждающие факт совершения расходов, - чеки, счета, квитанции и т.п. На наш взгляд, если работник приложит к авансовому отчету квитанцию (или чек) о произведенных расходах, этого будет вполне достаточно.

Таким образом, требование бухгалтера является излишним. Отметим также, что оно вряд ли выполнимо. Судя по тексту вопроса, командированный работник пользовался услугами фирмы-упаковщика в зале аэропорта. Такие услуги относятся к числу услуг населению (код 023317 Общероссийского классификатора услуг населению ОК 002-93 (ОКУН)), поэтому оформлять документы, подтверждающие, что упакованный багаж принадлежит организации, упаковщик не обязан.

Относительно возмещения расходов на упаковку личного багажа необходимо сказать следующее.

В числе расходов, которые работодатель обязан возмещать работнику в случае направления в служебную командировку, ст. 168 ТК РФ называет "иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя". Но порядок и размеры возмещения таких расходов нормативно не установлены. Работодатель должен определить их самостоятельно путем включения соответствующих положений в коллективный договор либо в любой локальный нормативный акт организации (ст. 168 ТК РФ).

Значит, если из локального нормативного акта будет следовать, что работодатель согласен оплачивать работнику такие расходы, то расходы подлежат возмещению при условии представления работником подтверждающих документов, определенных работодателем.

Однако наличие упаковки не является обязательным требованием при сдаче багажа в аэропорту, поэтому, на наш взгляд, такие расходы нельзя назвать экономически обоснованными. Следовательно, их нельзя будет учесть для целей налогообложения прибыли.

Читайте также: