Учебный отпуск налог на прибыль

Опубликовано: 16.05.2024

Работающий человек может получать образование, не теряя при этом своей должности. Часто работодатель заинтересован в повышении квалификации своего сотрудника, но даже если и нет, условия для обучения он, по закону, предоставить обязан. Такими условиями является дополнительное время, свободное от рабочих обязанностей, без потери места и среднего заработка, то есть предоставление учебного отпуска. Это – не отдых, а целевое обеспечение возможности для развития, закрепленное в трудовом законодательстве РФ.

Какие нюансы нужно учитывать работодателю при оформлении и оплате такого отпуска? Как правильно действовать обучающемуся сотруднику, и на что он может рассчитывать? На какие формы обучения законные гарантии не распространяются? Подробно рассматриваем ниже.

В отпуск по статье

ТК РФ оговаривает вопросы, касающиеся учебного отпуска для сотрудников, в гл. 26, ст. 173-176. В этих статьях прописаны условия и сроки предоставления времени для учебы, а также гарантии оплаты.

Дополнительно тема учебного отпуска затрагивается в ст.287 ТК РФ, где речь идет о работе по совместительству. В ней обозначено, что в учебный отпуск можно уйти только по основному месту работы. Совместители могут претендовать на свободные дни только «за свой счет», если позволяет работодатель и трудовой договор.

Права будущих аспирантов и докторантов, если они работают, учтены в Федеральном законе «О высшем и послевузовском образовании» № 125 от 22.08.1996 г.

Где, кому и при каких условиях можно учиться в отпуске?

Развиваться – это похвальное стремление для любого человека. Но не любое обучение позволит сотруднику взять учебный отпуск. Есть ряд предписанных законом ограничений.

Государство дает «добро». Учиться без отрыва от работы можно только в образовательном учреждении, имеющем государственную аккредитацию. Свидетельство о ней можно получить по месту обучения, соответствующие данные вносятся и в справку-вызов, на основании которой предоставляется отпуск.
Лишь раз бывает первый раз. Отпуск положен, если образование соответствующего уровня работник получает впервые:
- среднее профессиональное, готовящее специалистов среднего звена;
- высшее (уровень бакалавра, специалиста, магистра);
- аспирантура или ординатура.

К СВЕДЕНИЮ! Получение второго образования не дает право на учебный отпуск. При этом вторым образованием считается обучение для получения диплома такого же уровня, но иной специальности, чем уже имеющийся. А если, к примеру, работник с дипломом служащего хочет получить подготовку среднего звена, или бакалавр поступает на магистра, то это будет считаться повышением квалификации, а не вторым образованием, и учебный отпуск для него должен быть выделен.

Плохо учишься – в отпуск не идешь! Работающий учащийся должен быть успешным. По умолчанию, успешной считается учеба без академических задолженностей за предыдущую сессию. Отсутствие «хвостов» руководителю докажет копия зачетки.

Очникам не платят. Студентам, поступившим на очную форму обучения, полагаются отпускные дни для поступления и сдачи экзаменов, но это время работодатель не оплатит. Вопросы посещения как работы, так и места учебы решаются самим сотрудником-студентом в индивидуальном порядке.

Сколько в днях и в деньгах?

Учебный отпуск считают в календарных днях. Вопрос сохранения оплаты (средней заработной платы за месяц) зависит от того, для какой цели предоставляется данный отпуск.

В таблице содержится информация о сроках и оплате различных отпусков, цель которых – учебная деятельность.

Среднее специальное обучение (заочное)

Высшее заочное образование

Высшее очное образование

Аспирантура или ординатура

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Учебные отпуска оплачиваются наперед, не позднее 3 дней до их начала. Успешность, являющаяся одним из необходимых условий предоставления отпуска, учитывается по благополучно закрытой предыдущей сессии.

Учебный отпуск и другие нерабочие дни

Данный вид отпуска является целевым, поэтому он не замещает собой время отдыха или восстановления работоспособности. Он предоставляется независимо от всех других видов отпуска.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Отказать в учебном отпуске работодатель не имеет права, как и сократить или отменить на этом основании другие виды отпуска. Денежная компенсация вместо учебного отпуска также не предусмотрена. Из учебного отпуска сотрудника нельзя отозвать.

Рассмотрим различные нюансы, которые могут возникнуть при сочетании учебного и других видов нерабочих дней.

Отпуск совпал с отпуском. Сотрудник находится в ежегодном отпуске, в декрете или в отпуске по уходу за ребенком, а в это время нужно сдавать очередную сессию. Как быть? Учебный отпуск нельзя совмещать с другими видами свободных дней. Либо сотрудник пойдет учиться из текущего отпуска, либо прервет его и тогда получит право на учебный. Ежегодный отпуск при этом можно продлить, перенести или получить компенсацию за «недогулянные» дни.
Болею, но учусь. Сотрудник на больничном, болезнь совпала с учебой. Тут играет роль, какая причина для невыхода на работу сработала первой. Ушел на учебу – оплатят только дни учебного отпуска, но не больничный «внутри» учебных дней. Та же ситуация, если заболел раньше учебного времени, тогда не оплатят учебные дни «внутри» больничного. Если, отучившись, сотрудник не успел выздороветь, то оплата дней нетрудоспособности будет начислена, начиная с того дня, когда он должен был вернуться на работу.
Выходные и праздники. Календарные дни, выделенные на учебный отпуск, не учитывают выходных и праздников – считается, что и в эти дни студент продолжает заниматься. Закон устанавливает определенное количество дней для учебы, но при необходимости их можно разбивать на различные промежутки, а также продлить, если работодатель не против, и содержание трудового договора позволяет.

Учиться отправляет работодатель

Документально такие отношения закрепляются в специальном ученическом договоре, прилагающемся к трудовому. В нем прописываются гарантии работника и руководителя, а также порядок «отработки» полученного образования: например, часто этот документ содержит пункт о том, что после окончания учебы сотрудник должен отработать не менее 6 месяцев или при увольнении возместить стоимость обучения.

Оформляем правильно

Порядок действий учащегося-сотрудника, желающего получить право уйти в учебный отпуск:

Получить в учебном учреждении справку-вызов, в которой должны быть данные об аккредитации заведения, сроках отпуска, виде учебной деятельности (форма, утвержденная приказом Минобразования РФ № 1368 от 19.12.2013 г.);
Написать заявление на предоставление учебного отпуска в свободной форме, обязательно указав его цель (итоговая аттестация, защита дипломной работы, госэкзамены и т.д);
Подать заявление и первую часть справки-вызова руководителю;
Вторую часть справки (с подтверждением итогов отпуска) предъявить по окончании учебного отпуска.

ВНИМАНИЕ! Для работодателя процедура оформления ничем не отличается от того, как это делается для обычного отпуска.

Российский бухгалтер, N 10, 2018 год
Рубрика: Особая тема
Владимир Колбасов,
эксперт журнала

Отпуска: налогообложение

Обязанность работодателей по предоставлению работникам организаций отпусков установлена Трудовым кодексом Российской Федерации, которым предусмотрены различные виды отпусков, в частности, ежегодный оплачиваемый отпуск (основной и дополнительный), учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, отпуск по беременности и родам, по уходу за ребенком. В данной статье мы расскажем об особенностях исчисления налогов, связанных с оплатой отпусков.

Налог на прибыль

В целях исчисления налога на прибыль организаций налогоплательщики, согласно статье 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ), уменьшают полученные доходы на сумму произведенных расходов, за исключением расходов, не учитываемых в целях налогообложения, перечень которых содержит статья 270 НК РФ.

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, которые в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (пункт 2 статьи 252 НК РФ).

Расходы, связанные с производством и реализацией, на основании пункта 2 статьи 253 НК РФ подразделяются, в свою очередь, на материальные расходы, расходы на оплату труда, суммы начисленной амортизации и прочие расходы.

Суммы отпускных, выплачиваемые работникам организации, включаются в состав расходов на оплату труда, порядок учета которых определен статьей 255 НК РФ. В расходы на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Расходы на оплату основных и дополнительных отпусков

Пунктом 7 статьи 255 НК РФ к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли относятся, в частности расходы в виде среднего заработка, сохраняемого работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации.

Таким образом, расходы в виде отпускных, начисление которых произведено в соответствии с нормами трудового законодательства и одновременно отвечающих критериям статьи 252 НК РФ, учитываются для целей налогообложения прибыли организаций, о чем напомнили финансисты в Письме Минфина России от 22 июля 2016 г. N 03-03-06/1/43097.

При этом на основании пункта 24 статьи 270 НК РФ в расходах для целей налогообложения прибыли организаций не могут учитываться затраты на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных действующим законодательством) отпусков работникам, на что указано в Письмах Минфина России от 29 сентября 2017 г. N 03-03-06/3/63512, от 09 декабря 2016 г. N 03-03-06/1/73443, от 01 сентября 2016 г. N 03-03-06/1/51040.

Помимо этого, к расходам на оплату труда в целях налогообложения прибыли на основании того же пункта 7 статьи 255 НК РФ относятся фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у них на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством - для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов и в порядке, предусмотренном работодателем для иных организаций.

Ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам в соответствии со статьей 114 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Продолжительность такого отпуска составляет 28 календарных дней (статья 115 ТК РФ), но для отдельных категорий сотрудников ТК РФ и иными федеральными законами предусмотрен отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск).

Помимо основного оплачиваемого отпуска отдельным категориям работников на основании статьи 116 ТК РФ предоставляются ежегодные дополнительные отпуска, право на которые имеют:

работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

работники, имеющие особый характер работы;

работники с ненормированным рабочим днем;

работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Расходы на оплату дополнительно предоставляемых отпусков вышеуказанным категориям работников могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения прибыли организаций, о чем сказано в Письме Минфина России от 22 января 2008 г. N 03-03-06/1-25.

В Письме Минфина России от 16 мая 2011 г. N 03-03-06/1/294 дан ответ на вопрос о том, правомерно ли отнесение к расходам на оплату труда, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций, выплат совместителям по оплате дополнительных оплачиваемых отпусков за работу в определенных климатических условиях. Как сказано в Письме, в соответствии с пунктом 24 статьи 270 НК РФ к расходам, не уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, относятся расходы на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору (сверх предусмотренных законодательством) отпусков работникам, в том числе женщинам, воспитывающим детей. Таким образом, если продолжительность дополнительного отпуска не превышает установленную законодательством, расходы по оплате таких дополнительных отпусков сотрудникам, работающим по совместительству, могут быть включены в налоговую базу по налогу на прибыль.

Нередко возникает ситуация, когда отпуск приходится на два отчетных (налоговых) периода. Пунктом 1 статьи 272 НК РФ установлено, что при методе начисления расходы, принимаемые для целей налогообложения прибыли, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты и определяются с учетом положений статей 318-320 НК РФ.

Согласно пункту 4 статьи 272 НК РФ в целях налогообложения прибыли расходы на оплату труда признаются в качестве расходов ежемесячно исходя из суммы начисленных в соответствии со статьей 255 НК РФ расходов на оплату труда.

В Письмах Минфина России от 25 октября 2016 г. N 03-03-06/2/62147, от 21 июля 2015 г. N 03-03-06/1/41890, от 15 июля 2015 г. N 03-03-06/40536, от 12 мая 2015 г. N 03-03-06/27129, а также в Письме УФНС по городу Москве от 04 июня 2014 г. N 16-15/054511 отмечено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль сумма отпускных, начисленных за ежегодный оплачиваемый отпуск, включается в состав расходов пропорционально дням отпуска, приходящимся на каждый отчетный период.

При использовании организацией кассового метода учета доходов и расходов сумма отпускных включается в состав расходов, принимаемых при определении налоговой базы, в момент фактической выплаты денежных средств, что следует из подпункта 1 пункта 3 статьи 273 НК РФ.

В случае досрочного отзыва работника из отпуска в части суммы начисленных отпускных, приходящихся на неиспользованные работником дни отпуска, следует внести корректировки в первичные документы налогового учета в месяце начисления расходов. Такие рекомендации даны в Письме УФНС России по городу Москве от 25 августа 2008 г. N 20-12/079463.

Работникам с ненормированным рабочим днем в соответствии со статьей 119 ТК РФ предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и который не может быть менее трех календарных дней. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников (статья 101 ТК РФ).

Таким образом, основаниями для предоставления данного дополнительного отпуска являются работа в режиме ненормированного рабочего дня и наличие должности работника в перечне должностей работников с ненормированным рабочим днем, установленном коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Условие о ненормированном рабочем дне подлежит включению в трудовой договор, если должность работника предусмотрена перечнем должностей работников с ненормированным рабочим днем.

Законодательством не предусмотрено предоставление дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день пропорционально отработанному в рабочем году времени. По мнению Роструда, высказанному в Письме от 24 мая 2012 г. N ПГ/3841-6-1, право на дополнительный отпуск установленной продолжительности возникает у работника, включенного в перечень должностей работников организации с ненормированным рабочим днем, независимо от продолжительности работы в условиях ненормированного рабочего дня.

Денежные компенсации на неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации, согласно пункту 8 статьи 255 НК РФ, также учитываются в составе расходов на оплату труда.

В Письме Минфина России от 05 мая 2016 г. N 03-03-06/1/25976 финансисты напомнили, что на основании пункта 1 статьи 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 дней, может быть заменена денежной компенсацией по заявлению работника.

При этом в соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Расходы, не соответствующие указанным требованиям, согласно пункту 49 статьи 270 НК РФ в целях налогообложения не учитываются.

Таким образом, с учетом норм трудового законодательства при определении налоговой базы по налогу на прибыль организация вправе учитывать в составе расходов на оплату труда денежную компенсацию работникам за неиспользованный отпуск в части, превышающей 28 календарных дней, в том числе за неиспользованный дополнительный отпуск (Письма Минфина России от 24 января 2014 г. N 03-03-07/2516, от 1 ноября 2013 г. N 03-03-06/1/46713).

Если говорить о выплате компенсации за неиспользованные отпуска при увольнении работника, то все суммы выплачиваемой компенсации (включая суммы компенсации за прошлые годы) подлежат принятию в целях налогообложения по налогу на прибыль. Такое мнение высказано в Письме УФНС России по городу Москве от 20 мая 2011 г. N 16-15/049788@.

Обратите внимание, что замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также случаев, установленных ТК РФ) не допускается.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ).

Расходы на оплату учебных отпусков

Вопрос об учете в целях налога на прибыль расходов на оплату гарантий и компенсаций работникам на время учебных отпусков был рассмотрен Минфином России в Письме от 19 марта 2018 г. N 03-03-07/16735, где сказано, что к расходам на оплату труда в соответствии с пунктом 13 статьи 255 НК РФ относятся расходы в виде среднего заработка, сохраняемого в соответствии с законодательством Российской Федерации на время учебных отпусков, предоставляемых работникам, а также расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно.

Таким образом, для целей налогообложения прибыли организаций учитываются расходы на оплату гарантий и компенсаций работникам на время учебных отпусков, которые предоставляются в рамках трудового законодательства.

При этом статьей 177 ТК РФ установлено, что гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, предоставляются при получении образования соответствующего уровня впервые.

Также указанные гарантии и компенсации могут предоставляться работникам, уже имеющим профессиональное образование соответствующего уровня и направленным для получения образования работодателем в соответствии с трудовым договором или ученическим договором, заключенным между работником и работодателем в письменной форме.

Работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка:

работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы, в случаях, перечисленных в статье 173 ТК РФ;

работникам, осваивающим программы подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре), программы ординатуры и программы ассистентуры-стажировки по заочной форме обучения (статья 173.1 ТК РФ);

работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию образовательные программы среднего профессионального образования по заочной и очно-заочной формам обучения (статья 174 ТК РФ);

работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию образовательные программы основного общего или среднего общего образования по очно-заочной форме обучения (статья 176 ТК РФ).

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков

Расходы в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам и осуществляемые в соответствии со статьей 324.1 НК РФ, включаются в расходы на оплату труда на основании пункта 24 статьи 255 НК РФ.

Согласно пункту 1 статьи 324.1 НК РФ налогоплательщик, принявший решение о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков работников, обязан отразить в учетной политике для целей налогообложения принятый им способ резервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв.

Для этих целей организация обязана составить специальный расчет (смету), в котором отражается расчет суммы ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая соответствующие суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование. При этом процент отчислений в указанный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

Предоставляется ли на работе оплачиваемый учебный отпуск, если я перевелся из одного техникума в другой?

Работодатель обязан предоставить учебный отпуск сотрудникам, которые совмещают работу с получением:

- высшего образования по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры (ст. 173 ТК РФ);

- высшего образования — подготовки кадров высшей квалификации (ст. 173.1 ТК РФ);

- среднего профессионального образования (ст. 174 ТК РФ);

- основного общего образования или среднего общего образования по очно-заочной форме обучения (ст. 176 ТК РФ).

В Трудовом кодексе закреплены условия предоставления учебных отпусков.

Одним из таких условий является то, что работник получает образование соответствующего уровня впервые (ст. 177 ТК РФ).

Согласно ст. 177 ТК РФ гарантии и компенсации работникам, совмещающим работу с получением образования, также могут предоставляться, если работники уже имеют профессиональное образование соответствующего уровня и направлены для получения образования работодателем в соответствии с трудовым договором или ученическим договором.

В Российской Федерации устанавливаются следующие уровни профессионального образования (ч. 5 ст. 10, ч. 7 ст. 60 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»):

1) среднее профессиональное образование (подтверждается дипломом о среднем профессиональном образовании);

2) высшее образование – бакалавриат (подтверждается дипломом бакалавра);

3) высшее образование – специалитет, магистратура (подтверждается дипломом специалиста, дипломом магистра);

4) высшее образование – подготовка кадров высшей квалификации (подтверждается дипломом об окончании аспирантуры (адъюнктуры), ординатуры, ассистентуры-стажировки).

При смене места обучения с сохранением того же уровня образования работник продолжает получать его впервые и при соблюдении условий, определенных трудовым законодательством (государственная аккредитация образовательных программ и проч.), вправе претендовать на оплату учебного отпуска (ст. 60, 68, 69 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации»).

Продолжительность учебных отпусков варьируется в зависимости от уровня получаемого образования.

Например, работникам, успешно осваивающим имеющие государственную аккредитацию образовательные программы среднего профессионального образования по заочной и очно-заочной формам обучения, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для:

1) прохождения промежуточной аттестации:

- на первом и втором курсах – по 30 календарных дней;

- на каждом из последующих курсов – по 40 календарных дней;

2) прохождения государственной итоговой аттестации – до двух месяцев в соответствии с учебным планом (ст. 174 ТК РФ).

Работникам, направленным на обучение работодателем или поступившим самостоятельно на обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, специалитета или магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы, работодатель предоставляет дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для:

1) прохождения промежуточной аттестации:

- на первом и втором курсах соответственно – по 40 календарных дней;

- на каждом из последующих курсов соответственно – по 50 календарных дней (при освоении образовательных программ высшего образования в сокращенные сроки на втором курсе – 50 календарных дней);

2) прохождения государственной итоговой аттестации – до четырех месяцев в соответствии с учебным планом (ст. 173 ТК РФ).

Также гл. 26 ТК РФ предусмотрены и иные гарантии и компенсации.

Так, работникам, осваивающим образовательные программы среднего профессионального образования, имеющие государственную аккредитацию (ст. 174 ТК РФ):

- один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения образовательной организации и обратно в размере 50% стоимости проезда (при обучении по заочной форме обучения);

- в течение 10 учебных месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации может устанавливаться по их желанию рабочая неделя, сокращенная на 7 часов (при обучении по очно-заочной и заочной формам обучения).

За время освобождения от работы указанным работникам выплачивается 50% среднего заработка по основному месту работы, но не ниже минимального размера оплаты труда.

При этом сокращение рабочего времени производится путем предоставления работнику одного свободного от работы дня в неделю либо сокращения продолжительности рабочего дня (смены) в течение недели.

Основанием для предоставления учебного отпуска обучающемуся работнику является справка-вызов, выдаваемая учебным заведением.

Нередки случаи, когда работая в организации или на предприятии, работники одновременно получают ещё и образование.

В этом случае Трудовой кодекс РФ предоставляет таким работникам определенные гарантии и компенсации.

Одной из таких гарантий является - учебный отпуск.

Учебный отпуск – это дополнительный отпуск для прохождения аттестаций в процессе обучения.

Учебный отпуск может быть оплачиваемым и неоплачиваемым.

На время оплачиваемого учебного отпуска за работником сохраняется средний заработок.

Условия предоставления учебного отпуска:

образовательное учреждение должно иметь государственную аккредитацию;

Работодатель может предоставить учебный отпуск и для тех работников, образовательное учреждение которых не имеет государственной аккредитации, однако данное условие должно быть прописано в трудовом или коллективном договоре;

форма обучения: заочная или очно-заочная;

работник должен успешно обучаться в учебном заведении;

работник впервые получает образование соответствующего уровня (т.е. например, первое высшее образование).

Исключение составляют случаи, когда работодатель сам направил работника для получения, например, второго высшего образования, заключив с ним ученический договор или включив данное условие в трудовой договор;

учебный отпуск предоставляется на время прохождения аттестации (сдача экзаменов, зачетов и т.п.).

Учебные заведения, для обучения в которых предоставляется учебный отпуск:

Высшие учебные заведения (программы бакалавриата, специалитета, магистратуры, а также подготовка кадров высшей квалификации – аспирантура (адъюнктура), ординатура, программы ассистентуры-стажировки;
Средние профессиональные учебные заведения;
Основные или средние общеобразовательные учебные заведения.

Вас может заинтересовать ментальная карта "Заключение трудового договора", где рассказано о том, на какое время работодатель вправе установить так называемый «испытательный срок»

Или узнайте ЗДЕСЬ как заполнить декларацию по форме 3-НДФЛ

Порядок предоставления учебного отпуска:

Если работник обучается одновременно в двух учебных заведениях – отпуск предоставляется только по одному из мест обучения (на выбор работника).
Отпуск предоставляется работникам только по основному их месту работы.
Для предоставления учебного отпуска, работник должен обратиться в отдел кадров с письменным заявлением и приложить к заявлению справку-вызов по утвержденной форме. Форма справки утверждена приказом Министерства образования и науки РФ от 19 декабря 2013 г. № 1368 (Приложение № 1). После окончания учебного отпуска работник обязан предъявить отрывную часть справки, подтверждающую, что он действительно находился на обучении.
учебный отпуск должен предоставляться работнику независимо от его стажа работы в данной организации. (Например, если работник устроился на работу и через месяц написал заявление о предоставлении ему учебного отпуска, работодатель не имеет права отказать в предоставлении такого отпуска.)
Работник имеет право присоединять к учебному отпуску свой ежегодный оплачиваемый отпуск.
Отозвать работника из учебного отпуска работодатель не имеет права (в отличие от обычного ежегодного отпуска).
Учебный отпуск предоставляется в календарных днях. Его продолжительность зависит от вида учебного заведения, программы обучения и цели учебного отпуска.

"Российский налоговый курьер", 2015, N 22

Что проверить в справке-вызове учебного заведения.

Необязательно, чтобы тематика учебы была связана с работой.

Как учесть расходы на проезд, если учебный отпуск совмещен с обычным.

Работодатели обязаны предоставлять учебные отпуска сотрудникам, которые совмещают работу и учебу (ст. ст. 173, 173.1, 174 и 176 ТК РФ). Даже если отсутствие работника-студента неблагоприятно скажется на работе организации. Какие важные правила нужно знать, чтобы предоставление и оплата учебного отпуска не обернулись для компании еще и нежелательными налоговыми последствиями и не привели к искажению бухгалтерской отчетности?

Отпускные включаются в налоговые расходы, только если оплата учебного отпуска предусмотрена ТК РФ

Не все учебные отпуска оплачиваются (см. табл. 1 и 2 на с. 27 и 28). Все зависит от уровня получаемого образования и формы обучения. Например, при получении высшего или среднего профессионального образования по очной форме учебные отпуска на время сессии положены, но не оплачиваются (ч. 2 ст. 173 и ч. 2 ст. 174 ТК РФ). То есть на период учебного отпуска за работником-студентом не сохраняется средний заработок.

В каких случаях работнику предоставляется оплачиваемый учебный отпуск

Уровень получаемого образования

Причина предоставления учебного отпуска

Продолжительность оплачиваемого учебного отпуска

Высшее профессиональное (бакалавриат, специалитет, магистратура)

Заочная или очно-заочная

Промежуточная аттестация (сдача сессии)

На первом и втором курсах - по 40 календарных дней за весь учебный год. На каждом последующем курсе - по 50 календарных дней за учебный год (ч. 1 ст. 173 ТК РФ)

Государственная итоговая аттестация (сдача итоговых госэкзаменов и защита дипломной работы)

Не более четырех месяцев (согласно учебному плану по специальности, которую осваивает работник) (ч. 1 ст. 173 ТК РФ)

Высшее профессиональное (аспирантура, адъюнктура, ординатура, ассистентура-стажировка)

30 календарных дней в течение календарного года плюс время, затраченное на проезд от места работы до места обучения и обратно (ч. 1 ст. 173.1 ТК РФ)

Подготовка и защита кандидатской диссертации

Три месяца (ч. 2 ст. 173.1 ТК РФ)

Подготовка и защита докторской диссертации

Шесть месяцев (ч. 2 ст. 173.1 ТК РФ)

Заочная или очно-заочная

Промежуточная аттестация (сдача сессии)

На первом и втором курсах - по 30 календарных дней за весь учебный год. На каждом последующем курсе - по 40 календарных дней за учебный год (ч. 1 ст. 174 ТК РФ)

Государственная итоговая аттестация (сдача итоговых госэкзаменов и защита дипломной работы)

Не более двух месяцев (согласно учебному плану по специальности, которую осваивает работник) (ч. 1 ст. 174 ТК РФ)

Государственная итоговая аттестация

22 календарных дня (ч. 1 ст. 176 ТК РФ)

Государственная итоговая аттестация

9 календарных дней (ч. 1 ст. 176 ТК РФ)

В каких случаях работнику предоставляется неоплачиваемый учебный отпуск

Уровень получаемого образования

Причина предоставления учебного отпуска

Продолжительность неоплачиваемого учебного отпуска

Высшее профессиональное (бакалавриат, специалитет, магистратура)

Промежуточная аттестация (сдача сессии)

15 календарных дней за весь учебный год (ч. 2 ст. 173 ТК РФ)

Подготовка и защита дипломной работы и сдача итоговых госэкзаменов

Четыре месяца (ч. 2 ст. 173 ТК РФ)

Сдача итоговых госэкзаменов (если подготовка и защита дипломной работы не предусмотрены)

Один месяц (ч. 2 ст. 173 ТК РФ)

Итоговая аттестация после обучения на подготовительном отделении вуза

15 календарных дней (ч. 2 ст. 173 ТК РФ)

Сдача вступительных экзаменов

15 календарных дней (ч. 2 ст. 173 ТК РФ)

Промежуточная аттестация (сдача сессии)

10 календарных дней за весь учебный год (ч. 2 ст. 174 ТК РФ)

Государственная итоговая аттестация (сдача итоговых госэкзаменов)

Не более двух месяцев (ч. 2 ст. 174 ТК РФ)

Сдача вступительных экзаменов

10 календарных дней (ч. 2 ст. 174 ТК РФ)

Работодатель вправе оплачивать и эти отпуска. Либо предоставлять учебные отпуска в ситуациях, не предусмотренных трудовым законодательством. К примеру, для подготовки курсовой работы или участия в научной конференции. Достаточно включить соответствующие условия в трудовой или коллективный договор.

Отпускные за учебные отпуска, которые по закону не оплачиваются либо не предоставляются вовсе, рискованно включать в налоговые расходы. Налоговики считают их дополнительными отпусками сверх предусмотренных Трудовым кодексом. Расходы на оплату этих допотпусков при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 24 ст. 270 НК РФ). Поэтому и расходы на оплату дополнительного учебного отпуска безопаснее не признавать в налоговом учете.

Расходы на оплату учебных отпусков не учитываются, если работник получает второе высшее образование

Учебные отпуска предоставляются работникам лишь при получении образования определенного уровня впервые (ч. 1 ст. 177 ТК РФ). Если сотрудник получает второе высшее образование, работодатель не обязан отпускать его на сдачу сессий и защиту дипломной работы (подробнее читайте во врезке на с. 30). Даже если организация пошла навстречу работнику и оплатила ему учебный отпуск, отпускные не включаются в налоговые расходы (Письма Минфина России от 31.08.2012 N 03-03-06/1/454 и от 12.03.2008 N 03-03-06/1/169).

Для справки. Десять правил предоставления учебных отпусков

Учебный отпуск полагается только по основному месту работы (ч. 1 ст. 287 ТК РФ).
Работник получает образование определенного уровня впервые (ч. 1 ст. 177 ТК РФ).
Сотрудник представил работодателю справку-вызов из учебного заведения (ч. 4 ст. 177 ТК РФ).
Неважно, по какой специальности учится работник и связана ли она с его должностными обязанностями.
Организационно-правовая форма учебного заведения, в котором учится сотрудник, значения не имеет.
Работник учится или поступает на обучение по программе, которая имеет государственную аккредитацию (ч. 1 ст. 173, ч. 1 ст. 174 и ч. 1 ст. 176 ТК РФ).
Неважно, поступил работник в учебное заведение по собственной инициативе или по направлению работодателя.
Не имеет значения, когда сотрудник начал учиться - до или после поступления на работу в организацию.
Минимальный стаж работы в компании для предоставления учебного отпуска не предусмотрен.
Если работник одновременно учится в нескольких учебных заведениях, организация предоставляет ему учебные отпуска в связи с обучением только в одном из них. В каком - выбирает работник (ч. 3 ст. 177 ТК РФ).

Исключение - сотрудник получает второе высшее образование по направлению работодателя (ч. 1 ст. 177 ТК РФ). И это прописано в трудовом договоре или ином письменном соглашении. В этом случае расходы на оплату учебного отпуска считаются обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Организация вправе учесть их при расчете налога на прибыль (п. 13 ст. 255 НК РФ).

Отсутствие отдельных реквизитов в справке-вызове учебного заведения влечет налоговые риски

Если в справке-вызове не указано, по какой форме учится работник, или нет сведений о государственной аккредитации вуза, есть риск, что налоговики при проверке исключат расходы на оплату учебного отпуска. Ведь от формы обучения зависит, оплачивается учебный отпуск или нет. Наличие у вуза, техникума или колледжа государственной аккредитации важно, так как оплачиваемые учебные отпуска предоставляются только при обучении по аккредитованным программам (ч. 1 ст. 173, ч. 1 ст. 174 и ч. 1 ст. 176 ТК РФ).

Организация вправе оплачивать учебные отпуска, даже если сотрудник учится в учебном заведении, которое не имеет госаккредитации (ч. 6 ст. 173, ч. 6 ст. 174 и ч. 3 ст. 176 ТК РФ). Например, в иностранном университете. Но признавать отпускные в этом случае рискованно. Так как предоставление учебного отпуска не предусмотрено законодательством.

Примечание. Если работник учится в иностранном вузе, "учебные" отпускные включать в расходы рискованно.

В справке-вызове целесообразно проверить еще ряд реквизитов:

наименование организации-работодателя. Другие сведения о ней (ИНН, адрес, ОГРН) в справке-вызове не указываются. Поэтому важно, чтобы в названии не было ошибки;
Ф.И.О. работника;
курс, на котором он учится, и причину учебного отпуска. От этих факторов зависит продолжительность отпуска;
даты начала и окончания отпуска. Работник вправе написать заявление на учебный отпуск меньшей продолжительности;
наименование специальности, по которой учится сотрудник. Этот реквизит не влияет на налоговый учет расходов на оплату учебного отпуска. Организация признает эти расходы, даже если работник учится по специальности, которая не связана с его должностными обязанностями (Письмо Минфина России от 24.04.2006 N 03-03-04/1/389). Например, работает бухгалтером, а получает высшее образование по истории искусств.

"Учебные" отпускные облагаются НДФЛ и страховыми взносами

Оплата учебного отпуска не является компенсацией. Хотя и предусмотрена законодательством. Она не упоминается в перечне выплат, не облагаемых НДФЛ (ст. 217 НК РФ). Поэтому при выплате отпускных за учебный отпуск организация удерживает НДФЛ (Письмо Минфина России от 24.07.2007 N 03-04-06-01/260).

Некоторые суды с этим не согласны. Они приравнивают оплату учебного отпуска к компенсации (ст. 164 ТК РФ). И разрешают не включать отпускные в базу по НДФЛ (Постановления ФАС Уральского округа от 27.02.2006 N Ф09-857/06-С7 и от 17.05.2005 N Ф09-2076/05-С2). Но этот подход характерен лишь для одного региона - Уральского округа - и не стал массовым. Поэтому безопаснее удерживать НДФЛ из суммы отпускных.

Примечание. Безопаснее удержать НДФЛ из "учебных" отпускных, хотя суды разрешают этого не делать.

Законных оснований, чтобы на "учебные" отпускные не начислять страховые взносы, также нет. Выплата не включена в перечень необлагаемых (ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в ПФР, ФСС РФ, ФФОМС", далее - Закон N 212-ФЗ). Она гарантирована ТК РФ и производится в рамках трудовых отношений.

Значит, облагается страховыми взносами в фонды, в том числе взносами на травматизм (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний").

В бухгалтерском учете начисление и выплату "учебных" отпускных организация отражает следующими проводками:

Читайте также: