Трудовые книжки налог на прибыль

Опубликовано: 08.05.2024

Статья 309 завершает гл. 48 ТК, посвящённую особенностям оформления работы у физических лиц. Она описывает нюансы документации, подтверждающей факт работы у этой категории нанимателей.

Содержание ст. 309 ТК

Эта статья включает две части. Первая из них посвящена ведению трудовых книжек нанимателем-физическим лицом, оформившим ИП. Эта категория нанимателей должна вести книжки на каждого сотрудника в порядке, закреплённом в ТК и других источниках права (за исключением ситуаций, когда по ТК и другим законам трудовая не ведётся).

Во второй части разобрана ситуация с нанимателем-физическим лицом, не являющимся ИП. Указано, что эта группа работодателей не вправе:

производить записи в трудовых книжках своих сотрудников;
оформлять трудовые лицам, устраивающимся на работу в первый раз.

Подчёркнуто, что документом, удостоверяющим факт работы у подобного нанимателя, является письменный трудовой договор.

Рассмотренная статья разделяет нанимателей-физических лиц на две группы: оформившие для себя ИП и функционирующие без статуса ИП. Каждая из них удостоверяет факт трудовой деятельности сотрудника различными способами. Более подробно эти группы классифицированы в ст. 20 ТК.

Основные вопросы по ст. 309 ТК

О каких источниках, описывающих порядок ведения трудовых, упоминает данная статья?

Относительно ТК имеется в виду ст. 66, которая прописывает ключевые параметры использования трудовых книжек в кадровой сфере. В ней описаны следующие моменты её использования:

принципы ведения;
информация, которая вносится в трудовую;
законодательная основа её применения.

Помимо ТК по трудовым книжкам действуют и другие источники:

Приказ Минфина № 117 от 22.12.03;
Постановление Правительства № 225 от 16.04.03;
Приказ Минтруда № 589н от 31.10.16;
Письмо Минздравсоцразвития № 5140-17 от 30.08.06.

В этих документах разъясняются следующие параметры, относящиеся к трудовым:

правила ведения и хранения;
формы и образцы;
инструкция по заполнению;
разъяснения по основным вопросам от работодателей;
правила по внесению в них информации о трудовой деятельности и т.д.

Также нужно отметить, что с 2020 года началось активное внедрение электронного формата трудовых книжек, что отображено, к примеру, в ФЗ № 439 от 16.12.19. В ТК эти изменения отображены в ст. 66.1, специально принятой в 2019 году.

О каких исключениях по ведению трудовой упоминает рассматриваемая статья?

Имеются в виду изменения по ведению трудовых, связанные с цифровизацией этой сферы. Эти изменения отражены в ФЗ № 439 от 16.12.19. В соответствии с п. 3 ст. 2 этого ФЗ наниматель, по желанию сотрудника, выдаёт трудовую на руки и освобождается от её ведения и хранения.

В п. 8 ст. 2 этого ФЗ указывается, что на лиц, начинающих трудовую деятельность с начала 2021 года, трудовые не заводятся.

Почему ст. 309 ТК отдельно выделяет нанимателей-физических лиц, не являющихся ИП?

С одной стороны, подобное ограничение нацелено на уменьшение бюрократической нагрузки на подобную категорию работодателей. Они освобождаются от необходимости участвовать в ведении и учёте трудовых книжек, что снижает их временные и денежные издержки. Не меньшее значение имеет и профилактика злоупотреблений со стороны как подобных нанимателей, так и работающих у них граждан в части внесения недействительных сведений в трудовые книжки. Подобная практика могла приводить к искажениям трудового стажа, необходимости дополнительных проверок со стороны госструктур, судебным разбирательствам и т.д. Поэтому содержание ч. 2 ст. 309 ТК имеет прочную экономическую и административную основу.

П орядок ведения, учета и хранения трудовых книжек на практике постоянно вызывает споры. Учитывая, что именно трудовая книжка является подтверждением стажа сотрудника, все ошибки, связанные с ее ведением, не лучшим образом отражаются на работнике. Рассмотрим покупку, учет и хранение трудовых книжек, за которые ответственна чаще всего именно бухгалтерия.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Впервые трудовые книжки появились в 1919 г. в Москве и Петрограде. Однако уже в 1923 г. трудовые книжки были упразднены, т.к. их заменили удостоверения личности. А с 1926 г. стали действовать трудовые списки, в соответствии с которыми работникам выдавались справки. И только в 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца. С 1940 г. появился и вкладыш в трудовую книжку.

В прошлом веке можно было увидеть трудовую книжку колхозника и трудовую книжку старателя, также существовало еще 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик.

В настоящее время действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей 1 . Их формы утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Образцы трудовой книжки и вкладыша можно посмотреть в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

Защитный комплекс трудовой книжки включает в себя двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химические защиты – от вытравливания и для идентификации подлинности. На листы книжки нанесена гильоширная сетка, невидимая уф-краска, имеется ирисный переход и микротекст. Документ сшит защищенными нитками специальным швом, что исключает возможность замены листов.

Порядок приобретения бланков

Работодатель всегда обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Это следует из п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила).

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» (далее – Порядок).

Важно знать, что с 1974 г. трудовая книжка печатается исключительно на ГОЗНАКе.

Распространением бланков трудовых книжек занимаются юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Они предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков и документов. ГОЗНАК заключил соответствующие договоры и работает над выполнением заказов фирм, которые являются официальными распространителями трудовых книжек и вкладышей в нихhttp://www.goznak.ru/about/press/news/2821/?sphrase_id=3067. "> 2 .

Работодатели покупают трудовые книжки и вкладыши к ним у изготовителя либо распространителя на основании соответствующих договоров (п. 4 Порядка).

В бухгалтерском учете покупку трудовых книжек и вкладышей в них отражают следующим образом:

Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 60 – приобретены бланки трудовых книжек и вкладышей в них 3 ;
Дебет 19 Кредит 60 – НДС по оприходованным бланкам;
Дебет 68 «НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС по оприходованным бланкам;
Дебет 60 Кредит 51 (50) – оплачены бланки;
Дебет 006 – оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Для целей налогообложения прибыли затраты на покупку трудовых книжек и вкладышей могут быть учтены согласно подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (письмо Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

Административная ответственность

Несоблюдение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является административным нарушением, за что налагается штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб.;
на предпринимателей – от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Назначаем ответственное лицо

По общему правилу ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя (п. 45 Правил).

При этом работодатель приказом или распоряжением (см. Пример 1) назначает ответственное лицо по работе с трудовыми книжками (п. 45 Правил). Если в организации есть кадровое подразделение, то это, как правило, его руководитель. Если же такой структурной единицы нет, этим занимается бухгалтер.

Не забудьте условие о работе с трудовыми книжками прописать в должностных обязанностях сотрудника (см. Пример 2).

Учет трудовых книжек

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей

Все бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил). За основу можно взять образец заявки на выдачу бланков, приведенный в Примере 3.

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Указанный акт оформляют в произвольной форме (см. Пример 4).

В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списывают с забалансового счета 006 «Бланки строгой отчетности»:

Кредит 006 – списаны испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей в них.

Сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей, вносят в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей (п. 41 Правил). Форма указанной книги приведена в приложении № 1 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Образец заполнения см. в Примере 5.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. При этом следует указать суммы, полученные за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации (п. 42 Правил). Данный отчет составляется в произвольной форме.

Обратите внимание: при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша работодатель взимает с него плату в размере расходов на их приобретение (п. 47 Правил).

Учет трудовых книжек и вкладышей

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (Пример 7) регистрируются как новые трудовые книжки и вкладыши, так и принятые от сотрудников при поступлении на работу. В дальнейшем при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в данной книге (п. 41 Правил).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).

Архивные сроки

Сроки хранения трудовых книжек и документов об учете трудовых книжек и вкладышей прописаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, установленных в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Речь идет о следующих периодах времени (п. 664, 686 и 695 Перечня):

трудовые книжки, которые не были востребованы, – 75 лет;
документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним – 3 года;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 75 лет;
приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее – 5 лет.

Вести, хранить, учитывать и выдавать трудовые книжки и вкладыши в них обязан работодатель. Организации и предприниматели должны вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у них свыше пяти дней по основному месту работы. Вкладыш в трудовую книжку оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК РФ, п. п. 3, 38, 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее - Правила).

Сотруднику, принятому на работу впервые, трудовая книжка оформляется в течение недели со дня приема на работу. В связи с этим работодатель обязан постоянно иметь необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. п. 8, 44 Правил).

Бланки трудовых книжек и вкладышей в них хранятся как документы строгой отчетности - в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 42 Правил, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

Обычно для получения трудовой книжки сотрудник должен внести плату в размере стоимости ее приобретения – кроме случаев утраты или порчи трудовых книжек по вине работодателя (п. п. 47, 48 Правил).

Налог на добавленную стоимость

Выдача работнику трудовой книжки (передача права собственности на нее) является реализацией и облагается НДС по ставке 18 процентов (п. 1 ст. 39, подп. 1 п. 1 ст. 146, п. 3 ст. 164 НК РФ). Работодатель определяет налоговую базу на дату оформления трудовой книжки - как стоимость приобретения этого бланка без учета НДС (подп. 1 п. 1 ст. 167, п. 1 ст. 154 НК РФ).

Налог на прибыль

Полученная от сотрудников плата за бланк трудовой книжки или за вкладыш в нее (за вычетом начисленного НДС) включается в состав внереализационных доходов по факту использования бланка (ст. 250 НК РФ, п. 1 письма Минфина России от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

Затраты на покупку бланков включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при их приобретении (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо ФНС России от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@).

Бухгалтерский учет

Стоимость бланков трудовых книжек и вкладышей в нее отражается на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». При оформлении трудовой книжки или использовании вкладыша стоимость такого бланка списывается со счета 006.

Полученная от сотрудников плата за трудовые книжки учитывается как прочий доход, а стоимость бланков включается в состав прочих расходов на дату их приобретения (письмо Минфина России от 29.01.2008 № 07-05-06/18 "Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год", п. 11, 16 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н, п. п. 7, 16 ПБУ 9/99 "Доходы организации", утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н).

Пример. Учет бланков трудовой книжки

ООО «Вектор» приобрело пять бланков трудовых книжек по цене 354 рубля (в том числе НДС – 54 рубля) за единицу и оформило одну трудовую книжку вновь принятому работнику. Бухгалтер сделал следующие записи.

При покупке бланков:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 60

– 1500 руб. ((354 – 54) х 5) – стоимость бланков трудовых книжек учтена в качестве прочего расхода;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 270 руб. (54 х 5) – отражен НДС, предъявленный продавцом бланков;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

– 270 руб. – принят к вычету НДС;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

- 1770 руб. (354 х 5) – оплачены бланки трудовых книжек;

- 1500 руб. – бланки трудовых книжек учтены как бланки строгой отчетности.

При выдаче трудовой книжки:

– 300 руб. (354 - 54) – оформлена трудовая книжка сотруднику;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДС»

- 54 руб. – начислен НДС при выдаче трудовой книжки;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 91-1

- 354 руб. – отражена задолженность сотрудника по оплате бланка трудовой книжки;

ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 73

– 354 руб. – получена плата за бланк трудовой книжки.

Письмо Министерства финансов РФ
№03-03-06/1/30818 от 19.05.2017

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение и по вопросу применения налога на добавленную стоимость и налога на прибыль организаций при выдаче работникам трудовых книжек или вкладышей в них сообщает следующее.

Согласно статье 146 главы 21 "Налог на добавленную стоимость" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории Российской Федерации. При этом особенностей применения налога на добавленную стоимость при реализации товаров (работ, услуг) по стоимости их приобретения указанной главой НК РФ не установлено.

В соответствии с пунктом 1 статьи 39 НК РФ реализацией товаров признается передача права собственности на товары.

На основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225, владельцем трудовой книжки и вкладышей в нее является работник.

Таким образом, операции по выдаче работодателем работникам трудовых книжек или вкладышей в них, в том числе по стоимости их приобретения, являются операциями по реализации товаров и, соответственно, объектом налогообложения налогом на добавленную стоимость.

В части налога на прибыль организаций сообщаем, что доходы, не учитываемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций, определены в статье 251 НК РФ. Перечень таких доходов является исчерпывающим.

Следовательно, учитывая, что взимаемая с работника плата за предоставление трудовых книжек или вкладышей в них в статье 251 НК РФ не поименована, доходы в виде вышеуказанной платы подлежат обложению налогом на прибыль организаций в общеустановленном порядке.

Периоды работы физических лиц отражаются записями в трудовых книжках. Данный документ относится к обязательным формам кадрового учета.

Для лиц с отсутствием опыта работы трудовые книжки открывает работодатель.

Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформлять запись в трудовую книжку следует на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить за 5 дней бланки не всегда возможно, поэтому эти документы обычно приобретаются с запасом.

При отсутствии свободного места для записей в книжке дополнительно производится выдача вкладыша.

Операции с движением документов сопровождаются бухгалтерскими проводками

Хозяйственные операции по приобретению и списанию трудовых книжек и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.

На сегодняшний день применяется два варианта учета бланков трудовых книжек:

в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
в качестве расходов работодателя.

Способ учета организация определяет самостоятельно и закрепляет его в своей учетной политике.

Способ № 1: трудовая книжка – актив организации

1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41:

Данный порядок учета предусмотрен в письме Минфина от 19.05.2017 г. № 03-03-06/1/30818.

Большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников не согласны, так как:

товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований Трудового Кодекса РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, соответственно такая операция не признается реализацией.

2) Как материалы с использованием счета 10:

В рассматриваемом случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более правильным.

Так как затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (основание – письмо ФНС от 23.06.2015 г. № ГД-4-3/10833@)).

Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (основание – письмо ФНС от 26.09.2007 г. № 07-05-06/242) и учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения (далее –УСН), не могут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, так как данные затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 Налогового Кодекса РФ.

При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, следует включать в состав внереализационных доходов с целью предотвращения претензий со стороны налоговых инспекций.

Важно! Во избежание разногласий с налоговыми органами по поводу обязанности применения ККТ не рекомендуется получать денежные средства от работника в кассу, следует удержать стоимость бланка трудовой книжки из заработной платы работника по его заявлению.

Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается налогом на добавленную стоимость (далее – НДС) (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной подтверждающей документации.

Выдавая работникам бланки трудовых книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а лишь выполняет обязательства, предусмотренные законодательством. Поэтому такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.

Приобретенные формуляры трудовых книжек и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.

Проводки в бухгалтерском учете будут следующие:

Дт	Кт	Содержание операции
10 (41)	60	Приобретенные формуляры трудовых книжек учтены как МПЗ
19	60	Отражён НДС, предъявленный продавцом бланков
006	Формуляры приняты на хранение как бланк строгой отчетности (БСО)
91 (90)	10 (41)	Стоимость оформленных бланков учтена в составе расходов
91 (90)	68	Начислен НДС со стоимости выданных формуляров трудовых книжек (вкладышей)
006	Списаны трудовые книжки (вкладыши), оформленные работникам
73	91 (90)	Отражена стоимость бланков, подлежащая возмещению сотрудниками компании

Пример оформления выдачи бланка:

ООО «Колли» приняла на работу сотрудника без трудового стажа. Стоимость приобретения после учета НДС составила 100 руб.. В учете ООО «Колли» произведены записи:

Стоимость оформленного бланка учтена в расходах: Дт 91/2 Кт 10 на сумму 100 руб.;
Отражено начисление НДС: Дт 91/2 Кт 68/1 на сумму 18 руб.;
Произведено списание бланка на основании справки: Кт 006 на сумму 100 руб.;
Стоимость бланка отражена в доходах: Дт 73/3 Кт 91/1 на сумму 118 руб.;
Сумма задолженности удержана при начислении заработной платы по заявлению сотрудника: Дт 70 Кт 73/3 на сумму 118 руб..

В случае, если локальным актом организации установлено, что компенсация за формуляры трудовых книжек и вкладышей к ним с работников не взимается или произошли чрезвычайные обстоятельства (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие), и работодатель массово утратил трудовые книжки, вследствие чего работодатель обязан выдать бланки безвозмездно, списание производится следующими проводками:

Дт	Кт	Содержание операции
91	10 (41)	Списана стоимость формуляров, выданных безвозмездно
91	68	Начислен НДС с безвозмездной передачи формуляра сотруднику
006	Списан бланк трудовой книжки (вкладыша)

Если бланк трудовой книжки (вкладыша) был испорчен кадровым сотрудником компании в процессе заполнения, в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Дт	Кт	Содержание операции
91	10 (41)	Списана стоимость испорченного формуляра
19	68	Восстановлен НДС, который ранее был принят к вычету
91	19	Списан восстановленный НДС
006	Списан испорченный бланк трудовой книжки (вкладыша)

В ситуациях, когда плата за бланк с работника не взимается, предприятие не имеет права учитывать в составе расходов по налогу на прибыль ни стоимость формуляров, ни НДС, исчисленный с безвозмездной передачи бланка сотруднику.

При этом возникает разница между налоговым и бухгалтерским учетом, которая отражается как постоянное налоговое обязательство:

Дт	Кт	Содержание операции
99	68	Отражено постоянное налоговое обязательство по налогу на прибыль

Если бланк был передан на безвозмездной основе, то его стоимость признается доходом работника в натуральной форме, и работодатель, как налоговый агент обязан рассчитать и удержать налог на доходы физических лиц (далее – НДФЛ) (основание – письмо Минфина от 27.11.2008 г. № 03‑07‑11/367).

Одновременно существует иная точка зрения по рассматриваемому вопросу, в соответствии с которой трудовая книжка, как личный документ, не может участвовать в гражданском обороте (норма применяется по отношению к паспорту, диплому об образовании и т. д.).

При оформлении бланка на имя работника работодатель утрачивает право собственности, а сотрудник его не приобретает.

И так как работник не может купить бланк самостоятельно минуя работодателя, оценить полученную экономическую выгоду, которая могла бы быть признана доходом гражданина, в соответствии с Налоговым Кодексом РФ невозможно.

Следовательно, объекта обложения НДФЛ в данном случае не возникает.

Более безопасный вариант: квалифицировать безвозмездную передачу трудовой книжки работнику как дарение. Договор может быть заключен как в письменной, так и в устной форме. При этом доход в виде подарка стоимостью до 4000 руб. в год НДФЛ не облагается.

Способ № 2: трудовая книжка – расход организации

Работодатель приобретает формуляры не для дальнейшей реализации, а выступает в качестве посредника между работником и продавцом бланков.

Соответственно, право собственности на бланки у работодателя не возникает.

Основание: письма Минфина от 10.06.2009 г. № 03-01-15/6-305 и от 29.01.2008 г. № 07-05-06/18 (рекомендации аудиторским организациям).

Согласно вышеуказанных писем предоставление трудовой книжки (вкладыша) сотруднику нельзя квалифицировать как оказание услуги.

Поэтому стоимость бланков предлагается сразу учитывать в составе прочих расходов, а компенсацию, полученную за формуляры от сотрудников, включать в прочие доходы.

Соответственно, в бухгалтерском учете фирмы будут сделаны следующие записи:

Дт	Кт	Содержание операции
006	Формуляры приняты на забалансовый счет в качестве БСО
91	60	Стоимость формуляров принята в качестве расходов
19	60	Отражён НДС
006	Списаны бланки, оформленные сотрудникам
73	91	Отражена стоимость бланков, подлежащая возмещению сотрудниками компании
91	68	Начислен НДС со стоимости выданных формуляров
70 (50)	73	Погашена задолженность за выданные бланки из заработной платы работника (оплата внесена сотрудником в кассу организации)

Распространенные ошибки в учете бланков

Несмотря на простоту учета движения бланков в ряде случаев возникают ошибки.

Неверное положение	Верное положение
Ответственное лицо производит удержание стоимости из заработной платы сотрудника без получения согласия	Безусловное удержание средств из дохода сотрудника производится только в отдельных случаях, определенных законодательством. Плата за предоставление бланков удерживается по заявлению лица
Предприятие использует незаполненную трудовую, принесенную самим работником	Работодатель должен оформлять только трудовые книжки, купленные самим предприятием у официального представителя Гознак. Бланки в розничной продаже предназначены для покупки организацией или ИП

Важно! При использовании бланков, приобретенных не у представителей производителя, на предприятие может быть наложен штраф за нарушение трудового законодательства.

Сумма административного штрафа установлена для ответственных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 руб., для организаций – от 30 000 до 50 000 руб..

Часто задаваемые практические вопросы

Вопрос № 1: В какой стоимости учитывается предприятием БСО за балансом?

Ответ: оприходование бланков с отражением по счету 10 производится в соответствии со стоимостью, указанной в накладной.

При отражении бланков на забалансовом счете 006 учет ведется в условных единицах. Количество места учета зависит от наличия обособленных подразделений. Предприятие самостоятельно производит выбор единицы учета, равную, например, одному руб..

Вопрос № 2: Когда необходимо произвести удержание платы за предоставленный работнику без стажа бланк?

Ответ: Внесение платы за предоставленный документ либо удержание стоимости бланка по ведомости при выплате вознаграждения производится при открытии трудовой книжки. Основанием для оплаты является предоставление бланка сотруднику. Допускается производить удержание суммы при увольнении лица и получении документа на руки.

Вопрос № 3: Что будет за нарушение правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек?

Ответ: Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Работодатель приказом должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
на ИП – от 1000 до 5000 руб.;
на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб..