Спецоценка условий труда бухгалтерский и налоговый учет

Опубликовано: 19.05.2024

Ведущая рубрики

  1. Для чего необходима СОУТ
  2. Провели и свободны?
  3. Когда без СОУТ можно обойтись?
  4. Как оформить специальную оценку в БУ и НУ
  5. Отчеты и опубликование информации
  6. Проверяем аккредитацию
  7. Штрафные санкции

Постепенное проведение специальной оценки разрешили только организациям, у которых отсутствовали вредные или опасные факторы, и тем, кто ранее проводил аттестацию. Отсрочка продлилась до конца 2018 года. Решение вопросов, связанных с Законом «О специальной оценке условий труда», многие компании и ИП по доброй традиции отложили до последнего момента, и во второй половине 2018 наступил настоящий бум спроса на эту услугу.

Цены, конечно, резко выросли, и к концу года многие не успевали провести необходимые мероприятия, потому что аккредитованных организаций было не так много, а желающих полно. Все же большая часть предприятий справилась с задачей, после чего бизнесмены выдохнули и подумали, что теперь можно спать спокойно, но история не закончилась.

Для чего необходима СОУТ

Вспомним, зачем вообще затевался новый закон:

  • проверка безопасности рабочих мест;
  • выявление необходимости использования СИЗ, улучшений условий труда и совершенствование техники безопасности, планирование необходимых для этого мероприятий;
  • определение категорий работников, которым необходимо проходить регулярные медосмотры;
  • установка льготы и компенсации;
  • результаты спецоценки нужны для определения пенсионных взносов (дополнительных) и процента взносов в ФСС;
  • работники знакомятся с итогами специальной оценки, а значит, получают представление о безопасности работы и своих правах.

Больше выгод получают, конечно, работники, но и для работодателя есть плюсы: при пересмотре результатов может появиться возможность применять пониженный тариф, к тому же оправдывать расходы на СИЗ, медосмотры и другие мероприятия по обеспечению безопасности работы будет проще.

Провели и свободны?

Кроме собственно самой спецоценки, законом предусмотрена подача декларации в Роструд, не для всех, а только для тех, у кого нет вредных факторов или условия труда признаны оптимальными (допустимыми).

Период действия отчета — 5 лет. Правда, срок прервется, если возникнут ситуации, при которых понадобится провести спецоценку вне плана:

  • Появление рабочих мест, не участвовавших в СОУТ.
  • Коррекция технологии производства, изменение состава сырья, материалов, смена оборудования.
  • Предписание трудинспекции (других проверяющих в сфере охраны труда и соблюдения трудового законодательства).
  • Выявление профзаболевания, возникшего вследствие воздействия производственных факторов.
  • Если произойдет несчастный случай (кроме ситуации, когда виновными окажутся третьи лица).
  • Изменение СИЗ, если это скажется на уровне воздействия на работников вредных факторов.
  • Внесение обоснованного предложения от профсоюза.

По первым двум пунктам и для вновь зарегистрированных организаций дается двенадцать месяцев со дня события на проведение специальной оценки, в остальных случаях — шесть.

Когда без СОУТ можно обойтись?

Если вы просто увольняете одного сотрудника и принимаете другого на это же место, то спецоценка не требуется.

Обратите внимание! Нового работника необходимо ознакомить с результатами СОУТ.

Немало остается вопросов по ситуациям, когда происходят незначительные изменения характеристик рабочей среды. Например, проводится замена ламп в кабинете или установка нового монитора для компьютера, за которым работает оператор, и т.п. Все будет зависеть от того, меняется ли при этом воздействие на работника. Ведь при проведении проверки оценивают такие данные, как освещенность, уровень шума, излучение, температура помещения и т.д.

Если не произошло изменений, то и обновлять сведения предыдущей оценки смысла нет. Допустим, что вместо вышедшего из строя монитора установили новый, но той же модели. В то же время не всегда можно определить существенность произошедших изменений, и, возможно, придется обратиться к эксперту. Тот соберет данные, используя специальные приборы, и установит необходимость обновления данных.

Не нужна СОУТ для надомников и дистанционных сотрудников. Не требуется проводить ее и тогда, когда в штатном расписании должность есть, но она является вакантной. Как только место будет занято сотрудником, спецоценка станет обязательной.

Как оформить специальную оценку в БУ и НУ

Налоговый учет зависит от того, кто несет бремя расходов: работодатель или происходит возмещение за счет ФСС (полностью или частично). Сначала разберемся с первым вариантом.

На общей системе налогообложения затраты на спецоценку учитываются как прочие расходы на реализацию (основание – подпункт 7 п. 1 статьи 264 НК РФ) и признаются в периоде, когда были осуществлены. Используется метод учета, принятый учетной политикой организации: кассовый или по начислению.

На «доходной» упрощенке никакого влияния на налоговую базу не будет. На режиме «доходы минус расходы» учесть оплату спецоценки нельзя, ведь она не входит в закрытый перечень (статья 346.16 НК РФ).

Существует альтернативная точка зрения – отнесение затрат к материальным расходам (услуги производственного характера, направленные на контроль за соблюдением установленных технологических процессов (п. 5 статьи 346.16 и подпункт 6 п.1 статьи 254 НК РФ). ФНС является противником подобного подхода, и высока вероятность, что придется обращаться в суд, чтобы отстоять свою позицию.

Здесь все аналогично упрощенке – в закрытом перечне СОУТ нет, но можно отнести ее к обеспечению мер по технике безопасности (подпункт 6.1 п. 2 статьи 346.5 НК РФ) и учесть в базе. При этом опять же придется спорить с налоговой инспекцией.

ЕНВД, патент

Поскольку эти системы налогообложения не подразумевают уменьшение налогооблагаемой базы на расходы, то, как и в случае с УСН «доходы», проведение специальной оценки на уплате налога не отразится.

Совмещение режимов

При совмещении УСН/ОСНО с другим режимом (ЕНВД, патент) придется вести раздельный учет затрат на СОУТ, если невозможно определить, к какой конкретно деятельности они относятся. Например, если нет разбивки в договоре и актах по рабочим местам или проводится оценка мест работы руководителей, бухгалтеров и другого административного персонала.

Как правило, распределение происходит исходя из размеров выручки по каждому виду деятельности.

Что касается учета для целей налогообложения расходов, которые произведены за счет ФСС, то они при расчете налоговой базы учитываться не будут.

Бухгалтерский учет

Проводки в бухгалтерском учете также зависят от того, за чей счет проводится спецоценка.

Вариант №1:

Д 20, 26, 44… (счета учета затрат) К 60, 76… (счета учета расчетов с организацией, проводящей СОУТ). При подписании акт оказанных услуг (выполненных работ).

Вариант № 2:

  • Д 97 К 60, 76… отражено отнесение затрат в расходы будущих периодов;
  • Д 20, 26, 44… К 97 – ежемесячное списание равными частями в период действия специальной оценки.

Кстати! О расходах будущих периодах (РБП) можно найти информацию в соответствующем разделе сайта.

Согласно Правилам, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 10.12.2012 №580Н, ФСС может разрешить использовать на меры по предупреждению травматизма и профессиональных заболеваний до 20% взносов, рассчитанных за прошедший календарный год за вычетом:

  • пособий по нетрудоспособности в связи с производственными травмами или профессиональными заболеваниями;
  • оплаты отпуска (предоставленного свыше обычного ежегодного) работника на период лечения (и проезда туда-обратно) за тот же период.

Размер финансирования увеличивается до 30%, при условии что часть средств пойдет на санаторно-курортное лечения работников-предпенсионеров.

Вариант №1:

  • Д 20, 26, 25 К 69 – начислены взносы на травматизм;
  • Д 69 К 60, 76… – после подписания акта на оказанные услуги отражены расходы за счет ФСС.

Важно! Необходимо получить одобрение Фонда на финансирование. Соответствующее заявление подается в отделение ФСС до 1 августа текущего календарного года. Подробнее о документах, прилагаемых к заявлению, читайте в п. 4 Правил, утвержденных Приказом №580Н.

Вариант №2:

Он был предложен заместителем директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики С.В. Разгулиным в качестве рекомендации:

  • Д 76 (субсчет «расчеты с ФСС по травматизму») К 86 (целевое финансирование) – при одобрении расходов ФСС;
  • Д 69 К 76 – отражены затраты на предупредительные меры за счет ФСС;
  • Д 86 К 98-2 – средства, потраченные на финансирование предупредительных мер, отражены в составе доходов будущих периодов;
  • Д 98-2 Кредит 91-1 – учтен прочий доход в сумме финансирования.

Как видите, здесь средства, выделенные фондом, отражены как целевое финансирование и включены в состав прочих доходов для целей бухгалтерского учета.

Отчеты и опубликование информации

Как выше упоминалось, для некоторых организаций предусмотрена подача декларации. Срок направления отчета – в течение 30 рабочих дней со дня утверждения результатов специальной оценки.

Обратите внимание! Для отправки декларации можно воспользоваться почтой или сайтом Роструда. Для передачи в электронном виде требуется действующая ЭЦП.

Кроме того, если работодатель имеет свой интернет-сайт, то необходимо опубликовать сведения и на нем. На это дается 30 календарных дней с даты утверждения результатов. Причем при размещении не забудьте соблюсти закон о персональных данных.

Проверяем аккредитацию

Законодательство предъявляет определенные требования к организациям, проводящим СОУТ. Например, необходимо, чтобы в штате присутствовало пять и более экспертов (работающих по трудовому договору), каждый из которых обязан иметь сертификат на право выполнения таких работ. Подробности можно найти в статье 19 Федерального закона №426-ФЗ от 28.12.2013.

Кстати! Чтобы найти аккредитованную компанию, обратитесь к сайту Министерства труда. Настройте форму поиска и получите список компаний с информацией о лицензии и юридическом адресе.

Можно воспользоваться услугами любой компании на территории России. Специалисты (конечно, за дополнительную плату) выедут по вашему адресу и проведут необходимые процедуры. Документы затем направят по обычной и/или электронной почте, а если настроен электронный обмен данными, то с помощью ЭДО.

Штрафные санкции

Размеры штрафов впечатляют. Причем санкции разделяются на предусмотренные за отсутствие специальной оценки и выставляемые за нарушения, допущенные после ее проведения.

В 2019 году Минтруд активно выявлял работодателей, махнувших на спецоценку рукой, и выставлял им предупреждения, давая время на исправление. Эта работа продолжается. Министерство обещало быть снисходительными к тем, чье бездействие не привело к нарушениям прав работников и не причинило вреда их здоровью.

  • За первичное нарушение КоАП предусмотрен «небольшой» штраф — 60-80 тысяч рублей.
  • Повторное обойдется в более солидную сумму – 100-200 тысяч, возможна также приостановка деятельности организации сроком до 90 дней, при условии что будет доказана угроза жизни и здоровью людей.
  • В состав обязательных сведений в трудовом договоре входят данные о предоставляемых работнику гарантиях и компенсациях. Также в тексте обязательно должны быть указаны условия труда. Если в договоре их нет, то можно заключить дополнительное соглашение. В противном случае при обнаружении нарушения дается административный штраф. Причем размер его на практике выходит разным. Все зависит от того, к какому именно виду проверяющий отнесет нарушение. Если к ненадлежащему оформлению трудового договора (п.4 статьи 5.27 КоАП), то юридическому лицу придется раскошелиться на сумму от 50 до 100 тысяч рублей, если как иное нарушение – от 30 до 50 тысяч.
  • Если работникам предоставлялись (а должны были быть отменены) гарантии и компенсации, которые повлекли нецелевое использование бюджетных средств, то компании придется заплатить от 5 до 25% от суммы нецелевого расхода (статья 15.14 КоАП).
  • Если не были составлены списки работников, обязанных проходить медосмотры, и такие сотрудники допускались к работе без их прохождения, то организацию ждет административный штраф от 110 до 130 тысяч (п. 3 статьи 5.27.1 КоАП).

Существуют также санкции, применяемые к должностным лицам.

Если вы готовите пакет документов для спецоценки в организации, то воспользуйтесь образцом приказа. Кроме того, стоит проверить наличие всех кадровых документов и журналов учета техники безопасности и охраны труда, они могут понадобиться.

Несмотря на схлынувшую волну беспокойства по поводу СОУТ, требования закона никуда не исчезли, он продолжает действовать. Для субъектов малого предпринимательства, включая ИП, нет исключений: все должны проводить специальную оценку.

Специальная оценка условий труда (СОУТ) в 13 шагов: к проведению готовы!
racorn / Depositphotos.com

С 1 января 2014 года работодатели обязаны проводить специальную оценку условий труда (Федеральный закон от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда"; далее – Закон № 426-ФЗ). Эта процедура введена вместо аттестации рабочих мест и во многом ее повторяет.

31 декабря 2018 года завершился период, когда работодатели могли поэтапно провести спецоценку условий труда в отношении рабочих мест, на которых проводится идентификация потенциально вредных и (или) опасных производственных факторов. Речь идет о так называемых безопасных, "несписочных" рабочих местах, то есть не указанных в ч. 6 статьи 10 Закона № 426-ФЗ. По сути к этой категории относится большинство рабочих мест. Кроме того, лишь до этой даты могли действовать результаты ранее проведенной аттестации рабочих мест (письмо Минтруда России от 1 июня 2018 г. № 15-4/10/В-4010 "О специальной оценке условий труда").

Таким образом, срок, в течение которого нужно было сделать СОУТ, уже истек для работодателей. С 1 января не выполнившие эту обязанность могут быть привлечены к ответственности по ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП. Отметим при этом, что ответственность по указанной части не находится в зависимости от количества работников, чьи трудовые права были нарушены (письмо Роструда от 28 ноября 2016 г. № ПГ/31983-03-3).

Может ли быть проведена специальная оценка условий труда на вакантном рабочем месте? Узнайте ответ в "Энциклопедии решений. Трудовые отношения, кадры" интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите бесплатный доступ на 3 дня!

Тем не менее, во-первых, спецоценку должны как можно скорее осуществить те, кто опоздал – в частности, Минтруд России пообещал реализовать в отношении малого бизнеса и ИП механизм предупреждения нарушений, в рамках которого работодателю сначала направят предостережение о недопустимости нарушения требований охраны труда, и лишь в случае его неисполнения – оштрафуют.

Кроме того, спецоценку могут впервые проводить те, кто только создал новые рабочие места. На это отводится год с момента их образования. То есть, например, если рабочее место создано в декабре 2018 года, то срок завершения СОУТ – декабрь 2019 года.

И тем, и другим категориям работодателей очень пригодится наша инструкция. В ходе проведения спецоценки им необходимо учесть ряд особенностей, чтобы избежать административной ответственности за нарушение установленного порядка проведения спецоценки по той же ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Рассмотрим порядок проведения этой процедуры подробнее.

Шаг 1. Издать приказ об образовании комиссии по проведению специальной оценки условий труда

Приняв решение о проведении специальной оценки условий труда, руководитель организации должен издать соответствующий приказ, определив в нем состав комиссии по проведению такой спецоценки, включая руководителя, а также порядок ее деятельности. При этом число членов комиссии должно быть нечетным, а в ее состав обязательно следует включить специалиста по охране труда (ч. 1-2 ст. 9 Закона № 426-ФЗ). Главой комиссии, как правило, назначается генеральный директор (ч. 4 ст. 9 Закона № 426-ФЗ).

Шаг 2. Утвердить перечень рабочих мест для проведения специальной оценки

Перечень рабочих мест, в отношении которых должна быть проведена спецоценка, в том числе и аналогичных, определяется созданной работодателем комиссией (ч. 5 ст. 9 Закона № 426-ФЗ).

Специальная оценка при наличии аналогичных рабочих мест проводится только в отношении 20% от их общего числа, но в любом случае их должно быть больше двух (ч. 1 ст. 16 Закона № 426-ФЗ). Результаты спецоценки при этом применяются ко всем аналогичным рабочим местам.

Аналогичные рабочие места – рабочие места, которые расположены в одном или нескольких однотипных производственных помещениях, оборудованных одинаковыми или однотипными системами вентиляции, кондиционирования воздуха, отопления и освещения, на которых работники работают по одной и той же профессии, должности, специальности, осуществляют одинаковые трудовые функции в одинаковом режиме рабочего времени при ведении однотипного технологического процесса с использованием одинаковых производственного оборудования, инструментов, приспособлений, материалов и сырья и обеспечены одинаковыми средствами индивидуальной защиты (ч. 6 ст. 9 Закона № 426-ФЗ).

Шаг 3. Издать приказ об утверждении графика проведения специальной оценки условий труда

Одновременно с определением перечня рабочих мест, в отношении которых должна быть проведена специальная оценка условий труда, комиссия составляет график проведения спецоценки. Он должен быть утвержден соответствующим приказом руководителя организации.

БЛАНКИ

  • Приказ о проведении специальной оценки условий труда и образовании комиссии по ее проведению
  • Перечень рабочих мест для проведения специальной оценки условий труда
  • Приказ об утверждении графика проведения специальной оценки условий труда
  • Договор на проведение специальной оценки условий труда
  • Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда
  • Дополнительное соглашение к трудовому договору об условиях труда на рабочем месте

При составлении данного графика следует учесть следующее.

По общему правилу, спецоценка проводится в отношении каждого рабочего места, включая офисные помещения, не реже чем один раз в пять лет (ч. 4 ст. 8 Закона № 426-ФЗ).

Если ранее специальная оценка условий труда работодателем не проводилась, ее необходимо было провести не позднее 31 декабря 2018 года (ч. 6 ст. 27 Закона 426-ФЗ). При этом закон позволял сделать это поэтапно.

Исключение составляют рабочие места:

  • тех сотрудников, чья профессия, должность или специальность дает им право на досрочное назначение страховой пенсии по старости;
  • работа на которых дает право на гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
  • на которых по результатам ранее проведенных аттестации рабочих мест по условиям труда или специальной оценки условий труда были установлены вредные и/или опасные условия труда (ч. 6 ст. 10 Закона № 426-ФЗ).

Специальную оценку этих рабочих мест нужно было провести первоочередно, без разделения на этапы (письмо Минтруда России от 8 декабря 2014 г. № 15-1/В-1829). За неисполнение этой обязанности работодателю грозит административная ответственность, в том числе штраф в размере до 10 тыс. руб – для должностных лиц и ИП, до 80 тыс. руб. – для юридических лиц (ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Если же до 31 декабря 2013 года работодателем была проведена аттестация рабочих мест по условиям труда, специальную оценку в отношении этих рабочих мест можно не проводить в течение пяти лет со дня завершения аттестации (ч. 4 ст. 27 Закона № 426-ФЗ).

Кроме того, помимо плановой спецоценки рабочих мест работодатель обязан проводить и внеплановую – например, при вводе в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест, изменении технологического процесса, получении соответствующего предписания от ГИТ и др. (ч. 1 ст. 17 Закона № 426-ФЗ). Срок, в течение которого должна быть проведена внеплановая спецоценка условий труда, составляет от 6 до 12 месяцев в зависимости от основания для ее проведения (ч. 2 ст. 17 Закона № 426-ФЗ).

Шаг 4. Заключить со специализированной организацией договор на проведение специальной оценки условий труда

Чтобы провести специальную оценку условий труда, работодатель должен заключить с выбранной специализированной организацией соответствующий договор (ч. 2 ст. 8, ст. 19-21 Закона № 426-ФЗ). С реестром аккредитованных организаций можно ознакомиться на сайте Минтруда России (http://akot.rosmintrud.ru/).

Шаг 5. Передать организации, проводящей специальную оценку условий труда, необходимые сведения, документы и информацию

Как только договор со специализированной организацией будет заключен, работодатель обязан предоставить ей сведения, документы и информацию, характеризующие условия труда на рабочих местах (например, технологическую документацию, проекты строительства зданий и др.).

Шаг 6. Утвердить результаты идентификации потенциально вредных и/или опасных производственных факторов

При проведении специальной оценки условий труда специализированная организация первым делом осуществляет идентификацию потенциально вредных и/или опасных производственных факторов. Результаты этой идентификации, по ее завершении, утверждаются созданной работодателем комиссией (ч. 2 ст. 10 Закона № 426-ФЗ).

Затем организация приступает к измерению фактических значений вредных и/или опасных факторов, если таковые были выявлены (ч. 5 ст. 10 Закона № 426-ФЗ). По итогам исследования эксперт специализированной организации классифицирует условия труда на рабочих местах по степени вредности и/или опасности на оптимальные, допустимые, вредные и опасные (ч. 8 ст. 12, ст. 14 Закона № 426-ФЗ).

Шаг 7. Утвердить отчет о проведении специальной оценки условий труда

По итогам проведения спецоценки организация составляет отчет, который должен быть подписан всеми членами созданной работодателем комиссии и утвержден ее председателем (ч. 2 ст. 15 Закона № 426-ФЗ). Член комиссии, не согласный с результатами специальной оценки условий труда, может изложить свое мотивированное мнение в письменной форме и приложить его к отчету.

Шаг 8. Уведомить специализированную организацию об утверждении отчета о проведении специальной оценки условий труда

Шаг 9. Подать декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда

Если наличие вредных и/или опасных производственных факторов по результатам идентификации выявлены не были либо если по результатам измерений условия труда на рабочих местах признаны оптимальными или допустимыми, работодатель должен уведомить об этом трудовую инспекцию по месту нахождения организации (ч. 1 ст. 11 Закона № 426-ФЗ). Для этого нужно заполнить декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда (утв. приказом Минтруда России от 7 февраля 2014 г. № 80н). Подать эту декларацию работодатель должен в течение 30 рабочих дней с момента утверждения отчета о проведении спецоценки (п. 5 Порядка подачи декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, утв. Приказом Минтруда России от 7 февраля 2014 г. № 80н).

Следует отметить, что до 1 мая 2016 года работодатель указывал в декларации только сведения об отсутствии вредных и/или опасных производственных факторов. В связи с этим, если по результатам измерений, проведенных до 1 мая 2016 года условия труда в отношении других рабочих мест были признаны оптимальными или допустимыми, работодатель должен подать в трудовую инспекцию уточненную декларацию с включением в нее этих рабочих мест (ч. 4 ст. 3 Федерального закона от 1 мая 2016 г. № 136-ФЗ).

Шаг 10. Ознакомить работников с отчетом о проведении специальной оценки условий труда

В срок не позднее чем 30 календарных дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки работодатель должен под роспись ознакомить работников с результатами спецоценки (ч. 5 ст. 15 Закона № 426-ФЗ). В указанный срок не включаются периоды временной нетрудоспособности работника, нахождения его в отпуске или командировке, периоды междувахтового отдыха.

Шаг 11. Разместить результаты спецоценки на сайте организации

В течение 30 календарных дней после утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда работодателю следует разместить сводные данные о результатах спецоценки на своем официальном сайте – при его наличии (ч. 6 ст. 15 Закона № 426-ФЗ).

Размещаемая на сайте информация должна содержать сведения:

  • об установлении классов (подклассов) условий труда на рабочих местах;
  • о перечне мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, на рабочих местах которых проводилась специальная оценка условий труда.

Это, в частности, разделы V и VI отчета о специальной оценке условий труда.

Шаг 12. Уведомить о результатах спецоценки ФСС России

При подаче отчетности по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний работодатель также должен сообщить ФСС результаты специальной оценки условий труда (подп. 18 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний").

Для этого нужно отразить соответствующие данные в форме 4-ФСС (утв. приказом ФСС России от от 26 сентября 2016 г. № 381).

Шаг 13. Применить результаты специальной оценки условий труда

Результаты проведенной спецоценки влияют на установление гарантий и компенсаций работникам. Так, сотрудники, условия труда на рабочих местах которых признаны вредными, в зависимости от степени вредности имеют право на сокращенную рабочую неделю не более 36 часов, дополнительный отпуск не менее семи календарных дней и/или компенсацию в размере 4% от оклада (абз. 5 ч. 1 ст. 92, ч. 2 ст. 117, ч. 2 ст. 147 Трудового кодекса).

Кроме того, пункт об условиях труда на соответствующем рабочем месте должен быть включен в трудовой договор с новыми работниками (абз. 9 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). А в договоры с уже работающими сотрудниками следует внести изменения, заключив с ними соответствующее дополнительное соглашение (ст. 72 ТК РФ).

Вторник
18 мая 2021 г.
МРОТ:
Учетная ставка ЦБ:		 12792 руб.
4,5%

Типовые бланки

  • Бухгалтерские
  • Кадровые
  • Юридические
  • Статистические
  • Экономические
  • Должностные инструкции

Полезности

Бухгалтерский учет

  • Основные средства
  • Нематериальные активы
  • Товарно-материальные ценности
  • Затраты на производтво
  • Денежные средства
  • Расчеты с персоналом
  • Расчеты с бюджетом
  • Готовая продукция
  • Финансовые результаты
  • Капитал и резервы
  • Учетная политика
  • Учет и оплата труда

Налоговый учет

  • НДС
  • ЕСХН
  • УСНО
  • ЕНВД
  • НДФЛ
  • Страховые взносы
  • Взносы в ФСС
  • Налог на имущество
  • Водный налог
  • Земельный налог
  • Транспортный налог
  • Налог на прибыль
  • Налог на игорный бизнес
  • Акцизы
  • Налог на пользование полезными ископаемыми
  • Патентная система налогообложения

Управленческий учет

  • Проблемы организации управленческого учета на предприятиях
  • Сущность и назначение управленческого учета
  • Затраты, формирующие себестоимость продукции, работ, услуг
  • Системы учета затрат и калькулирования себестоимости
  • Анализ и принятие краткосрочных управленческих решений
  • Анализ и принятие долгосрочных инвестиционных решений
  • Планирование и бюджетирование

Классификаторы

  • ОКСМ
  • ОКВЭД [1.1]
  • ОКВЭД [2]
  • ОКВ
  • ОКДП
  • ОКЕИ
  • ОКФС
  • ОКОПФ
  • ОКУН
  • ОКОФ
  • ИНКОТЕРМС
  • ОКИН
  • ОКЭР
  • КСД
  • ОКСО

Разработка сайта:

Web-студия Интер

Главный редактор:

Что важно знать любой бухгалтерии о новой спецоценке условий труда

С 2014 года независимо от штатной численности и налогового режима все компании должны проводить специальную оценку условий труда (Федеральный закон от 28 декабря 2013 г. № 426-ФЗ, далее — Закон № 426-ФЗ). Она заменила аттестацию рабочих мест. Спецоценку, как и аттестацию, надо проводить раз в пять лет. От результатов спецоценки зависят теперь дополнительные взносы в ПФР, а также расчет налога на прибыль и взносов на травматизм. Разобраться в новых требованиях и в оформлении отчета по спецоценке — главного документа для расчета дополнительных взносов — поможет эта статья.

Как результаты спецоценки влияют на работу бухгалтерии

От спецоценки зависит тариф дополнительных взносов в ПФР. По итогам спецоценки могут быть установлены разные классы условий труда. Если класс допустимый или оптимальный, дополнительные взносы можно вообще не платить. А если условия признаны опасными, то тариф будет самым высоким — 8 процентов.

Результаты спецоценки влияют на размер скидки и надбавки по взносам на травматизм. ФСС их устанавливает в зависимости от безопасности условий труда. Ее показатели должны быть в отчете о спецоценке.

Спецоценка подтверждает расходы на охрану труда в налоговом учете. Чтобы списать затраты на средства индивидуальной защиты, медосмотры и компенсации для работников, занятых во вредных условиях, понадобится комплект подтверждающих документов. В него обязательно входит отчет по спецоценке.

За непроведение специальной оценки возможен штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Кроме того, штраф от 1000 до 5000 руб. грозит и сотруднику организации, ответственному за охрану труда.

Спецоценку проводить не обязательно, если есть действующие результаты аттестации

Спецоценку в отношении аттестованных рабочих мест можно не проводить в течение пяти лет со дня завершения последней аттестации. Ее результаты можно использовать в 2014 году при определении тарифа дополнительных взносов.

Исключением являются случаи, когда работодатель должен провести внеплановую оценку. Например, изменились технологический процесс или производственное оборудование, которые могут повлиять на вредные факторы. Либо появились новые рабочие места. Полный перечень случаев, когда нужна внеплановая оценка, приведен в статье 17 Закона № 426-ФЗ. Кроме того, работодатель вправе по собственной инициативе начать спецоценку до того, как истечет срок действия результатов аттестации.

Спецоценка обязательна по всем рабочим местам, кроме удаленных

Спецоценка обязательна по всем рабочим местам, за исключением тех, что оборудованы у надомников и дистанционных сотрудников (ст. 3 Закона № 426-ФЗ).

Что касается офисных рабочих мест, то специальную оценку по ним надо проводить в любом случае. Раньше аттестовывать такие места было обязательно, только если работа с компьютером на них превышала 50 процентов времени.

Значит, если у вас есть офисные рабочие места, которые до 2014 года не подлежали аттестации, по ним обязательно сейчас провести спецоценку.

По одинаковым рабочим местам можно провести выборочную спецоценку
Если в компании много одинаковых рабочих мест, специальную оценку условий труда проводят в отношении 20 процентов от их общего количества. Минимум — два рабочих места. Результаты такой выборочной спецоценки применяют ко всем аналогичным рабочим местам.

Спецоценку вправе проводить только специализированные организации

Для проведения спецоценки Закон № 426-ФЗ обязывает всех нанимать стороннюю специализированную организацию. В ее штате должно быть минимум пять экспертов, имеющих сертификат эксперта на право выполнения работ по специальной оценке. В том числе не менее одного эксперта, имеющего высшее образование по одной из специальностей: врач по общей гигиене, врач по гигиене труда, врач по санитарно-гигиеническим лабораторным исследованиям.

Проводить специальную оценку могут предприятия, которые были аккредитованы в качестве организаций, оказывающих услуги по аттестации рабочих мест по условиям труда. Посмотреть список можно на сайте Минздрава России rao.rosminzdrav.ru. Результаты спецоценки, проведенной неуполномоченной организацией, будут недействительными и спровоцируют споры с проверяющими.

В настоящее время цены на спецоценку еще не известны. Дело в том, что Минтруд России должен принять ряд приказов, регулирующих эту деятельность. Скорее всего цены будут примерно такие же, как за аттестацию, — от 2000 руб. за одно рабочее место.

Проводить специальную оценку условий труда может только специализированная организация. Их список есть на сайте rao.rosminzdrav.ru.

Будьте внимательны: для проведения спецоценки надо создать в компании и собственную комиссию. Число ее членов должно быть нечетным. Состав и порядок деятельности комиссии работодатель утверждает приказом (ст. 9 Закона № 426-ФЗ).

В отчете должны быть перечислены классы и подклассы условий труда

Важно проверить, чтобы в отчете по каждому оцененному месту были указаны класс и подкласс условий труда. Ведь именно от них зависит дополнительный тариф по взносам.

Всех сотрудников компании надо ознакомить с отчетом по спецоценке. Каждый должен поставить свою подпись на отчете о проведении оценки. Более того, предусмотрен и срок ознакомления — не позднее чем 30 календарных дней со дня утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда. В указанный срок не включают время, когда человек был на больничном, а также дни отпуска или командировки. Такой порядок предусмотрен в статье 15 Закона № 426-ФЗ.

Главное, о чем важно помнить

  1. Специальная оценка не нужна, пока действуют результаты аттестации рабочих мест.
  2. Проводить спецоценку условий труда надо раз в пять лет.
  3. За то, что компания не проводит спецоценку, предусмотрен административный штраф до 50 000 руб.

Журнал «Главбух» № 3, Февраль 2014

  • Как принять на работу иностранца
  • Удаленную работу узаконили
  • Какие документы оформить при найме сотрудника
  • Как принять сотрудников на удалённую работу
  • Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя
  • Работники без трудового договора: рисковать или не стоит?
  • Срочный трудовой договор: как заключить с пользой и избежать проблем
  • Временный договор с сезонным работником: как заключить правильно
  • Как правильно оформить испытательный срок работнику
  • Договор аренды рабочего места с мастерами в парикмахерской
  • Как уволить пенсионера
  • Работники на неполной ставке: как оформить без проблем
  • Как не получить штраф за вакансию
  • Ученический договор: как подготовить людей к работе в компании
  • Как ИП принять на работу сотрудника
  • Как уволить сотрудника
  • Как принять на работу сотрудника в организацию
  • Сотрудники уволены. Как отчитаться.

Справочная / Сотрудники: наём, зарплата, документы

Спецоценка условий труда

Спецоценка условий труда — это проверка рабочих мест сотрудников. Специальная организация, которая проводит спецоценку, смотрит, есть ли на рабочих местах вредные или опасные для сотрудника факторы. От результатов спецоценки будет зависеть размер взносов за сотрудников.

Кому нужна спецоценка

Спецоценку проводят все ООО и предприниматели с сотрудниками: даже магазины с одним кассиром или веб-студии с одним только дизайнером. Спецоценка нужна даже тогда, когда в штате есть водители или сотрудники, которые работают с выездом на объект.

Спецоценка не нужна только предпринимателям без сотрудников или с удалёнными сотрудниками.

Когда сотрудник всего один, и это — директор

Часто в организации есть только один сотрудник — директор. Чтобы не проводить спецоценку для его рабочего места, в трудовом договоре иногда указывают, что он работает удаленно из дома. Но из-за этого могут возникнуть проблемы с достоверностью сведений в ЕГРЮЛ.

Дело в том, что организация должна регистрироваться по месту, где находится её постоянно действующий исполнительный орган — руководитель. А если руководитель работает из дома и в офис не ходит, то постоянным местонахождением будет его домашний адрес. А значит его и нужно записать в ЕГРЮЛ как юридический.

Но здесь появляется уже другой вопрос: может ли директор вообще быть удалённым сотрудником. С одной стороны, директор в самом деле работает дома, а с другой — его место работы совпадает с юридическим адресом организации, то есть место работы не удалено от него. Есть даже случаи, когда спецоценку проводят у директора дома. Поэтому лучше узнать мнение вашей трудовой инспекции и опираться на него.

Когда проводить спецоценку

У новых ООО или ИП есть 12 месяцев на проведение спецоценки. Декларация соответствия условий труда, которую организация подает в трудовую инспекцию по итогам спецоценки, действует бессрочно, если условия труда не меняются. Проведите спецоценку снова, если:

Создали новые рабочие места;

Переехали в другой офис;

У сотрудника появилось заболевание из-за вредных или опасных факторов на рабочем месте.

Сотрудник получил травму на рабочем месте;

Трудинспекция нашла нарушения условий труда.

Если вы зарегистрировали ООО или ИП больше года назад, но еще не провели спецоценку, сделайте это как можно скорее.

Как провести спецоценку

Для организации спецоценки нужна комиссия. ИП может самостоятельно выполнять все ее функции, если не получается создать полноценную комиссию. Обычно в нее входят: специалист по охране труда, представители профсоюза и работодателя, сам ИП или руководитель организации.

Комиссия составляет график проведения спецоценки и перечень рабочих мест, которые подпадают под спецоценку. Это формальная процедура, дополнительно с документами ничего делать не нужно, просто сохраните их. Специальной формы для этих документов нет, можете оформить их на свое усмотрение.

Спецоценку проводят не для конкретного сотрудника или должности, а для рабочего места. Поэтому количество сотрудников иногда отличается от количества рабочих мест. Если один сотрудник совмещает две должности, то и рабочих мест у него может быть два. И наоборот, если сотрудники работают у станка в две смены, то рабочее место у них будет одно на двоих.

Cпецоценку проводит организация, у которой есть разрешение на эту деятельность. Найдите такую на сайте, а потом проверьте, есть ли она в реестре аккредитованных организаций.

Если эксперты найдут вредные или опасные факторы на каких-то рабочих местах, то проведут измерения и присвоят класс: оптимальный, допустимый, вредный или опасный. От этих классов зависят размеры взносов «на травматизм» и доптарифы по пенсионным взносам.

В конце процедуры организация, которая проводила спецоценку, предоставляет отчет о ее проведении. На этом история со спецоценкой не заканчивается, самое ответственное впереди.

Что делать с результатами спецоценки

Комиссия (или сам ИП) подписывает отчет о проведении спецоценки. После этого:

В течение 30 дней с даты, когда подписали отчет, ознакомьте сотрудников с результатами спецоценки под подпись.

В этот же срок опубликуйте результаты спецоценки на своём сайте, если он есть. Например, Контур на своём сайте оформил это так:

Заполните результаты спецоценки в таблице 5 отчёта 4-ФСС.


Таблица 5 заполняется по данным на 1 января отчетного года. Если вы провели спецоценку в 2020 году, то ее результаты попадут в отчет только в следующем году. В отчете 4-ФСС за 2020 год укажите результаты предыдущей спецоценки, если она была.

А во всех отчетах 4-ФСС в 2021 году таблица 5 будет одинаковой с результатами спецоценки 2020 года.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подготовит все необходимые отчёты для ИП и ООО. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.

Что будет, если не проводить

За отказ от спецоценки грозит штраф: для руководителя организации и ИП — от 5 до 10 тысяч рублей, для ООО — от 60 до 80 тысяч рублей. За повторное нарушение штрафы увеличиваются, а работу компании могут приостановить на срок до 90 суток. А если с сотрудником на работе что-то случится, то за отсутствие спецоценки уже будут наказывать по Уголовному Кодексу.


6 МИН

Как провести спецоценку условий труда, если есть наёмные сотрудники

Работодатели обязаны проводить специальную оценку условий труда (СОУТ). Она показывает трудовой инспекции, что компания соблюдает право сотрудников на безопасное и комфортное рабочее место. Рассказываем, кто должен проводить спецоценку и как это сделать.


Кто проводит спецоценку условий труда

СОУТ проводят все компании и ИП со штатными сотрудниками. Периодичность спецоценки условий труда — пять лет. Исключение — новые организации: они проводят первую СОУТ в течение 12 месяцев. Но предприниматели могут обойтись без спецоценки, если они:

Работают без сотрудников. Например, если ИП ведёт бизнес в одиночку, а в компании трудоустроен только генеральный директор.

Работают полностью на удалёнке. В трудовых договорах должно быть уточнение, что у дистанционных сотрудников нет рабочих мест.

В некоторых случаях повторную СОУТ приходится проводить раньше:

  • Произошёл несчастный случай на производстве.
  • Сотрудник заболел из-за вредных или опасных условий труда.
  • Трудовая инспекция провела проверку и нашла нарушения правил охраны труда.
  • Компания переехала в новый офис или создала новое рабочее место.
  • Изменилось сырьё, материалы или средства защиты, которые используют на производстве.
  • Изменились производственные процессы, которые влияют на условия труда.

Когда компания меняет производственные процессы, переезжает в новое помещение или создаёт новое рабочее место, новую СОУТ проводят в течение года. В остальных случаях на внеплановую спецоценку дают полгода.

Если не провести спецоценку, трудовая инспекция оштрафует ИП или гендиректора на сумму от 5 до 10 тысяч рублей, компанию — от 60 до 80 тысяч.

Как правильно провести спецоценку в компании

Спецоценку условий труда на рабочих местах проводят в три этапа: подготовка, экспертиза и отчётность. Расскажем о каждом подробнее.

Этап 1

Подготовьте документы и найдите экспертов

Спецоценкой занимается комиссия, которую создаёт руководитель компании. Он издаёт приказ и включает в него:

  • реквизиты компании (название, ИНН, ОГРН, юридический адрес);
  • основания проверки — закон № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» и ст. 212 Трудового кодекса;
  • состав комиссии — председатель и участники;
  • сроки и график проведения СОУТ.

Затем председатель составляет перечень рабочих мест по форме Минтруда — он понадобится экспертам.

Технической стороной спецоценки занимаются компании, аккредитованные Минтрудом. Выбирайте экспертов в Реестре организаций, проводящих СОУТ. Там же вы найдёте контакты для связи: email, номера телефонов и сайт. Средняя цена спецоценки одного рабочего места — 1300 рублей в Москве и 800-900 рублей в регионах.

Когда выберете подрядчика для СОУТ, заключите с ним договор. Приложением к нему будет перечень рабочих мест — он определяет объём и стоимость работ.

Этап 2

Пригласите экспертов в офис и получите отчёт

Сначала эксперты проверяют помещение, общаются с сотрудниками и изучают рабочие процессы. Так они решают, какие исследования нужно провести, а потом согласовывают дату нового визита с участниками комиссии.

Второй шаг — замеры. Эксперты изучают уровень света и звука, температуру воздуха, интенсивность теплового облучения. Критерии проверки зависят от рабочих процессов и задач сотрудников. Например, в медицинских центрах могут проверить ультразвук, ультрафиолетовое излучение и напряженность магнитного поля.

В ходе работы эксперты составляют карты спецоценки, протоколы и заключения. Результаты объединяют в отчёт, который отдают комиссии. Он содержит рекомендации экспертов и класс условий труда: оптимальные, допустимые, вредные или опасные. От них зависит, какие компенсации и надбавки положены сотрудникам.

Этап 3

Заполните декларацию и сдайте в трудовую инспекцию

Если по результатам спецоценки условий труда эксперты не нашли вредные или опасные условия труда, заполните декларацию по форме Минтруда. Она содержит следующую информацию:

  • реквизиты компании (наименование, ИНН, ОГРН, фактический и юридический адрес);
  • перечень сотрудников с указанием ФИО и должности;
  • реквизиты отчёта эксперта (номер, дата составления и регистрации в системе ФГИС СОУТ);
  • реквизиты экспертной организации (наименование и регистрационный номер в реестре Минтруда).

Отправьте декларацию письмом с уведомлением о вручении или по электронной почте в региональную инспекцию Роструда. Во втором случае подпишите документ электронной цифровой подписью — простую копию не примут.

Если по итогам СОУТ выявили вредные или опасные условия, отправлять декларацию не нужно. Дополните правила трудового распорядка и коллективный договор по рекомендациям экспертов. А с сотрудниками, которым положены надбавки, подпишите допсоглашения к трудовым договорам.

Читайте также: