Отчет по чекам в налоговую

Опубликовано: 17.05.2024

Бухгалтерия
Инструменты для бизнеса
Налоги

Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.

На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?

В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Антон Дыбов.

Кому и зачем нужно отчитываться

ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.

Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.

К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.

Какие подтверждающие документы нужны

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.

Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1 предоставляют в срок, который установила компания.

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.

Ситуация	Документы
Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно	Кассовый чек
Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура
Заказ на поставку у вашего контрагента	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура

Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».

Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.

В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Экономически оправданные затраты для бизнеса	Экономически не оправданные затраты — не на бизнес
✅ Оргтехника в офис	❌ Принтер домой
✅ Канцелярия в офис	❌ Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива
✅ Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером	❌ Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых
✅ Организация деловых встреч и мероприятий	❌ Ужин с коллегами после работы
✅ Командировочные расходы	❌ Расходы на отпуск с семьей за границей

Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки

Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.

Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.

Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.

Пример корректного бумажного кассового чека: есть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ

Пример электронного кассового чека: помимо основных параметров есть сайт магазина и электронная почта покупателя

Детализированный кассовый чек из приложения Тинькофф Бизнеса

Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры

Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.

При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.

Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки

Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.

Затраты на представительские расходы	Затраты, которые не относятся к представительским расходам
✅ Деловые встречи: завтраки и обеды	❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия
✅ Организация мероприятий, например конференций	❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда
✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации	❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником
✅ Буфетное обслуживание	❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара
✅ Транспорт до мероприятия и обратно	❌ Транспорт во время деловой встречи, например, если она проходит на теплоходе или в яхт-клубе
✅ Услуги внештатного переводчика	❌ Отдых и лечебные процедуры, например СПА

В учете представительских расходов есть нюансы.

Можно	Нельзя
✅ Можно учитывать на ОСНО	❌ Нельзя учитывать на УСН
✅ Можно учитывать только до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период	❌ Все траты свыше 4% от фонда оплаты труда нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль

Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:

приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
смету расходов на мероприятие;
отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.

К командировочным расходам относят:

суточные за каждый календарный день командировки;
транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.

Что запомнить по бизнес-картам

ИП на ПСН, НПД и УСН «Доходы» не собирают подтверждающие документы, если оплачивают покупки сами. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, нужен авансовый отчет.
ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН собирают подтверждающие документы по тратам на бизнес, чтобы уменьшить налог на доходы. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, дополнительно нужен авансовый отчет.
Компании всегда собирают подтверждающие документы по расходам.
Кассовый чек используют как подтверждающий документ, если не нужно принимать НДС к вычету.
Акты и накладные используют как подтверждающий документ, если заключили договор с контрагентом.
НДС к вычету принимают по счету-фактуре, в котором он выделен отдельной строкой. Компания получит такой документ, если заключила договор с контрагентом на ОСН.
Без счета-фактуры НДС принимают к вычету только по командировочным расходам на гостиницу, авиа- и ж/д билеты. В этих случаях подойдет бланк строгой отчетности с выделенным НДС.
Компании и ИП с сотрудниками на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН предоставляют авансовый отчет по всем тратам сотрудников.

Бизнес-карты от Тинькофф

Бесплатно выпустим карты к вашему расчетному счету. Обслуживание бесплатное, а при регулярных тратах можно не платить за обслуживания счета.

Все траты отражаются в личном кабинете
Ограничение трат по лимитам и категориям для сотрудников
Детализированные чеки
Валютные бизнес-карты
Виртуальные карты

Рассказываем о видах отчётов по контрольно-кассовому оборудованию, их предназначении и способах формирования. Рассматриваем онлайн-кассы как способ автоматизации ряда бизнес-процессов и отвечаем на интересующие большинство бизнесменов вопросы.

Многие слышали, что с недавних пор правительством было принято решение перевести бизнес на онлайн-кассы. Разумеется, далеко не все владельцы собственных предприятий обрадовались данному нововведению, потому что каждому бизнесмену вновь приходилось тратить деньги, чтобы купить необходимое оборудование.

При всем при этом, уже в скором времени граждане поняли, насколько полезное и удобное изобретение – онлайн-кассы. Теперь пришло время рассказать о том, в чем заключается главная цель данного нововведения.

Также в данной статье мы упомянем каждый из видов отчетов, которые будут формироваться при подключенной кассе этого типа.

Онлайн-кассы и виды отчетов по ним

Большинство граждан и по сей день задаются вопросом – для чего же нужна онлайн-касса. Ответ прост: ККТ последнего поколения, которые теперь должны быть у каждого бизнесмена, применяются для того, чтобы упростить пользование не только владельцам, но и для налоговой инспекции. Таким образом, онлайн-кассы формируют документы, служащие интересам государственной казны – фискальные данные. Следует напомнить, что подобного типа кассы содержат внутри себя специальный накопитель, где хранятся все виды отчетов. Благодаря этому можно с легкостью узнать следующее:

точную дату, когда ККТ была зарегистрирована или заменена;

БСО (бланки строгой отчётности), все чеки, выданные с момента регистрации кассового оборудования;

расчеты, изменения, проводившиеся по ним;

дата замены фискального накопителя.

Бумажные отчеты, используемые ранее, более не требуются, данные хранятся в электронном виде.

Вначале мы упоминали о том, что бизнесмены обязаны заменить устаревшие кассовые аппараты на устройства нового поколения. Каждая ККМ требует отдельной регистрации в инспекции федеральной налоговой службы.

Если Вы все еще не зарегистрировали аппарат, ни в коем случае не начинайте работу, потому что это грозит оплатой штрафов в приличном размере. Как только данный процесс завершится и ККМ будет официально зарегистрирована, у вас появится документ, подтверждающий данное действие – отчет о регистрации. В нём можно найти информацию о самом аппарате; узнать о том, где и когда он был зарегистрирован и даже данные о владельце фискальной информации.

Как только вы получите регистрационный номер, нужно незамедлительно подать отчет в ФНС, чтобы начать работать с ККМ. Данный процесс можно совершить при помощи личного кабинета, зарегистрировавшись на официальном сайте оператора фискальных данных.

Различные виды отчетов по ККМ

Каждый потребитель знает, что такое кассовый чек. Если по какой-либо причине кто-то этого не знает, данная статья поможет разобраться.

Итак, кассовый чек (КЧ) – документ, выдаваемый покупателю, содержит фискальные данные. На данном документе находятся все реквизиты предприятия, а также наименования приобретённых товаров. Бизнесменам стоит помнить о том, что уже совсем скоро заполнять КЧ вручную, а также использовать для этого специального вида шаблон, - будет запрещено.

Исправление ошибок, допущенных при использовании ККМ

Законодательством не запрещено исправлять операции, проводимые посредством кассового аппарата. Чтобы воспользоваться этой услугой, существует чек коррекции.

Многие могут подумать, что данный документ позволяет оформить возврат купленного товара, но сразу стоит отметить, что это утверждение неверно. Документ коррекции необходим исключительно для оправдания действия, согласно которому не был выдан чек в момент покупки.

Таким образом, если кассир по какой-либо причине не выдал чек, следует тут же оформить данный документ, дабы избежать наказания со стороны налоговой службы. Стоит помнить, что просто так создавать чеки коррекции не рекомендуется, т.к. в придачу к этому нужно будет приложить служебную записку с описанием сложившейся ситуации. Помимо прочего владелец организации будет обязан сообщить о случившемся в ФНС.

Закрытие архива фискального накопителя

Фискальный накопитель, разумеется, имеет ограниченный запас памяти. Это значит, что спустя некоторое время владельцу ККМ придется его менять. Чтобы провести данную процедуру по всем правилам, первым делом необходимо убедиться, что все документы и отчеты были переданы в федеральную налоговую службу.

Сделать это очень просто, ведь следует лишь осуществить закрытие смены, после чего можно переходить к закрытию фискального накопителя.

Открытие смены ККМ

Вот мы и подобрались к самому интересному – работе с онлайн-кассой. Отчет об открытии смены – документ, хранящийся на фискальном накопителе, с его помощью можно начать работу с кассой.

Стоит отметить, что без данного документа аппарат не запустится, а это значит, что и проведение расчётов будет невозможным. Не следует забывать о том, что этот документ должен быть сформирован не в начале рабочего дня, а с момента, когда прошла первая оплата товара. В случае, если за день не было произведено ни одного расчета, онлайн-кассу открывать не нужно. В связи с этим мы настоятельно рекомендуем проводить открытие смены лишь с первой покупкой, чтобы избежать недоразумений.

Отчет об открытии смены может быть произведен не только в автоматическом режиме, но и в ручном. В первом случае данный документ будет сформирован по пробитию первого чека с момента закрытия прошлой смены. Если отчет нужно сделать вручную, то кассир имеет полное право воспользоваться всем функционалом ККМ. Начинать рабочий день лучше со следующих действий:

Проверки кассовой ленты в аппарате (её количества);

Осуществления формирования «нулевого» чека;

Х-отчет: формирование и для чего он нужен

В конце статьи расскажем об Х-отчете. Он не столько нужен налоговой службе, сколько владельцу организации или индивидуальному предпринимателю.

Этот документ необходим, чтобы отследить поступление выручки, получить подробные сведения о продажах. Владелец ККМ может лично определять, когда и в каком количестве проверять показатели данного отчета, так как никаких ограничений не установлено. Помимо вышеуказанных функций, персонал может убедиться в правильности даты, напечатанной на чеке, а также проверить реквизиты организации.

Именно благодаря данному отчету ИП и организации могут своевременно узнать о тех или иных ошибках, что дает шанс избежать наказания со стороны налоговой службы.

А теперь давайте в подробностях разберемся, чем же полезен Х-отчет и что из него можно узнать:

Количество наличных средств в определенный отрезок времени;

Дату и время печати чека;

Итоговое количество денег к концу смены;

Число произведенных продаж;

Способ оплаты каждого товара в отдельности (наличными или картой);

Количество и общая сумма возвратов;

Общее количество чеков за смену.

Также следует помнить, что ни у кого из персонала нет возможности получить Х-отчет за предыдущую смену. Помимо прочего, данный вид отчетности дает возможность узнать много дополнительной информации:

Работоспособность каждого кассира в отдельности (анализируя число обслуженных покупателей и общую выручку);

Количество оставшихся товаров;

Остаток наличных средств в ККМ.

Z-отчет: нужен ли он

С появлением новейшего оборудования и онлайн-касс, надобность в Z-отчете отпала. Поэтому сейчас можно с уверенностью сказать, что данным видом отчетности никто не пользуется, так как он не выводится на ККМ нынешнего поколения. Им перестали пользоваться еще с начала 2017 года. А специально для тех, кому интересно, для чего же был предназначен Z-отчет, мы подготовили небольшой список его назначений:

Полный сброс и обновление параметров;

Отображение выручки за ту или иную смену;

Данные о возврате средств и товаров;

Кроме того, Федеральная Налоговая Служба использовала данные отчеты для сверки с бухгалтерскими данными.

Закрытие смены и отключение онлайн-кассы

Благодаря отчету о закрытии смены, все данные автоматически поступают в федеральную налоговую службу. Именно с помощью данной функции у владельцев ККМ отпала необходимость в печатании документации и личного предоставления ее в ФНС. Теперь каждый предприниматель может самостоятельно решить, стоит ли ему тратить время на очередь в налоговой, чтобы предоставить отчет или же осуществить процесс, воспользовавшись онлайн-кассой последнего поколения.

Отчет о закрытии смены самостоятельно архивирует все кассовые операции, а также сохраняет их на фискальном накопителе. Как и Z-отчет, данный тип включает в себя информацию о выручке и возврате средств, позволяет узнать адрес организации. Помимо прочего, теперь у владельцев контрольно-кассовой машины имеется возможность узнать количество проводимых операций в течение всей смены.

В случае если вы не желаете получать штрафы за неправильное пользование ККМ, следует вовремя закрывать смену. За нарушение правила, организация будет вынуждена выплатить штраф в размере 5-10 тысяч рублей, ИП - до 3 тысяч рублей.

Самое главное преимущество контрольно-кассовой машины: отсутствие надобности хранить документацию в печатном виде, т.к. вся информация собрана на фискальном накопителе. Владельцам ККМ не приходится переживать о распечатке отчетов.

Руководитель группы обслуживания отдела бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing

Несмотря на обилие разъясняющих писем, указаний, методических рекомендаций и инструкций, многие вопросы остаются спорными. Сотрудник, чьим «рукам» доверены подотчетные средства, постоянно вынужден думать, как оформить документы, подтверждающие его расходы, а бухгалтерия — проверять представленные бумаги и чеки построчно на предмет соответствия налоговому законодательству. В целом, для денег, выдаваемых авансом, действуют следующие правила:

Денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные нужды и командировочные расходы.
Основание для выдачи средств — распоряжение руководителя. Руководитель принимает решение после представления подотчетным лицом заявления.
После осуществления расходов, на которые были отпущены средства, необходимо отразить их в отчете, приложив подтверждающие документы в течение определенного времени.
Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки. Такой датой считается дата, указанная в обратном билете или путевом листе, если работник пользуется автомобилем.
Если работник получает денежные средства на хозяйственные нужды, то представить авансовый отчет он должен в сроки, установленные специальным распоряжением руководителя организации. Как правило, такое распоряжение оформляется в виде приложения к учетной политике организации.
Работники организации должны быть ознакомлены со всеми распорядительными документами, касающимися порядка выдачи денег под отчет и представления авансовых отчетов, подтверждающих расходы.

Какие документы официально принимают в качестве обоснования расходов?

Этот вопрос создает наибольшие трудности для всех участников проверки авансовых отчетов: как для проверяющих работников, так и для отчитывающихся. По существующей сложившейся практике налоговых проверок, оправдательными документами являются:

чек ККТ;
пассажирские билеты, посадочный талон;
товарные чеки/накладные;
квитанции, бланки строгой отчетности (БСО) и иные формы, на основании которых можно сделать вывод об обоснованности расходов.

На практике по каждому пункту списка у бухгалтера могут возникнуть определенные требования, а у подотчетных лиц вопросы.

Приведем несколько примеров

Составленные на иностранном языке документы необходимо переводить на русский.

Переводу подлежит не вся информация, указанная в документе, а только та, которая имеет существенное значение для учета.

Можно ли в авансовом отчете указывать даты, которые выпадают на выходные дни или праздники?

Если рассматриваются дни нахождения в командировках, то они указываются в отчете в составе общей продолжительности командировки, определенной приказом и пассажирскими билетами (путевыми листами). За эти дни суточные выплачиваются в обычном порядке.

Если рассматриваются дни, когда приобретаются товарно-материальные ценности или работнику оказываются какие-либо услуги, то могут возникнуть вопросы, связанные с привлечением работника к выполнению трудовых обязанностей в выходные дни. Порядок работы в выходные дни установлен Трудовым Кодексом РФ и контролируется трудовой инспекцией. Поэтому лучше избегать оформления документов в выходные дни, а как положено, отдыхать от работы. Не рекомендуется приглашать на представительский обед партнеров по бизнесу в выходной день или праздник.

Организация самостоятельно может разработать форму авансового отчета и утвердить ее в учетной политике.

Обязательное применение унифицированной формы АО-1 отменено с 2013 года. На практике многие продолжают пользоваться старым «проверенным» бланком, который имеет две стороны (утвержден постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Первая сторона (титульная) заполняется подотчетным лицом и бухгалтером, утверждается руководителем. Вторая (оборотная) сторона заполняется подотчетным лицом и подтверждается его подписью. На второй стороне в свободных строках подотчетное лицо перечисляет все документы, которые прикладывает в подтверждение расходов.

Если средства выдавались не в виде наличности (из кассы), а по корпоративной карте на специально открытый для таких операций счет, процедура заполнения авансового отчета не меняется.

Законодательство не ограничивает размер сумм, которые может выдавать организация в подотчет, они могут быть весьма значительными, но учитывать в авансовом отчете необходимо и самые небольшие выданные суммы. При этом необходимо помнить о законодательно установленных нормах по наличным расчетам между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями — не более 100 тысяч рублей по одному договору. Если нужно закупить товары, материалы большими партиями, подотчетному лицу необходимо заранее позаботиться о согласовании с контрагентами заключение договоров на каждую партию, не превышающую указанный лимит расчетов наличными. На безналичные расчеты это ограничение не распространяется.

Ограничения по выдаче сумм в подотчет на практике устанавливаются корпоративными правилами, которые определяются во внутренних политиках компании.

Кассовые и товарные чеки — как их принимать?

Чаще всего сложности у подотчетных сотрудников возникают с оформлением кассовых чеков — из магазинов, пунктов продажи билетов на общественный транспорт, автозаправок (если нужно перемещаться по делам фирмы на машине) и проездных документов в виде бланков строгой отчетности. Если к кассовым чекам приложены другие документы (накладные/товарные чеки), то проблем не возникнет, и их можно принимать к учету.

К авансовому отчету могут быть приложены любые документы. При этом данные документы должны подтверждать не только факт оплаты материальных ценностей, но и факт их получения.

Кассовый чек подтверждает только факт оплаты, поэтому его недостаточно для подтверждения факта приобретения товаров (работ, услуг).

Положением о ККТ определено, что кассовый чек - это первичный учетный документ, отпечатанный ККТ на бумажном носителе, подтверждающий факт осуществления между пользователем и покупателем (клиентом) наличного денежного расчета и (или) расчета с использованием платежных карт, содержащий сведения об этих расчетах, зарегистрированных программно-аппаратными средствами ККТ, обеспечивающими надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов.

В настоящий момент применение кассовой техники претерпевает существенные изменения. Переход на новый порядок, современный и технологичный, позволит передавать сведения о каждой покупке в режиме on-line в налоговую инспекцию, а покупателям получать и сохранять кассовые чеки на своих мобильных устройствах.

Обязательным элементом нового кассового чека является QR-код, благодаря которому любой покупатель может проверить легальность осуществляемой покупки.

Необходимо помнить, что в отдельных случаях разрешено выдавать не кассовый чек, а бланк строгой отчетности (БСО).

Кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать, за исключением случаев, установленных законом, следующие обязательные реквизиты:

порядковый номер за смену;
дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
наименование организации или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя;
идентификационный номер налогоплательщика;
применяемая при расчете система налогообложения;
признак расчета (получение средств от покупателя - приход, возврат покупателю средств, полученных от него, - возврат прихода, выдача средств покупателю - расход, получение средств от покупателя , выданных ему, - возврат расхода;
наименование товаров, работ, услуг, платежа, выплаты, их количество, цена за единицу с учетом скидок и наценок, стоимость с учетом скидок и наценок, с указанием ставки налога на добавленную стоимость;
сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
форма расчета (наличные денежные средства и (или) электронные средства платежа), а также сумма оплаты наличными денежными средствами и (или) электронными средствами платежа;
должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом), оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (передавшего) его покупателю (клиенту);
регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
фискальный признак документа;
адрес сайта уполномоченного органа в сети "Интернет", на котором может быть осуществлена проверка факта записи этого расчета и подлинности фискального признака;
абонентский номер либо адрес электронной почты покупателя (клиента) в случае передачи ему кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
адрес электронной почты отправителя кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме в случае передачи покупателю (клиенту) кассового чека или бланка строгой отчетности в электронной форме;
порядковый номер фискального документа;
номер смены;
фискальный признак сообщения.

При покупке бумажного ж/д билета (допустим один из вариантов):

При покупке электронного билета:

Либо железнодорожный билет с напечатанными на нем реквизитами кассового чека, либо QR-кодом. В этом случае кассовый чек не обязателен;

Либо железнодорожный билет и кассовый чек, если на билете нет реквизитов чека или QR-кода.

Контрольный купон электронного проездного документа с реквизитами чека или QR-кодом;

Контрольный купон электронного проездного документа и кассовый чек, если на документе нет реквизитов чека или QR-кода.

Вместе с тем частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определен перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать любой первичный учетный документ. А именно:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Товарные накладные, которые представляются к отчету, необходимо составлять от имени организации, а не физлица-работника, иначе расходы по ним будет сложно отнести к затратам компании.

В 2016 году Верховный Суд РФ указал (определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450), что первичные документы признаются оформленными с нарушениями требований закона и не принимаются к учету в случаях:

отсутствия в них сведений, необходимых для идентификации лиц, их подписавших;
когда наименование купленных товаров указано нечетко (например, "хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки");
отсутствует дата составления;
не заполнены графы "количество", "цена товара";
отсутствует подпись продавца.

Если выполненная операция, облагается НДС, то к документам приобретения товаров, работ, услуг должны быть приложены счета-фактуры.

Вид и содержание счетов-фактур регламентируют ст.169 НК и постановление Правительства РФ №914 (от 2 февраля 2000).

Командировка: что можно учесть?

Документы, которыми подтверждаются расходы командировочных работников, как правило, включают:

билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
страховые полисы на поездку;
документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
документы об оплате получения виз.

В подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты:

наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
наименование фрахтовщика;
дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
стоимость пользования легковым такси;
фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.

В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.

Таким образом, водитель легкового такси обязан выдать пассажиру по окончании поездки либо кассовый чек, отпечатанный контрольно-кассовой техникой, либо квитанцию в форме бланка строгой отчетности, которая должна содержать установленные реквизиты.

Обязательно в составе пакета документов должен содержаться приказ о направлении в командировку и посадочные талоны в случае авиаперевозки.

Подведем итоги

Авансовый отчет проверяется бухгалтерией на целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

С какими сложностями можно столкнуться, заполняя авансовый отчет, что можно принять к учету и как оформлять документы, всегда готовы рассказать сотрудники BDO Unicon Outsourcing. В компании можно получить весь спектр консультаций и профессиональных услуг по кадровому учету и расчетам с сотрудниками.

С 1 июля реализуется второй этап кассовой реформы. Субъектам малого бизнеса, которые до этого дня работали без ККТ, предстоит получить новый опыт. Среди прочего им предстоит познакомиться с фискальными документами. О том, что к таковым относится кассовый чек, знают многие. Но на нем список фискальных документов не заканчивается.

Фискальный документ — что это?

Фискальными называют документы, которые формируются кассовым аппаратом. В соответствии с законом 54-ФЗ, регулирующим применение с контрольно-кассовой техникой, все фискальные документы сейчас передаются в Налоговую службу. Схема такая: документ направляется онлайн-кассой оператору фискальных данных — в ответ приходит подтверждение его успешной передачи — ОФД направляет документ в ФНС. Обмен фискальными документами занимает считанные минуты и проходит в автоматическом режиме.

Далее рассмотрим, какие существуют фискальные документы.

Отчет о регистрации ККТ

Самый первый фискальный документ, который нужно будет сформировать — отчет о регистрации ККТ. Составляется он один раз при первичной регистрации кассы в ФНС.

В отчете о регистрации отражается информация о налогоплательщике, выбранной модели ККТ, месте ее установки, режиме работы и операторе фискальных данных. Кроме того, в отчете содержится информация, необходимая для указания в личном кабинете на сайте ФНС:

фискальный признак документа;
номер документа;
дата и время получения фискального признака.

Важно! Использовать кассу можно только после того, как ФНС сформирует карточку ККТ. Эта информация доступна в личном кабинете на сайте www.nalog .ru .

Отчет об открытии смены

Итак, касса зарегистрирована — можно начинать работу. В первую очередь нужно открыть смену. Это ежедневная операция, и сопровождается она формированием отчета об открытии смены. Только после этого на кассе можно будет принимать оплату. В отчете отражается:

номер смены;
ФИО кассира, открывшего ее;
дата и время открытия.

Пример отчета об открытии смены

Помимо отчета, сведения о начале смены отражаются в л ичном разделе пользователя на сайте его ОФД. Там также можно найти массу другой информации — суммы, полученные от покупателей и возвращенные им, размер среднего чека и другое. Эти сведения позволят более эффективно осуществлять контроль за магазином и формировать различные отчеты.

Кассовый чек и его аналог — БСО

Кассовый чек — всем хорошо знакомый фискальный документ, созданием которого сопровождается каждый расчет наличными деньгами и банковской картой в магазине. Ч еки формируются не только при реализации товара, но и при его возврате, также в некоторых других случаях.

В соответствии с текущей редакции закона 54-ФЗ, кассовый чек должен иметь множество разных реквизитов, которые перечислены в пункте 1 статьи 4.7 этого закона.

Заменой кассового чека для некоторых налогоплательщиков может быть бланк строгой отчетности (БСО). Бланк должен содержать те же обязательные реквизиты, что и кассовый чек. Применять БСО вместо чека ККТ позволено организациям и предпринимателям, которые занимаются оказанием услуг населению.

Сформировать БСО на компьютере нельзя — они создаются с применением специальных автоматизированных систем. Приобрести их можно в типографиях либо сформировать онлайн за небольшую плату, после чего распечатать на обычном принтере.

С 1 июля 2019 года формировать БСО можно будет исключительно с применением специальных систем — БСО-ККТ.

Отчет о закрытии смены

Кассовая смена не может длиться больше 24 часов. В самом ее конце необходимо сформировать отчет о закрытии смены. В нем содержится информация о номере смены, дате и времени ее закрытия, а также о том, сколько было выбито чеков.

Если по какой-то причине в течение смены в ОФД были переданы не все фискальные документы, в отчете о закрытии содержится их количество, а также дата и время формирования первого из них. Если касса перестала передавать чеки в ОФД, значит, что-то пошло не так — пропал интернет, произошли какие-то неполадки в самом аппарате и так далее. С того момента, как будет зафиксирован факт непередачи первого фискального документа, начнется отчет 30-дневного срока. За это время «застрявшие» документы должны быть направлены в ФНС. Если этого не произойдет, фискальный накопитель (модуль памяти онлайн-кассы) будет заблокирован и не сможет проводить продажи.

Когда подходит время замены фискального накопителя, то касса об этом сообщит. Это информация также отражается в отчете о закрытие смены. Такие сообщения начнут появляться, когда до окончания срока действия фискального накопителя останется 30 дней либо если произойдет заполнение памяти ККТ на 99%.

Кроме того, отчет о закрытии смены может содержать некоторые данные о продажах, например, общую сумму выручки, в том числе наличными и электронными средствами. Эти сведения не являются обязательной частью отчета, поэтому их может и не быть. При необходимости их можно получить из личного кабинета на сайте ОФД.

Чек коррекции

Разновидностью кассового чека является чек коррекции. Пробивается он в том случае, когда ККТ не была применена своевременно. Например, в процессе расчета произошла поломка кассы или отключилось электричество. Другой пример — кассир провел оплату на терминале эквайринга, а чек не выдал.

Чек коррекции позволяет избежать ответственности по статье 14.5 КоАП РФ за неприменение контрольно-кассовой техники, поэтому налоговые органы уделяют этому фискальному документу особое внимание. Также следует быть готовым к тому, что по эпизоду формирования такого чека проверяющие могут запросить пояснения.

Порядок корректировки следующий:

Составление документа-основания — акта или служебной записки. В нем следует указать номер и дату составления, отметить время, в которое не была применена ККТ, и изложить причину этого.
Формирование чека коррекции. В нем проводится сумма, которая своевременно не была пробита на кассе, указывается дата, номер и наименование документа из пункта 1.
Извещение налоговой. Составляется заявление в свободной форме, в котором налогоплательщик сообщает о факте неприменения ККТ и о том, что он исправлен при помощи чека коррекции.

Рекомендуем прочитать подробный материал о корректировке неучтенной на ККТ выручки с примерами и образцами документов.

Обратите внимание! Если на кассе была выбита неверная сумма, то составлять чек коррекции необходимости нет. В этом случае достаточно провести обратную операцию, а затем пробить правильный чек. Например, если кассир неверно указал в чеке на продажу сумму покупки, ему следует сформировать чек с признаком «возврат прихода» на неверную сумму, а затем выбить чек «приход», в котором указать правильную стоимость покупки.

Пример чека коррекции

Отчет о состоянии расчетов

Упомянутый в заголовке фискальный документ может быть сформирован в любое время. В нем содержится информация о документах, которые не попали к ОФД, а также о времени прекращения передачи фискальных данных.

Этот отчет рекомендуется формировать, если пользователь не уверен в том, что касса отправляет данные оператору. Он подтвердит, что есть проблема, либо развеет сомнения и покажет, что все в порядке.

Отчет об изменении параметров регистрации

При регистрации кассового аппарата в ФНС собственник указывает разные сведения о себе, кассовом аппарате, фискальном накопителе. Иногда в этих данных происходит изменение. Например, касса была перенесена из одного офиса в другой, пришла пора заменить фискальный накопитель или магазин стал продавать сигареты, алкоголь либо иные подакцизные товары.

Во всех этих и многих других случаях необходимо изменить настройки на самой кассе и провести ее перерегистрацию. В ходе этого процесса нужно будет сформировать отчет об изменении параметров регистрации ККТ. В нем указывается причина перерегистрации кассы и все регистрационные параметры. Данные, которые подлежат изменению, указываются в обновленном виде.

Обратите внимание! Перерегистрация ККТ будет завершена после того, как пользователь укажет данные из этого отчета в личном кабинете на сайте Налоговой службы.

Отчет о закрытии ФН

По ходу статьи мы неоднократно упоминали фискальный накопитель — это память онлайн-кассы. Он шифрует, хранит и передает через интернет фискальные документы. ФН имеет срок действия, по окончании которого его следует заменить. Также существуют и другие причины его замены, например, касса снимается с учета либо заканчивается объем памяти накопителя.

Перед формированием отчета о закрытии ФН следует убедиться, что в нем не осталось непереданных документов. Эту информацию можно получить из отчета о закрытии смены.

Если все в порядке, можно формировать отчет о закрытии ФН. В нем будут содержаться параметры, необходимые для перерегистрации кассового аппарата в связи с заменой накопителя или для того, чтобы снять его с учета. Это фискальный признак, дата и время его получения и номер фискального документа. Та же самая информация будет отражена в личном кабинете ОФД.

Небольшое видео о чеках коррекции:

Меню «Чеки», содержит шесть подразделов.

Поиск чеков

В данном разделе можно осуществлять поиск и просмотр конкретного кассового чека или нескольких чеков по известным параметрам.

Для осуществления поиска можно воспользоваться как основным (1) набором фильтров, так и дополнительным (*).

Тип документа – название фискального документа, выберите нужный из списка:

Магазин – это структурная форма подразделения, которую возможно создать в личном кабинете в разделе «Магазины». Раздел предназначен для удобства распределения и отображения кассовой техники в личном кабинете клиента.

Касса – название кассы или РНМ кассы.

Период времени – в календаре выбирается дата пробития чека на кассе.

* Дополнительные фильтры поиска:

Поиск по: – номеру кассовой смены, номеру чека, сумме, кассиру смены (в поле кассир можно указать как ФИО полностью, так и часть фамилии, имени, отчества).

Тип оплаты – признак способа расчета + форма оплаты.

Признак расчета – признак совершенной операции между покупателем и продавцом отображающий порядок движения денежных средств, передаваемый кассовым аппаратом в чеке.

По результатам поиска показывается список фискальных документов, удовлетворяющих заданным в фильтрах значениям. Каждый фискальный документ можно открыть, чтобы просмотреть подробную информацию об этом документе, с возможностью сохранения этого фискального документа в формате PDF и отправки его на электронную почту. Просмотр ФД возможен только за период в 4 календарных дня. В случае если необходимо просмотреть документы за больший период, требуется разделить данный период на несколько, каждый из которых не будет превышать 4 календарных дня.

Важно! В разделе поиска, чеки отображаются максимум на 9 страницах. Если за выбранный период в 4 календарных дня количество документов превысит максимальное, то они не будут отображены, при это появится уведомление о превышение лимита просмотра чеков с возможностью перехода в раздел для формирования выписки по документам – Превышен лимит. Данные показаны за более короткий период.

Вы можете получить выписку за весь период в разделе «Выписки».

Для открытия документа необходимо нажать на соответствующую строку. Откроется окно пред просмотра, с указанием основной информации о документе. Для просмотра электронной версии фискального документа необходимо нажать на кнопку «Показать чек».

Показатели

В данном разделе можно просматривать информацию по суммам продаж.

Касса – название кассы или РНМ кассы

Период времени – в календаре выбирается дата пробития чека на кассе.

Информацию по продажам можно просматривать как в виде графиков с указанием типа операции и способа оплаты, так и в виде таблицы.

При наведении курсора мыши на столбец графика появляется всплывающее окно с указанием информации по суммам продаж.

Информация по суммам продаж с учетом кассовых чеков коррекции, а также отображением суммы коррекции, отображается в этом же разделе, ниже, в виде отдельной таблицы.

ВАЖНО! Статистика может обновляться на полчаса позже после получения нами чеков от ваших касс.

В случае несвоевременной передачи кассовых чеков в ОФД (некорректные настройки кассы, отсутствие подключения кассы к сети интернет), просмотр информации по суммам продаж за предыдущий период будет доступен на следующий день, следующий за днем поступления кассовых чеков в ОФД. Например, чеки, сформированные на кассе 25 марта 2019 года, были переданы в ОФД только 1 апреля 2019 года, в этом случае аналитическая информация по продажам, которые были 25 марта, будет доступна для просмотра на следующий день после дня, когда были переданы эти чеки, то есть 2 апреля 2019 года, при это в календаре необходимо будет выбрать фактическую дату пробития кассового чека.

Чеки по кассе

В этом разделе можно просматривать все фискальные документы по кассовой технике. Для просмотра информации необходимо выбрать временной период, магазин и кассовый терминал. Время можно выбрать нажатием на кнопки с уже установленным временным интервалом или выбрать дату и время в календаре. Для отображения информации необходимо обязательно выбрать магазин (в случае если структура магазинов была создана) и кассовый терминал. Если созданная структура магазинов отсутствует, то достаточно выбрать только кассовый терминал. При указании даты начала и окончания периода информация будет отображаться в рамках 24 часов. Например, Вы указываете период с 1 марта 2019 года по 8 марта 2019 года, в этом случае будут отображаться фискальные документы за период с 00:00 часов 1 марта по 00:00 часов 8 марта.

В этом разделе чеки отображаются максимум на 9 страницах. Если за выбранный период количество документов превысит максимальное, то они не будут отображены, при это появится соответствующее уведомление о превышение лимита просмотра чеков с возможностью перехода в раздел для формирования выписки по документам.

Служебные чеки

В данном меню содержится информация по чекам учёта.

Отчёты об открытии/закрытии смен

Содержит отчёты о открытии и закрытии смены, а также z-отчёты кассовой смены.

Подменю Чеки Коррекции

Содержит кассовые чеки коррекции с различными признаками расчёта.

БСО

Содержит бланки строгой отчётности с различными признаками расчёта.

БСО Коррекции

Содержит бланки строгой отчётности со всеми различными признаками расчёта и коррекцией самого документа.

Ниже, на данной странице, при любом из открытых подменю, отображены регистрационные чеки ФНС.

При нажатии на любую строку данных, откроется чек полностью, в новом окне.

Кнопки ведут на раздел с поиском чеков, с соответствующей фильтрацией.

Выписки

В данном разделе можно сформировать выгрузку различных отчетов по выбранному типу документа. Для заказа отчета, необходимо выбрать: тип документа (1), временной период (2), магазин (3) и кассовый терминал (4), а также выбрать формат документа, в котором будет формироваться выписка (5). Время можно выбрать нажатием на кнопки с уже установленным временным интервалом или выбрать дату и время в календаре. Также вы можете открыть состав выписки и отметить необходимые поля отчёта, раскрыв меню «Состав выписки» (6).

После указания заданных параметров, необходимо нажать на кнопку «Сформировать». После нажатия на кнопку «Сформировать» ниже появится окно отчёта с указанием параметров заказа отчета и его статусом. Отчёт, находящийся в процессе подготовки будет иметь статус «В очереди».

Сформированный отчет будет иметь статус «Сформирован», при наведении на эту кнопку, появится кнопка «Загрузить».

Чеки (данная выписка содержит информацию отдельно по каждому чеку с указанием суммы и типа операции). Доступно в форматах XLSX и CSV.

Обороты по ККТ (выписка содержит информацию по оборотам, сгруппированную по кассам). Доступно в формате XLSX.

Z-отчеты (данная выписка содержит информацию по отчету о каждой закрытой с указанием сумм в зависимости от типа операции способа оплаты). Доступно в формате XLSX.

Смены (данная выписка содержит информацию, которая является обязательной для фискального документа Отчет о закрытие смены – количество чеков в смене, состояние работы ФН и наличие непереданных документов). Доступно в формате XLSX.

Чеки с маркировкой (выписка с данными по чекам с отправкой маркировки в ЦПРТ) Доступно в формате XLSX.

Выгрузка возможна за период от одного календарного месяца, до года, по любому магазину и/или терминалу.

Объяснительные к коррекциям

В данном меню содержится информация по чекам коррекции и созданным к ним объяснительным в ФНС.

Для создания объяснительной – выберите ранее созданный на кассе чек коррекции, далее заполните все необходимые поля. Можно воспользоваться представленными шаблонами. После заполнения сохраните и распечатайте документ в 2-х экземплярах.

В подменю История содержатся все чеки коррекции с объяснительными, которые были созданы ранее.

Читайте также: