Офд не передает данные в налоговую что делать

Опубликовано: 14.05.2024

Разрыв связи с оператором фискальных данных (ОФД) — одна из самых распространенных проблем в работе с кассовыми аппаратами. Если чеки и отчеты не передаются ОФД, их не получают и налоговые органы, что чревато штрафами и другими дополнительными расходами. Согласно ФЗ № 54 (ст. 4.1), срок хранения фискальных документов без отправки оператору не должен превышать 30 дней. В этот период фискальный накопитель работает в автономном режиме — собирает, хранит, но не отправляет сведения.

Если сформированные чеки не уходят в ОФД в течение 30 дней, ФН блокируется до момента восстановления связи. Кассовые операции при этом становятся недоступны. С чем может быть связана проблема и как ее решить, рассмотрим в статье.

Как организовать отправку чеков ОФД

Ответственность за своевременную отправку фискальных документов в ФНС ложится на пользователя кассовой техники. В первую очередь он должен выбрать надежного оператора ФД, заключить с ним договор и вовремя вносить абонентскую плату.

Стоимость услуг зависит от тарифа и срока договора: на месяц, квартал, год и т. д. С полным списком лицензированных ОФД можно ознакомиться на сайте ФНС.

При выборе компании рекомендуется изучить отзывы клиентов, обращая внимание на следующие факторы:

часто ли случаются сбои на сервере оператора;
как быстро их устраняют;
качество техподдержки и т. д.

Для передачи чеков ОФД необходимо обеспечить стабильный доступ к интернету и по возможности предусмотреть несколько каналов для обмена данными (например, Wi-Fi и 3G) на случай, если один из них даст сбой. Чтобы не столкнуться с проблемой блокировки ФН, важно контролировать состояние обмена с ОФД. Для этого есть несколько способов:

Некоторые модели ККМ уведомляют пользователя звуковой индикацией об отсутствии связи и неотправленных документах.
В личном кабинете на сайте оператора отображаются сформированные и отправленные чеки за последнюю кассовую смену — если их там нет, значит в этот день документы не передавались.
В отчете о закрытии смены есть строка «Кол-во непереданных ФД» — значение этого пункта должно быть равно нулю.
Отчет о текущем состоянии расчетов позволяет выяснить, какие ФД и в каком количестве не поступили ОФД, а также с какого момента прекратилась передача данных.

Отчет о состоянии расчетов можно сформировать неограниченное количество раз в течение смены и после ее закрытия. Документ можно распечатать на кассе или просмотреть в ЛК на веб-ресурсе ОФД.

Загрузка чеков в «1С» из базы ОФД и другие возможности для бизнеса

ОФД — это не только посредник для передачи фискальных документов в налоговые органы. После оплаты тарифа владелец ККТ получает доступ к дополнительным инструментам для учета и управления. Одна из таких функций — загрузка чеков в «1С» из ОФД.

Согласно ФЗ № 54, на основании ФД необходимо формировать приходные и расходные кассовые ордера. Если ККМ не интегрирована с «товароучеткой», бухгалтеру приходится вносить данные о денежных поступлениях вручную. ОФД позволяет решить эту проблему. На сайте оператора отражаются все чеки за прошедшие периоды, и их можно выгрузить в «1С» в виде файла Excel для автоматического формирования ПКО/РКО. Для этого потребуется специальная обработка для настройки обмена данными.

Каждый ОФД использует свои утилиты. Например, «Платформа ОФД» предлагает обработку «1С:Бухгалтерия.Синхронизация», которую можно приобрести в фирменном магазине приложений. В ЛК оператора доступны функции для управленческого учета, которые также используют информацию из чеков:

контроль выручки;
средний чек;
сравнительный анализ по кассам;
формирование сводной отчетности и т. д.

Если ФД перестали поступать на сервер, перечисленные инструменты будут работать некорректно, а пользователь не сможет получить актуальную информацию.

1. Задай вопрос нашему специалисту в конце статьи.
2. Получи подробную консультацию и полное описание нюансов!
3. Или найди уже готовый ответ в комментариях наших читателей.

По каким причинам не уходят чеки ОФД

При формировании отчета о закрытии смены на чеке может появляться сообщение «ОФД не отвечает». Такие уведомления получают пользователи некоторых моделей линейки АТОЛ, ШТРИХ-М и ряда других брендов. На смарт-терминалах Эвотор всплывает окно с надписью «Касса не может связаться с ОФД» и отображается число неотправленных документов. И в первом, и во втором случае речь идет об одной проблеме — отсутствует связь между кассой и сервером оператора. Основные причины:

некорректные настройки ККТ;
сбои на стороне оператора.

Проблемы с сервером — редкость для лицензированных ОФД. В некоторых случаях сервер может на время «упасть» при обновлении ПО, но, как правило, оператор быстро устраняет сбои и восстанавливает прием документов.

В большинстве случаев проблема связана именно с кассовым терминалом. После регистрации ККМ пользователь выполняет ее фискализацию и настраивает соединение с оператором, указывая в программном интерфейсе его параметры: адрес/хост, порт сервера, ИНН и др. При допущении ошибки хотя бы в одном пункте обмен данными между ККТ и сервером оператора становится невозможным. Кроме некорректности настроек, есть и другие причины, почему чеки не передаются в ОФД:

Пользователь вовремя не внес абонентскую плату.

Сбились настройки Wi-Fi или GSM на самой кассе.

Провайдер проводит технические работы

Аппаратный сбой, требующий диагностики в сервисном центре

Если касса получает сигнал от Wi-Fi-роутера, при отключении электричества «пропадает» и интернет. В этом случае проблема устраняется сразу после возобновления подачи электропитания.

Нет связи с ОФД: что делать в первую очередь

Для начала следует убедиться в исправности роутера, целостности сетевого кабеля (если касса подключена по Ethernet) и разъема для подключения. Если аппарат работает в сети Wi-Fi, но проблемы с доступом к интернету только на этом устройстве, значит дело во внутренних сбоях. На примере смарт-кассы Эвотор рассмотрим, как проверить соединение с точкой доступа:

Зайти в меню «Еще» → «Настройки».
В разделе «Беспроводные сети» нажать Wi-Fi.
Выбрать точку доступа и ввести пароль.

После выполнения всех действий рекомендуется перезагрузить устройство.

Если тариф на обслуживание был оплачен в последний момент, и деньги еще не зачислились на счет компании, передача чеков в ОФД также будет временно недоступна. Если подписка у оператора оплачена, проверьте состояние своего лицевого счета у интернет-провайдера — возможно, баланс ушел в минус, например, после списания платы за дополнительные опции.

При «зависании» чеков также можно выключить и снова включить общий доступ к Сети. Это способ оперативного «лечения» — чеки уйдут, но через некоторое время проблема повторится.

Чеки не передаются ОФД: проверка настроек оператора

Если чеки не отправляются в ОФД, в личном аккаунте появляется сообщение «Не поступают документы от ККТ» (в разных ОФД формулировки могут отличаться, но суть одна). Сначала необходимо проверить наличие подключения. В разделе «Кассы» напротив нужной модели должен стоять статус — «Подключена к ОФД». Если устройство подключено, но документы все равно не поступают к оператору, рекомендуется выполнить следующие действия:

Зайти в ЛК налогоплательщика на портале ФНС и открыть вкладку «Учет ККТ».
Из списка выбрать устройство, с которого не уходят чеки, и нажать ссылку «РН ККТ» — откроется регистрационная карточка.
В ЛК на портале оператора открыть вкладку «Кассы» и скачать информацию об устройстве.
Сравнить эти данные с карточкой ККМ на портале ФНС. Если они различаются, необходимо удалить некорректные сведения и повторно зарегистрировать онлайн-кассу в ЛК на портале ОФД.

Если проблема не решена, следующий этап — проверка настроек на кассовом аппарате. Процедуру можно выполнить двумя способами, в зависимости от модели:

На компьютере с помощью драйвера ККТ (для АТОЛ, ШТРИХ-М и др.).
На самом кассовом устройстве (подойдет для смарт-терминалов Эвотор).

Что делать, если нет связи с ОФД, узнаем на примерах для разных моделей ККМ.

По каким причинам касса не отправляет чеки в ОФД?
Касса перестала передавать чеки в ОФД: что делать?
Итоги

По каким причинам касса не отправляет чеки в ОФД?

Как правило, касса не отправляет чеки в ОФД в связи с тем, что:

1. Нет связи с интернетом.

выставлены некорректные настройки соединения онлайн-кассы с интернетом;
сбой у провайдера;
сломалось коммуникационное оборудование (например, Wi-Fi-роутер);
доступ к интернету прекращен из-за неуплаты.

2. Произошла поломка аппарата.

Варианты здесь самые разные. Например, сломался коммуникационный модуль связи с интернетом (Wi-Fi, 3G, Ethernet).

3. Утратил функциональность фискальный накопитель.

На практике это может выражаться:

в поломке накопителя;
истечении срока действия накопителя.

4. Выставлены некорректные настройки в ПО онлайн-кассы, некорректно установлена прошивка.

Яркий пример такой ситуации — масштабный сбой кассовой инфраструктуры 21.12.2017 по всей России из-за ошибок в прошивке оборудования от компании «Штрих-М».

5. Есть проблемы на стороне сервера ОФД.

Они могут быть самыми разными. Например, когда сервер «падает» при обновлении ПО.

Как пользователь онлайн-кассы может проконтролировать отправку чеков ОФД, рассказано в системе КонсультантПлюс. Вы можете получить пробный бесплатный доступ к К+ и увидеть авторитетные рекомендации.

Рассмотрим подробнее, что делать, если касса перестала передавать чеки в ОФД вследствие указанных неполадок.

Касса перестала передавать чеки в ОФД: что делать?

Кассиру, обнаружившему неполадки в работе онлайн-кассы, необходимо:

1. Продолжить работу, если нет связи кассы с интернетом либо сервер ОФД отказывается принимать данные. Затем, когда появится связь и возможность передачи данных возобновится, в течение смены сообщить об обнаруженной проблеме коллегам (например, в ИТ-отдел).

Даже при отсутствии связи с интернетом и ОФД онлайн-касса будет выдавать бумажные чеки, которые вручаются покупателям. Реквизиты чеков хранятся в ФН в некорректируемом виде в течение 30 дней (п. 4 ст. 4.1 закона «О ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@). Этого времени должно хватить на устранение проблемы. Соответственно, они попадут к ОФД при возобновлении связи.

2. Прекратить торговлю и сразу обратиться к ИТ-специалистам, если есть подозрения, что аппарат сломан, утратил функциональность накопитель, выставлены некорректные настройки ПО и т. д.

Если продолжить применять устройство, не отправляющее чеки в ОФД в силу указанных причин, либо отпускать товары без чека (что более вероятно, поскольку ККТ при указанных неполадках, как правило, отказывается работать), то это будет считаться нарушением закона об использовании ККТ и может привести к штрафам (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ), наложенным на:

должностных лиц — 25–50% от суммы выручки, не пробитой на кассовом аппарате (не менее 10 000 руб.);
юридическое лицо — 75–100% от непробитой выручки (не менее 30 000 руб.).

Подробнее о штрафе при работе с ККТ см. здесь.

Отметим, что при масштабных сбоях, как в случае с аппаратами от «Штрих-М» в декабре 2017 года, магазин вправе рассчитывать на то, что ФНС отнесется лояльно к продолжению торговли со сломанным ККТ даже без пробития чеков. В указанной ситуации налоговики посчитали, что вины торговых точек нет, и разрешили им отпускать товары «мимо кассы» (письмо ФНС России от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867).

Итоги

Онлайн-касса может перестать отправлять чеки в ОФД по разным причинам. Основные — отсутствие связи с интернетом и неполадки внутри ККТ. В первом случае на решение проблемы у торгового предприятия есть 30 дней. Во втором отреагировать нужно незамедлительно с привлечением компетентных специалистов.

Отсутствие связи с ОФД — одна из общераспространенных проблем в пользовании онлайн-кассами. Факт наличия сложностей с соединением может отображаться как в интерфейсах ККТ (на ее экране — при его наличии), так и на фискальных документах, которые формируются на кассе (чеках, отчетах). В самом общем случае такое отображение производится с помощью сообщения «ОФД не отвечает» и подобных ему.

ОФД не отвечает: что это значит

«ОФД не отвечает» — сообщение, которое может пропечатываться в отчете о закрытии смены на некоторых моделях касс линейки АТОЛ и ряда других (при этом, звучать может по-разному — как вариант, «Не отвечает ОФД»).

Это сообщение входит в перечень часто встречаемых неполадок на онлайн-кассах, что отражены в официальных инструкциях к ККМ от самих производителей.

Если на отчете от кассы АТОЛ отображено, что ОФД не отвечает, то это означает, что попросту отсутствует связь между онлайн-кассой и сервером Оператора фискальных данных. Причины тому могут быть разные. В их числе:

неверные настройки онлайн-кассы (вызванные в том числе обновлением прошивки ККМ);
проблемы на стороне оператора.

Как правило, существенные проблемы на стороне Оператора — редкость. Поэтому, наиболее вероятная причина того, что ОФД не отвечает — некорректные настройки на стороне пользователя онлайн-кассы.

Отметим, что в случае, если настройки для связи с ОФД в кассе Эвотор не прописаны совсем, то на экране появится другое сообщение: «Нет связи с ОФД». Также будет отображено количество неотправленных Оператору фискальных документов.

Наряду с некорректностью настроек, причинами неосуществления отправки чеков в ОФД могут быть:

Отсутствие связи кассы с интернетом.

Настройки соединения с ОФД могут быть при этом вполне корректными — как и сама касса может функционировать нормально. Интернет может пропадать по разным причинам — как вариант, если что-то сбилось в настройках Wi-Fi или GSM. Проблемы с беспроводным интернетом — довольно частое явление.

Сбои в аппаратном и программном обеспечении кассового аппарата.

Примеров неисправностей здесь может быть много, как и причин. Самое простое — если на кассу что-то пролили. Встречаются проблемы при обновлении прошивки.

Выход из строя фискального накопителя.

Он может быть «плановым» — например, если истек срок эксплуатации накопителя, или если он переполнится. Либо внеплановым — если произошел какой-то аппаратный сбой внутри данного довольно сложного технологического компонента ККМ.

Выключение онлайн-кассы вследствие отключения электричества.

Многие кассы оснащены аккумуляторами. Но далеко не все. А если говорить о стационарных моделях — возможно, и меньшинство. Как правило, при отключении электричества пропадает и интернет тоже.

Так или иначе, если ОФД не отвечает — что может отражаться в интерфейсах разных касс по-разному, но означать одно и то же (невозможность обмена данными между ККМ и оператором), эту проблему надо решать. При ее сохранении возможны неприятные риски для пользователя онлайн-кассы.

Какие есть риски

Фискальные документы, записываемые в память онлайн-кассы — чеки, БСО, и те же отчеты (об открытии и закрытии смены), могут храниться в памяти фискального накопителя и не передаваться в ОФД в течение 30 дней без каких-либо последствий для пользователя кассы. Но если данный срок истек, то фискальный накопитель заблокируется — и на кассе нельзя будет «пробивать» выручку. При этом, сразу по подключении ККМ к ОФД — с первым же сеансом связи, в самом общем случае производится разблокировка.

Поэтому, на практике проблема, о которой идет речь, как правило, не существенна. Практически наверняка у пользователя будет возможность в течение месяца откорректировать настройки ККМ. А если неполадки на стороне ОФД — тем более правомерно ожидать, что они будут решены в течение указанного срока, а скорее — гораздо более оперативно.

Отдельный сценарий — если прекращение связи с ОФД обусловлено не сбоями в настройках, а вызвано как раз сбоями в аппаратной части ККМ. Или — ее фискального накопителя. Это означает, что сама касса перестала правильно работать. В данном случае её применять нельзя, иначе — штраф.

В случае обнаружения аппаратных проблем (которые могут различным образом себя проявлять — например, когда касса попросту отказывается выдавать чеки), необходимо прекратить торговлю. Затем — обратиться к поставщику ККМ за разъяснениями по последующим действиям (скорее всего, придется приглашать специалиста или везти кассу в ремонт).

В исключительных случаях при неработающей ККМ вести торговлю можно — при условии:

последующей фискализации выручки с помощью чеков коррекции — на уже работающей ККТ;
выдачи покупателям товарных чеков в подтверждение покупки.

Пример такого исключительного случая — масштабный сбой онлайн-касс в декабре 2017 года, когда ККМ отказались работать в огромном количестве магазинов по всей России. Тогда налоговики разрешили отпускать товары без пробития чеков — но с последующей фискализацией выручки через чеки коррекции. При этом, такая фискализация может быть осуществлена на любой ККМ — необязательно той, которая сломалась.

Вместе с тем, сообщение «ОФД не отвечает» или аналогичное ему по существу обычно обозначает наличие «мягкой» проблемы — отражающей некорректность настроек. С ними в самом общем случае и нужно работать.

Не отвечает ОФД: что делать в таком случае

Инструкции к кассам от АТОЛ гласят, что на сообщение «ОФД не отвечает» нужно отреагировать так:

перезагрузить онлайн-кассу;
проверить настройки по связи кассы с сервером ОФД.

Практические действия по настройке онлайн-кассы производятся с помощью специальных программ от производителя ККМ. Например — решений линейки АТОЛ Драйвер ( ССЫЛКА ). Так или иначе, нужный тип программы подскажет поставщик ККМ.

Основные настройки, которые нужно проверить:

IP-адрес сервера;
порт для связи с ОФД;
тип канала для обмена данными.

Все эти сведения нужно уточнить в самом ОФД — они могут меняться.

Рассмотрим алгоритм настройки параметров ОФД в прошивке ККМ на примере программы Тест драйвера ККТ (входит в состав продукта Драйвер ККТ в версии 10). Необходимо:

Запустить тест драйвера.

Нажать на кнопку «Свойства» (сверху справа).

Нажать на «Параметры ККТ» (в открывшемся окне — снизу справа).

Выбрать требуемую группу параметров.

В данном случае — группа ОФД под пунктом 15.

Далее — ввести нужные настройки, а затем нажать на «Применить».

Если настройка не помогла, то необходимо обратиться в сам ОФД за разъяснениями. Вероятно, неполадки в этом случае имеют место на стороне Оператора, и нужно дождаться, пока он их устранит.

В случае применения касс от других производителей алгоритм решения проблемы будет, в целом, аналогичным. Нужно:

узнать в ОФД, какие настройки правильные;
загрузить программу для редактирования настроек ККМ;
внести необходимые корректировки в настройки и сохранить их.

Например, на сайте оператора фискальных данных ОФД.ру после возникновения ошибки «ОФД не отвечает» предлагается следующее решение ( ССЫЛКА ):

Разумеется, во всех случаях предполагается корректность подключения ПК, на котором загружена программа для управления кассой, к самой ККМ. А также — наличие связи с интернетом (как и правильные настройки подключения к нему в кассе). Если здесь есть проблемы — нужно обращаться к техническим специалистам, отвечающим за сеть.

Теоретически отсутствие связи ККМ с ОФД может быть также обусловлено тем, что данные о кассе, отраженные в Личном кабинете пользователя на сервере Оператора, не совпадают с теми, что отражены в Личном кабинете хозяйствующего субъекта на сайте ФНС. В любом случае имеет смысл их сверить.

Для этого нужно:

Войти в Личный кабинет на сайте ФНС.

Выбрать «Учет ККТ».

Выбрать «проблемную» онлайн-кассу (или ту, по которой есть подозрения).

Нажать на «РН ККТ».

В параллельной вкладке браузера — войти в Личный кабинет на сайте ОФД.

Затем — найти кассу в Личном кабинете. После — способом, который предусмотрен Оператором, получить данные по ней. Например, в случае с Контур.ОФД ( ССЫЛКА ) предполагается загрузка таблицы Excel с необходимыми сведениями. Данные по кассе, полученные у Оператора, нужно сравнить с теми, что отражены в Личном кабинете на сайте ФНС. Если есть несовпадения — уточнить у Оператора, как внести корректировки.

Что ещё нужно иметь в виду

Многие пользователи онлайн-касс замечают, что даже по факту восстановления связи онлайн-кассы с ОФД — когда фискальные данные полноценно передаются, в некоторых фискальных документах, тем не менее, проскакивают записи, по смыслу совпадающие с фразой «ОФД не отвечает» или же полностью ей соответствующие. И обусловлено это, как замечают администраторы онлайн-касс, некорректными настройками соединения по интерфейсу EoU (то есть, связи через USB-кабель).

Использование данного интерфейса — общераспространено в силу популярности самих USB-портов. Правильная его настройка предполагает:

Наличие свежих драйверов на онлайн-кассу — чтобы ее можно было настраивать с компьютера.

Правильную настройку «виртуальных» COM-портов, которые используются для обмена данными между ККМ и драйвером.

Если говорить о кассах АТОЛ, то для настройки интерфейса EoU их пользователь может задействовать утилиту от производителя.

Последующую диагностику связи онлайн-кассы с ОФД.

Производится она в соответствии с инструкциями от производителя онлайн-кассы. Распространено 2 способа: ввод специальной команды с помощью клавиш на ККМ, а также использование программы управления ККМ, которая устанавливается на ПК.

При использовании некоторых устаревших моделей фискальных накопителей встречается ситуация, при которой накопитель, если связь ККМ с ОФД отсутствует более, чем 5 дней, проставляет на всех последующих кассовых чеках — даже если связь восстановлена, флаг «ОФД не отвечает». Можно не обращать на это внимание — если ККМ не выдает иных сообщений о том, что связи с ОФД нет.

На кассах Эвотор со старой прошивкой может наблюдаться ситуация, при которой сообщение «(!) ОФД» появляется, даже если все необходимые настройки произведены. В этом случае достаточно обновить прошивку. Как правило, она обновляется автоматически — если ККМ подключена к интернету. А если обновления не происходит, то его можно произвести вручную в соответствии с инструкцией от производителя онлайн-кассы ( ССЫЛКА ).

Резюме

«ОФД не отвечает» — распространенное сообщение, которое может показываться в фискальных документах, формируемых на кассах АТОЛ. Схожие по смыслу сообщения могут отображаться на экранных интерфейсах, как и, аналогично, в различных фискальных документах от других производителей ККМ. Неважно, как сообщение звучит, означает оно одно: касса не может связаться с Оператором фискальных данных.

Обусловлено это может быть неверными настройками соединения кассы с ОФД, сбоями в работе кассы и интернета, а также проблемами на стороне ОФД. Первая причина — самая частая. Чтобы ее устранить, необходимо перепроверить и при необходимости откорректировать настройки онлайн-кассы — воспользовавшись специальными утилитами от производителя ККМ.

Если в течение 30 дней связь кассы с ОФД не будет налажена — она заблокируется. Это главный риск. На устаревших фискальных накопителях может быть предусмотрена печать сообщения об отсутствии связи с ОФД на чеках даже при наличии связи — на эти сведения можно не обращать внимания.

Если проводится взаимозачет между организациями ККТ нужно ли применять при этом?

Читайте статью про ИС Цербер — что это такое и как в ней зарегистрироваться.

Многих предпринимателей интересует стоимость онлайн-кассы https://onlain-kassy.ru/oborudovanie/kkt/skolko-stoit.html с учетом всех сопутствующих расходов.

Что делать, если обнаружили ошибку ФН 235 на кассе АТОЛ. Возможные варианты решения данной проблемы и какие при этом есть нюансы

Почему необнуляемая сумма прихода в онлайн-кассе не учитывает возвраты и увеличивается нарастающим итогом

Компания Атол выпустила на рынок контрольно кассовой техники новые модели ККМ под названием ньюджеры: Атол 91Ф и Атол 92Ф. Что значит это новое слово?

Можете подобрать необходимое для вашего бизнеса оборудование в МАРКЕТПЛЕЙСЕ .

Советуем посмотреть ПОДБОРКУ ПОЛЕЗНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО , которые будут полезны многим предпринимателям.

Онлайн-касса

Когда предпринимателю предстоит подключать онлайн-кассу, он узнает о том, что ему еще нужно заключить договор с оператором фискальных данных. Коротко их еще называют ОФД. В этой статье отвечаем на самые частые вопросы об операторах фискальных данных.

Что такое ОФД и для чего он нужен

Прежде чем говорить об ОФД, немного введем в курс по онлайн-кассам. По закону продавец должен использовать онлайн-кассы при продаже товаров и услуг физлицам, представителям компаний или ИП.

Пробивать чеки нужно, когда покупатель оплачивает товар наличными, картой или смартфоном. А если покупатель — физлицо без статуса ИП, то при любых безналичных расчетах с ним.

С июля 2019 года на онлайн-кассы перешли почти все предприниматели. Но некоторые получили отсрочку до 1 июля 2021 года. Это ИП, которые работают в сфере услуг или продают товары собственного производства, работают без наемных работников по трудовым договорам.

ИП на патенте, торговцы мороженым в киосках, аптеки в селах могут работать без онлайн-касс бессрочно.

Онлайн-кассы нужно использовать при продаже в офлайн-магазинах и через интернет. У касс две функции:

Печатать чек или отправлять на эл. почту покупателя.
Хранить данные о расчетах и отправлять их в налоговую.

Как раз для отправки данных нужен оператор фискальных данных.

Как работает оператор фискальных данных

Онлайн-касса выглядит как кассовый аппарат со встроенным фискальным накопителем. Она печатает платежные документы, которые называют фискальными: чеки продажи, возврата, отчеты об открытии и закрытии смены.

Во время каждой продажи фискальный накопитель шифрует и отправляет информацию в налоговую. Упрощенно процесс выглядит так:

Покупатель приходит в магазин и покупает. Оплачивает наличными или картой.
Продавец пробивает сумму на кассе и выдает покупателю чек. Если это продажа через интернет, касса отправляет этот чек покупателю в СМС или по эл. почте.
Фискальный накопитель в этот момент шифрует информацию. А дальше два варианта. Если к кассе подключен интернет, она передает информацию о продаже через ОФД в налоговую. Если интернета нет, фискальный накопитель хранит данные до момента, когда касса подключится к интернету.

Налоговая видит каждую покупку в магазине: что купили, стоимость, время покупки, имя кассира, который выдал чек, — и контролирует доходы предпринимателей.

Кто может работать без ОФД

Фискальный накопитель онлайн-кассы передает информацию через ОФД в налоговую, если есть интернет. Но есть компании, которые не могут подключить онлайн-кассу к интернету: их бизнес находится в труднодоступной местности.

«Труднодоступный район» — это термин из закона. Интернет там работает нестабильно или его вообще нет. В таких населенных пунктах кассы должны использовать только те компании и ИП, которые торгуют подакцизными товарами. Все остальные — нет. Например, магазину в селе Ключи Алтайского края касса не нужна. Но продавец все равно обязан выдавать покупателю документ с обязательными реквизитами, который подтвердит расчет.

В законе есть еще термин «отдаленные районы». Интернет там может работать прекрасно, но все дело в численности населения. Если в таких населенных пунктах проживает не больше 10 тысяч человек, то по закону можно работать без ОФД. Например, к отдаленным районам относится деревня Алешино Новгородской области.

Местные магазины используют онлайн-кассы, но они могут работать в автономном режиме, без подключения к интернету. Им не нужно заключать договор с ОФД и оплачивать услуги оператора. Такие магазины все равно обязаны выдавать документы об оплате с обязательными реквизитами, причем чеки могут быть даже рукописные, на бланках.

Автономный режим нужно настроить во время регистрации кассы. Все данные о продажах хранит фискальный накопитель. Налоговая запрашивает эти данные, когда владелец онлайн-кассы меняет фискальный накопитель или снимает кассу с учета.

Условия и требования к ОФД

Главные обязанности ОФД — обрабатывать и передавать данные в налоговую в режиме реального времени. Но это еще не все, вот что еще делает ОФД:

защищает данные клиентов от взлома и доступа третьих лиц;
хранит данные не менее 5 лет с момента поступления чека на сервер;
помогает налоговой узнавать о нарушениях со стороны продавца;
предоставляет доступ к базе OФД сотрудникам ФНС по запросу. Инспекция может удаленно контролировать предпринимателей.

Компания может получить статус ОФД, если получила разрешение от ФНС на обработку фискальных данных и включена в реестр ОФД.

Предпринимателю не нужно знать все требования закона 54-ФЗ к оператору. Достаточно убедиться, что он числится в реестре ОФД. Если оператора нет в списке, с ним нельзя заключать договор. Допустим, вы хотите подключить Платформу ОФД. Открываете реестр на сайте ФНС, находите в нем компанию. Все в порядке, Платформа ОФД есть в списке, можно подключаться:

Так выглядит оператор в реестре ОФД

Некоторые компании не могут работать операторами фискальных данных, даже если соответствуют законодательным и техническим требованиям. Так бывает, если руководителя и бухгалтера компании уволили с предыдущего места работы того, что они раскрыли коммерческую тайну.

Все эти требования предпринимателям тоже помнить не надо, их проверяет налоговая. Если оператор не соответствует требованиям закона, она не выдаст разрешение на обработку данных. Если ОФД перестал соответствовать закону, налоговая аннулирует действующее разрешение.

Как выбрать ОФД

Компании и ИП самостоятельно выбирают ОФД. Это непросто, операторов фискальных данных много, вот лишь малая часть реестра:

Малая часть реестра ОФД

Вот что нужно проверить в первую очередь:

ОФД есть в реестре налоговой — это самый важный критерий, без этого заключать договор нельзя.
Какие услуги предоставляет ОФД. Например, некоторые помогут подобрать онлайн-кассу, получить электронную подпись, помогут разобраться с регистрацией в налоговой, подключить систему электронного документооборота.
Что входит в стоимость обслуживания. Важно, входит ли цена фискального накопителя или его придется покупать отдельно; будет ли оператор по умолчанию отправлять электронные чеки покупателю или за это придется дополнительно платить.
Есть ли личный кабинет и какие у него возможности.
Круглосуточная поддержка. У некоторых ОФД есть мобильное приложение, в любой момент можно написать в чат и решить проблему.

Операторов на рынке так много, они соревнуются в дополнительных сервисах и услугах для бизнеса. Например, большинство дает скидку при покупке у них онлайн-кассы и фискального накопителя.

Платформа ОФД помогает выбрать тариф в зависимости от типа бизнеса и опций

Аналитика продаж. Некоторые ОФД предоставляют аналитику показателей продаж, контроль выручки в режиме реального времени, выгрузку отчетов в формате xls.

Личный кабинет. Проверьте, что у ОФД есть личный кабинет. В нем удобно контролировать работу: отслеживать, кто оформлял возврат, когда и на какую сумму. Бухгалтеру удобно сверять сумму фактических приходов с деньгами в кассе, делать отчеты по нужным параметрам.

У некоторых ОФД в личном кабинете можно контролировать состояние онлайн-касс по подразделениям, например по филиалам в разных городах, торговым точкам и даже по каждой кассе отдельно.

Мобильное приложение. С помощью него удобно отслеживать показатели продаж можно прямо с телефона. А если чеки, перестанут уходить всегда можно написать в чат и решить свою проблему.

Все опции могут входить в тариф или оплачиваться дополнительно — проверьте это при подключении к ОФД.

Вместе с онлайн-кассой мы подключаем своим клиентам Платформу ОФД. У этого ОФД есть личный кабинет и мобильное приложение, которые помогают удаленно управлять бизнесом

Сколько стоит подключиться к ОФД

Стоимость услуг у всех ОФД примерно одинаковая: подключить одну онлайн-кассу к оператору можно за 3000 ₽ в год.

Есть разные тарифные планы: на год, три года, месяц или даже на несколько дней.

Чем меньше срок подключения, тем выше будет цена за услуги ОФД в пересчете на один день

На сайте оператора можно выбрать удобный тариф под потребности компании: добавить дополнительные услуги, доплатить за КЭП, фискальный накопитель или онлайн-кассу.

У многих ОФД есть бесплатный пробный период на один или три месяца. Можно поработать с оператором и, если он не подходит, расторгнуть договор и подключиться к другому ОФД.

Как подключиться к ОФД

Подключение к ОФД — один из шагов на пути регистрации онлайн-кассы.

Шаг 1. Оформите усиленную квалифицированную электронную подпись. Она понадобится, чтобы подписать договор и удаленно поставить онлайн-кассу на учет в налоговой инспекции. Без КЭП придется идти в ИФНС и заполнять заявление. Купить электронную подпись можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре, цена — от 2000 ₽.

Список удостоверяющих центров есть на сайте Минкомсвязи.

Шаг 2. Заключите договор с ОФД. Без договора не получится зарегистрировать онлайн-кассу на сайте ФНС. Выберите ОФД, зарегистрируйтесь в личном кабинете, оплатите счет. С момента оплаты считается, что договор между вами и ОФД заключен.

Шаг 3. Зарегистрируйте онлайн-кассу на сайте ФНС. В личном кабинете используйте вкладку «Учет контрольно-кассовой техники».

Если есть КЭП, зарегистрировать кассу можно прямо в личном кабинете на сайте налоговой. Ходить в ФНС не придется

Нажмите «Зарегистрировать ККТ» и выберите пункт «Заполнить параметры заявления вручную».

При онлайн-регистрации вы заполните заявление по подсказкам на сайте налоговой

Откроется форма «Заявление о регистрации контрольно-кассовой техники», в ней укажите следующее:

адрес, где будет установлена касса. Выберите его из справочника ФИАС. Это база адресов, которую госорганы считают единственно верной;

Если адреса нет в списке, обратитесь в администрацию района или города, чтобы добавить адрес в справочник, а уже потом регистрируйте ККТ

название компании;
сфера деятельности;
модель и заводской номер кассы — указаны в паспорте или внизу корпуса;
наименование оператора фискальных данных;
режим, в котором будете использовать кассу. Если касса будет работать в автономном режиме, не забудьте поставить галочку напротив «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме»;

Если нет подходящего режима, ничего не отмечайте

модель фискального накопителя — указана в паспорте накопителя;
номер фискального накопителя — указан на коробке или на накопителе;
ОФД, с которым заключили договор.

Подпишите и отправьте электронное заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится индивидуальный регистрационный номер ККТ.

Регистрационный номер ККТ понадобится на следующем шаге регистрации

Шаг 4. Введите индивидуальный регистрационный номер в свою онлайн-кассу. Как только вы получите регистрационный номер, введите его в онлайн-кассу — на это есть сутки с момента отправки заявления. Если не успеть, придется повторно подавать заявление на сайте налоговой. Если вы все сделали верно, онлайн-касса выдаст чек — он понадобится для отчета.

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью ФНС.

Карточка регистрации ККТ будет храниться в вашем личном кабинете на сайте налоговой

Проблема: касса не отправляет чеки в ОФД

Первая причина. Касса не может подключиться к интернету: проблемы на линии у провайдера, неправильные настройки соединения, не оплачен счет за интернет, поврежден роутер или перебит сетевой кабель.

Что делать. Перезагрузите кассу. Если это не помогло, обратитесь к системному администратору или оператору связи, чтобы устранить проблему. Кассир может работать с кассой, даже если нет интернета. Касса сохранит данные на фискальном накопителе и отправит их ОФД, когда соединение с сервером восстановится.

Вторая причина. Касса сломалась или она неверно настроена. Из строя может выйти модуль связи или фискальный накопитель — он действует от 13 до 36 месяцев со дня регистрации ККТ в налоговой инспекции.

Что делать. Обратитесь к техническому специалисту или в сервисный центр. Возможно, придется купить новую кассу или фискальный накопитель. Работать на неисправной кассе нельзя.

Проблема: сервер ОФД временно недоступен по техническим причинам

Причина. Проблемы с сервером ОФД. На чеке появится надпись: «ОФД не отвечает».

Что делать. Проверьте связь с оператором: в меню кассового аппарата выберите «Сервис», затем «Диагностика ОФД». Касса выдаст бумажный отчет с параметрами подключения онлайн-кассы к провайдеру. С этим отчетом, информацией о регистрации устройства в ФНС и скриншотом первого неотправленного фискального документа обратитесь к ОФД. Если проблемы со стороны оператора, он должен сам их устранить.

Штрафы за нарушение закона 54-ФЗ

Если предприниматель нарушает закон 54-ФЗ, он может получить штраф.

Обязательное применение
Счастливые исключения в 54-ФЗ
Обязательные реквизиты
Виды ошибок

Обязательное применение

Почти все организации и ИП в коммерческой деятельности обязаны использовать онлайн-кассы. Информация о проведенных операциях попадает в центр ОФД (оператора фискальных данных), а оттуда сведения передаются в ФНС. Т.е. если допущены ошибки, то в налоговую попадает недостоверная информация и исправлять ситуацию нужно оперативно.

Использоваться может только ККТ, включенная в особый реестр, то же самое с фискальными накопителями и ОФД. Применение другой техники приравнивается к неприменению кассы. Санкции за нарушение работы с ККТ довольно внушительные:

Касса неверно зарегистрирована или не соответствует требованиям статьи 4 ФЗ № 54 от 22.05.2003. От простого предупреждения до штрафа на юридическое лицо от 5 до 10 тысяч рублей, на должностное лицо — от 1,5 до 3 тысяч (п. 4 статья 14.5).
Применяется устаревшая техника или вообще не применяется в положенных случаях. Т.е. либо вы продолжаете пользоваться кассой, которая, например, не имеет современного фискального накопителя, не передает данные в ФНС, либо ККТ есть, но используется не всегда.

Штраф на организацию – от 75% до 100% суммы чеков (минимум – 30 тысяч рублей) + административный на должностных лиц – от 25% до 50% суммы (минимум – 10 тысяч рублей).

Есть участники расчетов, которые могут обойтись без онлайн-кассы или получившие отсрочку.

Счастливые исключения в 54-ФЗ

Исключений и тех, кто полностью свободен от применения ККТ, не так много, причем если осуществляются несколько видов деятельности, среди которых есть льготные, то в отношении остальных все равно нужно использовать онлайн-кассу.

В связи с тем что в 2020 году многие товары попадают под маркировку, некоторые ИП и организации теряют право на применение патента, а с ним и право работать без ККМ.

Кстати! В 2020 году нельзя учесть затраты на покупку ККТ при расчете ЕНВД.

ККТ нет нужды покупать: участникам расчетов, обменивающимся исключительно безналичными платежами, плательщикам НПД, муниципальным учреждениям, оказывающим услуги населению в области культуры, торговым точкам в отдаленных и труднодоступных местностях (перечни устанавливаются субъектами РФ).
Допускается работа без кассы:
- если осуществляются виды деятельности, перечисленные в п. 2 статьи 2 закона №54-ФЗ. Например: разносная торговля, прием стеклотары, работа по ремонту и окраске обуви и т.д.
- в отношении патента, хотя не все виды деятельности попали под льготу (п. 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ).
- ТСЖ, СНТ и ряда других, они освобождены от онлайн-кассы в части платежей, осуществляемых не наличными (картами).
Временно (до 1 июля 2021 года) освобождены от применения кассы предприниматели-одиночки, если торгуют продукцией собственного изготовления, оказывают услуги, выполняют работы (п. 1 ст. 2 закона №129-ФЗ от 06.06.2019).

Остальные исключения указаны в статье 2 закона №54-ФЗ. При поступлении в течение месяца предоплаты, проведении зачета аванса или его возврата за жилищно-коммунальные услуги, охраны и некоторых других (см. п. 2.1 статьи 1.2 закона 54-ФЗ) можно выбить один чек с указанием всех операций за календарный месяц. Документ формируется не позднее 10 календарных дней после окончания месяца.

Обратите внимание! При пробитии чека раз в месяц не требуется его передавать клиенту.

Обязательные реквизиты

Большое количество ошибок связано с неверными настройками ККМ. Статья 4.7 закона 54-ФЗ устанавливает набор обязательных данных. Помимо стандартных реквизитов, необходимо, чтобы кассовый чек содержал место, признак расчета, информацию о товаре, ставку НДС.

В связи со спецификой работы онлайн-касс в документе должны также присутствовать особые сведения: сайт для проверки подлинности, номер мобильного телефона или e — mail , если покупатель выразил желание получить документы в электронном виде (сообщаются заранее), QR-код.

Особое внимание уделите программируемым изменяемым сведениям: должности и ФИО кассира (кроме безналичного расчета через интернет, когда нет конкретного лица, а чек формируется автоматизированно)

Важно! При продаже маркированного товара необходимо указывать его код. Информация о продаже поступит в ОФД и систему учета и движения товаров Честный знак.

ИП, применяющие специальные налоговые режимы (УСН, патент, ЕСХН, ЕНВД), согласно пункту 17 статьи 7 Федерального закона №290-ФЗ от 03.07.2016 г. могут не указывать наименование и количество товара (работы, услуги).

Список обязательных реквизитов может быть шире. В частности, платежный агент указывает размер своего вознаграждения. При проведении расчетов с организациями и ИП добавляются их данные: ИНН, наименование (ФИО). В зависимости от специфики операции потребуются сведения о стране происхождения товара, акцизе и номере таможенной декларации.

Виды ошибок

Условно ошибки в работе с онлайн-кассами можно разделить на регистрационные, технические, расчетные и прочие. Регистрационные, соответственно, связаны с неправильной регистрацией, несвоевременным изменением данных, недостоверностью и т.д. Технические – с настройкой ККТ, данными в системе. Расчетные – допущенные в суммах, наименованиях товара, непробитые чеки или, наоборот, пробитые без нужды. Прочие – все остальные, например, несвоевременная замена фискального накопителя.

Теперь разберем часто встречающиеся ситуации и варианты их исправления.

Чаще всего забывают внести исправления в карточку ККТ, в частности в местонахождение кассы. Сам аппарат перевозят, устанавливают на новой точке и начинают работать, а сообщить об этом в ФНС не удосуживаются, а как вы уже знаете, одним из обязательных реквизитов чека является адрес места расчетов.

Важно! Вместо обычного адреса при развозной торговле указываются сведения об авто.

До приведения карточки ККТ в соответствии с фактическими данными применять кассу нельзя, ведь сведения будут недостоверными. Проверить данные можно в личном кабинете на сайте налоговой службы.

Еще одна ошибка – касса не снимается с учета при закрытии обособленного подразделения. Если аппарат отправляется на продолжительную консервацию (дольше срока действия фискального накопителя) или вообще не будет использован (например, ККТ продадут за ненадобностью), то необходимо подать заявление о снятии с учета.

Если аппарат временно отправляется на склад или в офис, но не будет использоваться, то допустимо внести изменения и указать место хранения. Не забудьте, что если на момент отключения кассы какие-то документы не ушли в ОФД, то через 30 дней накопитель будет заблокирован. Проверить отправку можно, распечатав чек закрытия смены, в нем указывается количество не переданных в ОФД документов. Если стоит значение «0», то все в порядке.

Освобожденные от применения онлайн-кассы ИП забывают купить ККМ и поставить ее на учет, когда берут на работу сотрудника. Закон дает предпринимателям 30 дней. Приобретать технику под конец срока рискованно, ведь на саму регистрацию уходит до 5 дней.

Настройки

Самые распространенные ситуации, когда не указывают:

Инспектора ФНС подчеркивают, что номинальные названия вроде «услуга», «товар» не соответствует требованиям закона и при автоматизированном контроле в ФНС отражается как ошибка. Исключения я указывала выше – это ИП, применяющие специальные налоговые режимы.

ФИО кассира. Свойственно малому бизнесу – текучка кадров большая и вносить изменения в настройки никто не торопится. При проверке инспектор ФНС наверняка сравнит имя в чеке и личность кассира, его пробившего.

Указание просто наименования должности – ошибка. Поменять сведения несложно: достаточно изучить инструкции к кассовому аппарату, а при возникновении трудностей обратиться в обслуживающий центр ККМ. Доступ к таким настройкам должен иметь администратор или руководитель – лицо, ответственное за смену данных, чтобы не возникало злоупотреблений со стороны сотрудников.

Обратите внимание! Необязательно указывать ФИО кассира при покупке через интернет, когда покупатель рассчитывается картой или иным безналичным способом, формирование и отправка чека происходит автоматизировано, и конкретный кассир не участвует в его составлении.

Внимательно надо отнестись к первоначальной настройке системы налогообложения. При изменении СНО следуйте рекомендациям производителя кассы или обслуживающего центра. Чтобы проводить оплаты по разным режимам, обычно настраивают два отдела, например, один на ЕНВД, второй – на УСН.

Применение без необходимости

Когда онлайн-кассы только начали входить в нашу жизнь, появлялись самые невероятные толкования закона, даже инспектора давали сомнительные ответы на вопросы о применении ККТ.

Спустя несколько лет мифы развеялись, однако некоторые противоречия остались, и стоит вспомнить, когда не требуется использование кассы:

При расчетах в рамках подотчета, а также при выплате зарплаты (удивительно, но кое-где на форумах до сих пор всплывают подобные вопросы).

Если же подотчетное лицо покупает товары или оплачивает услуги, работы от имени организации картой или наличными и необходимо получить накладную, счет-фактуру именно на ИП или ООО, то нужно оформить чек с указанием обязательных реквизитов (п. 6.1 статья 4.7 закона 54-ФЗ). Сам представитель должен иметь доверенность. Она потребуется для получения товара и подписания документов.

Особая сложность с корпоративными картами, привязанными к счету. Кассир поставщика не видит, что за карту ему предъявляют, пока клиент не сообщит о своем статусе, а вот у покупателя-налогоплательщика потом появляются проблемы с учетом расходов и закрытием подотчета. Именно поэтому некоторые поставщики требуют предъявления доверенности на проведение расчетов, а покупателям-организациям рекомендуется прописать процедуру использования корпоративных карт во внутреннем положении.

При оплате услуг, работ, аренды в рамках договоров ГПХ, заключенных с физическими лицами. В 2019 году некоторые пробивали чеки по таким операциям, благодаря известному интервью налогового инспектора. Позднее появились официальные разъяснения ФНС прямо противоположного толка, а мнение инспектора назвали частным.
При взаимозачете между юридическими лицами и ИП. Это утверждение вызывает разные мнения. Например, в Письме ФНС от 21.08.2019 №АС-4-20/16571@ высказана позиция о неприменении ККТ, а в Письме УФНС по г. Москве от 16.08.2019. №17-26/2/152399@ — обратная точка зрения.

Я склоняюсь к точке зрения об отсутствии такой обязанности, потому что в исключениях (п. 9 статьи 2 закона 54-ФЗ) указаны случаи, когда применение обязательно: при оплате наличными или картами с их предъявлением. Учитывая, что при взаимозачете явно нет ни того ни другого, то его скорее можно отнести к безналу.

Неприменение

Более опасная ситуация возникает при неприменении онлайн-кассы. В результате есть шанс получить солидный штраф (вы же помните, что расчет его ведется от непробитой суммы).

Рассмотрим ситуации, в которых чек иногда не пробивают, хотя он должен быть сформирован:

При оплате картой. До сих пор некоторые кассиры считают, что достаточно провести карту через эквайринговый терминал и выдать слип. Если вы обнаружили поступления на счет, а по кассе эти суммы не были проведены, нужно срочно исправлять ситуацию.

Важно! 31 марта 2020 года в первом чтении Госдумой принят законопроект о снятии с нарушителя административного штрафа, если он отправил чек коррекции, и инспекция на тот момент не знала о нарушении. Т.е. если примут поправки в КоАП, то дополнительно направлять объяснительную будет не нужно.

При возврате товара. Иногда продавцы теряются и не знают, как поступить в «нестандартной» ситуации. На самом деле действия простые: берем с покупателя заявление на возврат, забираем товар (по возможности и кассовый чек, но его предъявление не обязательно, Служба по защите прав потребителей встает на сторону покупателя в такой ситуации), пробиваем чек с признаком «возврат прихода» и передаем покупателю вместе с актом или накладной на возврат (если нужно) и деньгами.

Главное, чтобы товар подлежал возврату по закону! Нельзя вернуть, например, лекарства.

Похожим образом поступайте при замене одного товара другим – сначала выполните возврат, а затем пробейте как обычно новый товар.

При работе на специальном режиме. Этим повсеместно страдают ИП, им кажется, что если они применяют, к примеру, ЕНВД, то и кассу ставить не обязательно. И действительно ряду предпринимателей, мы об этом уже говорили, можно не пользоваться онлайн-кассами, но зависит это в большинстве случаев не от режима налогообложения, а от наличия работников и вида деятельности.

Понятно, что единственное решение проблемы — это покупка кассового аппарата, но как быть с выручкой, которую ранее не показывали? Некоторые используют для ее отражения чек коррекции, другие обычный приход, а третьи ничего не делают. И сложно сказать, признаюсь, чей подход вернее.

При поступлении на расчетный счет оплаты от физических лиц. Для решения проблемы есть два варианта: организовать отправку электронных документов с помощью автоматизированной системы либо отслеживать «вручную» и пробивать на кассе после получения выписки банка (п. 5.4 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Непробитые платежи исправляются все тем же чеком коррекции.
При поступлении оплаты по корпоративной карте или наличными от юрлица. Несмотря на то что обе стороны в расчетах — юридические лица или ИП, необходимо применить ККТ. Не забудьте про дополнительные реквизиты. Если клиент пришел к вам позднее (спохватился, что рассчитался картой организации) и попросил выписать документы, то придется провести корректировку. Причем лучше сделать это через возврат. Проводим «возврат прихода», возвращаем деньги, а затем пробиваем правильный чек с верными реквизитами. Без акта, накладной и счета-фактуры у себя ни товар, ни услуги (работы) клиент ранее все равно провести не мог, пусть принимает их к учету в текущем периоде.
При отключении электроэнергии. Покупателям выдаются БСО или товарные чеки. Это совершенно неправильно. Необходимо остановить торговлю. Если все-таки денежные средства были внесены в кассу, то исправляйтесь чеком коррекции с признаком «приход» и прикладывайте объяснительную или проводите приходную операцию, как только дадут свет на всю сумму поступлений.

А вот без интернета можно работать долгое время, главное — проследить, чтобы при подсоединении к сети чеки попали в ОФД (напоминаю – смотреть при закрытии смены строку «Не передано фискальных документов»).

Прочие

Собираем все остальные ошибки. При дистанционных продажах и отправке товара курьером некоторые продавцы пробивают чек заранее. Это недопустимо. Нужно снабдить курьера портативной кассой или установить аппарат в офисе, а документ расчета отправлять покупателю в электронном виде (курьер перед получением денег узнает и передаст продавцу номер телефона, адрес электронной почты).

Если пробили неверную сумму: когда сумма меньше – добиваем разницу обычным приходом. Если по каким-то причинам это невозможно (нужно продать конкретный товар с установленной ценой или маркированную продукцию), то делаем возврат и затем пробиваем правильную сумму. Аналогично поступаем с излишне пробитой суммой.

Бизнесмены, стремясь к экономии, устанавливают одну ККТ, а проводят через нее операции двух организаций (не спрашивайте о логике – ее тут нет).

Пример: ООО «Копыта» и ИП Иванов (учредитель и директор в ООО). Он покупает товар оптом на организацию, реализует другим компаниям, часть передает ИП и торгует в розницу на ЕНВД, используя ККМ. К предпринимателю стали обращаться клиенты-компании, с просьбой оплатить поставки наличными. Иванов пробил чеки для товарищей в ИП и выдал документы от ООО, покупатели вернулись к нему за нормальными документами. Пришлось выписать их от имени предпринимателя. Иванова ждал еще один неприятный сюрприз – налоговая попросила горе-ИП объяснить, почему он продал товар с пометкой в чеке «ЕНВД», хотя оптовая торговля под этот режим не попадает и где налоги с этих поступлений? Как пишут в интернете «картинка смешная, а ситуация страшная».

Еще один случай из жизни: по привычке продавцы старой закалки пытаются поступать так, как привыкли во время прежней работы, когда никуда сведения не отправляли. При пробитии лишней суммы, например, вместо 100 рублей – 1000, расплачиваются с покупателем наличными (с картой, конечно, так не получится), как положено, никакого исправления через ККТ не проводят и ждут следующих клиентов. Когда те приходят, разницу (1000-100=900) просто не пробивают.

Недавно один из моих обслуживаемых предпринимателей попал в такую ситуацию. В тот несчастливый день на торговую точку наведался инспектор ФНС, совершил контрольную закупку, а чек ему не пробили. В протоколе продавец-кассир так и описала ситуацию. ИП дали 5 тысяч штрафа.

Несмотря на абсурдность приведенных ситуаций, они реально встречаются, поэтому контроль операций, проходящих по онлайн-кассе, — это одна из главных задач бухгалтера.

Читайте также: