Можно ли телевизор принять на расходы в налоговом учете

Опубликовано: 14.05.2024

Организация планирует приобрести в офис чайник, микроволновую печь и телевизор для обеспечения нормальных условий труда своих работников. Можно ли учесть эти расходы в бухучете и при определении налоговой базы по налогу на прибыль, а также принять НДС с них к вычету?

Трудовые отношения

Работодатель обязан обеспечить сотрудникам нормальные условия труда для выполнения норм выработки. Такое требование содержит статья 163 ТК РФ. Однако она не раскрывает перечень благ, которые должен предоставить работодатель.

Еще одна норма – ст. 223 ТК РФ – обязывает организации обеспечивать санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников путем оборудования помещений для приема пищи, комнат отдыха, пунктов оказания медицинской помощи и психологической разгрузки. Однако приведенные положения не позволяют определить перечень расходов, которые должен понести работодатель. При этом в соответствии с п. 1 ст. 25 Федерального закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ "О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения" условия труда на рабочем месте должны быть безопасными, т.е. не оказывать вредное воздействие на человека. Требования к безопасности на рабочих местах устанавливаются СанПинами, которые должны соблюдать все работодатели.

Некоторые из таких правил содержат требования по оборудованию в определенных случаях комнат приема пищи (см. СанПиН 1.2.2584-10, СП 44.13330.2011, СанПиН 2.2.3.2887-11 и др.).

Однако только некоторыми правилами установлено, что в такой комнате должны быть (к примеру) холодильник, умывальник, плита.

Поскольку четких мер по обеспечению нормальных условий труда законодательство не содержит, рекомендуем определить их в локальном нормативном акте.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете актив принимается в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия (п. 4 ПБУ 6/01 "Учет основных средств", утв. приказом Минфина РФ от 30.03.2001 № 26н, далее ПБУ 6/01):

объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование (в т.ч. временное);
объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;
организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;
объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

При этом пунктом 5 ПБУ 6/01 предусмотрено, что активы, в отношении которых выполняются условия пункта 4 ПБУ 6/01, и стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 40 000 рублей за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов, а их стоимость учитывается в составе расходов в момент передачи в эксплуатацию (абз. 4 п. 5 ПБУ 6/01; п. 5 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов", утв. приказом Минфина РФ от 09.06.2001 № 44н; п.п. 5, 7, 8, 16 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н). В целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации должен быть налажен контроль за их движением (п. 5 ПБУ 6/01).

Таким образом, если учетной политикой организации предусмотрено, что активы стоимостью не более 40 000 рублей учитываются в составе МПЗ, то чайник, микроволновую печь и телевизор (если его стоимость менее 40 000 рублей) следует учитывать в составе МПЗ (пункт 7 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации", утв. приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н; п. 5 ПБУ 6/01). Соответственно, если установленный лимит отсутствует в учетной политике, перечисленная техника учитывается как основные средства в общем порядке.

Налог на прибыль

Расходы по налогу на прибыль признаются, если они экономически обоснованные и направлены на получение дохода (ст. 252 НК РФ).

Налоговый кодекс РФ (пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ) разрешает учесть расходы на обеспечение нормальных условий труда, но не уточняет, какие условия признаются нормальными условиями труда и какие расходы относятся к такому обеспечению.

Есть примеры судебных решений, из которых следует, что затраты на приобретение бытовой техники могут быть учтены в расходах, если эта техника используется в деятельности организации, результатом которой является получение прибыли. Также приобретение бытовой техники может быть необходимым в силу сменной работы или особого температурного режима. Затраты учитываются путем включения в расходы на обеспечение нормальных условий труда либо путем начисления амортизации (постановление ФАС Московского округа от 30.10.2009 № КА-А40/11455-09 по делу № А40-91919/08-87-457).

В другом деле суд на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ признал расходы на приобретение холодильника, микроволновой печи и вентилятора правомерными, указав, что они обеспечивают нормальные условия труда: холодильник и микроволновая печь необходимы для комнаты приема пищи, а вентилятор – для обеспечения нормального функционирования компьютерной техники (постановление ФАС Поволжского округа от 28.10.2008 по делу № А55-865/08).

Таким образом, затраты на приобретение чайника, микроволновой печи и телевизора можно учесть при расчете базы по налогу на прибыль, но в этом случае следует быть готовым отстаивать свою позицию в судебном порядке.

Налоговый кодекс не содержит прямого ответа на вопрос, имеет ли право налогоплательщик на вычет сумм НДС, предъявленных ему поставщиками при приобретении товаров, работ, услуг непроизводственного назначения.

Есть ряд судебных решений, согласно которым такое право у налогоплательщика имеется (постановления ФАС Северо-Западного округа от 28.12.2011 по делу № А05-3367/2011, ФАС Западно-Сибирского округа от 27.12.2011 по делу № А70-2504/2011, ФАС Московского округа от 14.09.2011 по делу № А40-129734/10-127-747, ФАС Поволжского округа от 01.07.2008 по делу № А57-10917/07, ФАС Московского округа от 17.03.2011 № КА-А40/17564-10 по делу № А40-95355/09-112-687 и другие).

Однако есть постановление ФАС Дальневосточного округа от 24.01.2008 № Ф03-А51/07-2/6147 по делу № А51-15303/2006-8-381/17, согласно которому налогоплательщик не имеет права на вычет сумм НДС в случае непроизводственного характера соответствующих затрат.

Таким образом, принятие НДС к вычету с приобретенной бытовой техники неизбежно приведет к спорам с налоговыми органами. Но организация имеет все шансы отстоять свою точку зрения в суде.

Подробнее о том, можно ли принять к вычету НДС, если расходы не учтены при налогообложении прибыли, см. в статье.

Представительские расходы — это затраты, которые несет компания на организацию бизнес-встреч с целью знакомства с клиентами, подписания договоров, увеличения известности своей торговой марки. Ввиду особого характера этих затрат редко какая организация ведет учет представительных расходов в бухгалтерском учете из-за риска неправильного начисления единого налога или налога на прибыль.

Но законодательство разрешает включать их в состав расходов и уменьшать налогооблагаемую базу. Рассмотрим, каким образом отражаются представительные расходы в налоговом учете в 2020 году.

Что подпадает под эту категорию затрат
Какие расходы можно отнести к представительским
Оформление понесенных представительских расходов
Можно ли списывать затраты, если цель не достигнута
Отражение в регламентированном учете
Налог на прибыль и представительские расходы
Налог на добавленную стоимость и представительские расходы
Нюансы отражения операций в бухгалтерском учете
Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проживания деловых партнеров
Подтверждающие документы

Что подпадает под эту категорию затрат

Представительские расходы в налоговом учете регламентированы действующим НК нашей страны. В статье 264 представлен список подобных расходов. В общем случае к ним относятся затраты, которые несет субъект предпринимательства для организации проведения собрания учредителей и переговоров с будущими контрагентами.

Учет представительских расходов возможен в том случае, если компания несет следующие виды затрат:

Оплата услуг заведений общественного питания для организации деловых обедов и ужинов, а также приобретение продуктов и заказ кейтеринговых услуг для организации питания деловых партнеров в офисе компании. Необходимо, чтобы затраты подтверждались счетом или договором на оказание услуг. Алкогольные напитки согласно действующему законодательству допускается включать в затраты.
Оплата услуг транспортных компаний, которые доставляют партнеров компании и других участников мероприятия к месту проведения делового банкета и домой или в гостиницу.
Оплата услуг переводчиков, которые участвуют в переговорах с потенциальными контрагентами и инвесторами компании.

Обратите внимание, что этот список является закрытым и не подлежит расширенному толкованию. Когда налоговая инспекция будет проверять учет представительских расходов, она может списать все затраты, которые были понесены на заказ развлекательных мероприятий, саун и бильярдов.

Нельзя включать в состав представительских расходов такие затраты:

Оплата мероприятий в рамках культурной программы. Сюда включаются посещение музеев, театров, организация экскурсий по городу.
Оплата билетов участников банкета на проезд из другого населенного пункта. То есть, налоговая спишет с затратной части суммы, которые ушли на покупку железнодорожных или авиабилетов. Но аренду машины, которая доставит партнера из аэропорта в офис или ресторан, вписывать в затраты можно.
Приобретение ценных подарков для участников переговоров.

Учет представительских расходов в бухгалтерском учете, которые идут на приобретение сувениров и другой подобной продукции, является спорным пунктом. По этому вопросу существует два мнения контролирующих и судебных органов:

Налоговая служба не разрешает включать в состав представительских расходов затраты на изготовление или покупку сувениров. Мотивировка такого решения — отсутствие соответствующего пункта в Налоговом кодексе. Эти затраты должны включаться в состав маркетинговых мероприятий.
Судебные органы в некоторых случаях принимают сторону налогоплательщиков и отменяют доначисления в связи со снятием этих затрат. Свое решение они мотивируют тем, что распространение брендированных сувениров способствует увеличению бренда и, соответственно, росту продаж.

Во избежание проблем при проверке учета представительских расходов рекомендуется не включать сувениры в их состав или тщательно документировать их. Документы могут понадобиться как доказательства в судебном разбирательстве.

Какие расходы можно отнести к представительским

При организации учета представительских расходов нужно принимать во внимание пункты 1 и 2 статьи 264 Налогового кодекса. Согласно этим документам на расходы можно списать затраты, которые были понесены на обслуживание:

Работников и руководителей со стороны компании, которые участвуют в банкете или переговорах;
Представителей тех компаний, которые являются партнерами или будут ими.

Расходы на питание списываются независимо от того, как организован прием пищи и когда он проходит. Это могут быть деловые завтраки, обеды или ужины в ресторане, а также организация буфета прямо в офисе во время переговоров.

Затраты на оплату переводчиков оплачиваются только в том случае, если для встречи используются специалисты, которые не входят в штат компании и не получают зарплату.

Дополнительные требования, которые нужно принимать во внимание при организации учета представительских расходов:

НК не регламентирует конкретный состав расходов на проведение мероприятия;
Представительские расходы могут быть понесены в другом городе, если работник компании находится там в деловой командировке;
Деловое мероприятие может быть проведено для физических лиц и предпринимателей, которые могут быть или уже являются клиентами компании.

Оформление понесенных представительских расходов

Для правильного оформления представительских расходов в налоговом учете необходимо подготовить пакет документов, который будет предоставлен представителям ИФНС во время проверки. Как оформить представительские расходы?

Минимальный пакет первички включает в себя:

Приказ на проведение банкета, делового ужина, другого подобного мероприятия. Он должен быть заверен руководителем компании.
Смета со статьями и суммами расходов по каждому пункту. Они должны соответствовать перечню, приведенному в Налоговом кодексе.
Отчет о проведении банкета после его окончания. Это должен быть подробный документ, в котором указывается программа мероприятия и его участники, в том числе представители потенциального партнера.

Это перечень приведен согласно Письма Министерства финансов № 03−03−06/1/675.

Форма приказа официально не регламентируется, но в нем должны быть обязательно отражены следующие сведения:

Место проведения банкета, дата и время мероприятия;
Список лиц, которые принимают участие со стороны организатора и потенциального бизнес-партнера;
Цель организованного мероприятия. Чаще всего целью является подписание нового договора или продление существующих соглашений.
Программа всего мероприятия. Банкет может включать в себя встречу представителей партнера, несколько приемов пищи, проведение переговоров. Программу можно приложить к приказу в качестве отдельного документа.
Смета с указанием статей затрат и сумм по каждому из пунктов.
Сроки подготовки отчета о проведенном деловом банкете.

Обратите внимание, что отсутствие отчета может послужить основанием списания расходов после проверки налоговой службой. Для правильного учета нужно максимально подробно написать отчет и указать в нем цели, которые были достигнуты.

Обязательный перечень информации, который должен присутствовать в отчете:

Время, в течение которого было проведено запланированное мероприятие.
Список лиц, который принимал в нем участие. В некоторых случаях он может не совпадать с тем, что был приведен в приказе. Например, по причине замены одного делегата другим или неявки кого-то по объективным причинам.
Список переводчиков, которые были задействованы для организации общения с делегацией партнера из другой страны.
Цель проведения и упоминание о том, была ли она достигнута. Например, подписан договор на поставку товаров или соглашение о намерениях.
Фактически понесенные затраты. По каждой из статей затрат необходимо прикрепить к отчету официальные подтверждающие документы или чеки.

Можно ли списывать затраты, если цель не достигнута

Вопрос о том, можно ли относить представительские расходы в расходную часть, если договор с контрагентом не заключен, законодательством не урегулирован. Поэтому здесь необходимо руководствоваться практикой применения законодательства.

Согласно решениям высших судебных органов, достижение цели делового мероприятия не является обязательным для списания расходов. Но во избежание конфликтных ситуаций с налоговыми органами в этом случае рекомендуется более тщательно составить отчет, в котором указать, какие действия предпринимались для заключения договора и какие вопросы обсуждались с контрагентами. А также причины, по которым договор не был заключен или пролонгирован.

Читатель Валерий спрашивает:

Я ИП на упрощенке «доходы минус расходы». Могу ли списать на расходы рекламу в интернете? И какие вообще правила с учетом рекламных расходов?

Что считается рекламой

Чтобы понять, какие расходы можно списывать на рекламные, а какие нет, разберемся, что такое реклама.

По закону рекламой будет информация, которая отвечает двум критериям:

адресована неопределенному кругу лиц. Если рассылаете именные каталоги вип-клиентам, это не считается рекламой;
направлена на привлечение внимания, поддержание интереса и продвижения на рынке. Вывески и указатели не считаются рекламой, потому что не продвигают компанию на рынке.

В законе нет пояснения, что такое неопределенный круг лиц. Критерий неопределенности вызвал вопрос даже у налоговой — ей ответила антимонопольная служба:

Сувенирка тоже вызывает споры. В одном письме антимонопольная служба пишет, что логотипы и товарные знаки на сувенирах — это реклама, и неважно, кому фирма их отдает:

А в другом письме ручки и футболки, которыми пользуются сотрудники, уже не считаются рекламой:

Получается, сувениры для сотрудников и именные каталоги, листовки или брошюры рекламой не считаются.

Нормированные и ненормированные расходы

Любая реклама на упрощенке 15% идет в расходы, но есть отличие в суммах:

ненормированные расходы — предприниматель вправе списать на рекламные расходы любую сумму;
нормированные — списать можно траты не больше 1% от выручки компании.

Вид расходов зависит от вида рекламы, вот таблица.

Ненормированные — без ограничений

Нормированные — не больше 1% выручки

реклама в газетах, журналах, на телевидении, по радио и в кинотеатрах

призы для победителей розыгрышей, конкурсов или акций: сертификаты, подарки, товары

реклама в интернете:

таргетированная, в том числе во Вконтакте и Инстаграме;

поисковая оптимизация сайта, например оплата услуг агентства или сеошника;

реклама в лифтах, подъездах, на автобусах, машинах или в метро

наружная реклама: изготовление и аренда рекламных щитов, световых табло, стендов

сувениры: ручки, блокноты и статуэтки, футболки с логотипом компании

участие в выставках, ярмарках, экспозициях, выставках-продажах

затраты на проведение дегустаций товаров, раздачу бесплатных образцов продукции

оформление витрин, комнат образцов, демонстрационных залов

изготовление рекламных брошюр, каталогов с товарами или услугами компании

реклама в каталогах торговых сетей. Например, купон сырков «Голландия» в каталоге Пятерочки

уценка товаров, которые потеряли свой товарный вид во время выставки или пока стояли в витрине магазина

реклама внутри зданий: торговых центров, кинотеатров, в аэропортах и вокзалах

Выручкой, от которой считается 1%, налоговая называет все поступления на счет предпринимателя от продажи товаров или услуг. У компаний на общем режиме налогообложения всё сложнее, потому что есть НДС, но об этом расскажем в другой раз.

Расходы на рекламу списывают сразу или в течение года

Закон разрешает учитывать траты на рекламу в расходах сразу после оплаты и подписания акта.

Расходы на ненормированную рекламу предприниматель полностью списывает в том отчетном периоде, в котором потратился. Списать частями расходы не получится. А нормированные расходы списываются в том же периоде или в течение года. Теперь на примере.

Магазин «Лосось» в первом квартале проводит розыгрыш призов в соцсетях. Приз — ноутбук за 20 000 рублей. Чтобы привлечь больше участников, магазин запускает таргетированную рекламу на 300 000 рублей.

300 000 рублей, которые магазин потратил на таргетированную рекламу, он списывает на расходы в первом квартале.

20 000 рублей на приз магазин потратил в январе 2019 года. Как он будет их списывать, зависит от выручки.

Квартал

Выручка магазина

Можно списать

по итогам года

2 000 000 рублей

20 000 рублей

Правило для нормированных расходов такое: списать можно не больше 1% выручки за квартал. Если в следующем квартале выручка вырастет, списываете остаток расходов за прошлый, но опять не больше 1% выручки. Списывать остатки налоговая разрешает до конца года, в котором были траты.

С нормированными расходами есть нюанс: предприниматели на упрощенке платят налог авансом каждый квартал, тогда же списываются расходы. Если списать за квартал больше 1%, по итогам года появится долг по налогам. А значит, налоговая насчитает пеню.

Подтверждения для налоговой: акты, фотографии и счета

Подтверждающие документы — все документы, которые доказывают, что реклама была:

договоры на оказание рекламных услуг;
акты;
счета-фактуры;
чеки или выписки с расчетного счета;
рекламные материалы или их копии.

Для выставок, ярмарок и экспозиций такими документами будут план и программа выставки, договор на участие, выставочный каталог, акт оказания услуг и отчет о проведении выставки.

Если магазин заказывает 1000 листовок, тогда одну листовку сохраняет для налоговой. Для наружной рекламы или рекламы в газете бухгалтер попросит фотоотчет:

Подтверждением для рекламы в социальных сетях будут скриншоты, отчеты из рекламного кабинета, списания с расчетного счета и акты. Например, Вконтакте отправляет акты электронно, через систему Диадок:

Как учесть рекламу в Фейсбуке в расходах

Если покупаете рекламу у блогеров, нужен договор оказания рекламных услуг, выписка с расчетного счета, акт и скриншот рекламной публикации.

4 года хранить рекламные материалы

Все документы, которые подтверждают рекламные расходы, и копии рекламных материалов нужно хранить в течение года:

со дня, когда рекламу опубликовали, выпустили в эфир или разместили на щите;
со дня, когда закончилось действие договора.

Все, кто отправит документы офисному шредеру раньше, рискуют получить штраф:

компании — до 200 000 рублей;
ИП и директора компаний — до 10 000 рублей.

Но если предприниматель списывал рекламные траты на расходы, хранить договоры и материалы нужно четыре года. Это требование налогового кодекса. Срок считается с того года, в котором списывали траты.

В 2019 году магазин учел в расходах затраты на наружную рекламу. Договор с рекламным агентством, акты и фотоотчет магазин должен хранить до 31 декабря 2023 года.

Если выбросить документы раньше, есть риск, что во время проверки налоговая отменит списание расходов, потому что у компании нет подтверждающих документов.

Спорные ситуации с рекламными расходами

По моему опыту налоговики при проверках уделяют много внимания рекламным расходам. Налоговая пытается оспаривать расходы в суде, когда в рекламе есть чужие товарные знаки.

У налоговой два аргумента: торговый знак не принадлежит фирме, и лицензионного соглашения на его использование нет. Значит, траты экономически не обоснованы и не могут учитываться в расходах.

Компания «Элита-98» списала на рекламные расходы изготовление и размещение наружной рекламы гипермаркета «Аллея». Налоговая решила, что расходы необоснованны, потому что в рекламе нет ни слова об «Элите-98», и обратилась в суд.

Но у «Элиты-98» были аргументы:

есть договор о совместном продвижении с гипермаркетом «Аллея»;
есть приказ о временном присвоении товарного знака «Аллея»;
в гипермаркетах «Аллея» продаются товары «Элиты-98»;

Суд встал на сторону компании.

Вот еще пример: судебное дело налоговой против автодилера.

Дилер «Северный ветер» рекламировал машины «Форд». На рекламу компания потратила 7 миллионов рублей и списала их на расходы. Налоговая потребовала в суде доплатить 7 миллионов, потому что в рекламе не продвигалась компания «Северный ветер».

Суд отклонил требование налоговой, потому что у «Северного ветра» был договор с «Форд Соллерс Холдинг», и в договоре был такой пункт:

«Северный ветер» берет на себя обязанность осуществлять продвижение продукции «Форд Соллерс Холдинг», в том числе путем ведения рекламных акций.

Также суд обратил внимание налоговой, что в рекламе был адрес и телефон «Северного ветра».

Суды чаще поддерживают налогоплательщиков. Свою позицию объясняют так: если реклама нужна для продажи товара — значит, расходы рекламодателя экономически обоснованы. А есть у него договор на товарный знак или нет, неважно.

Бухгалтерия
Инструменты для бизнеса
Налоги

Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.

На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?

В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Антон Дыбов.

Кому и зачем нужно отчитываться

ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.

Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.

К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.

Какие подтверждающие документы нужны

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.

Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1 предоставляют в срок, который установила компания.

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.

Ситуация	Документы
Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно	Кассовый чек
Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура
Заказ на поставку у вашего контрагента	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура

Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».

Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.

В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Экономически оправданные затраты для бизнеса	Экономически не оправданные затраты — не на бизнес
✅ Оргтехника в офис	❌ Принтер домой
✅ Канцелярия в офис	❌ Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива
✅ Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером	❌ Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых
✅ Организация деловых встреч и мероприятий	❌ Ужин с коллегами после работы
✅ Командировочные расходы	❌ Расходы на отпуск с семьей за границей

Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки

Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.

Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.

Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.

Пример корректного бумажного кассового чека: есть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ

Пример электронного кассового чека: помимо основных параметров есть сайт магазина и электронная почта покупателя

Детализированный кассовый чек из приложения Тинькофф Бизнеса

Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры

Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.

При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.

Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки

Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.

Затраты на представительские расходы	Затраты, которые не относятся к представительским расходам
✅ Деловые встречи: завтраки и обеды	❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия
✅ Организация мероприятий, например конференций	❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда
✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации	❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником
✅ Буфетное обслуживание	❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара
✅ Транспорт до мероприятия и обратно	❌ Транспорт во время деловой встречи, например, если она проходит на теплоходе или в яхт-клубе
✅ Услуги внештатного переводчика	❌ Отдых и лечебные процедуры, например СПА

В учете представительских расходов есть нюансы.

Можно	Нельзя
✅ Можно учитывать на ОСНО	❌ Нельзя учитывать на УСН
✅ Можно учитывать только до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период	❌ Все траты свыше 4% от фонда оплаты труда нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль

Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:

приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
смету расходов на мероприятие;
отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.

К командировочным расходам относят:

суточные за каждый календарный день командировки;
транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.

Что запомнить по бизнес-картам

ИП на ПСН, НПД и УСН «Доходы» не собирают подтверждающие документы, если оплачивают покупки сами. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, нужен авансовый отчет.
ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН собирают подтверждающие документы по тратам на бизнес, чтобы уменьшить налог на доходы. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, дополнительно нужен авансовый отчет.
Компании всегда собирают подтверждающие документы по расходам.
Кассовый чек используют как подтверждающий документ, если не нужно принимать НДС к вычету.
Акты и накладные используют как подтверждающий документ, если заключили договор с контрагентом.
НДС к вычету принимают по счету-фактуре, в котором он выделен отдельной строкой. Компания получит такой документ, если заключила договор с контрагентом на ОСН.
Без счета-фактуры НДС принимают к вычету только по командировочным расходам на гостиницу, авиа- и ж/д билеты. В этих случаях подойдет бланк строгой отчетности с выделенным НДС.
Компании и ИП с сотрудниками на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН предоставляют авансовый отчет по всем тратам сотрудников.

Бизнес-карты от Тинькофф

Бесплатно выпустим карты к вашему расчетному счету. Обслуживание бесплатное, а при регулярных тратах можно не платить за обслуживания счета.

Все траты отражаются в личном кабинете
Ограничение трат по лимитам и категориям для сотрудников
Детализированные чеки
Валютные бизнес-карты
Виртуальные карты

Законы рынка диктуют необходимость рекламы для любого хозяйствующего субъекта – участника. Комплекс мер по продвижению продукции требует зачастую немалых расходов. Включение таких сумм в затраты представляется безусловно логичным с позиции хозяйствующего субъекта, но с позиции законодательства все не так просто. Отражение расходов на рекламу в учете выводит на первый план понятие нормирования затрат.

Какие расходы называются рекламными

ФЗ №38 от 13/03/06 г. определяет рекламу как информацию, цель которой – создать и поддерживать внимание, интерес к рекламируемому объекту. Форма распространения информационных данных может быть любой и предназначаться всем потенциальным покупателям, без ограничения.

Вопрос: Спортивная организация на время проведения спортивных соревнований размещает рекламу о проведении занятий в спортивных секциях на баннерах на стадионе.
Относится ли данная реклама к наружной рекламе? Можно ли в целях налога на прибыль учесть расходы на такую рекламу в полном размере?
Посмотреть ответ

Исходя из положений ФЗ к рекламе можно причислить:

визуальные, акустические, комбинированные рекламные воздействия;
информацию печатного, изобразительного характера, распространяемую с помощью радио и ТВ;
внутреннюю (на территории магазина, фирмы) информацию и внешнюю;
информацию, направленную на конкретного потребителя и на группы людей;
информацию локальную и охватывающую определенные регионы, вплоть до международной.

Кроме того, принято разделять рекламные информационные потоки на те, которые спрос формируют либо поддерживают, и на те, что рекламируют фирму, бренд в целом либо определенный товар.

Важно отметить, что основополагающим свойством рекламы является ее массовый характер. Причислить к рекламным расходам, например, раздачу деловым партнерам сувенирной продукции фирмы весьма рискованно, поскольку в данном случае адресат определен заранее.

Нельзя назвать рекламой также информацию:

подлежащую распространению в соответствии с законом (например, о свойствах товара, составе, противопоказаниях к применению);
отражаемую на вывеске магазина, организации (рабочие часы, адрес);
экспортно-импортные данные, в том числе и об участниках коммерческой операции;
дизайнерские решения при оформлении товарной упаковки.

Затраты, относимые к рекламным, подлежат бухгалтерскому (БУ) и налоговому учету (НУ). В целях НУ их разделяют на нормируемые и ненормируемые. Ненормируемые расходы рекламного характера включаются в расчет налога полностью, нормируемые – частично.

Вопрос: Как отразить в учете расходы на рекламу (рекламные услуги сторонней организации), нормируемые для целей налогообложения прибыли?
Договорная стоимость рекламных услуг, оказанных организации в сентябре, составила 360 000 руб. (в том числе НДС 60 000 руб.). Факт оказания услуг подтвержден актом приемки-сдачи оказанных услуг. Иные нормируемые рекламные расходы у организации до конца налогового периода отсутствуют.
Отчетными периодами по налогу на прибыль являются квартал, полугодие, девять месяцев. По данным налогового учета выручка по итогам девяти месяцев составила 10 000 000 руб., по итогам года — 15 000 000 руб.
Для целей налогового учета доходов и расходов применяется метод начисления.
Посмотреть ответ

Нормирование рекламных расходов и налоговый учет

В НУ рекламные расходы признаются прочими, связанными с производством и реализацией товара (НК РФ, ст. 264-1).

В указанной статье зафиксирован закрытый список расходов, в нормировании которых нет необходимости (п. 4 той же статьи). В полном объеме будут учитываться:

расходы на рекламу в средствах массовой информации, в том числе в сети интернет: на создание и продвижение интернет-страницы товара, фирмы, рекламные ролики и пр.;
расходы на наружную рекламу: рекламные уличные и внутренние конструкции, наглядную печатную рекламу (листовки, календари, плакаты);
расходы на участие в выставочной деятельности, ярмарках (оплата участия, подготовка торгового места, рекламная бумажная продукция, уценка образцов товаров).

Иные расходы рекламного характера нужно нормировать. Норматив установлен в размере 1% от объема выручки от реализации. Учитывают не только продажу собственной продукции, но и товаров для перепродажи. Берутся в расчет и полученные имущественные права.

Вопрос: Как отразить в учете расходы на изготовление рекламной печатной продукции?
Договорная стоимость изготовления рекламных буклетов и каталогов (печатной продукции) составила 180 000 руб. (в том числе НДС 30 000 руб.), при этом стоимость изготовления единицы данных видов печатной продукции превышает 100 руб.
Рекламная печатная продукция содержит информацию о товарах и услугах, реализация которых облагается НДС, и предназначена исключительно для раздачи посетителям специализированной выставки, в которой организация принимает участие.
Для целей налогового учета доходов и расходов применяется метод начисления.
Посмотреть ответ

Нормируются расходы на мобильные рассылки смс, дегустации продукции, расходы на розыгрыши, покупку призов, рекламу в каталогах и т.д.

На заметку! При определении объема выручки акцизы, НДС исключаются из расчетов (письмо №03-03-01-04/1/310 Минфина от 07/06/05 г.).

Поскольку расчет объема нормируемых расходов связан с исчислением выручки по периоду, нарастающим итогам, показатели в течение года будут меняться. Поквартальный нарастающий итог массы выручки позволяет расходы, не отнесенные к нормируемым в предыдущем квартале, отнести к таковым в следующем.

Окончательный расчет затрат на рекламу нормируемого характера производится по итогам года. Остаток суммы рекламных затрат, по итогам года не признанных нормируемыми, на следующий год не переносится.

Например, затраты на создание собственного сайта учитываются в целях НУ полностью как рекламные. Однако расходы, связанные с организацией торговли через указанный сайт, связаны с производством и продажей товара в целях НУ. При этом может иметь место и реклама как таковая.

Раздача флайеров на ярмарке (и соответствующие затраты) не нормируются, а раздача фирменных призов по результатам розыгрыша, устроенного для посетителей, относится к нормируемым рекламным затратам. Отнесение изготовления, раздачи буклетов, флайеров к категории ненормируемых затрат, наряду с брошюрами и каталогами, подтверждает и Минфин (в письме №03-03-06/1/42279 от 12/08/16 г. и ряде других, более ранних).

Список нормируемых расходов законодателем открыт, следовательно, фирма может относить на рекламу любые затраты с признаками рекламных, соответствующие ФЗ №38 вне зависимости, поименованы они в НК или нет. Подтверждение этого тезиса можно найти в практике судов (например, пост. ФАС МО №А40-54372/11-91-234 от 21/03/12 г.).

Общее правило – любые затраты должны иметь документальное подтверждение – справедливо и в случае расходов на рекламу. Подтверждением может служить сметная документация, документация, подтверждающая приобретение ТМЦ, справочная документация, при проведении рекламных компаний в СМИ.

Прочие расходы в части рекламных могут быть включены в расчет в целях НУ как в периоде, в котором были понесены, так и в периоде оплаты, в зависимости от метода БУ.

При использовании метода начисления моментом признания может быть предъявление документов по сделке: акта, счета-фактуры либо последний день отчетного (налогового) периода (НК РФ, ст. 272).

На заметку! Учет рекламных расходов на ОСНО и УСН «доходы минус расходы» производится по одним и тем же правилам. При УСН определяющим является момент фактической оплаты расходов (НК РФ, ст. 346.17).

Коммерческая деятельность в международном масштабе, очевидно, также включает в себя рекламные расходы, однако здесь есть одна особенность: международные договоры и соглашения могут не соответствовать полностью российским аналогичным нормам. В этом случае приоритетом выступает международный договор (НК РФ, ст. 7, документ Минфина №03-08-РЗ/9491 05/03/14 г., ряд других аналогичных) и его условия. Из сказанного следует, что в отдельных случаях нормируемые расходы на рекламу полностью включаются в расчеты по налогам, без применения норматива.

Бухгалтерский учет

Расходы на рекламу в БУ учитываются полностью, в объеме, зафиксированном первичными документами. Их относят, в зависимости от положений учетной политики, на счета 26, 44 или другие аналогичные.

Проводки могут быть такими:

Дт 10 Кт 60 — покупка ТМЦ для использования в рекламных целях.
Дт 44, 26 Кт 10 — списание рекламных затрат.

Как уже говорилось выше, в пределах года рекламные расходы можно учитывать не только в прошедшем отчетном периоде, но и в последующих. Это делается в случае, если в прошедшем периоде сумма была сверхнормативной, а в последующем объем выручки позволил «вписаться» в норматив затрат.

Следует, таким образом, отразить временные разницы – отложенный налоговый актив:

Дт 09 Кт 68 — признан ОНА, рассчитанный по сумме свехнормативных расходов на рекламу.
Дт 68 Кт 09 — списан ОНА в следующем периоде.

Читайте также: