Можно ли оформить работника задним числом и заплатить налоги в фонды

Опубликовано: 16.05.2024

Справочная / Бизнес‑будни

Опасно ли оформлять задним числом приказы, акты и другие кадровые документы

Оформление кадровых документов задним числом стало обычной практикой. Её не афишируют, поэтому оценить реальные масштабы сложно. И, вроде бы, ничего страшного — простая формальность. Но когда дело доходит до конфликтов и судебных споров, такая «формальность» превращается в явное нарушение. За нарушения наказывают. А сам документ, который де-факто содержит ложные сведения, признается недействительным. Разберём, в чём именно опасность и каких последствий ждать.

Что не так с документами, оформленными задним числом

Кадровые документы (приказы, акты и прочее) — это юридически значимые документы. Они порождают права и обязанности, официально фиксируют какие-то факты, их используют как судебные доказательства и официальные подтверждения. Все такие документы имеют обязательные реквизиты, и дата — как раз такой реквизит.

Если говорить простым языком, то составление, например, приказа задним числом — это подделка документа. Уже только за это есть и административная по ст. 19.23 КоАП, и уголовная по ст. 327 УК ответственность. И хотя до привлечения по этим статьям, как правило, дело не доходит, другие негативные последствия — тоже серьёзная опасность. Её проще показать на конкретных примерах.

Приём на работу

Основные причины оформления задним числом:

1. Некогда, заболел, отсутствует кадровик, не работает программа и т.п.

2. Надо сначала проверить работника в деле, а потом уже определиться с оформлением.

3. Работник трудится неофициально, но грядёт проверка, и надо его легализовать.

4. Идёт административная проверка или судебный процесс, и нужно представлять документы, которых нет.

Причины важны. Они определяют мотивы и обстоятельства составления документа задним числом. А это влияет на оценку ситуации и ответственность. И ещё один важный момент — сроки, которые прошли от фактического допуска к работе до легализации трудоустройства.

Чем грозит оформление приёма на работу задним числом:

1. Если работник не учитывался при исчислении налогов и взносов, при сдаче отчётности — ждите претензий со стороны налоговиков. Конечно, если факт составления документов задним числом будет выявлен или об этом «расскажут» начисления и отчёты.

2. Если условия трудового договора не совпадут с ожиданиями работниками, он сам может оспорить своё оформление задним числом. Или отомстить работодателю, сообщив о нарушении в трудовую инспекцию. В этом случае проверки не избежать, а значит, могут найти и другие нарушения трудового законодательства. Выявят — статья 5.27 КоАП РФ. Санкции разные — от предупреждения до штрафа. Максимум — 100 тыс. рублей, при повторном нарушении — до 200 тыс. рублей.

3. Фальсификация доказательств по гражданским или административным делам — ст. 303 УК РФ. Ответственность наступит, если документы, оформленные задним числом, будут представлены в качестве доказательств, а фиктивная дата — иметь значение для разрешения спора.

Отчётность и расчёт налогов для ИП

Эльба возьмёт бухгалтерию на себя. Сервис подготовит отчётность и отправит её через интернет. Рассчитает налоги, уменьшит на взносы — и вы получите готовые платёжки для оплаты.

Приказы по работе и увольнению

В этой сфере больше всего нарушений. Как правило, при оформлении задним числом приказов и актов о взысканиях и увольнениях. И эти ситуации явно провоцируют конфликт.

Первая угроза — документ может быть оспорен. Даже особых доводов приводить не потребуется. Достаточно указать, что дата в документе не соответствует реальной дате его издания. Для подтверждения не нужно личного признания. Помогут свидетельские показания, другие (достоверные) документы и (или) экспертиза.

Оспаривание может повлечь разные последствия:

1. Когда вопрос только в юридической силе, недостоверные сведения — основание для признания документа недействительным. Приказ о взыскании отменят, при увольнении — восстановят на работе, если истец этого требует, и обяжут выплатить зарплату. Возможно и возмещение морального вреда.

2. Если в действиях работодателя усмотрят нарушения трудового законодательства, а их, как правило, несложно выявить, то не избежать ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

3. Если документ используется как доказательство — его не примут.

4. Если составлялся как доказательство — грозит уголовная ответственность по ст. 303 УК РФ.

Оспорить приказ можно только при условии, что он нарушает права заявителя. Если этого нет, то оформленный задним числом документ не будет поводом для обращения в суд. Более того, в такой ситуации появляется возможность использовать сильный аргумент — оформление задним числом не нарушало, а восстанавливало нарушенные права. Но, с другой стороны, в таких делах приказы и акты — это лишь свидетельства нарушения, а оспаривается, как правило, сам порядок наложения взыскания или увольнения. Выявленные при этом нарушения, в итоге, становятся основаниями для отмены приказа.

Крайне опасно оформлять документы задним числом для их представления в суд или в контролирующие органы. Здесь прямая угроза уголовной ответственности. Но даже если суд просто не примет такие доказательства, поставит их под сомнение — это уже высокая вероятность проигрыша дела для техтем, кто их представил.

Коротко:

1. Дата в приказе, акте и т.п. документе — обязательный реквизит. Если он не соответствует действительности — документ фиктивный.

2. Фиктивный документ можно оспорить.

3. За подделку документов есть административная и уголовная ответственность.

4. Для оценки опасности оформления задним числом кадровых документов нужно анализировать, как и для чего будет использоваться документ, а также возможные последствия. Но в 99% случаев риск не оправдан.

Самозанятым может стать не только частное лицо, но и ИП. Это простой способ легально вести бизнес или подрабатывать, получать деньги от клиентов за свои услуги, работы, продукцию. Со всех доходов самозанятые, естественно, платят налоги.

Как их рассчитать и куда переводить, чтобы при этом сэкономить — рассказываем в нашей статье. Бонус: объясним, как платить необязательные страховые взносы и какая от этого польза.

Налог на профессиональный доход

В законах нет понятия «самозанятость». В официальных документах упоминается только налог на профессиональный доход — НПД. Самозанятыми называют тех, кто выбрал этот новый налоговый режим.

Платить налог на профессиональный доход могут и физические лица, и ИП. Соответственно, они так и называются — самозанятые лица и самозанятые ИП.

Самозанятые платят НПД со всех своих доходов, которые получают без участия работодателя или наемных сотрудников.

Самозанятость доступна гражданам России и иностранцам — гражданам Армении, Беларуси, Казахстана, Киргизии — при условии, что у них есть российский ИНН. То есть если они уже официально живут и работают на территории РФ.

Условия для использования НПД

У вас нет работодателя и трудового договора.
У вас нет наемных работников.
Годовой доход — не больше 2,4 млн ₽. Если превысите лимит, придется стать ИП и выбрать другой налоговый режим.
Вид деятельности не попадает под исключения: например, те, кто перепродают товары, не могут работать по НПД.

Как рассчитать сумму

Вариант 1. Приложение «Мой налог» все рассчитывает автоматически. Чтобы узнать сумму выплат, нужно просто вносить записи о своих доходах в приложение.

Делать это придется вручную: каждый раз, как будут поступать деньги от клиентов, понадобится создавать в приложении чек. Это удобно, если у вас много разных карт, электронных кошельков и еще вы получаете деньги наличными.

Было бы удобнее, если бы приложение фиксировало само все поступления, но пока его нельзя привязать ко всем счетам самозанятого — только к одному. Да и наличку в любом случае придется записывать в приложение самостоятельно.

Вариант 2. Можно подключиться к сервису для самозанятых от банка и привязать к нему специально открытую там карту. В этом случае все поступления на эту карту учитываются как доход. Чек формируется автоматически. Платежи на другие карты или наличными не будут отображаться в приложении — их придется добавлять собственноручно.

Что выбрать. Объективно сравнить, какой способ лучше, — сложно. Кому-то нравится использовать приложение «Мой налог» напрямую, другие считают интерфейс банковских приложений более удобным. К тому же многие банки готовы помочь оформить самозанятость.

Сделать работу самозанятого комфортнее могут не только приложения банков. У Билайн Бизнес есть целый пакет инструментов, которые помогут упорядочить работу с клиентами, рекламой услуг или товаров, поддерживать с покупателями связь.

По какой ставке платить

При записи доходов важно указать, кто именно платит самозанятому — частное лицо или компания. От этого зависит ставка налога.

4% — при поступлении денег от физлиц.

6% — при поступлении от ИП и юридических лиц.

Как сэкономить

При регистрации всем самозанятым дают бонус — 10 000 ₽. Эта виртуальная сумма отображается в приложении «Мой налог», но ее нельзя получить на руки.

Бонус используется автоматически — он уменьшает ставку налога на 1–2 пункта. Так, при получении денег от частного лица ставка составит не 4, а 3%. Если платит компания, то бонус снижает ставку с 6 до 4%.

Бонус постепенно уменьшается на сумму этой скидки. Например, самозанятый получил 100 000 ₽ от компании, налог составил не 6 000 ₽, а 4 000. Бонус уменьшается на сэкономленные 2 000 ₽. И так каждый раз при получении дохода, пока бонус не закончится полностью. Потом налог будет рассчитываться уже по базовым ставкам.

Еще больше полезных статей

Как платить

В приложении «Мой налог» накапливаются все чеки, фиксируется доход и налог с него с учетом бонуса. Раз в месяц, 10–12 числа, приходит уведомление с рассчитанной суммой налога.

Срок уплаты налога — до 25 числа. Если опоздать, придется заплатить пени в размере 1/300 ключевой ставки за каждый день просрочки. Дополнительных штрафов за опоздание нет.

Счет на оплату формируется в приложении, можно оплатить налог прямо там, указав данные любой своей карты. Также можно подключить автоплатеж — каждый раз, как приложение выставит счет на оплату налога, с карты будет списана нужная сумма без вашего участия.

Налог в приложении отображается сразу же после оформления чека. Раз в месяц приходит уведомление о сумме налога к уплате, а в статистике хранится история всех начислений

Отчетность самозанятый не сдает. Все чеки с поступлениями от клиентов сохраняются в приложении, налог и бонус рассчитываются там же, а в статистике видно, сколько и когда самозанятый заработал и какие налоги заплатил.

Добровольные страховые взносы

Для самозанятых, в отличие от ИП, нет обязательных страховых взносов. Но они могут платить добровольные взносы по желанию: в Пенсионный фонд, чтобы добавить себе трудовой стаж, и в Фонд соцстрахования, чтобы получать выплаты на больничном или при беременности и родах.

Взносы в ПФР для стажа

Как платить. В приложении «Мой налог».

В приложении автоматически формируется заявление на добровольное включение в программу обязательного пенсионного страхования. Вручную заполнять его не нужно.

После включения в эту программу можно в любое время оплачивать взносы в ПФР за себя. Это доступно и самозанятому лицу, и самозанятому ИП.

Нужно учесть, что при уплате взносов в ПФР самозанятый больше не считается неработающим. Так, он лишится компенсации социальных услуг, которая положена неработающим пенсионерам-льготникам, не будет получать прибавку к пенсии. Это касается не только пенсионеров. Также при подключении к программе пенсионного страхования нельзя получать выплаты по уходу за лицом старше 80 лет.

Сколько. Стаж начисляется пропорционально уплаченной сумме — заплатить можно от 1 ₽. Чтобы получить полный год страхового стажа, за 2021 год требуется внести 32 448 ₽, за 2022 — уже 34 445 ₽. Если итоговая сумма взносов меньше, то Пенсионный фонд учитывает не год стажа, а меньший период.

Все это отображается в приложении, ничего самому считать не придется.

Добровольный взнос в ПФР может быть любого размера — от его суммы зависит период добавленного стажа

Взносы в ФСС для декрета и больничных

Важно. Добровольные взносы в Фонд соцстрахования могут делать только самозанятые ИП. Самозанятым лицам эта возможность недоступна.

Как платить. Надо зарегистрироваться в системе социального страхования. Заявление в ФСС можно подать через Госуслуги или лично заполнить в МФЦ. В течение пары дней самозанятого ИП поставят на учет, как страхователя, тогда он сможет внести деньги в ФСС.

Самозанятый ИП для получения больничных должен обратиться в ФСС. Через приложение «Мой налог» нельзя платить взносы на соцстрахование

Сколько. Размер взносов в ФСС устанавливается ежегодно — 2,9% от МРОТ. В 2021 году нужно заплатить 4451,62 ₽. Эту сумму можно внести одним платежом или частями. Если заплатить меньше, ничего не сработает: ФСС вернет неполную сумму и не застрахует самозанятого ИП.

Сразу получить выплаты не удастся — только со следующего года. Заплатить полную стоимость страхового года нужно до 31 декабря 2021-го, чтобы с 1 января 2022-го обращаться в ФСС.

При подключении к программе социального страхования самозанятому ИП будут доступны выплаты из ФСС по болезни или из-за материнства.

По болезни: 100% от МРОТ при стаже свыше 8 лет, 80% — если стаж 5–8 лет, 60% — если менее 5. Расчет ведется по больничному листу — сколько дней болел, столько и выплатят.
По беременности и родам: 100% от МРОТ в течение 140 дней декретного отпуска, если есть осложнения — 156 дней, а если женщина родит несколько детей — 194 дня.
По уходу за ребенком до 1,5 лет: 40% от МРОТ, но не меньше минимального пособия, установленного Правительством — в 2021 году это 7082,85 ₽ в месяц.

Чтобы получить такие выплаты, нужно обратиться в отделение ФСС в своем городе с заявлением. Сделать это нужно не позднее 6 месяцев после выхода с больничного или после родов. Там все рассчитают и переведут деньги на карту.

В ноябре самозанятая репетитор узнала о своей беременности. Она рассчитала, что если станет самозанятым ИП, то сможет рассчитывать на пособие по беременности и родам. Это было очень кстати, так как сложно вести занятия перед появлением ребенка и сразу после него, а деньги не будут лишними.

Оплатила добровольные взносы в ФСС в конце года — чуть больше 4 200 ₽. Теперь этой весной получит выплаты от ФСС — почти 59 000 ₽.

Другие налоги для самозанятого

НДФЛ, если совмещает с основной работой. Но выплачивает его работодатель. Самозанятый платить налог с зарплаты по трудовому договору или договору ГПХ не должен. Не нужно указывать поступление зарплаты в приложении — это не считается доходом самозанятого.

Важно. Если уже есть бизнес, то самозанятый не может совмещать и платить одновременно НПД и как ИП платить налог по другим режимам. Придется либо становиться самозанятым ИП и платить налог на профдоход за всю свою деятельность, либо закрывать самозанятость и переходить на упрощенку или патент.

С 2018 года работаю в России по договору с литовской компанией, ежемесячно получаю плату на счет. Так как я внештатный работник, то сам плачу налоги и заполняю декларации о доходах. В 2020 году я уплатил 13% с дохода, который получил в 2019 году.

Недавно увидел вашу статью о том, что можно зарегистрироваться самозанятым и так снизить налог до 6%.

Я разобрался, как работать с приложением «Мой налог», но не понял, как вводить доходы, которые я получал каждый месяц с января по декабрь 2020 года. Вижу, что могу просто указать дату задним числом — например, создать чек от 10 января и ввести сумму, которая мне поступила, — но переживаю, вдруг так нельзя. Помогите разобраться.

Вы правильно сомневаетесь. Указывать дату задним числом и платить налоги за 2020 год как самозанятому не стоит. Если налоговики это выявят, они могут привлечь вас к ответственности.

Формировать чеки и платить налог на профессиональный доход можно только после регистрации в качестве самозанятого и только с тех доходов, которые вы получили как самозанятый. По доходам, которые вы получали ранее, нужно подать декларацию и заплатить НДФЛ.

Т⁠—⁠Ж теперь в приложении

Почему нельзя формировать чеки задним числом

Самозанятые должны формировать чеки в приложении «Мой налог» в установленные законом сроки. Они зависят от формы расчетов.

Если клиент платит безналично, но без электронного средства платежа, например привозит в банк наличные, чтобы операционист перевел по безналу, то самозанятый должен сформировать чек до девятого числа следующего месяца.

Человеку, который только что стал самозанятым, первые чеки нужно сформировать до девятого числа месяца после первого налогового периода. Первый налоговый период длится со дня регистрации и до конца следующего месяца. То есть если самозанятый регистрируется в апреле, чеки за апрель и май ему нужно сформировать до 9 июня. А дальше так: за июнь — до 9 июля, за июль — до 9 августа и т. д.

Если самозанятый не сформирует чеки в указанные сроки, то нарушит налоговое законодательство. За это его могут оштрафовать на 20% от суммы расчета. Если после первого штрафа не пройдет шесть месяцев и самозанятый снова опоздает с чеками, новый штраф наложат уже на всю сумму расчета.

Вы получаете плату на свой личный счет в банке. Скорее всего, компания использует электронные средства платежа. Если бы вы были самозанятым, вам нужно было бы формировать чек в день оплаты, а не через месяц и тем более не через год.

Нельзя просто сделать вид, что вы забыли про полученный несколько месяцев назад доход, а после регистрации в «Моем налоге» вдруг вспомнили и сформировали чек задним числом. Это нарушение. Формировать чек можно только на доходы, которые человек получил в статусе самозанятого. В 2020 году вы еще не были самозанятым, а значит, платить НПД с полученного в 2020 году дохода не можете.

Чтобы убедиться, что самозанятый уплатил налоги правильно, налоговая может запросить выписку из банка и проверить, когда и сколько ему перечислял заказчик. Если налоговая выяснит, что чеки человек сформировал без статуса самозанятого, то начислит недоимку, пени по НДФЛ и оштрафует:

За непредставление декларации 3-НДФЛ — на 5% от суммы налога по декларации, не представленной в срок, но не более 30% и не менее 1000 Р за каждый полный и неполный месяц опоздания.
За неуплату налога — на 20% от суммы неуплаченного НДФЛ.

У режима самозанятых есть ограничения

Налог на профессиональный доход — новый и во многом привлекательный по условиям режим налогообложения. Но подходит он не всем. Напомню о рисках для самозанятых, на которые нужно обратить внимание.

Нельзя сотрудничать с бывшим работодателем. По закону самозанятые не могут получать доход от заказчиков — действующих работодателей и тех, на кого работали по трудовым договорам менее двух лет назад.

Доход должен быть менее 2,4 млн рублей в год. Если сумма дохода превысит указанный лимит, с излишков нужно будет заплатить 13%. Это правило должны соблюдать все самозанятые.

Как нужно платить налог на самозанятость

Сумму налога на профессиональный доход подсчитает ИФНС по данным из чеков, которые формируются, когда самозанятый заносит доход в приложение «Мой налог».

Еще раз подчеркну, что соблюдать сроки формирования чеков очень важно, ведь на эти чеки ориентируется налоговая инспекция. Никакую другую отчетность самозанятые не сдают, чеки — главный источник информации о доходах.

Не позднее 12-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором вы получили доход, в приложении «Мой налог» вам будут приходить уведомления с суммами налога. Их нужно уплатить до 25-го числа текущего месяца.

Заплатить налог можно через приложение — ввести реквизиты карты и подтвердить кодом, который придет по смс. Можно также настроить автоплатеж: банк будет получать информацию о сумме налога, автоматически списывать со счета и перечислять деньги в бюджет.

Если просрочить платеж, то на сумму долга начислят пени — 1/300 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки.

Что делать? Читатели спрашивают — эксперты Т⁠—⁠Ж отвечают

Сергей — переводчик с ИП. Работы становится всё больше, поэтому Сергей просит жену помочь. Он хочет оформить ее к себе в штат, чтобы шел стаж.

Для ИП, которые считаются микропредприятиями, действует упрощенная система оформления сотрудников. По этой системе тоже придется оформлять много бумаг, но не так много как обычно. Рассказываем, как и что нужно делать.

Упрощенная система оформления

Чтобы оформить сотрудника в штат по общим правилам, нужно составить правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, положение об оплате труда и премиях. Но для некоторых ИП действует упрощенная система.

По упрощенной схеме могут работать ИП и ООО, которые считаются микропредприятиями. У них:

выручка до 120 млн рублей в год;
до 15 сотрудников в штате.

На сайте налоговой можно проверить, подходит ИП под микропредприятие или нет. Для этого нужно ввести в строку поиска ИНН, ОГРН, ОГРНИП, название предприятия или ФИО предпринимателя:

Если ИП оказался в списке микропредприятий, он может оформлять сотрудников по упрощенной процедуре за шесть шагов:

составить штатное расписание;
заключить трудовой договор с сотрудником;
издать приказ о принятии на работу;
заполнить трудовую книжку;
завести личную карточку;
зарегистрироваться в фондах.

Рассказываем о каждом шаге подробно.

Шаг 1. Составить штатное расписание

Штатное расписание — это внутренний документ о том, как всё устроено в компании: какая структура, сколько сотрудников и какие выплаты идут сотруднику. Это обязательный документ, чтобы оформить сотрудника в штат.

Вот, что нужно заполнить в штатном расписании:

название структурного подразделения в компании. В ИП Сергея их нет;
порядковый номер работника;
код должности, например, производственный персонал. Можно обойтись без кодирования, наказания за это нет;
количество сотрудников в этой должности;
оклад и надбавки;
сумма.

У Сергея из нашего примера жена — первый сотрудник. Ее оклад 50 000 рублей. Штатное расписание будет вот таким:

Сергею не нужно показывать себя в штатном расписании. По закону он не считается работником своего ИП.

Сергей заполняет штатное расписание и издаёт приказ о том, что утверждает штатное расписание.

После этого можно заключать трудовой договор с сотрудником.

Шаг 2. Составить трудовой договор

Чтобы принять супругу на работу, Сергей заключает с ней трудовой договор по форме для микропредприятий. Он включает в себя локальные нормативные акты, которые при типовом договоре оформляются отдельно.

В договоре прописывают условия работы: график, зарплату, должность, место работы, условия труда.

В трудовом договоре есть существенные условия и дополнительные. Без существенных условий предприниматель при проверке может получить штраф до 10 000 рублей на каждого неправильно оформленного сотрудника. Дополнительные добавляют по желанию. Они нужны, чтобы уточнить отношения между сотрудниками и работодателем.

данные паспорта сотрудника и работодателя с полными инициалами;
название компании;
место и дата заключения трудового договора;
срок договора;
подразделение, филиал, основной или дополнительный офис;
должность, профессия, специальность;
дата начала работы — с какого дня сотрудник выходит на работу;
гарантии и компенсации за работу в опасных условиях. За работу на Крайнем Севере на нефтяных вышках есть надбавки к зарплате, а на вредных производствах могут быть особые условия. Сергею этот пункт не нужен;
условия оплаты и порядок выплат. Например, можно прописать, что сотрудник получает оклад в 40 000 рублей и премию по итогам года в восемьдесят тысяч рублей;
пункт про обязательное страхование работника и взносы в фонды за него;
условия работы. Тут пишут, как сотрудник будет работать: в офисе или постоянно передвигаться — например, если он торговый агент.

Если забыть внести какие-то из обязательных условий, у договора всё равно будет юридическая сила. Но чтобы избежать штрафа, недостающие данные нужно включить в дополнительное соглашение к договору.

Дополнительно в договоре можно прописать всё, что касается условий работы:

испытательный срок. Иначе сотрудник сразу начинает работать в штате;
условия служебной или коммерческой тайны. Можно прописать, какую информацию сотрудник не может разглашать;
договоренность об обучении. Можно заранее прописать, что сотрудник должен отработать год или другое время после обучения;
дополнительное страхование. Например, сотруднику компенсируют траты на лечение, если он работает на опасном производстве.

Сергей заполняет трудовой договор:

Чтобы оформить трудовой договор, от сотрудника нужны такие документы:

паспорт;
СНИЛС;
трудовая книжка;
военный билет для тех, кто состоит на учете в военкомате;
ИНН — чтобы платить НДФЛ. Если у работника нет ИНН, работодатель может узнать номер ИНН по паспорту на сайте налоговой;
диплом или другой документ об образовании. Он нужен, когда для работы требуются специальные знания. Например, Анна будет работать переводчиком, поэтому ей нужен диплом;
справка об отсутствии судимости. Она нужна, например, репетиторам, которые работают с детьми;
медицинская книжка. Нужна, когда работа связана с людьми: поварам, официантам, парикмахерам, горничным. Если у нет медицинской книжки, работодатель должен дать направление на медицинский осмотр и оформление медицинской книжки;
медицинская книжка. Нужна, когда работа связана с людьми: поварам, официантам, парикмахерам, горничным.

Договор заключают в двух экземплярах. Подписать должны сотрудник и работодатель, и на это у них есть три дня после того, как сотрудник вышел на работу. Как только договор подписан, он вступает в силу.

Если ИП работает с сотрудником без трудового договора, ему грозит штраф до 10 000 рублей, за повторное нарушение — до 40 000.

Шаг 3. Оформить приказ о приеме на работу

После договора нужно подписать приказ. По нему можно завести личную карточку и сделать запись в трудовой книжке. Вот утвержденная форма приказа:

После приказа можно делать запись в трудовую книжку.

Шаг 4. Сделать запись в трудовой книжке

При найме работодатель заполняет трудовую книжку сотрудника. Это нужно сделать, если сотрудник работает больше пяти дней.

Если работа у сотрудника первая, книжку заводит сам предприниматель. Ее можно купить в типографиях «Гознака» или через компании, которые работают с защищенной полиграфической продукцией. В этих случаях будет гарантия, что книжка подлинная.

Если сотрудник приходит со своей книжкой, ее нужно проверить на подлинность. Она может быть поддельной в двух случаях:

сотрудник случайно купил ненастоящую;
решил обмануть работодателя, чтобы увеличить рабочий стаж или скрыть, что с предыдущего места работы его уволили за прогул.

У такой трудовой книжки нет юридической силы и её нужно переоформить, но расторгать договор не нужно. Сотрудник обходит все предыдущие места работы, получает копии приказов о приеме и увольнении, а текущий работодатель вносит дубликаты записей.

Чтобы проверить подлинность трудовой книжки, работодателю нужно сравнить год выпуска книжки с ее серийным номером. Если они совпадают, книжка настоящая.

Вот правила заполнения трудовой:

писать без сокращений. Нельзя написать «юр.отдел» или «по совмест-ву»;
нельзя заходить за поля формы;
для каждого места работы — свой порядковый номер.

Выглядит это так:

Если заполнить неправильно, порядок исправления такой:

в графе 1 поставить порядковый номер, следующий за последней записью;
в графу 2 вписать дату записи;
в графе 3 написать: «Запись за номером таким-то недействительна» и написать правильный вариант;
в графе 4 повторить номер приказа, по которому внесли неверную запись.

Чтобы нанимать других сотрудников, предприниматель должен вести книгу учёта движения трудовых книжек. Такие книги продаются в обычных магазинах канцтоваров. Предприниматель покупает её, прошивает, пломбирует и вписывает в неё сотрудников.

Сергей заполняет книгу учёта:

После этого можно составить личную карточку Анны.

Шаг 5. Составить личную карточку

Личная карточка — информация о сотруднике, который работает в компании. В ней пишут номер приказа, данные паспорта, трудовой книжки, диплома, СНИЛСа и военного билета.

Вот пример заполненной шапки личной карточки:

Это только первая страница личной карточки, на самом деле их больше, вот шаблон.

Карточку нужно хранить 50 лет.

Шаг 6. Зарегистрироваться в фондах

Когда ИП нанимает сотрудников, он платит за них взносы в Пенсионный фонд, фонды медицинского и социального страхования.

Для этого нужно зарегистрироваться в фонде социального страхования за тридцать дней после заключения трудового договора. Пенсионный и медицинский фонды узнают всё от налоговой при регистрации ИП.

Зарегистрироваться в фонде социального страхования нужно при найме первого сотрудника, а потом можно нанимать других сотрудников и никуда не ходить. В микропредприятия можно нанять не больше 15 человек. Это лимит, чтобы оформлять сотрудников по упрощенной системе.

Что и куда платить — зависит от фонда.

Пенсионный фонд. Специально регистрироваться не нужно: информация об ИП Сергея уже есть в фонде.

Фонд медицинского страхования. В этом фонде нужно регистрироваться только ИП на общей системе налогообложения. ИП на упрощенке регистрирует сама налоговая и присылает номер заказным письмом.

Фонд социального страхования. Он оплачивает сотруднику больничные листы по беременности и родам и пособия на детей до 1,5 года. Чтобы зарегистрироваться в фонде, нужно:

Заполненный образец заявления о регистрации

заполнить заявление о регистрации;
сделать копии паспорта предпринимателя, трудовой книжки и трудового договора первого сотрудника. С собой взять оригинал трудовой книжки;
получить выписку из единого реестра предпринимателей на сайте налоговой;
узнать реквизиты ОГРНИП на сайте ФСС.

После этого фонд соцстрахования за три рабочих дня:

закрепляет за предпринимателем номер и код;
вносит данные в реестр страхователей;
выписывает уведомление о регистрации страхователя;
определяет класс профессионального риска;
рассчитывает размер взносов и присылает уведомление о том, что предприниматель зарегистрирован как страхователь.

После регистрации в фондах предприниматель получает извещение с номером, по которому платит взносы.

Короче

Как оформить сотрудника в ИП

найти ИП в реестре микропредприятий;

издать приказ о переходе на упрощенную систему оформления сотрудников;

получить документы от сотрудника;

заключить трудовой договор.

Кто может нанимать по упрощенной системе

выручка до 120 млн в год;

до 15 сотрудников в штате.

дней на регистрацию в фондах после найма первого сотрудника.

Марина Баландина, профессиональный бухгалтер

Оформлять или не оформлять работников? Вот вопрос, который волнует всех ИП, когда работать в одиночку становится невозможно. Не оформлять рискованно, да и сами работники хотят, чтобы шел стаж. Но и «попасть» на дополнительные отчеты и налоги нет желания. Чтобы принять решение, сравните во сколько обойдутся вам официальные работники и неофициальные.

Вы узнаете

Как налоговая вычислит неофициальных работников
Какие обязанности у ИП-работодателя
В чем особенности договоров ГПХ
Сколько налогов платить с зарплаты
Какую отчетность сдавать по работникам
Как вести зарплатный учет «на автомате»

Как налоговая вычислит неофициальных работников

Вам точно пора оформлять работников, если:

Физически нереально осуществлять деятельность без работников.

Например, у вас два круглосуточных магазина или кафе. Сам ИП не сможет работать одновременно в обоих — нужен хотя бы один работник. Налоговая «увидит» все ваши магазины из заявления на патент или по сведениям о регистрации онлайн-касс. Также отследит, что на всех кассах числится один кассир, он же сам ИП.

Миллионные суммы доходов и трудозатратный вид деятельности.

Наличие доходов говорит о том, что деятельность ведется, а ваш ОКВЭД — о том, что должны быть работники. Например, строительные работы, которые одному человеку выполнить не под силу. В этом случае налоговая может организовать выездную проверку строительного объекта.

Когда предприниматели сами себя «выдают»

Кассир в чеках ККТ — не сам ИП.

Все данные чеков онлайн-касс доступны налоговой, в том числе ФИО кассира. Если ИП не сдает зарплатные отчеты, но в чеках указан кассир — это повод для проверки.

Подписи «работников» в документах.

Например, в накладных от поставщиков за грузополучателя расписывается ваш неоформленный работник. Или на него оформляются доверенности на получение материальных ценностей. Если налоговая запросит ваши документы, подтверждающие закупки товаров, вместе с ними увидит и вашего работника.

Справки для неофициальных работников.

Чаще всего выдают справки для банка на получение кредита или, например, для оформления визы. Для мелких займов такая справка может и пройдет, но для получения ипотеки в ней нет смысла: банки сверяют доходы работника со сведениями из налоговой.

Выплата зарплаты работникам через расчетный счет или карту ИП.

Если наличные выплаты инспекторы не могут отследить, то все движения по счету как на ладони. Исправные выплаты одним и тем же людям примерно одинаковых сумм говорят сами за себя.

«Выдать» вас как работодателя могут и сотрудники. Жалобы в Трудинспекцию — не редкость. В этом случае вероятность проверки сначала ГИТ, а потом и налоговой очень велика. Большинство всех внеплановых проверок ГИТ — именно по причине жалоб сотрудников.

Как накажут за «неофициалов»

За отсутствие оформленных трудовых отношений грозит:

Административный штраф 5 000 — 10 000 рублей (до 40 000 рублей за повторное нарушение).
Налоговая ответственность:
- штраф 40% неуплаченных взносов за весь период, 20% неуплаченного НДФЛ;
- пени за каждый день просрочки;
- уплата НДФЛ, страховых взносов (в общей сложности 43% зарплаты) за весь период неофициальной работы.
Уголовная ответственность, если неуплаченные взносы и НДФЛ превысили 2,7 млн рублей:
- штраф от 100 000 рублей или реальный «срок» от 1 года.

Как видите, безопаснее (и дешевле) не нарушать закон и оформить работников официально. Для этого ИП может заключить трудовой договор или договор подряда (договор гражданско-правового характера, ГПХ).

Какие обязанности у ИП-работодателя

Принимая работников по трудовым договорам, ИП обязан:

Кадровый учет на автомате

В чем особенности договоров ГПХ

Отношения с работниками регулирует ТК РФ, а с исполнителями по договорам подряда — ГК РФ. Поэтому по договорам подряда ИП не обязан:

Оформлять кадровые документы и вести трудовую книжку.
Вставать на учет в ФСС, если в договоре ГПХ не прописана уплата взносов в ФСС.
Проводить спецоценку условий труда.
Соблюдать сроки и минимум для заработной платы. По договору ГПХ выплачивается не зарплата, а вознаграждение в любом размере и в любые сроки, прописанные в договоре.
Выплачивать отпускные и больничные. Это гарантии действуют только для работников.
Платить взносы в ФСС 2,9% и 0,2%.

Договор ГПХ намного привлекательнее для работодателя. Но Трудинспекция тоже знает об этом, поэтому если ваш договор подряда на деле окажется трудовым, инспекторы легко это вычислят, переквалифицируют в трудовой и привлекут к ответственности.

Отличия трудового договора от договора ГПХ:

Работы по договору ГПХ носят нерегулярный характер, важен не процесс работы, а ее результат. Например, кассира нельзя устроить по договору ГПХ, а рабочих для отделочных работ на конкретном строительном объекте — можно.
По договору ГПХ исполнитель не подчиняется режиму работы и внутреннему трудовому распорядку заказчика. Никаких штрафов за опоздания и долгие перекуры и тем более «за отсутствие на рабочем месте».

Сколько налогов платить с зарплаты

НДФЛ — 13 % с заработной платы и с вознаграждения по договору ГПХ.

Срок уплаты — каждый раз при выплате зарплаты (не позднее следующего дня). По отпускным и больничным уплата до конца месяца.

Страховые взносы в налоговую — 30% с заработной платы. С вознаграждения по договору ГПХ сумма взносов — 27,1% (взносы на социальное страхование уплачиваются, только если предусмотрены договором ГПХ).

На 2021 год для ИП — субъектов малого и среднего предпринимательства действуют льготные ставки взносов с выплат, превышающих МРОТ. Узнать, включены ли вы в реестр МСП можно на сайте налоговой.

Страховые взносы в ИФНС	С выплат за месяц в пределах МРОТ	С части выплат за месяц, превышающей МРОТ
Пенсионные	22%	10%
Медицинские	5,1%	5%
Социальные	2,9%	0%

Страховые взносы в ФСС — от 0,2% до 8,5% в зависимости от основного кода ОКВЭД. Узнать тариф взносов по коду деятельности можно на портале ФСС. С выплат по договорам ГПХ взносы в ФСС можно не платить, если они не прописаны в самом договоре.

Срок уплаты взносов — до 15 числа следующего месяца.

Пример расчета взносов

У ИП (ОКВЭД 49.41) 2 работника на 0,5 ставки с окладом 10 000 руб. В январе ИП заключил договор ГПХ (без взносов на социальное страхование), акт по нему подписан 31.01.2021 на сумму 30 000 руб. Выплата заработной платы и вознаграждения по ГПХ — 10.02.2021. Рассчитаем НДФЛ и взносы за январь 2021.

НДФЛ: (10 000 + 10 000 + 30 000) х 13% = 6 500 руб. Уплата не позднее 11.02.2021.

Взносы в налоговую: (10 000 + 10 000) х 30% + 12 792×27,1% + (30 000 — 12 792) х 15% = 12 047,83 руб. Уплата не позднее 15.02.2021.

Взносы в ФСС: (10 000 + 10 000) х 0,7% = 140 руб. Уплата не позднее 15.02.2021.

Какую отчетность сдавать по работникам

Плюс работодатели должны сдавать отчет в ПФР по форме СЗВ-ТД — на следующий день после приема или увольнения (только по трудовым договорам).

Расчет зарплаты и отчетность для ИП

Как вести зарплатный учет «на автомате»

С современной программой учета кадровые и отчетные документы — точно больше не повод оставлять работников «в тени». СБИС возьмет на себя процесс трудоустройства работника:

Выведет чек-лист необходимых документов.
По сканам паспорта и СНИЛС «заведет» работника в базу.
Сформирует трудовой договор, приказ и другие нужные кадровые документы. Вам останется только их распечатать и подписать.

Кроме кадрового оформления СБИС полностью автоматизирует начисление зарплаты, расчет налогов и взносов с нее. Но самое главное — программа сделает за вас самую «страшную» работу — заполнит все необходимые отчеты, напомнит о сроках сдачи и даже отправит их в ведомства.

Читайте также: