Кассовый разрыв налоговые последствия

Опубликовано: 12.05.2024

Во время пандемии кассовые разрывы угрожали даже тем, кто раньше с ними не сталкивался. Мы спросили предпринимателей, как они справляются с этой проблемой, собрали статистику и выделили три сценария. Посмотрите, какой подойдет вам, и предложите директору.

Кассовый разрыв — это ситуация, когда на счетах нет денег, но пришло время рассчитываться с сотрудниками, поставщиками и арендодателями. Просрочка платежей ведёт к дополнительным расходам: пеням, штрафам, неустойкам.

Мы опросили наших читателей и выяснили, что почти 60 % регулярно встречаются с кассовыми разрывами.

Кафе-пироговая, ИП, Екатеринбург

Кассового разрыва как такового ни разу не случалось, но иногда оказываемся на грани. Если вижу, что денег не хватает, откладываю платежи поставщикам. Конфликтов не возникает. Платежи у меня, как правило, мелкие, а задержка по оплате в пределах месяца, так как в общепите выручка поступает равномерно. Иногда приходится задерживать зарплату. Договаривариваюсь с сотрудниками. Обстоятельства ведь у всех разные: у кого-то ипотека, у кого-то жена рожает, а кто-то может и потерпеть.

Кредиты тоже беру, но либо на себя, либо в одной дружественной нам компании: она даёт в долг под небольшой процент. На фирму кредит тоже дадут, но замучают бумажками и будут ооочень долго рожать ежонка.

Из банковских продуктов пользуюсь срочным эквайрингом: платишь 500 рублей в месяц, и все платежи с терминала моментально зачисляются на счёт.

Комментирует Дмитрий Фёдоров, 10 лет опыта в управлении финансами

Предприниматель не пояснил, как он «видит, что денег не хватает». Лучше всего для контроля кассовых разрывов подходит платёжный календарь на месяц вперёд. Он позволяет заранее увидеть, когда может возникнуть дефицит, и выбрать платежи, которые можно перенести.

Задерживать зарплату опасно. Даже если сотрудники согласны, возможны штрафы, а при просрочках более 2 месяцев — уголовное преследование.

Использовать кредит можно, только если бизнес в целом приносит прибыль, а дефицит денег — временный. Покрытие убытков за счёт кредита только ухудшит ситуацию.

Производитель БАДов и спортивного питания, ООО, Алтай

В 2017 году мы запустили новый инвестиционный проект и привлекли более 150 млн рублей. Каждый месяц нужно было погашать проценты по кредитам, а каждый квартал — возвращать часть основного долга. Нельзя было допустить, чтобы на конец месяца на расчётном счету не осталось денег.

Всё осложнялось тем, что мы сотрудничали с крупнейшими фармацевтическими дистрибьюторами, которые требовали отсрочки по платежам на срок от 40 до 120 дней. Доля таких дистрибьюторов в выручке занимала порядка 40–50 %.

Поэтому решили подключить факторинг в банке — передать ему право требования дебиторской задолженности. Так мы могли отгружать продукцию и не ждать оплаты от покупателя. Для этого достаточно было предоставить отгрузочные документы. Деньги банк выдавал за 1–2 дня.

Опыт положительный, если не считать того, что на самого проблемного дистрибьютора с отсрочкой в 120 дней факторинг не дали. Сейчас думаем подключить закупочный или реверсивный факторинг, чтобы покупать сырье с отсрочкой.

Комментирует Михаил Кобрин, специалист в области финансового контроля

Основной плюс факторинга — закрытие кассового разрыва: предприятие не ждёт денег от поставщика, а получает их почти сразу.

Минусов два:

1. Растёт кредитная нагрузка, так как банк удерживает процент с перечисленной суммы.
2. Факторинг ограничен лимитом, больше которого вы не получите. Кроме того, есть ограничение по количеству дней отсрочки. Поэтому перенести партнёра, у которого была отсрочка 120 дней, и не вышло.

Факторинг можно оформить быстрее, если все три стороны обмениваются документами онлайн.

Остекление фасадов и веранд, ИП, Челябинск

В оборотке средств периодически не хватает — тогда и случаются кассовые разрывы. Берём заказ, договариваемся на аванс и промежуточные оплаты, но либо сами не успеваем сделать всё вовремя, либо заказчик не успевает заплатить. В итоге «промежуточных» денег не получаем, а под них уже подгаданы все платежи, сроки и отгрузки.

Раньше мы перекрывали эти «дыры» с других объектов. Но это всегда кончалось плохо: деньги с первого объекта всё равно не приходят вовремя, и кассовый разрыв переходит с него на второй объект. Пытались вкладывать свои средства, но это тоже не спасало: из-за незапланированных расходов денег постоянно не хватало.

Сейчас используем овердрафт. Это предложил наш банк, когда у него появился такой продукт. Начали с тестового периода. Сумма была всего 300 000 рублей, но мелочёвку она перекрывала. Сейчас сумма уже 1 800 000 рублей.

Востребован овердрафт у нас 90 % времени, потому что мы постоянно закупаем материалы. Когда есть свободные деньги, приобретаем больше. Когда нет, берём средства на материалы из овердрафта. Иногда мы можем потратить всего 50 000 рублей из него, а иногда вся сумма уходит за пару дней.

Комментирует Дмитрий Фёдоров, 10 лет опыта в управлении финансами

Обычно банки предлагают овердрафт постоянным клиентам через 3–6 месяцев обслуживания, но иногда можно получить небольшую сумму раньше.

При использовании овердрафта бизнесмен платит проценты только за время использования заёмных средств. А некоторые банки предлагают беспроцентный период по аналогии с кредитными картами для физлиц. Если разрыв «укладывается» в льготный период, заёмщик может воспользоваться средствами банка бесплатно.

При правильном использовании у овердрафта нет недостатков. Важно помнить, что закрывать разрывы за счет кредитных средств можно только в прибыльном бизнесе. Если компания убыточна, кредит только добавит проблем. В этом случае вряд ли получится «вписаться» в льготный период, и начисленные проценты приведут к дополнительным убыткам.

Ещё варианты от предпринимателей — результаты опроса

Мы опросили клиентов Контура и узнали, как они справляются с кассовыми разрывами. Посмотрите, какие способы подойдут вам:

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Кассовый разрыв представляет собой несоответствие операционного и финансового цикла. К примеру, компания планирует закупить партию сырья для производства товаров. На это планируется выделить средства, возвращенные дебитором по его задолженности. Однако дебитор не может вернуть долг, а потому средств нет. Появление разрывов – совершенно рядовая ситуация и для небольших, и для крупных компаний.

Причины образования кассового разрыва

Кассовый разрыв формируется по ряду причин:

Посредственная оптимизация рабочих процессов.
Задержки с выплатой дебиторской задолженности.
Экономическая обстановка в государстве.
Проблемы с экспортом.
Принятие новых законов, напрямую влияющих на рабочие процессы.
Санкции, наложенные на предприятие.
Проблемы с логистикой.
Возникновение форс-мажоров.
Приостановка процессов ввиду праздничных дней.

Далеко не всегда кассовый разрыв образуется вследствие непрофессионализма управленческого состава. Обычно причина – объективные факторы. Как правило, это несвоевременный возврат задолженности дебиторами. Несмотря на это, основная задача менеджмента – минимизация разрывов.

Особенности расчета имеющегося разрыва

Для выявления размера разрыва нужно сформировать отчет о движении финансовых средств. Если в результате расчетов образовалось отрицательное значение, оно и будет являться рассматриваемым показателем. Имеет смысл провести анализ остатков товарных запасов. На основании их размера определяются дальнейшие действия. В частности, имеющийся остаток может покрыть нужды предприятия, что позволит не проводить срочные закупки.

Размер кассового разрыва определяется по сведениям, изложенным в платежном календаре. Рассмотрим упрощенную форму расчетов:

ДС + ПД — ПП = ОДС

В формуле использованы следующие показатели:

ДС – объем денег на начало дня, в котором проводится операция.
ПД – реальный размер выплат дебиторами.
ПП – платежи поставщикам.
ОДС – остаток денег на закрытие дня.

Отрицательный результат – серьезный повод к принятию срочных мер.

Как избежать появления КС?

Куда проще не допустить возникновения кассового разрыва, чем покрывать его. Сделать это вполне возможно даже в случае, если несоответствие образуется вследствие объективных факторов. Рассмотрим эффективные превентивные меры:

В любой компании можно реализовать один из этих методов. Имеет смысл выбрать тот способ, который подходит для конкретной ситуации.

Как покрыть уже имеющийся кассовый разрыв?

Перечисленные методы позволяют не допустить образования разрыва. Однако что делать, если он уже появился? Для этого есть способы:

Рассрочка. Обеспечивает сглаживание движения средств. Небольшие выплаты каждый месяц позволяют не держать большой остаток на счете. Рассрочку можно просить и от поставщиков, и от покупателей. В последнем случае имеет смысл потребовать частичную предоплату. Получение средств раньше срока и сокращение текущих расходов уменьшает разрыв. Этот метод имеет важное преимущество – отсутствие комиссии и процентов.
Введение счета с овердрафтом. Овердрафт представляет собой кредитование счета компании. То есть если средств на счете на оплату текущих расходов будет недостаточно, их можно получить от банка без оформления кредита. На счете после получения средств образуется минус. Деньги, которые переводятся на него, идут на оплату задолженности. Преимущества овердрафта – это получение средств в минимальные сроки, автоматическое покрытие долга. Некоторые банковские учреждения выдают льготный период кредитования. То есть в этот период проценты начисляться не будут.
Факторинг. Представляет собой комплексные услуги для организаций, которые работают по принципу постоплаты. Рассмотрим принципы факторинга. Сначала магазин доставляет продукцию потребителю. Затем магазин уступает право требования задолженности фактору. Следующий шаг – перечисление фактором части денег компании. Средства покупателя идут фактору. Оставшуюся часть он также переводит компании. При этом вычитается комиссия. У этого способа есть масса плюсов: быстрое получение средств, что важно при затяжных оборотах, предоставление денег без залога, частичная передача функций по контролю над дебиторскими долгами фактору.
Оформление кредиток со льготными условиями кредитования. Многие обязательства компаний покрываются за счет личных банковских карт руководителя. Оформление кредитной карты позволит проводить безналичную оплату текущих расходов. Плюсы способа – мгновенное получение денег и отсутствие процентов в рамках льготного периода.

Все эти способы имеют свои преимущества. Однако наиболее эффективными являются именно превентивные меры.

Пример кассового разрыва в малом бизнесе

Рассмотрим одну из самых распространенных причин краха некрупного бизнеса у новичков, впервые сталкивающихся с кассовым разрывом. Представим себе, что ИП открыл магазинчик, взяв помещение в аренду, закупил товар, проплатил рекламу, оформил на работу продавцов (затрата – зарплата и соцвзносы) и т.п. Пусть первый год выдался удачным: магазинчик заработал клиентуру, продержался в сезонный спад спроса и очень удачно закрыл финансовый год. Обрадованный владелец хочет поощрить себя и потратить часть заработанных денег на свои желания. При этом средства, естественно, оказываются изъятыми из бизнеса.

На следующий год магазин оказывается без «финансовой подушки» для покрытия кассовых разрывов, возникающих в «несезон» и вследствие других факторов. Как обычно действует неопытный ИП:

не делает новые закупки товаров;
обедняет ассортимент;
уменьшает расходы на рекламу;
увольняет часть штата и т.п.

Иногда, пытаясь спасти положение, предприниматель берет кредит, не имея четкого плана по его возврату, тем самым еще больше залезая в финансовую кабалу. По факту, он стремится сократить расходы, а на самом деле, теряет клиентуру и в результате в момент, когда спрос мог бы повыситься, у него нет средств на его удовлетворение, налицо кассовый разрыв.

Правильный вариант реагирования – думать о возможном варианте кассового разрыва заранее, ибо для любого бизнеса он более чем вероятен. Что можно предпринять:

завести специальный резерв для подобных случаев;
добиться у контрагентов отсрочки платежей по поставкам;
взять кредит на оптимальных условиях, спланировав его возврат;
вынимая деньги из бизнеса, хорошо просчитать рентабельность.

Неправильные решения:

поднять цены – люди быстро поймут, что они завышены;
надеяться на лояльность постоянных покупателей – ее недостаточно для сохранения прежнего объема денежных поступлений;
распродавать товар по себестоимости или ниже – это такая же потеря денег;
снизить рекламу – это утрата клиентуры.

ИТОГ. Любое решение, принятое после кассового разрыва, априори будет убыточным, так как ситуацию придется спасать с большими или меньшими вложениями. Правильные решения должны быть стратегическими, то есть приниматься до момента наступления кризисной ситуации. Кассовый разрыв должен быть ликвидирован «в уме» еще до того, как он наступит в реальности.

Формула расчёта кассового разрыва выглядит так:
ДС + П − Р = ОДС

ДС — остаток денежных средств на начало периода (дня, недели или месяца);
П — поступления в течение периода;
Р — расходы;
ОДС — остаток денежных средств.

Чтобы вовремя увидеть кассовый разрыв, внесите формулу в эксель и регулярно обновляйте все три значения хотя бы раз в месяц.

Причины кассового разрыва

Ошибки при планировании бюджета

Кассовый разрыв возникает, когда предприниматель не только неверно посчитал сумму расходов и доходов, но и не составил график платежей. По итогам периода компания может быть в плюсе, но фактические даты платежей и зачисления денег на счёт приведут к кассовому разрыву.

Ошибки в закупках

Из-за ошибок в закупках компания может «заморозить» часть денег. Когда спрос изменится, может настигнуть кассовый разрыв.

Например, такое бывает, если заказать большую партию нового товара, не изучив на него спрос среди вашей аудитории. О том, как правильно пополнять запасы, читайте в нашей инструкции.

Кассовый разрыв случается, если товары или услуги компании востребованы только в конкретный сезон, а расходы на зарплаты и аренду постоянны. Например, школа плавания работает в плюс осенью, зимой и весной. Летом большая часть клиентов уезжает в отпуск и выручка снижается на 80—90%. Но поскольку часть учеников продолжает заниматься, владельцу нужно платить зарплату тренерам и арендовать бассейн. Если предприниматель заранее не подготовился к падению доходов, его ждёт временной кассовый разрыв.

Это сумма, которую вам задолжали другие компании или физлица за уже проданные товары или оказанные услуги. Вы рискуете столкнуться с дебиторкой, если постоянно даёте клиентам рассрочки и отсрочки платежей.

Как избежать кассового разрыва

Создайте финансовую подушку — регулярно откладывайте процент от прибыли. В идеале накопите сумму, которая позволит компании работать полгода без выручки.

Составляйте с заказчиками и подрядчиками графики платежей и подписывайте их вместе с договором.

Фиксируйте даты поступлений и расходов. Этот процесс можно автоматизировать, например, с помощью сервиса «Бизнес Аналитика» от Сбербанка . В нём можно анализировать финансовые операции предприятия и прогнозировать вероятность кассового разрыва.

Установите в договоре с клиентами размер неустойки — суммы, которую контрагенту придётся выплатить за каждый день просрочки.

Что делать в преддверии кассового разрыва

Откажитесь от необязательных трат, например, расходов на корпоратив или курсы повышения квалификации.

Заблаговременно возьмите кредит. Особенно это касается сезонного бизнеса, когда падения выручки предсказуемы. Если кассовый разрыв случается регулярно, оформите кредитную бизнес-карту , чтобы не задерживать обязательные платежи и зарплаты.

Попробуйте договориться с клиентами о скорейшей оплате, если со своей стороны вы выполнили все обязательства.

Предупредите сотрудников, арендодателей и других контрагентов о возможных задержках оплаты и предложите им пересмотреть график платежей. Подготовьте гарантийные письма, которые помогут избежать неустоек.

Что не надо делать

-

Так вы можете отпугнуть покупателей и остаться вообще без продаж. Лучше взять краткосрочный кредит или оформить рассрочку платежа.

-

Продавать имущество компании: оборудование, технику, транспорт.

-

Снижать цены, чтобы увеличить продажи.

Разработанная в спешке ценовая политика может разрушить бизнес-модель.

Прибыльная работа субъекта предпринимательства по результатам месяца, квартала или года не означает, что у компании или индивидуального предпринимателя всегда есть деньги на счете для оплаты текущих платежей. При неправильном планировании возникают кассовые разрывы, то есть временное отсутствие средств. Для его покрытия часто применяются займы или задержки платежей, что негативно влияет на рентабельность работы и имидж компании в глазах контрагентов.

Рассмотрим причины кассовых разрывов, способы их прогнозирования. А также узнаем, как избежать кассового разрыва во время работы.

Что такое кассовый разрыв
Причины кассового разрыва
Формулы расчета кассового разрыва
Как спрогнозировать кассовый разрыв
Что делать, если кассовый разрыв уже случился
Как избежать кассовых разрывов

Что такое кассовый разрыв в компании

Под кассовым разрывом понимают временное отсутствие денег в кассе и/или на расчетном счете для выполнения текущих платежей контрагентам или в государственные органы. Подобные ситуации влекут за собой большое количество негативных последствий:

Штрафы и пени за просрочку платежей по текущим договорам;
Расторжение соглашений из-за несоблюдения графика оплаты;
Ухудшение деловой репутации;
Ухудшение отношений с наемными сотрудниками из-за задержек по зарплате.

Появление разрыва не говорит о том, что компания работает убыточно. Недостаток денежных средств обычно вызван неправильным планированием, из-за которого платежи от дебиторов поступают позже, чем наступают сроки выплат кредиторам.

Наиболее частые причины кассовых разрывов следующие.

1. Неправильная организация бизнес-процессов. Работа субъекта предпринимательской деятельности ведется так, что поступлений недостаточно для покрытия обязательств. Чаще всего подобные ситуации возникают, когда компания несет большое количество накладных расходов, которые не были учтены при первоначальном планировании.

Например, при заключении сделок менеджеры компании или руководство тратит слишком много денег на привлечение каждого клиента, что не предусмотрено маркетинговым планом. В результате доход, который приносит компании клиент, не покрывает понесенные расходы на выполнение работы или оказание услуги.

2. Ошибки в расстановке приоритетности выплат. Если компания работает стабильно, то причиной нехватки денег для текущих платежей могут быть необязательные траты, которые можно сделать после поступления оплаты от заказчиков.

Например, компания заключила договор на выполнение работ или оказание услуг, согласно которому деньги за работу поступают ежемесячно или раз в две недели. И часть денег потратила на обновление интерьера офиса или приобретение новой мебели для кабинета директора. Позже из-за этого у нее не хватило средств на оплату аренды в этом месяце. Если поменять местами приоритеты, покрытие временных кассовых разрывов не понадобится.

3. Отсутствие контроля дебиторской задолженности. Нередко компании в борьбе за клиента предлагают схемы оплаты с отсрочкой платежа. В результате исполнитель должен выполнять работу или оказывать услуги, приобретая материалы на свои деньги. Это приводит к возникновению кассовых разрывов, если ваши контрагенты не готовы ожидать с оплатой.

Например, компания заключила договор на отделку помещения, но с оплатой после выполнения работ. Чтобы выполнить заказ необходимо купить обои, цемент, клей и т. п. Сделать это с отсрочкой не получается. В результате приходится вкладывать собственные оборотные средства. Если затем заказчик задержит оплату, у порядной организации возникнет кассовый разрыв. А в некоторых случаях возместить затраты не удается.

4. Ошибка с объемом продаж или закупок. При приобретении сырья для производства или товаров для продажи компания вкладывает собственные деньги, которые затем нельзя будет использовать для погашения задолженностей перед кредиторами. Если правильно спланировать работу, «замороженные» деньги быстро вернутся с прибылью. Но если переоценить спрос, на реализацию товара уйдет много времени и возникнет кассовый разрыв.

Например, компания закупила 100 тыс. единиц елочных игрушек в надежде реализовать их с большой прибылью перед новым годом. Однако из-за переоценки спроса продать удалось только 50 тыс. В результате ожидаемая прибыль получена не будет, а средства будут «заморожены» как минимум до следующего новогоднего праздника.

Формулы расчета кассового разрыва

Появление разрывов по кассе опасно тем, что для их покрытия предпринимателю приходится задействовать дополнительные ресурсы. Это приводит к дополнительным тратам, например, на погашение процентов по краткосрочному кредиту.

Избежать этого можно, если заранее рассчитать кассовый разрыв. Для расчета используется такая формула:

ОДС — остаток денег дня;
Д_н — денежные средства на начало дня;
П — ожидаемые поступления;
Р — ожидаемые расходы.

Для обнаружения разрыва необходимо выполнить этот расчет на каждый день как минимум на месяц вперед либо больше. Размер поступлений можно брать такой же, как за прошлый месяц или из плановых показателей. Расходы берутся из бюджета трат.

Автоматизировать расчет можно с помощью электронных таблиц или специализированных онлайн-сервисов в интернете, в том числе для ведения управленческого учета.

Как спрогнозировать кассовый разрыв

Рассмотрим на примере процесс прогнозирования кассового разрыва для компании, которая занимается созданием сайтов. Предположим, что у нее был заказан большой бизнес-сайт стоимостью в 1,8 млн рублей с поэтапной оплатой. Срок действия договора — 6 месяцев.

Схема платежей следующая:

Авансовый платеж 360 тыс. рублей;
Оплата первого этапа 288 тыс. рублей;
Оплата второго этапа 288 тыс. рублей;
Оплата после окончания работ 864 тыс. рублей.

Ежемесячные расходы компании с учетом зарплаты сотрудников (с налоговыми платежами), аренды офиса и дополнительных расходов 175 тыс. рублей. Если посчитать на период действия договора, то затраты составят 1050 тыс. рублей, а ожидаемая прибыль — 750 тыс. рублей. Остаток на счету компании на момент начала работ составлял 200 тыс. рублей.

Предположим, что работы по договору велись так:

В первом месяце был получен аванс и оплачены расходы. 200+360−175 = 385 тыс. рублей.
Во втором месяце работы велись, но деньги не поступали. 385 — 175 = 210 тыс. рублей.
В третьем месяце поступила оплата за первый этап работ. 210 + 288 — 175 = 323 тыс. рублей.
В четвертом месяце поступила оплата за второй этап работ 325 + 288 — 175 = 436 тыс. рублей.
В пятом месяце работы велись, но деньги не поступали 436 — 175 = 261 тыс. рублей.
В шестом месяце работы велись, но деньги не поступили из-за просьбы заказчика доделать выявленные недостатки и замечания. 261 — 175 = 86 тыс. рублей.
В седьмом месяце удалось закончить работы, но заказчик оплату не выполнил без нарушений условий соглашения. 86 — 175 = - 89 тыс. рублей, то есть компании не хватит денег для покрытия текущих расходов. Получается кассовый разрыв.
В восьмом месяце поступила оплата. — 89 + 864 — 175 = 600 тыс. рублей.

Обратите внимание, что из-за неверного расчета времени на реализацию проекта компании пришлось столкнуться не только с кассовым разрывом, но и с уменьшением планируемой прибыли.

Что делать, если кассовый разрыв уже случился

При наступлении кассового разрыва, то есть необходимости совершить платежи при отсутствии денежных средств на счетах не нужно искать причины сложившейся ситуации. Необходимо ввести в действие план мероприятий для покрытия кассового разрыва.

Он может состоять из нескольких этапов:

Распределить приоритетность платежей. Необходимо выделить оплаты, которые нельзя перенести без последствий, и перечислить деньги по ним. Наиболее приоритетные платежи — налоги, арендная плата, кредиты. При просрочках по ним начисляются пени и штрафы. Оплата контрагентам и покупка канцелярский товаров в этом случае могут подождать. Наиболее неприоритетные платежи — оплата корпоративно, представительские расходы, обучение сотрудников. От них можно вовсе отказаться на период разрыва.
Получить оплату раньше установленного срока. Для этого рекомендуется связаться с контрагентами, которым уже отгружены товары или оказаны услуги, и попросить их сделать платеж ранее, чем предусмотрено договором. При просрочках платежей можно обращаться с претензиями и исками в суд.
Увеличить сроки оплаты кредиторам. Для этого необходимо связаться с контрагентами, которые поставляли товары или оказывали услуги вам. Можно попросить отсрочить платеж или разбить его на несколько меньших.
Увеличение объемов продаж. Для этого задействуются маркетинговые акции, вроде скидок или сезонных распродаж.
Использование средств компании на покрытие разрыва. Например, отказ учредителя от получения дивидендов, которые могут быть направлены на финансирование текущей деятельности.
Использование кредитов. Это худший вариант, который следует оставить на крайний случай, так как кредитование требует дополнительных расходов на оплату процентов.

Как избежать кассовых разрывов

Избежать кассовых разрывов позволяет правильное планирование, а также несколько дополнительных советов:

Изменение схемы получения платежей от контрагентов. Идеальный вариант — это авансирование работы и оплата собственных платежей с отсрочкой. В этом случае достигается максимальная финансовая устойчивость.
Контроль дебиторской задолженности. Необходимо следить за своевременностью оплаты за поставленные товары и оказанные услуги, не допускать просрочек и списания просроченной задолженности.
Уменьшение оборотных средств или товарных запасов. Имеет смысл делать меньшие закупки, чтобы не «замораживать» деньги в неликвидном товаре.

Автор: Юрий Мартынов Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Автор: Юрий Мартынов
Руководитель проектов 1С-WiseAdvice

Бизнес зачастую связан с преодолением различных трудностей:

Как выстроить прибыльную финансовую модель?
Как избежать налоговых проверок?
Как расплатиться по всем счетам и остаться с деньгами? И т.д.

Часть этих рисков можно предсказать, часть нет.

Многие предприниматели сталкиваются со следующей ситуацией: компания прибыльна, а денег на счетах нет. Такое временное отсутствие денег называется кассовый разрыв.
Кассовый разрыв – это состояние временное и проходит, когда компании поступают денежные средства по уже подписанным актам. Риск наступления кассового разрыва прогнозируется и его можно избежать. Кассовые разрывы могут возникать абсолютно в любом бизнесе по различным причинам. Важно выявить проблемы, предугадать наступление кассового разрыва и оперативно найти средства для его покрытия.

Однако, если на счетах не остается денежных средств, потому что компания генерирует убытки – это не кассовый разрыв, а дефицит денежных средств. Такая компания находится на грани банкротства, и для выхода из такой ситуации необходимо полностью пересмотреть существующие бизнес-процессы.

Кассовый разрыв – что это значит?

Кассовый разрыв предприятия – это временное отсутствие денежных средств для покрытия текущей кредиторской задолженности. Такая ситуация может приводить к различным негативным последствиям:

штрафы и пени по заключенным договорам,
расторжение договоров,
подрыв деловой репутации на рынке,
задержка в выплате заработной платы работникам.

Компания при этом прибыльна, может работать по нескольким контрактам, но, если не следить за финансами и не планировать платежи, в определенный момент можно понять, что денег в наличии не хватит, чтобы рассчитаться по текущим обязательствам. При этом причин возникновения кассовых разрывов и способов их покрытия может быть несколько.

Причины возникновения кассового разрыва предприятия

Основная причина возникновения кассового разрыва заключается в отсутствии планирования и балансирования денежных потоков. Планирование движения денежных средств заключается в расчете остатка денег с учетом будущих поступлений и выплат на несколько недель, месяцев вперед.

Например, фирма заключила договор, в котором прописан аванс и поэтапная оплата за выполненные работы. Для выполнения этих работ компания планирует привлекать помимо собственных сотрудников еще сторонних поставщиков. Планирование в этом случае заключается в распределении в платежном календаре поступлений от клиента, в соответствии с графиком выполнения работ. Так же необходимо указать в какие даты и в каком размере будут произведены выплаты поставщикам, в соответствии с заключенными договорами, зарплата сотрудникам и остальные постоянные платежи.

Балансирование денежного потока состоит в равномерном распределении выплат и поступлений в течении прогнозного периода. Балансирование необходимо для устойчивого развития компания и финансового положения.

Например, в компании выплата зарплаты производится два раза в месяц: 20 и 10 числа. Крайне нежелательно прописывать эти даты в договорах аренды, лизинга и других крупных платежей, так как денег может не хватить. Желательно распределить крупные платежи в течении всего месяца.

Следующая по значимости причина возникновения кассовых разрывов – неплатежи заказчиков. Ситуация может быть точечная, когда один какой покупатель не платит по счету. Предупреждение таких рисков основывается в первую очередь на первоначальной оценке платежеспособности клиента.

Перед заключением договора, особенно с постоплатой, необходимо убедиться в финансовой устойчивости контрагента:

изучить учредительные документы
проверить контрагента на доступных открытых источниках
рассчитать показатели финансовой устойчивости по бухгалтерской отчетности.

Если происходят массовые задержки платежей, то скорее всего причиной являются общеотраслевые проблемы или макроэкономические изменения – кризис или санкции. Предугадать наступление кризиса – задача не тривиальная, поэтому в этом случае на первый план выходит оперативное управление дебиторской и кредиторской задолженностями.

Помимо перечисленных причин источником возникновения кассового разрыва предприятия могут стать непредвиденные расходы, например, вследствие поломки основного оборудования.

Как спрогнозировать кассовый разрыв?

Прогноз кассового разрыва осуществляется с помощью платежного календаря или отчета по движению денежных средств . В корректно составленном отчете информация по временному кассовому разрыву будет заметна сразу, так как в том случае остаток будет отрицательным.

Формула расчета кассового разрыва

Формула расчета кассового разрыва может изменяться в зависимости от размера и специфики конкретного предприятия, но в большинстве случаев используется следующая формула:

ДС - остаток денежных средств на начало дня

П - поступления в течение дня

О - оплата и расходы

ОДС - остаток денежных средств

Если получившаяся сумма меньше нуля – наступает кассовый разрыв. Рассмотрим возникновение кассового разрыва предприятия на примере: Ваша компания занимается проектами по проектированию. Вы получили крупный заказ на 1,5 млн. руб. без НДС, в договоре предусмотрено 3 этапа, срок проекта 6 мес., оплата по договору в течении 14 дней после акта.

Таблица актирования и оплат по договору:

Этап

Сумма акта, тыс. руб. без НДС (% от общей суммы)

Сумма оплаты, тыс. руб. с НДС (% от общей суммы)

Ежемесячные затраты в компании.

Расходы

Сумма, тыс. руб. с НДС

Рассчитав, что за 6 месяцев Ваши затраты будут
175 т.р. * 6 мес = 1 050 тыс. руб.,
таким образом вы получите 750 т.р. по итогам проекта.

Рассмотрим подробнее каким образом будет меняться остаток денежных средств по итогам каждого месяца проекта.

Месяц 1 – У Вас на счету 200 т.р, Вы только заключили договор и в течении 14 дней Заказчик заплатил аванс в размере 360 т.р. Ваши затраты составили 175 т.р.

Остаток к концу месяца на счету можно посчитать так:

Остаток на начало 200 т.р.
+ Поступление аванса 360 т.р.
- Оплата расходов 175 т.р.

Остаток денег на конец месяца 385 т.р.

Месяц 2 – Вы выполняете работу по договору по первому этапу, но пока его не сдали.

Остаток на начало 385 т.р.
+ Поступление денег 0 т.р.
- Оплата расходов 175 т.р.

Остаток денег на конец месяца 210 т.р.

Месяц 3 – Вы сдали первый этап, получили за него деньги и приступили к следующему. И снова выдаете зарплаты и платите за офис.

Остаток на начало 210 т.р.
+ Поступление денег 288 т.р.
- Оплата расходов 175 т.р.

Остаток денег на конец месяца 323 т.р.

Месяц 4 – Вы додели концепцию проекта, согласовали с заказчиком и уже начали работать над основным проектом.

Остаток на начало 323 т.р.
+ Поступление денег 288 т.р.
- Оплата расходов 175 т.р.

Остаток денег на конец месяца 436 т.р.

Месяцы 5, 6 – Вы работали над разработкой проекта и к концу 6 месяца закончили проектирование. Однако, заказчик не хочет принимать работу и просит устранить замечания. Срок Проекта увеличивается, наступает срок оплаты зарплаты и арендных платежей.

Остаток на начало 436 т.р.
+ Поступление денег 0 т.р.
- Оплата расходов (за 2 месяца) 350 т.р.

Остаток денег на конец месяца 86 т.р.

Месяц 7 – Исправление ошибок и согласование заняло полмесяца, и к середине месяца акт с заказчиком подписан. Однако, в соответствии с договором заказчик может оплатить счет в течении 14 дней. При этом вам необходимо заплатить сотрудникам и аренду.

Остаток на начало 86 т.р.
+ Поступление денег 0 т.р.
- Оплата расходов 175 т.р.

Остаток денег на конец месяца -89 т.р.

Если не удаться договориться с заказчиком об ускорении оплаты денег на счете не хватит и случится кассовый разрыв. Вы откладываете какие-то оплаты, прибегаете к дополнительному финансированию компании или используете другие способы выхода из кассового разрыва.

Месяц 8 – Заказчик полностью оплачивает Ваши услуги, вы выплачиваете остатки задолженности по зарплате и аренде или погашаете кредит, оплачиваете расходы за очередной месяц.

Остаток на начало -89 т.р.
+ Поступление денег 864 т.р.
- Оплата расходов (за 2 месяца) 175 т.р.

Остаток денег на конец месяца 600 т.р.

Проект окончен – на счету 600 т.р., чистый денежный поток составил +400 т.р. Динамику изменения остатка денежных средств можно посмотреть на графике.

Рис.1 График остатков денежных средств

Чтобы избежать кассовых разрывов в проектном бизнесе необходимо тщательно балансировать денежный поток и внимательно следить за сроками выполнения работ. Для балансировки платежей в договоре необходимо предусмотреть большее количество этапов, чтобы поступление денег было сопоставимо с затратами. Увеличение сроков проекта может резко сказаться на его рентабельности – например, в нашем примере первоначально планировался денежный поток от проекта в размере 750 т.р., а по факту составил 400 т.р.

Для осуществления прогнозирования остатка денежного остатка можно воспользоваться табличкой в excel, но осуществлять планирование на длительный срок, иметь возможность оперативного изменения последовательности платежей, формировать график платежей удобнее в сервисе «Управленка» .

Рис.2 График платежей в сервисе «Управленка»

Платежный календарь в сервисе позволяет контролировать текущие оплаты и поступления. Сервис работает в связке с бухгалтерией – из нее загружаются в автоматическом режиме:

счета на оплату, как планируемые поступления денег;
ближайшие платежи по налогам;
прогноз выплаты зарплаты с налогами.

Дополнительно, Вы можете завести проекты и предстоящие платежи по договорам с заказчиками и поставщиками. В результате, Вы получите платежный календарь, с помощью которого можно управлять денежным потоком компании.

Что делать, если кассовый разрыв уже случился?

Если кассовый разрыв наступил и денег нет, то разбираться почему так случилось уже нет времени. Необходимо срочно закрыть кассовый разрыв. Понять причины возникновения можно после выхода из него, и то при условии, что в компании ведется управленческий учет и данных будет достаточно. Ниже мы опишем необходимые меры по предотвращению и планированию источников покрытия кассовых разрывов.

Путь выхода из сложившейся ситуации можно представить в виде последовательности шагов.

1. Исключение низкоприоритеных платежей

В первую очередь необходимо распределить, какие платежи являются обязательными, а какие можно заплатить позже без существенных штрафов. Счета с наибольшим приоритетом оплачиваются в первую очередь – налоги, кредиты, аренда и другие платежи с определенной датой, нарушение которой может повлечь такие санкции, как пени, штрафы или другие взыскания. Так же к первой группе можно отнести оплату сырья, без которого компания не может продолжать выполнять текущие обязательства.

Оплата персонала, выплаты поставщикам и некоторые обязательные офисные платежи не имеют определенных сроков выплат – такие платежи возможно сдвинуть на несколько дней.

В третью группу попадают все необязательные платежи, от которых можно отказаться – затраты на обучение, представительские расходы и другие. Платежи из этой группы можно не осуществлять вообще.

2. Получить оплату раньше

Проведите работу с дебиторской задолженностью – обзвоните всех клиентов, должников. Если клиент просрочил платеж, можно разослать письма с претензиями, приостановить работы или задержать отгрузку, обратиться в суд.

Если выплата только предстоит, то можно договорится об оплате сейчас под гарантийные обязательства доделать все в срок или раздробить платеж в соответствии с уже проделанной и принятой работой.

3. Увеличить сроки оплаты поставщикам

Если компании необходимо оплатить в ближайшее время крупную сумму поставщикам – договоритесь об отсрочке или постарайтесь разбить платеж на более мелкие суммы. При этом желательно, несмотря на нехватку денег, платить своим поставщикам постоянно, хоть и меньшими суммами. Таким образом, Вы покажете свою заинтересованность в продолжении партнерских отношений и покажите, что прикладываете все силы для погашения задолженности. В противном случае, кредиторы могут обратиться в суд и тогда по решению суда со счетов компании могут списать полную сумму задолженности.

4. Стимулирование продаж

В ситуации, когда деньги в бизнесе не на расчетном счету, а в запасах на складах, может помочь проведение маркетинговых акций, предоставление скидок на сезонные товары, распродажи. Затоваривание одна из основных причин выпадения денежных средств из оборота торговых компаний. Чтобы деньги возвращались быстро обратно необходимо контролировать закупки и вовремя избавляться от лишнего товара.

5. Использование собственных средств

Финансирование деятельности компании за счет собственных средств компании, например, собственники направляют дивиденды на финансирование бизнеса.

Кроме чистой прибыли компания может продать или сдать в аренду неиспользуемое оборудование, автомобили и другое имуществу. Рассмотреть возможность сдачи в аренду помещений, которые принадлежат компании или собственнику.

Для выхода из кассового разрыва собственники могут внести собственные средства на расчетный счет компании, это поможет оперативно закрыть кассовый разрыв в случае его возникновения.

6. Использование заемных средств

Кредит на погашение задолженности - хоть и очевидное решение, но крайне нежелательное. Получить кредит на хороших условиях в кратчайшие сроки крайне проблематично, когда кассовый разрыв уже наступил. Поэтому кредит с такими может и не помочь, а только усугубить ситуацию, когда подойдет срок платить по кредиту и процентам.

Помимо кредита можно воспользоваться и другими финансовыми инструментами: овердрафтом и факторингом. Факторинг позволяет получать деньги сразу после подписания акта за вычетом комиссии фактора. А овердрафт к расчетному счету позволяет уходить в минус при нехватке средств на согласованный лимит. При этом в счет погашения овердрафта будут списываться все последующие поступления на расчетный счет.

Как избежать кассовых разрывов в будущем?

В деятельности предприятия основная причина наступления кассового разрыва – это некачественное планирование денежных потоков.

Существенно уменьшить риск наступления кассового разрыва можно с помощью внедрения систем планирования и контроля ДДС. Одним из таких средств является платежный календарь – инструмент для балансирования денежных потоков таким образом, чтобы предстоящие поступления от контрагентов гарантировали оплату будущих расходов.

Создать простой платёжный календарь можно в Excel, но такой подходит имеет ряд серьезных ограничений, с которыми компания столкнется по мере развития бизнеса или даже начальном этапе, например, в Excel нет возможности быстрой смены аналитики для группировки платежей.

Например, в проектных организациях удобно смотреть кэш фло по каждому проекту отдельно, и уже потом анализировать аналитические статьи. Но при этом условие наличия положительного денежного потока в рамках каждого проекта не обязательно должно соблюдаться, и тогда необходимо провести анализ уже в рамках всей компании.

В качестве удобной замены Excel можно использовать специализированный веб-сервис по управлению денежными средствами «Управленка», в котором наглядно на графике виден результирующий денежный поток с учетом предстоящий платежей.

Рис.3 График движения денежных средств

Помимо планирования Платежный календарь позволяет сбалансировать условия договоров в рамках одного проекта, контролировать платежную дисциплину, оценить степень влияния проектов (сегментов бизнеса) на приток и отток денег.

В качестве профилактики кассовых разрывов, кроме оперативного управления денежными средствами с помощью платежного календаря, необходимо:

Следить за прибыльностью компании и ее отдельных сегментов, направлений и проектов. Если направление генерирует убытки, то может быть принято решение его закрыть.
Учитывать постоянные расходы и риски при подготовке графика оплат в договорах
Строки оплат у поставщиков должны быть больше, чем сроки оплаты заказчика
Проверять заказчиков и поставщиков на предмет финансовой устойчивости
Контролировать сроки выполнения проектов, так как увеличение сроков приводит снижению его прибыли
Не допускать затоваривание складов
Контролировать и анализировать дебиторскую задолженность

При выполнении всех рекомендаций вы сможете предотвратить кассовые разрывы, так как информация об их возникновении будет у вас не по факту отсутствия денег, а заблаговременно.

Читайте также: