Какие документы нужно оформить чтобы подтвердить осуществленные расходы в целях налогообложения

Опубликовано: 15.05.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Какие документы организации необходимо получить от контрагентов для подтверждения расходов в целях исчисления налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, при приобретении материальных ценностей, оплате услуг?

Налогоплательщики, применяющие УСН и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы учитывают расходы, предусмотренные п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
В свою очередь, согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные в том числе документами:
- оформленными в соответствии с законодательством РФ;
- косвенно подтверждающими произведенные расходы (приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Специалисты финансового ведомства, учитывая в том числе и положения п. 1 ст. 11 НК РФ, неоднократно обращали внимание на то, что при реализации положений п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщики прежде всего должны руководствоваться требованиями ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) (письма Минфина России от 02.06.2011 N 03-11-06/2/89, от 24.04.2007 N 07-05-06/106).
А при осуществлении наличных расчетов, во избежание последующих разногласий с налоговыми органами, для признания расходов желательно иметь в наличии кассовые чеки (бланки строгой отчетности), если требование о применении контрольно-кассовой техники (бланков строгой отчетности) в конкретной ситуации предусмотрено положениями действующего законодательства (смотрите, например, письмо Минфина России от 21.02.2008 N 03-11-05/40).
Кроме того, согласно п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты. Следовательно, обязательным условием признания расходов в целях исчисления налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, является наличие у налогоплательщика соответствующих банковских документов (выписок, платежных поручений и т.п.).
Согласно п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в таких альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Накладные

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется документами, предусмотренными условиями поставки товаров (договором) и правилами перевозки грузов. К таким документам прежде всего относится товарная накладная по форме N ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.
Кроме того, в случае доставки товаров автомобильным транспортом может оформляться товарно-транспортная накладная по форме N 1-Т, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 (письмо ФНС России от 21.08.2009 N ШС-22-3/660). Наряду с товарно-транспортной накладной применяется форма транспортной накладной, утвержденная постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272.

Акты

Действующим законодательством не установлено требования об обязательном подписании сторонами договора возмездного оказания услуг акта приемки-передачи, подтверждающего факт оказания услуг (постановления ФАС Московского округа от 11.10.2007 N КА-А41/10338-07, Поволжского округа от 25.01.2007 N А57-17845\05).
Следовательно, отсутствие акта само по себе не является безусловным основанием для вывода о том, что предусмотренные договором услуги фактически не оказывались (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 07.12.2007 N Ф08-7879/07 и от 16.06.2005 N Ф08-2393/05).
Достаточным подтверждением факта оказанных услуг может являться договор и документы об оплате, а также документы, косвенно подтверждающие оказание услуг.
В то же время законодательство не исключает возможности оформления отношений по приему результата оказанных услуг двусторонним актом приема-передачи, поэтому такой документ может являться подтверждением факта оказания исполнителем услуг и принятия их заказчиком (письмо Минфина России от 05.04.2005 N 03-03-01-04/1/170, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 10.03.2004 N Ф08-730/04, ФАС Центрального округа от 18.01.2007 N А62-2318/2006).

Счета

Оформление такого документа, как счет, действующими нормативными документами не предусмотрено. В связи с этим счет на оплату товара не относится к документам, для которых предусмотрена унифицированная форма, и не носит характер первичного документа. Однако оформление данного документа входит в обычаи делового оборота в нашей стране. Как правило, указанный документ оформляется на собственном бланке с указанием реквизитов поставщика (подрядчика), а покупатель (заказчик) на основании счета производит оплату.
В соответствии со ст. 435 ГК РФ счет, содержащий все существенные условия договора, признается офертой, если этот счет является адресованным конкретному лицу предложением, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято (акцептовано) предложение.
По общему правилу договор признается заключенным в момент получения лицом, направившим оферту, ее акцепта (ст. 433 ГК РФ),
Пунктом 3 ст. 438 ГК РФ установлено, что если лицо, получившее оферту, совершает в срок, установленный для ее акцепта, действия по выполнению условий договора, указанных в этой оферте (например, оплачивает услуги и т.п.), то такие действия считаются акцептом, если иное не предусмотрено правовыми актами или не указано в оферте (п. 3 ст. 438 ГК РФ). При этом согласно п. 3 ст. 434 ГК РФ письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в вышеуказанном порядке, установленном п. 3 ст. 438 ГК РФ.
Так, например, договор может рассматриваться как заключенный с момента оплаты услуги по счету, являющемуся офертой продавца. При этом такой счет необходимо признать именно письменным предложением заключить договор. Заключенный таким образом договор является одновременно и основанием произведенной оплаты.

Договоры

В соответствии с п. 1 ст. 432 ГК РФ договор считается заключенным, если между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора и в приемлемой законодательством для определенного случая форме на основании п. 1 ст. 158 ГК РФ (письменной - простой или нотариальной, а также в устной).
Статьей 162 ГК РФ установлены последствия несоблюдения простой письменной формы сделки. Так, в соответствии с п. 1 ст. 162 ГК РФ несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания.
При этом стороны не лишаются права приводить письменные и другие доказательства.
В случае отсутствия письменной формы договора, сторона может подтвердить наличие договорных отношений доказательствами, которые указывают на наличие договорных отношений. Таким доказательством может являться, в частности, наличие соответствующих накладных, счетов-фактур, счетов на оплату товара (работ, услуг), актов оказания услуг (выполненных работ), отчетов исполнителей.
Как видим, во избежание последующих разногласий с налоговыми органами в ряде случаев налогоплательщикам желательно иметь в наличии договоры, составленные в письменной форме в виде единого документа. Данное утверждение особенно актуально при оплате услуг, оказываемых организации.

Счета-фактуры

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ подлежат включению в состав расходов суммы НДС по оплаченным товарам (работам, услугам), приобретенным налогоплательщиком.
Из содержания отдельных писем уполномоченных органов недвусмысленно следует, что расходы в виде НДС могут быть признаны на основании документов, подтверждающих фактическую уплату этого налога, а также счетов-фактур (при условии соблюдения правил по их заполнению) (письма Минфина России от 24.09.2008 N 03-11-04/2/147, УФНС России по г. Москве от 28.06.2006 N 18-11/3/56398@).
В то же время судебные органы указывают на то, что налогоплательщики, применяющие УСН, вправе подтверждать расходы в виде "входного" НДС, уплаченного поставщикам, не только счетами-фактурами, но и прочими документами (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 19.09.2005 N А31-9074/20, Северо-Западного округа от 17.10.2006 N А42-12002/2005, ФАС Северо-Западного округа от 06.08.2007 N А52-235/2007).
Учитывая вышеизложенное, несложно сделать вывод: наличие у Вашей организации надлежаще оформленных контрагентами счетов-фактур позволит полностью исключить возможность возникновения разногласий с налоговыми органами.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Подволокина Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Пименов Владимир

7 декабря 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Материалы подготовлены группой консультантов-методологов ЗАО "BKR-Интерком-Аудит"

Необходимо отметить, что принцип документирования затрат - это принцип бухгалтерского учета. Тем не менее, для формирования «налоговых расходов» и, следовательно, для определения налогооблагаемой базы данный принцип играет большое значение. Более того, в соответствующих статьях главы 25 НК РФ рассмотрены вопросы специального налогового учета, одной из задач которого является обеспечение документирования затрат.

Так в соответствии со статьей 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов.

Подтверждением данных налогового учета являются:

· первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

· аналитические регистры налогового учета;

· расчет налоговой базы.

Необходимо отметить, что вышеуказанное требование о строгом документировании затрат строго закреплено в налоговом законодательстве.

Расходами для целей налогообложения прибыли признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получения дохода. Если деятельность была направлена на получение дохода, и налогоплательщик осуществил расходы, но в результате каких-либо обстоятельств получил не доход, а убыток, то такие расходы также являются расходами, произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно абзацу 4 пункта 1 статьи 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные:

ü документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации;

ü либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы;

ü и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Обращаем внимание читателей на то, что изменения, внесенные статьей 1 Федерального закона от 6 июня 2005 года №58-ФЗ «О внесении изменений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие законодательные акты Российской Федерации о налогах и сборах» (далее Закон №58-ФЗ), в текст статьи 252 НК РФ с 1 января 2006 года позволяют налогоплательщикам определять расход на основании дополнительных документов, подтверждающих осуществленные налогоплательщиком расходы. Изменения в законе приняты в двух направлениях.

Первое направление позволит впервые учесть расходы, осуществленные на территории иностранного государства, и второе направление позволит попробовать учесть расходы, осуществленные на территории РФ, в учете которых ранее существовали сложности. Типичными документами такого типа были: счета–фактуры, первичные документы, оформленные в условных единицах, первичные документы по оказанным услугам на которых не стояло слово «акт», прайс-листы и иные оферты при отсутствии договоров. При применении положений статьи 252 НК РФ организации сталкивались с проблемой, когда налоговые органы не принимали для обоснования расходов внутренние документы организации. После снятия ограничений в перечне документов, подтверждающих затраты, организации смогут учитывать свои расходы на основании внутреннего акта, подписанного руководителем организации и бухгалтером, оформленные в соответствии со статьей 9 Федерального закона Российской Федерации от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Советуем налогоплательщикам оформлять такие документы с формулировками и обоснованием причин, приведших к возникновению расходов, максимально приближенными к тексту Налогового кодекса.

Обращаем ваше внимание, что по вопросу подтверждения расходов Высший Арбитражный Суд Российской Федерации в информационном письме от 14 ноября 1997 года №22 «Обзор судебной практики применения законодательства о налоге на прибыль» сообщал, что до тех пор, пока не будут опровергнуты данные, указанные в акте, составленном организацией, оснований для того, чтобы считать расходы неподтвержденными, нет.

По отношению ко всему данному тексту изменений обращаем Ваше внимание на существенный риск – текст статьи 313 НК РФ остался неизменным, соответственно налоговый учет в РФ ведется на основании первичных документов и другие документы, не соответствующие статье 9 Закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», не могут быть учтены. Фактически у налоговых органов остается возможность, отбрасывать расход, оформленный в не соответствующей форме. Приведем текста статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:

1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц».

Пункт 2.1. статьи 252 НК РФ определяет перечень расходов вновь созданных и реорганизованных организаций. В качестве расходов вновь созданных и реорганизованных организаций признается стоимость (остаточная стоимость) имущества, имущественных прав, имеющих денежную оценку, и (или) обязательств, получаемых в порядке правопреемства при реорганизации юридических лиц, которые были приобретены (созданы) реорганизуемыми организациями до даты завершения реорганизации. При этом данные должны быть сформированы по данным и документам налогового учета передающей стороны на дату перехода права собственности.

Кроме этого расходами вновь созданных и реорганизованных организаций также признаются расходы (а в случаях, предусмотренных НК РФ, убытки), предусмотренные статьями 255, 260-268, 275, 275.1, 279, 280, 283, 304, 318-320 главы 25 НК РФ, осуществленные (понесенные) реорганизуемыми организациями в той части, которая не была учтена ими при формировании налоговой базы. Состав таких расходов и их оценка определяется по данным и документам налогового учета реорганизуемых организаций на дату завершения реорганизации (дату внесения записи о прекращении деятельности каждого присоединяемого юридического лица – при реорганизации в форме присоединении).

После завершения реорганизации в форме присоединения налогоплательщик вправе учесть расходы, указанные в пункте 2.1 статьи 252 НК РФ, в случае если данные расходы были произведены присоединенной организацией и не были учтены ею при определении налоговой базы по налогу на прибыль, а реорганизация была завершена в установленном порядке после 1 января 2005 года.

В целях статьи 252 НК РФ расходами вновь созданных в результате реорганизации организации обществ могут быть признаны только те расходы реорганизуемой организации, которые не учтены последней при формировании налоговой базы вследствие корректного применения статьи 272 НК РФ.

В случае, если в соответствии с правилами статьи 272 НК РФ расходы по методу начисления подлежали отнесению к расходам текущего отчетного (налогового) периода у реорганизованной организации, заканчивающегося до даты государственной регистрации выделенного общества, такие расходы не могут учитываться при формировании налоговой базы выделенного общества (Письмо Минфина РФ от 24 марта 2006 года №03-03-04/1/275 «О списании дебиторской задолженности при реорганизации общества».

Если в распорядительном документе органа исполнительной власти, предусматривающем при сдаче в аренду объектов муниципальной собственности разовое внесение платы в виде целевых взносов, не содержится положений о возникновении у владельца помещения обязанности вступить в отношения аренды после получения взносов, то в целях налогообложения перечисление денежных средств на указанных условиях следует рассматривать как перечисляемые на безвозмездной основе. Такие расходы не уменьшают величину налоговой базы по налогу на прибыль. Если же из распорядительного документа органа исполнительной власти следует, что за дополнительную плату потенциальным арендатором приобретается право на вступление в отношения по аренде, выражающееся в появлении у владельца помещения обязанности вступить в отношения аренды после получения взносов, то в целях налогообложения прибыли перечисление денежных средств на указанных условиях должны рассматриваться как плата за приобретение права, используемого для ведения деятельности, направленной на получение дохода. В этом случае указанные расходы учитываются при формировании налоговой базы налога на прибыль (Письмо Минфина РФ от 7 апреля 2006 года №03-03-02/80 «О порядке учета для целей налогообложения платы за право заключения договора аренды».)

Более подробно с вопросами, касающимися расходов Вы можете ознакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Расходы организации ».

Уменьшать прибыль фирмы могут и те расходы, которых нет в Налоговом кодексе. Главное, чтобы затраты были документально подтверждены и экономически обоснованы, то есть связаны с получением дохода. Для подтверждения расходов можно использовать документы, как прямо подтверждающие расходы, так и косвенно. А что это за документы?

Какими документами подтверждать расходы

На тот или иной вид расходов фирмы должны быть документы, которые их подтверждают.

Но не стоит искать в Налоговом кодексе перечни таких документов. На это указал и Минфин в письме от 14 августа 2020 г. № 03-03-06/3/71659. В письме говорится о том, что затраты налогоплательщиков могут быть обоснованы любыми документами, напрямую или косвенно подтверждающими факт их осуществления.

Таким образом, как следует из письма, под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные такими документами:

оформленными в соответствии с законодательством РФ;
косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

Так что это за документы?

Документы, прямо подтверждающие расходы

Прямо подтвердят расходы документы, которые всем хорошо известны. Их необходимость, да и сами формы многих утверждены законодательно.

Если в затраты включена стоимость материалов – это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры.

Если в расходы включены те или иные услуги производственного характера – это договор и акт их сдачи-приемки.

Для документального подтверждения арендных расходов необходимы следующие документы:

заключенный договор аренды (субаренды);
документы, подтверждающие перечисление арендной платы;
акт приемки-передачи арендованного имущества.

А вот ежемесячное заключение актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для подтверждения таких расходов в целях налога на прибыль не требуется (письмо Минфина России от 25 марта 2019 г. № 03-03-06/1/20067).

Кроме того, прямо подтверждающими расходы документами являются документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ. И найти их можно в нормативных актах, регулирующих договорную базу и специфику той или иной отрасли. Например, законодательство в сфере строительства требует оформлять справку о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3.

Несмотря на то, что Закон № 402-ФЗ о бухучете разрешает разрабатывать и утверждать «свои» первичные учетные документы, формы первичных документов, которые введены уполномоченными органами на основании других федеральных законов, обязательны для применения и изменять их запрещено.

Более подробно рассмотрим экспедиторские документы и документы на перевозку груза.

Экспедиторские документы

Для подтверждения расходов по договору транспортной экспедиции нужны документы, подтверждающие фактическое оказание услуг.

Обратимся к Гражданскому кодексу, который регулирует порядок осуществления транспортно-экспедиционной деятельности.

По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента - грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение услуг, связанных с перевозкой груза (п. 1 ст. 801 ГК РФ).

Неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются экспедиторские документы, которые нужно оформлять в установленном порядке в соответствии со следующими нормативными актами:

Законом от 30 июня 2003 г. № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»;
Правилами транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденными постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. № 554;
приказом Минтранса России от 11 февраля 2008 г. № 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов».

К экспедиторским документам относятся:

поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);
экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);
складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).

Бланки для этих документов можно найти в Приказе Минтранса РФ № 23.

Перевозка грузов

Факт заключения договора перевозки груза подтверждает транспортная накладная, составленная строго по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 (письмо Минфина от 28 августа 2018 г. № 03-03-06/1/61110).

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 для этого не подходит. Она не свидетельствует о доставке товара, а только о его сдаче-приемке (письмо Минфина от 21 декабря 2017 г. № 03-03-06/1/85703).

Если в транспортной накладной нет итоговой стоимости перевозки, в дополнение к ней следует составить первичный документ, в котором она определена. Таким документом может быть УПД (письмо ФНС от 10 августа 2018 г. № АС-4-15/15570@).

Если же транспортной накладной у вас нет, списать расходы на перевозку не выйдет.

Таким образом, только если необходимые документы будут в наличии и оформлены по всем правилам, расходы по соответствующему договору можно будет учесть в расходах при налогообложении прибыли.

Документы, косвенно подтверждающие расходы

К косвенно подтверждающим затраты расходам Минфин в письме от 14 августа 2020 г. № 03-03-06/3/71659 отнес:

таможенную декларацию;
приказ о командировке;
проездные документы;
отчет о выполненной работе в соответствии с договором.

Добавим, что экономическим обоснованием расходов на оплату труда в виде страховых платежей по договорам личного страхования сотрудников является то, что между компанией и работниками установлены трудовые отношения (см. письмо Минфина от 5 мая 2014 г. № 03-03-06/1/20922).

Кассовым чеком можно подтвердить только факт совершения расхода. И только в случае, если он содержит сведения о продавце и о покупателе (письмо Минфина от 27 сентября 2019 г. № 03-03-06/1/74455). Но для подтверждения экономической обоснованности расходов кассовый чек не годится. Для этого нужны другие документы.

Примеры того, какие документы косвенно подтверждают понесенные расходы, можно найти и в судебной практике. Пример, приведенный ниже, иллюстрирует принцип, по которому можно подбирать доказательства расходов.

Чем можно подтвердить оказание услуг

Акт об оказании услуг подтверждает факт, стоимость, сроки выполнения работ (оказания услуг). Он необходим для подтверждения соответствия выполненных работ условиям договора.

Самый простой способ подтвердить, что услуги по договору были фактически оказаны, - это двусторонний акт об оказании услуг.

Чем еще, кроме такого акта, можно подтвердить факт оказания услуг?

Рассмотренный судом спор касается охранных услуг. Доказать их оказание можно:

односторонним актом с доказательствами того, что его своевременно направили заказчику по юридическому адресу;
трудовыми договорами, в которых прописано место оказания услуг;
договором об оказании услуг, в котором есть пункт о том, что в случае непоступления от заказчика письменной претензии по акту указанные в нем услуги считаются оказанными в полном объеме;
графиками дежурств охранников на объекте.

Это все документы, косвенно подтверждающие то, что услуги по договору имели место в действительности (Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 19 июня 2020 г. № Ф01-10160/2020 по делу № А43-22315/2019).

Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»

«Клерк» Рубрика Бухгалтерия

Какими документами подтверждать расходы

оформленными в соответствии с законодательством РФ;
косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Так что это за документы?

Документы, прямо подтверждающие расходы

Если в затраты включена стоимость материалов — это накладные на оприходование, договор купли-продажи (если он был заключен в письменной форме), счета-фактуры.

Если в расходы включены те или иные услуги производственного характера — это договор и акт их сдачи-приемки.

Для документального подтверждения арендных расходов необходимы следующие документы:

заключенный договор аренды (субаренды);
документы, подтверждающие перечисление арендной платы;
акт приемки-передачи арендованного имущества.

А вот ежемесячное заключение актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для подтверждения таких расходов в целях налога на прибыль не требуется (письмо Минфина России от 25 марта 2019 г. № 03-03-06/1/20067).

Несмотря на то, что Закон № 402-ФЗ о бухучете разрешает разрабатывать и утверждать «свои» первичные учетные документы, формы первичных документов, которые введены уполномоченными органами на основании других федеральных законов, обязательны для применения и изменять их запрещено.

Экспедиторские документы

Обратимся к Гражданскому кодексу, который регулирует порядок осуществления транспортно-экспедиционной деятельности.

По договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента — грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение услуг, связанных с перевозкой груза (п. 1 ст. 801 ГК РФ).

Неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются экспедиторские документы, которые нужно оформлять в установленном порядке в соответствии со следующими нормативными актами:

Законом от 30 июня 2003 г. № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности»;

Правилами транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденными постановлением Правительства РФ от 8 сентября 2006 г. № 554;

приказом Минтранса России от 11 февраля 2008 г. № 23 «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов».

К экспедиторским документам относятся:

поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);

экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);

складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).

Бланки для этих документов можно найти в Приказе Минтранса РФ № 23.

Перевозка грузов

Товарная накладная по форме ТОРГ-12 для этого не подходит. Она не свидетельствует о доставке товара, а только о его сдаче-приемке (письмо Минфина от 21 декабря 2017 г. № 03-03-06/1/85703).

Если же транспортной накладной у вас нет, списать расходы на перевозку не выйдет.

Таким образом, только если необходимые документы будут в наличии и оформлены по всем правилам, расходы по соответствующему договору можно будет учесть в расходах при налогообложении прибыли.

Документы, косвенно подтверждающие расходы

таможенную декларацию;

приказ о командировке;

проездные документы;

отчет о выполненной работе в соответствии с договором.

Добавим, что экономическим обоснованием расходов на оплату труда в виде страховых платежей по договорам личного страхования сотрудников является то, что между компанией и работниками установлены трудовые отношения (см. письмо Минфина от 5 мая 2014 г. № 03-03-06/1/20922).

Кассовым чеком можно подтвердить только факт совершения расхода. И только в случае, если он содержит сведения о продавце и о покупателе (письмо Минфина от 27 сентября 2019 г. № 03-03-06/1/74455). Но для подтверждения экономической обоснованности расходов кассовый чек не годится. Для этого нужны другие документы.

Чем можно подтвердить оказание услуг

Самый простой способ подтвердить, что услуги по договору были фактически оказаны, — это двусторонний акт об оказании услуг.

Чем еще, кроме такого акта, можно подтвердить факт оказания услуг?

Рассмотренный судом спор касается охранных услуг. Доказать их оказание можно:

односторонним актом с доказательствами того, что его своевременно направили заказчику по юридическому адресу;

трудовыми договорами, в которых прописано место оказания услуг;

договором об оказании услуг, в котором есть пункт о том, что в случае непоступления от заказчика письменной претензии по акту указанные в нем услуги считаются оказанными в полном объеме;

графиками дежурств охранников на объекте.

Это все документы, косвенно подтверждающие то, что услуги по договору имели место в действительности (Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 19 июня 2020 г. № Ф01-10160/2020 по делу № А43-22315/2019).

Организация применяет УСН (доходы минус расходы). Какие документы необходимы для подтверждения материальных расходов (по оплате и обоснованности расходов)? Достаточно ли наличия товарного и кассового чека в подтверждение оплаты материалов?

В соответствии с п.п. 5 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 НК РФ при определении налоговой базы по единому налогу при УСН учитываются материальные расходы налогоплательщика (при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ ).

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

В соответствии со ст. 346.24 НК РФ налогоплательщики единого налога при УСН обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по единому налогу в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения.

В п. 1.1 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, утвержденного приказом Минфина РФ от 30.12.2005 г. № 167н, указано, что хозяйственные операции отражаются в Книге учета доходов и расходов на основе первичных документов.

Согласно п. 2 Порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 29.05.1998 г. № 57а, Минфина РФ от 18.06.1998 г. № 27н, первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом РФ.

Поскольку специальные формы первичных документов для организаций, применяющих УСН, не разработаны, такие налогоплательщики должны применять первичные документы, используемые организациями, находящимися на общем режиме налогообложения (аналогичный вывод содержится, в частности, в письме УФНС по г. Москве от 15.07.2005 г. № 18-11/3/50775).

Напоминаем, что в соответствии с п. 2 ст. 9. Федерального закона РФ от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

– наименование документа;

– дату составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц.

В соответствии с п. 2 ст. 346.16 и п.п. 1 п. 1 ст. 254 НК РФ расходы по приобретению материалов являются разновидностью материальных расходов, и п.п. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ для таких расходов установлен особый порядок признания в целях налогообложения единым налогом при УСН.

Если по общему правилу налогоплательщик единого налога при УСН учитывает материальные расходы после их фактической оплаты, а именно в момент погашения заложенности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения, то материальные расходы по приобретению сырья и материалов учитываются в составе расходов по мере списания данного сырья и материалов в производство.

Следовательно, для документального подтверждения таких расходов Вам необходимы следующие документы:

– документ, подтверждающий приобретение Вами материалов (например, товарный чек, договор, выставленный поставщиком счет-фактура);

– документ, подтверждающий факт оплаты этих материалов (кассовый чек, платежное поручение с отметкой банка об исполнении и т.д.);

– документ, подтверждающий списание данных материалов в производство (например, лимитно-заборная карта по форме № М-8 или требование-накладная по форме № М-11. Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 г. № 71а).

Наличия же только товарного и кассового чеков для документального подтверждения расходов по приобретению материалов будет недостаточно.

Для того чтобы расходы по приобретению материалов были признаны обоснованными, из оформленных Вами документов должно быть понятно, что Вы приобрели конкретные материалы по определенной цене и использовали их в деятельности Вашей организации, направленной на получение дохода.

Читайте также:


Налоговый агент и налогоплательщик чем отличаются

Учетная политика для целей налогообложения застройщика

Непредъявленная выручка в налоговом учете

Налоговый вычет за детский сад

Департамент анализа эффективности преференциальных налоговых режимов