История развития электронного документооборота в налоговых органах рф

Опубликовано: 25.04.2024

"Налоговая политика и практика", 2011, N 8

Автоматизации документооборота уделяется все больше и больше внимания. Так, Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ [1] нацеливает органы государственной власти на предоставление услуг населению в электронном виде. В свою очередь, граждане могут обращаться в государственные органы и получать ответы в электронном виде [2]. Кроме того, сами органы государственной власти должны перейти на общение друг с другом с использованием системы межведомственного электронного документооборота [3].

Предполагается, что реализация указанных мер позволит России не только повысить эффективность государственного управления, конкурентоспособность экономики и степень развития общества, но и максимально быстро выйти на один уровень с развитыми странами по степени проникновения информационных и коммуникативных технологий. Налоговая служба всегда находилась в авангарде этого процесса.

Немного истории

Начиная с 2001 г. вся работа с управленческими документами в центральном аппарате ФНС России осуществляется с помощью системы электронного документооборота (СЭД), которая была установлена на рабочие места всех сотрудников. Количество пользователей тогда составило свыше 1000 человек.

Информационная основа системы - регистрационные карточки документов, циркулирующие в центральном аппарате, на каждой из которых хранится фиксированный набор реквизитов (полей) одного документа.

Все регистрационные карточки в зависимости от своего назначения группируются в базы данных (канцелярии):

канцелярия экспедиции и база данных исходящих документов (документы, поступающие в центральный аппарат и отправляемые центральным аппаратом);
канцелярия руководителя (документы, поступающие в почту руководителя ФНС России);
канцелярии заместителей руководителя (документы, поступающие в почту соответствующих заместителей руководителя ФНС России);
канцелярии структурных подразделений (документы, находящиеся в соответствующих структурных подразделениях центрального аппарата ФНС России).

Схема прохождения регистрационных карточек в СЭД (т.е. пересылка регистрационных карточек между базами данных) полностью совпадает со схемой прохождения документов в соответствии с инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате.

Набор реквизитов в регистрационной карточке позволяет:

регистрировать все входящие и исходящие документы, в результате чего возможен оперативный поиск любого документа;
фиксировать резолюции и поручения по документам, а также хранить информацию о ходе их исполнения, а значит, осуществлять эффективный контроль исполнительской дисциплины;
хранить файлы с текстами документов и, следовательно, вести безбумажную переписку.

Положительная оценка результатов работы с СЭД в 2001 - 2002 гг. повлияла на решение вопроса о внедрении СЭД в территориальных налоговых органах. Еще одна причина такого решения - необходимость типизации и унификации программно-технических методов работы с документами.

В управлениях ФНС России по субъектам Федерации и межрегиональных инспекциях промышленная эксплуатация системы началась с 2004 г. Количество пользователей увеличилось до десятков тысяч.

Значительная часть всей переписки (65 - 70%) между центральным аппаратом, управлениями и межрегиональными инспекциями стала осуществляться в электронном виде:

сначала документ в налоговом органе - отправителе согласовывается и подписывается в бумажном виде;
затем осуществляется его отправка по СЭД в электронном виде, при этом файл документа обязательно заверяется электронной подписью должностного лица, подписавшего бумажный документ;
если необходимо (например, для представления в суд), бумажный оригинал направляется по отдельному запросу налогового органа - получателя.

Оставшаяся часть корреспонденции (30 - 35%) отправляется в бумажном виде с одновременной пересылкой регистрационных карточек. Перечень таких документов (среди них, например, финансовые документы) утвержден отдельным приказом ФНС России.

С 2005 г. система стала поэтапно внедряться в налоговых инспекциях. В ходе внедрения был решен вопрос о создании единого справочника адресов всех налоговых органов. Это позволило инспекции одного региона направлять корреспонденцию в инспекцию другого региона.

К 2010 г., когда внедрение СЭД в инспекциях завершилось, количество пользователей оценивалось лишь приблизительно в 164 тыс. человек, т.е. это все работники налоговых органов.

О путях доставки и отправки корреспонденции

В 2010 г. в центральный аппарат поступило свыше 270 тыс. документов. Большинство из них (61,6%) - документы из территориальных налоговых органов, которые поступили в электронном виде по СЭД.

По почте и фельдъегерской связью (27,0%), т.е. в бумажном виде, были получены документы от налогоплательщиков (физических и юридических лиц), из органов государственной власти, а также незначительная часть - из территориальных налоговых органов.

Доля документов, поступающих по защищенной электронной почте (ДСП-документы из территориальных налоговых органов), составляет 6,9%.

Растет и доля электронных сообщений (интернет-обращений) от граждан (в 2010 г. - 4,1%).

Последний канал поступления документов в центральный аппарат - это система межведомственного электронного документооборота (МЭДО). В настоящее время по этому каналу поступают только документы из Администрации Президента РФ и Аппарата Правительства РФ, поэтому доля таких документов пока невелика - 0,4%.

Теперь об исходящей корреспонденции. В 2010 г. из центрального аппарата отправлено свыше 290 тыс. документов.

В подавляющем большинстве (75,2%) документы отправляются в электронном виде через СЭД в территориальные налоговые органы.

По почте и фельдъегерской связью (19,2%) отправляются документы в бумажном виде юридическим и физическим лицам, в органы государственной власти, а также незначительная часть - в территориальные налоговые органы.

Доля ДСП-документов, направленных в территориальные налоговые органы по защищенным каналам, составила 5,6%.

Развитие электронного документооборота

Предполагается, что электронный документооборот будет развиваться по двум основным направлениям:

автоматизации взаимодействия в электронном виде с налогоплательщиками и органами государственной власти;
перевода части документооборота на безбумажную технологию.

Немного подробнее об этих направлениях.

В соответствии с Регламентом Федеральной налоговой службы для приема обращений в форме электронных сообщений (интернет-обращений) применяется специализированное программное обеспечение - онлайн-сервисы "Обратиться в ФНС России", расположенные на официальных сайтах налоговых органов.

В настоящее время документы, поступающие через систему МЭДО, обрабатываются вручную. Поскольку Правительство РФ планирует весь межведомственный документооборот вести с помощью МЭДО, в 2011 г. будет осуществлена интеграция СЭД и МЭДО.

Однако в основе СЭД заложен принцип работы не с самим документом, а с его атрибутами. При этом все действия с документами (наложение резолюции, согласование и подписание) осуществляются в бумажном виде.

Между тем Правительством РФ (Распоряжение от 12.02.2011 N 176-р) перед всеми федеральными органами исполнительной власти поставлена задача определить перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, и обеспечить безбумажный документооборот выбранных документов.

Таким образом, ФНС России предстоит планомерно перейти к выполнению значительной части действий с документами в СЭД только в электронном виде. Реализация этой задачи - безбумажного документооборота - потребует выполнения множества операций в СЭД (ознакомление, согласование, утверждение), а значит, необходимо обеспечить удобство и оперативность работы с документами в электронном виде.

Для этого планируется разработать универсальный интерфейс пользователя, к которому предъявляются следующие требования:

при открытии документ должен представляться в виде "книжки", на титульном листе которой располагаются основные реквизиты, а остальные страницы отражают содержимое документа;
должна быть реализована возможность "листать" страницы документа с помощью мышки (или прикосновением руки на сенсорном экране), быстро "переходить" к нужной странице с помощью полосы прокрутки;
по бокам "книжки" должны быть расположены закладки с реквизитами, поручениями по документу и другой информацией;
все действия с документом (ознакомление, согласование, утверждение) должны выполняться с помощью мышки (или прикосновением руки на сенсорном экране).

В перспективе, в рамках проекта модернизации налоговых органов АИС "Налог-3", будет создана Система управления документами - единое информационное пространство для обработки и хранения практически всех документов: организационно-распорядительных документов, налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности, истребованных документов, регистрационных и учетных дел, документов межведомственного обмена и т.д. В Системе управления документами будут храниться сведения о поступлении, местонахождении и движении бумажных и электронных документов и можно будет формировать необходимые статистические сведения.

То есть в "делопроизводственном" аспекте фактически будет осуществлена интеграция различных систем - СЭД, ЭОД, ПК "Истребованные документы" и других.

А значит, у всех работников налоговых органов уменьшится время на поиск, рассмотрение и согласование документов.

Лаборатория налогового контроля (ЛНК) запись закреплена

История возникновения электронного документооборота

Еще в 80х годах прошлого века появились алгоритмы создания электронной цифровой подписи и криптографической защиты цифровой информации. Именно в это время начинают развиваться системы электронного документооборота. В истории развития электронного документооборота можно выделить 2 параллельно развивающиеся направления:
сдача отчетности в госорганы;
обмен юридически значимыми документами между компаниями.
Если говорить о сложности организации документооборота в первом и втором случаях, то все-таки правильно подготовить и сдать в срок налоговую и бухгалтерскую отчетность гораздо сложнее, чем согласовать договор между компаниями или осуществить доставку счетов-фактур. Возможно, поэтому хронологически первой стала решаться именно задача отправления в электронном виде бухгалтерских отчетов в контролирующие органы.

История возникновения электронной отчетности

Впервые необходимость автоматизации документооборота с налогоплательщиками осознали государственные органы США, где в 1986 г. прошла апробацию сдача налоговой отчетности по каналам связи. Эксперимент, в котором участвовало три города, оказался настолько успешным, что в последующий год в него включилось еще четыре. В 1988 году в программе участвовало уже 14 штатов. Подобный успех стал возможным благодаря идее привлечь частные компании. Уже тогда отчеты поступали в главный государственный налоговый орган — Службу внутренних доходов (IRS) — от авторизованных посредников (обычно аудиторских компаний), к чьим услугам по формированию отчетности традиционно прибегают американцы. Сформированный отчет посредник отправлял в местное отделение IRS, за что взимал плату от 25 до 75 долларов. Однако после отправки отчета в электронном виде налогоплательщикам приходилось распечатывать свои формы, подписывать их и посылать по почте письмом. К тому же в первые годы IRS не имела технической возможности переправлять отчеты из региональных отделений в Вашингтонский штаб через Интернет — вся информация копировалась на магнитные ленты и доставлялась по почте. Настоящим толчком развития системы, позволившим обеспечить широкий охват налогоплательщиков данной услугой, стала разработка крупными информационными компаниями программного обеспечения для подготовки и отправки отчетности. Качественные продукты повысили удобство пользования и уровень подключений. Под конец 90-х налогоплательщики получили возможность, используя одобренное IRS программное обеспечение, отправлять отчеты из дома через Специализированных операторов связи. Операторы обеспечивали техническую поддержку и играли роль арбитра и защищали интересы налогоплательщика в спорах между гражданином и государством. В 1998 году 500 000 отчетов было отправлено из дома. Через год цифра достигла 2,5 млн. В 2007 г., благодаря активному сотрудничеству государственных органов и частных компаний, более половины всех отчетов (и физических, и юридических лиц) американцы послали через Интернет. Вслед за США преимуществами электронного взаимодействия налоговых органов и граждан воспользовались и другие страны. Налогоплательщики Канады, Германии, Великобритании, Австралии и многих других стран, список которых постоянно растет, подготавливают и передают свои отчеты электронно с помощью программных разработок частных компаний.

История возникновения электронного документооборота между контрагентами

На выработке механизмов сдачи отчетности развитие электронного документооборота не остановилось. Еще в 90-х годах ХХ века многие страны объявили о создании "электронных правительств", подразумевая под этим представление в Интернете исчерпывающей информации о деятельности правительственных органов и интерактивное общение с гражданами. К началу XXI века особое внимание стало уделяться развитию глобальных информационных систем и становлению электронной торговли. С этой целью во многих странах были приняты законы об электронной торговле и электронных документах. Так, например, в Германии - "Informations - und Kommunikationsdienste-Gesetz" в 1997г.; в Австралии - "An Act to facilitate electronic transactions, and for other purposes" в 1999г.; в республике Беларусь - "Об электронном документе" в 2000г.; в США - "Electronic Signatures in Global and National Commerce Act" в 2000г.; в Великобритании - "Electronic Communications Act 2000".
Начиная с середины 90-х годов обеспечение юридически значимого электронного документооборота осуществляется, в частности, на основе применения электронных подписей как средства удостоверения подлинности (авторства), аутентичности и целостности электронных документов. На сегодня в мировой практике исторически сложились три основные модели правового регулирования в сфере электронного документооборота и электронных подписей:
Первая модель разработана в США. Правительство предоставляет право гражданам и юридическим лицам самостоятельно регулировать внутренние процессы в сфере электронной коммерции. Данная модель основана на принципах «бизнес-выбора», концепции свободы заключения контракта и использования при этом любой информационно-компьютерной технологии. Выбор любой технологии подписи электронных документов сторон, участвующих в сделке, признается законным. Стороны сами могут решить – использовать или не использовать электронные подписи, причем они не обязаны обращаться к третьей, независимой стороне, удостоверяющей соответствующие сертификаты ключей подписей. Вторая модель принята в Европейском Союзе. Базовый принцип Директивы об электронной подписи (Digital Signature Directive 1999/93/EU) – система лицензирования не должна быть обязательной. Каждая страна-член Евросоюза может создавать структуры, регулирующие процесс добровольного лицензирования, для того, чтобы сформировать у клиентов или потенциальных деловых партнеров авторитет и доверие к организации, предоставляющей услуги в сфере применения электронных подписей. Правительства должны обеспечить функционирование соответствующей системы надзора за деятельностью поставщиков услуг по сертификации, которые созданы на территории этой страны и осуществляют выдачу квалификационных сертификатов населению. Третья модель принята в России и в Индии, где законы об электронной подписи жестко регулируют рынок услуг в данной сфере путем лицензирования деятельности по предоставлению таких услуг. Базовый принцип модели – признание электронной подписи действенной и необходимой везде, в том числе и на международном уровне. Сегодня развитие электронного документооборота идет по пути глобализации. Государства разрабатывают единую политику в информационной области. Яркий пример - программа eUnion, объединившая страны ЕС, государства-кандидаты в ЕС и участников Европейской зоны свободной торговли. Программа стартовала 18 ноября 2009 года с принятия Европейской Декларации по электронному правительству. Аналогичная тенденция либерализации законодательства в области электронного документооборота наметилась также и в России что будет рассмотрено далее. По уровню развития электронного документооборота с 2001 г. первое место прочно удерживает Канада. Чуть отстает от лидера Сингапур, а за ним следуют США.
Некоторые интересные факты об электронном документообороте зарубежных стран
Канада Cайт Канадского правительства был открыт в 2001 г., и уже в 2001 г. из 71 услуги, за которые отвечает правительство Канады, 64 были представлены в режиме он-лайн. США Беспрецедентный всплеск интереса к электронным документам произошел после событий 11 сентября 2001 года, когда сгорели важные архивы. Спустя несколько часов после атаки, Библиотека Конгресса США приступила к созданию крупномасштабной коллекции веб-документов. Теперь законы этой страны предписывают организациям хранить определенные категории документов в электронном виде, чтобы избежать их потери. Так в феврале 2006 г. после судебного разбирательства американская брокерская фирма Morgan Stanley выплатила штраф в размере 15 млн. долларов по иску Комиссии по ценным бумагам и биржам США (SEC) по факту несохранения фирмой сообщений электронной почты. В 2003 году США приняли Национальную стратегию обеспечения безопасности киберпространства. В странах Европы подобные стратегии пока не разработаны, но принята Европейская Конвенция по борьбе с киберпреступностью и определены основные направления развития технологий.
Великобритания Ранее издержки государства на выдачу лицензии на вождение автомобиля, документы на которую приходилось предоставлять обычной почтой, составляли 17 фунтов. Теперь, благодаря использованию интернета, это стоит 17 пенсов. Финляндия Подсчитано, что возможность не печатать 160 тыс. счетов в месяц только по одному оператору TeliaSonera снижает выбросы диоксидов на 57 тонн в год, а выбросы CO2 снижаются на значение, которое производят в год 14 типовых финских домохозяйств. Дания В Дании только на электронном декларировании налогов физические лица экономят в год 150 млн. евро, а бизнес - 50 млн. евро. В целом по ЕС экономия превышает 50 миллиардов евро. Австрия В Австрии в случае неиспользования электронных документов государство взимает специальный сбор, составляющий от 0,9 до 1,5% суммы сделки. Беларусь Законодательство по электронному документообороту в Беларуси было принято еще в 2000 году, на целых полгода раньше, чем в США. Но как утверждают представители бизнес-сообщества, электронное правительство формируется с опорой на административный ресурс на принципах ведомственного подчинения, в отсутствии единого стандарта программного обеспечения и защиты информации. И сегодня потребителям государственных услуг в Беларуси приходится иметь целую "связку" электронных ключей для взаимодействия с госорганами. Это выливается в проблему по совместному управлению электронной идентификацией при доступе к госуслугам и аутентификации электронных документов. Да и подключение к электронному документообороту в Беларуси значительно дороже, чем в странах ЕС.
Возникновение и тенденции развития электронного документооборота в РФ
В России история электронного документооборота началась в 2002 году с принятием закона № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Этот закон и ряд других нормативных документов, изданных в 2002 году, сформировали необходимую законодательную базу для создания и развития защищенного юридически значимого электронного документооборота, установили порядок представления налоговой и бухгалтерской отчетности через Интернет в налоговые органы. Как и во всем мире, в России электронный документооборот начался с отчетности в госорганы. Сегодня уже более 70% налогоплательщиков использует системы электронной отчетности. Развитие электронного документооборота с контрагентами несколько отстает, но имеет большой потенциал роста. Так, по оценке известного европейского эксперта Бруно Коха, в 2011г. примерно 5 млн европейских предприятий уже вовлечены в электронный документооборот со счетами и счетами-фактурами. В 2008г. таких предприятий было 1,7 млн, то есть за три года их количество выросло в три раза. Количество счетов-фактур, выставляемых в России и Европе, примерно одинаково. По разным оценкам это от 15 до 17 млрд документов в год. По словам Коха, на сегодняшний день большинство российских компаний уже имеет ЭЦП. При этом в России, в отличие от Европы, единое законодательство и преимущественно один язык.

Все эти факторы позволяют развиваться российскому рынку электронных счетов-фактур в 5 раз быстрее, чем европейскому. Изменения в законодательстве, которые будут рассмотрены ниже, также должны значительно увеличить объем электронного документооборота в нашей стране.

Рассмотрим краткие выдержки из нормативных актов, обеспечивающих юридическую значимость электронного документооборота и законность применения электронных документов в Российской федерации:
Гражданский кодекс РФ (часть первая) ст.160 п.2. Использование при совершении сделок … электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом… ст.434 п.2. Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного дoкyмeнта, подписанного сторонами, а также путем обмена дoкyмeнтами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что дoкyмeнт исходит от стороны по договору.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.11.1996 п.7 ст.9. Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.
Налоговый кодекс РФ (часть вторая) в редакции Федерального закона N 229-ФЗ от 27.07.2010 ст.169 п.1. Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. ст.169 п.6. Счет-фактура, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» №149-ФЗ от 27.07.2006 П.11.п.4. В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» №1-ФЗ от 10.01.2002 ст.4. п.1. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе…
Федеральный закон «Об электронной подписи» №63-ФЗ от 06.04.2011
Ст.4.п.3. Недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись
создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе.

Электронный документооборот постепенно проникает во все сферы бизнеса. Этот процесс активно набирал обороты ещё до начала пандемии в России. На данный же момент внедрение ЭДО особенно актуально, когда во многих компаниях ограничено посещение офисов.

Необходимость перехода осознана большинством российских компаний, причём переходить на такой способ обмена документами начали также субъекты малого и среднего предпринимательства, в особенности – ритейл.

Ритейлеры всё чаще отказываются от бумажного взаимодействия с поставщиками. Почему они активно переходят на ЭДО именно сейчас? Это связано с тем, что из-за режима самоизоляции многие столкнулись с невозвратом или потерей счетов, актов и других важных документов. Минимизируется и сама опасность заражения – от курьера или контакта с бумагой.

Применение электронного документооборота определено Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», статьей 169 Налогового Кодекса РФ, Приказом Министерства финансов от 10.11.2015 № 174н.

Уже несколько лет ЭДО внедряется в госсекторе. Летом 2017 года Правительство утвердило Программу развития экономики, рассчитанную на 8 лет. Согласно ей, к 2025 году 90 % всех межведомственных операций должно совершаться через виртуальную сеть.

Реализация программы «Цифровая экономика» является драйвером развития ЭДО в России. Перевод бумажных документов в электронный вид, использование электронной подписи – это рекомендуемый государством стандарт.

27 января 2020 года глава Министерства цифрового развития Максут Шадаев на заседании рабочей группы Госсовета по направлению «Коммуникации, связь, цифровая экономика» пояснил, что перевод документооборота бизнеса с клиентами, контрагентами и госорганами исключительно в цифровой вид должен дать экономию расходов на 1-3 %.

Законодательство по отдельным видам ЭД

Практически по каждому виду электронных документов уже есть нормативно-правовые акты, регулирующие работу с ними. Остановимся на самых распространённых в бухгалтерии.

Электронный счёт-фактура. Форма этого основного бухгалтерского документа описывается в Федеральном законе № 402 «О бухгалтерском учёте», а формат установлен Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Работа компаний со счетами-фактурами в России ведётся через оператора ЭДО (приказ Минфина № 174н).

Универсальный передаточный документ (УПД). Формат электронного УПД описан в Приказе ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. С 1 января 2020 года он обязателен для использования при выставлении электронных счетов-фактур.

Транспортные и товарно-транспортные накладные. Это первичные документы, которые иногда истребует ФНС. Согласно письму ФНС от 23.03.2017 № ЕД-4-15/5364@, накладные можно использовать и подавать в цифровом виде.

Товарные накладные и акты. С 1 января 2020 года обмениваться товарными накладными ТОРГ-12 и актами, как и другой электронной «первичкой», рекомендуется с учётом требований ФНС, описанных в её Приказе от 19.12.2018.

Книги покупок и продаж. Государство не требует обязательно переводить их в электронный вид. Однако нет и прямого запрета на это. Правила ведения одинаковы как для электронных, так и для бумажных книг покупок и продаж.

Электронный кадровый документооборот

Пандемия коронавируса подтолкнула государство и бизнес к переводу в электронный вид и кадрового документооборота. С 5 мая 2020 года вступил в силу проект Федерального закона «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками». Его главная цель – создать механизмы ведения и применения электронных кадровых документов и подготовить предложения об изменениях в отечественном законодательстве.

Внедрение ЭДО в сфере трудовых отношений проходит также в рамках программы «Цифровая экономика». Планируется создание механизмов использования персональных данных сотрудников в системе электронного документооборота работодателя.

Перевод кадрового делопроизводства в электронный вид назрел давно. Документооборот на бумаге устарел и неудобен. Особенно это касается больших предприятий, где объемы кадровых документов составляют огромные массивы, хранение которых достигает 75 лет. ЭДО упростит и ускорит работу кадровых служб, а также позволит сотрудникам иметь доступ ко всем локальным нормативным актам онлайн.

По предварительной оценке делового портала TAdviser, по результатам 2019 года рост рынка систем электронного документооборота составил около 7 %, а его объем – около 52 млрд рублей. Для сравнения, в 2018 году рост рынка составил порядка 5 %, а его объем достиг 48,5 млрд рублей.

По итогам 2020 года опрошенные TAdviser эксперты также ждут растущий спрос на встраивание инновационных сервисов в бизнес-процессы организаций.

Подводя итог, отметим, что практически все бухгалтерские документы уже можно переводить в электронный вид. По многим из них есть утверждённые или рекомендованные форматы. Это касается актов, счетов-фактур, транспортных накладных и других. Уже сейчас бухгалтер может очистить кабинет или архив от более 90 % всех папок. В дальнейшем планируется установить форматы и других электронных документов.

Например, разрабатывается проект электронного формата договора. Согласно статистике ФНС, договор находится на втором месте по количеству истребуемых документов, и его перевод в электронный формат позволит налоговой службе анализировать данные по сделкам в автоматическом режиме.

Чтобы безбумажный обмен документами был легитимен, достаточно использовать специализированный сервис – все операторы ЭДО гарантируют юридическую значимость этого процесса. Например, сервисы компании Такском. Через сервис оператора все действия проходят намного быстрее – счёт идёт на минуты, а не дни или недели. Сокращение расходов – тоже немаловажное преимущество ЭДО. Уменьшаются затраты на офисную технику и бумагу, на хранение и пересылку документов к контрагентам и обратно. Кроме прочего, исключается вероятность утери документа: вся информация хранится на сервере оператора.

История развития электронного документооборота (ЭДО) в России насчитывает уже более восьми лет. С точки зрения автора все происходило следующим образом.

Изначально идея выглядела исключительно привлекательно: не тратиться на бумагу и на пересылку, не ждать доставки днями и неделями, не искать потерянную корреспонденцию, а взять и практически моментально обменяться электронными документами. Причем, такие документы имеют тот же юридический статус, что и бумажные. Но в процессе реализации обнаружился ряд тонких моментов.

Например, для отдельных электронных документов необходимо определить единый формат и дополнительно закрепить их юридический статус. Так было с ТОРГ-12, счетами-фактурами и актами.

Кроме того, надзирающие государственные органы должны быть готовы принимать документы в электронном виде. И пока отсутствует федеральный закон об электронном документе, возможность приема и обработки в электронном виде для каждого документа определяется индивидуально.

Куда как привычнее и надежнее работать с бумажными документами. А то примешь от партнера документ в электронном виде и с электронной подписью, партнер потом от него откажется, и никому не докажешь, что вот этот файл на флэшке суть есть серьезный юридически значимый документ.

Следующий тонкий момент — роуминг. Чтобы придать обмену электронными документами юридическую значимость, появились операторы электронного документооборота.

Общеизвестно, что главной прогрессивной силой, развивающей ИТ в нашей стране, является Федеральная налоговая служба России. Это вполне объяснимо: службе приходится обрабатывать гигантское количестве документов. И поэтому автоматизированная обработка, электронный вид и передача через Интернет существенно разгружают и облегчают работу, делает задачи в принципе выполнимыми.

ФНС определила оператора ЭДО как компанию, которая отвечает за передачу электронных документов в целом и за передачу электронных счетов-фактур в частности. Гарантированную передачу неизменных, подписанных электронной подписью счетов фактур. Вообще, именно счета-фактуры стали той самой пресловутой «рабочей лошадкой», которая вытягивает развитие ЭДО.

Операторов ЭДО появилось несколько, каждый подключал всё новых и новых клиентов. В какой-то момент произошло неизбежное: два контрагента, готовых обмениваться документами в электронном виде, оказались подключенными к разным операторам. Имея подключение каждый к своей системе ЭДО, они не смогли обменяться электронными документами, и тогда впервые возник вопрос о роуминге. Все точь-в-точь как было у операторов сотовых сетей на заре становления сотовой связи, когда абоненты, допустим, МТС, не могли позвонить абонентам, например Билайна, и наоборот. Операторы сотовых сетей смогли быстро решить этот вопрос. Операторы ЭДО решают вопрос роуминга уже который год, и пока решили его лишь частично.

Посмотрим на ситуацию глазами тех самых абонентов, которые не смогли обменяться электронными документами. Есть простой бумажный документ, есть вполне понятные и привычные затраты на то, чтобы такими документами обмениваться. Обмениваться бумажными документами я могу с кем угодно. Но тут мне предлагают:

— подключиться к системе и установить у себя новую программу. Затраты на это не всегда прозрачны: кто-то берет плату за подключение, кто-то тарифицирует пакеты и/или отдельные документы, кто-то взимает абонентскую плату за пользование сервисом. Приходится тратить время, чтобы сравнить и разобраться. Ведь рачительный хозяин всегда предпочитает рассмотреть несколько вариантов и выбрать наиболее подходящий;

— начать взаимодействовать с партнерами/клиентами/контрагентами в электронном виде, но при этом сказать мне, с кем из них я смогу, а с кем не смогу обмениваться электронными документами, не могут. А это означает, что неопределенное время мне придется дублировать работу, обмениваясь документами с кем-то в бумажном, а с кем-то в электронном виде. По сути это означает увеличение накладных расходов, экономить на которых продавцы ЭДО предлагают в первую очередь;

— изменить привычные устоявшиеся схемы бизнес-процессов. К примеру, некоторые компании предпочитают выставлять счета задним числом и закрывать их в конце месяца. В системе ЭДО точно фиксируется дата и время их формирования и подписания. Придется менять удобные и привычные процессы. Либо пойти на риск, что регулярные корректировки станут «красными флажками» для ФНС, притягивающими дополнительные проверки.

Всего вышеперечисленного уже достаточно для того, чтобы заронить сомнения в душу руководителя компании, которому предлагают внедрить у себя ЭДО.

Но вернемся к операторам ЭДО. Вместо того, чтобы встать на позицию своих клиентов, они выработали хорошо работающую схему с подключением крупного ритейла. Этот частный случай получил название EDI (Electronic Data Interchange — электронный обмен данными), а операторы ЭДО стали называться EDI-провайдерами.

Условием бесплатного (!) подключения ритейла является, как правило, обязательное взаимодействие компании со своими контрагентами в электронном виде. В результате средние и малые компании, желающие видеть свои товары на полках крупных торговых сетей, оказались вынуждены подключаться к выбранному ритейлом оператору ЭДО. Случается даже, если какой-то маленькой компании повезло поставлять свой товар двум и более ритейлерам, ей приходится подключаться к двум и более операторам ЭДО (напомню, с роумингом пока не всегда все хорошо). К каждому ритейлеру ведет свой ЭДО. Не самые привлекательные перспективы, но выбора не остается: место на полке готов занять конкурент, принявший условия игры с ЭДО.

Описанный выше процесс больше напоминает навязывание услуги среднему и малому бизнесу. Это вызывает дополнительное сопротивление на этапе внедрения и без того не сильно привлекательного ЭДО.

Предлагаю детальнее разобраться с роумингом и выяснить, почему же операторы так неохотно идут на взаимодействие с себе подобными.

Когда каждый из операторов ЭДО находился на этапе активного роста клиентской базы, отсутствие роуминга играло решающую роль в выборе клиентами того или иного оператора. Выгодно это было в первую очередь крупным игрокам. Поясню на примере. Допустим, компании с по подключены к оператору А, а компании с по к оператору В. Компания № 100, которая взаимодействует со всеми компаниями, выбирает, к какому из операторов подключиться. Оператор А даст ей доступ к 10 компаниям. Оператор В — к 89. Выбор понятен. Так что самым крупным операторам настраивать роуминг на начальном этапе было не выгодно — это снизило бы прирост клиентских баз.

Но это на начальном этапе.

Далее количество операторов начало быстро расти. Ассоциации РОСЭУ разработала технологию обмена юридически значимыми электронными документами между операторами ЭДО. Благодаря ей большинство операторов выстроили свои системы на более или менее стандартной технологии. Сейчас это позволяет им существенно упростить настройку роуминга, что весьма немаловажно. Сейчас количество операторов перевалило за пятьдесят. Задача настроить и протестировать полсотни роуминговых связей затратная как по времени, так и по средствам. Необходимость же настроить такие связи ввел наш «двигатель ЭДО» — ФНС. Эта мера призвана подтолкнуть развитие ЭДО, «споткнувшееся» о роуминг. Операторы, не имеющие роуминга с остальными операторами ЭДО, рискуют лишиться своего статуса.

Можно было бы посочувствовать операторам, вынужденным вкладываться в настройку большого количества роуминговых связей с конкурентами. Но вовремя появилась альтернатива: всем операторам было предложено подключение к хабу. Хаб, или роуминговый центр — независимая компания, которая не является оператором ЭДО и передает документы от оператора к оператору в случае, когда клиенты подключены к различным операторам.

Идея хаба не нова, эту технологию на протяжении нескольких лет разрабатывает рабочая группа в недрах все той же РОСЭУ. Несколько лет назад шла речь о создании такого хаба на базе одной из федеральных электронных торговых площадок, более года существует хаб компании «1С», этим летом заработал еще один хаб от компании «РТ Лабс». Возможности роуминга для операторов растут год от года, и все-таки это не приводит к взрывному росту рынка обмена электронными документами.

Даже эксперименты некоторых крупных игроков рынка в виде очень серьезного снижения цен на ЭДО пока не привели к ожидаемым результатам. По оценкам разных экспертов, на сегодняшний день уровень освоения рынка передачи электронных документов едва ли достиг 1%.

Так что же все-таки сможет изменить ситуацию?

Возможно, помогут новые приказы ФНС. Возможно, подтолкнут процесс развития ЭДО повсеместные автоматизация и информатизация бизнеса. Возможно, как следует заработает роуминг между операторами, напрямую или через хабы.

Но в любом случае для развития ЭДО у нас в стране крайне важно, чтобы приоритеты ведущих игроков сместились в сторону совместного развития рынка вместо узкой конкурентной борьбы. Важно видеть и понимать потребности клиента, уделять достаточно внимания его проблемам. И вот когда ведущие операторы это осознают, начнется «золотая эра» ЭДО.

Автор статьи — менеджер по развитию новых проектов ГК «ТаксНет».

«Клерк»

Впервые у российских бухгалтеров появилась возможность сдавать отчетность через Интернет в 2000 году. Десять лет назад компанией «Такском» совместно с организациями- партнерами была предложена не просто идея, а готовая к внедрению концепция новой технологии сдачи отчетности с полным набором документов и предложений, включая юридическую экспертизу.

Это был результат многолетней работы основателей компании по изучению зарубежного опыта, разработки и поиска совместно со своими партнерами технических и организационных возможностей для применения передовых технологий работы с отчетностью в России.

Компания смогла заручиться поддержкой и убедительно доказать необходимость апробации новой технологии УМНС по г. Москве и МНС России. Найдя в их лице союзников, компания инициировала и помогла сделать важные для реализации проекта шаги – издать приказ, сформировать рабочую группу и провести официальный пилотный проект по внедрению технологии для массового представления налоговой отчетности в электронном виде по каналам связи. Этот проект и лег в основу современной системы сдачи отчетности. Проект был инициирован компанией «Такском» при участии УМНС России по г. Москве и ГНИВЦ МНС России. Запуск пилотного проекта состоялся в июле 2000 года

Таким образом началом внедрения и точкой отсчета развития электронной отчетности стал пилотный проект «Организация обмена открытой и конфиденциальной информацией между налогоплательщиками и местными налоговыми органами г. Москвы по каналам связи». В соответствии с приказом УМНС по г.Москве системным координатором проекта выступила компания «Такском». Партнёрами по реализации проекта стали фирма «1С» и научное производственное предприятие «Фактор-ТС» – разработчик интегрированных, защищенных сетей передачи данных. На отдельных этапах проекта в нем также участвовали фирмы «Инфотел», «Анкад». В пилотном проекте в Московском регионе участвовало более 1000 налогоплательщиков и 25 инспекций. Среди них ИМНС по г. Москве № 27 и 37, Инспекция № 29 по г. Мытищи Московской области, ИМНС по г. Москве № 13, 16, 18, 21, 22, 40 и 45.

В 2001 году в ходе пилотного проекта его участники наряду с апробацией программно-аппаратных средств решали задачи по правовому и организационно-методическому обеспечению перехода на безбумажную форму представления отчетности. Зимой 2001-2002 года принятием ряда Федеральных законов было положено начало правовому регулированию механизма представления отчетности в электронном виде.

Весной 2002 года Приказом МНС России утверждён Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Компания «Такском» готовит систему к промышленной эксплуатации. В ходе поэтапной реализации проекта постепенно расширяется круг участвующих в нем налоговых инспекций и налогоплательщиков. В 2002 году к системе подключились все налоговые инспекции г. Москвы и шло активное ее внедрение более чем в 60 регионах. «Такском» стал специализированным оператором связи. Таким образом, опробованная в рамках пилотного проекта технология положила начало электронной отчетности в России, а компания «Такском» стала создателем первой в России массовой системы сдачи отчетности через Интернет - «Такском-Спринтер».

Позднее в конце 2003 – начале 2004 года на рынке электронной отчетности стали появляться и другие разработки систем сдачи отчетности, однако они не в полной мере соответствовали требованиям нормативных документов МНС России, Гостехкомиссии России и ФСБ России. Конкурентный рынок систем электронной отчетности сложился только к 2005 году.
Система « Такском-Спринтер» все эти годы оставалась самой популярной среди налогоплательщиков, а компания «Такском» - идейным лидером в развитии электронного документооборота с государственными органами – ФНС России, ПФР, Росстатом, ФСС.

В этом году система «Такском-Спринтер» отмечает свой юбилей. «Мы можем с уверенностью сказать, что компания «Такском» достигла значимых результатов на рынке электронного документооборота в сегменте бизнес-государство. И мы развиваем достигнутые результаты в направлении организации взаимодействия бизнес-бизнес. Одним из таких направлений является организация обмена счетами-фактурами в электронном виде. Мы гордимся, что внесли в это значимый вклад», – говорит коммерческий директор компании «Такском» Артем Меликджанян.

Сегодня «Такском» занимает ведущие позиции на рынке услуг электронной отчетности, представляя для пользователей наиболее полный их ассортимент. Абоненты имеют возможность широкого выбора оптимального набора услуг и способов работы с системой «Такском-Спринтер». В компании работают более 500 профессионалов. Контакт-центр компании предоставляет круглосуточное обслуживание для сотен тысяч организаций в Москве и во всех регионах России. «У компании большие планы, - говорит Артем Меликджанян,- мы считаем, что 10 лет это отличный возраст, чтобы написать новые главы в истории российской электронной отчетности».
_______________________________
Для справки:

Читайте также: