Документооборот с налоговой сбис

Опубликовано: 11.05.2024

Информационное обслуживание налогоплательщика (технология off - line )

В рамках осуществления информационного обслуживания налогоплательщиков по каналам связи (ИОН) информационные услуги могут быть предоставлены налогоплательщикам Ульяновской и Самарской областей в режиме off - line .

Обязательным условием предоставления информационных услуг являетсяучастие налогоплательщика в системе предоставления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Информационные услуги включают автоматизированное представление следующей информации:

· Справка о состоянии расчетов по налогам, сборам и взносам.

· Выписка операций по расчету с бюджетом.

· Перечень налоговой и бухгалтерской отчетности, предоставленной в отчетном году.

· Акт сверки расчета налогоплательщика по налогам, сборам и взносам.

· Уведомление о дате получения справки об исполнении налогоплательщиком обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней и налоговых санкций.

Формирование запроса в системе «СБиС++»

Запрос формируется в реестре « Информационная выписка ».

1. Перейдите в него из главного окна программы либо из реестра ФНС,выбрав вкладку «Информационная выписка»:

Рис.1.Меню для формирования запроса

Если запрос формируется в «СБиС++ Уполномоченная бухгалтерия», необходимо зайти во вкладку ФНС (Электронная отчётность →ФНС). Далее перейти на вкладку «Информационные выписки»:

Рис.2.Меню для формирования запросадля

« СБиС++ Уполномоченная бухгалтерия »

2. Укажите период отчета и нажмите « Новый запрос »:

Рис.3. Выбор формы для формирования запроса

3. Выберите и заполните нужную форму. Какую именно - уточните в своей налоговой инспекции (рис.4).

Рис.4. Выбор формы

4. Сохраните запрос.

Заявление о предоставлении информационной выписки

1. Список налогов для включения в заявление формируется автоматически, в зависимости от установленного режима налогообложения вашей организации.

2. Если необходимо изменить список включаемых налогов, нажмитекнопку « Выбор налогов для включения в заявление », выберитедругой режим и нажмите кнопку « Выбор налогов для включения в заявление ».

3. При необходимости отредактируйте список налогов, воспользовавшись кнопками « Добавить » и « Удалить ».

4. Для включения нового списка в заявление нажмите « Сохранить ».

5. Так же необходимо выбрать формат ответа, в этом случае инспекция ответит файлом в удобном для вас формате.

Рис.5. Выбор формата ответа

6. Сохраните заявление в реестре и отправьте в налоговую инспекцию.

Получение ответа

От выбранной вами формы запроса зависит, как быстро вы получите ответиз налоговой инспекции. Сроки его получения зависят от оперативности сотрудников НИ.

Документооборот по запросу предполагает наличие в итоге у вас трех документов:

· протокола обработки файла (формируется автоматически в налоговой инспекции);

· ответа налоговой инспекции (выписки).

Данные документы отображаются в окне запроса, которое имеет три соответствующие вкладки – «Письмо», «Отчет», «Выписка».

Рис.6. Документооборот по запросу

Нажмите на ссылку «Выписка» . В ыписка открывается в привычном для вас виде бланка, если был выбран формат XML (см.рис.7). Строки, оформленные в виде гиперссылок, могут бытьоткрыты – под ними вы сможете просмотреть сводку по конкретным операциям по данному налогу.

Рис.7. Просмотр ответа налоговой инспекции на запрос

Если в качестве формата ответа выбран иной, нежели XML, формат, топрограмма сообщит об этом и предложит открыть отчет для просмотра всоответствующей внешней программе:

Рис.8. Просмотр ответа налоговой инспекции на запрос

Для электронных торгов

Полезное в СБИС

Не тратьте бумагу, отправляйте электронно

Накладные, счета-фактуры создавайте как обычно или прямо в СБИС. Один клик, и они у клиента. Он подписывает их электронной подписью и отправляет вам. В итоге у вас и у него полный комплект подписанных юридически значимых документов. Аналогично можно отправлять документы не только компаниям, но и сотрудникам и даже обыкновенным людям, независимо от того, зарегистрированы они в СБИС или нет.

Редактируйте и подписывайте на любом устройстве

Встроенные в СБИС средства позволяют вам создавать и редактировать офисные (Word, Excel) файлы и учетные документы (накладные, счета-фактуры, авансовые отчеты …) на любом устройстве: телефоне, планшете или компьютере. Со СБИС вы можете их просматривать и подписывать даже без подключения к интернету.

Обсуждайте и редактируйте документы с партнерами онлайн

Подписание инструкций, приказов и других внутренних документов

Журнал учета инструктажа по технике безопасности, по пожарной безопасности, заявление на отпуск, приказ об изменении штатного расписания, оклада сотрудника – сколько бумаг мы должны оформлять в нашей повседневной работе. Выдайте сотрудникам электронную подпись для утверждения внутренних документов и навсегда избавьтесь от беготни с оформлением этих не всегда нужных бумаг.

Сверьте документы с контрагентом и сведите к нулю налоговые риски

С 2015 года ФНС тотально сверяет книги покупок/продаж между контрагентами. Расхождения могут привести к проблемам с налоговой. СБИС тщательно проверяет форму документа ваших поставщиков, реквизиты, подписи. Получайте только корректную «первичку», которую налоговая при проверке точно не «отбракует». СБИС сверит ваши документы с книгами покупок/продаж контрагентов раньше налоговой и заранее предупредит о возможных расхождениях.

Роуминг со всеми операторами

В СБИС вам не нужно думать о том, какой оператор у контрагента. Просто отправляйте документы, а мы их гарантировано доставим всем благодаря максимальному роуминговому покрытию. Но есть вариант и проще…

Зачем вообще нужен оператор и какой-то роуминг? Со СБИС электронные документы можно пересылать по e-mail. Почта уж точно есть у всех. Ваш контрагент получит письмо со специальной защищенной ссылкой на документы. Перейти по ней может только владелец электронной подписи. Один клик — и документы подписаны — быстро, удобно и без роуминга. Соблюдение всех формальностей СБИС возьмет на себя, чтобы вы могли отправлять так даже счета-фактуры.

Архив электронных и бумажных документов

Хранить бумажные документы неудобно – они занимают место, теряются, их сложно искать. Электронный архив СБИС решает все эти проблемы. Хранить документы в СБИС даже надежнее, чем на локальном компьютере. Серверы СБИС находятся в тщательно защищенном дата-центре.

В СБИС удобно хранить и бумажные документы. Один раз сделайте скан и работайте дальше уже с ним (сканы принимает даже налоговая). А для связи электронного и бумажного документа отлично подойдет QR-код, который напечатает СБИС на документе.

Легкая интеграция

Если бизнес-процесс по созданию документов уже настроен в вашей системе, то он там и останется. Мы можем выполнить стыковку электронного документооборота СБИС с любой учетной системой, не затрагивая работу ваших сотрудников:

Для самых популярных систем (1С, SAP, Docsvision) у нас есть готовые коннекторы, позволяющие отправлять и получать документы, видеть их актуальное состояние.
Если у вас специфичная система, просто выгрузите документы в любом формализованном виде. СБИС возьмет на себя их конвертацию в форматы ФНС, подписание и отправку. Причем будет делать это автоматически и незаметно для вас.
Для интеграции с крупными корпоративными системами у СБИС есть инструменты API, позволяющие решать прикладные задачи любой сложности. Например, встраивать работу с электронными документами в уже действующие корпоративные веб-порталы.

Все для маркировки

СБИС взаимодействует со всеми системами маркировки — ЕГАИС, Честный знак, Меркурий — и подходит для торговли любыми маркированными товарами.

Отправляйте и принимайте электронные документы на маркированные товары как обычно — СБИС сам зарегистрирует все операции в системе маркировки.

Госорганам тоже удобнее работать с электронными документами

Маршруты согласования документов внутри компании

Если контрагент в документе укажет конкретного получателя, сотрудника или подразделение вашей компании, то СБИС направит документы сразу на него. Другой вариант — сами закрепите ответственного за контрагентом или договором.

Маршруты могут проходить параллельную или последовательную цепочку согласований через разных людей в зависимости от разных условий (например, от суммы) — просто настройте их с помощью наглядного редактора так, как вам требуется.

Шифруйте документы для большей безопасности

Все документы в СБИС передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных, но если вы считаете, что этого недостаточно, то можете зашифровать документы в адрес ваших партнеров, используя в качестве ключа электронную подпись или просто пароль.

Бумажный документооборот с контрагентами и проверяющими органами скоро канет в лету. С 2021 года бухгалтерская отчетность (в том числе субъектов малого и среднего предпринимательства) должна предоставляться в ФНС строго через операторов ЭДО в электронном виде.

Какие еще изменения входят в ближайшие планы налоговой службы, как работать через ЭДО и почему это действительно удобно: обсудим в этой статье.

По данным на начало 2021 г., электронный документооборот используют около 30 % российских компаний. Прямо скажем, негусто. При этом чем меньше бизнес, тем реже он работает в цифровом формате.

ИП, макро- и малые предприятия прибегают к ЭДО только в 5 % случаев.

Субъекты малого и среднего бизнеса на УСН используют электронный документооборот в 12 % случаев.

Самые активные пользователи ЭДО — крупные предприятия на ОСНО (50-70 %).

По словам ФНС

В декабре 2020 г. Федерального налоговой службой была принята Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Ознакомиться полностью с документом можно на официальном сайте ведомства. Он содержит планы по изменению законодательства и бизнес-процессов, направленные полный переход к ЭДО.

Как пояснил Руководитель ФНС Даниил Егоров, главная цель — это создать систему, которая будет выгодна для обеих сторон. Для налоговиков более прозрачными станут операции, проводимые хозяйствующими субъектами. А сами компании получат определенную экономию, удобство, повышенную скорость обработки информации и отсутствие ошибок в работе.

«Прозрачность бизнеса для налоговых органов позволит не отвлекать компании от работы с запросами документов и проверками».

Более того, планируется, что в будущем при такой открытости вообще отпадет необходимость в сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

Какие сроки

до 4-го квартала 2021 г. — нормативный этап (принятие необходимых законов и НПА в сфере ЭДО);
до 2-го квартала 2022 г. — аккредитация всех операторов ЭДО, доработка новых форматов, обеспечение прочей инфраструктуры;
до 3-го квартала 2022 г. — стимулирование субъектов бизнеса к переходу на электронный документооборот;
до конца 2023 г. — обеспечение возможности обмена между субъектами бизнеса документами, закрывающими сделку;
до 3-го квартала 2024 г. — обеспечение возможности электронного документооборота между российскими компаниями и субъектами бизнеса, находящимися в иностранных юрисдикциях.

Согласно Концепции ФНС, к 2024 году около 95 % счетов-фактур и 70 % накладных будут передаваться в цифровом формате.

Новое в документообороте с госорганами с 2021 года

Определенные шаги в указанном направлении уже совершаются.

1.Предоставление годовой отчетности.

Годовая бухгалтерская отчетность, начиная с отчетности за 2020 год должна предоставляться в ИФНС исключительно в электронном формате, независимо от того, относится ли компания к субъектам малого или среднего предпринимательства.

Отчеты направляются через операторов ЭДО, их перечень приведен на сайте ФНС в рубрике «Электронный документооборот» .

На момент опубликования статьи зарегистрированными числятся 52 оператора ЭДО. АО «Калуга Астрал» входит в этот перечень.

2.Отчетность о прослеживаемых товарах.

Еще одно нововведение 2021 г., которое следует отнести к цифровизации документооборота — обязанность налогоплательщиков сдавать в ИФНС отчетность о прослеживаемых товарах.

С 01 июля 2021 г. юридические лица и ИП должны отчитываться по операциям с товарами, которые включены в перечень прослеживаемых (см. закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ). Счета-фактуры по ним могут быть выставлены только в электронном виде. Таким образом, система прослеживаемости обязывает перейти на ЭДО.

3.Передача данных в Росстат.

С 30 декабря 2020 г. ИП и юрлица предоставляют первичные статистические данные исключительно в форме электронного документа, подписанного ЭЦП. Для субъектов малого предпринимательства это требование действует с начала 2022 года.

4.Новые правила получения и использования ЭЦП.

С начала 2021 г. владельцы ЭЦП получили возможность подписывать электронные документы с любого устройства без установки спецпрограмм (удостоверяющие центры теперь могут хранить и использовать ключ по поручению клиента дистанционно).

Кроме того, с 01 января 2022 г. упростится порядок получения ЭЦП. Руководители компаний и ИП будут получать ее ИФНС, в том числе удаленно по действующему сертификату.

В ближайших планах налоговой службы: расширить сферу применения простой ЭЦП, а также увеличить перечень документов, которые можно подписывать «обезличенной» электронной подписью.

Плюсы перевода документооборота в электронный формат

Можно не дожидаться, когда государство полностью обяжет всех субъектов бизнеса к ЭДО, а заключить договор с оператором уже сейчас. На это есть ряд причин:

Сдача отчетности в ФНС в электронном виде значительно экономит время и ресурсы компании.
Сокращается количество ошибок, ведь при формировании отчетности документ автоматически происходит проверку.
Формы отчетности всегда актуальны, за их обновлениями и изменениями следит оператор ЭДО.
Хранение документов в электронном виде обходится на 80 % дешевле, чем на бумажных носителях.
Исключена потеря документов.
Электронный документооборот дает возможность оперативно получить от ФНС справки о состоянии расчетов с бюджетом, выписки по операциям по расчету с бюджетом, список представленной отчетности и т. д.
ЭДО безопасен и исключает утечку информации.
Документы, зарегистрированные оператором, имеют юридическую силу и могут, например, предъявляться в суд в качестве доказательств.

Как выбрать оператора ЭДО

Новая Концепция, разработанная ФНС, отводит оператору ответственную роль.

Он присваивает каждому документу регистрационный номер (РНД), по которому можно будет найти сам файл, а также посмотреть все действия, совершенные с документом.
Оператор также обеспечивает своевременную передачу данных в налоговую.

Реестр достоверных операторов ЭДО размещен на сайте ФНС. Каждый субъект бизнеса волен выбрать ту организацию, с которой ему будет удобно сотрудничать. Во внимание следует принять такие критерии, как опыт, интеграционные возможности оператора, количество контрагентов и роуминг, развитости системы и количество продуктов, стоимость и качество обслуживания.

«Калуга Астрал» успешно вписывается в реализацию планов ФНС по развитию ЭДО и закрывает все потребности бизнеса в документообороте с проверяющими органами.

Компания поддерживает роуминг более чем с 20 иными операторами ЭДО, имеет сервисы различной направленности:

отчетность (Астрал Отчет 5.0. и др.);
электронная подпись (Астрал-ЭТ);
проверка контрагентов (Астрал.СКРИН);
документооборот с контрагентами (Астрал.ЭДО, 1С-ЭДО, Астрал Онлайн и т. д.);

При этом продукты постоянно обновляются. Как только на законодательном уровне появляются новые требования, они сразу находят отражение в программе.

Если вы все еще сомневаетесь

Предварительно оценить внедрение электронного документооборота в компании, а также рассчитать срок окупаемости затрат на это мероприятие поможет новый сервис на сайте ФНС — Калькулятор для расчета эффективности ЭДО .

Сервисы электронного документооборота предлагают многие компании. По сути своей услуга одинаковая, но дьявол кроется в деталях: один сервис может подойти небольшому начинающему бизнесу, но будет недостаточно функционален для крупной компании. Мы решили сравнить шесть наиболее популярных сервисов ЭДО, чтобы показать, на какие критерии обращать внимание.

Как выбрать сервис

Отталкивайтесь от размера вашего бизнеса: пока он небольшой — нет необходимости тратиться на многофункциональную систему, достаточно минимального количества инструментов. С ростом бизнеса будут расти задачи и количество контрагентов, а значит, понадобятся дополнительные инструменты. Мы взяли шесть наиболее популярных сервисов и оценили их по нескольким критериям. Если нет времени читать — в конце статьи наглядная сравнительная таблица.

Для оценки мы выбрали наиболее важные критерии, которые необходимы в повседневном документообороте.

Загрузка документов. Мы посмотрели, как документы появляются в сервисе: автоматически или вручную, в каком формате сервис распознаёт документы.

Конструктор документов. Узнали, есть ли в сервисе шаблоны документов. Конструктор нужен, чтобы не искать каждый раз формы документов и не проверять их актуальность — сервис это сделает за вас.

Возможность формировать платёжки по полученным счетам — полезная функция, которая сэкономит время. Счёт является неформализованным документом, а значит, не все системы могут его распознать.

Обмен документов с контрагентами. Как правило, обмениваться документами можно, если ваш контрагент пользуется тем же сервисом, что и вы. Поэтому при выборе сервиса, узнайте каким ЭДО пользуется большинство ваших контрагентов. Некоторые сервисы предоставляют услугу роуминга, что позволяет обмениваться документами между разными сервисами. Но надо понимать, что настройка роуминга — это сложный процесс с определёнными ограничениями: не все сервисы имеют совместимость и возможность подключить роуминг. В среднем, компании обещают настроить роуминг в течение 8−10 рабочих дней. Но точные сроки нужно уточнять у конкретного оператора.

Мобильное приложение может понадобиться, если вы много перемещаетесь, а документы всегда должны быть под рукой.

Точка

Сервис ЭДО от Точки поможет хранить и обрабатывать первичные документы.

Есть возможность хранить документы в «облаке»: система распознаёт и сохраняет загруженные документы.

В сервисе доступен поиск по сохранённым документам: по названию документа или по названию контрагента.

Подписание документов КЭП (квалифицированной электронной подписью): КЭП должна быть выпущена в Точке в рамках любого проекта.

Обмениваться документами можно с теми контрагентами, которые обслуживаются в Точке.

Интеграция со сторонними сервисами: нет.

Мобильного приложения нет.

Стоимость: от 0 до 900 рублей в месяц в зависимости от тарифа.

Кому подойдёт: индивидуальному предпринимателю с небольшим бизнесом, бухгалтерским компаниям, чьи клиенты обслуживаются в Точке.

Диадок

Диадок — система электронного документооборота от СКБ Контур.

Загрузка документов происходит автоматически, если контрагент работает через Диадок, в остальных случаях документ нужно загружать вручную.

Конструктор документов: на сайте подробный список документов, которыми можно обмениваться через Диадок, может быть дополнен по запросу клиента.

Поиск по сохранённым документам настраивается по определённым параметрам: контрагент, тип документа, статус документа, подразделение, дата.

Хранение документов в «облаке»: Диадок хранит все документы в электронном архиве. Доступ к документам сохраняется даже когда вы прекратите пользоваться сервисом.

Подписание документов КЭП: Диадок работает только с квалифицированной электронной подписью. С помощью электронной подписи можно завизировать файлы в любом формате: pdf, jpg, созданные в Word, Excel и других программах Microsoft Office. Неквалифицированный сертификат можно использовать только для доступа в систему и просмотра документов.

Обмен документами с контрагентами возможен с контрагентами, которые пользуются Диадоком. Либо если настроен роуминг с другими сервисами.

Лёгкий способ формировать платёжки по полученным счетам доступен только, если счёт отправлен в формате xml. Оплата — только бизнес-картой MasterCard российского банка.

Мобильное приложение доступно как для IOS, так и для Android.

Кому подойдёт: средним и крупным компаниям с большим документооборотом.

Такском

Сервис Такском-Файлер предлагает следующие функции.

Загрузка документов: документ загружается автоматически через приложение Такском-Ассистент или вручную.

Конструктор документов: система содержит шаблоны всех формализованных документов, формат которых утверждён или рекомендован налоговой.

Подписание документов КЭП: электронные документы могут быть подписаны как квалифицированной электронной подписью, так и неквалифицированной (за исключением электронных счетов-фактур). При необходимости документ может быть подписан более чем одной электронной подписью.

Обмен документами возможен с теми контрагентами, которые пользуются Такском или с которыми настроен роуминг. Есть функция автоматической настройки роуминга.

Лёгкий способ формировать платёжки по полученным счетам возможен только при интеграции с 1С. Абоненты Такском могут обмениваться счетами на оплату, сформированными в формате xml. Это позволяет настраивать автоматическую обработку документа в учётной системе. При этом сохраняется возможность обмена счетами на оплату и в других форматах, например xls или pdf.

Мобильное приложение доступно для IOS и для Android.

Есть система согласования документов с функцией настройки права согласования, подписания и перемещения документов для каждого сотрудника.

Кому подойдёт: компаниям с большим количеством сотрудников и согласований.

СБИС электронный документооборот разработан компанией «Тензор».

Загрузка документов происходит автоматически, только если контрагент работает через СБИС, в других случаях документ нужно загружать вручную.

Сервис предоставляет не только конструктор документов, но и конструктор бизнес-процессов. Можно автоматизировать уже существующие регламенты организации или создать новые.

Поиск по сохранённым документам: по всем документам компании, или по личным. Для поиска доступны стандартные инструменты навигации: строка поиска, поиск по тексту в документе предусмотрен для файлов с расширением *.txt, *.html, *.xml и *.pdf. Сортировка по алфавиту или дате изменения.

Хранение документов в облаке: облачное хранилище СБИС-Диск хранит документов на защищённых серверах и предоставляет общий доступ к файлам с любого устройства. Доступ можно настроить на просмотр или редактуру.

Подписание документов КЭП: при обмене электронными документами используется обычная квалифицированная электронная подпись.

Обмен документами с контрагентами возможен только, если контрагент пользуется СБИС или настроен роуминг. Роуминг доступен со всеми операторами.

Лёгкий способ формировать платёжки по полученным счетам доступен при интеграции с 1С.

Мобильное приложение доступно для бесплатного скачивания в AppStore или GooglePlay.

Интеграция: для популярных систем (1С, SAP, Docsvision) есть готовые коннекторы, позволяющие отправлять и получать документы, видеть их актуальное состояние. Для других систем доступна выгрузка документов и автоматическая конвертация в форматы налоговой. Есть инструменты для интеграции с крупными корпоративными системами.

Кому подойдет: крупным бизнесам, производствам, большим корпорациям.

Корус

Сфера Курьер от «Корус Консалтинг СНГ» подойдёт малому и среднему бизнесу.

Загрузка документов: вручную. Возможна массовая загрузка документов.

Конструктор документов: список документов может быть дополнен требуемыми типами документов по желанию пользователя сервиса.

Поиск по сохранённым документам: по типу и номеру документа, отправителю или получателю.

Обмен документами с контрагентами: контрагентам, которые работают с другими операторами ЭДО — через роуминг.

Хранение документов в облаке: электронный документ после обработки хранится бесплатно в папке «Обработанные» в течение 6 месяцев. По истечении 6 месяцев для тех, у кого подключен сервис Архив — документы автоматически перемещаются в этот сервис и остаются доступными, для остальных — доступ к архивным документам закрывается.

Подписание документов КЭП: для работы с сервисом нужен действительный квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи, который можно заказать в Удостоверяющем центре «КОРУС Консалтинг СНГ».

Нет возможности формировать платёжки по полученным счетам.

Стоимость. Зависит от количества исходящих документов:

минимальный месячный пакет на 50 исходящих — 350₽ (7₽ за документ),
максимальный — свыше 1 000 исходящих в месяц — цена по запросу (от 4₽ за документ),
минимальный годовой пакет на 600 исходящих — 3 600₽ (6₽ за документ),
входящие документы — бесплатно.

Кому подойдет: небольшим и средним компаниям.

Калуга Астрал

Сервис Астрал Онлайн разработан АО «Калуга Астрал».

Загрузка документов: автоматически, если контрагент сам работает через Астрал, либо вручную.

Конструктора документов нет. Работа в системе возможна с первичными бухгалтерскими документами, а также с корректировочными и исправленными.

Поиск по сохраненным документам: по ИНН, названию, отправителю, по типу или статусу документа.

Хранение документов: все документы хранятся в электронном виде на сервере оператора ЭДО, что позволяет получить доступ с любого компьютера, ноутбука, планшета или смартфона.

Подписание документов КЭП: при работе используется квалифицированная электронная подпись, выданная любым аккредитованным удостоверяющим центром.

Обмен документами с контрагентами возможен только если контрагент пользуется Астралом или настроен роуминг. Подключение к роумингу — бесплатно.

Доступен лёгкий способ формировать платёжки по полученным счетам.

Мобильное приложение: доступно для IOS и Android.

Стоимость. Зависит от количества исходящих документов: минимальный пакет на 300 документов — 1 200₽, максимальный — 10 000 исходящих за 25 000₽.

Кому подойдет: небольшим и средним бизнесам.

Сравнительная таблица сервисов

Поиск по сохранённым документам и подписание документов КЭП доступно у всех сервисов. Стоимость входящих документов у всех сервисов бесплатна. Остальные параметры сведены в таблицу

Полезная рассылка для бизнеса

Рассказываем про налоги, законы, чужой опыт и полезные инструменты для бизнеса. Оставьте свою почту и получите в подарок книгу «Сила эмоционального интеллекта».

В настоящее время хозяйствующие субъекты и физические лица отказываются от бумажного документооборота и переходят на электронный. Новая система позволяет значительно экономить время и увеличивает скорость принятия решений. Электронный документооборот можно ввести как внутри одной компании, так и при взаимодействии с другими.

Что такое система электронного документооборота?

ЭДО — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Основное количество кадровых и бухгалтерских программ умеют формировать документы в соответствии с установленными требованиями. Чтобы документ приобрел юридическую силу, его необходимо заверить электронной подписью.

Всю систему ЭДО можно условно разделить на два вида:

обмен документами внутри компании;
передача документов между разными компаниями через интернет.

Чтобы использовать ЭДО внутри фирмы, необходимо приобрести специальный программный пакет и сетевое оборудование для активации его работы. Для обмена документами со сторонними компаниями дополнительно потребуется оператор электронного документооборота. С его помощью будут передаваться нужные сведения и контролироваться их формат.

Какие документы можно отправлять?

Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:

УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.

Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:

договора
счета-фактуры
акты
первичные документы

Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.

Как выбрать систему?

Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:

Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
Документооборот непрозрачен для руководства.
Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).

Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:

возможности;
надежность;
функциональность;
количество контрагентов;
роуминг;
опыт работы;
качество обслуживания;
стоимость продукта.

Возможен ли обмен документами между двумя системами?

Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.

Существует два способа подключения роуминга между фирмами-партнерами:

Чтобы перейти на сервис, нажмите на заголовок. Ссылка вшита в название.

«Контур Диадок»

Система ЭДО «Контур Диадок» позволяет работать с документами дистанционно и решить любой рабочий вопрос не покидая кабинет. Все отправляемые документы обладают юридической силой, так как заверяются электронной подписью. Подписанные таким образом бумаги приравниваются к бумажным вариантам. Системой «Контур Диадок» пользуются более миллиона компаний.

Система ЭДО позволяет пользователям получать, отправлять и подписывать аналоги бумажной документации. Она взаимодействует не только с компаниями, подключенными к «Контур Диадок», но и с теми, которые работают в других программах. Сервис также отправляет отчеты в налоговый орган.

Для использования веб-версии не нужно устанавливать дополнительное программное обеспечение. Преимущества системы «Контур Диадок»:

Создание, передача и получение электронных документов.
Взаимодействие с 1С. Пользователям не придется вручную вводить данные, необходимые бланки формируются самостоятельно и связываются с бухгалтерской программой.
Интегрирование с разными информационными системами: API, SAP, MS Dynamics,Oracle.
Для доступа к расширенным функциям достаточно создать учетную запись.
Документами можно обмениваться не только с крупными компаниями, но и с государственными учреждениями РФ.
Система не требует дублирования информации.
Вносить изменения в электронные документы можно в дистанционном режиме.
Пользователи могут легко контролировать процесс отправки и получения данных, наблюдая за изменением статуса.
При помощи фильтров можно быстро найти нужный документ.
Войти в программу можно не только с персонального компьютера, но и с любого смартфона через мобильное приложение.
Имеется собственное хранилище данных.
Можно построить маршрут передачи каждой бумаги.
Легко взаимодействует с аналогичными сервисами.
Пользователи «Контур Диадок» могут отслеживать действия других контрагентов. Если кто-то из них захочет получить доступ к документам, система сообщит об этом.

«Контур Диадок» можно использовать бесплатно, если программа нужна только для получения входящих документов. Для их подписания потребуется подключить платную подписку стоимостью от 1000 до 3000 руб. в год. Итоговая цена тарифа зависит от количества исходящих документов.

СБИС

Платформу СБИС предприятия могут использовать одновременно в нескольких режимах, каждый из которых приспособлен к взаимодействию с другим. Самый популярный режим среди пользователей — использование электронного документооборота.

проверка контрагентов;
подготовка и отправка отчетов в государственные органы;
поиск тендеров на разных площадках и аналитика закупок;
сбор фискальных отчетов в дистанционном режиме;
ведение бухгалтерской, кадровой и складской документации;
управление бизнес-процессами;
внедрение CRM-системы для качественной работы отдела продаж.

У система ЭДО СБИС есть бесплатная версия, позволяющая пользователям получать документы от контрагентов, работать с первичной бухгалтерской документацией и создавать отчеты для государственных органов. Для удобства использования были разработаны мобильные приложения, работающие на операционных системах iOS и Android.

ELMA

Система ELMA отличается от других широкой линейкой бизнес-решений. Она состоит из набора приложений для управления организацией. Их можно использовать как вместе, так и по отдельности.

Линейка системы ELMA:

Электронный документооборот. Приложение позволяет наладить делопроизводство и вести электронный документооборот. Благодаря механизму WorkFlow система быстро настраивается под потребности организации.
Управление бизнес-процессами. ELMA строит гибкие информационные системы. Для создания эффективных бизнес-процессов программа использует международный стандарт BPMN.
Контроль показателей. Приложение позволяет правильно построить управление компанией. Его использование поможет наладить показатели эффективности.
CRM. Данную линейку не нужно покупать отдельно, она идет в качестве дополнения к любому стандартному пакету. CRM позволяет управлять продажами и отслеживать взаимоотношения с контрагентами.
Управление проектами. ELMA легко налаживает проектную деятельность в организации. Это дает возможность следить за стандартными бизнес-процессами и управлять бюджетным проектом.
Внутренний портал. Все составляющие ELMA базируются в едином внутреннем портале. Отдельно его купить невозможно, так как он дополнительно устанавливается к любому приложению. В портал входит: структура компании, задачи, календарь, общение с пользователями, хранилище данных.

Стоимость системы ELMA зависит от выбранного пакета. Цена стандартной платформы — 45 000 руб. В стоимость входит: 1 именная и 1 конкурентная лицензия, сервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM, и приложение ELMA ECM+. За дополнительную плату можно подключить расширенные функции.

Synerdocs

Система электронного документооборота Synerdocs в последнее время набирает большую популярность в России. Основные возможности:

Создание, редактирование, отправка и получение документов контрагентов и государственных органов.
Интеграция с 1С, DIRECTUM, SAP.
Составление актов сверки взаиморасчетов с контрагентами.

«Сбербанк E-invoicing»

Сервис ЭДО от Сбербанка позволяет существенно сэкономить время, исключив обмен бумажными документами. Основные преимущества:

Сервис работает в любой точке мира и не закрепляется за конкретным компьютером.
Работать можно как с формализованными документами, так и с произвольными.
Пользователи получают возможность сдавать отчеты в государственные органы, эта функция включена в стоимость сервиса.

Подключив ЭДО «Сбербанк», организации смогут работать с любой маркированной продукцией: лекарства обувь, парфюмерия и т. д. Сервис:

автоматически передает коды маркировки в «Честный знак»;
принимает обязательные счета-фактуры с кодами маркировки от поставщиков;
формирует закрывающие документы с кодами маркировки и направляет партнерам.

На выбор организациям доступно два тарифа:

Основной. Включает в себя возможность получения документов от контрагентов, обмена документами с ПАО «Сбербанк» и получения документов с кодами маркировки. Данный тариф подключается бесплатно.
Дополнительный. Помимо вышеописанных функций, пользователи также смогут отправлять документы контрагентам и сдавать отчетность в государственные органы. Стоимость тарифа — 295 руб. в месяц.

«Контур.Экстерн»

Сервис «Контур.Экстерн» разработан специально для отправки бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствующий государственный орган. Если организации не нужна полноценная система ЭДО — этот продукт ей идеально подойдет.

«Контурн.Экстерн» оснащен интерактивным календарем, оповещающим о необходимости подать документы, и функцией проверки отчетности на наличие ошибок. Через сервис также можно проверить счета-фактуры на НДС. Дополнительно можно подключить возможность соединения с 1С.

Минимальная стоимость подключения — 1200 руб. в год. В этот тариф входит только отправка счетов в пенсионный фонд и налоговую. Если нужно задействовать ФСС и Росстат, необходимо приобрести другой тариф за 7680 руб. в год. В него входят дополнительные опции:

проверка контрагентов;
составление актов сверок;
финансовый анализ;
получение выписок;
доступ к видеоурокам и правовой базе.

Если организация работает с небольшим количеством отчетов — ей будет достаточно и бесплатной версии.

DocSpace

Сервис работает на базе MicrosoftSharePoint и открывает перед пользователями следующие возможности:

отслеживать документооборот;
создавать внутренние распорядительные документы;
вести учет всей входящей и исходящей корреспонденции;
выполнять потоковое сканирование, позволяющее ускорить процесс перехода на электронный документооборот.

DocSpace приобретается не по принципу ежемесячной или годовой оплаты, а устанавливается на конкретный компьютер. Подключение системы на 50 клиентских доступов стоит 450 000 руб. Дополнительные права приобретаются из расчета 1200 руб. на одно рабочее место. Исходя из потребностей бизнеса можно подключать дополнительные модули. Целевая аудитория DocSpace — крупный бизнес (крупные застройщики, энергетические компании и др.)

«ДЕЛО»

С системой «ДЕЛО» работают как крупные предприятия, так и малый бизнес. Основные преимущества:

возможность отслеживать перемещение документов;
удобство создания проектов документации;
стабильная работа системы.

Стоимость системы «ДЕЛО» на одно рабочее место зависит от общего количества подключений — от 11 000 до 13 400 руб. Если организация работает с СУБД Microsoft SQL Server, цена снижается — от 7200 до 9500 руб.

«Логика»

До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:

высокий уровень защиты данных;
возможность построить сложные схемы согласования документов;
простота использования.

Стоимость лицензии зависит от количества подключаемых сотрудников. 49 пользователей — 5900 руб. за место, от 50 до 199 — 5200. Если доступ открывают более чем для 200 сотрудников, лицензию продают по минимальной стоимости — 4900 руб.

«ЕВФРАТ»

Система «ЕВФРАТ» отличается от других наличием уникальных программных разработок, которых нет ни у одного конкурента. Преимущества:

в комплекте с «ЕВФРАТ» идет СУБД «Ника», освобождающая компании от приобретения дополнительного программного обеспечения;
приятный интерфейс;
механизм для управления правами доступа.

Стандартная лицензия стоит от 5200 до 7300 руб. на одно рабочее место, чем больше подключают пользователей, тем ниже будет цена.

Сравнительная таблица крупнейших систем электронного документооборота

При помощи таблицы компании могут сравнить самые крупные системы ЭДО по основным параметрам.

Читайте также: