Бухгалтерский и налоговый учет картриджа для принтера

Опубликовано: 09.05.2024

Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Работу любой фирмы или офиса в настоящее время сложно представить без офисной техники. В данной статье рассмотрим порядок отражения операций, связанных с расходами по приобретению и списанию картриджей и по их заправке в бухгалтерском учете и в целях налогообложения. Сначала рассмотрим порядок отражения операций по приобретению и списанию картриджей в бухгалтерском и налоговом учете.

Документальное оформление

Приемка и оприходование картриджей

Согласно п. 49 Методических указаний по учету МПЗ, приемку и оприходование картриджей оформляют приходным ордером по форме N М-4.

Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма N М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Картриджи принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов (далее - МПЗ) по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (п. п. 2, 5, 6 ПБУ 5/01 "Учет МПЗ").

Списание картриджей

Картриджи списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем.

Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н).

Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно.

Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме N М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования "картриджей" и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа.

При этом форму требования-накладной следует утвердить в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.

Бухгалтерский учет

Поступающие на предприятие картриджи на основании сопроводительных документов (накладных, копий счетов, кассовых чеков) следует приходовать по дебету счета 10, субсчет 9 "Инвентарь и хозяйственные принадлежности".

Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. п. 5, 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации") и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44).

В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных п. 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).

Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма НДС, предъявленная поставщиком картриджа, принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия картриджа к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость картриджей учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Пример.

Организация приобрела картриджи на сумму 17 700 руб., в том числе НДС - 2700 руб.

Материалы поступили в организацию в полном объеме.

Получены документы от поставщика: накладная ТОРГ-12, счет-фактура.

Материалы оплачены безналичным путем.

В учете организации необходимо сделать следующие записи:

Дебет 10.9 Кредит 60

- 15 000 руб. - поступили материалы (оформлен приходный ордер по форме N М-4);

Дебет 19 Кредит 60

- 2700 руб. - учтен НДС по приобретенным материалам;

Дебет 60 Кредит 51

- 17 700 руб. - оплачены материалы с расчетного;

Дебет 68 Кредит 19

- 2700 руб. - входной НДС принят к вычету;

Дебет 26 (44) Кредит 10.9

- 15 000 руб. - картриджи переданы в эксплуатацию (оформлен документ требование-накладная по форме N М-11).

Для целей налогообложения прибыли стоимость картриджей, переданных в производство, учтена Организацией в составе прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и (или) реализацией в соответствии с пп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ.

Теперь рассмотрим порядок отражения операций по заправке картриджей в бухгалтерском и налоговом учете.

Заправка картриджей

Бухгалтерский учет

В соответствии с п.п.5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, расходы организации по оплате работ сторонней организации по заправке картриджа являются расходами по обычным видам деятельности.

Расходы по обычным видам деятельности принимаются к бухгалтерскому учету в сумме, исчисленной в денежном выражении, равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности, определяемой исходя из цены и условий, установленных договором между организацией и поставщиком (п.6 ПБУ 10/99).

Согласно Инструкции по применению Плана счетов расходы по оплате работ по заправке картриджа, в случае если они являются управленческими, не связанными непосредственно с производственным процессом, могут отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы".

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Сумма налога на добавленную стоимость по принятым работам отражается по дебету счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".

Сумма НДС, предъявленная поставщиком работ (услуг), принимается организацией к вычету. Вычет НДС производится после принятия работ (услуг) к учету при наличии выставленного поставщиком счета-фактуры (пп. 2 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

Принятая к вычету сумма НДС отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 68 "Расчеты по налогам и сборам" в корреспонденции с кредитом счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям".

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль расходы на заправку картриджа учитываются в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ (см. Письма Минфина России от 8 февраля 2007 г. N 03-11-04/2/26, УФНС России по г. Москве от 1 декабря 2004 г.).

Каждому бухгалтеру необходимо знать, на каком счете(субсчете) все же учитывать канцтовары, чтобы правильно вести учет и вовремя снимать закончившиеся материалы с остатков. Только на первый взгляд может показаться, что это мелочи, с которыми не придется возиться. Но на самом деле даже опытные специалисты допускают массу ошибок, когда пытаются отразить все перемещения канцелярии. Причем разные профессионалы говорят о различном, и каждый из них обосновывает свое решение законами и требованиями налоговой. Давайте вспомним об общих правилах, которыми стоит пользоваться, чтобы избежать нареканий и штрафов со стороны проверяющих органов и разберемся, как же лучше отражать подобные операции.

Оприходование канцтоваров: что к ним относится

В соответствии с Инструкцией №157 и пунктом 118 к канцелярии можно отнести:

бумагу;
ручки;
стержни;
карандаши;
папки;
скрепки;
степлер;
краску для принтера.

Это основные предметы, которые всегда можно отнести к канцелярским товарам, но в реальности их намного больше. Иногда их определяют как изделия, которые применяются для переписки или оформления документов, но это не полная формулировка.

В соответствии с ней к канцелярии относят:

чертежные и школьные принадлежности (готовальни, линейки, пеналы);
средства оргтехники (пишущие машинки, сканеры, калькуляторы).

Кроме всего этого, работа предприятия почти всегда связана с печатями и подготовкой материалов к хранению. Поэтому сюда причисляют также:

Решения для бизнеса

Отдельно стоит отметить еще несколько предметов инвентаря, которые тоже относят к категории КТ:

бухгалтерские книги;
пластмассовые канцелярские изделия;
оборудование фотокопировальное и копировально-множительное;
устройства бумагорезательные;
средства, обеспечивающие защитное покрытие на листах бумаги;
техника для уничтожения документов;
шкафы для хранения;
дыроколы.

Учет канцтоваров в бухгалтерии

Стоит отметить, что если нефинансовый актив отнести к канцелярии, то это еще не значит, что его следует автоматически причислять к категории матзапасов. Главным критерием того, засчитывать его на основные средства или все же на запасы, относится срок использования. Важно понять, предмет будет использоваться постоянно, многократно или лишь однажды.

Как правильно вести

Обычно их принимают в формате МПЗ (материально-производственные запасы), зачисляют по реальной стоимости закупки, другими словами – по сумме потраченных на покупку денег:

в соответствии с накладной, которую выпишет поставщик;
по отчетности командировочного к нему прикладывают чек, если сотрудник покупал «канцелярку» в командировке.

Прием оформляют по ПКО (приходно-кассовый ордер), который имеет форму №М-4. Движение будет отражаться в карточках учета по ф. №М-17. Все делится по видам, товарным группам и другим признакам. Заполняет эти документы кладовщик по приходно-расходной документации, которую ему предоставляют в тот день, когда совершается хозоперация. В конце месяца подсчитывают остатки, их подписывает бухгалтер после сверки данных аналитики с фактически имеющимися.

Как это закреплено законодательно

Есть методические рекомендации, которые указывают, как учитывать эти ценности. Это все вписано в 49 пункт указаний:

если они были приобретены за нал или безнал, то составляется приходный ордер по специальной ф. №М-4;
по складу все будет передвигаться по типам, разновидностям, цветам, формам и другим отличиям, вписанных в карточки по ф. №М-17, их заводят для каждого такого типа материалов отдельно.

Всю документацию придется вести МОЛ (материально ответственное лицо) на основании бумаг прихода и расхода с проставленной датой, когда именно произошла хозяйственная операция, чтобы можно было учесть КТ по этой стоимости.

Поступление проходит по дебету 10, который именуется «Материалы». Затем по Инструкции организация может самостоятельно определить субсчета каждому виду из МПЗ. Поэтому в одном бухучете значится 10.01, отвечающий за КТ, а в другом это 10.09, необходимый для прочих товаров.

Таблица, на каком субсчете допускается учитывать и как правильно оприходовать разнообразные канцтовары

Выплачено поставляющей компании

ТН, заполняется по ф. М-4

Учитывается входящий НДС

К предыдущему добавляется СФ

Еще одна счет-фактура

Работникам, которые отправляются в командировку, выдаются деньги

Принятие канцелярии от командировочного лица

Выписывается товарный чек, подкрепляется к делу

Возвращаются денежные средства, которые подотчетные лица не потратили

На какой из счетов отнести канцтовары и как принять их к учету

Основной – 10, под названием «Материалы». Их появление должно быть зафиксировано по дебету на субсчете 10.09, но есть и другие варианты.

Каким бы типом ни прошла оплата, проводки следует вписать в подобном виде:

В соответствии с чем

Прикрепляется документация от банка

Все переносится в складские помещения

ПКО ф. М-4 либо накладная от поставщика с подписью МОЛ

НДС на приобретение канцелярии

СФ от поставляющей организации

Учет входящего НДС

Бумаги, которые подтверждают приход

Чек, в котором выведен НДС отдельно

На какой субсчет отнести канцтовары и каким образом потом их оприходовать

В работе организации применяют два разных способа:

каждая позиция с указанием цены и количества;
обособляется однородная группа, в качестве примера можно привести разные папки или письменные принадлежности.

Стоит помнить, что 1 способ более достоверный, к нему нет вопросов у налоговых органов. Его просто использовать, если приобретается много канцелярии, но в расход сотрудникам она отправляется постепенно, небольшими порциями. Еще один плюс метода – можно рассчитывать потребность для обеспечения нормального рабочего процесса.

Основные проводки будут связаны со счетами Дт 10 и Кт 60 и 71. Нет большой разницы в том, на какой субсчет все зачислять, главное – отразить свое желание вести дела определенным способом в УП.

Решения для бизнеса

Засчитываем весь приход как одну штуку

Если был выбран этот вариант, то все зачисляется как 1 единица и списывать будут так же. Чтобы пользоваться подобным путем, нужно издать приказ, на его основании канцелярия будет приниматься и сразу же уходить на нужды.

В этом случае ПКО скрепляется с копией товарной накладной от поставщика, это позволит при необходимости отследить поступление.

Чтобы снять с учета, крепят заявки работников к накладной или другому подобному документу.

Среди плюсов – удобство применения. Но этот метод способен спровоцировать массу вопросов у налоговой инспекции.

Приемка по количеству

Это еще один вариант, который используют не так часто. Здесь считать будут только купленный объем, без названий и формы. Выглядеть это будет как «Канцелярка, 15 шт.». Это удобно, но может создать вопросы из-за большой разницы в стоимости. Например, списание одного кресла обойдется во много раз дороже, чем шариковой ручки.

Как вести учет без счета 10

В практике иногда бухучет ведется без «Материалов». Обычно данный способ избирается, когда планируется тут же использовать КТ на нужды компании. И эти расходы допускается записывать в виде услуг на затраты. Все это расписывается бухгалтерскими проводками, где Дт 25-26 и 44, а Кт считается как 60 и 71.

Если в этом алгоритме будут использоваться только незначительные суммы, то у налоговых служб не появляется вопросов. Но если на это регулярно тратится много денег и статья часто повторяется, то подобная ошибка спровоцирует интерес проверяющих.

Трудности могут появляться и в случае, если необходимо вычесть сумму входного НДС, ведь покупку не приняли к учету по правилам.

Еще одна сложность заключается в попытке отследить, что именно и в какой цех или отдел было потрачено. При проверке будет очень сложно понять, какие работники заказывают слишком много, приобретение для какого подразделения обходится дорого и неоправданно.

Как это будет выглядеть в бухгалтерии — основные проводки

Какой бы способ не был выбран, его предстоит вписать в УП фирмы. В любом случае бухучет проводится, как указано выше. Обязательно потребуется бухгалтерская проводка Дт распространенных 25, 26 и в отдельных случаях 44 счетов, а Кт 60 и иногда 71.

Как документально оформить покупку и использование канцелярии

Есть два варианта приобретать и приходовать:

поштучно;
однородными группами.

Заранее определенный способ следует отметить в учетной политике компании и всегда его придерживаться.

Когда КТ передаются ответственному по материалам лицу, приходится делать определенное действие:

составлять специальный приходный ордер по унифицированной форме №М-4;
на накладной, которая поступила от поставщика, ставить штамп, где будет вписано название фирмы, дата получения МЦ и номер РКО.

Во втором случае ответственный работник должен поставить подпись в этом документе. Себестоимость использованных товаров будет расходами по ПБУ 10/99, то есть считается, что это обычные виды деятельности организации.

Когда они выдаются сотрудникам, то списываются в соответствии с составленным требованием-накладной по ф. М-11.

Для упрощения работы и повышения эффективности стоит иметь соответствующие программы, которые облегчат оформление документации. Чтобы было проще выбрать среди многообразия ПО, советуем обратиться в «Клеверенс». Наши специалисты помогут найти подходящее программное обеспечение для вашего бизнеса, автоматизирующее рабочие процессы за счет обьединения работы учетных систем и оборудования, например, терминалов сбора данных. Так, для тех, кто использует 1С:Бухгалтерию есть программный продукт «Инвентаризация ОС».

Списание канцтоваров

Осталось разобраться, на какой счет учета отнести израсходованные канцелярские товары. Тут стоит помнить, что эта группа материальных ценностей напрямую участвует в основной деятельности. Поэтому списать можно на сч. 26, который отвечает за общехозяйственные расходы, и на 44, в котором отражают затраты на продажу.

Когда их дают работникам, то берут со склада. Для этого необходима накладная-требование, которая заполняется по ф. М-11. Еще один вариант – воспользоваться типовой формой, которую разработали в компании специально для этой задачи, но в этом случае документ должен быть вписан в учетную политику и применяться всегда. Следует обязательно указать стоимость КТ на дату, в которую осуществлялась выдача.

На каком счете в бухгалтерии отразить канцтовары, подлежащие списанию

Бухгалтерская запись будет выглядеть следующим образом:

Дт 26 или 44 – сумма указывается на все, что было передано на использование.

У «упрощенки» алгоритм немного другой. Им можно по закону списывать все затраты в стандартную и основную деятельность сразу же после приобретения. По этой причине они не оформляют передачу сотрудникам. Все суммы будут признаны после оплаты.

Как будут выглядеть проводки по списанию канцелярии – образцы актов

Если «канцелярка» была учтена как производственные запасы, то предприятие имеет право полностью снимать их с баланса, когда их выдадут сотруднику. Дальше контроль уже не ведется. Оформляется это как Дт 91-94 и Кт 209.

Как мы уже говорили, если предмет выдается со склада, то заполняется форма М-11, которая станет основанием, чтобы составить акт списания. Его можно писать в произвольном виде, главное, чтобы его подписали МОЛ. Также в нем важно указать все наименования и стоимость принадлежностей.

Порядок, в котором будет списываться КТ

После того как мы разобрались, на какой счет относить канцелярские товары, стоит выяснить, как происходит их снятие с учета. Когда письменные принадлежности переходят со склада ответственным сотрудникам, необходимо оформить бумаги:

лимитно-заборная карта по ф. М-8;
накладная-требование М-11;
накладная, которая составляется в межотраслевой форме М-15.

Иногда бухгалтерия относит сюда же заправку картриджей, но это неверный подход. Об этом говорит пп. 2 из п. 1 в статье 254 НК РФ. Эти затраты следует переводить на материальные.

Осталось понять, на какой счет учета относить канцелярию, которая отслужила свое. Сначала составляется соответствующий акт. В нем обязательно вписывается:

норматив расхода, если он имеется;
название и объем затрат;
куда все было потрачено;
цена за штуку и все наименования;
дополнительная информация, если требуется.

В мире информационного развития трудно даже представить предприятие, где нет оргтехники или автоматизированного оборудования для организации рабочего процесса. Вряд-ли сейчас можно наткнуться на фирму, в которой до сих пор царит средневековье, и сотрудники сдают отчетность, написанную пером на папирусе. Естественно это в прошлом, ведь сегодня автоматизация стоит на вершине развития бизнеса и отраслевого предпринимательства. В связи с этим у компаний в обязательном порядке в наличии располагается различная оргтехника, которая в свою очередь требует должного обслуживания и своевременную замену расходного материала. При этом первое и второе должно поддаваться учету. Плавно подходя к теме сегодняшней публикации, отмечу, что разговор сегодня будем вести о ведении учета картриджей и прочих расходников печатно-копировальной оргтехники в конфигурации «Управление IT-отделом 8».

Позиция картриджа в бухгалтерском учете

Картридж – это некий сменный блок печатно-копировального оборудования в состав, которого входят узлы проявки и детали, находящиеся в защищенном корпусе. Картриджи заправлены специальным веществом для осуществления печати, это могут быть чернила (используются струйным принтером) или тонер (вещество для лазерного принтера). Виды картриджей подразделяются на огромное количество. Отличия заключаются и в стоимости, и в типах картриджей (цветной\черно-белый), однако это все является расходными материалами, которые используются для работоспособности оборудования. Следовательно, картридж и составляющие в бухучете проводятся расходными позициями или по-другому запасами (запасными частями). Из этого складывается некая схема, которая отражает цепочку расходников, выглядит эта схема следующим образом:

Эта цепочка демонстрирует иерархию углубленного учета, то есть для МФУ картридж является запасной частью, а для картриджа тонер будет выступать в роли запасной составляющей. Отмечу, данная взаимосвязь больше продемонстрирована для понимания методики учета расходных материалов в нашей конфигурации, нежели в бухучете. Для бухгалтерии картридж и составляющие картриджа являются запасами, это определили ранее. Разобрав кусочек теоретической части бухгалтерского учета, пойдем дальше и рассмотрим практическую составляющую публикации.

Учет тонера и прочих комплектующих картриджа

Перед началом учета, должны произвести некоторые настройки в конфигурации, которые позволят правильно организовать учет. Запускаем программу и переходим в раздел «Номенклатура и склад» . В этом разделе необходимо открыть справочник «Виды номенклатуры» для того, чтобы создать новый вид номенклатуры тонера. В форме создания нового вида тонера для картриджей заполняем наименование, а также указываем тип «расходный материал». Этот тип позволит точнее приблизить учет тонера в конфигурации «Управление IT-отделом 8» к бухгалтерскому учету. В принципе для данного вида номенклатуры больше никаких настроек производить не нужно, так как вести учет по карточкам номенклатуры тонера не нужно, записываем и закрываем форму создания. На этом этапе можно считать, что все необходимое для ведения учета тонеров картриджей готово.

После того, как новый вид номенклатуры создан, можно перейти к созданию номенклатуры тонера. В этом же разделе откроем справочник «Список номенклатуры» и нажмем кнопку «Создать». Из необходимых реквизитов укажем наименование, вид номенклатуры, который только что создали. Так как тонер измеряется в граммах, нужно создать новую единицу измерения. Для этого тут же в форме создания новой номенклатуры на закладке «основные параметры» откроем список единиц измерения и нажмем создать, чтобы добавить единицу граммы. После этого запишем и закроем форму создания новой номенклатуры. Теперь оприходуем тонер на определенное место хранение с помощью документа «Поступление». В разделе «Номенклатура и склад» создадим новое поступление. Предположим, что тонер был в наличии, в связи с этим в поступлении укажем реквизит «Вид» - «Ввод остатков». Далее устанавливаем место хранение, куда будем оприходовать номенклатуру, например, склад. В табличную часть документа с помощью кнопки «Добавить» укажем тонер картриджа. Один бутыль подобного тонера содержит в себе 1000 грамм, а стоит 1255 рублей, отражаем данные значения в табличной части. В результате заполненный документ «Поступление» выглядит следующим образом:

После того как оприходовали тонер, продемонстрируем отражение фактического использования тонера для заправки картриджа. Представим, что была произведена заправка одного из картриджей в бухгалтерии без задействования сторонних контрагентов. То есть, картридж был обслужен на месте сотрудником ИТ-отдела. Чтобы отразить данные манипуляции, перейдем в раздел «Ремонт и обслуживание» и создадим документ «Начало обслуживания». В шапке документа указываем места хранения, откуда берем картридж, а также, где производим обслуживание. Добавляем статью расходов, которую можно создать прямо из данного документа. И в табличной часть указываем принтер и картридж, требующие проведения заправки тонера. Записываем и проводим документ, после чего на его основании создаем «Окончание обслуживание».

В окончании обслуживания, необходимо на закладке «Дополнительно» обязательно указать место хранение со склада, где хранится оприходованный ранее тонер. В данном случае, это место хранения «Склад». Далее на закладке «Номенклатура» с помощью кнопки «Установить со склада» установим в необходимом количестве тонер. Как правило, для заправки одного картриджа используется 100-250 грамм тонера. Поэтому, добавляя тонер в документ, укажем используемое количество.

Тонер добавится в табличную часть документа и его можно перетащить в комплект картриджа с помощью drag-and-drop. Отмечу, что вид номенклатуры «Картридж» должен иметь настройку, которая позволяет добавлять комплектующие. Эту настройку можно включить, активировав чек-бокс «Может иметь комплектующие», в настройках самого вида номенклатуры «Картридж». Таким образом получим практическое применение схемы, отраженной ранее в статье.

Записываем и проводим документ «Окончание обслуживания». После проделанных манипуляций учет внутренней заправки картриджа считаем выполненным. Для визуального подтверждения проделанного обслуживания можно перейти в раздел «Номенклатура и склад» и открыть места хранения, дабы убедиться, что тонер установлен в картридж. Также для отчетности можно использовать специальный отчет внутреннего обслуживания «Ведомость по ремонтам», который находится в разделе «Ремонт и обслуживание». При повторной замене тонера в этом же принтере и картридже, необходимо произвести аналогичные манипуляции, за исключением установки события «Списание» в одноименной колонке табличной части документа «Окончание обслуживание» напротив заменяемого тонера. Учет замены других составляющих картриджа, таких как, например, фотобарабан отражается абсолютно аналогично. Однако, это при условии, что обслуживание осуществляется в организации без задействования поставщиков (для покупки деталей) и контрагентов, которые будут выполнять ремонтные работы.

Отражение ремонта картриджа контрагентом

Следующим шагом хочется затронуть ситуацию, когда для починки картриджа необходима новая деталь, но при этом в наличии на нашем складе ее нет. Заменяемую комплектующую картриджа нужно первым делом заказать у поставщика. Отличие данного способа ремонта заключается в том, что первым делом нужно отразить заказ новой детали, ее приход, а уже потом осуществлять ремонт. В принципе логичная цепочка действий, которая осуществляется фактически. Сломался картридж, входе проведения диагностики была выявлена неисправность в фотобарабане, который будем заказывать. И так приступим, переходим в раздел «Ремонт и обслуживание» и создаем «Начало обслуживания». Заполняя реквизиты документа, отражаем, что обслуживание производится контрагентом. Далее создаем на основании «Заказ поставщику».

В табличную часть заказа автоматически перенесется номенклатура из начала обслуживания. Так как заказ осуществляем исключительно для покупки фотобарабана, очищаем список и с помощью кнопки «Добавить» указываем заранее созданную номенклатуру необходимой детали. Записываем и проводим документ, теперь отразим оплату этого заказа. Для этого на основании заказа поставщику создаем «Учет денежных средств» с помощью, которого осуществляется фиксация доходов и расходов.

После того как заказали и оплатили деталь дожидаемся ее поступления, как только это происходит создаем одноименный документ на основании заказа для оприходования фотобарабана. Заменяющая комплектующая оприходована, теперь возвращаемся к первому документу «Начало обслуживания» и соответственно создаем на основании последний документ «Окончание обслуживания». В результате отражаем покупку и ремонт картриджа принтера контрагентом.

Плюсы и минусы учета картриджей с карточкой номенклатуры

Анализ истории оборудования;
Дополнительная информация об оборудовании;
Работа со статусами карточек номенклатуры;
Отображение бухгалтерской информации;
Работа с серийными и инвентарными номерами;
Отслеживание показателей изменения оборудования и т.д.

Нет возможности указывать количество в документах, всегда равно 1;
Требует более внимательного подхода при ведении учета;
Занимает больше времени при создании номенклатуры.

Учет без карточек номенклатуры позволяет минусы обратить в плюсы, но при этом потерять положительные составляющие учета по карточкам. Имею в виду, что в документах для номенклатуры без карточек можно указывать любое количество, при заполнении требуется меньше внимания, так как отрицательный остаток по позиции не будет выявлен. И в добавок создание подобной номенклатуры занимает меньше времени. Это небольшое отступление сделано, так скажем для общего развития понимания принципа работы в нашей конфигурации. Далее хочется рассмотреть еще один интересный прием, который пользуется популярностью в работе.

Запасные картриджи на непредвиденные обстоятельства

Зачастую печатно-копировальная техника выходит из строя именно тогда, когда это некстати и приходится решать проблему восстановления работоспособности в кротчайшие сроки. В принципе подобную закономерность можно наблюдать со всей техникой, но к счастью это не более, чем просто случайность и о закономерности даже думать не стоит. Эникейщикам или системным администраторам это чувство знакомо, когда к примеру, у главного бухгалтера ломается картридж или закончился тонер. Тут же нужно бросать все на свете и бежать исправлять неисправность. При проведении анализа причины неисправного состояния, сотрудник ИТ приходит к выводу, что картридж необходимо ремонтировать и простой заменой тонера здесь не обойтись. Нужно заказывать новые детали, ждать поступления и только после осуществлять ремонт, а это займет один два дня, что недопустимо. В подобных случаях выходом из сложившейся ситуации будет запасной картридж, который находится в рабочем состоянии. Однако появляется следующий вопрос, каким способом быстро найти такой картридж? Сейчас рассмотрим, как конфигурация «Управление IT-отделом 8» поможет быстро закрыть вопрос. При ведении учета картриджей рекомендую воспользоваться подходом штрихкодирования. Для этого необходимо перейти в раздел «Номенклатура и склад» и открыть справочник «Шаблоны этикеток», где создать свой шаблон этикетки штрих кода. С подробной инструкцией создания шаблонов этикеток можно ознакомиться в обучающей статье . После создания шаблона этикетки переходим к генерированию и присваиванию штрих кода в карточку номенклатуры картриджа.

Подобные действия проделываем с каждым картриджем, который находится в наличии и оприходован в конфигурации. После распечатываем штрих коды и расклеиваем по каждому картриджу (это понадобится при инвентаризации), а также распечатываем отдельный лист (список всех штрих кодов), который позволит сканировать, не бегая по кабинетам. Что в итоге получаем? Под рукой есть отдельный список штрих кодов картриджей, отсканировав, который в специальном функционале РМК (рабочее место кладовщика) быстро можем найти расположение данного картриджа. Это в разы сокращает затраты времени на поиски свободного картриджа, который сможем использовать в качестве замены неисправному. В результате главбух за короткий срок получает исправно работающий принтер.

Еще один полезный прием работы с картриджами при появлении непредвиденных обстоятельств, это хранение резервов. Имею в виду, что все свободные и неиспользуемые картриджи необходимо хранить в одном определенном месте. Это позволит также быстро находить подходящие запасные картриджи принтеров и не бояться высказывания «завтра война, а картриджа для бухгалтера нет». Для этого в конфигурации заводится отдельное место хранение, например, резервное хранение, куда приходуются новые или перемещаются свободные картриджи.

Заключение

Подводя итоги публикации, подытожим. Картридж и составляющие элементы, тонер, барабаны и т.д., являются запасными частями в бухгалтерском учете. В конфигурации их можно учитывать, опираясь на бухучет, но также предусматривается возможность альтернативного (углубленного) вида учета. Ремонт и обслуживание картриджей, а также замена комплектующих осуществляется при определенных обстоятельствах своим набором документов. Конфигурация позволяет использовать несколько методик учета картриджей, которые придутся по душе каждому пользователю программы. На этом статья подошла к концу, желаю удачи и успехов в работе!

Мало какое бюджетное учреждение обходится без печатных помощников – принтеров, копиров или МФУ. Конечно, для надлежащего функционирования им требуется обслуживание, в частности периодическая замена картриджей или чернил (тонера). В техническую сторону данного вопроса мы углубляться не будем, а вот о том, как отразить в учете расходы на такое обслуживание, расскажем в публикации.

Место картриджа в учете

В целом картриджом называется специальный сменный блок к оборудованию (в нашем случае – оргтехнике), включающий в себя несколько узлов и деталей в защитной оболочке. К тому же, такой блок, как правило, заправлен веществом для окраски: чернила – для струйного принтера или тонер – для лазерного принтера или копира.

Разновидностей данных блоков очень много. Отличаются они и по стоимости. Так или иначе, эти объекты есть не что иное, как расходные материалы, используемые для поддержания оргтехники в рабочем состоянии.

Собственно, и в учете к ним необходимо относиться как к расходным материалам, то есть признавать их запасами. Разве что остается вопрос, какими именно запасами? Об этом далее.

Бухучет расходных материалов

Расходные материалы для печатной оргтехники (картриджи, тонеры, чернила для печати и т. п.) целесообразно учитывать на субсчете 1515 "Запасные части".

Напомним: на этом субсчете ведется учет запасных частей, готовых деталей, узлов, агрегатов, используемых для проведения ремонтов, замены изношенных частей машин (медицинских, электронно-вычислительных и т. п.), оборудования, тракторов, комбайнов, транспортных средств (моторов), инструментов, а также автомобильных шин (включая покрышки, камеры и ободные ленты и т. п.) в запасе и обороте независимо от их стоимости.

При этом в зависимости от направлений использования принтеров и копиров стоимость картриджей (тонеров, чернил и т. п.) к ним необходимо отражать по таким расходным субсчетам:

• 8013 "Материальные расходы" – если эти матценности были использованы в процессе основной деятельности учреждения и на выполнение программ;

• 8113 "Материальные расходы" – если расходные материалы использовались в процессе предоставления услуг или выполнения работ.

Списание использованных расходных материалов, полученных бесплатно в пределах уполномоченного органа, отражается в бухучете как уменьшение балансовой стоимости этих материалов и обязательств по расчетам по их внутреннему перемещению (внутриведомственной бесплатной передаче).

При этом в бухучете учреждения, передавшего эти активы, такое списание отражается как увеличение расходов и уменьшение дебиторской задолженности по расчетам по внутреннему перемещению (внутриведомственной бесплатной передаче) запасов на основании акта списания, полученного от учреждения, использовавшего их (п. 1 разд. IV НП(С)БУгс 123).

Учет запасных картриджей

Нередко учреждения прибегают к приобретению запасных картриджей для периодической замены и заправки чернил или тонера в них.

Собственно, в таком случае учет этих активов во многом напоминает учет шин на автомобилях. В частности, в отличие от большинства запчастей, отдельно приобретенные картриджи не списываются на фактические расходы сразу после их установки на принтер или копир. Зато они продолжают учитываться в составе запасов до момента, когда они становятся непригодными для дальнейшего использования.

Это, в свою очередь, значит, что по таким запасным сменным матценностям целесообразно вести оперативный учет.

Его следует вести как минимум по двум причинам:

1) контролировать использование картриджей и их техническое состояние (иногда даже прогнозировать потребность в очередной заправке тонером или краской);

2) следить за перемещением запасных картриджей от одного принтера или копира к другому или даже из одного отдела в другой.

Для таких целей учреждение может вести Книгу учета использования картриджей, с указанием в ней:

• даты выдачи картриджа для установки на принтер или копир и его возврата;

• названия структурного подразделения учреждения, к которому был передан картридж;

• сведений о его техническом состоянии на момент выдачи и возврата.

В любом случае способ организации оперативного учета таких активов учреждение вправе устанавливать самостоятельно. При этом не помешает зафиксировать порядок такого учета в распорядительном документе об организации бухучета учреждения.

Кроме этого, в рамках субсчета 1515 целесообразно открыть отдельные аналитические счета для учета картриджей, которые хранятся на складе учреждения, а также переданных для установки на принтеры, например, 1515/1 "Картриджи на складе" и 1515/2 "Картриджи, переданные для установки".

Отдельно напомним: порядок аналитического учета запасов фиксируется в распорядительном документе об учетной политике учреждения (п. 1 разд. ІІ Методрекомендаций относительно учетной политики).

После того как картридж станет непригодным для дальнейшего использования, учреждение на основании акта списания (типовая форма № З-2) списывает его на расходы.

Иногда учреждения для решения вопроса с заправкой картриджей пользуются услугами специализированных предприятий или организаций. Рассмотрим этот способ подробнее.

Заправка картриджей сторонним предприятием

Обычно во избежание кропотливого дела с заменой расходных материалов для печатной техники, учреждения прибегают к услугам сторонних предприятий. Нередко такая услуга включает обслуживание оргтехники "под ключ", то есть замену картриджа, тонера, краски и т. п., а также несущественный ремонт или обслуживание техники. Происходит все это с использованием комплектующих самого предприятия.

Собственно, каких-то особенностей в учете приобретения таких услуг нет. Чаще всего между учреждением и предприятием заключается договор на обслуживание, а факт предоставления услуг по техническому обслуживанию оргтехники подтверждается соответствующим актом предоставленных услуг (выполненных работ).

Порядок учета расходов в этом случае такой же, как описано выше. Поэтому далее рассмотрим применение КЭКР по таким услугам.

Расходы на приобретение расходных материалов к печатной оргтехнике целесообразно планировать и проводить по КЭКР 2210 " Предметы, материалы, оборудование и инвентарь".

Напомним: по этому КЭКР предусматриваются расходы, в частности, на приобретение расходных и других материалов к компьютерной технике и оргтехнике (кабельных коробов-кабелеводов, монтажных и коммутационных панелей, розеток, коннекторов-соединителей, накопителей информации, картриджей, тонеров и т. п.) (п. 8 пп. 2.2.1 Инструкции № 333).

В то же время если учреждение пользуется услугами сторонних организаций, обеспечивающих заправку картриджей, то соответствующие расходы на такие услуги необходимо проводить уже по КЭКР 2240 "Оплата услуг (кроме коммунальных)". Это прямо предусматривается п. 15 пп. 2.2.4 Инструкции № 333.

Для закрепления теории приведем числовой пример.

Бюджетное учреждение (неплательщик НДС) за счет средств общего фонда приобрело такие расходные материалы:

• запасные картриджи для принтера на общую стоимость 1260,00 грн (2 шт. х 630,00 грн);

• тонеры универсальные на общую сумму 1220,00 грн (5 шт. х 244,00 грн).

Также бюджетное учреждение за счет общего фонда оплатило услуги по заправке картриджей для копиров на общую сумму 450,00 грн.

Отражения указанных операций приведены в таблице.

Содержание хозяйственных операций

Корреспонденция субсчетов

Приобретение и использование расходных материалов

Оприходованы запасные картриджи и тонеры для принтера (1260,00 грн + 1220,00 грн = 2480,00 грн)

Перечислены поставщику средства за приобретенные расходные материалы

Использован один картридж и два тонера (630,00 грн + 488,00 грн = 1118,00 грн)

Приобретение услуг по заправке картриджей

Получены бюджетные ассигнования на оплату услуг по заправке картриджей для копиров

Отражены полученные услуги

Оплачены услуги подрядчика

1. НП(С)БУгс 123 – Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 123 "Запасы", утвержденное приказом Минфина от 12.10.2010 г. № 1202.

2. Методрекомендации относительно учетной политики – Методические рекомендации относительно учетной политики субъекта государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 г. № 11.

3. Инструкция № 333 – Инструкция по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденная приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333.

У разі цитування або іншого використання матеріалів, розміщених у цьому продукті ЛІГА:ЗАКОН, посилання на ЛІГА:ЗАКОН обов'язкове.
Повне або часткове відтворення чи тиражування будь-яким способом цих матеріалів без письмового дозволу ТОВ "ЛІГА ЗАКОН" заборонено.

Нет времени читать?

Как учесть в бюджетном учреждении расходные материалы для печатающих устройств в течение всего жизненного цикла и что делать с отработанным картриджем.

Можно ли продать бывшие в употреблении картриджи
Как по закону утилизировать картриджи
Сколько придется заплатить, если неправильно списать картриджи
Как вести учет отходов

Реализация использованных картриджей

Учреждение может приобретать и использовать как оригинальные расходные материалы производителя оргтехники, так и совместимые – «compatible». Совместимым картриджем могут быть расходники, произведенные компанией, специализирующейся на их производстве, так и ранее использованные, и затем восстановленныеоригинальные картридж.

Следует отметить, что на рынке существует большое количество компаний, скупающих оригинальные картриджи, бывшие в эксплуатации для их последующего восстановления. От реализации материальных запасов бюджетное учреждение может получить доход. Учитывайтепоступившие суммы в составе собственных доходов по аналитическому коду подвида доходов 440 «Уменьшение стоимости материальных запасов» и одноименному коду КОСГУ. Для учета расчетов с покупателем в соответствии с Инструкцией по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений (утверждена приказом Минфина РФ от 16 декабря 2010 г. №174н) применяйте счет 205 74 «Расчеты по доходам от операций с материальными запасами».

Операции в бухгалтерском учете отразите корреспонденциями, указанными в таблице 1.

Дебет	Кредит	Хозяйственная операция
2 205 74 560	2 401 10 172	Начислены доходы от выбытия материальных запасов
2 201 11 510 17 (КОСГУ 440)	2 205 74 660	Поступили денежные средства на лицевой счет в органе ФК

Аналогичным способом следует отразить доходы от реализации новых картриджей. Например, если техника вышла из строя и не подлежит дальнейшей эксплуатации или выбыла из учреждения по иным причинам, а расходные материалы были приобретены «впрок» и не подходят к другим моделям принтеров.

Распорядиться доходом бюджетное учреждение вправе по собственному усмотрению. Не забудьте внести соответствующие изменения в План финансово-хозяйственной деятельности.

Утилизация картриджей

Для экономии средств большинство владельцев оргтехники приобретают картриджи многоразового использования и прибегают к процедуре заправки картриджей. Выполнять процедуру заправки можно самостоятельно или приобретая соответствующие услуги в специализированных компаниях. Экономя средства на закупку основных средств учреждение приобретает дешевые модели принтеров, с которыми используются одноразовые картриджи. В любом случае жизненный цикл картриджарано или поздно заканчивается, расходный материал приходит в негодность и встает вопрос что делать с ним дальше.

В соответствии с приказом Росприроднадзора от 18.07.2014 № 445 «Об утверждении Федерального классификационного каталога отходов» (далее ФККО) картриджи являются отходами, относимыми к IV (малоопасные) или даже III (умеренно опасные) классам. Это означает, что просто так выкинуть отработанный расходник нельзя. В таблице 2 приведена выдержка из ФККО.

код ФККО	Вид отхода	Класс опасности
4 81 203 01 52 3	картриджи печатающих устройств с содержанием тонера 7 % и более отработанные	III
4 81 203 02 52 4	картриджи печатающих устройств с содержанием тонера менее 7 % отработанные	IV

Порядок обращения с отходами на территории РФ регулируется Федеральным законом «Об отходах производства и потребления» от 24.06.1998г. № 89-ФЗ. В соответствии с требованиями нормативного акта индивидуальные предприниматели и юридические лица в процессе или результате деятельности которых образуются отходы I-IV класса опасности, обязаны подтвердить отнесение отходов к конкретному классу. Документом, удостоверяющим принадлежность отхода к тому или иному виду и классу опасности, является паспорт отхода.

Процедура паспортизации опасных отходов начинается с подготовки и направления на согласование в территориальный орган Росприроднадзора по месту юридической регистрации учреждения сведений о происхождении, составе, свойствах отходов, объектах размещения отходов, технологиях их использования и обезвреживания и материалов отнесения отходов к конкретному классу опасности для окружающей природной среды. Длительность процедуры составляет более двух месяцев, завершается рассмотрение материалов подтверждением либо неподтверждением класса опасности.

В первом случае заявитель получает Паспорт опасного отхода и Свидетельство о классе опасности отхода для окружающей природной среды, во втором – уведомление об отказе в подтверждении класса опасности.
Для отходов, включенных вФККО, паспорт оформляется бессрочно.

На опасные отходы учреждению необходимо оформить проект нормативов образования отходов и лимитов на их размещение (далее ПНООЛР). Лимит — допустимый объем отходов определенного типа. ПНООЛР необходим для утверждения предельного количества отходов, образованных компанией в ходе своей деятельности, которые направляются с целью размещения на полигоны с учетом местной экологической обстановки.Таким образом, картриджи необходимо учитывать при формировании лимита отходов IV (III) класса опасности.

Требование о нормировании отходов установлено ст. 18 Федерального закона №89-ФЗ и Федеральным законом от 10.01.2002 г. № 7-ФЗ «Об охране окружающей среды». При расчете лимитов руководствуйтесь приказом Минприроды РФ от 05.08.2014 № 349 «Об утверждении Методических указаний по разработке проектов нормативов образования отходов и лимитов на их размещение».

Деятельность по обезвреживанию и размещению отходов I-IV классов опасности относится к лицензируемой. Такая норма установлена с п.30 ч.1 ст.12 Федерального закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности».

Это означает, что учреждениям необходимо заключать договор со специализированной организацией, обладающей соответствующе лицензией для утилизации отработанных картриджей. Услуги по утилизации являются платными. Расходы на оплату данных услуг следует производить по виду расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ, услуг» и относить в бухгалтерском учете на код КОСГУ 226 «Прочие услуги».

Ответственность за нарушение норм

Нужно помнить, что несоблюдение экологических и санитарно-эпидемиологических требований при обращении с отходами производства и потребления влечет наложение административного штрафа. Согласно ст.8.2 КоАП РФ размер штрафа составляет:

для должностных лиц учреждения – от 10 000 до 30 000 руб.;
для юридического лица – от 100 000 до 250 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Сразу поясним что использование отходов на данный момент не лицензируется, и продажа отработанного картриджа на восстановление не требует проверки лицензии у покупателя.

Учет отходов

Отдельно следует сказать, что в соответствии со ст. 19 Федерального закона № 89-ФЗ лица, осуществляющие деятельность в области обращения с отходами, обязаны вести в установленном порядке учет образовавшихся, утилизированных, обезвреженных, переданных другим лицам отходов. Порядок учета установлен приказом Минприроды РФ от 01.09.2011 № 721 «Об утверждении порядка учета в области обращения с отходами» (далее Приказ №721).

Согласно ст.3 Приказа №721 данные учета являются информацией в области обращения с отходами и используются при:

проведении инвентаризации отходов;
подготовке ПНООЛР, отчетности об образовании, использовании, обезвреживании и размещении отходов (за исключением статистической отчетности);
ведении федеральных статистических наблюдений;
расчетах платы за негативное воздействие на окружающую среду (в части размещения отходов).

Учреждения должны производить фактические измерения количества использованных, обезвреженных, переданных другим лицам отходов, либо вести учет на основании технической и технологической документации, бухгалтерских данных, актов приема-передачи, договоров.

Учет ведется в специальных формах, являющихся приложениями к Приказу №721. Так, приложением 4 утверждена форма Данных учета в области обращения с отходами.

В бухгалтерском учете учреждение может установить способ списания расходного материала либо в момент его выдачи в эксплуатацию, либо в момент его фактического выбытия при реализации или утилизации.

Первый способ упрощает учет и подходит для небольших учреждений. В крупной организации, где много техники, много материально-ответственных лиц и как правило в эксплуатации имеется резерв сменных картриджей, которые отправляют на дозаправку предпочтительно выбрать второй способ. Это немного усложняет учет, но вместе с тем позволит бухгалтеру по данным учета определить какое количество отходов необходимо включить в отчет за период на основании данных о списании, и в дальнейшем облегчит расчет ПНООЛР. Кроме того, данный способ позволит проконтролировать полноту поступления денежных средств при реализации картриджей на восстановление.

В учете отразите списание картриджей бухгалтерскими проводками, указанными в таблице 3.

Дебет	Кредит	Хозяйственная операция
0 401 20 272	0 105 36 440	Списаны материальные запасы пришедшие в негодность
2 401 10 172	0 105 36 440	Реализованы материальные запасы

Оформите списание материальных запасов унифицированным документом «Актом о списании материальных запасов» (ф.0504230), реализацию Накладной на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф.0504205).

По материалам изданий группы «Госфинансы» медиа-холдинга «Актион-МЦФЭР».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Читайте также: