Аутсорсинг персонала бухгалтерский и налоговый учет

Опубликовано: 15.05.2024

Автор: Наталья Ванина Директор Департамента по бухгалтерскому обслуживанию российского малого бизнеса

Автор: Наталья Ванина
Директор Департамента по бухгалтерскому обслуживанию российского малого бизнеса

Отказ от штатных бухгалтеров (впрочем, как и от внештатных) настолько выгоден, что передача бухгалтерии на аутсорсинг для большинства компаний становится одним из ведущих направлений оптимизации расходов. Какие дополнительные выгоды, помимо экономии средств, получают собственники бизнеса от передачи функций бухгалтерского учета провайдеру (так все чаще называют аутсорсеров), рассмотрим в данной публикации.

Самое сокровенное

Передача функций по ведению бухгалтерского учета на сторону – несомненно, кардинальное изменение в жизни компании. Отказ от привычки иметь бухгалтера, что называется, под рукой, а также необходимость передавать во вне «сокровенную» информацию означает выход далеко за пределы зоны комфорта.

Дискомфорт испытывают даже те руководители, которые считают бухгалтерию «необходимым злом». С другой стороны, закрытой информации все меньше из-за электронного документооборота между компаниями, а также внедрения налоговиками:

АСК НДС (программный комплекс, сопоставляющий данные счетов-фактур из приложений к налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость);
онлайн-касс;
регулярных запросов выписок с расчетных счетов налогоплательщиков для камеральных проверок.

К тому же, как показывает наша богатая практика общения с собственниками самых различных бизнесов, бухгалтеры норовят заболеть или заявить о своем увольнении в самый неподходящий момент. Некоторые из счетных работников настолько обидчивы, что готовы устроить своему работодателю перед уходом весьма неприятный сюрприз (например, сымитировать «хакерскую атаку» на бухгалтерскую базу и требовать деньги за ее возвращение).

Пожалуй, единственное, по-настоящему сокровенное – это реальный доступ к распоряжению деньгами. Особенно, если бухгалтер, подписывающий платежные поручения и докладывающий о ситуации с расчетными счетами, – из узкого круга доверенных лиц. Однако это лишь малая часть функционала бухгалтерии.

Экономия на отсутствии санкций проверяющих

Передача полномочий по ведению бухгалтерского учета наиболее выгодна, если принимающая сторона – юридическое лицо, а не бухгалтер-фрилансер

Так, например, договор на аутсорсинг с 1C-WiseAdvice гарантирует, что провайдер компенсирует начисленные по его вине штрафы и пени по основаниям, которые предусматривают налоговое и административное законодательство. Кроме того, ответственность может наступить и по гражданскому законодательству, так как аутсорсинговая компания – юридическое лицо. В то время как с большинством бухгалтеров решать проблемные вопросы, в том числе с возмещением ущерба, возможно лишь в рамках Трудового кодекса.

Помимо совершенно иных сумм компенсаций и возмещения по сравнению с предъявлением претензий работникам (тем более бывшим), гражданско-правовая ответственность означает, что провайдер отвечает перед своим заказчиком материально не только в период действия договора на аутсорсинг, но и в течение трех лет после сдачи отчетности. Причем даже в том случае, если договор уже расторгнут. Конечно, если отчетность была предусмотрена договорными условиями.

Очевидно, что аутсорсинговая компания имеет больше шансов не допустить негатива по сравнению с отдельно взятым, даже самым грамотным бухгалтером. Юридическое лицо, обслуживающее множество клиентов, обычно имеет обширные связи, ресурсы и возможности и не доводит дело до финансовых санкций.

Аутсорсинг целиком и частично

Величина экономии от применения аутсорсинга зависит от полноты передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета. Однако в целях сохранения, например, психологического комфорта и минимизации организационных трудностей иногда имеет смысл передавать на аутсорсинг отдельные участки бухгалтерии.

Расширяя круг обязанностей провайдера, компания постепенно может дойти до той степени отношений, когда ответственность за все ошибки в учете и отчетности будет нести исключительно аутсорсинговая компания.

Согласованный норматив по уплате налогов

Основа показателей отчетности – учет на основании первичных бухгалтерских документов («первички»). Этим термином принято обозначать:

универсальные передаточные документы;
различного рода акты, например, КС-2 (если речь о строительстве);
товарные и другие накладные;
документы, подтверждающие оплаты и другие поступления-расходы;
счета-фактуры.

Подобные документы для клиентов у вас могут по-прежнему выписывать, например, менеджеры. Однако, для того чтобы провайдер нес ответственность за каждую цифру вашей отчетности, в стоимость аутсорсинга должно входить следующее:

проверка всей «первички» на предмет корректности и соответствия требованиям, предъявляемым к бухгалтерским документам;
отражение в учете корректной «первички»;
ведение учета для дальнейшего формирования отчетности.

На этом этапе, по итогам текущего периода аутсорсинговая компания имеет возможность:

рассчитать налоговую нагрузку по стандартам, применяемым инспекторами отделов камеральных проверок ИФНС;
согласовать рассчитанную налоговую нагрузку с клиентом.

Согласование нагрузки необходимо не только для того, чтобы заказчик создал необходимый резерв для расчетов с государством, но и для разработки дальнейшей стратегии.

Средство от зарплатных комиссий

В последние годы возросли риски проблем с налоговой из-за НДФЛ, даже если компания начисляет зарплату в пределах МРОТ. Так, например, в Москве, налоговики требуют соответствия заработной платы среднеотраслевому уровню.

Минимизировать риск вызова на зарплатную комиссию провайдер сможет только при наличии полномочий. Например, при передаче соответствующих функций бухгалтерского учета провайдеру, он имеет возможность:

начислять с соблюдением всех требований законодательства выплаты, положенные работникам клиента (это не только непосредственно зарплата, но и различные пособия, например, по материнству и детству при неполном рабочем дне, отпускные, командировочные и прочие обязательные выплаты);
грамотно рассчитает «зарплатные» налоги (НДФЛ и страховые взносы);
учтет отчисления с заработной платы при расчете общей налоговой нагрузки.

Если компанию все-таки вызовут на зарплатную комиссию, провайдер сможет представить и защитить интересы компании, подготовив вразумительные пояснения по уровню зарплат.

Постоянная обратная связь с проверяющими

Оперативное взаимодействие с налоговиками и внебюджетными фондами во многом обусловлено применением системы электронной сдачи отчетности. Как правило, запросы и уведомления о блокировках расчетных счетов поступают в электронном виде гораздо быстрее, чем при помощи Почты России.

Благодаря большому количеству клиентов, провайдер может снизить ваши расходы и на оплату доступа к электронной отчетности, а значит, и к такой его функции, как регулярный контроль взаиморасчетов с ИФНС (отсутствие долгов перед государством). Впрочем, при необходимости провайдер проведет сверку и в режиме оффлайн, например, с внебюджетными фондами.

Специальный работник аутсорсинговой компании не забудет отследить процесс передвижения письма с ответом на жалобу из налогового управления по трек-номеру.

Своевременная качественная отчетность

Передача бухгалтерии на аутсорсинг нередко означает, что помимо собственно учета ваши документы будут проходить еще одну ступень контроля – внутренний аудит. Как правило, ежеквартально, перед сдачей отчетности.

1C-WiseAdvice дополнительно использует программный комплекс «Электронный аудитор», обеспечивающий ежедневный аудит качества учета. В расчетах всех необходимых налогов принимают участие не просто бухгалтеры, а налоговые консультанты и методологи.

За счет такого многоступенчатого контроля провайдер страхует своего заказчика и, соответственно, себя от финансовых санкций.

Принцип «одного окна»

Примечательно, что после передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета в 1С-WiseAdvice собственники бизнеса ощущают значительное сокращение так называемого «вынужденного общения» с провайдером бухгалтерских услуг.

Несмотря на то, что каждого клиента обслуживает целая команда подчас уникальных специалистов, основное общение происходит через персонального ассистента. Он подключается сразу после заключения договора и решает все организационные вопросы на протяжении всего периода сотрудничества. До этого с клиентом общается менеджер по продажам, который бережно передает клиента далее ассистенту.

Для выполнения таких функций персональный ассистент нашей компании выполняет множество функций:

фиксирует все запросы клиента в специальной базе данных (CRM), которая никому не даст забыть о них;
контролирует своевременное исполнение поручений, поступивших от клиента;
в случае необходимости организовывает встречи клиента с экспертами по бухучету, налогообложению и другими специалистами;
осуществляет документооборот между 1С-WiseAdvice и клиентом.

При всем этом персональный ассистент «всегда свободен», ему можно звонить и отправлять сообщения в любое время дня и ночи.

Практические моменты в договоре аутсорсинга

После передачи функций бухгалтерского учета на аутсорсинг важно согласовать с провайдером:

график основных хозяйственных событий (выплата заработной платы, рассылка контрагентам закрывающих документов и пр.);
график документооборота.

Если ваша компания применяет электронный документооборот еще не со всеми контрагентами, важно определить регулярность, с которой курьер провайдера будет забирать «первичку».

Обязательно обсудите вопрос хранения документов. Например, будет ли провайдер обработанные документы:

возвращать вам обратно;
сдавать в архив, с которым у вас заключен договор;
хранить в собственном архиве.

Выясните, каким образом будет открыт доступ к бухгалтерской базе, чтобы при необходимости можно было отслеживать и контролировать работу исполнителя, вносить в нее коррективы. Здесь могут быть разные варианты:

онлайн-системы (CRM) для контроля в режиме реального времени;
распечатки регистров бухучета в бумажном виде или отправленные по электронной почте.

Отметим, что с широким распространением электронных подписей и интернет-технологий отсутствие бухгалтера непосредственно в офисе заказчика большого значения не имеет.

Переходный период

Прежде чем приступить к выполнению условий заключенного с аутсорсинговой компанией договора, необходимо выполнить несколько обязательных действий.

Шаг 1. Внести изменения в учетную политику

Факт передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета провайдеру с указанием даты необходимо зафиксировать в учетной политике компании. Для этого оформите приказ о внесении изменений в учетную политику.

Шаг 2. Экспресс-аудит

Как правило, экспресс-аудит состояния бухгалтерского учета – в интересах самого провайдера, поэтому он проводит его самостоятельно. Экспресс-аудит включает в себя, прежде всего, сверку бухгалтерской базы с первичными документами. Если передать бухучет на аутсорсинг без предварительной проверки, то возможны конфликтные ситуации. Например, при наступлении негативных налоговых последствий из-за ошибки, допущенной тогда, когда передача бухгалтерии на аутсорсинг еще не состоялась.

Кроме налоговых, могут быть и другие последствия или даже потери, к которым, как правило, всегда приводят не выявленные вовремя ошибки. Поэтому результаты экспресс-аудита должны быть зафиксированы в акте, который и отразит фактическое состояние учета.

Также в акте при необходимости будут отражены в отношении фактов хозяйственной жизни:

наличие искажений;
несоответствие бухгалтерской базе данных;
отсутствие документов;
иные выявленные факты.

В рекомендательной части акта провайдер зафиксирует, например, следующее:

необходимость восстановления учета;
необходимые исправления, которые нужно внести в учет.

Также возможны рекомендации по составлению локальных нормативных актов, которые обоснуют уже сложившуюся логику отражения фактов хозяйственной жизни компании. Это могут быть приказы, распоряжения, внутрифирменные положения.

Шаг 3. Завершающий

После внесения исправлений или даже восстановления учета процесс передачи бухучета на аутсорсинг можно считать завершенным, а компанию – полностью или частично свободной от непрофильного для нее вида деятельности – бухгалтерии. Можно перейти к шагу 3 сразу после шага 1, однако в этом случае переложить на аутсорсинговую компанию ответственность в полной мере будет затруднительно.

В случае передачи бухгалтерии на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice вы можете спокойно заниматься бизнесом и не беспокоиться за учет в вашей компании – он будет безупречным и под контролем. С налаженными бизнес-процессами и технической оснащенностью учета в 1C-WiseAdvice вы даже не почувствуете, что бухгалтер обслуживает вас на аутсорсинге.

Первый вопрос, который возникает у предпринимателя сразу же после регистрации компании: как вести учет — самому, взять бухгалтера в штат или воспользоваться бухгалтерским аутсорсингом? Выбор наиболее выгодного и удобного варианта зависит от множества факторов, которые следует учесть на начальном этапе.

Каждый вариант — самостоятельное ведение учета, штатный бухгалтер и бухгалтерский аутсорсинг — имеет как плюсы, так и минусы. Но минусы, как правило, возникают только в одном случае — когда ваши ожидания не совпадают с результатом, который вы хотите получить. Чтобы такой ситуации не возникало, стоит разобраться в особенностях каждого варианта.

Сразу стоит отметить, что маленьким фирмам бухгалтерскую работу можно отдавать на аутсорс. Что касается среднего бизнеса и крупного, то без отдельно выделенного человека им не обойтись. Если у небольшой компании в среднем 300 операций проходит в месяц, то в крупной столько операций проходит в день. Поэтому им нужен человек, который будет держать руку на пульсе и решать проблемы здесь и сейчас.

Сам себе бухгалтер

Обычно такую роль выбирают себе предприниматели со статусом ИП. Они понимают, что обороты у их бизнеса будут небольшие, и хорошо оценивают свои возможности. Например, ИП на УСН 6% без работников заниматься учетом несложно: информация об уплате налога и сдаче отчетности есть на всех специализированных сайтах, в том числе на официальном сайте ФНС.

В целом у небольших предпринимателей есть три возможности, как заниматься бухгалтерией самостоятельности, без помощи отдельного специалиста:

1. Воспользоваться бухгалтерским сервисом

Подобные онлайн-сервисы специально создавались для людей, которые не разбираются в бухгалтерии. Электронные бухгалтеры готовят отчетность, считают налоги и помогают с выставлением счетов и других необходимых документов. Сейчас на рынке их достаточно много. Внимательно изучайте возможности каждого, чтобы сделать правильный выбор.

2. Выбрать бухгалтерское сопровождение от банка

Ведение бухгалтерии сейчас берет на себя множество банков, но при условии, что вы откроете у них счет. Обратите внимание на Эльба.Банк с предложением «Банк + бухгалтерия за 0 рублей в месяц». В зависимости от потребностей бизнеса разработано несколько тарифных планов с различными опциями.

3. Вести расчеты вручную

Олдскульный вариант в виде расчетов в Excel и на калькуляторе подходит тем, кто хорошо разбирается в механизме подсчета налогов, готов отслеживать сроки сдачи отчетности и не боится ошибиться при заполнении декларации. В отличие от ведения бухгалтерии онлайн, которое подразумевает в том числе напоминания о сроках сдачи отчетности и различные подсказки, в этом случае вам придется надеяться только на свою память.

В поисках бухгалтера

Многие предприниматели вообще не хотят работать с цифрами и браться за расчеты. Кроме того, некоторые из них изначально рассчитывают на большие обороты и планируют нанимать много сотрудников. В их случае лучше сразу привлечь к работе бухгалтера, который поддержит это развитие и будет разбираться в тонкостях бизнеса и отслеживать законодательные изменения, связанные с системами налогообложения.

Таким предпринимателям неважно, сколько стоит делегирование бухгалтерской функции, главное для них — самим не заниматься бухгалтерией. Закрыть эту потребность они могут двумя способами:

нанять бухгалтера в штат или привлечь удаленного бухгалтера;
воспользоваться аутсорсингом бухгалтерских услуг.

Как нанять бухгалтера

Искать бухгалтера — это примерно то же самое, что выбирать ноутбук. Обычно ориентируешься на несколько внешних параметров, не особо погружаясь в детали. Если не особо разбираешься во внутренних процессах, то выберешь скорее самый дешевый вариант. Но такой подход неверный.

Некоторые домысливают те параметры, которые хотят увидеть в специалисте. Например, предприниматели могут обращать внимание на возраст человека: немолодой — значит опытный или молодой — значит прогрессивный.

Тем не менее есть перечень основных обязанностей бухгалтера, которые могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса.

ведение бухгалтерского учета в соответствии с российским законодательством;
оформление всех хозяйственных операций в бухгалтерских документах;
ведение кассовых операций, контроль за кассовой дисциплиной;
расчет и начисление заработной платы, пособий, отпускных, командировочных, больничных, удержаний;
расчет и уплата страховых взносов;
составление и отправка финансовой отчетности;
составление и отправка налоговой отчетности, а также отчетности по сотрудникам и страховым взносам, уплаченным в фонды;
предоставление наиболее полной информации о финансовом состоянии, результатах деятельности и движения денежных средств компании;
выбор учетной политики предприятия, формы учета, технологии обработки данных, выбор бухгалтерских программ и сервисов;
иногда — кадровый учет, финансовый анализ и предложение методов более эффективного использования ресурсов, а также взаиморасчеты с контрагентами.

Иногда компании проще привлечь удаленного сотрудника. Но здесь возникает сложность в выборе специалиста, особенно если цены, казалось бы, за одну и ту же услугу заметно разнятся. Когда на рынке несколько бухгалтеров предлагают ведение учета за разную цену, важно в каждом отдельном случае уточнять, что именно входит в услугу.

О чем нужно договориться с удаленным бухгалтером на начальном этапе

Об объеме работы

Важно обговорить, что он будет делать, какие операции осуществлять. Будет ли он в случае возникновения каких-либо проблем общаться с налоговой? Понесет ли ответственность за свою работу? Или вам нужен бухгалтер, который будет помогать только консультациями?

Ошибка предпринимателей № 1

Зачастую предприниматели не обговаривают объем услуг, который собираются спрашивать с бухгалтера. Не все заключают соответствующий договор, чтобы зафиксировать обязанности и ответственность исполнителя и заказчика. Для этого достаточно использовать даже шаблонный договор о бухгалтерских услугах. Даже переписка буде имеет юридическое значение в случае возникновения проблем.

О порядке ведения учета

Поинтересуйтесь у бухгалтера, где будет вестись учет? Будет ли у вас доступ к учетной системе? Передаст ли бухгалтер базу клиенту или оставит себе?

Ошибка предпринимателей № 2

Делегируя ведение бухгалтерского учета, некоторые предприниматели никогда не видят и не знают, как ведутся дела, какая отчетность сдается. Еще реже они задумываются о том, что будет в случае расторжения договора с бухгалтером.

О бухгалтерских ИТ-программах

В каком сервисе будет работать бухгалтер? Сможете ли вы контролировать его работу? Как вы будете передавать первичные документы?

Ошибка предпринимателей № 3

Предприниматель не сразу может сообразить, что для контроля удаленного бухгалтера ему нужно работать с ним в одном бухгалтерском сервисе. Кроме того, он может забыть заранее обговорить удобный формат передачи первичных документов — проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.

Порядочный бухгалтер всегда на начальном этапе сотрудничества предупредит, что и как правильно делать с точки зрения законодательства. Поэтому важно, чтобы предприниматель доверял своему бухгалтеру и рассказывал ему о своих планах. Например, если вы планируете выдавать заработную плату, то бухгалтер должен объяснить, что сначала необходимо оформить трудовой договор и подготовить соответствующие документы. Он посчитает, столько будет уходить на страховые взносы и в какие сроки нужно их уплачивать. Наконец, он предупредит об ответственности за задержку зарплаты.

Ищете бухгалтера? Найдем специалиста под специфику бизнеса и бюджет.

Есть такая поговорка: хороший бухгалтер стоит дорого, а плохой еще дороже. Она как раз о том, что ориентироваться только на цену при выборе специалиста не стоит. Возможно, опытный бухгалтер обойдется вам дороже, но зато вам не придется платить штрафы за его ошибки.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

На начальных этапах развития бизнеса часто имеет смысл обратиться в фирму, которая предоставляет бухгалтерские услуги на аутсорсе. Поскольку у малого бизнеса небольшие обороты, бухгалтер может подключаться к работе раз в неделю или даже раз в месяц. Ему не нужно вовлекаться в процесс с утра до вечера каждый день, поэтому вариант с аутсорсингом в этом случае подходит лучше всего.

Однако стоит сразу учесть специфику бухгалтерского аутсорсинга:

Вы приобретаете не конкретного удаленного бухгалтера, а услугу. Это может быть услуга по составлению платежек, услуга по ведению учета и т.д.
Аутсорсинговые компании обычно строго ограничивают перечень обязательств, которые выполняют по договору. Дополнительные услуги оплачиваются отдельно.
Чаще всего работа выстаивается таким образом, что всю информацию предоставляет сам клиент: бухгалтер на аутсорсе не звонит контрагентам и не выпрашивает у них документы, он связывается с директором и просит первичные документы у него. Директор должен представить всю информацию, чтобы у аутсорсинговой компании появилось основание вести учет. Если же директор хочет, чтобы эту работу за него делала аутсорсинговая фирма, то ему скорее всего придется платить дополнительные деньги.
Аутсорсинговые компании несут ответственность по договору за все свои ошибки, что является несомненным плюсом по сравнению со штатным бухгалтером, с которого довольно сложно взыскать какие-то неустойки. Более того, если сотрудник, совершивший ошибку, внезапно уволится, то со всеми его проблемами придется разбираться предпринимателю — находить другого бухгалтера, вникать в тонкости учета.
Как правило, аутосорсинговые фирмы прописывают меру ответственности. Более того, многие из них даже страхуют свою ответственность. В любом случае внимательно читайте договор об оказании услуг, который вы заключаете с фирмой, на наличие пунктов об ответственности бухгалтера, о замене бухгалтера, о неразглашении информации.
Аутсорсеры обеспечивают бесперебойную работу: им не нужен отпуск, больничный и все то, что требуется по закону штатному бухгалтеру.

В документе ведомство напоминает о том, что нормы Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ обязывают бухгалтеров информировать компетентные органы о подозрительных сделках своих клиентов. Сведения нужно передавать на сайте Росфинмониторинга после регистрации личного кабинета.

Таким образом, Росфинмониторинг обязывает аутсорсинговые фирмы контролировать всех клиентов, доступ к данным которых они имеют. Если они заподозрят, что их клиент причастен к экстремистской деятельности или терроризму или отмывает доходы, то они должны об этом сообщить в Росфинмониторинг, не уведомляя клиента.

Информационное сообщение наделало много шума. Оказалось, что далеко не все аутсорсинговые компании рады такому нововведению. В большинстве своем они и раньше отказывались работать с фирмами, которые ведут отмывочную деятельность, потому что беспокоятся о своей репутации.

Штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсинговой фирмы не обязан регистрироваться на сайте Росфинмониторинга и передавать какую-либо информацию.

Аутсорсинговая компания, как правило, стоит намного меньше, чем трудоустройство бухгалтера в штат. Но штатный бухгалтер, в отличие от аутсорсингой фирмы — это всецело ваш человек, которого можно нагрузить дополнительными функциями.

Большие организации иногда совмещают два формата: штатный бухгалтер + аутсорсинговая бухгалтерия. Им нужен профессионал, который может дать оценку деятельности штатного бухгалтера, с этой целью они покупают на аутсорсе функцию главного бухгалтера. Таким образом, все механические операции (получение документов, внесение этих документов в систему и др.) делает штатный бухгалтер, а сведением информации и проверкой занимается главный бухгалтер на аутсорсе.

Такой подход позволяет компании экономить. Бухгалтер в штате получает хорошую зарплату, а за дополнительную услугу главбуха компания платит порядка 15 000 руб. в месяц. Если бы компания брала на эту должность отдельного человека, то затраты были бы гораздо больше. Передавая на аутсорс только эту важную часть работы, компания в итоге получает не только главбуха, но и юридическую ответственность за его работу.

Татьяна Евдокимова, ведущий эксперт, Контур.Бухгалтерия

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Всем предпринимателям и компаниям нужно платить налоги и сдавать отчетность. Для этого придется взять в штат одного или нескольких бухгалтеров, обратиться на аутсорсинг или вести учет самостоятельно в специальных сервисах. Мы расскажем, на что обратить внимание при выборе подрядчика, и о чем еще надо позаботиться при открытии бизнеса. А также подскажем, как найти ответы на вопросы без лишних временных затрат и ошибок.

Почему так популярен бухгалтерский аутсорсинг

Основные преимущества аутсорсинга:

Не нужно содержать штатных сотрудников отдела бухгалтерии, в это понятие входит не только зарплата и взносы, но и помещение, оргтехника, программы 1C или другие, их обновления и обслуживание.
Низкие риски приема на работу неопытного или неквалифицированного бухгалтера.
Почти исключен человеческий фактор: заказчик даже может не узнать, что у подрядчика сотрудник в отпуске, заболел или уволился.
Компенсацию за низкое качество услуг можно закрепить в договоре на бухгалтерское сопровождение. Если этого не сделать, взыскать деньги получиться через суд.
Не надо искать юристов и кадровиков, так как у тех, кто оказывает услуги по ведению бухучета, обычно есть такие специалисты.
Более высокая вероятность грамотной оптимизации налоговых платежей, так как бухгалтеры, которые ведут разные компании, на практике сталкиваются со всеми налоговыми режимами, они могут просчитать и предложить варианты снижения налоговой нагрузки без нарушения законодательства.
По договоренности возможна частичная передача функций, например, документы в учетную программу заводят у заказчика, а составлением и сдачей отчетности занимается подрядчик.
От аутсорсинга бухгалтерских услуг можно отказаться в любое время.

Аутсорсинг бухгалтерии особенно актуален для малого бизнеса. При небольшом объеме операций не нужно много специалистов в штате, чтобы вести бухучет. Достаточно одного или двух бухгалтеров, но квалификация у них должна быть высокой, так как они будут выполнять разные задачи: от ввода документов в программу до ведения налогового учета и подготовки отчетности. Они же, возможно, будут готовить документы для финансовых операций и заниматься финансовой отчетностью.

Такие разноплановые специалисты стоят дорого, поэтому и содержание бухгалтерии будет затратным. К тому же сотрудники в ответственный момент, например, в период сдачи налоговой отчетности могут заболеть или уволиться.

Крупным компаниям для ведения учета не хватит одного-двух человек, поэтому нужно просчитать, что выгоднее: штатная бухгалтерия или ведение бухгалтерии на аутсорсинге.

Если вы решили заказать аутсорсинг, для выбора подрядчика важно понимать, чем отличаются услуги для ИП и юрлиц, например, ООО.

Функции бухгалтерии для ИП и ООО

Предприниматели по закону № 402-ФЗ от 06.12.2011 не обязаны вести бухгалтерский учет, но должны выполнять требования налогового кодекса, трудового законодательства и Центробанка. Поэтому при сопровождении бизнеса ИП бухгалтер не должен включать в стоимость обслуживания ведение бухучета, в услуги может входить:

подготовка учетной политики;
документальное оформление сотрудников на работу;
расчет зарплаты и взносов по сотрудникам и самому ИП;
подготовка и сдача отчетов в фонды;
расчет налогов и сдача деклараций;
ведение налоговых регистров, например, Книга учета доходов и расходов для ИП на упрощенке, Книга покупок и Книга продаж для предпринимателя на основном налоговом режиме;
создание платежных поручений;
по договоренности ─ подготовка документов для покупателей и заказчиков, хранение первичных документов.

Для организаций к перечисленным услугам обязательно добавится ведение бухгалтерского учета, сдача бухгалтерской отчетности, проведение инвентаризации и сверки расчетов.

Кроме бухгалтерского обслуживания, аутсорсинговые компании могут предложить дополнительные услуги:

помощь в выборе между ИП и ООО;
подбор налогового режима;
юридическое сопровождение ─ консультации по налоговому законодательству, составление и проверка условий договоров;
постановка и ведение управленческого и финансового учета;
доставка документов до контрагентов.

Схема работы с бухгалтерией на аутсорсинге

Мы расскажем основу, но в вашем случае могут быть и дополнительные условия.

Этап 1. Заключение договора

В договоре должны быть прописаны такие важные условия:

перечень услуг и их цены;
финансовая ответственность за начисленные налоговой службой при проверках недоимки, штрафы и пени, например, полная компенсация за ошибки. Для снижения финансовых рисков многие аутсорсинговые компании страхуют свою ответственность;
список документов для всех видов операций, которые нужны для их отражения в учете, например, для оприходования товаров нужны накладная, приходный ордер и, если есть, счет-фактура;
порядок и сроки передачи документов;
распределение ответственности;
доступ к базе данных;
гарантии соблюдения конфиденциальности;
порядок передачи заказчику базы данных при расторжении договора.

Вы должны понимать, что в договоре предусмотрена и ваша ответственность, и если вы не выполните свои обязательства, например, вовремя не отправите документы, бухгалтер не будет финансово отвечать за неуплаченные налоги или неправильно составленную отчетность.

Когда же бухгалтер не хочет заключать договор, лучше с ним не сотрудничать.

Этап 2. Работа с бухгалтерией на аутсорсинге

Главное, что от вас требуется ─ своевременная сдача документов, особенно в конце года. Задержки будут приводить к неправильной отчетности и некорректно рассчитанным налогам.

Многие аутсорсинговые компании не ждут от вас оригиналов документов, им достаточно отсканированных копий, отправленных по электронной почте. Оригиналы вы можете оставлять у себя или по договоренности передавать на хранение бухгалтерам.

Когда из налоговой приходят требования и вопросы, сотрудники подрядчика самостоятельно реагируют на них или консультируют, что написать в ответном письме.

Если по договору бухгалтерия на аутсорсинге составляет для вас документы, они должны поступать своевременно. Это могут быть:

для сотрудников ─ приказ о приеме на работу, трудовой договор, приказы на отпуск и командировки, справки в налоговую;
для контрагентов ─ акты, накладные, счета, счета-фактуры;
рассмотренные проекты ваших договоров с замечаниями и предложениями.

Этап 3. Расторжение договора

Причины могут быть разными, например, вы нашли другую аутсорсинговую компанию или решили создать штатную бухгалтерию. В любом случае вам нужно:

Получить базу данных со всеми операциями, проведенными в учете и подготовленной отчетностью. Эту информация нужна для того, чтобы вы могли выполнить требования закона № 402-ФЗ от 06.11.2011 о непрерывности бухгалтерского учета с даты регистрации компании до даты ее ликвидации или реорганизации.
Самостоятельно запросить в налоговой сверку расчетов, чтобы убедиться, что у вас нет долгов.
Забрать все свои документы, которые находились у аутсорсера на момент расторжения договора.

В случае подозрений на некачественное оказание бухгалтерской услуги, можно заказать аудит учета и отчетности.

Какие вопросы, кроме организации бухучета, вам придется решать при открытии бизнеса

Найти компанию, которая будет вести бухгалтерию ─ это только один из шагов. До этого или после нужно еще определиться с ответами на такие вопросы:

Что открыть ─ ИП или ООО?
Какой налоговый режим выбрать?
В каком банке открыть расчетный счет? А может лучше два или три счета?
Какую онлайн-кассу купить, чтобы не нарушать 54-ФЗ?
Как провести регистрацию кассы в налоговой?
Как подготовиться к продаже маркированного товара? Какого оператора ЭДО выбрать?
Если планируете продавать алкоголь ─ что нужно для получения лицензии, как зарегистрироваться в ЕГАИС и организовать работу сотрудников?
Какой банк и терминал выбрать для эквайринга?
Куда обратиться за юридическими консультациями? Как составлять договоры с покупателями и поставщиками?
Как контролировать работников и бизнес, чтобы принимать правильные решения?

Услуги для начинающих (и не только) предпринимателей в режиме «одно окно»

Вопросы, связанные с организацией бизнес-процессов, появляются не только в самом начале деятельности, поэтому рекомендуем прочитать и предпринимателям со стажем.

Итак, поддержка, которую вы сможете получить при обращении к нам:

За счет интеграции данные о продажах напрямую из кассы поступают в бухгалтерский сервис. Поэтому вам не придется вести отдельный учет товаров для бухгалтерии. Также автоматизированы многие другие функции: расчет зарплаты, отпускных, больничных, налогов и взносов, подготовка и сдача отчетов, формирование счетов и договоров.

Если нужно полное сопровождение, подберем для вас команду профессионалов от наших проверенных партнеров: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик. Они разберутся в вашей деятельности и подскажут, как избежать налоговых рисков и легально снизить налоги.

Бесплатная регистрация ИП или юрлица в налоговой.

Помощь в выборе банка для расчетно-кассового обслуживания. Мы сотрудничаем с надежными банками и подбираем для вас банк с удобными условиями и выгодным тарифом. Открываем расчетный счет за 20 минут без визита в банк. У нас всегда есть специальные условия от наших партнеров, например, бесплатные тарифы, кэшбэк до 5%, бонусы на развитие в размере от 300 тыс.рублей.

Автоматизация торговли. Мы предлагаем современные онлайн-кассы, которые учитывают все требования законодательства РФ, регистрацию ККТ в налоговой и настройку, а также современный сервис учета остатков и аналитики продаж. У нас есть разные тарифные планы, в том числе и бесплатный. Кассы можно купить, взять напрокат или про программе trade-in.

Организация продажи, приемки и учета маркированных товаров и алкоголя.

Эквайринг.

Услуги по переводу бизнеса из офлайна в онлайн начиная от создания сайта за 1 день до организации доставки через наших партнеров.

Инструменты для контроля и анализа бизнеса даже со смартфона.

Круглосуточная техподдержка.

Обслуживание на месте ─ более 600 партнеров по всей России оказывают сервисную поддержку.

Интеграцию кассы с ERP компании.

Оставьте заявку, наши специалисты свяжутся с вами, ответят на все вопросы и при необходимости, учитывая особенности вашей деятельности, подберут банк, профессиональных бухгалтеров, МТС Кассу и тариф.

Давайте подведем итоги

Для того чтобы вести бухгалтерию вам необязательно нанимать сотрудников в штат, вы можете передать эту задачу на аутсорсинг и даже пригласить удаленного бухгалтера, с которым будете работать через интернет.

В бухгалтерском финансовом учете расходы на услуги аутсорсинга признаются расходами на основании положений ПБУ 10/99. В зависимости от вида услуг аутсорсинга они относятся к статье расходов по обычным видам деятельности или к статье прочих расходов.

В налоговом учете все расходы на аутсорсинг также признаются расходами, которые уменьшают базу налогообложения. Это подтверждается постановлением Президиума ВАС РФ от 18 марта 2008 г. № 14616/07. Расходы на оказываемые исполнителем услуги аутсорсинга включаются с учетом их вида в состав расходов на основании п. 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Однако, эти расходы должны быть экономически обоснованы, а также документально подтверждены, произведены в пределах деятельности предприятия, направленной на получение дохода (п. 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ).

Для налогового учета важным условием признания расходов является требование, что привлеченные сотрудники должны привлекаться для работ по специальности, не предусмотренной штатным расписанием предприятия-заказчика. Данное условие может нарушаться в случае, если привлечение дополнительных работников (в том числе для выполнения задач, возложенных на подразделения предприятия) обусловлено объективными причинами. На практике примером может быть нехватка штатных сотрудников, в связи с чем дополнительный персонал привлекается предприятием для обслуживания непрерывного производственного цикла (согласно письму Минфина России от 2 августа 2011 г. № 03-03-06/1/444).

Во всех остальных случаях расходы на аутсорсинг признаются экономически обоснованными только в том случае, если функции, выполняемые привлеченным со стороны персоналом, не дублируют обязанности штатных сотрудников (или подразделений) предприятия. Это предусмотрено в письмах Минфина России от 5 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/222, от 6 декабря 2006 г. № 03-03-04/2/257, от 31 мая 2004 г. № 04-02-05/3/42 и ФНС России от 20 октября 2006 г. № 02-1-08/222.

Однако мудрый бухгалтер все же сумеет отстоять право списать расходы на аренду персонала на расходы, уменьшающие базу налогообложения, в случае, если специальность привлеченных работников совпадает с функциями штатных сотрудников. В данном случае необходимо сделать следующее:

При составлении и подписании договора со сторонней компанией следует детально прописать все обязанности сторон, а также определить конкретный перечень работ к выполнению сторонней организацией, разработать и утвердить график документооборота, четко установить сроки выполнения работ.
Если привлекаются сотрудники, специальность которых совпадает с функциями штатных специалистов, следует акцентировать особое внимание на больших объемах работ. К примеру, в период сдачи отчетности компании нужен еще один бухгалтер. В таком случае нанимать дополнительного специалиста на короткое время нецелесообразно. При этом выгодно прибегнуть к помощи аутсорсинговой организации.
Следует подготовить документы, которые раскрывают информацию о том, какую работу выполняли штатные и привлеченные работники. К примеру, по трудовому договору штатный бухгалтер разрабатывает учетную политику предприятия, составляет и сдает отчетность. Привлеченный бухгалтер по акту выполненных работ ведет текущий учет: составляет первичные документы, обрабатывает их, разносит в учетные регистры. Возможна и другая ситуация: по договору аутсорсинга привлекается бухгалтер для подготовки и сдачи бухгалтерской отчетности, при этом текущий учет ведется штатным бухгалтером.
С целью доказательства экономической эффективности применения услуг аутсорсинга следует сделать расчет плановых расходов для двух альтернативных ситуаций. Первая ситуация: принятие дополнительных работников в штат. Вторая ситуация: привлечение работников по договору аутсорсинга. Этот расчет должен показать, что совокупные расходы во второй ситуации меньше расходов в первой. К тому же, внимание налоговых инспекторов следует обратить на тот факт, что привлечение персонала отразится на величине прибыли компании.
Юристы советуют в договорах избегать таких слов, как «аутсорсинг» и «аутстаффинг». Это поможет не привлекать лишний раз внимание проверяющих. Лучшим вариантом будет использование терминов «аренда персонала» или «привлечение сотрудников со стороны».

Налоговые инспекторы могут не признавать расходы на аутсорсинг, если будут обнаружены симптомы так называемой необоснованной налоговой выгоды (эти симптомы определены постановлением Пленума Высшего арбитражного суда РФ от 12 октября 2006 г. № 53):

Подозрительными являются договора аутсорсинга (или аренды персонала), которые подписаны между взаимозависимыми организациями.
Признаком наличия «схемы» для налоговых инспекторов будет факт, что предприятие, предоставляющее персонал, имеет одного постоянного клиента на услуги.
Если аутсорсер создан незадолго до заключения договора. Это зачастую является свидетельством необоснованной налоговой выгоды.

Для правильного признания расходов в налоговом учете следует убедиться в том, что привлекаемые работники у компании-аутсорсера (исполнителя по договору) оформлены по трудовому договору. В случае, если такие договора отсутствуют, работодателем по отношению к арендованным работникам будет выступать предприятие-заказчик со всеми вытекающими обязанностями по начислению зарплаты, уплате налогов, социальных взносов и пр. (согласно статье 16 Трудового кодекса РФ).

Рассмотрим некоторые виды договоров аутсорсинга с его налоговыми последствиями для отражения в учете.Наиболее востребованной в настоящее время является разновидность аутсорсинга – аутсорсинг в сфере бухгалтерского учета и финансов, или бухгалтерский аутсорсинг. Аутсорсер может предоставлять услуги в области организации, ведения и восстановления бухгалтерского, в том числе налогового учета, а также составления бухгалтерской отчетности, ведения дел с налоговыми проверяющими вплоть до судебных разбирательств.

На практике, как правило, ведение бухгалтерского учета специализированной компанией предусматривает следующую схему действий: в штате компании-заказчика имеется специалист, функцией которого является ведение первичной документации, которая передается специализированной организации для отражения всех хозяйственных операций в бухгалтерском, в том числе в налоговом учете. Преимуществами такого вида аутсорсинга являются: заказчик экономит на содержании квалифицированных специалистов, заработная плата которого достаточно высока; сокращаются расходы компании на оборудование рабочих мест для бухгалтеров (приобретение компьютеров, справочных и правовых систем, специализированных бухгалтерских программ, периодических изданий и пр.).
Согласно с п. 2 статьи 6 Закона РФ о бухгалтерском учете руководители предприятий могут с учетом объемов учетной работы передавать на договорных началах функции ведения бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной компании или бухгалтеру-специалисту.

Передача функций ведения бухгалтерского учета специализированной компании фиксируется в приказе об учетной политике предприятия на соответствующий отчетный период. Формирование учетной политики предприятия также может быть поручено специализированной компании (предусмотрено п. 5 ПБУ 1/98).
Интересы налогоплательщика-компании могут представляться в налоговых правоотношениях ее уполномоченным представителем (п. 1 статьи 21, п. 1 статьи 26 Налогового кодекса РФ). Уполномоченный представитель налогоплательщика-предприятия осуществляет полномочия на основании доверенности, выданной в порядке, установленном Гражданским кодексом РФ (п. 3 статьи 29 НК РФ).
Например, предприятие «Прометей» заключило с компанией «Баланс» договор возмездного оказания услуг. Предметом данного договора является ведение бухгалтерского, в том числе налогового учета, представительство в налоговых органах. Стоимость услуг фирмы «Баланс» ежемесячно составляет 70800 рублей, в том числе НДС 10800 рублей.

В бухгалтерском учете предприятия «Прометей» должны быть сделаны следующие записи:

Перечислены денежные средства фирме «Баланс»: Д-т 60 К-т 51 на сумму 70800 руб.
Отражены в учете услуги по ведению бухгалтерского учета на основании акта приемки-сдачи оказанных услуг: Д-т 26 К-т 60 на сумму 60000 руб.
Отражена сумма НДС на основании счета-фактуры: Д-т 19 К-т 60 на сумму 10800 руб.
Вычтена сумма НДС со стоимости услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета: Д-т 68 К-т 19 на сумму 10800 руб.

В налоговом учете указанные расходы на оплату услуг аутсорсинга по ведению бухгалтерского учета (п. 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ) являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией. Таким образом, для определения суммы налога на прибыль расходы на ведение бухгалтерского учета при использовании услуг аутсорсинга признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией, при условии соблюдения норм статьи 252 НК РФ. Эта статья предусматривает, что расходы должны быть обоснованными, то есть экономически оправданными, документально подтвержденными и произведенными для деятельности, которая направлена на получение доходов.
Организации и частные предприниматели на УСНО с объектом налогообложения «доходы – расходы» получают право отражения расходов на бухгалтерские услуги при расчете суммы единого налога. Эти расходы включены в список расходов, предусмотренных статьей 346.16 НК РФ.

В договоре аутсорсинга особое внимание следует уделить соблюдению конфиденциальности, а также положениям ответственности за ее нарушение. В договоре также следует предусмотреть ответственность сторонней фирмы за ошибки, допущенные при ведении бухгалтерского учета или составлении отчетности.
Согласно п. 5 Закона РФ о бухгалтерском учете отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) предприятия. Бухгалтерская отчетность предприятий, в которых бухгалтерский учет ведется специализированной организацией, подписывается руководителем организации-заказчика и руководителем специализированной организации, то есть аутсорсера. Согласно п. 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ ответственность лиц, которые подписали бухгалтерскую отчетность, определяется согласно положениям российского законодательства.
По вопросу налоговой отчетности, фирма, доверившая учет сторонней компании, несет ответственность согласно положениям Налогового кодекса РФ и именно заказчик в случае обнаружения нарушений будет платить недоимку, штрафы и пеню. Таким образом, в договоре необходимо предусмотреть степень ответственности специализированной фирмы, которая позволит хотя бы частично возместить уплаченные штрафы за ее счет. Следует также помнить, что административная и уголовная ответственность за нарушения лежит на руководителе и главном бухгалтере фирмы (если эта должность предусмотрена в штате фирмы).
Договор аутсорсинга может заключаться также на услуги по подбору персонала. Осуществлять подбор сотрудников компания может собственными силами или с помощью специализированных (так называемых рекрутинговых) компаний. Как правило, эти фирмы имеют в своем штате специалистов, которые предоставляют услуги по подбору персонала, используя современные технологии (проведение консультаций, тренингов, тестирование, анкетирование и пр.).

В налоговом учете расходы на услуги специализированных фирм по подбору персонала относятся к прочим, которые связаны с производством и реализацией (п. 1 статьи 264 НК РФ). Расходы должны отвечать требованиям статьи 252 НК РФ (обоснованы, документально подтверждены, произведены для осуществления той деятельности, которая направлена на получение дохода).
Трудности в подтверждении экономической оправданности расходов могут возникать в случае, если фирма фактически не производит набор сотрудников, в т.ч. в результате рассмотрения кандидатур, которые представлены специализированными фирмами по подбору персонала. Налоговики в этой ситуации считают, что эти расходы нельзя рассматривать в качестве экономически оправданных, поэтому их можно учитывать для целей налогообложения.

С целью избегания конфликтов с налоговыми инспекторами в договоре аутсорсинга следует квалифицировать услуги аутсорсинга не только как услуги по подбору сотрудников, но также как и информационные услуги. Последние следует учитывать в целях налогообложения на основании п. 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Определяющей будет при этом формулировка обязанностей исполнителя. К примеру, если обязанностями агентства являются проведение собеседований, тестирование, проверка представленных рекомендаций, эти услуги необходимо отнести к услугам по подбору персонала. Если исполнитель осуществляет сбор и анализ информации, а также представляет сведения об имеющихся в базе данных лицах, которые ищут работу, эти услуги будут информационными. Заключение договора на подобные информационные услуги и оформление акта об оказании услуг позволит заказчику учесть расходы для уменьшения прибыли при расчете налога на прибыль.

Организации, предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «доходы – расходы», учитывают расходы согласно статье 346.16 Налогового кодекса РФ. Перечень расходов является исчерпывающим, при этом расходы на оплату услуг по подбору персонала в нем отсутствуют. Таким образом, фирмы и ИП, применяющие систему УСНО, не имеют права уменьшить сумму доходов на сумму расходов, связанных с оплатой услуг аутсорсинга по подбору персонала.

Договор об услугах по подбору сотрудников необходимо отличать от договора по предоставлению персонала (аутсорсинга персонала).
В налоговом учете расходы на услуги предоставления технического и управленческого персонала сторонними фирмами для участия в производстве, управлении производством или для выполнения других функций, связанных с производством (реализацией), являются прочими расходами, связанными с производством и реализацией. Эти расходы учитываются при налогообложении прибыли согласно п. 1 статьи 264 НК РФ.
Сумма оплаты за персонал должна устанавливаться заранее и не зависит от фактически выполненных таким персоналом работ.

Документом, который подтверждает фактическое выполнение работ, предусмотренных договором, является акт о предоставлении персонала, но не акт об оказании услуг.
Фирмы и предприниматели, применяющие УСНО, учитывают расходы согласно статье 346.16 НК РФ. Перечень таких расходов является исчерпывающим, расходы на оплату услуг аутсорсинга персонала отсутствуют. Поэтому организации и ИП на УСНО не имеют права уменьшить сумму облагаемого дохода на сумму расходов, связанных с оплатой услуг аутсорсинга по предоставлению персонала (письмо Минфина России от 28 ноября 2006 г. № 03-11-04/3/511).

Еще одним распространенным направлением аутсорсинга бизнес-процессов является аутсорсинг в сфере консультационных услуг. В налоговом учете эти расходы признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией: например, расходы на юридические и информационные услуги (п. 1 статьи 264 НК РФ), расходы на консультационные и прочие аналогичные услуги (п. 1 статьи 264 НК РФ). При этом согласно статье 252 Налогового кодекса РФ расходы должны быть обоснованными, то есть экономически оправданными, а также документально подтвержденными и произведенными для деятельности, направленной на получение дохода.

При этом в перечне расходов, которые фирмы и предприниматели на упрощенной системе налогообложения с объектом «доходы – расходы» могут учитывать при расчете единого налога, оплату консультационных услуг не предусмотрено. Таким образом, фирмы и предприниматели, применяющие УСНО, не имеют права уменьшать доходы такими расходами.

Руководитель группы обслуживания отдела бухгалтерской практики BDO Unicon Outsourcing

Об аутсорсинге задумываются, когда:

штатный бухгалтер покинул компанию;
штатный бухгалтер был пойман на мошенничестве;
руководство не удовлетворено ведением бухгалтерского учета внутри компании;
налоговая служба выписала штраф бизнесу по вине бухгалтерского отдела;
перед организацией встала задача оптимизации, а также экономии трудоресурсов и бюджетов;
нет желания/времени/возможности искать штатного специалиста.

Специфика бухгалтерского аутсорсинга

Вы не нанимаете конкретного удаленного специалиста, а заказываете услугу, например, по расчету заработной платы или полному ведению бухучета. Это обеспечивает заказчику беспрерывную работу: если сотрудник провайдера ушел в отпуск, на больничный или уволился, его тут же заменят другим специалистом.
Аутсорсеры обычно разграничивают пакеты услуг—вы платите только за то, что вам действительно нужно.
Всю информацию аутсорсинговой компании должен предоставить сам клиент. Руководитель отправляет необходимые документы и сведения, чтобы аутсорсер имел все основания для ведения бухгалтерского учета.
Компания-аутсорсер несет ответственность за все свои ошибки. Вы можете взыскать с нее возмещение ущерба на основании законодательства (в отличие от приходящего бухгалтера).
Аутсорсинговые организации прописывают в договоры зоны своей ответственности и даже страхуют ее.

Какие функции выполняет бухгалтерский аутсорсинг?

подготовка политики учета;

оформление документов сотрудников, поступающих на работу;

расчет зарплаты и взносов;

работа с отчетностью;

создание поручений по платежам;

сопровождение налоговых проверок и поддержка в части взаимодействия с фискальными органами (налоговыми, таможенными);

опционально, подготовка документации для заказчиков и покупателей.

Для юридических лиц в услугу бухгалтерского сопровождения также будут входить: ведение бухучета, сдача отчетности, проведение сверки расчетов и инвентаризации.

Компании-аутсорсеры также могут предложить заказчикам дополнительные услуги:

регистрация компании;
ведение кадрового учета;
ИТ-поддержка;
выбор режима налогообложения;
юридические консультации;
составление и проверка условий договоров;
ведение учета финансов и управления;
охрана труда.

Каким компаниям не подойдет аутсорсинг бухгалтерского учета?

Во-первых, руководителям, которые не могут работать с удаленными специалистами. Они привыкли сотрудничать с работниками, находящимися в шаговой доступности, и давать им устные распоряжения.
Во-вторых, компаниям, которые уклоняются от уплаты налогов.
В-третьих, компаниям, которые не готовы оптимизировать и менять свои процессы, так как аутсорсинг – это взаимодействие по четким регламентам.

Виды услуги

Обследование бухгалтерских процессов. Специалисты провайдера изучают процедуры и регламенты, анализируют учетную систему, проводят интервью с сотрудниками. В результате клиент получает заключение о том, какие процессы дублируются, какие настройки системы необходимы, чтобы сократить ручной труд и затраты, а также целевую модель организации работы. Компания может реализовать эти рекомендации самостоятельно или передать провайдеру, который настроит функцию наиболее оптимально и продолжит вести учет. Передача на аутсорсинг отдельных функций. Он подразумевает передачу процессов отдела бухгалтерии. Например, подачу декларации, подготовку статистической отчетности, подготовку авансовых отчетов. А долю функций организация берет на себя. Услугами такого вида пользуются организации, которые хотят освободить персонал от монотонных задач или сократить свой штат.
Полный. Подразумевает полное бухгалтерское обслуживание организации сторонней компанией. Аутсорсер берет на себя все функции штатного бухгалтера, поэтому в последнем нужда исчезает.
Аутсорсинг от лица главного бухгалтера. Такой формат подразумевает полную или частичную передачу права подписи на представителя сторонней компании.
Консалтинг. К консультации обращаются, когда появляется определенная специфика процедуры, например, при работе с иностранными компаниями. Периодические консалтинговые услуги от экспертов будут полезны, особенно в условиях законодательства, которое постоянно меняется.

Выбор вида услуг бухгалтерских компаний зависит от готовности бизнеса перейти на удаленное ведение бухгалтерии и его финансового обеспечения.

Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг

Если вы передаете бухгалтерию сторонней компании, базовая схема работы будет следующей (возможны дополнения)

1 этап — заключение договора на оказание услуг
Между сторонами заключается договор, в котором обязательно должно быть прописано следующее:

обязанности и ответственность сторон;
распределение зон ответственности сторон;
список услуг и их стоимость;
перечень документов, необходимых для всех видов операций;
порядок и сроки передачи документации;
доступ к информации;
гарантия соблюдения безопасности и конфиденциальности информации;
порядок передачи базы данных при расторжении договора.

При этом, в договоре обязательно прописываются и обязанности клиента, которые он должен соблюдать. Если компания-заказчик не выполняет свои обязательства, то компания-аутсорсер не сможет обеспечить полноту учета и не будет нести финансовую ответственность по штрафным санкциям от контролирующих органов.

2 этап — непосредственная работа по бухгалтерскому аутсорсингу
Клиент обязан своевременно предоставлять документы, чтобы компания-аутсорсер могла правильно сдавать отчетность и корректно рассчитывать уплату по налогам. Документация может быть:

для работников – трудовой договор, приказы на командировки, отпуск или больничные и т. д.;
для партнеров – счета, накладные, акты;
проекты договоров с замечаниями и предложениями.

3 этап – расторжение договора
Если вы по какой-либо причине решили расторгнуть договор с компанией-аутсорсером, необходимо:

Получить доступ к базе данных, в которой хранятся все операции, проведенные в ходе бухгалтерского аутсорсинга.
Подать запрос в налоговую службу для того, чтобы убедиться в отсутствии долговых обязательств.
Забрать документацию и актуальную копию базы данных.

Преимущества услуги

Перевод бухгалтерии на аутсорсинг имеет ряд преимуществ перед созданием бухгалтерского отдела внутри компании или приглашения приходящего специалиста:

1. Сокращение расходов на ведение бухгалтерских услуг

На создание отдела бухгалтерии требуются крупные суммы: на оборудование рабочего места для каждого специалиста, покупку офисной техники, а также специальных программ. Кроме того поиск высококвалифицированного специалиста, подбор замены на время его отпуска, болезни, отчисления в ПФР, ФСС и ФФОМС требуют больших ресурсов со стороны компании. Передавая бухгалтерию на аутсорсинг, вы получаете квалифицированного работника, у которого уже есть необходимое оборудование и программное обеспечение, что исключает лишние затраты. Аутсорсинговая компания экономит за счет автоматизации и масштаба: одна рабочая группа обслуживает нескольких клиентов.

2. Высокий уровень квалификации специалистов и услуг

Компании-аутсорсеры, которые специализируются в сфере оказания бухгалтерских услуг, работают по отработанной схеме и быстрее решают различные задачи.
При этом, помимо бухгалтера, вам предлагают одновременную поддержку других специалистов: юристов, работников, которые связаны с трудовым и налоговым правом. Вся работа контролируется и проверяется руководством.
Специалисты сторонней компании оперативно реагируют на изменения в законодательстве и владеют современными программами, что также гарантирует повышение качества услуг. Кроме того, крупные провайдеры регулярно повышают квалификацию своих сотрудников и ежегодно обновляют их сертификаты.

3. Компания несет ответственность за предоставление услуг бухгалтерского аутсорсинга

В момент передачи бухгалтерии сторонней организации вы подписываете договор, по которому она отвечает за последствия в случае ошибок, недочетов, повреждения документации или нарушения законодательства. В документе прописываются права и обязанности обеих сторон. Компания, которая предоставляет услуги аутсорсинга, заинтересована в исключении любой возможности возникновения неприятных ситуаций, так как она берет на себя риски по возмещению ущерба и уплату всех штрафов.
Компании, которые имеют собственный бухгалтерский отдел, несут все риски самостоятельно: оплачивают штрафы и другие санкции.

4. Безопасность информации

После заключения договора и NDA (соглашение о неразглашении) компания-заказчик и компания-аутсорсер становятся партнерами, которые обязаны содержать в тайне всю полученную в ходе работы информацию. При такой форме сотрудничества могут использоваться различные способы защиты данных. Кроме того, крупные провайдеры дорожат репутацией, а также постоянно подтверждают соответствие стандартам информационной безопасности.
При обращении к приходящему бухгалтеру повышаются риски передачи им информации конкурентам, так как один специалист может работать на несколько организаций.

5. Новейшие технологии

Попадая к провайдеру, компания получает доступ к новейшим технологиям и современному программному обеспечению. Аутсорсер поможет проанализировать ситуацию в компании, автоматизировать и оптимизировать процессы, что позволит улучшить качество учета и снизить затраты.

Бухгалтерский аутсорсинг: какие риски могут возникнуть?

Важные аспекты, которые нужно учесть в договоре на оказание услуг бухгалтерского аутсорсинга

Как выбрать аутсорсинговую компанию для ведения бухгалтерии?

Следует обращать внимание на следующие критерии:

масштаб бизнеса, его возраст (крупные компании с большим опытом работы успели накопить достаточно ресурсов для развития в таком зрелом технологичном бизнесе; они смогут обеспечить взаимозаменяемость сотрудников, должный контроль качества);
наличие детализированных регламентов (подробные регламенты являются гарантией стандартов работы компании, по которым обучаются ее сотрудники; с их помощью вы будете лучше понимать принцип функционирования аутсорсера);
технологичность (крупные компании владеют дорогостоящими информационными технологиями, которые позволят контролировать качество, сохранность, конфиденциальность информации);
финансовая ответственность (крупные аутсорсинговые компании обычно страхуют риски, обращайте внимание на репутацию их страховой компании, интересуйтесь условиями страхования, размером покрытия, порядком и сроками выплаты возмещения);
рекомендательные письма (хорошие компании-аутсорсеры могут предоставить отзывы клиентов на фирменном бланке, с подписью, печатями);
стоимость услуг (если провайдер предлагает стоимость в 4 раза ниже, чем у остальных, есть вероятность того, что многие услуги будут осуществляться за дополнительную плату, это тоже нужно учитывать);
группа обслуживания (немаловажно проверить сотрудников – запросить информацию об их квалификации, релевантном опыте и клиентах, с которыми они работали).

BDO Unicon Outsourcing — эксперт в бухгалтерских услугах. Вам доступен бухгалтерский аутсорсинг для компаний всех организационных форм, размеров, отраслей. BDO занимается как полным аутсорсингом бухгалтерии, так и берет в работу отдельные участки учета. Мы работаем с более чем 370 компаниями.

Стоимость аутсорсинга бухгалтерии в BDO

Цена бухгалтерских услуг рассчитывается нашими менеджерами. Она зависит от системы налогообложения, количества сотрудников, количества выставленных за год счетов, других факторов.

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга в BDO Unicon Outsourcing

услуги@2x.jpg
Большой опыт работы (50 лет в мире, 30 лет в России) и знание реалий международного и российского бизнеса.

Гарантия ответственности и возмещения ущерба в случае ошибок, вызванных нашими сотрудниками.

5@2x.jpg
Высокое качество услуг, сертификат по стандарту ISO 9001:2015. Система контроля качества компании стала лауреатом международной премии CX World Award за лучший клиентский опыт в B2B.

Мы не работаем с фирмами, которые нарушают действующие законы РФ или не соблюдают сроки подачи документации. В нашем портфолио есть проекты в различных отраслях: информационные технологии, здравоохранение, энергетика, производство и другие.

Вы можете оставить заявку на сайте, позвонить нам или написать по электронной почте.

Читайте также: