Архивная тара для налогового органа
Опубликовано: 09.05.2024
Семинары и вебинары Аюдар Инфо
Согласно ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Как в казенном учреждении организовать хранение документов?
Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем учреждения в соответствии с п. 1 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете [1] . При этом необходимо обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Для учреждений порядок обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов установлен Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Правила работы архивов).
Согласно Информации Минфина РФ № ПЗ-13/2015 [2] до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются:
- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее) (далее – Положение № 105);
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила № 526).
Порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен в разд. 6 Положения № 105, в частности:
- первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2);
- сохранность первичных учетных документов, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передача их в архив обеспечивает главный бухгалтер учреждения (п. 6.6).
В соответствии с п. 2.1 Правил № 526 документы, образующиеся в процессе деятельности организации, составляют документальный фонд, создание которого осуществляется посредством:
- составления номенклатуры дел;
- формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по форме, утвержденной в приложении 8 к Правилам работы архивов.
После составления номенклатуру необходимо утвердить. При этом сначала она визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, потом направляется на согласование в соответствующее архивное учреждение, после чего утверждается руководителем учреждения (п. 3.4.6 Правил работы архивов).
Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
В учреждении ежегодно проводится экспертиза ценности документов (п. 4.11 Правил № 526). Такая экспертиза проводится созданной в организации экспертной комиссией, основными функциями которой являются в том числе:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов.
Какие сроки хранения предусмотрены для документов, применяемых казенным учреждением в целях бухгалтерского и налогового учета?
В силу положений ст. 29 Закона о бухгалтерском учете и НК РФ бухгалтерские и налоговые документы подлежат хранению в течение следующих сроков:
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения
Не менее пяти лет после отчетного года
В течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи
Не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз
Данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ
В течение четырех лет
Обязанность налогоплательщиков (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ)
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов
В течение шести лет
Обязанность плательщиков страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ)
Документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов
В течение четырех лет
Обязанность налоговых агентов (ч. 3 ст. 24 НК РФ)
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень).
Следует отметить, что для хранения отдельных документов статьями Перечня установлены специальные сроки, в частности:
Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки)
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении бухгалтерской (бюджетной) отчетности
Отчеты об исполнении смет
Сводные годовые, годовые
Утвержденные лимиты, фонды заработной платы
По месту разработки и утверждения
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах
Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования
Положения об оплате труда и премировании работников
По месту разработки и (или) утверждения
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств
О ТМЦ (движимом имуществе) – пять лет.
При условии проведения проверки (ревизии)
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий
Документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации
Книги, журналы, карточки учета:
регистрации договоров купли-продажи движимого и недвижимого имущества;
договоров, актов о приеме-передаче имущества
Реестры сведений о доходах физических лиц
Лицевые карточки, счета работников
Сроки хранения дел определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.
В силу ст. 6 Федерального закона 06.04.2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях согласно законодательству РФ. Какие сроки хранения установлены для электронных документов, применяемых в деятельности учреждения?
В соответствии с п. 1.2.2 Правил работы архивов в зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, может создаваться, в том числе, архив документации на электронных носителях. Архивы организаций принимают электронные документы, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.
Положения о порядке хранения электронных документов содержатся также в п. 2.30 – 2.39 Правил № 526. Например, подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов.
В связи с тем, что специальные сроки для хранения не установлены, на них распространяются общие сроки хранения для таких документов.
Как организовать передачу дел в архив?
Документы, образовавшиеся в учреждениях, по истечении сроков их временного хранения передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются.
Постоянно действующая в учреждении экспертная комиссия на основании критериев ценности документов осуществляет их отбор на хранение в архиве (проводит экспертизу их ценности). При отборе на постоянное хранение экспертиза ценности документов проводится под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива (п. 2.3.4 Правил работы архивов).
Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по утвержденным описям дел, документов постоянного срока хранения.
Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения, передающего указанные документы.
Каков порядок уничтожения документов, которым установлено временное хранение?
Документы со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению (п. 2.3 Правил № 526).
Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в п. 4.6 – 4.13 Правил № 526.
Для уничтожения документов приказом руководителя назначается экспертная комиссия, которая проводит отбор документов.
После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.
Уничтожение дел оформляется актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утверждаемым руководителем учреждения. Форма акта приведена в приложении 4 к Правилам работы архивов.
Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.
Согласно п. 2.4.7 Правил работы архивов дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
Какие мероприятия следует провести в учреждении в случае пропажи или гибели документов?
В соответствии с п. 6.8 Положения № 105 в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, то есть их отсутствия. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения.
После завершения мероприятий по расследованию факта утраты документов проводится работа, направленная на восстановление документов, в частности, получение дубликатов (копии) документов от клиентов, контрагентов, налоговой инспекции.
[1] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете».
[2] Информация Минфина РФ № ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков».
О. Никулина , эксперт журнала
« Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение » № 9 сентябрь, 2017 год.
от 1 сентября 2017 года N ММВ-7-10/707@
Об утверждении порядка организации централизованного хранения документов
(с изменениями на 25 июня 2019 года)
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании
приказа ФНС России от 28 июля 2020 года N ЕД-7-10/478@
____________________________________________________________________
Документ с изменениями, внесенными:
В целях организации централизованного хранения документов, не прошедших централизованную обработку, а также в целях исполнения пункта 6.5 Плана реализации организационно-структурных преобразований и передачи функций из УФНС России по субъектам Российской Федерации и Межрегиональной инспекции ФНС России по централизованной обработке данных в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в рамках модернизации налоговых органов в 2011-2013 годах, утвержденного приказом ФНС России от 23.12.2011 N ММВ-7-1/979@ (с изменениями и дополнениями),
2. Определить перечень управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации и межрегиональных ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам, передающих документы на централизованное хранение в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, с указанием мест хранения документов согласно приложению N 2 к настоящему приказу.
3. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, начальникам (исполняющим обязанности начальника) межрегиональных ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам, указанным в приложении N 2 к настоящему приказу, совместно с ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В.Филимошин) обеспечить передачу на хранение в ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России документов в соответствии с Порядком.
4. Руководителям (исполняющим обязанности руководителя) управлений ФНС России по субъектам Российской Федерации, указанных в приложении N 2 к настоящему приказу, обеспечить доведение настоящего приказа до нижестоящих территориальных органов ФНС России.
5. ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России (Р.В.Филимошин):
5.1. Обеспечить доведение настоящего приказа до филиалов ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.
5.2. Организовать сопровождение программного модуля, реализующего технологию оборота архивных документов для нужд ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, в процессе промышленной эксплуатации.
6. Административно-контрольному управлению (И.В.Акунова) обеспечить методологическое сопровождение работ по настоящему приказу.
8. Признать утратившими силу п.5.2, 6.2, 10.2 приложения к приказу ФНС России от 24.08.2016 N ММВ-7-10/456@ и п.5.5, 6.3, 6.8, 8.2 приложения к приказу ФНС России от 17.10.2016 N ММВ-7-10/564@.
9. Финансовое обеспечение расходных обязательств, связанных с реализацией настоящего приказа, осуществляется в пределах и за счет лимитов бюджетных обязательств, доведенных соответствующим территориальным органам ФНС России на соответствующий год. Обеспечение централизованного хранения документов в соответствии с настоящим приказом осуществляется ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в пределах установленной штатной численности, а также в пределах и за счет лимитов бюджетных обязательств, доведенных ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России на соответствующий год.
10. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу организации работы с архивными документами, - в части пунктов 1, 2, 3, 4, 6, 9; на заместителя руководителя Федеральной налоговой службы, координирующего работу ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, кроме вопросов информатизации ФНС России и модернизации налоговых органов, - в части пункта 5.
Руководитель
Федеральной налоговой службы
М.В.Мишустин
Приложение N 1
УТВЕРЖДЕН
приказом ФНС России
от 1 сентября 2017 года N ММВ-7-10/707@
Порядок организации централизованного хранения документов
(с изменениями на 23 мая 2018 года)
1. Сокращения и термины
Единая информационная система ФНС России, обеспечивающая автоматизацию деятельности ФНС России по всем выполняемым функциям, определяемым Положением о Федеральной налоговой службе, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.09.2004 N 506
Подсистема массового ввода, массовой печати и рассылки АИС "Налог-3"
Маркированная тара, предназначенная для размещения объектов хранения в Архивохранилище и обеспечивающая фиксацию размещаемых в ней объектов хранения
Специально оборудованное здание (помещение) для хранения документов, образующихся в деятельности налоговых органов и/или филиалов ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России, в т.ч. расположенных вне территории субъекта Российской Федерации, на территории которого находится указанное здание (помещение)
Владелец объектов хранения
НО, передавший (передающий) на хранение в Архивохранилище объекты хранения
Совокупность документов в отношении одного юридического лица, организации, индивидуального предпринимателя или физического лица
Единое клиентское приложение АИС "Налог-3"
Уникальный набор символов, позволяющих однозначно идентифицировать объект хранения (GUID)
инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня
Совокупность документов одного вида, срока хранения, определенного в соответствии с приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ и года образования документов
МИ ФНС России по КН
Межрегиональные инспекции ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам
инспекция Федеральной налоговой службы по району, району в городе, городу без районного деления, инспекция Федеральной налоговой службы межрайонного уровня, инспекция Федеральной налоговой службы межрегионального (межрайонного) уровня по крупнейшим налогоплательщикам, управление Федеральной налоговой службы по субъектам Российской Федерации, осуществляющие передачу документов на централизованное хранение в Архивохранилище
Комплект или Дело
Документ, определяющий для НО сроки (даты) и планируемые объемы передачи на централизованное хранение объектов хранения
Программное обеспечение, используемое при централизованном хранении документов: АИС3 "Налог-ЦОД", АИС "Налог-3"
Документы, используемые при приеме-передаче объектов хранения между Сторонами
НО и Филиал ФКУ
Система электронного документооборота ФНС России
Сотрудник НО или Филиала ФКУ, ответственный за доставку, прием-передачу и размещение объектов хранения на централизованное хранение
Упрощенная технология учета архивных документов АИС "Налог-3"
Технология хранения АИС "Налог-3", позволяющая в качестве объектов хранения учитывать совокупности документов (дела, комплекты) без учета и регистрации отдельных документов дела, комплекта
Управление ФНС России по субъекту Российской Федерации
Филиал ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России в субъекте Российской Федерации
Центральный аппарат ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России
Обработка документов, осуществляемая с использованием программного обеспечения АИС "Налог-ЦОД", АИС3 "Налог-ЦОД" в условиях взаимодействия НО и Филиалов ФКУ
Хранение документов в Архивохранилище
Экспертная комиссия Владельца объектов хранения
2. Общие положения
2.1. Настоящий порядок определяет регламент взаимодействия между НО и Филиалом ФКУ при передаче на централизованное хранение документов в Архивохранилище (в т.ч. расположенное вне субъекта РФ, на территории которого находится Владелец объектов хранения) и получении документов из Архивохранилища с применением упрощенной технологии учета архивных документов АИС "Налог-3".
2.2. Перечень УФНС и МИ ФНС России по КН, в отношении которых Филиал ФКУ реализует функцию централизованного хранения документов, определяется ФНС России. Филиал ФКУ может осуществлять централизованное хранение документов НО и Филиалов ФКУ нескольких субъектов Российской Федерации.
2.3. Участниками взаимодействия являются Филиал ФКУ, УФНС, ИФНС, МИ ФНС России по КН.
2.4. Централизованному хранению в соответствии с настоящим Порядком подлежат следующие документы на бумажном носителе, образующиеся в деятельности Владельца объектов хранения, за исключением документов, прошедших централизованную обработку, и документов, ранее переданных на централизованное хранение и учтенных в ИС ЦОХД:
- документы по государственной регистрации прекращенных юридических лиц, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей;
- документы по учету в налоговых органах организаций и физических лиц;
- декларации по налогу на доходы физических лиц;
2.6. Централизованному хранению не подлежат документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.
2.7. Координацию и контроль работ, проводимых в ИФНС, осуществляет УФНС. Координацию и контроль работ, проводимых Филиалом ФКУ, осуществляет ФКУ "Налог-Сервис" ФНС России.
2.8. Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами СЭД.
2.9. Подготовка архивных тар и маркировочных этикеток, включая их приобретение, транспортировка объектов хранения к месту хранения в Архивохранилище и транспортировка объектов хранения, изъятых из Архивохранилища, осуществляется Владельцем объектов хранения. Сохранность объектов хранения при транспортировке в или из Архивохранилища обеспечивается Владельцем объектов хранения.
По согласованию Сторон может быть определен иной способ транспортировки объектов хранения, который утверждается УФНС (МИ ФНС России по КН) и ФКУ.
2.10. В целях обеспечения положений настоящего Порядка используется следующее программное обеспечение:
2.10.1. В НО - АИС "Налог-3";
2.10.2. В Филиале ФКУ - АИС3 "Налог-ЦОД".
2.11. Единицей хранения является совокупность документов (комплект, дело), размещенных в архивной таре.
2.11.1. По решению Владельца объектов хранения в Дела комплектуются следующие виды документов:
- документы по государственной регистрации прекращенного юридического лица, прекратившего деятельность индивидуального предпринимателя;
- документы по учету в налоговых органах организаций и физических лиц;
- декларации по налогу на доходы физических лиц, скомплектованные в отношении одного налогоплательщика.
2.11.2. Документы, за исключением указанных в п.2.11.1, передаются на хранение Комплектами.
2.12. Сотрудники Сторон, участвующие в выполнении работ в соответствии с настоящим Порядком, несут ответственность за полноту и актуальность вносимой в ПО учетной информации об объектах хранения, ее соответствие сведениям, содержащимся в документах, а также за своевременность выполнения работ в соответствии с настоящим Порядком.
3. Подготовительные и организационные мероприятия
3.1. Назначение ответственных лиц
УФНС, МИ ФНС России по КН, ИФНС и Филиал ФКУ назначают координаторов взаимодействия (основной и замещающий) и ответственных лиц, непосредственно участвующих во взаимодействии, и обмениваются (в части ИФНС через УФНС) информацией о них по форме, установленной приложением N 1 к настоящему Порядку, не позднее 2 (двух) рабочих дней до начала взаимодействия и не позднее 2 (двух) рабочих дней после изменения сведений о назначенных координаторах взаимодействия и об ответственных лицах.
3.2. Разработка Плана-графика передачи документов на централизованное хранение
3.2.1. УФНС, МИ ФНС России по КН в течение 2 (двух) недель с даты утверждения настоящего Порядка, а также ежегодно не позднее 15 ноября направляют в Филиал ФКУ сводные данные о планируемых объемах и сроках передачи документов на централизованное хранение в электронном виде в формате MS Excel (приложение N 2 к настоящему Порядку).
«Клерк» Рубрика Делопроизводство
Вам доверили архив бухгалтерских документов? Это хороший знак. Только ответственному сотруднику руководство может поручить работу с большим массивом документов, в котором отражена вся финансовая жизнь компании. Как разобраться со всем этим сокровищем по букве закона и не навлечь на себя немилость со стороны налоговых инспекторов и прочих непрошеных гостей?
Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов
Общий порядок хранения документов (включая бухгалтерские) установлен архивным законодательством. В частности, речь идет о трех основных нормативных актах: Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Основных правилах работы архивов организации, одобренных решением Росархива от 06.02.2002 г. и Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558.
С 1 января 2013 года в силу вступил новый закон «О бухгалтерском учете», в котором установлено, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность должны храниться не менее пяти лет после отчетного года (ст. 29). Аналогичное требование содержится в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденном Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (п. 98).
Согласно Налоговому кодексу РФ, данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, подлежат хранению в архиве не менее четырех лет. Это касается как юридических лиц, так и индивидуальных предпринимателей в том случае, если иное не предусмотрено законодательством.
Кроме того, до сих пор действует документ, принятый приказом Минфина СССР в 1983 году, – Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, согласно которому сроки хранения документов должны определяться в соответствии с перечнем типовых документов (п. 6.5).
В настоящий момент в архивной практике в основном используется указанный выше Перечень типовых управленческих архивных документов 2010 года. Он представляет собой упорядоченный список документов со сроками их хранения. В частности, раздел 4 «Учет и отчетность» содержит два подраздела: 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность».
Для автоматического определения сроков хранения бухгалтерских документов в режиме онлайн существует специализированный бесплатный сервис «Архивист Онлайн». С его помощью даже новичок может определить сроки хранения бухгалтерских документов по трем перечням. Это в значительной мере ускоряет процесс поиска нужной статьи перечня, но не отменяет необходимость общего ознакомления с правилами пользования документа.
Особо следует отметить, что сохранять нужно не только бумажные, но и электронные документы, поскольку, согласно закону «Об архивном деле», к архивным документам относятся любые документы безотносительно к носителю информации (ст. 5). Более того, на протяжении не менее пяти лет необходимо обеспечивать сохранность средств, служащих для воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи.
Напоследок отметим, что началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены или приняты к учету. Например, исчисление срока хранения дел, составленных в 2013 г., начинается с 1 января 2014 г.
Где лучше хранить бухгалтерские документы
Первый способ сохранить документы – организовать собственный архив. Такое право закреплено за организациями в законе «Об архивном деле». При этом нужно помнить, что он предъявляет строгие требования к созданию архивохранилища, выполнить которые под силу не каждой фирме.
Обязательным условием для организации архива является наличие отдельного помещения, оборудованного системами пожаротушения, вентиляции и безопасности. Для избежания преждевременного выцветания документов в хранилище должны быть установлены специальные полки или стеллажи, а окна иметь шторы или жалюзи. С целью предотвратить попытки несанкционированного доступа рекомендуется ставить металлические решетки и двери.
Если руководство компании приняло решении о создании собственного архива, необходимо позаботиться о разработке номенклатуры дел, копия которой хранится в архиве. Она позволяет осуществлять быстрый поиск необходимых документов. Важно помнить, что, как правило, выдача бухгалтерских документов из архива компании сотрудникам других структурных подразделений допускается только с разрешения главного бухгалтера.
Внеофисное хранение документов – альтернативный способ хранения документов, который заключается в привлечении ресурсов профессиональной архивной компании. Поскольку документы хранятся в территориально распределенном архиве (за пределами офиса) третьей стороны, то это увеличивает шансы на их сохранность в случае форс-мажорных обстоятельств или незаконного проникновения на территорию офиса.
Обычно архивные компании предоставляют в пользование полностью оборудованный архив с соблюдением правил безопасности и порядка работы с архивными документами. Для сотрудников компании (офис-менеджеров, секретарей, бухгалтеров, архивистов и др.) это означает существенное снижение рабочей нагрузки, а для фирмы – снижение затрат на создание и содержание собственного архива.
Выбор способа хранения бухгалтерских документов определяется финансовыми возможностями компании, количеством архивных документов и динамикой их прироста. В некоторых случаях решающим фактором становятся требования службы безопасности, которым зачастую могут соответствовать только архивы профессиональных компаний.
Процедура уничтожения: избавляемся от ненужных документов
Как правило, бухгалтерский документ считается ненужным, если сроки его хранения истекли. Правда, в исключительных случаях (например, во время судебных разбирательств) в интересах компании сохранять некоторые бухгалтерские документы свыше установленных законом сроков. За консультацией о том, какие документы подлежат выделению к уничтожению, а какие следует придержать на архивных полках, лучше обратиться к специалистам архивных компаний, которые каждый день сталкиваются с практикой уничтожения бухгалтерских документов.
Общая процедура уничтожения документов (не только бухгалтерских) состоит в предварительном проведении экспертизы ценности документов, составлении акта о выделении дел на уничтожение и физическом уничтожении отслужившей макулатуры.
Итак, первым шагом является создание экспертной комиссии (ЭК), члены которой занимаются отбором и подготовкой документов для их передачи в архив, а также выделением к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Согласно Примерному положению о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденному Приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2, в состав комиссии входят наиболее квалифицированные сотрудники из разных структурных подразделений.
В том случае если организация является источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, то уничтожение документов должно осуществляться только после согласования с соответствующими архивными органами.
Другой важный момент: бухгалтерские документы с истекшими сроками хранения могут быть выделены к уничтожению после того, как были составлены годовые разделы описей дел постоянного хранения. Если документ постоянного срока хранения отсутствует, а его данные могут быть восстановлены с помощью документов временного срока хранения, то последние уничтожению не подлежат.
Большинство документов уничтожается с составлением соответствующего акта, унифицированной формы которого не предусмотрено (однако в нем должны присутствовать обязательные реквизиты). Кроме акта на уничтожение дел, составляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором указаны дата передачи, общее количество документов и вес принятых дел. Без такой накладной акт на уничтожение дел будет признан недействительным.
Проведение процедуры уничтожения бухгалтерских документов – от этапа проведения экспертизы ценности до физического уничтожения (утилизации) – возможно путем привлечения сотрудников профессиональных архивных компаний. Как правило, услуга по выделению дел на уничтожение включает в себя все необходимые мероприятия, реализуемые с учетом архивного законодательства и реальной практикой организации. Если архив находится в запущенном состоянии, то предварительно рекомендуется выполнение комплекса процедур по архивной обработке. Это способно не только сократить риски некорректного отбора документов и ошибочного их уничтожения, но и стать хорошим заделом на будущее в деле самостоятельного (и правильного!) ведения архива бухгалтерских документов.
Штрафы за неправильное хранение и непредставление бухгалтерских документов
На первые взгляд, наказание за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, предусмотренное Кодексом административных правонарушений в размере от 100 до 300 руб. для граждан и от 300 до 500 руб. для должностных лиц (ст. 13.20), выглядит смешным. Но перемножьте эти цифры на количество, например, потерянных документов, и вы получите итоговый размер штрафа с уже не столь безобидными несколькими нулями.
При неисполнении обязанности, порядка или сроков хранения документов обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ юридическое лицо может поплатиться штрафом до 300 000 руб., а должностные лица – до 5000 руб. (ч. 1 и 2 ст. 13.25 КоАП РФ).
Судебная практика доказывает, что понести незапланированные денежные расходы организация может как за нарушение правил хранения, так и за несвоевременное представление документов по запросу контролирующих органов. В последние годы законодательные требования в этой сфере заметно ужесточились. Так, с 2010 года действуют новые поправки в НК РФ, согласно которым штраф за непредставление документов для организаций и индивидуальных предпринимателей увеличился с 50 до 200 руб. за каждый документ (ст. 126). За несообщение сведений налоговому органу грозят выплаты до 5000 руб., а при неоднократном нарушении в течение года – до 20 000 руб. (ст. 129.1).
В отдельных случаях за непредставление документов против нарушителя может быть возбуждено уголовное дело. Например, за неправомерный отказ должностного лица в предоставлении собранных в установленном порядке документов и материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо предоставление гражданину неполной или заведомо ложной информации, если эти деяния причинили вред правам и законным интересам граждан налагается штраф в размере до 200 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет (ст. 140 УК РФ).
Согласно новой редакции статьи 19.4.1. КоАП РФ «Воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа государственного контроля (надзора)», при воспрепятствовании проведению проверок или уклонение от таких проверок на граждан налагается штраф от 500 до 1000 руб., на должностных лиц – от 2000 до 4000 руб., на юридических – от 5000 до 10 000 руб. Действия или бездействия, повлекшие невозможность проведения или завершения проверки, предполагают выплату штрафа в размере от 5000 до 10 000 руб. для должностных лиц, от 20 000 до 50 000 руб. – для юридических лиц.
С особым вниманием следует отнестись к хранению бухгалтерских документов, связанных с деятельностью отдела маркетинга и рекламы. При нарушении сроков хранения договоров на производство, размещение или распространение рекламы установлены штрафы для граждан в размере от 1000 до 2000 руб., должностных лиц – от 2000 до 10 000 руб., юридических лиц – от 20 000 до 200 000 руб. (ст. 19.31 КоАП РФ).
К сожалению, для многих компаний именно запущенный архив становится горящей путевкой к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов. Что можно предпринять для того, чтобы минимизировать возможные денежные потери? Во-первых, при проведении комплексной архивной обработке и соблюдении процедуры выделения дел на уничтожение риски получить штраф снижаются многократно. Во-вторых, в тех организациях, где была внедрена система электронного архива, потеря документов или их порча являются маловероятным развитием событий. Электронный архив документов, который представляет собой систематизированные цифровые копии бумажных документов, служит гарантией того, что в нужный момент нужный документ всегда окажется под рукой. В-третьих, с целью выиграть время, когда на пороге уже стоит любимый инспектор, руководство некоторых компаний передает до кументы в территориально распределенный архив (внеофисное хранение), который может располагаться даже в другом городе.
вторник, 15 ноября 2016 г.
Порядок организации централизованного хранения документов Федеральной налоговой службы
Приказом ФНС России от 17 октября 2016 года № ММВ-7-10/564@ утвержден «Порядок организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц».
Ранее действовавший «Порядок организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц», утвержденный приказом ФНС России от 30 июля 2014 года № ММВ-7-14/394@, признан утратившим силу.
Мой комментарий: Когда один документ заменяется новым с тем названием, в первую очередь вызывают интерес изменения в его содержании. В данном случае даже изучение раздела «Основные термины и понятия» показывает, что изменения произошли серьезные.
В обоих документах присутствуют термины: «архивная тара» и «объект хранения» (в «старом» документе этот термин использовался, но не был определен- Н.Х.). Это связано с тем, что налоговые органы уже практически полностью отошли от традиционных методов обработки документов и формирования их в дела. Не случайно понятия «регистрационное дело» и «учетное дело» в новом Порядке заменены на понятия «документы по регистрации» и «документы по учету». Исчезло понятие «пачка», поскольку теперь документы в пачки комплектоваться не будут.
Порядок организации централизованного хранения документов, образующихся при государственной регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, учете организаций и физических лиц, утв. приказом ФНС России от 17 октября 2016 года № ММВ-7-10/564@
Объект хранения: Документы по регистрации, прошедшие централизованную обработку; дело (том дела), подлежащие передаче или переданные на централизованное хранение
Архивная тара: Тара установленного типоразмера, предназначенная для размещения в ней объектов хранения в хранилище, зарегистрированная в ПО
Централизованное хранение документов налоговых органов будет осуществлять Федеральное казенное учреждение (ФКУ) «Налог-Сервис» ФНС России и его филиалы. Перечень налоговых органов, документы которых будут храниться в филиалах ФКУ, будет определяться ФНС России.
Мой комментарий: Хранение документов налоговых органов будет осуществлять самостоятельное юридическое лицо, которое фактически будет исполнять функции ведомственного архива.. Ключевой особенностью этой системы хранения является то, что все поступившие на хранение документы не только зарегистрированы в единой СЭД, но и отсканированы, и их образы также размещены в СЭД. При такой организации работы, как показывает практика, обращений к подлинникам документов очень мало, а электронный учет позволяет быстро находить необходимые материалы.
Филиал ФКУ может осуществлять централизованное хранение объектов хранения (п.2.2).:
- Инспекций ФНС (НО),
- Межрегиональных инспекций ФНС по крупнейшим налогоплательщикам (МИ ФНС России по КН),
- Управлений ФНС по субъекту Российской Федерации, осуществляющих функцию по государственной регистрации юридических лиц по специальному порядку.
- По регистрации, прошедшие централизованную обработку и не прошедшие централизованную обработку;
- По учету;
- Представленные в целях ведения реестра дисквалифицированных лиц.
Все объекты хранения передаются в филиалы ФКУ с сопроводительными документами, которые формируются в отдельные дела в хронологической последовательности в соответствии с номенклатурой дел (п.2.6). Информационное взаимодействие сторон осуществляется средствами СЭД (п.2.7).
Документы в отношении одного юридического лица или индивидуального предпринимателя могут храниться в разных архивных тарах, но включение листов одного документа в разные архивные тары не допускается (п.5.3).
Мой комментарий: Обратите внимание, что данный документ устанавливает совершенно другую, отличную от традиционной систему хранения – формирование документов в физические дела по конкретным организациям и физическим лицам не ведется.
В дела, которые маркируется этикеткой с двухмерным штрих-кодом, формируются документы (п. 5.5.1):
- По регистрации, не прошедшие централизованную обработку, а также документы
- По учету,
- Представленные в целях ведения реестра дисквалифицированных лиц формируются в дела (тома дел) - уникальным номером, формируемым в ПО.
В отдельную архивную тару формируются объекты хранения, срок хранения которых еще не определен (п.5.5.7).
Для обеспечения сохранности документов филиал ФКУ должен осуществлять весь комплекс мероприятий в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного управления и организациях», утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, регистрационный номер 38830) и Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (п.7).
Мой комментарий: Вообще-то «Основные правила работы…» сами по себе не являются нормативным документом, но поскольку Федеральная налоговая служба сама установила требования о том, что этот документ должен применяться в обязательном порядке, то для ФНС и подведомственным ей организаций он тем самым становится нормативным :)
Право доступа в помещение хранилища имеют уполномоченные должностные лица филиала ФКУ, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении.
Хранение осуществляется в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения и утраты, искажения, подделки документов и утраты содержащейся в них информации.
Объекты хранения располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск.
Документы являются основой для работы любой организации. Их правильное ведение позволяет не только своевременно отчитываться о своей деятельности перед контролирующими органами, но и управлять учреждением или предприятием, а также анализировать допущенные ранее ошибки. Для того чтобы усовершенствовать управление, необходимо не только составлять, но и хранить ранее написанные документы. О правилах и процедуре хранения пойдёт речь в нашей статье.
Правила хранения документов
Основной перечень правил, по которым производится хранение деловых бумаг, перечислены в перечне, который был утверждён Министерством культуры Российской Федерации в 2010 г. Перечисленные сроки оберегания документов, приказов руководителей, отчёты подразделений, бухгалтерская документация, бумаги по личному составу и другие документы, указанные в перечне должны сохраняться в соответствующих условиях. При этом указанные правила хранения (требования по микроклимату, обеспечению безопасности, используемой таре и так далее), должны соблюдать не только государственные органы, органы местного самоуправления, но и другие организации и предприятия, независимо от отрасли, в которой они работают и формы собственности.
Бумага и чернила. Что им грозит?
Для сохранности записанной или напечатанной информации, сберегаемые документ должны оставаться читаемы. Для этого необходимо обеспечить физическую и химическую стабильность бумажного носителя в течение длительного времени. К сожалению, далеко не всегда удаётся это обеспечить из-за технологических процессов, используемых при производстве бумаги и чернил. К примеру, повышенная кислотность древесной целлюлозы, необходимой для изготовления бумаги, провоцирует её разрушение из-за гидролиза химических связей, начинающегося через определённый промежуток времени.
Основные враги бумаги
Огонь
Бумага относится к пожароопасным материалам, а воздействие открытого огня приводит к её уничтожению. Именно поэтому в архивах используются системы пожаротушения, гасящие пожары без помощи воды. Помимо этого, хранить документы необходимо в коробах, которые располагаются максимально близко друг к другу. Это позволяет уменьшить скорость распространения огня и увеличить скорость его ликвидации, что позволяет сохранить большее число документов. Наличие же разделителей, как между, так и внутри коробов ещё больше увеличивает шансы сохранить документы.
Избыток влаги, равно как и её недостаток, так же приводит к необратимой порче документов, поэтому в архиве необходимо поддерживать определённую влажность. Использование архивных коробов, наряду с климатической установкой позволяет хранить деловые бумаги установленный законодательством срок.
Короба для архивного хранения
Одним из направлений деятельности нашей компании является изготовление архивных коробов. В зависимости от нужд клиентов и документов, которые будут храниться в коробках, мы производим архивные короба, различающиеся между собой способом открывания, ориентировкой в пространстве, объёмом и другими характеристиками. Каждая из изготавливаемых моделей способна в течение определённого промежутка времени защищать хранящиеся бумаги от влажности, высокой температуры и иных неблагоприятных факторов.
Почему нельзя хранить в пластике
Правилами хранения документов запрещено использовать пластик для их хранения. Это связано с тем, что после определённого промежутка времени, пластик не только прилипает к бумаге, но и начинает химически взаимодействовать с чернилами. Это ведёт к неизбежной порче документов и потери хранимой информации.
Если вам нужно изготовить архивные короба, обратитесь в интернет-магазин "ВсяУпаковка.ру" и в нашем перечне товаров вы найдёте необходимую тару для хранения Ваших документов.
Из каких материалов делают архивные короба? Подробнее.
Читайте также: