1с зарплата кадры не считает налоги
Опубликовано: 14.05.2024
Пожалуй, один из самых значимых и трудных вопросов при расчете заработной платы – это исчисление и удержание НДФЛ.
И от того, насколько корректно будут отражены операции по его учету зависит:
- в первую очередь – расчеты с сотрудниками,
- во вторую очередь – формирование отчетности.
Или наоборот, кому как нравится.
Предлагаю познакомиться, или для кого-то вспомнить, со стандартными возможностями программы 1С: Зарплата и управление персоналом ред. 3.1 (1С: Зарплата и кадры государственного учреждения ред.3.1), которые помогут нам в решении этой сложной задачи.
Что необходимо сделать бухгалтеру, чтобы проверить правильность исчисления НДФЛ?
После того, как завершено начисление заработной платы за месяц следует себя проверить: а все ли документы учтены для НДФЛ?
Для этого воспользуемся документом Перерасчет НДФЛ. Если все расчеты в базе проведены корректно, то документ НЕ будет заполнен.
Для демонстрации поведения данного документа введем документ Премия уже после проведения документа Начисление заработной платы.
Далее заполним вышеупомянутый документ.
В данной ситуации мы наблюдаем, что программа обнаружила, что следует доначислить налог. Поэтому нам необходимо пересчитать налог на доходы физических лиц в документе начисления заработной платы.
В программе довольно большой перечень отчетов, которые помогаю пользователю для анализа проведенных расчетов.
Первый отчет, который заслуживает нашего внимания – Сводная справка 2-НДФЛ.
С её помощью можно проверить исчисление налоговой базы и самого налога арифметически, путем нахождения разницы между суммой дохода и вычетов, предоставленных сотрудникам и умножения налоговой базы на ставку соответственно.
Если присутствует разница, между исчисленным налогом в базе, и суммой налога, полученной расчетным путем – следует найти сотрудников, по которым допущены ошибки.
Также данный отчет автоматически нам представит информацию по тем сотрудникам, у которых суммы удержанного и перечисленного налога не равны исчисленным. Для этого необходимо немного до настроить отчет, а точнее подключить «флажки».
Итак, посмотрим, как выглядит данная форма при подключенных флажках.
В моем примере эти суммы отличаются по той простой причине, что еще не проведена выплата за последний месяц.
После проведения выплаты, данный отчет будет выглядеть вот так.
И еще один вариант данного отчета.
Напомню, почему важно добиваться того, чтобы суммы исчисленного, удержанного и перечисленного налога должны быть равны – именно на этих данных строится формирование отчетов 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и взаиморасчеты с сотрудниками.
Для получения более детальной информации по возможным ошибкам воспользуемся другим отчетом. В нем также можно подключить возможность цветового выделения несоответствий между интересующими нас показателями, как было показано выше.
Следующий отчет покажет движения по документам-основаниям. При его формировании мы получим детальную информацию по каким документам еще не проведена выплата дохода сотруднику.
Для анализа получения дохода по датам можно воспользоваться одноименным отчетом. Он особенно ценен при заполнении отчета 6-НДФЛ.
Еще один полезный отчет, который поможет при анализе взаиморасчетов с сотрудниками.
Ну и напоследок скажу о том, что этими отчетами следует пользоваться ДО выплаты сотрудникам заработной платы.
Также следует обратить внимание на такой момент – при формировании ведомости на выплату заработной платы – сравните суммы исчисленного НДФЛ по полному своду и сумму НДФЛ к перечислению из ведомости. Если в течение месяца не было каких-либо межрасчетных выплат, то эти суммы должны быть равны между собой.
Для сравнения прикладываю вам «красивый» вариант.
Обращаю ваше внимание, что в статье рассмотрен вариант без деления выплат по статьям финансирования. На практике нужно учитывать еще и этот нюанс.
Желаю с легкостью считать заработную плату и НДФЛ.
Если возникли вопросы – звоните по телефону 8 (3852) 66-88-79.
- О компании
- Статусы компании
- Часто задаваемые вопросы
- Вакансии
- Партнеры
- Реквизиты
- Контакты
- Пользовательское соглашение
- Трансляция
- Карта сайта
Ошибки НДФЛ в 1С
В 1С программе начисленный и удержанный НДФЛ не совпадает
Ошибка №1: Неправильная дата в межрасчетных документах в 1С
В программах 1С: Зарплата и управление персоналом и 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения неправильно указанная дата в межрасчетных документах ведет к неправильному определению удержанного налога. Дата, указанная в документе, должна соответствовать дате ведомости, то есть она должна быть либо меньше, либо равна. Обычно подобные ошибки возникают в случае заполнения документов задним числом.
Рассмотрим пример. Пусть 28.09.2018 г. внесен документ – «отпуск», который был выплачен 01.09.2018 г. Дата документа заполнилась по умолчанию 28.09.18. Бухгалтер не заметил ошибку и продолжил заполнять документы. В ведомости в банк уже указана правильная дата, но сумма отпускных заполнилась, а сумма удержанного налога – нет.
Ошибка №2: Планируемая дата выплаты доходов в 1С
В 6-НФДЛ Строка 100 – дата фактического получения дохода указана 01.09.2018 г., эта дата из документа «отпуск». Дальше, 110 строка, дата удержания налога – это дата ведомости на выплату 10.09.2018 г. И 120 строка – срок перечисления НДФЛ. Для дохода в виде отпускных 100 строка должна совпадать с датой выплаты этих отпускных(строка 110). А в данном случае форма 6-НДФЛ будет заполнена некорректно.
Ошибка №3: Несоответствие дат в 1С
Еще одна из распространенных ошибок, из-за которых неправильно заполняется форма 6-НДФЛ – не заполняется 130 строка (доходы). Это происходит, если не совпадают даты в учете доходов, исчисленного налога и удержанного налога.
Опять за пример возьмем документ «отпуск». Дата получения дохода указывается в регистре «Учет доходов для исчисления НДФЛ». Смотрим исчисленный НДФЛ, более подробную информацию можно узнать, нажав на зеленый карандаш. Здесь указана дата получения дохода, с которого был начислен налог. Эта дата должна совпадать с датой выплаты. Теперь посмотрим, что дата получения дохода из регистра – расчеты налогоплательщика с бюджетом по НДФЛ, там, где у нас исчисленный налог, заполнен правильно в колонке – дата получения дохода.
После проверяем удержанный налог в документе – ведомость на выплату. Необходимо нажать двойным кликом на сумму НДФЛ в документе. Откроется расшифровка, теперь проверяем, что удержанный налог так же фиксируется в привязке к дате получения дохода.
Дата определяется автоматически и сразу указывается в документе. При проведении записывается в регистр – расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ, уже со знаком минус, так фиксируется удержанный налог.
Эти три даты должны совпадать: дата учета дохода, дата получения дохода, исчисленного дохода и дата в учете удержанного налога. Если в регистре – учет доходов для исчисления НДФЛ будет другая дата, то произойдет несоответствие. В форме 6-НДФЛ не определится сумма по 130 строке, и строка 100 заполнится по данным учета удержанного налога. Поэтому, сумма налога заполнится, а сумма дохода нет, из-за нестыковки дат.
Ошибка №4: Нет дохода к выплате или возникла переплата по сотруднику в 1С
Налог на доходы физических лиц считается удержанным, если он заполнен в документе «ведомость». Если человек был в отпуске, или на больничном, и ему был переплачен аванс, то у него нет сумм к выплате. Он не попадает в ведомость и колонка НФДЛ не заполняется. Следовательно, налог остается неудержанным. В таком случае, после формирования «Анализа НФДЛ» с разбивкой по сотрудникам и выявлении неудержанного НФДЛ, сотрудников, которые автоматически не попали в ведомости из-за отсутствия сумм к выплате, нужно добавить в документ ведомость ручную через кнопку «Подбор». У сотрудников не будет сумм дохода, но заполнится колонка НФДЛ, что и запишет суммы налога в регистр, как удержанный НФДЛ.
Условно цикл расчета зарплаты можно разделить на этапы:
Ввод изменений оплаты. Назначение новых удержаний.
Ввод документов -«отклонений»(отпуска, больничные, командировки, увольнения, работа в праздники) и межрасчетные выплаты.
Ввод отдельных документов на начисления.
Отражение зарплаты в учете.
В списке нет договоров ГПХ, -о них отдельно
Ввод изменений оплаты. Назначение удержаний.
Ввод документов -«отклонений»(отпуска, больничные, командировки, увольнения, работа в праздники) и межрасчетные выплаты.
Ввод отдельных документов на начисления.
Несколько слов о документе Табель.
Программа позволяет вести учет времени т. н. «методом отклонений».
Т.е. если не указано иное, работник считается отработавшим время, указанное в его графике.
Документы -«отклонения» вытесняют явки видами рабочего времени из документов-отклонений.
Т.е. вместо явки эти документы устанавливают, например, неявку по невыясненной причине, больничный отпуск, командировки и т. п. Или добавляют работу в праздники и выходные.
Печатную форму табеля Т-9 перед расчетом зарплаты мы можем увидеть в разделе Зарплата, отчеты по зарплате.
Так что, по большому счету, документ Табель для расчета зарплаты не является необходимостью, а является дополнительным источником ошибок вида «Внесли отклонения-забыли изменить Табель».
Кроме того, при просмотре уже введенного Табеля прошлого периода и нажатия кнопки Провести и закрыть в документе Начисление зарплаты и взносов за соответствующий месяц появляется сообщение о необходимости перерасчета.
А во вкладке Доначисления, перерасчеты документа Начисление зарплаты и взносов последующего месяца появляются одни и те же суммы с плюсом и минусом.
Без документа Табель нельзя обойтись в случаях, когда:
-в нормальном режиме работы фактическое время явок и/или дни явок не совпадают с графиком;
- сотрудники, работающие посменно, внепланово меняются сменами;
- используется несколько видов рабочего времени. Например, водителю по одной ставке оплачиваются поездки, а по другой ремонт,-и в Табеле необходимо внести отдельно дни-часы поездок и ремонта.
Чтобы программа дала возможность вносить в документ Табель изменения, отличные от графика работы сотрудника, необходимо в разделе Настройки, Расчет зарплаты-снять флаг Проверять соответствие фактического времени плановому.
В документ Начисление зарплаты и взносов по кнопке Заполнить или Подбор попадают начисления сотрудников, которые отсутствуют в других документах Начисление зарплаты и взносов за этот месяц.
Если выбрать подразделение, то заполнятся начисления работников данного подразделения.
Список сотрудников формируется не по алфавиту, а с учетом иерархии подразделений и должностей(т.е. сначала администрация, в ней первыми директор, главбух, а затем остальные).
Изменить в данном документе сортировку по любому полю можно с помощью кнопки Еще, Сортировать по возрастанию.
Изменить сортировку сотрудников во всех документах можно в разделе Администрирование, Дополнительные настройки, оставив только По сотруднику флаг Имя.
В документе Начисление зарплаты и взносов -доступна кнопка Расчетный листок, по которой будет показан расчетный листок одного сотрудника, причем в нем будет показаны и те начисления, которые сделаны в этом месяце другими документами (больничный, премия и т. п.)
Расчетный листок по нескольким (или всем) сотрудникам можно сформировать в разделе Зарплата, Отчеты по зарплате.
Удобна кнопка Показать подробности расчета. По ней в табличную часть выводятся показатели вида начисления и можно непосредственно в документе проверить правильность расчета.
Документ позволяет вносить изменения вручную во все вкладки, в том числе НДФЛ и Взносы. Ручные изменения будут отмечены в документе выделенным шрифтом.
НДФЛ и взносы, откорректированные вручную, программа пересчитает в следующем месяце.
Начисления, у которых вручную изменялись показатели, в следующем месяце попадают во вкладку Доначисления, перерасчеты.
Можно убирать такие доначисления вручную из месяца в месяц, можно убрать их раз и навсегда, но имеет смысл изменять суммы и показатели не в документе Начисление зарплаты и взносов непосредственно, а в документах, назначающих эти показатели.
Т.е. вместо корректировки суммы премии — изменить процент премии или вид премии документами:
- Изменение оплаты сотрудника;
- Изменение плановых начислений и т.п.
Вместо ручного изменения дней начисления - документами-«отклонениями» отразить неявки и т.п. Вместо ручного изменения часов явок,-ввести документ Табель.
Необходимость корректировки взносов можно проверить отчетом Проверка расчета взносов из раздела Налоги и взносы, Отчеты по налогам и взносам.
Необходимость корректировки НДФЛ можно проверить отчетом Анализ НДФЛ по месяцам или Регистр налогового учета по НДФЛ из того же раздела.
Во вкладках НДФЛ и Взносы есть удобные кнопки Пересчитать НДФЛ и Пересчитать взносы. Эти кнопки позволяют пересчитать суммы налогов(взносов) без пересчета начислений.
Выплатить зарплату «под расчет» необходимо в разделе Выплаты с помощью документа Ведомости (в банк, в кассу, на счета, -как назначено сотруднику) с операцией Зарплата за месяц.
Если выбрать подразделение, то по кнопке Заполнить в документ попадут сотрудники только выбранного подразделения.
Программа позволяет разделить списки сотрудников и получателей по договорам ГПХ.
Для подбора в ведомость только сотрудников по трудовым договорам используется операция Зарплата работников и служащих.
Для подбора только получателей по договорам ГПХ-операция Вознаграждение сотрудникам по договорам ГПХ.
В Ведомость подбирается сумма с учетом начального сальдо за месяц.
Т.е. если на начало месяца была задолженность за организацией, то сумма в ведомости будет больше рассчитанной за месяц, а если задолженность за сотрудником,-сумма будет меньше рассчитанной за месяц.
В Ведомости при открытии ссылки Выплата зарплаты и перечисление НДФЛ есть флаг Налог перечислен вместе с зарплатой.
В ведомостях окончательного расчета флаг необходимо оставить установленным.
Можно внести только реквизиты платежного поручения для отражения в Регистре налогового учета по НДФЛ.
Другое дело ведомости межрасчетных выплат с операциями Отпускные и Больничные.
Законодательство разрешает перечислять НДФЛ с таких выплат не сразу после выплат, а в последнем дне месяца выплаты.
Если организация перечисляет НДФЛ с больничных и отпускных в конце месяца, флаг необходимо снять и внести данные о перечислении НДФЛ в бюджет,-по ссылке Внести данные о перечислении НДФЛ в бюджет. Или в разделе Налоги и взносы в журнале документов Перечисления НДФЛ в бюджет создать один документ для нескольких отпускных и больничных.
Данные о перечислении НДФЛ будут использоваться в отчетах 2-НДФЛ и Регистр налогового учета по НДФЛ.
Для проверки состояния расчетов за месяц (и за любой период) можно использовать удобный отчет Анализ зарплаты по сотрудникам (помесячно) из раздела Зарплата, Отчеты по зарплате.
Отчет показывает сальдо с привязкой к месяцу начисления. Т.е. если есть ведомости на всю сумму за указанный месяц, то сальдо показывается нулевое, без учета даты ведомостей (среди которых могут быть и даты следующего месяца).
Отчет позволяет добраться до документа, который рассчитал сумму.
Для этого необходимо установить указатель на поле с нужной суммой, двойным щелчком мыши выбрать из списка Регистратор.
И получим список документов, с помощью которых начислена сумма.
Двойным щелчком мыши на название документа -попадем в сам документ.
В разделе Зарплата, Отчеты по зарплате можно распечатать:
- Расчетную ведомомоть Т-51;
- отчеты Полный свод начислений и выплат, Краткий свод, Удержания из зарплаты и др.
В разделе Налоги и взносы, Отчеты по налогам и взносам полезны могут быть:
- Налоги и взносы(кратко);
- Проверка расчета взносов;
Отчет покажет различие расчетной величины взносов и фактически исчисленных.
- Анализ НДФЛ помесячно;
В нем можем видеть все суммы, которые участвуют в отчете 2-НДФЛ-исчислено, удержано, перечислено.
- Регистр налогового учета по НДФЛ;
- Проверка Разд.2 6-НДФЛ.
Отчет позволяет показать полную расшифровку Раздела 2, а при отборе по одному сотруднику найти причину ошибки разрыва раздела, когда доход попадает в один блок, а налог в другой блок Раздела 2 6-НДФЛ.
Суммы попадут в этот отчет (и в 6-НДФЛ) только если вошли в ведомость на выплату (за исключением аванса).
Отчет является полезным инструментом для выявления ошибок 6-НДФЛ еще на этапе расчета зарплаты, когда их исправление не требует больших трудозатрат.
Последним звеном в расчете зарплаты за месяц служит документ Отражение зарплаты в учете.
Именно этот документ служит для формирования проводок при синхронизации с программой Бухгалтерия предприятия.
Данные в документ попадают по кнопке Заполнить.
После этого необходимо проверить заполненность полей
во вкладке Начисления:
- Способ отражения (кроме пособий за счет ФСС)
во вкладке Начисленный НДФЛ:
Для проверки документа можно использовать отчет
Бух.учет зарплаты из раздела Зарплата.
Данную статью решила написать не случайно, так как отчетный 2018 год, так или иначе, уже подходит к концу, но у бухгалтеров ещё есть время, чтобы провести работу по проверке и внесению поправок в учете для корректного формирования годового отчета 6-НДФЛ.
Поэтому, данное положение дел я называю – ситуация «цугцванг» , когда для бухгалтера наступает безвыходная обстановка, и любые уже его действия приводят только к ухудшению существующих дел и означает заведомо плохой результат, но и бездействие тоже нельзя допустить, так как начисление заработной платы – это ежемесячная и обязательная операция. Поэтому бухгалтер стеснен в своих действиях, он потерян, не знает, за что взяться для исправления, а времени свободного на полное исправление учета с самого начала года уже нет. Поэтому, чаще всего, данные ошибки остаются, а отчеты бухгалтер собирает руками, ругая программу, что она неверно считает зарплату и налоги.
В этой статье я не ставлю своей задачей писать полную методологию ведения учета в 1С:ЗУП 3.1, а рекомендую к самостоятельному изучению на портале 1С:ИТС данного вопроса, там максимально подробно и понятно все изложено. Эту статью хочу посвятить грубейшим ошибкам, которые делаются в первичных документах и приводят к необратимым «патовым последствиям».
ОШИБКА №1: ДАТА В МЕЖРАСЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТАХ
На первый взгляд, кажется, что ошибка не имеет никакого отношения к НДФЛ, тем не менее, приводит к неправильному расчету, вернее определению удержанного налога. Бухгалтер неправильно указывает дату в межрасчетных документах. Например, в таких
документах, как отпуск, больничный и др. Правильная дата начисления, то есть дата документа в программе, должна быть меньше, либо равна дате ведомости, которой мы выплачиваем этот доход. Такая ошибка зачастую возникает тогда, когда мы заносим документы задним числом.
Например, рассмотрим ситуацию с отпуском. Пусть 25.10.2018 г. я внесла документ - отпуск (Рис.1,п.1), который был выплачен 01.10.2018 г. (Рис.1,п.3). Естественно, что дата документа по умолчанию у меня заполнилась текущая (Рис.1,п.1), которой я заношу документы 25.10.2018 г. Я этого, как часто бывает, не заметила и дальше стала регистрировать выплату отпускных (Рис.1,п.2,п.4).
В документ ведомость в банк я уже проставляю правильную дату 01.10.2018 г. (Рис.1,п.5), но при автоматическом заполнении документа, сумма отпускных заполнилась (Рис.1,п.6), а сумма НДФЛ к перечислению, то есть сумма удержанного налога - не определилась (Рис.1,п.7).
Рис.1
Рис.2
ОШИБКА №2: ПЛАНИРУЕМАЯ ДАТА ВЫПЛАТЫ ДОХОДА
Следующая ошибка, которая приводит к некорректному заполнению формы 6-НДФЛ. И, опять рассмотрим в таких документах, как отпуск . В межрасчетных документах есть такой реквизит, как планируемая дата выплаты, она фиксируется, как дата фактического получения дохода, с кодами доходов, отличных от кода 2000. Очень важно эту дату корректировать, если по факту выплаты этих доходов прошла в какой-то другой день. Поскольку, именно эта дата, попадает в форму 6-НДФЛ в строку 100. И рассмотрим тот же пример с отпуском, который рассматривали в ошибке №1. Планировали выплатить 01.10.2018 г. (Рис.3,п.1), а по факту выплатили, допустим, 10.10.2018 г. (Рис.3,п.2).
Препроводим выплату и заполняем форму 6-НДФЛ (Рис.3,п.3), посмотрим, что же у нас получилось. Проверяем наш блок строк,
соответствующим этим отпускным (Рис.3, п.4,5,6). Стока 100 – дата фактического получения дохода указано 01.10.2018 г. (Рис.3, п.4), эта дата из документа отпуск (Рис.3,п.1). Дальше, 110 строка, дата удержания налога (Рис.3,п. 5) – это дата ведомости на выплату 10.10.2018 г. (Рис.3,п.2). И остается 120 строка – срок перечисления НДФЛ (Рис.3,п.6). Для дохода в виде отпускных 100 строка должна совпадать с датой выплаты этих отпускных, строка 110. А мы видим сейчас, что форма 6-НДФЛ заполнена некорректно.
Рис.3
ОШИБКА №3: НЕСООТВЕТСТВИЕ ДАТ
Следующая ошибка, которая приводит к неправильному заполнению формы 6-НДФЛ – не заполняется 130 строка, там, где у нас указываются доходы. Возникает она вследствие того, что не совпадает дата получения дохода в трех учетах: в учете доходов, исчисленного налога и удержанного налога. И, опять по традиции будем разбираться с нашим примером по отпуску сотрудника.
Дата получения дохода, попадающая в учет доходов, отражается в реквизите – планируемая дата выплаты (Рис.5,п.1). Она при
проведении документа записывается в регистр - учет доходов для исчисления НДФЛ (Рис.5,п.2,3).
Затем, смотрим исчисленный НДФЛ, более подробно можно посмотреть по кнопке - зеленый карандаш (Рис.5,п.4), здесь у нас так же фиксируется дата получения дохода, с которого был исчислен этот налог (Рис.5,п.5). И, очень важно, чтобы эта дата с датой выплаты, указанной в документе отпуск, совпадала. Теперь посмотрим, что дата получения дохода из регистра – расчеты налогоплательщика с бюджетом по НДФЛ , там, где у нас исчисленный налог, заполнен правильно в колонке - дата получения дохода (Рис.5,п.6,7).
Рис.5
Дальше проверяем удержанный налог в документе – ведомость на выплату . Нажимаем двойным кликом на сумму НДФЛ (Рис.5,п.1) в документе и открываем расшифровку и проверяем, что удержанный налог так же фиксируется в привязке к дате получения дохода (Рис.5,п.2).
Определяется дата автоматически при заполнении документа и фиксируется в документе. При проведении записывается в регистр – расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ (Рис.6,п.3), уже со знаком минус, удержанный налог так фиксируется (Рис.6,п.4).
Я до этого писала, что все три даты у нас должны совпадать. Совпадает дата учета дохода (Рис.5,п.2,3), дата получения дохода, исчисленного дохода (Рис.5,п.6,7) и дата в учете удержанного налога (Рис.6,п.3,4). Если у нас в регистре - учет доходов для исчисления НДФЛ будет другая дата, то произойдет несоответствие. В форме 6-НДФЛ не определится сумма по 130 строке и строка 100 заполнится по данным учета удержанного налога (Рис.7). Поэтому, сумма налога заполнится, а сумма дохода нет, из-за нестыковки дат.
Сегодня на этом все! Если данная статья оказалась вам полезной, то обязательно подписывайтесь на рассылку, оставляйте комментарии и не пропускайте новые статьи.
При ведении учета в программах 1С 8.3 и 8.2 с 2016 года важно отслеживать соответствие между фактической датой получения дохода, которая учитывается в регистре учета доходов (в ЗУП 3.0, Бухгалтерии 3.0 это регистр накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ, в ЗУП 2.5 – регистр накопления НДФЛ Сведения о доходах) и той, которая учлась в регистре учёта налога (в ЗУП 3.0 и Бухгалтерии 3.0 это регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ, в ЗУП 2.5 – НДФЛ Расчеты с бюджетом). Если между ними возникнет рассинхронизация, то в программе 1С возникнут ошибки при начислении налога.
Важно! Что бы избежать возможных ошибок по НДФЛ отслеживайте в программе 1С 8.3 (8.2) соответствие между датой дохода в регистре учета доходов и датой дохода в регистре учета налога, в противном случае в программе будут ошибки при начислении налога.
При регистрации каких-либо доходов в программе фиксируется дата фактического получения дохода. Для доходов с кодом 2000 – это последний день месяца начисления. Для иных доходов – это планируемая дата выплаты из соответствующего документа начисления. Когда рассчитывается налог, то в программе происходит анализ с какого именно дохода этот налог начисляется, и определяется дата фактического получения дохода, которая фиксируется в регистре учёта налога.
Почему может возникать разница в дате получения дохода, которая учитывается в регистре учёта доходов и регистре налогового учета по НДФЛ? Рассмотрим ниже.
Возможные ошибки при исчислении НДФЛ в программе 1С 8.2 ЗУП 2.5
Рассмотрим в программе 1С ЗУП 2.5 на примере документа «Отпуск». Начислили отпускные, которые изначально планировали выплатить 29.01.2016 г. По факту выплата производится 28.01.2016 г. Поэтому дату выплаты дохода в документе начисления отпуска мы изменяем на 28.01.2016 г. Эта дата попадает в регистр учета доходов.
В регистр учёта налога 1С 8.2 попадает дата из табличной части НДФЛ, которую мы видим на закладке «Оплата» документа «Начисление отпуска сотрудникам организаций». Дата здесь не поменялась, а осталась 29.01.2016 г.
Для того чтобы эта дата также изменилась, нам нужно либо перерасчитать документ полностью либо перерасчитать только НДФЛ. Если перерасчет по каким-либо причинам нежелателен или невозможен, то дату можно скорректировать вручную.
Смоделируем ситуацию, когда у нас имеется расхождение в датах получения дохода и проведем документ. Теперь покажем: какими ошибками это чревато дальше.
Смотрим в регистрах, что у нас возникло расхождение. В регистре учёта доходов у нас учтена дата 28.01.2016 г.
В регистр учёта налога записалось 29.01.2016 г.
Дальше мы выплачиваем отпускные. Проводим документ на выплату. Смотрим его движение по регистру учёта налога, который фиксирует фактически удержанный налог. Здесь записывается дата получения дохода 29.01.2016 г из регистра учета налога.
В форме 6-НДФЛ такая ситуация будет выглядеть следующим образом: дата фактического получения дохода (строка 100) – 29.01.2016 г., а дата удержания налога (строка 110) – 28.01.2016 г. Получилось, что мы налог удержали раньше, чем начислили доход, тогда как для доходов в виде отпускных выплат эти две даты (дата получения дохода и дата удержания налога) должны совпадать.
Далее, при выплате зарплаты, точно также у нас фиксируется удержанный налог. Одна строка в НДФЛ с «минусом» от 29.01.2016 г, а вторая строка с «плюсом» от 28.01.2016 г.
В 6-НДФЛ добавляются еще две группы строк с 100 по 140. В одной все сторнируется, а в другой – все начисляется заново.
Чтобы такой ситуации не возникало, внимательно отслеживайте дату получения дохода, которая будет учтена в Регистре учета доходов и дату получения дохода, которая будет учтена в Регистре учета налога. Они должны совпадать.
Возможные ошибки при исчислении НДФЛ в программе 1С 8.3 ЗУП 3.0.
В программе 1С ЗУП 3.0 дата получения дохода также учитывается в двух регистрах: Регистре учета доходов и Регистре учета налога. Например, рассмотрим документ «Отпуск». В Регистр учета доходов идет дата выплаты из основной формы документа.
А в Регистр учета налога – дата из формы «Подробнее о расчете НДФЛ».
Эти две даты должны совпадать. Но если мы меняем дату в основной форме документа, автоматически происходит изменение даты в форме «Подробнее о расчете НДФЛ». Здесь проще, программа ЗУП 3.0. сама нам гарантирует, что эти даты будут совпадать.
Единственное, в текущем релизе программы 1С есть ошибка для документа «Больничный лист». Если он выплачивается с зарплатой, и мы меняем дату выплаты, то в этом случае дата получения дохода в форме «Подробнее о расчете НДФЛ» сама не меняется.
Здесь нужно сделать перерасчет, либо поменять дату в форме «Подробнее о расчете НДФЛ» вручную.
Для всех других случаев, дата учета НДФЛ должна меняться автоматически при дате выплаты. Но на всякий случай, этот момент проверяйте, контролируйте совпадение дат.
Возможные ошибки при исчислении НДФЛ в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
Что касается программы 1С Бухгалтерия 3.0, здесь также есть два межрасчетных документа «Больничный лист» и «Отпуск». Также здесь есть дата выплаты и при изменении этой даты все меняется автоматически. Дата получения дохода для НДФЛ изменяется также автоматически. Но, на всякий случай, проверяйте.
Возможные ошибки при исчислении НДФЛ
Также при исчислении НДФЛ, мы должны обращать внимание на дату начисления налога. Это актуально для программ третьей версии. Дата начисления налога должна быть строго до даты удержания налога. Если на момент удержания налога, сам налог не начислен, то удерживать, собственно, нечего.
Важно! Отслеживайте в программе 1С: даты межрасчетных документов – это дата начисления налога, если на момент выплаты налог не начислен, то он не будет удержан.
Особенно это актуально для незарплатных доходов, так как в качестве даты начисления налога фиксируется дата документа. Таким образом, в третьей версии дата документа «Отпуск», дата документа «Больничный» и других документах тоже важна.
Возможные ошибки в межрасчетных документах на примере 1С 8.3 ЗУП 3.0
На примере программы 1С ЗУП 3.0 в документе «Отпуск» планируемая дата выплаты 28.01.2016, но дату документа установим 30.01.2016 г., то есть позже планируемой даты выплаты. Проведем его.
Запись Регистра учета налога у нас сформировалась по состоянию на 30.01.2016 г.
Если мы выплачиваем отпускные раньше даты документа – 28.01.2016 г. как и планировали, заполняем ведомость, видим – не заполняется НДФЛ удержанный. По состоянию на 28.01.2016 нет исчисленного налога. Соответственно, при проведении такой ведомости НДФЛ удержанный не регистрируется.
Если с датой документа все нормально и она раньше планируемой даты выплаты:
То при заполнении ведомости тоже все будет хорошо, налог будет определен. При проведении Ведомости зафиксирован как удержанный налог.
Возможные ошибки в межрасчетных документах на примере 1С Бухгалтерия 3.0
В программе 1С Бухгалтерия 3.0 все тоже самое. Важна дата документа. Рассмотрим на примере документа «Отпуск». Планируемая дата выплаты – 28.01.2016 г., а дату документа намеренно поставим позже, например, 30.01.2016 г. Проведем документ.
Исчисленный налог зарегистрировался по состоянию на 30.01.2016 г.
После проведения выплаты, причем не в Ведомости, а именно выплату «Выдача наличных» или списание с расчетного счета раньше, чем дата документа «Отпуск», то удержанный налог не регистрируется, не определяется и не фиксируется в Регистре.
Поэтому важна дата документа, если мы поставим 28.01.2016 г. и перепроведем выдачу наличных, то запись по НДФЛ удержанному сформировалась, все попало в Регистр и дальше попадет в форму 6-НДФЛ.
Будьте внимательны! В программе 1С Бухгалтерия 3.0 это особенно важно, потому что НДФЛ удержанный не отображается в Ведомости, то есть в самой экранной форме ошибок не наблюдаем, не видим. Но если заглянуть в Регистр, то можно такой момент отследить. Поэтому в программе 1С Бухгалтерия 3.0 при выплате зарплаты, смотрите и проверяйте как зафиксировался НДФЛ удержанный, смотрите движение по Регистру «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».
Возможные ошибки в межрасчетных документах на примере 1С 8.2 ЗУП 2.5
Что касается программы 1С ЗУП 2.5, то в текущем релизе дата документа, например, «Отпуск» – никак не влияет на расчет удержанного НДФЛ. Например, возьмем начисление отпуска с планируемой датой выплаты 28.01.2016 г. и поменяем дату документа на 30.01.2016 г. после этого перепроведем Ведомость на выплату зарплаты. Посмотрим движение по Регистрам.
Программа 1С ЗУП 2.5 НДФЛ удержанный увидела и зарегистрировала его. Поэтому даты документа здесь не так важны.
Но такой механизм, когда программа пытается удержать все начисленное по состоянию на конец месяца, который применяется в программе 1С 8.2 ЗУП 2.5, имеет свои недостатки и ведет к другим проблемам, которые мы рассмотрим в следующем вопросе, когда будем говорить об НДФЛ удержанном.
Читайте также: