Трудовые книжки при усн доходы минус расходы

Опубликовано: 22.09.2022

Наш опрос выявил множество способов отражения в учете операций с трудовыми книжками. Какой из них самый правильный? Выводы вас удивят.

При поступлении на работу необходимо предъявить работодателю трудовую книжку. Если трудовая книжка у работника отсутствует, то работодатель ее оформит (ст. 65 ТК РФ). А вот где приобрести бланк трудовой книжки и кто именно должен этим заниматься – работодатель или работник? Как отразить движение бланков трудовых книжек в бухгалтерском и в налоговом учете? Давайте разберемся.

Покупка бланков

Статья 66 Трудового кодекса гласит: порядок ведения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным на то Правительством РФ. Такая формулировка сразу позволяет сделать принципиальный вывод: бланки трудовых книжек предназначены исключительно для работодателя, поступать в розничную продажу они не должны. Следовательно, физическое лицо приобрело бланк для личного использования незаконным путем. И если лицо, поступающее на работу, предоставит для оформления имеющийся у него бланк трудовой книжки, кадровый работник использовать этот бланк не вправе.

На основании пункта 3 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» Минфин России приказом от 22.12.2003 № 117н утвердил «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку» (далее – Порядок). Из Порядка следует, что изготовление бланков осуществляет Объединение «ГОЗНАК» Минфина России. Распространителями бланков могут выступать юридические лица или индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем. Такие требования содержатся в «Положении о статусе Распространителя бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку», утвержденном Дирекцией Объединения «ГОЗНАК» от 08.02.2005 № 14/3‑3/. Приобрести бланки на платной основе работодатель вправе либо в ГОЗНАКЕ, либо у официальных распространителей, причем на основании договора.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

Лицо (распространитель), у которого приобретен бланк трудовой книжки, указывается в графе 5 Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69).

Иной способ приобретения бланков трудовой книжки, в том числе непосредственно у работника, может считаться административным правонарушением в сфере трудовых отношений. Ответственность за него предусмотрена статьей 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (апелляционное определение Брянского областного суда от 07.05.2013 по делу № 33‑1206/ 2013, определение Верховного Суда РФ от 06.09.2007 № КАС07‑416).

Как приходовать бланки

Работодатель приобрел бланки в собственность. Между тем оформленный бланк, то есть трудовая книжка с внесенными в нее записями о работнике, собственностью работодателя уже не является. Трудовая книжка лишь хранится у работодателя, а при прекращении трудового договора она работнику выдается (ст. 84.1 ТК РФ).

На какой счет приходовать бланк?

Пункт 47 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденный постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, указывает, что при выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Обратите внимание: плата взимается не при оформлении трудовой книжки, как убеждено большинство бухгалтеров, а именно при выдаче ее на руки, которая производится при прекращении трудового договора. Дата выдачи трудовой книжки при увольнении отражается в графе 12 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. До тех пор, пока книжка работнику не выдана, взимание платы за бланк заведомо неправомерно.

А теперь обратимся к пункту 42 Правил, которые определяют порядок взимания платы за бланк. В нем установлено: по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Но это предписание подлежит исполнению лишь во взаимосвязи с предписанием пункта 47 Правил. По факту оформления трудовой книжки деньги за бланк взиманию не подлежат. Это неудивительно: ведь трудовой книжкой работник в период действия трудового договора фактически не пользуется. Ею «пользуется» работодатель.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки (п. 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Между тем работодатель, не будучи официальным распространителем бланков, продавать их не вправе. Поэтому об их оприходовании на счет 41 «Товары» не может быть и речи. Принять бланки к учету на счет 10 «Материалы» не возбраняется. Ведь в дальнейшем они используются для управленческих нужд организации. Тогда учетные записи принимают вид:

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60
- оприходованы бланки трудовой книжки (без учета НДС);

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 10
- списана стоимость бланка при оформлении трудовой книжки работнику (исходя из предположения, что он в дальнейшем возместит стоимость бланка).

Осмыслим характер актива, возникающего при этом на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Как сказано выше, он подлежит погашению не ранее даты увольнения. Подобную «дебиторку» ПБУ 8/2010 (п. 13) классифицирует как условный актив: он возникает у организации вследствие прошлых событий ее хозяйственной жизни, когда существование у организации актива на отчетную дату зависит от наступления (ненаступления) одного или нескольких будущих неопределенных событий, не контролируемых организацией. А наступление такого события, как увольнение, от организации действительно не зависит. Между тем на основании пункта 14 ПБУ 8/2010 условные активы в бухгалтерском учете не признаются. Информация о них раскрывается в бухгалтерской отчетности. Но в отношении бланков такой необходимости не возникает – ввиду несущественности стоимости их запасов. Это значит, что списание бланков порождает не актив, а расход.

Теперь нам не покажется удивительным, что Минфин России в письме от 29.01.2008 № 07‑05‑06/18 предлагает затраты по приобретению бланков трудовой книжки сразу относить на прочие расходы. Чиновники рекомендуют учитывать данные о движении бланков на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Бухгалтерские записи будут выглядеть так:

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 76
- отражены затраты на приобретение бланков у распространителей (без учета НДС);

ДЕБЕТ 006
- бланки приняты на забалансовый учет;

КРЕДИТ 006
- бланки использованы для оформления трудовых книжек работникам.

НДС, предъявленный распространителем, работодатель принимает к вычету в общеустановленном порядке.


Возмещение расходов на бланк

Выдача трудовой книжки не поставлена законодателем в зависимость от внесения за нее платы. Это подтвердил Верховный суд РФ в определении от 06.09.2007 № КАС07‑416. То есть работодатель не может диктовать условие: «трудовую книжку работнику не выдавать до тех пор, пока он не внесет деньги за бланк».

При увольнении работника расчет с ним производится по правилам статьи 140 Трудового кодекса. Применение этой статьи разъяснил Конституционный суд РФ в определении от 21.02.2008 № 74‑О‑О. А именно: если работник не согласен с правильностью начисленной ему суммы, работодатель обязан выплатить причитающуюся работнику сумму в неоспариваемой части, не откладывая осуществление расчета с увольняемым работником до окончания рассмотрения возникшего между ними трудового спора. При этом работодатель не вправе произвести удержание стоимости бланка из заработной платы (вознаграждения за труд) работника, поскольку перечень оснований для удержания носит закрытый характер (ст. 137 ТК РФ). Но в составе выплат при увольнении могут оказаться различные компенсации – чаще всего за неиспользованный отпуск (ст. 165 ТК РФ). Формальных противопоказаний для удержаний стоимости бланка из компенсаций не имеется. Однако в результате два работника, один из которых использовал отпуск до увольнения, а другой получил за него компенсацию, окажутся в неравных условиях, поскольку удержание возможно лишь у второго. Такой результат является дискриминацией в сфере труда и нарушает требования статьи 3 Трудового кодекса: никто не должен получать какие‑либо преимущества в зависимости от обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника. Коллизия подзаконного акта и закона налицо.

Бланки трудовой книжки – объекты гражданского права, ограниченные в обороте (п. 1, п. 2 ст. 129 ГК РФ).

Между тем условие о платности бланка для работника (п. 47 Правил) содержится в постановлении Правительства РФ, а не в нормативном акте федерального органа исполнительной власти, как того требует статья 66 Трудового кодекса. Однако статья 423 Трудового кодекса разъясняет: впредь до приведения нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствие с настоящим кодексом они применяются постольку, поскольку ему не противоречат. Противоречие мы выявили. Поэтому, по мнению автора, удержания за бланк неправомерны в принципе. Приобретение бланков работодателем – это его невозмещаемый расход, обусловленный требованиями трудового законодательства, наряду с расходами по охране труда. По этой причине изначально приходовать бланки на счет 10 не следует.

Читатель может возразить: вышеупомянутым определением Верховного Суда РФ № КАС07‑416 пункт 47 Правил признан действующим. Однако это судебное решение принято в периоде, когда статья 66 Трудового кодекса действовала в иной редакции – соответствующими полномочиями наделялось именно Правительство РФ, а не федеральный орган исполнительной власти. Кроме того, суд анализировал пункт 47 на предмет коллизии с иными нормами. А право работодателя получать возмещение расходов в порядке волеизъявления работника не равнозначно праву его требовать.


Ни собственности, ни дохода

Если трудовая книжка выдана работнику без внесения платы за бланк, то принято считать, что работник получил имущество безвозмездно и в этой связи у него возник налогооблагаемый доход (письмо Минфина России от 27.11.2008 № 03‑07‑11/367). Однако с таким мнением нельзя согласиться.

Тот факт, что бланк являлся собственностью работодателя, не оспаривается. А вот трудовая книжка, оформленная на работника, вещью не является. Этот объект самостоятельно в гражданском обороте не участвует – так же, как паспорт гражданина РФ или диплом об образовании. Личные документы не обладают гражданской оборотоспособностью (ст. 129 ГК РФ). Бланк как таковой в собственность работнику не передавался. Поэтому о переходе права собственности говорить не приходится. В связи с оформлением трудовой книжки работодатель собственность утрачивает, а работник ее не приобретает (п. 2 ст. 209 ГК РФ).

Экономической выгоды от получения трудовой книжки физическое лицо тоже не получает, поскольку не имеет легальной возможности приобрести бланк трудовой книжки, минуя работодателя. То есть статью 41 Налогового кодекса к работнику применить нельзя, оценка его выгоды (дохода) в размере стоимости бланка неправомерна. А значит, не возникает объекта налогообложения НДФЛ.

Услуг в гражданско-правовом понимании по выдаче трудовой книжки работодатель сотруднику тоже не оказывает, поскольку нормы хозяйственного права на трудовые отношения не распространяются (п. 3 ст. 2 ГК РФ). Выполнение работодателем требований трудового законодательства в отношениях с работниками не является ни возмездным, ни безвозмездным, ведь возмездность – категория гражданского законодательства (п. 5 ст. 38, п. 1 ст. 39 НК РФ; ст. 423 ГК РФ).

В итоге ни оформление, ни выдача трудовой книжки работнику не являются реализацией (постановления ФАС Северо-Западного округа от 01.10.2003 № А26-5317/02-28, от 02.03.2007 по делу № А56-44214/2006). В этой связи объекта налогообложения по НДС не возникает. Поэтому с позицией, представленной в письме Минфина России от 06.08.2009 № 03‑07‑11/199, автор согласиться не может.

Наши рассуждения можно подкрепить, проводя параллель с получением образования за счет бюджета. Хотя для гражданина оно является бесплатным, до сих пор никто стоимость образования или выданного бланка диплома обложить НДФЛ не догадался. Почему? Да потому, что правоотношения сторон регламентируются не гражданским законодательством, а Бюджетным кодексом.

В итоге никаких дополнительных записей, связанных с начислением в бюджет НДФЛ или НДС, в приведенном примере не требуется.


Расход по налогу на прибыль

В то же время расходы на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Ведь данные расходы являются экономически оправданными и произведенными для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).


Заключение

Мы вас не убедили? Тогда вчитайтесь в разъяснения Минфина России, представленные в письме от 10.06.2009 № 03‑01‑15/6‑305. Воспроизведем из него актуальные для нас выдержки.

«Трудовые книжки или вкладыши в них приобретаются работодателем не с целью дальнейшей реализации. Приобретение и ведение трудовых книжек или вкладышей является обязанностью работодателя, установленной статьями 65, 66 Трудового кодекса. Таким образом, использование бланка для оформления трудовой книжки или вкладыша в нее работнику не является реализацией работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее, так как в момент его заполнения такой бланк трудовой книжки или вкладыша не может рассматриваться как товар. Не является оформление трудовой книжки или вкладыша в нее и оказанием работнику услуг, поскольку оно производится организацией в рамках исполнения ее обязанностей как работодателя, предусмотренных трудовым законодательством».

Почему эта справедливая позиция не привлекла должного внимания специалистов – неизвестно.

Елена Диркова, для журнала «Практическая Б»ухгалтерия»


Данная статья опубликована в закрытом разделе портала «Практическая бухгалтерия». Конкретные бухгалтерские вопросы с примерами решений и экспертными мнениями - максимум полезной и нужной информации на одном портале.
Получите доступ >>

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

Полная информация о правилах учета и налогах для бухгалтера.
Только конкретный алгоритм действий, примеры из практики и советы экспертов.
Ничего лишнего. Всегда актуальная информация.

Выбор читателей

Responsive image

Разъяснения ФСС: как получить Сведения о застрахованном лице

Responsive image

Бесплатная КЭП с 1 июля 2021 года: кому и как ее получить

Responsive image

С 1 июля новые правила блокировки расчетных счетов

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Периоды работы физических лиц отражаются записями в трудовых книжках. Данный документ относится к обязательным формам кадрового учета.

Для лиц с отсутствием опыта работы трудовые книжки открывает работодатель.

Работодатель обязан иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, так как оформлять запись в трудовую книжку следует на каждого работника, проработавшего у него свыше 5 дней (если работа является для него основной). Купить за 5 дней бланки не всегда возможно, поэтому эти документы обычно приобретаются с запасом.

При отсутствии свободного места для записей в книжке дополнительно производится выдача вкладыша.

Операции с движением документов сопровождаются бухгалтерскими проводками

Хозяйственные операции по приобретению и списанию трудовых книжек и вкладышей в них подлежат отражению в бухгалтерском учете организации.

На сегодняшний день применяется два варианта учета бланков трудовых книжек:

  • в качестве активов, реализуемых работникам предприятия;
  • в качестве расходов работодателя.

Способ учета организация определяет самостоятельно и закрепляет его в своей учетной политике.

Способ № 1: трудовая книжка – актив организации

1) Как товар для перепродажи с использованием счета 41:

Данный порядок учета предусмотрен в письме Минфина от 19.05.2017 г. № 03-03-06/1/30818.

Большинство специалистов с данной точкой зрения чиновников не согласны, так как:

  • товар представляет собой имущество, которое реализуется в рамках договорных отношений по волеизъявлению сторон, а передача трудовой книжки происходит в силу требований Трудового Кодекса РФ и уклониться от этой обязанности по собственной воле работодатель не может;
  • реализация бланков производится исключительно Объединением «ГОЗНАК» или его уполномоченными представителями, другие лица продавать формуляры не имеют права;
  • работодатель взимает с работника плату за бланк в той же сумме, которая была ранее уплачена официальному поставщику, т. е. фактически происходит возмещение понесенных затрат, соответственно такая операция не признается реализацией.

2) Как материалы с использованием счета 10:

В рассматриваемом случае бланки приходуются как материалы, используемые для управленческих нужд предприятия. Такой порядок учета считается более правильным.

Так как затраты на приобретение формуляров являются экономически оправданными, они признаются в качестве расходов при исчислении налога на прибыль (основание – письмо ФНС от 23.06.2015 г. № ГД-4-3/10833@)).

Денежные средства, полученные от работников в оплату бланков, считаются доходами организации (основание – письмо ФНС от 26.09.2007 г. № 07-05-06/242) и учитываются в составе налоговой базы по налогу на прибыль.

Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения (далее –УСН), не могут включить стоимость приобретенных формуляров в состав расходов при исчислении единого налога, так как данные затраты не поименованы в закрытом перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 Налогового Кодекса РФ.

При этом денежные средства, полученные за бланки от работников, следует включать в состав внереализационных доходов с целью предотвращения претензий со стороны налоговых инспекций.

Важно! Во избежание разногласий с налоговыми органами по поводу обязанности применения ККТ не рекомендуется получать денежные средства от работника в кассу, следует удержать стоимость бланка трудовой книжки из заработной платы работника по его заявлению.

Передача работнику бланка трудовой книжки или вкладыша в нее облагается налогом на добавленную стоимость (далее – НДС) (если работодатель является плательщиком данного налога), а сумма НДС, ранее предъявленная продавцом формуляров, подлежит вычету при наличии правильно оформленной подтверждающей документации.

Выдавая работникам бланки трудовых книжек, работодатель не ставит целью получение прибыли, а лишь выполняет обязательства, предусмотренные законодательством. Поэтому такие операции не являются предпринимательской деятельностью и не подлежат обложению НДС.

Приобретенные формуляры трудовых книжек и вкладышей к ним, хранящиеся в организации, учитываются на забалансовом счете 006 в качестве бланков строгой отчетности.

Списать бланк трудовой книжки (вкладыша) можно в день его выдачи сотруднику. При этом датой выдачи следует считать не день увольнения, а день, когда бланк был оформлен на имя работника.

Проводки в бухгалтерском учете будут следующие:

Дт Кт Содержание операции
10 (41) 60 Приобретенные формуляры трудовых книжек учтены как МПЗ
19 60 Отражён НДС, предъявленный продавцом бланков
006 Формуляры приняты на хранение как бланк строгой отчетности (БСО)
91 (90) 10 (41) Стоимость оформленных бланков учтена в составе расходов
91 (90) 68 Начислен НДС со стоимости выданных формуляров трудовых книжек (вкладышей)
006 Списаны трудовые книжки (вкладыши), оформленные работникам
73 91 (90) Отражена стоимость бланков, подлежащая возмещению сотрудниками компании

Пример оформления выдачи бланка:

ООО «Колли» приняла на работу сотрудника без трудового стажа. Стоимость приобретения после учета НДС составила 100 руб.. В учете ООО «Колли» произведены записи:

  • Стоимость оформленного бланка учтена в расходах: Дт 91/2 Кт 10 на сумму 100 руб.;
  • Отражено начисление НДС: Дт 91/2 Кт 68/1 на сумму 18 руб.;
  • Произведено списание бланка на основании справки: Кт 006 на сумму 100 руб.;
  • Стоимость бланка отражена в доходах: Дт 73/3 Кт 91/1 на сумму 118 руб.;
  • Сумма задолженности удержана при начислении заработной платы по заявлению сотрудника: Дт 70 Кт 73/3 на сумму 118 руб..

В случае, если локальным актом организации установлено, что компенсация за формуляры трудовых книжек и вкладышей к ним с работников не взимается или произошли чрезвычайные обстоятельства (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие), и работодатель массово утратил трудовые книжки, вследствие чего работодатель обязан выдать бланки безвозмездно, списание производится следующими проводками:

Дт Кт Содержание операции
91 10 (41) Списана стоимость формуляров, выданных безвозмездно
91 68 Начислен НДС с безвозмездной передачи формуляра сотруднику
006 Списан бланк трудовой книжки (вкладыша)

Если бланк трудовой книжки (вкладыша) был испорчен кадровым сотрудником компании в процессе заполнения, в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Дт Кт Содержание операции
91 10 (41) Списана стоимость испорченного формуляра
19 68 Восстановлен НДС, который ранее был принят к вычету
91 19 Списан восстановленный НДС
006 Списан испорченный бланк трудовой книжки (вкладыша)

В ситуациях, когда плата за бланк с работника не взимается, предприятие не имеет права учитывать в составе расходов по налогу на прибыль ни стоимость формуляров, ни НДС, исчисленный с безвозмездной передачи бланка сотруднику.

При этом возникает разница между налоговым и бухгалтерским учетом, которая отражается как постоянное налоговое обязательство:

Дт Кт Содержание операции
99 68 Отражено постоянное налоговое обязательство по налогу на прибыль

Если бланк был передан на безвозмездной основе, то его стоимость признается доходом работника в натуральной форме, и работодатель, как налоговый агент обязан рассчитать и удержать налог на доходы физических лиц (далее – НДФЛ) (основание – письмо Минфина от 27.11.2008 г. № 03‑07‑11/367).

Одновременно существует иная точка зрения по рассматриваемому вопросу, в соответствии с которой трудовая книжка, как личный документ, не может участвовать в гражданском обороте (норма применяется по отношению к паспорту, диплому об образовании и т. д.).

При оформлении бланка на имя работника работодатель утрачивает право собственности, а сотрудник его не приобретает.

И так как работник не может купить бланк самостоятельно минуя работодателя, оценить полученную экономическую выгоду, которая могла бы быть признана доходом гражданина, в соответствии с Налоговым Кодексом РФ невозможно.

Следовательно, объекта обложения НДФЛ в данном случае не возникает.

Более безопасный вариант: квалифицировать безвозмездную передачу трудовой книжки работнику как дарение. Договор может быть заключен как в письменной, так и в устной форме. При этом доход в виде подарка стоимостью до 4000 руб. в год НДФЛ не облагается.

Способ № 2: трудовая книжка – расход организации

Работодатель приобретает формуляры не для дальнейшей реализации, а выступает в качестве посредника между работником и продавцом бланков.

Соответственно, право собственности на бланки у работодателя не возникает.

Основание: письма Минфина от 10.06.2009 г. № 03-01-15/6-305 и от 29.01.2008 г. № 07-05-06/18 (рекомендации аудиторским организациям).

Согласно вышеуказанных писем предоставление трудовой книжки (вкладыша) сотруднику нельзя квалифицировать как оказание услуги.

Поэтому стоимость бланков предлагается сразу учитывать в составе прочих расходов, а компенсацию, полученную за формуляры от сотрудников, включать в прочие доходы.

Соответственно, в бухгалтерском учете фирмы будут сделаны следующие записи:

Дт Кт Содержание операции
006 Формуляры приняты на забалансовый счет в качестве БСО
91 60 Стоимость формуляров принята в качестве расходов
19 60 Отражён НДС
006 Списаны бланки, оформленные сотрудникам
73 91 Отражена стоимость бланков, подлежащая возмещению сотрудниками компании
91 68 Начислен НДС со стоимости выданных формуляров
70 (50) 73 Погашена задолженность за выданные бланки из заработной платы работника (оплата внесена сотрудником в кассу организации)

Распространенные ошибки в учете бланков

Несмотря на простоту учета движения бланков в ряде случаев возникают ошибки.

Неверное положение Верное положение
Ответственное лицо производит удержание стоимости из заработной платы сотрудника без получения согласия Безусловное удержание средств из дохода сотрудника производится только в отдельных случаях, определенных законодательством. Плата за предоставление бланков удерживается по заявлению лица
Предприятие использует незаполненную трудовую, принесенную самим работником Работодатель должен оформлять только трудовые книжки, купленные самим предприятием у официального представителя Гознак. Бланки в розничной продаже предназначены для покупки организацией или ИП

Важно! При использовании бланков, приобретенных не у представителей производителя, на предприятие может быть наложен штраф за нарушение трудового законодательства.

Сумма административного штрафа установлена для ответственных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 руб., для организаций – от 30 000 до 50 000 руб..

Часто задаваемые практические вопросы

Вопрос № 1: В какой стоимости учитывается предприятием БСО за балансом?

Ответ: оприходование бланков с отражением по счету 10 производится в соответствии со стоимостью, указанной в накладной.

При отражении бланков на забалансовом счете 006 учет ведется в условных единицах. Количество места учета зависит от наличия обособленных подразделений. Предприятие самостоятельно производит выбор единицы учета, равную, например, одному руб..

Вопрос № 2: Когда необходимо произвести удержание платы за предоставленный работнику без стажа бланк?

Ответ: Внесение платы за предоставленный документ либо удержание стоимости бланка по ведомости при выплате вознаграждения производится при открытии трудовой книжки. Основанием для оплаты является предоставление бланка сотруднику. Допускается производить удержание суммы при увольнении лица и получении документа на руки.

Вопрос № 3: Что будет за нарушение правил ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек?

Ответ: Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Работодатель приказом должен назначить конкретного сотрудника, на которого будет возложена обязанность вести эту работу.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

По ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, предусмотрены следующие виды наказаний: предупреждение или административный штраф:

  • на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на ИП – от 1000 до 5000 руб.;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб..


Содержание Содержание
  • Возникновение потребности ведения бухучета
  • Основные нормы в документообороте
  • Порядок ведения книги учета
  • Записи в учете при покупке бланков
  • Выдача бланка работнику без стажа или вкладыша к нему
  • Учет поступлений денежных средств
  • Учет книжек, предоставленных без взимания платы
  • Распространенные ошибки в учете бланков

Возникновение потребности ведения бухучета

Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.

Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении. При ведении учета производится запись операций, сопровождающих действия:

  • Покупку предприятием трудовых книжек.
  • Постановку документов на учет.
  • Выдачу документа работнику.
  • Прием платы, равной стоимости затрат предприятия на покупку.

Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником.

За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.

Основные нормы в документообороте

На предприятиях трудовые книжки учитываются как бланки строгой отчетности (БСО). Несмотря на распространенность документа в рознице, единственно законным способом приобретения является покупка форм БСО у законных представителей Гознака. Предприятия организовано на базе федерального учреждения, с 2014 года является акционерным обществом. Компания занимается выпуском изделий, отмеченных государственными знаками, включая трудовые книжки.

В документообороте ответственные лица руководствуются Правилами, утвержденными ПП от 16.03.2003 № 225 (далее – Правила). Для осуществления записей используется журнал – приходно-расходная книга по учету бланков и вкладышей.

Порядок ведения книги учета

Руководители предприятий назначают лиц, отвечающих за ведение журнала. Движение документов осуществляется в бухгалтерии компании.

  • Листы журнала нумеруются и прошиваются нитью. Табличная часть документа после сшивания должна быть доступна для записи и ее прочтения или ксерокопирования.
  • На прошивку устанавливается пломба с указанием стандартного текста о количестве листов, наименовании предприятия и данных о удостоверяющем лице. Запись должна быть заверена подписью директора или лица, замещающего согласно приказу.
  • В книгу вносятся записи о движении бланков или вкладышей. Выдача документов производится кадровому сотруднику, отвечающему за ведение трудовых книжек.
  • Учет ведется по каждому документу с указанием серии и номера.

По окончании каждого месячного периода ответственное лицо должно предоставить отчет о движении книжек, количества на начало и конец периода, наличия на учете. Дополнительно указывают размер поступивших средств для компенсации затрат предприятия.

Записи в учете при покупке бланков

Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.

Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.

Назначение операции Дебет счета Кредит счета
Произведена оплата за бланки 60 (76) 51
Отражено оприходование бланков 10 60 (76)
Учтен НДС от поставщика 19 60 (76)
Бланки приняты на забалансовый учет 006

В дальнейшем при учете движения бланка и денежных средств в счет оплаты стоимости используется счет 73, к которому открывают субсчет 3 «Расчеты за трудовые книжки».

Выдача бланка работнику без стажа или вкладыша к нему

В связи с переходом права собственности от работодателя сотруднику возникает налоговая база по НДС. Налог, выставленный поставщиком, принимается к вычету. Обязанность по уплате налога не возникает, если предприятие не является плательщиком НДС. Моментом возникновения базы по НДС является день открытия трудовой книжки.

Пример оформления выдачи бланка ⇓

Предприятие ООО «Новость» приняла на работу сотрудника В. без трудового стажа. Стоимость приобретения после учета НДС составила 100 рублей. В учете ООО «Новость» произведены записи:

  1. Стоимость оформленного бланка учтена в расходах: Дт 91/2 Кт 10 на сумму 100 рублей;
  2. Отражено начисление НДС: Дт 91/2 Кт 68/1 на сумму 18 рублей;
  3. Произведено списание бланка на основании справки: Кт 006 на сумму 100 рублей;
  4. Стоимость бланка отражена в доходах: Дт 73/3 Кт 91/1 на сумму 118 рублей;
  5. Сумма задолженности удержана при начислении заработной платы по заявлению лица: Дт 70 Кт 73/3 на сумму 118 рублей.

Момент учета расходов предприятия определяется при возникновении затрат – приобретении бланков. Сумма платы за полученные бланки учитывается в составе доходов при возникновении задолженности перед предприятием.

Учет поступлений денежных средств

Предприятия должны получить компенсацию стоимости документа – сумму, затраченную на его приобретение. Величина платы не должна превышать стоимости приобретения (без учета НДС). Возможность получения оплаты предусмотрена п. 47 Правил. Несмотря на то, что представление трудовой книжки является обязанностью компании, сумма, внесенная работником в кассу предприятия, может быть рассмотрена как выручка, поступление которой требует использования кассовой техники.

Во избежание спорных вопросов с налоговой инспекцией оптимальным вариантом является удержание суммы при начислении заработной платы работнику. Удержание осуществляется по заявлению лица, направленного на имя руководителя или главного бухгалтера.

Назначение операции Дебет счета Кредит счета
Отражено поступление в кассу платы за предоставленный формуляр 50 73/3
Отражено удержание стоимости бланка из расчетной ведомости 70 73/3
Отражен доход от полученной платы 73/3 91/1

При отказе работника оплатить сумму, затраченную работодателем на покупку трудовой книжки, стоимость списывается за счет средств предприятия. Сумма отражается в составе прочих расходов предприятия.

Учет книжек, предоставленных без взимания платы

Безвозмездная выдача бланков сотрудникам производится при массовой утрате книжек при хранении на предприятии либо порче документа по вине ответственного лица. Компания в указанных случаях обязана обеспечить бланками трудоустроенным сотрудникам с отсутствием стажа или при отсутствии незаполненных листов бесплатно. Законодательными нормами не установлено ограничение на безвозмездную выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним. При оформлении процедуры возникают особенности:

  • Для обоснования действий по безвозмездной выдаче формуляров издается приказ.
  • Порядок должен быть внесен в локальный акт, например, коллективный договор.
  • В расчете базы при подсчете прибыли и единого налога расходы по приобретению безвозмездно отпущенных бланков не участвуют. Стоимость выданной книги облагается НДС, к вычету налог продавца не принимается.

Распространенные ошибки в учете бланков

Несмотря на простоту учета движения бланков в ряде случаев возникают ошибочные позиции.

Неверное положение Верное положение
Ответственное лицо производит удержание стоимости из заработной платы сотрудника без получения согласия Безусловное удержание средств из дохода сотрудника производится только в отдельных случаях, определенных законодательством. Плата за предоставление бланков удерживается по заявлению лица
Предприятие использует незаполненную трудовую, принесенную самим работником Работодатель должен оформлять только трудовые книжки, купленные самим предприятием у официального представителя Гознак. Бланки в розничной продаже предназначены для покупки организацией или ИП

При использовании бланков, приобретенных не у представителей производителя, на предприятие может быть наложен штраф за нарушение трудового законодательства. Сумма административного штрафа установлена для ответственных лиц и ИП от 1 до 5 тысяч рублей, для организаций – от 30 до 50 тысяч рублей.

Вопрос № 1. В какой стоимости учитывается предприятием БСО за балансом?

Оприходование бланков с отражением по счету 10 производится в соответствии со стоимостью, указанной в накладной. При отражении бланков на забалансовом счете 006 учет ведется в условных единицах. Количество места учета зависит от наличия обособленных подразделений. Предприятие самостоятельно производит выбор единицы учета, равную, например, одному рублю.

Вопрос № 2. Когда необходимо произвести удержание платы за предоставленный работнику без стажа бланк?

Внесение платы за предоставленный документ либо удержание стоимости бланка по ведомости при выплате вознаграждения производится при открытии трудовой книжки. Основанием для оплаты является предоставление бланка сотруднику. Допускается производить удержание суммы при увольнении лица и получении документа на руки.


Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.


Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организация применяет УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы".
Может ли она признать в налоговом учете расходы на зарплату и взносы на нее, начисленные и уплаченные за нерабочий оплачиваемый день 24.06.2020?


По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Организация может признать при расчете налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, расходы на зарплату и взносы на нее, начисленные и уплаченные за нерабочий оплачиваемый день 24.06.2020.

Обоснование позиции:
Организации, применяющие УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы", вправе учитывать при расчете налоговой базы по "упрощенному" налогу как расходы на оплату труда, так и расходы на все виды обязательного страхования работников, включая страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, производимые в соответствии с законодательством РФ (пп.пп. 6, 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Данные расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, и в порядке, предусмотренном для исчисления налога на прибыль организаций соответственно ст. 255 НК РФ и пп.пп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Согласно ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.
В соответствии с Указом Президента РФ от 29.05.2020 N 345 24 июня объявлен нерабочим днем с сохранением заработной платы. Объявление нерабочего дня на размере заработной платы не отражается, месячная зарплата работников не снижается (информация Роструда от 04.06.2020 "Выходные в июне: как отдыхаем и как оплачивается").
На наш взгляд, оплату труда работников за 24.06.2020 возможно рассматривать, в частности, в качестве сумм, начисленных по должностным окладам согласно условиям трудовых договоров в понимании п. 1 ст. 255 НК РФ, относящихся к расходам на оплату труда. Учитывая, что оплата нерабочего дня 24.06.2020 является обязанностью организаций-работодателей, возложенной Указом Президента России от 29.05.2020 N 345, полагаем, что такие расходы не могут быть признаны необоснованными или произведенными для осуществления деятельности, не направленной на получение дохода в понимании п. 1 ст. 252 НК РФ.
Таким образом, по нашему мнению, организация вправе признать при расчете налоговой базы по "упрощенному" налогу расходы в виде заработной платы за нерабочий оплачиваемый день 24.06.2020.
Что касается страховых взносов, начисленных в соответствии с законодательством РФ на данные суммы оплаты труда, то каких-либо специальных требований и ограничений для отнесения их в расчет налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, не установлено. В частности, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисленные как на учитываемые, так и на не учитываемые в расходах выплаты, принимаются в целях налогообложения прибыли на основании пп. 1 п. 1 ст. 264, пп. 45 п. 1 ст. 264 НК РФ (смотрите, например, письма Минфина России от 28.06.2017 N 03-03-06/1/40670, от 25.04.2016 N 03-03-06/1/23678, от 03.09.2012 N 03-03-06/1/457, от 17.08.2012 N 03-03-06/1/419, от 18.05.2012 N 03-03-06/4/40, от 02.05.2012 N 03-03-06/3/6). Эти разъяснения адресованы плательщикам налога на прибыль, но воспользоваться ими могут и лица, применяющие УСН, поскольку при УСН страховые взносы признаются расходами в соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в порядке, установленном ст. 264 НК РФ.
Таким образом, мы не видим препятствий для признания при УСН расходов в виде страховых взносов, начисленных на заработную плату за нерабочий оплачиваемый день 24.06.2020.
Официальных разъяснений по данным вопросам нами не обнаружено. Не исключено, что налоговый орган при проверке будет руководствоваться отличной от выраженной точкой зрения. Для более объективной оценки налоговых последствий рекомендуем обратиться за соответствующими письменными разъяснениями непосредственно в Минфин России (пп. 2 п. 1 ст. 21 НК РФ).

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Расходы на оплату труда при УСН;
- Энциклопедия решений. Расходы на все виды обязательного страхования работников, имущества и ответственности при УСН.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Как ИП на УСН «Доходы минус расходы» снизить взносы в ПФР

Последние разъяснения налоговиков позволяют ИП на «упрощенке», которые применяют объект «Доходы минус расходы», снизить пенсионные взносы. Рассмотрим, в чем заключалась проблема и как теперь можно сэкономить на взносах в ПФР.

Что считать доходом ИП при расчете взносов в ПФР

Все ИП обязаны платить страховые взносы во внебюджетные фонды «за себя». Фиксированная часть взносов не зависит от дохода предпринимателя. Но есть еще переменная составляющая: ИП с относительно «крупным» доходом — более 300 тыс. руб. в год должны дополнительно перечислять в ПФР 1% от суммы свыше 300 тыс. руб.

Однако в НК РФ не расшифровано, что именно следует считать «доходом» предпринимателя в данном случае. Ведь налогом при разных режимах облагается как вся выручка предпринимателя, так и разность между выручкой и затратами.

Рассмотрим, как на этот вопрос смотрели бизнес, налоговики и Конституционный Суд РФ.

От какой суммы платить 1% взносы в ПФР: позиция бизнеса, налоговиков и КС РФ

Бизнесмены всегда считали, что базу для расчета пенсионных взносов нужно определять с учетом расходов.

Налоговики, естественно, занимали противоположную позицию: доход для платежей в ПФР — это вся выручка ИП, и учет расходов здесь значения не имеет.

Первыми доказали свою правоту предприниматели, которые используют общую систему налогообложения (ОСНО) и платят НДФЛ.

Еще в 2016 году КС РФ указал, что для ИП на ОСНО доход — это база для расчета НДФЛ, т.е. выручка за вычетом подтвержденных затрат. Именно с этой разницы ИП на ОСНО и должны при превышении лимита платить 1% в ПФР (постановление КС РФ от 30.11.2016 № 27-П).

Однако осталась неясность в отношении предпринимателей, которые используют УСН «Доходы минус расходы». КС РФ не упомянул их в постановлении 27-П, поэтому налоговики в своих разъяснениях продолжали настаивать на том, что все «упрощенцы» должны платить 1% с выручки. (например, письма Минфина РФ от 03.05.2018 № 03-15-05/29955 и от 14.01.2019 № 03-15-05/578).

Причем чиновники в данном случае игнорировали обширную судебную практику, в т.ч. позицию Верховного Суда РФ, который еще в 2017 году распространил решение Конституционного Суда и на «упрощенцев» (п. 27 Обзора судебной практики, утвержденного Президиумом ВС РФ 12.07.2017).

Только в 2020 году КС РФ в явном виде высказался по вопросу начисления взносов в ПФР в пользу «упрощенцев» (определение КС РФ от 30.01.2020 № 10-0).

После этого налоговики уже не имели права настаивать на прежнем подходе и ФНС выпустила письмо 01.09.2020 № БС-4-11/14090, в котором чиновники согласились с мнением КС РФ и бизнеса. Налоговики разрешили ИП на УСН «Доходы минус расходы» рассчитывать базу для 1% страховых взносов в ПФР с учетом расходов.

Одновременно налоговики отметили, что те «упрощенцы», которые переносят убытки прошлых лет, не могут дополнительно уменьшить базу для взносов в ПФР текущего периода за счет прошлых убытков. Это связано с тем, что страховые взносы, согласно ст. 430 НК РФ, нужно рассчитывать на основании дохода именно за текущий период.

Как ИП на УСН «Доходы минус расходы» платить 1% взносы в ПФР за 2020 год и далее

Теперь ИП, которые используют УСН «Доходы минус расходы» будут платить намного меньше дополнительных взносов в ПФР.

Пример

ИП Кузнецов А.В. работает на «упрощенке» с объектом «Доходы минус расходы».

Его доход за 2020 год — 2000 тыс. руб., расходы — 1500 тыс. руб. В соответствии с прежней позицией налоговиков Кузнецов должен был заплатить в ПФР:

Теперь же, с учетом расходов, дополнительный взнос предпринимателя в Пенсионный фонд будет намного меньше:

ПФР2 = (2000 – 1500 – 300) х 1% = 2 тыс. руб.

Как вернуть переплату по пенсионным взносам за прошлые периоды

Предприниматели теперь могут не только меньше платить в ПФР в дальнейшем, но и вернуть переплату за прошлые года. Также налогоплательщик имеет право зачесть эти взносы в счет предстоящих платежей в ПФР. Возврат или зачет взносов можно сделать в течение 3 лет с момента уплаты (п. 7 ст. 78 НК РФ).

Срок уплаты 1% взносов в ПФР — до 1 июля года, следующего за расчетным. Поэтому в 1 полугодии 2021 года предприниматели могут вернуть ил зачесть пенсионные взносы, начисленные в 20172019 и уплаченные в 20182020 годах.

Если предпринимателю уже назначена страховая пенсия, то вернуть переплату по пенсионным взносам нельзя, можно только зачесть (п. 6.1 ст. 78 НК РФ).

Некоторые налоговые инспекции после выхода письма ФНС № БС-4-11/14090 самостоятельно пересчитали пенсионные взносы за 2019 год. Но это не общее правило, поэтому перед тем, как писать заявление, нужно свериться со своей ИФНС и уточнить этот вопрос.

По мнению налоговиков, возвращенные страховые взносы следует считать доходами прошлых лет, выявленными в текущем налоговом периоде. Поэтому их следует отнести к внереализационным доходам и включить в налоговую базу по УСН в том периоде, когда был проведен возврат (письмо Минфина от 23.07.2018 № 03-15-05/51526).

Вывод

Начиная с 2020 года ИП на УСН «Доходы минус расходы» могут уменьшать базу для начисления 1% взносов в ПФР на величину расходов, учтенных при расчете налога.

Кроме того, такие ИП могут в 2021 году вернуть или зачесть пенсионные взносы, излишне уплаченные в 2018-2020 годах. Сумму переплаты, по мнению Минфина, нужно учесть, как внереализационные доходы при УСН в том периоде, когда взносы будут возвращены.

Читайте также: