Страхование арендованного автомобиля в бухгалтерском и налоговом учете

Опубликовано: 11.05.2024

Выезд на дорогу без ОСАГО чреват штрафами. Учитывая то, что водитель может получить любое количество штрафов от разных инспекторов ГИБДД, прежде чем оформит страховку, суммарная сумма штрафов может оказаться больше стоимости ОСАГО. И, вряд ли водитель, если он просто сотрудник фирмы, согласится платить штрафы за свой счет.

Фирма, владеющая автомобилем, вправе списать стоимость страховки в расходы при исчислении налога на прибыль.

ОСАГО и КАСКО в расходы: правила учета

Право списать страховые расходы в уменьшение налоговой базы по прибыли установлено статьей 263 НК РФ.

Собственник, арендатор, лизингополучатель автомобиля может учесть в прочих расходах затраты:

на обязательное страхование гражданской ответственности (ОСАГО) согласно п. п. 1, 2 ст. 263 НК РФ;
на добровольное страхование автомобиля от различных рисков (КАСКО) согласно пп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ.

Согласно п. 6 ст. 272 НК РФ:

Если договор страхования заключен на срок не более одного отчетного периода (квартала или месяца), расходы учитываются в момент их оплаты.

Если договор страхования заключен на срок более одного отчетного периода, порядок учета расходов на автострахование зависит от того, как уплачивается страховая премия.

Если страховка уплачивается единовременно, она учитывается в расходах пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном (налоговом) периоде.

Если страховка уплачивается в рассрочку, в договоре могут быть указаны периоды платежей.

Если периоды указаны, каждый платеж учитывают в расходах равномерно в течение периода, за который произведена оплата. Например, месяц, квартал.

Если в договоре периоды не указаны, каждый платеж распределяется на весь срок договора.

Полезные детали учета найдете здесь:

Услуги по страхованию, оказываемые страховщиками на территории РФ, не облагаются НДС в соответствии с пп. 7 п. 3 ст. 149 НК РФ.

В налоговом учете затраты на обязательное страхование включают в состав прочих расходов в пределах страховых тарифов, утвержденных в соответствии с законодательством России. Затраты на добровольное страхование включают в сумме фактических расходов.

Проводки в бух учете на КАСКО и ОСАГО

В бухгалтерском учете затраты на приобретение полисов ОСАГО и КАСКО признаются расходами по обычным видам деятельности согласно п. 5 ПБУ 10/99.

Стоимость ОСАГО и КАСКО списывается на расходы в том же порядке, что и в налоговом учете: равномерно в течение срока, за который оплачена страховка.

Отражают страховую премию по счету 76, к которому нужно открыть субсчет «Расчеты по имущественному и личному страхованию».

Проводки будут такими:

ДЕБЕТ 76 субсчет «Расчеты по имущественному и личному страхованию» КРЕДИТ 51 — выплачена страховая премия.
ДЕБЕТ 20 (23, 26, 44) КРЕДИТ 76 субсчет «Расчеты по имущественному и личному страхованию» — списана на расходы стоимость страховой премии за текущий месяц.

Как учесть расходы на страхование компании на УСН

Если компания работает на УСН, списать в расходы можно только стоимость обязательного страхования, то есть ОСАГО. Эти расходы поименованы в подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Причем, в расходы вы сможете включить сумму страховки только в пределах установленных тарифов. Рассчитывать тарифы самостоятельно не нужно. Страховые компании рассчитывают стоимость ОСАГО уже с учетом категории вашего транспорта: грузовой, легковой, автобус и др. по правилам п. 10 постановления Правительства РФ от 07.05.2003 № 263.

Таким образом, если вы работаете на УСН, учесть в расходах можно всю стоимость полиса ОСАГО сразу после его оплаты.

Для компаний на УСН не применимо требование о равномерном списании стоимости страховки в налоговом учете весь период действия полиса ОСАГО. Это требование установлено только для плательщиков налога на прибыль (п. 6 ст. 272 НК РФ).

Учесть в расходах КАСКО на УСН нельзя. Расходы на уплату страховки по добровольному страхованию не поименованы в статье 346.16 НК РФ.

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организация (ООО на ОСН) арендовала транспортное средство, заключила договор ОСАГО, уплатила страховую премию. До истечения срока договора ОСАГО договор аренды был расторгнут. Договор ОСАГО не прекращается.
Каков порядок налогового и бухгалтерского учета расходов в виде страховой премии в данной ситуации (в бухгалтерском учете расходы на страхование учитываются с использованием счета 97)?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
При соблюдении всех необходимых требований до момента расторжения договора аренды транспортного средства организация-арендатор могла учитывать расходы на ОСАГО в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, в налоговом учете и расходов по обычным видам деятельности в бухгалтерском учете. После этого основания для включения в расчет налогооблагаемой прибыли оставшейся несписанной в расходы части страховой премии отсутствуют, поскольку данные затраты перестают удовлетворять требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. В бухгалтерском учете с этого момента расходы на страховую премию следует включать в состав прочих расходов.

Обоснование позиции:

Налог на прибыль организаций

Организация - арендатор транспортного средства вправе учитывать при формировании налогооблагаемой прибыли расходы на ОСАГО в пределах утвержденных страховых тарифов в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 5 п. 1, пп. 4 п. 2 ст. 253, ст. 263 НК РФ, смотрите также письмо УФНС России по г. Москве от 20.11.2006 N 18-11/3/102521).
Если по условиям договора страхования предусмотрена уплата страхового взноса разовым платежом, то по договорам, заключенным на срок более одного отчетного периода, при применении метода начисления данные расходы признаются равномерно в течение срока действия договора пропорционально количеству календарных дней действия договора в отчетном периоде (п. 6 ст. 272 НК РФ).
Это справедливо при условии удовлетворения затрат на ОСАГО требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, в силу которых осуществленные налогоплательщиком затраты для включения их в расчет налоговой базы по налогу на прибыль организаций должны быть обоснованы (экономически оправданы), документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Применительно к рассматриваемой ситуации, на наш взгляд, данные требования могут выполняться лишь при условии использования арендованного транспорта в коммерческой деятельности арендатора (письмо УФНС России по г. Москве от 02.03.2006 N 20-12/16322). После расторжения договора аренды и возврата транспортного средства арендодателю застрахованное имущество прекращает использоваться в деятельности арендатора, что, по нашему мнению, указывает на отсутствие связи затрат на уплату страховой премии, относящихся к периоду с момента расторжения договора, с деятельностью арендатора, направленной на получение дохода, и препятствует их включению в расчет налогооблагаемой прибыли (п. 49 ст. 270 НК РФ).
Кроме того, затраты на уплату страховой премии, относящиеся к периоду с момента расторжения договора аренды, могут быть признаны необоснованными в связи с тем, что организация-арендатор не инициировала прекращение действия договора ОСАГО и не попыталась вернуть часть уплаченной страховой премии (подробнее смотрите в материалах: Энциклопедия решений. Досрочное прекращение договора ОСАГО по инициативе страхователя; Энциклопедия решений. Возврат страховой премии в случае досрочного прекращения договора ОСАГО).
Таким образом, полагаем, что организация в данном случае не вправе признавать в налоговом учете часть затрат в виде страховой премии по договору ОСАГО, приходящуюся на период действия данного договора с момента расторжения договора аренды транспортного средства. Соответствующая сумма может быть рассчитана пропорционально дням действия договора ОСАГО с момента расторжения договора аренды.
Иную точку зрения организация должна быть готова отстаивать в споре с налоговым органом. Официальных разъяснений и материалов судебной практики по аналогичным ситуациям нами не обнаружено.

Бухгалтерский учет

Правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций (кроме кредитных и страховых организаций), являющихся юридическими лицами по законодательству РФ, установлены ПБУ 10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99).
В бухгалтерском учете коммерческой организации расходы на ОСАГО в отношении арендованного транспортного средства, используемого в ее основной производственной (торговой) деятельности, учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п.п. 4, 5 ПБУ 10/99). При единовременной уплате страховой премии по договору, действующему в течение нескольких отчетных периодов, в бухгалтерском учете возможно признавать данный расход равномерно, в течение всего срока действия договора ОСАГО с применением счета 97 "Расходы будущих периодов" (подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Бухгалтерский учет расходов на имущественное страхование).
При этом нужно учитывать, что после расторжения договора аренды транспортное средство в данном случае перестает использоваться организацией-арендатором в своей деятельности, что, на наш взгляд, исключает дальнейшее отнесение страховой премии в расходы по обычным видам деятельности. По нашему мнению, с этого момента данный расход следует квалифицировать в качестве прочего, подлежащего отнесению с кредита счета 97 в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Расходы, не принимаемые в целях налогообложения" в течение оставшегося срока действия договора ОСАГО (п.п. 4, 15 ПБУ 10/99, План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по применению, утвержденные приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94). Как и в налоговом учете, сумма расходов на ОСАГО, подлежащая отнесению на счет 91, может быть рассчитана пропорционально дням действия договора ОСАГО с момента расторжения договора аренды.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий

Ответ прошел контроль качества

2 ноября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации. Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность. В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.

Рассмотрим, как правильно отражать финансовые последствия договора аренды автомобиля в бухгалтерском учете, а также как они отражаются на налогообложении.

Права и возможности арендополучателя автотранспорта

Аренда автотранспортного средства – это заключение договора, согласно которому означенное авто предоставляется во временное пользование его владельцем в пользу арендополучателя (ст. 34 Гражданского Кодекса РФ). Цели применения машины не оговариваются, естественно, по умолчанию они не должны быть незаконными.

Разновидностью аренды является фрахтование – договор на использование транспорта вместе с экипажем (водителем).

Арендодателем авто может выступать лицо любого статуса:

физическое;
юридическое;
индивидуальный предприниматель.

Наниматель машины при согласии арендодателя может заключить безвозмездный договор или договор ссуды. Если для нужд организации используется машина ее сотрудника, которой управляет он сам, фирма компенсирует ему затраты.

Все возможные варианты аренды – наем без экипажа, фрахт, безвозмездная аренда, ссуда или компенсация – по-разному отражаются в бухучете и влияют на налоговую нагрузку.

Договор аренды авто

Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.

ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.

Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).

Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).

Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками. На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства. Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.

Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.

Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля

Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:

марка и модель автомашины;
ее пробег на момент передачи;
стоимость данного актива;
данные технического осмотра;
номер подписанного сторонами договора аренды.

Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.

Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:

20 «Основное производство»;
23 «Вспомогательные производства»;
25 «Общепроизводственные расходы»;
26 «Общехозяйственные расходы»;
29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
44 «Расходы на продажу».

Примеры проводок для арендатора:

дебет 20 (44), кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – арендная плата за пользование ТС начислена;
дебет 76, кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» – удержание НДФЛ с суммы оплаты движимого имущества, которое арендовано у физлица;
дебет 76, кредит 50 «Касса» (51«Расчетный счет») – передача средств за использование арендованного транспорта.

Примеры проводок для арендодателя:

дебет 76, кредит 91.1 «Прочие доходы» – отражаются начисления арендной платы за автомобиль;
дебет 51, кредит 76 – получение средств в уплату за аренду автомашины.

Арендодатель остается собственником актива – движимого имущества, которое учитывается на специальном субсчете счета 01. Он продолжает начислять на него обычную амортизацию: дебет 20 «Основное производство», кредит 02 «Амортизация основных средств».

Если владелец авто – сотрудник нанимателя

Договор аренды заключается по форме «без экипажа». Если стороны не договорились об ином, сотрудник – хозяин машины — оплачивает только прохождение техосмотра. Остальные платежи вносит сам арендатор, а именно:

страховку;
парковку;
заправку;
ремонт;
компенсацию за использование в служебных целях личной машины – арендную плату по договору.

Для организации или физлица-работодателя эти платежи являются расходами, то есть учитываемыми при налогообложении средствами. Чтобы уменьшить налоговую базу, они должны обязательно подкрепляться платежными документами (чеками с заправок, копией страхового талона и т.п.). Бухгалтерский учет подобен описанному выше с учетом нескольких нюансов.

К СВЕДЕНИЮ! Если договор аренды заключен с собственным сотрудником, то вместо счета 76 следует применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример проводок для аренды автомобиля сотрудника:

дебет 0001 – принятие машины сотрудника на забалансовый учет по определенной договором стоимости;
дебет 26, кредит 73 – начисление платы за пользование автомобилем работника;
дебет 73, кредит 68 – удержание НДФЛ с сотрудника, получившего доход – арендную плату;
дебет 73, кредит 51 – перечисление сотруднику арендной платы минус подоходный налог на карточку;
дебет 10, кредит 60 – учет топлива и смазочных материалов (по чеку, без налога);
дебет 19, кредит 60 – НДС по ГСМ;
дебет 68, кредит 19 – вычет НДС;
дебет 26, кредит 10 – списание топлива;
дебет 90, кредит 26 – учет остальных расходов;
001 – возврат сотруднику автомобиля.

Налоговые вопросы аренды ТС

Следует учесть нюансы начисления НДС, налога на прибыль и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.

Аренда без экипажа

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

арендодатель предъявил счета-фактуры с выделенным НДС;
автомобиль применяется для действий, облагаемых данным налогом;
есть приемочный акт на автомобиль.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Аренда с экипажем

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль, если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

если водитель – не сотрудник организации, это будут затраты на оплату труда;
если хозяин машины работает в фирме и «шоферит» на нее свободное время, это будет «прочий расход по реализации и производству».

«Клерк» Рубрика Бухгалтерия

Довольно часто организации для решения производственных нужд принимают решение приобрести транспортное средство. Покупка автомобиля не всегда и не для всех компаний целесообразна. Нередко решение руководства сводится к аренде автомобиля в целях компании.

Рассмотрим, как правильно отражать расходы на аренду и содержание арендованного автомобиля при исчислении налога на прибыль, в каком случае возникает необходимость уплаты НДФЛ и страховых взносов.

Согласно Гражданскому кодексу существует два вида договора аренды транспортного средства: с экипажем и без (договор аренды транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации). Порядок заключения и форма договора, а также обязанности арендодателя регулируются статьями 642–649 ГК РФ.

Расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, если договором не предусмотрено иное, несет арендатор (статьи 636, 645 и 646 ГК РФ).

Чаще всего организации арендуют транспортные средства юридических или у физических лиц. В зависимости от вида арендодателя и от аренды транспортного средства с экипажем или без экипажа у организации арендатора возникает различная обязанность по уплате налогов.

Транспортный налог

Следует сразу отметить, что обязанность по уплате транспортного налога закреплена в статье 357 НК РФ за лицом, на которое зарегистрировано транспортное средство.

Таким образом, исчисление и уплату транспортного налога должен осуществлять арендодатель.

Налог на прибыль

Суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе прочих расходов для исчисления налога на прибыль, если:

арендованный автомобиль используется для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг,
при условии соответствия всем критериям, предусмотренным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

В целях налогообложения прибыли расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, такие, как мойка, покупка запчастей, ГСМ, компания имеет право также включать в расходы (подп. 11 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Вышеуказанные расходы должны быть документально подтверждены и оправданы в соответствии с требованиями законодательства.

В частности, для подтверждения расходов на ГСМ в целях исчисления налога на прибыль, необходимо оформление путевых листов. Кроме подтверждения расходов на ГСМ, данный документ подтверждает в целом экономическую обоснованность и производственную направленность расходов, связанных с использованием транспортного средства.

Таблица 1. Расходы на аренду и обслуживание транспортного средства

Вид расхода

Вид расхода в НУ

Ссылка на законодательство

Расходы на аренду

пп.10 п.1 ст.264 НК

Услуги по управлению автомобилем

Страховые взносы на услуги по управлению

пп.1 п.1 ст.264 НК

Текущий и капитальный ремонт

Расходы на ремонт основных средств*

пп. 1 и 2 ст. 260 НК*

Расходы на содержание

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК

Материальные расходы** или

пп. 5 п. 1 ст. 254 НК**

пп. 11 п. 1 ст. 264 НК***

Страхование (ОСАГО, КАСКО)

Расходы на обязательное и добровольное имущественное страхование

пп. 1 п. 1 ст. 263 НК

* если обязанность возложена на арендатора,

** для производственной деятельности,

*** для нужд управления.

Первичные документы

Как было сказано выше, для отражения расходов в налоговом учете необходимо оформлять документы в соответствии с требованиями законодательства.

Расходы на аренду, если иное не предусмотрено договором, можно отражать на основании только договора. Также может быть предусмотрено составление ежемесячного акта на аренду транспортным средством.

Расходы на услуги управления транспортным средством могут быть приняты в налоговом учете на основании оформленных актов на услуги по управлению, составленных согласно требованиям законодательства.

Расходы на ГСМ для налогового учета подтверждаются корректно заполненными путевыми листами.

Рассмотрим подробнее требования к оформлению данного документа и изменений в его форме, вступивших в силу в 2017 году.

Унифицированная форма документа утверждена Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Данная форма предусмотрена для автотранспортных организаций. Если компания таковой не является, то она может руководствоваться в качестве основы данной формой документа и разработать собственную форму путевого листа. Если организация примет решение составлять документ по самостоятельно разработанной форме, то необходимо закрепить данную форму в учетной политике и проверить соответствие документа требованиям 402-ФЗ к реквизитам первичного документа.

В 2017 году вступили в силу Приказы Минтранса (от 18.01.2017 № 17, от 07.11.2017 № 476), которыми были внесены некоторые изменения в порядок оформления данного документа. Напомним, что порядок заполнения путевых листов закреплен в Приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист должен обязательно содержать следующую информацию и реквизиты (утверждены разделом II приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152):

наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке его действия;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе;
отметка о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля (приказ Минтранса РФ от 18 января 2017 г. № 17);
показания одометра при выезде и при заезде;
дата и время выезда и заезда в гараж;
подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
Ф.И.О. водителя;
дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя;
штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр.

С 15 декабря 2017 в путевом листе обязательно должна содержаться информация об ОГРН или ОГРИП (в случае ИП) собственника транспортного средства.

Еще одно дополнение — в поле «Сведения о транспортном средстве» появился новый обязательный реквизит. В данном поле необходимо заполнять день (число, месяц, год) и время (часы, минуты), когда был проведен предрейсовый контроль технического состояния автомобиля. Данное поле заполняется, если такой предрейсовый контроль предусмотрен законодательством.

Путевой лист теперь не обязан содержать печать (штамп) организации или ИП.

Важное внимание следует уделить информации о маршруте поездок. Несмотря на отсутствие данного требования в Приказе Минтранса, налоговые органы настаивают на наличии полной информации о маршруте поездок. Формулировка маршрута должна указывать на производственный характер (например, поездка в налоговую инспекцию, на переговоры к заказчику).

Величина расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли не ограничена налоговым законодательством. Нормированию подлежат только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей (подп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

При проверке обоснованности затрат налоговые органы руководствуются Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В случае значительного превышения фактических расходов над указанными нормами налоговыми органами может быть подвергнута сомнению их экономическая обоснованность.

Несмотря на это, организация, учитывая специфику своей деятельности, вправе использовать самостоятельно разработанные нормы, исходя из соответствующей технической документации (с учетом норм, установленных Минтрансом России, или с учетом данных, содержащихся в документах завода — изготовителя автомобиля). Минфин в своих разъяснениях (например, письма от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875) разрешает организациям, которые не являются автотранспортными, не придерживаться норм Минтранса, а разрабатывать свои нормы.

Если организация не является автотранспортной, необходимо закрепить разработанную норму расхода топлива приказом руководителя организации.

Если организация или ИП оказывает транспортные услуги, то они должны вести журнал регистрации путевых листов, который также иногда называют реестром путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, п. 17 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

НДФЛ и страховые взносы

Если организация арендует автомобиль у физического лица, то также, как и в случае с юридическим лицом, необходимо заключить договор аренды транспортного средства. В договоре должна содержаться исчерпывающая информация об автомобиле, чтобы можно было точно определить, какое транспортное средство взято в аренду. Так обязательно следует указать марку автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер. Сведения должны соответствовать паспорту транспортного средства или свидетельства о регистрации.

Доходы, получаемые физическим лицом от сдачи имущества в аренду, а также от оказания услуг являются объектом налогообложения НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ).

Организация, в данном случае оплачивающая услуги аренды, выступает налоговым агентом и обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). В зависимости от того является физическое лицо резидентом Российской Федерации или нет, ставка налога будет 13% или 30% соответственно.

НДФЛ с арендной платы удерживается при ее фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК). Дата фактического получения дохода определяется как день выплаты дохода — из кассы или на банковский счет (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Налог должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода.

В зависимости от того оформлен договор аренды с экипажем или без него, будет возникать необходимость исчисления и уплаты страховых взносов.

Если заключен договор аренды без экипажа, то арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды имущества, страховыми взносами не облагается.

Если заключен договор аренды с экипажем, то есть также предоставляются услуги по управлению транспортным средством, то следует обратить внимание на следующие нюансы:

В договоре необходимо разделить стоимость аренды и стоимость услуг управления,

Как было сказано выше, услуги аренды не являются объектом обложения страховых взносов, но услуги управления облагаются страховыми взносами в ПФР и ФФОМС, так как относятся к выплатам физическому лицу по договору гражданско-правового характера, предметом которого является оказание услуг,

Страховые взносы в ФСС в части страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний уплачиваются в том случае, если это предусмотрено в самом договоре аренды транспортного средства с экипажем (п.1 ст.20.1 закона № 125-ФЗ).

Если в договоре отсутствует разделение сумм аренды и оказания услуг управления, то высока вероятность того, что проверяющие начислят взносы со всей суммы арендной платы. В таком случае свои интересы придется отстаивать в суде.

Бухгалтерский учет

Передача транспортного средства от арендодателя к арендатору оформляется актом приемки-передачи основных средств.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре аренды.

По окончании срока действия договора имущество списывается с забалансового счета арендатора.

Согласно ПБУ 10/99, в случае использования арендованного имущества для осуществления деятельности, связанной с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ и оказанием услуг, суммы арендной платы и услуг по управлению транспортным средством учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Таким образом, арендатор отражает арендную плату в бухгалтерском учете в том периоде, к которому она относится.

Арендная плата списывается в зависимости от того, в какой деятельности используется автомобиль. Возможные бухгалтерские проводки при аренде транспортного средства у физического и юридического лица приведены в Таблице 2.

Обратим внимание, что если аренда у физического лица предполагает аренду у сотрудника организации, то в качестве счета расчетов с арендодателем будет использоваться счет 73, в случае аренды у физического лица — ИП или у юридического лица будет использоваться счет 76.

Таблица 2. Бухгалтерские проводки

Согласно законодательству РФ, от уплаты обязательных сборов освобождаются лишь те машины, возраст которых превышает 25 лет. При этом ответственность за внесение средств в казну возлагается исключительно на владельца движимого имущества. А поэтому, сдавая транспорт в ренту, очень важно заранее выяснить, как распределяются обязанности при временном пользовании ТС, и облагается ли аренда автомобиля страховыми взносами в 2019 году вообще.

Особенности заключения договора аренды автомобиля

Передавая движимую собственность в пользование третьей особе за определенное вознаграждение, текущий автовладелец должен побеспокоиться о заключении соответствующего договора. По своему принципу действия этот документ очень похож на временную доверенность, но на практике он обладает тремя характерными особенностями. А именно:

Предметом ренты может выступать не только транспортное средство, но и прикрепленные к нему люди: водитель, охранник и т. д. (аренда автомобиля с экипажем у физического лица подвергается налогообложению в согласии со ст. 632-641 ГК РФ, поскольку законодательством подобная сделка расценивается, как оказание платных услуг);
При оформлении договора на получателя автомобиля накладывается ответственность не только за содержание ТС (ремонт, замена расходников и т. д.) но еще и за уплату штрафов, полученных в период действия делового соглашения (сюда же относится и налог на транспорт, который должен выплачивать собственник машины);
Взяв транспортное средство во временное пользование на основании генеральной доверенности, гражданин в дальнейшем не несет ответственности за совершенное им ДТП, в том числе и с тяжелыми последствиями. А вот при составлении договора об аренде автомобиля все претензии со стороны органов ГИБДД будут предъявляться исключительно водителю ТС, а не его владельцу.

Устанавливается размер налогов и страховых взносов при аренде автомобиля у физического лица (с экипажем или без него) статьями 611-646 ГК РФ, в соответствии с которыми обе стороны соглашения также получают право на защиту своих интересов в суде.

Нюансы налогообложения

Законодательство РФ накладывает обязательные сборы исключительно на движимую собственность. При составлении договора аренды с экипажем для физического лица налогообложение будет устанавливаться на основе сразу двух документов, где предметами соглашения выступают:

Транспортное средство;
Сопутствующий персонал.

Какие конкретно налоги необходимо перечислять на бюджетный счет, и кто несет ответственность за их своевременную уплату, выясним ниже.

Удержание налогов

Если речь идет о составлении договора аренды автомобиля без экипажа, то страховые взносы в 2019 году на такой вид сделки накладываться не будут. Это положение регламентировано ст. 642-649 Гражданского кодекса Российской Федерации. Ведь рента движимой собственности не относится к платным услугам, а потому хозяин транспортного средства может запросить у клиента лишь часть денег в пользу уплаты подоходного налога.

Размер сборов за прокат машины устанавливается исходя из суммы, которую водитель оплачивает владельцу движимого имущества в качестве вознаграждения. Все проведенные манипуляции по перечислению средств между сторонами должны обязательно фиксироваться в бухгалтерском учете и храниться в двух экземплярах: один – для арендатора, и второй – для собственника ТС.

Более серьезно дела обстоят в том случае, если гражданин решает нанять транспортное средство в сопровождении персонала (будь то охрана или водитель). Тогда договор будет включать в себя сразу две услуги:

Рента автомобиля;
Найм персонала.

Если первая сделка поддается лишь подоходному налогообложению, то аренда транспорта с экипажем отражается в бухучете в паре со страховыми взносами, насчитанными в соответствии со ст. 632-641 Трудового кодекса.

Совет! Избежать переплаты в упомянутой ситуации можно лишь одним путем: оформить отдельный документ на трудовую повинность. Таким образом клиент получит от организации только одну услугу. Найм персонала уже будет происходить по совершенно иному регламенту, без обложения страховыми взносами.

Кто платит транспортный налог

Если опираться на законодательство РФ (а именно на постановление Министерства финансов, от 03.05.2011 г.), то вывод следует только один: плательщиком НДФЛ должен выступать официальный владелец движимой собственности. Ведь органы Госавтоинспекции могут поставить на учет лишь одно лицо, являющееся хозяином ТС. А вот те граждане, которым выдано поручение на автомобиль, в единый реестр не входят.

Таким образом получается, что выплачивать транспортные сборы не может никто, кроме собственника машины. Но удержание средств на покрытие государственных платежей он должен производить с клиента, в счет увеличения вознаграждения за ренту ТС.

Единственным исключением, когда за уплату НДФЛ отвечает физическое лицо, взявшее авто в аренду в 2019 году – это лизинг. Ведь при оформлении данной процедуры фирма-поставщик транспортных средств снимает с себя ответственность за уплату налогов, перекладывая свои обязанности на нового владельца машины.

Подоходный налог (он же НДФЛ) – это один из видов обязательных взносов, который накладывается на все сделки гражданско-правового характера. В нашем случае, когда аренда авто происходит у физ. лица, данное налогообложение на 2019 год будет составлять от 13 до 35% от суммы вознаграждения, переданного клиентом в пользу компании-поставщика ТС. Единственным документом, подтверждающим сделку между обеими сторонами, выступает договор о ренте машины. Поэтому заключать его нужно в двух экземплярах.

Как осуществляются бухгалтерские проводки

Если гражданин берет автомобиль в ренту у организации или у юридического лица, у которого данная услуга закреплена, как основной вид деятельности, то в бухучете такая сделка будет зарегистрирована, как реализация товара. А вот при прокате авто путем составления договора с физическим лицом подобные манипуляции следует фиксировать, как внериализационный доход.

Важно знать! Отдельно стоит упомянуть ситуацию, когда аренда автомобиля происходит от лица ИП у сотрудника. Ведь тогда бухгалтерский и налоговый учет будут составляться не по стандартному алгоритму, а в особом порядке, с включением в расходы затрат на топливо. Найм экипажа в таком случае не фиксируется, как это предусмотрено для рядового договора ренты ТС.

Можно ли избежать уплаты страховых взносов

Если аренда машины оформляется в стандартном режиме, с последующим внесением произведенных платежей в бухучет, то избежать обязательного налогообложения у реализатора движимой собственности не получится. Однако можно попробовать обойти законодательство, воспользовавшись одним из предложенных способов:

Заключить с арендатором ТС трудовые отношения (в таком случае клиент получит статус сотрудника компании, выдающей ему транспорт в ренту. Для подобного рода сделок ГК РФ предусматривает смягченные правила);
Составить документ о возмещении затрат (если компания-поставщик ТС согласится выдать водителю бланк расходов по эксплуатации автомобиля, то государство освободит ее от начислений по страховым взносам).

Но стоит также упомянуть, что оба перечисленных варианта подразумевают дальнейшее покрытие НДФЛ с заработной платы клиента. Ведь если он числится, как сотрудник организации, то его ЗП должна отражаться в бухучете. А это не всегда выгодно для владельца движимой собственности.

Мы узнали, взимаются ли страховые взносы при аренде автомобиля в 2019 году, и на кого возлагается ответственность за их своевременную уплату. Остается добавить, что при уклонении от погашения НДФЛ физическое лицо будут ждать штрафы или даже административный арест. Поэтому совершать подобные сделки нужно с четким соблюдением законодательной базы.

Читайте также: