При увольнении излишне удержанный ндфл

Опубликовано: 26.04.2024

При исчислении налога на доходы нередко возникают ошибки, вследствие которых НДФЛ оказывается излишне удержанным. Причин может быть несколько: арифметическая ошибка бухгалтерской службы, игнорирование при расчетах подтверждающих документов на вычет, смена статуса работника с нерезидента на резидента.

Как поступить бухгалтеру, если он обнаружил излишнее удержание с доходов сотрудника? О порядке действий, законодательных нормах, регламентирующих возврат налога сотруднику, расскажет наша статья.

Что говорит законодатель?

Порядок возврата НДФЛ, удержанного излишне из доходов, содержится в НК РФ ст. 231-1. Возврат сумм работодателю, которые он излишне перечислил за сотрудника в ФНС, регулируется НК РФ, ст. 78. Статья 231 не исключает возможность выплаты гражданину сумм НДФЛ из средств работодателя до момента, когда ИФНС произведет возврат этих денег на счет фирмы-работодателя.

В этой же статье говорится о необходимости возврата налога в случае, если его плательщик писал заявление на имя работодателя с просьбой предоставить ему имущественный вычет, но при расчете право на вычет не было учтено.

Имущественный вычет в связи с покупкой (строительством) жилья имеет свои нюансы, когда дело касается возврата налога на доходы.

Согласно законодательству получить вычет физическое лицо имеет возможность (по НК РФ ст. 220 п. 7-8):

в налоговой по окончании года;
в месте, где он работает, в середине года.

Обращаясь по месту работы за вычетом, налогоплательщик должен иметь в виду, что уменьшать НДФЛ при расчетах бухгалтерия начнет с того месяца, в котором он написал заявление с просьбой предоставить вычет. При этом возникает вопрос, должен ли работодатель пересчитать налог в сторону уменьшения с начала года, а затем его вернуть.

О том, что возвращать НДФЛ, удержанный до получения заявления налогоплательщика (с подтверждением из налоговой, что он такое имеет право), работодатель не должен, говорит Минфин (документ №03-04-06/6-46 от 21/03/11 г. и ряд других).

Алгоритм возврата

Обнаружив факт излишнего удержания, руководство фирмы обязано следовать порядку возврата, прописанному в НК РФ:

Сообщить работнику об излишнем удержании НДФЛ. Форма такого сообщения может быть произвольной, а порядок уведомления согласовывается с работником заранее (Минфин, документ №03/04/06/6-112 от 16/05/11 г.). Установлен десятидневный срок с момента обнаружения нарушения для отправки такого сообщения сотруднику фирмы. В уведомлении обязательно должна быть указана сумма к возврату (НК РФ, ст. 231-1, ст. 6.1-1).
Дождаться, когда сотрудник напишет заявление с просьбой о возврате НДФЛ (ст. 231-1 НК и письма Минфина). Заявление может быть подано в период до 3-х лет с момента, когда налог был уплачен (ст. 78-7 НК). Деньги возвращаются работнику только на его счет, в безналичном виде. В заявлении номер счета обязательно указывается.
Вернуть сотруднику переплату в 3-месячный срок после получения заявления от сотрудника. Если этот срок проигнорировать, то за каждый последующий календарный день работодатель обязан начислить проценты и уплатить их вместе с возвращенной суммой. Ставка по процентам равна актуальной на момент нарушения ставке рефинансирования ЦБ.

Возникшую переплату по налогу можно погасить за счет текущих платежей НДФЛ, т.е. уменьшить сумму НДФЛ за счет сумм, начисленных с доходов данного сотрудника либо других сотрудников, независимо от ставки налога, которая применялась при расчетах, и видов дохода.

Если фирма по какой-то причине не имеет возможности вернуть сотруднику излишне удержанный у него налог, необходимо обратиться в ФНС, предоставив заявление о необходимости возврата НДФЛ физическому лицу в установленные законом сроки. К заявлению прилагаются документы, в которых отражен факт переплаты, и налоговые документы-расчеты на удержание НДФЛ (выписки из реестров НУ за соответствующий период).

На заметку! Если налоговый агент уплачивал НДФЛ «впрок», т.е. в счет будущих платежей, и допустил переплату, ФНС не признает ее переплатой по налогу на доходы, поскольку уплата данного налога за счет налогового агента недопустима. В этом случае фирме следует обратиться с заявлением в ФНС о возврате «налога, не являющегося НДФЛ», который был ошибочно уплачен. Возможен и зачет этой суммы в счет других налогов (письмо №ГД-4-8/2085@ от 06.02.17 г.).

Работник может вернуть НДФЛ, обратившись в ФНС:

если фирма, где он работал, ликвидирована;
если работник приобрел в текущем календарном году статус резидента РФ.

В последнем случае переплата возникает из-за разницы ставок НДФЛ для резидентов и нерезидентов (соответственно 13 и 30% от доходов). При обращении налогоплательщик предоставляет декларацию на доходы и заявление с указанием счета, на который будет перечисляться излишне удержанный налог. Необходимо подтвердить и статус резидента РФ документами, имеющимися в наличии у работника (копии регистрационных документов по месту жительства, миграционной карты и пр.).

Может случиться так, что сотрудник уже уволен, а бухгалтерия обнаружила переплату по налогу с его доходов. В этом случае излишне удержанный НДФЛ фирма обязана сотруднику вернуть.

Возврат оформляется тем же порядком и по тому же алгоритму, который приведен выше: уведомление, заявление сотрудника, перечисление ему средств.

Если сведения в налоговую уже отправлены, а сотрудник заявил свое право на возврат, сумма должна быть возвращена.

После этого в ИФНС подается корректирующая справка 2-НДФЛ, в которой излишне удержанный налог отражаться не будет. Кроме того, в форме 6-НДФЛ обязательно указывается сумма перечисленного сотруднику на счет излишне удержанного НДФЛ в том отчетном периоде, в котором прошло перечисление.

Бухгалтерские записи по операциям возврата НДФЛ представляют собой корректировочные проводки – сторно Дт 70 Кт 68/НДФЛ.

Вкратце

Возврат НДФЛ сотруднику производится после того, как он будет уведомлен об излишне удержанной с доходов суммы. Возврат производится на основании заявления сотрудника, только безналичным порядком на банковский счет физлица.

При невозможности перечислить налог руководство фирмы обязано обратиться в ИФНС с заявлением об этом, с приложением соответствующих сведений по НДФЛ из регистров НУ. Игнорирование налоговым агентом обязанностей по возврату НДФЛ ведет к необходимости им уплаты дополнительных процентов за каждый день просрочки.

Автор: Юлия Попик старший бухгалтер по расчету заработной платы

Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы

Переплата налога на доходы физлиц в бюджет может возникнуть по разным причинам. Но независимо от того, из-за чего она образовалась, основная сложность при ее возврате заключается в том, что организация не считается плательщиком этого налога. Она выступает в качестве налогового агента. А плательщиками являются сотрудники организации, получающие от нее доход.

Поэтому процедура возврата НДФЛ из бюджета строго регламентирована и отличается от общего порядка возврата налогов. Зачет переплаты по НДФЛ тоже сопряжен с трудностями – сделать это удастся не всегда. Обо всем по порядку – в нашей статье.

Когда возникает переплата

Переплата по НДФЛ в бюджет может образоваться в двух случаях.

Первый случай. Организация удержала из дохода сотрудника больше положенного. Например – из-за того, что бухгалтер неправильно рассчитал облагаемую базу или неверно применил вычеты по НДФЛ, либо работник не вовремя представил в бухгалтерию подтверждающие документы на вычет, и т.п. Эту же (излишне удержанную) сумму и заплатили в бюджет. В данном случае речь идет об излишне удержанном НДФЛ из доходов налогоплательщика.

Второй случай. Организация рассчитала и удержала НДФЛ правильно. Но в бюджет перечислила больше, чем нужно. Это может произойти, например:

из-за ошибки бухгалтера при оформлении платежного поручения на уплату налога;
из-за того, что налог заплатили раньше срока (до того, как выплатили работникам доход и удержали из него НДФЛ). В этом случае получается, что возникает переплата за счет собственных средств организации, а не налогоплательщика.

Как вернуть переплаченный налог

Порядок возврата налога зависит от того, по какой причине возникла переплата.

Ситуация 1. Переплата НДФЛ образовалась из-за того, что налог был излишне удержан из доходов сотрудника.

Правила возврата НДФЛ в этой ситуации установлены статьей 231 НК РФ. Алгоритм действий – следующий.

Выявить излишне удержанный налог работник может и самостоятельно.

Независимо от того, кто обнаружил переплату (бухгалтер или сотрудник), работник пишет на имя руководителя организации заявление на возврат НДФЛ. Именно этот документ и будет являться основанием для возврата налога. Составить его можно в произвольной форме. Например, так:

Переплату по НДФЛ организация должна перечислить сотруднику в течение трех месяцев со дня получения от него заявления. Основание – пункт 1 статьи 231 НК РФ. Здесь нужно обратить внимание на два важных момента.

Во-первых, излишне удержанную сумму НДФЛ можно только перечислить на банковский счет работника – возвращать налог наличными нельзя (п. 1 ст. 231 НК РФ). Причем это правило действует независимо от того, какой порядок выплаты зарплаты установлен в организации – наличными из кассы или «безналом» на карты сотрудников.

Во-вторых, нужно строго соблюдать сроки возврата излишне удержанного налога работнику. Если в течение положенного срока (трех месяцев) организация не вернет сотруднику переплату, то на сумму невозвращенного налога она должна будет начислить проценты за каждый день просрочки. Проценты начисляются по ставкам рефинансирования, действовавшим в дни нарушения срока возврата. Такой порядок предусмотрен абзацами 3–5 пункта 1 статьи 231 НК РФ.

Статья 231 НК РФ четко устанавливает источники, за счет которых можно вернуть НДФЛ сотруднику. А именно – это предстоящие платежи по НДФЛ, удержанному и подлежащему перечислению в бюджет:

из доходов того же работника, у которого излишне удержали налог;
из доходов других налогоплательщиков, по отношению к которым организация выступает налоговым агентом.

Бухгалтер по ошибке излишне удержал НДФЛ с выплат менеджеру Степанову за август 2019 года. Сумма излишне удержанного налога составила 1300 руб. Ошибка была обнаружена в сентябре 2019 года. Общая сумма НДФЛ, удержанная из зарплаты всех сотрудников организации за сентябрь, составила 130 000 руб. Из этой суммы бухгалтер перечислил в бюджет только 128 700 руб. Разница в размере 1300 руб. была перечислена на банковский счет, указанный Степановым в заявлении на возврат излишне удержанного НДФЛ.

И только если указанных платежей недостаточно для того, чтобы вернуть НДФЛ налогоплательщику в положенный срок, организация обращается в налоговую инспекцию за возвратом налога из бюджета (п.1 ст. 231 НК РФ). Для этого в ИФНС нужно подать заявление о возврате налога, форма которого утверждена Приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ (Приложение № 8). Представить документ в инспекцию необходимо в течение 10 дней со дня получения заявления от сотрудника.

К заявлению нужно приложить:

выписку из налогового регистра по НДФЛ о доходах сотрудника;
копию заявления сотрудника (с указанием причины образования переплаты, даты ее возникновения и суммы);
копию справки по форме 2-НДФЛ по состоянию на дату обращения за возвратом;
данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ начиная с того года, за который был произведен перерасчет налога.

В качестве документа, подтверждающего данные о расчетах с бюджетом по НДФЛ, можно представить выписку по счету 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ». Сумма начислений по кредиту этого счета должна быть сторнирована на сумму переплаты налога (чтобы была видна сумма переплаты).

Такой вывод следует из положений пункта 1 статьи 231 НК РФ.

Возвращать переплату по НДФЛ организации – налоговому агенту налоговая инспекция будет в общем порядке, который установлен статьей 78 НК РФ.

Так, решение о возврате переплаты (или отказе в этом) инспекция должна принять в течение 10 дней:

со дня получения заявления от организации, если сверка расчетов с бюджетом не проводилась;
со дня подписания акта сверки, если сверка была.

Такой порядок предусмотрен пунктом 8 статьи 78 НК РФ.

Известить организацию о своем решении (согласии на возврат или отказе) инспекция обязана в течение 5 дней со дня принятия решения (п. 9 ст. 78 НК РФ). Форма решения о возврате и форма решения об отказе в возврате излишне уплаченного налога утверждены приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@.

Вернуть переплату налоговая инспекция обязана в течение одного месяца с того дня, как получила заявление от организации (п. 6 ст. 78 НК РФ).

Ожидая поступления средств из бюджета на свой расчетный счет, организация – налоговый агент вправе вернуть сотруднику излишне удержанную сумму НДФЛ за счет собственных средств (абз. 9 п.1 ст. 231 НК РФ).

Ситуация 2. Переплата по НДФЛ образовалась из-за того, что организация перечислила в бюджет налог в большей сумме, чем положено. При этом налог с доходов сотрудников был рассчитан и удержан верно.

В данном случае переплаченные в бюджет деньги можно вернуть на банковский счет организации.

Для этого нужно подать в налоговую инспекцию заявление по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@ (Приложение 8). К нему нужно приложить платежное поручение на уплату налога и выписку из регистра по НДФЛ. Эти документы подтвердят, что лишние суммы были уплачены в бюджет.

Такой вывод следует из статьи 78 НК РФ и письма Минфина России от 23.11.2017 № 03-04-05/77502.

Получив комплект документов, ИФНС будет возвращать переплату по общей процедуре, которая прописана в статье 78 НК РФ.
Правда, здесь может возникнуть одна сложность.

Она связана с тем, что НДФЛ работодатель платит не за себя, а за своих сотрудников. Именно они являются налогоплательщиками, а организация выступает как налоговый агент.

Обязанность перечислить НДФЛ в бюджет появляется у налогового агента только после того, как налог был удержан из доходов налогоплательщика. И только в пределах той суммы, которая была фактически удержана. А удержать сумму налога можно лишь при фактической выдаче зарплаты из кассы или при переводе на банковский счет сотрудника (письма Минфина от 13.02.2019 № 03-04-06/8932, от 01.02.2016 № 03-04-06/4321, от 10.07.2014 № 03-04-06/33737, ФНС от 25.07.2014 № БС-4-11/14507).

Перечислять налог в бюджет за счет собственных средств налоговые агенты не вправе. Делать это прямо запрещает пункт 9 статьи 226 НК РФ.

Вот и получается, что раньше, чем организация выплатила доход, перечислить НДФЛ в бюджет невозможно. Поэтому, если налоговый агент заплатил налог в бюджет больше, чем удержал, или перечислил НДФЛ раньше срока, налоговые инспекторы не считают такие суммы ни авансовым платежом, ни излишне уплаченным налогом. Они рассматривают их как ошибочный платеж.

Такой вывод следует, в частности, из Письма ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@.

По этим причинам, как показывает практика, некоторые инспекции не принимают утвержденную форму заявления на возврат налога. В этом случае, чтобы вернуть переплату по НДФЛ, можно заполнить заявление в произвольной форме. Например, так:

Когда можно зачесть переплату по НДФЛ

НДФЛ является федеральным налогом.

По общему правилу, переплату по федеральному налогу можно зачесть:

в счет погашения недоимки (задолженности по пеням, штрафам) по другим федеральным налогам;
в счет предстоящих платежей по тому же или другим федеральным налогам.

Основание – статья 78 НК РФ.

Однако и здесь есть нюансы.

Если переплата по НДФЛ образовалась из-за того, что налог был излишне удержан из доходов налогоплательщиков, то зачесть такую переплату в счет других федеральных налогов (например, НДС или налога на прибыль) не получится. Чиновники считают, что нельзя зачесть переплату, которую организация излишне удержала у налогоплательщика в качестве налогового агента, в счет обязательств по тем налогам, которые она платит как налогоплательщик. Об этом сказано, в частности, в Письме Минфина от 22.01.2018 № 03-02-07/1/3224.

Таким образом, в данной ситуации возможен единственный выход – возвращать излишне удержанный НДФЛ по процедуре, которая установлена статьей 231 НК РФ (она была рассмотрена выше).

Если организация без ошибок исчислила и удержала НДФЛ, но в бюджет перечислила больше, чем положено (или заплатила налог за счет собственных средств досрочно), то правила такие.

Зачесть переплату в счет будущих платежей по НДФЛ в данном случае не удастся. Ведь, как уже было сказано, такая переплата будет считаться ошибочным платежом (а не суммой НДФЛ, уплаченной налоговым агентом). Стало быть, зачесть такой платеж в счет НДФЛ – нельзя. Об этом сказано в Письме ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@.

А вот зачесть этот ошибочный платеж в счет других федеральных налогов, которые организация платит как налогоплательщик, – вполне возможно. Например, его можно зачесть в счет недоимок или будущих платежей по НДС или налогу на прибыль (Письмо ФНС России от 06.02.2017 № ГД-4-8/2085@). Чтобы зачесть переплату по НДФЛ в другие налоги, в налоговую инспекцию нужно подать заявление по форме, которая утверждена приказом ФНС от 14.02.2017 № ММВ-7-8/182@. К заявлению нужно приложить платежное поручение и выписку из регистра по НДФЛ.

13 августа бухгалтер удержал и заплатил НДФЛ с зарплаты работников за июль. Сумма удержанного налога составила 20 000 руб. По ошибке, в бюджет было перечислено больше, чем удержано. Сумма платежа по НДФЛ составила 32 000 руб. Организация решила зачесть переплату в сумме 12 000 руб. в счет предстоящих платежей по НДС за III квартал 2019 года. Для этого бухгалтер подал в налоговую инспекцию заявление на зачет.

Подведем итог. Ошибки при исчислении НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, возможны на любой стадии этого процесса. Так, бухгалтер может неверно удержать налог – неправильно рассчитав налоговую базу или некорректно применив вычеты по НДФЛ. Но даже если налог удержан правильно – никто не застрахован от ошибок при его перечислении. Процесс возврата НДФЛ из бюджета достаточно трудоемкий и длительный.

Тогда риск возникновения переплат по НДФЛ вследствие ошибки в расчете или платежном поручении будет практически исключен. Уникальная система многоуровневого контроля, которую мы внедрили, позволяет исключить ошибки на любой стадии процесса. Все рутинные операции автоматизированы. Помимо этого, ежедневный аудит качества учета осуществляет программа «Электронный аудитор», созданная нашими IT-специалистами на базе программного продукта 1С.

Но даже если случится маловероятное – по вине наших специалистов у клиента возникнет переплата НДФЛ – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности.

Сотрудник ООО предоставил уведомление из налоговой инспекции на получение имущественного вычета по налогу на доходы физических лиц. Какие проводки следует сделать при возврате ему налога?

Работники могут получать имущественный налоговый вычет по НДФЛ, предусмотренный п.п. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ (вычет в связи с покупкой или строительством квартиры, комнаты, жилого дома) у своих работодателей.

Согласно п. 3 ст. 220 НК РФ имущественный налоговый вычет, предусмотренный п.п. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ, может быть предоставлен налогоплательщику до окончания налогового периода при его обращении к работодателю — налоговому агенту при условии подтверждения права налогоплательщика на имущественный налоговый вычет налоговым органом.

Налогоплательщик имеет право на получение имущественного налогового вычета у одного налогового агента по своему выбору.

Работодатель как налоговый агент по НДФЛ обязан предоставить такой вычет при получении от работника-налогоплательщика уведомления о подтверждении права на имущественный налоговый вычет, выданного налоговым органом.

Форма уведомления о подтверждении налоговым органом права налогоплательщика на получение имущественного налогового вычета, установленного в п.п. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ, утверждена приказом ФНС РФ от 07.12.2004 г. № САЭ-3-04/147@ (в ред. от 22.04.2008 г.).

В уведомлении подтверждается право налогоплательщика на получение имущественного налогового вычета на определенный год в определенной сумме.

То есть у налогоплательщика возникает право на имущественный налоговый вычет с 1 января года, в котором налогоплательщик это право подтвердил.

П. 1 ст. 231 НК РФ установлено, что излишне удержанные налоговым агентом из дохода налогоплательщика суммы налога на доходы физических лиц подлежат возврату налоговым агентом по представлении налогоплательщиком соответствующего заявления.

Таким образом, налоговый агент на основании письменного заявления налогоплательщика о предоставлении имущественного налогового вычета и Уведомления, выданного налоговым органом, предоставляет налогоплательщику имущественный налоговый вычет, начиная с доходов, полученных налогоплательщиком с 1 января года, в котором у налогоплательщика возникло право на указанный вычет (см. письмо Минфина РФ от 02.04.2007 г. № 03-04-06-01/103).

То есть, получив от работника Уведомление и заявление о возврате излишне удержанных сумм налога, работодатель — налоговый агент должен пересчитать сумму налога с начала года, в котором работник подтвердил право на имущественный налоговый вычет, и вернуть указанные суммы налога налогоплательщику.

Минфин РФ считает, что возврат налогоплательщику суммы излишне уплаченного налога на доходы физических лиц производится исходя из положений статей 78 и 231 НК РФ.

В соответствии с п. 2 ст. 78 НК РФ зачет или возврат суммы излишне уплаченного налога производится налоговым органом по месту учета налогоплательщика, если иное не предусмотрено НК РФ.

По мнению Минфина, возврат излишне удержанной налоговым агентом суммы налога может быть произведен налогоплательщику налоговым агентом на основании заявления физического лица, поданного налоговому агенту, и налоговому агенту налоговым органом на основании соответствующего заявления налогового агента о возврате (зачете), поданного в налоговый орган (письма Минфина РФ от 19.01.2009 г. № 03-04-06-01/3, от 03.04.2009 г. № 03-03-06-01/76).

Финансовое ведомство убеждено, что возврат налогоплательщику излишне удержанного налога за счет уменьшения подлежащих перечислению сумм налога с доходов, полученных от данного налогового агента иными физическими лицами, ст. 78 НК РФ не предусмотрен.

ФНС РФ в письме от 19.08.2009 г. № 3-5-01/1289 выразила противоположное мнение.

Налоговый агент вправе осуществлять возврат излишне удержанных с работника и перечисленных в бюджет сумм налогов за счет сумм налогов, подлежащих перечислению, удержанных с других работников организации, отмечает ФНС.

В № 41 «А-Э» редакция подробно комментировала точку зрения ФНС.

Налоговый агент сам определяет позицию, которой он будет следовать – финансового или налогового ведомства.

По мнению редакции, позиция ФНС более выгодна для налогового агента и налогоплательщика, так как позволяет работодателю оперативно вернуть работнику излишне начисленный и удержанный НДФЛ.

При этом возврат осуществляется не за счет средств налогового агента (это противоречит положению п. 9 ст. 226 НК РФ), а за счет сумм налога, удержанных с других работников.

В бухгалтерском учете работодателя операции по начислению заработной платы и удержаний с нее отражаются следующим образом.

С начала года до месяца, предшествующего получению от работника уведомления о подтверждении права на имущественный налоговый вычет:

ДЕБЕТ 20 «Основное производство» (25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу») КРЕДИТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

– начислена заработная плата работнику;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68-1 «Расчеты по налогам и сборам» , субсчет «Налог на доходы физических лиц»

– выплачена заработная плата работнику;

– перечислен НДФЛ в бюджет.

В месяце получения от работника уведомления и заявления в бухгалтерском учете хозяйственные операции отражаются следующими проводками:

ДЕБЕТ 20 (25, 26, 44) КРЕДИТ 70

– начислена заработная плата сотруднику;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68-1

– сторнирован удержанный НДФЛ за месяцы, прошедшие с начала налогового периода до месяца, предшествующего получению уведомления и заявления.

То есть, например, если работник предоставил уведомление и заявление в мае (когда заработная плата за апрель уже была начислена и выплачена), налоговый агент должен сторнировать излишне удержанный НДФЛ за 4 месяца (январь-апрель).

Если работодатель примет позицию ФНС и вернет работнику излишне удержанные и перечисленные в бюджет суммы НДФЛ за счет сумм НДФЛ, удержанных с доходов других работников и подлежащих перечислению в бюджет, то в учете будут сделаны следующие записи:

– выплачена заработная плата работнику и излишне удержанный в предыдущих месяцах НДФЛ;

– перечислен в бюджет НДФЛ, удержанный с доходов других работников, уменьшенный на сумму возвращенного налога работнику.

Напоминаем, что уплата налога за счет средств налоговых агентов не допускается.

В связи с этим излишне удержанный в предыдущих месяцах НДФЛ может быть возвращен работнику в полной сумме только при условии того, что сумма налога, удержанная с доходов других работников, превышает возвращаемую работнику сумму налога.

В противном случае возврат суммы НДФЛ работнику необходимо продлить на то количество месяцев, которое покроет разницу между возвратом и перечислением в бюджет сумм налога, удержанных с доходов других сотрудников.

Например, сумма НДФЛ, излишне удержанная за предыдущие месяцы, – 20 000 рублей.

Сумма НДФЛ, удержанная с доходов других работников в текущем и следующих месяцах, составляет 15 000 рублей.

Работнику будет возвращено 15 000 рублей налога в текущем месяце и 5 000 рублей – в следующем.

Суммы НДФЛ, удержанные с доходов других работников, подлежащие перечислению в бюджет, будут уменьшены на 15 000 руб. и 5 000 руб. в соответствующих месяцах.

То есть в текущем месяце НДФЛ не будет перечислен в бюджет (15 000 руб. – 15 000 руб. = 0), а в следующем месяце – перечислен в размере 10 000 руб. (15 000 руб. – 5 000 руб. = 10 000 руб.).

В случае если налоговый агент принимает позицию Минфина, то налоговому агенту необходимо подать заявление в налоговый орган о возврате излишне перечисленных в бюджет сумм налога.

Вернуть работнику сумму НДФЛ налоговый агент сможет только после получения из бюджета на расчетный счет указанной суммы:

– выплачена заработная плата работнику;

– из бюджета возвращены излишне перечисленные суммы налога;

– выплачена работнику излишне удержанная сумма НДФЛ, возвращенная из бюджета.

В последующие месяцы до тех пор, пока вычет не будет получен работником в полном объеме, или до конца налогового периода (на следующий налоговый период работник должен получить новое уведомление от налогового органа) налоговый агент не удерживает из доходов данного налогоплательщика НДФЛ:

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики по вопросу возврата излишне удержанных сумм налога на доходы физических лиц и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса РФ (далее - Кодекс) разъясняет следующее.

Пунктом 1 статьи 231 Кодекса предусмотрено, что излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма налога подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика.

Возврат налогоплательщику излишне удержанной суммы налога производится налоговым агентом в соответствии со статьей 231 Кодекса в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления налогоплательщика.

При этом в соответствии с абзацем пятым пункта 1 данной статьи, если трехмесячный срок возврата нарушен налоговым агентом, на невозвращенную сумму налога начисляются проценты, подлежащие уплате налогоплательщику, за каждый календарный день нарушения срока возврата. При расчете суммы процентов налоговый агент использует процентную ставку, равную ставке рефинансирования Центрального банка РФ, действовавшей на день нарушения срока возврата.

В соответствии со статьей 22 Кодекса налогоплательщикам гарантируется судебная защита их прав и законных интересов.

Таким образом, если у налогоплательщика есть основания считать, что его права нарушаются налоговым агентом, за защитой своих прав он может обратиться в суд.

О возврате излишне удержанных сумм НДФЛ

Увольняемому сотруднику работодатель выплачивает:

заработную плату за дни, отработанные в месяце увольнения;
компенсацию за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ);
выходное пособие. В зависимости от причины увольнения оно выдается в размере двухнедельного или месячного среднего заработка (ст. ст. 178, 296, 318 ТК РФ);
средний заработок, сохраняемый на время трудоустройства. Он выплачивается при расторжении трудового договора в связи с ликвидацией организации либо сокращением ее штата (ст. 178, 318 ТК РФ).

Не облагаются НДФЛ

С 1 января 2012 года вступила в силу новая редакция пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Согласно ей освобождаются от обложения НДФЛ компенсационные выплаты, установленные законодательством РФ, связанные с увольнением работников, в виде:

выходного пособия;
среднего месячного заработка на период трудоустройства;
компенсации руководителю (его заместителям) и главному бухгалтеру организации.

Причем сумма этих компенсационных выплат не должна превышать в целом трехкратный размер среднего месячного заработка (шестикратный размер среднего месячного заработка - для работников, уволенных из организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях).

Согласно разъяснениям ФНС России в письме от 03.10.2012 № ЕД-4-3/16605 в названных выше размерах освобождаются от обложения НДФЛ выплаты, производимые с 1 января 2012 года работникам организации при увольнении, в том числе выходное пособие и средний месячный заработок на период трудоустройства. При этом занимаемая ими должность , а также основания, по которым производится их увольнение, значения не имеет .

Действия для возврата излишне удержанного НДФЛ

В письме ФНС России от 03.10.2012 № ЕД-4-3/16605 специалисты налогового ведомства напомнили, что излишне удержанная налоговым агентом из дохода налогоплательщика сумма НДФЛ подлежит возврату налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика. Это указано в пункте 1 статьи 231 Налогового кодекса РФ. Значит, если при увольнении работника НДФЛ с его доходов был удержан в большем размере, то организация должна возвратить излишне удержанные суммы бывшему работнику на основании соответствующего письменного заявления от него.

О том, что право на обращение за возвратом НДФЛ не зависит от наличия трудовых (гражданско-правовых) отношений между человеком и организацией на дату подачи заявления о возврате, сообщается также в письме Минфина России от 25.08.2009 № 03-04-06-01/222. В нем также указано, что заявление о возврате НДФЛ налогоплательщик может подать в течение трех лет с момента излишнего удержания налога. Основание - пункт 7 статьи 78 Налогового кодекса.

Заявление о возврате удержанной суммы НДФЛ в большем размере, чем требовалось, человек вправе подать в организацию после увольнения из нее, но до истечения трехлетнего срока , предусмотренного для возврата налога .

В письме от 19.10.2012 № 03-04-05/10-1206 специалисты Минфина России, отвечая на вопрос, необходимо ли бывшему работнику писать упомянутое заявление, если с суммы выходного пособия, выплаченного ему при увольнении, организация излишне удержала НДФЛ, также ссылаются на пункт 1 статьи 231 кодекса. Отсюда следует, что претензионное письмо бывшего сотрудника в адрес работодателя не играет никакой роли.

В заявлении о возврате суммы НДФЛ бывшему работнику следует изложить соответствующую просьбу и сообщить реквизиты своего счета в банке, на который ему должны быть перечислены денежные средства, а также указать сумму возвращаемого налога и основания для возврата. Заявление составляется в произвольной форме.

Отметим, что возможность возврата сумм излишне удержанного НДФЛ путем выплаты налогоплательщику наличных денег Налоговым кодексом РФ не предусмотрена (письмо Минфина России от 17.02.2011 № 03-04-06/9-31).

Образец заявления налогоплательщика о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ

от бывшего работника

(инженер, уволен 01.10.2012 г.)

О возврате излишне удержанной суммы НДФЛ

Прошу возвратить мне сумму НДФЛ, излишне удержанную с выходного пособия при увольнении, так как сумма этой компенсационной выплаты не превысила трехкратный размер моего среднего месячного заработка в ЗАО «Рода». Сумма НДФЛ, которую я прошу вернуть, составляет 5000 (пять тысяч) рублей. Основание для возврата – абзац 8 пункта 1 статьи 217, статья 231 Налогового кодекса РФ.

Излишне удержанную сумму НДФЛ прошу перечислить на мой расчетный счет № 40702810038178947920 в ЗАО КБ «Ситибанк» в г. Москве, корр. счет: 30101810300000000202, БИК 044525202, ИНН 7710401987, КПП 775001001.

Солнцев А.А. Солнцев

15 ноября 2012 года

Также в письме от 19.10.2012 № 03-04-05/10-1206 Минфин России напомнил, что на возврат налогоплательщику излишне удержанного НДФЛ налоговому агенту отводится три месяца . Отсчет ведется со дня получения соответствующего заявления налогоплательщика. Основание – статья 231 Налогового кодекса РФ.

Если нарушен срок возврата НДФЛ

Допустим, налоговый агент нарушил трехмесячный срок возврата НДФЛ. Тогда на невозвращенную сумму налога ему следует начислить проценты за каждый календарный день просрочки и уплатить их налогоплательщику. При расчете суммы процентов используется процентная ставка, равная ставке рефинансирования Банка России, действовавшей на день нарушения срока возврата (абз. 5 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Если у налогоплательщика есть основания считать, что его права нарушаются налоговым агентом, за их защитой он может обратиться в суд . Ведь в соответствии со статьей 22 Налогового кодекса РФ налогоплательщикам гарантируется судебная защита их прав и законных интересов. Об этом также сообщается в упомянутом письме Минфина России.

Skip to content Контур.Партнер

ПРАКТИЧЕСКАЯ БУХГАЛТЕРИЯ, НАЛОГИ, КАДРЫ

8-800-551-36-30

Бесплатный звонок по России
23.04.2018 Лара Бодрова Вопрос-ответ

Выполняя роль налогового агента, работодатель порой может удержать с работника излишний НДФЛ. Это может стать следствием ошибки либо изменившихся обстоятельств. В любом случае средства плательщику должны быть возвращены. В материале рассмотрим несколько связанных с этим вопросов и расскажем, как действовать.

Работодатель ошибся с расчетом налогового вычета. Как вернуть НДФЛ работнику?

Порядок действий таков:

Сообщить сотруднику, что из его доходов был удержан «лишний» НДФЛ в письменной форме. В соответствии с пунктом 1 статьи 231 НК РФ, на это у налогового агента есть 10 рабочих дней с даты обнаружения ошибки.
Взять с работника заявление о возврате излишне уплаченных сумм налога. Составить его можно в свободной форме, но есть нюанс — в нем обязательно должен быть указан номер банковского счета. Дело в том, что возврат переплаты можно осуществить только в безналичной форме. Обратиться за возвратом НДФЛ работник может в течение трех лет с того дня, когда агент перечислил излишние суммы налога (пункт 7 статьи 78 НК РФ). Вернуть их работодатель обязан даже тому сотруднику, который уволился.
Удержать сумму, подлежащую возврату налогоплательщику, из суммы НДФЛ, подлежащей уплате в бюджет по нему и/или другим лицам.
Перечислить сумму налога на указанный работником банковский счет. Это нужно сделать в течение 3 месяцев с даты получения заявления. Если нарушить этот срок, то, помимо суммы НДФЛ, придется выплачивать проценты за пользование денежными средствами работника.
Составить уточненную справку 2-НДФЛ на каждого работника, которому работодатель вернул налог, переплаченный в прошлые годы.

Алгоритм возврата

Сообщить работнику об излишнем удержании НДФЛ. Форма такого сообщения может быть произвольной, а порядок уведомления согласовывается с работником заранее (Минфин, документ №03/04/06/6-112 от 16/05/11 г.). Установлен десятидневный срок с момента обнаружения нарушения для отправки такого сообщения сотруднику фирмы. В уведомлении обязательно должна быть указана сумма к возврату (НК РФ, ст. 231-1, ст. 6.1-1).
Дождаться, когда сотрудник напишет заявление с просьбой о возврате НДФЛ (ст. 231-1 НК и письма Минфина). Заявление может быть подано в период до 3-х лет с момента, когда налог был уплачен (ст. 78-7 НК). Деньги возвращаются работнику только на его счет, в безналичном виде. В заявлении номер счета обязательно указывается.
Вернуть сотруднику переплату в 3-месячный срок после получения заявления от сотрудника. Если этот срок проигнорировать, то за каждый последующий календарный день работодатель обязан начислить проценты и уплатить их вместе с возвращенной суммой. Ставка по процентам равна актуальной на момент нарушения ставке рефинансирования ЦБ.

Работник может вернуть НДФЛ, обратившись в ФНС:

если фирма, где он работал, ликвидирована;
если работник приобрел в текущем календарном году статус резидента РФ.

Вкратце

Как быть с НДФЛ, уплаченного с аванса по договору ГПХ, который впоследствии был расторгнут?

В случае расторжения договора ранее перечисленный в бюджет НДФЛ с аванса считается излишне уплаченным. Его можно вернуть, но как именно это сделать, зависит от суммы, которую физлицо вернуло заказчику. Она может быть полной, то есть с учетом НДФЛ, либо фактически полученной, то есть за минусом суммы налога.

Физическое лицо возвращает налоговому агенту всю сумму. При расторжении договора НДФЛ с аванса подлежит возврату в порядке, который рассмотрен в вопросе № 1.
Физическое лицо возвращает сумму за вычетом НДФЛ. В этом случае налоговый агент может обратиться в инспекцию и подать заявление о возврате излишне уплаченного налога, о его зачете в счет предстоящих платежей либо в счет погашения недоимки, штрафов и пеней.

Возврат переплаты подоходного налога

Налоговый агент (работодатель) обязан в десятидневный срок после обнаружения ошибки сообщить об этом работнику. Далее плательщик должен написать на имя работодателя соответствующее заявление, которое может быть составлено им в свободной форме. Средства должны быть возвращены в трехмесячный срок либо зачтены в счет будущих налоговых поступлений.

В свою очередь, налоговый агент переводит избыточно удержанный НДФЛ на банковский расчетный счет работника самостоятельно или же обращается за возвратом в налоговую инспекцию. Срок предъявления претензий по ошибочно уплаченным в счет налогов средствам составляет 3 года.

Как возвратить НДФЛ, удержанный по ставке для нерезидента?

Работник получил в течение года статус налогового резидента, однако работодатель не пересчитал налог по соответствующей ставке. Как налогоплательщику его вернуть?

Ставка налога для нерезидента — 30%. Если работник получил статус налогового резидента, то его НДФЛ нужно пересчитать по ставке 13% с начала года. Пересчет необходимо произвести по итогам года, когда получен новый статус.

В этом случае за возвратом налога обращаться нужно не к агенту, а в налоговый орган. В ИФНС по месту жительства или нахождения нужно представить налоговую декларацию и документы, подтверждающие статус резидента. Работодатель в таком случае никаких действий не предпринимает, в том числе не подает корректирующую справку 2-НДФЛ.

Просрочка ИФНС срока возврата переплаты

Что делать, если налоговые органы одобрили возврат средств, за плательщиком или агентом не числится задолженности, а денег все нет? В этом случае необходимо обратиться в налоговую инспекцию с повторным заявлением. Требование должно быть удовлетворено не позднее одного месяца с момента его подачи.

В соответствии со статьей 78 Налогового кодекса, п. 10, в случае просрочки на сумму возврата дополнительно начинают начисляться проценты. Их размер равен ставке рефинансирования ЦБ РФ. С 14 июня 2016 года эта ставка приравнена к 10,5% годовых. Проценты «капают» на весь срок просрочки по день возврата.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

Как быть, если агент не успевает вернуть излишек НДФЛ в течение трех месяцев?

Такая ситуация на практике может возникнуть, если суммы НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет в течение трех месяцев, недостаточно для того, чтобы покрыть излишки налога. Например, когда количество работников в компании существенно сократилось. В таком случае не позднее 10 дней с даты получения от физлица заявления о возврате НДФЛ нужно обратиться в ИФНС и представить:

заявление на возврат излишне уплаченных сумм налога (форма из приказа ФНС от 14.02.2017 № ММВ-7-8/[email protected]);
платежки (копии), подтверждающие переплату;
выписки из регистров учета НДФЛ.

На принятие решения о возврате инспекции дается 10 рабочих дней. Если ИФНС будет настаивать на проведении сверки по налогам, целесообразно на это согласиться, иначе до подписания акта сверки возврата излишков не будет. Принятое решение должно быть доведено до сведения налогового агента в течение 5 рабочих дней. Можно не ждать возврата средств из бюджета, а рассчитаться в налогоплательщиком, с которого удержан излишний НДФЛ, из собственных средств.

Итоги

Вернуть излишне удержанный у сотрудника НДФЛ налоговый агент обязан в течение 3-х месяцев с момента получения соотетствующего заявления от работника. Возврат можно осуществить только в безналичном порядке. Если средств на выплату не хватает, налоговый агент вправе запросить возврат средств из налоговой службы.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Можно ли зачесть в счет недоимки по НДФЛ переплату по другим налогам?

Четкого ответа на этот вопрос в Налоговом кодексе нет. Мнение же контролеров нельзя назвать однозначным. В последнее время чиновники пришли к выводу, что переплату по одним федеральным налогам можно зачесть в счет недоимки по другим федеральным налогам, в том числе и по НДФЛ. Такую позицию поддерживают в Минфине (письмо от 25.03.2016 № 03-02-07/1/19163) и в ФНС (письмо от 06.02.2017 № ГД-4-8/[email protected]).

Отметим, что несколькими годами ранее в финансовом ведомстве придерживались иного мнения. Например, в письме от 19.02.2010 № 03-02-07/1-69 Минфин указывает, что излишек по налогу на прибыль нельзя зачесть в счет недоимки по НДФЛ.

Таким образом, по этому поводу у чиновников нет устойчивой позиции. Учитывая это, наилучшим вариантом будет обратиться за разъяснениями в свою ИФНС.

Если налоговый агент не вовремя перечислил излишне удержанный ндфл сотруднику.

Итак, если возврат излишне удержанной суммы налога осуществляется налоговым агентом с нарушением срока, установленного ст. 231 НК РФ (в течение трех месяцев со дня получения налоговым агентом соответствующего заявления налогоплательщика), налоговый агент на сумму излишне удержанного налога, которая не возвращена налогоплательщику в установленный срок, обязан начислить проценты, которые также подлежат уплате налогоплательщику, за каждый календарный день нарушения срока возврата.

К сведению: Процентная ставка принимается равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, действовавшей в дни нарушения срока возврата.

Читайте также: