Почему в справке 2 ндфл сумма больше чем получаем на карту

Опубликовано: 26.04.2024

КГ Ермак

За 2018 год всем бухгалтерам предстоит сдавать новую форму 2-НДФЛ. Она утверждена Приказом ФНС от 2 октября 2018 года № ММВ-7-11/566@. Теперь форма будет не на одном листе, а на двух. Кроме того, добавилось новое приложение. И еще одно важное новшество. У справки 2-НДФЛ две формы: одна предназначена для сдачи в налоговую инспекцию, вторая, «облегченная», – для сотрудников. О том, как заполнить документ, читайте в материале, предоставленном «Расчету» редколлегией книги «Годовой отчет 2018», возглавляемой Владимиром Мещеряковым.

Бухгалтерия компании составляет справки 2-НДФЛ на каждого сотрудника, который работает в штате, и на каждого работника, которому был выплачен доход по гражданско-правовым договорам.

Если компания в 2018 году выплачивала работнику дивиденды, то и с этой с суммы нужно удержать НДФЛ по ставке 13 процентов. И это не зависит от того, за какой период выплачены дивиденды. Для расчета налога нужно взять ту ставку, которая действует на момент выплаты, в соответствии с пунктом 4 статьи 226 НК РФ.

Справку 2-НДФЛ нужно сдавать и том случае, если компания как налоговый агент не смогла удержать налог в соответствии с пунктом 5 статьи 226 НК РФ.

С 2018 года вступило в действие правило сдачи отчетности по НДФЛ для реорганизуемых компаний. Если компания до завершения реорганизации не успела сдать сведения по форме 2-НДФЛ, расчет по форме 6-НДФЛ или Приложение 2 к декларации по налогу на прибыль, отчетность в инспекцию должен представить правопреемник.

Когда правопреемников несколько, нужно определить компанию, которая будет назначена ответственной за отчетность. Этот нужно указать в передаточном акте или разделительном балансе в соответствии с пунктом 5 статьи 230 НК РФ.

Поле «Признак»

В форме справки в разделе, посвященном общей информации о плательщике и налоговом агенте, есть поле «Признак». Это поле как раз и показывает, по какому основанию представлены сведения о доходах:

«1» нужно поставить, если сведения представлены с удержанием НДФЛ, в соответствии с пунктом 2 статьи 230 НК РФ;>
«2» нужно поставить, если налоговый агент – компания не смогла удержать НДФЛ, в соответствии сведения с пунктом 5 статьи 226 и пунктом 14 статьи 226.1 НК РФ;
«3» нужно поставить, если сведения представляет правопреемник, сведения представлены с удержанием НДФЛ с выплат работникам, в соответствии с пунктом 2 статьи 230 НК РФ;
«4» нужно поставить, если сведения представляет правопреемник и НДФЛ не был удержан с выплат работникам, в соответствии с пунктом 5 статьи 226 и пунктом 14 статьи 226.1 НК РФ.

Как заполнить 2-НДФЛ

Форма 2-НДФЛ состоит:

из заголовка;
раздела 1 «Данные о физическом лице – получателе дохода»;
раздела 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»;
раздела 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты»;
приложения «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода».

Заголовок справки 2-НДФЛ

Это самая простая часть справки. Сначала нужно заполнить поля с основными регистрационными данными компании и указать период, за который сдается справка:

ИНН и КПП компании;
порядковый номер справки в отчетном налоговом периоде;
отчетный год;
наименование компании-налогового агента;
код реорганизации и ИНН/КПП реорганизованной организации;
код ОКТМО;
телефон.

Если вы составляете корректирующую либо аннулирующую справку взамен ранее представленной, в поле «Номер корректировки» нужно указать соответствующий номер. В поле «Номер корректировки» нужно проставить:

«00», если это первичная форма;
«01», «02» и т. д, если это корректирующая справка, которая сдается взамен ранее представленной; нужно указать значение на единицу больше, чем указано в предыдущей справке;
«99», если это аннулирующая справка, которая сдается взамен ранее представленной.

Раздел 1 «Данные о физическом лице – получателе дохода»

В этом разделе указываются данные о физическом лице.

ИНН физического лица

В поле «ИНН в стране гражданства» указывается ИНН налогоплательщика (или его аналог) в стране гражданства для иностранных лиц при наличии информации у налогового агента. Если у работника нет ИНН, то это поле нужно оставить пустым. Отсутствие ИНН не является основанием для отказа в приеме справки. Такие разъяснения ФНС России дала в письме от 22 марта 2018 года № ГД-2-14/562@.

Фамилия, имя, отчество

Эту информацию нужно вписать без сокращений, как в паспорте.

Статус налогоплательщика

Нужно проставить цифру:

«1», если налогоплательщик является налоговым резидентом РФ;
«2», если налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ;
«3», если налогоплательщик – высококвалифицированный специалист не является налоговым резидентом РФ;
«4», если налогоплательщик – участник Государственной программы по оказанию содействия добровольному переселению в РФ соотечественников, проживающих за рубежом (член экипажа судна, плавающего под государственным флагом РФ), не является налоговым резидентом РФ;
«5», если налогоплательщик – иностранный гражданин (лицо без гражданства) признан беженцем или получил временное убежище на территории РФ, не является налоговым резидентом РФ;
«6», если налогоплательщик – иностранный гражданин осуществляет трудовую деятельность по найму в РФ на основании патента.

Дата рождения

Нужно указать число, порядковый номер месяца, год в формате последовательной записи данных арабскими цифрами.

Гражданство (код страны)

Здесь нужно вписать числовой код страны, гражданином которой является налогоплательщик. Код страны можно проверить по Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ).

Код вида документа, удостоверяющего личность

Впишите в это поле соответствующий код.

Реквизиты документа, удостоверяющего личность

Обычно это паспорт. Нужно вписать серию и номер документа, знак «№» не проставляется.

Не забывайте, что за недостоверные сведения, направленные в налоговую инспекцию, предусмотрен штраф. Но если в справке 2-НДФЛ неправильно указаны только серия и номер паспорта и есть другие признаки, с помощью которых можно идентифицировать налогоплательщика, такие как фамилия, имя, отчество, оштрафовать вас не могут.

Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»

В Разделе 2 отражаются данные о суммах начислений и удержаний налога, ставки налога и налоговая база.

ставка налога;
общая сумма дохода;
налоговая база;
сумма налога исчисленная;
сумма фиксированных авансовых платежей;
сумма налога удержанная;
сумма налога перечисленная;
сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом;
сумма налога, не удержанная налоговым агентом.

Если заполняете формы 2-НДФЛ с признаком 2 или 4:

в поле «Общая сумма дохода» нужно указать сумму начисленного и фактически полученного дохода, с которой не удержан налог налоговым агентом, отраженную в Приложении;
в поле «Сумма налога исчисленная» нужно указать исчисленную, но не удержанную сумму налога;
в полях «Сумма налога удержанная», «Сумма налога перечисленная» и «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» указывайте нулевые показатели;
в поле «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» нужно указать исчисленную сумму налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде.

Обратите внимание

Книга «Годовой отчет 2018» содержит всю актуальную информацию по подготовке годовой отчетности. Редакция собрала и актуализировала все изменения, без которых сдать готовой отчет невозможно!

Раздел 3 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты»

Здесь отражаются сведения о стандартных, социальных и имущественных налоговых вычетах, которые компания предоставила работникам. В поле «Код вычета» нужно указать соответствующий код.

В поле «Сумма вычета» указываются суммы вычетов, соответствующие указанному коду. Число заполненных строк в данном поле зависит от количества видов налоговых вычетов, которые были предоставлены налогоплательщику.

В поле «Код вида уведомления» нужно указывать:

«1», если работник предоставил вам полученное им в налоговой инспекции Уведомление, подтверждающее его право на имущественный налоговый вычет;
«2», если работник предоставил вам полученное им в налоговой инспекции Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет;
«3», если вы как компания – налоговый агент получили в налоговой инспекции Уведомление, подтверждающее ваше право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи.

Не забудьте также вписать в форму номер, дату уведомления и код налогового органа, выдавшего это уведомление.

Если вы получили несколько уведомлений, нужно заполнить несколько строк, вписать все полученные уведомления и их реквизиты (дату, номер и т. п.)

На следующих листах справки заполняются поля «ИНН», «КПП», «Стр.,», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код)», «Код вида уведомления», «Номер уведомления», «Дата выдачи уведомления», «Код налогового органа, выдавшего уведомление».

Приложение

В Приложении «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода» нужно указать сведения о доходах, начисленных и фактически полученных вашими работниками, как штатными, так и по ГПД, в денежной, натуральной формах, в виде материальной выгоды. Указывать нужно доходы по месяцам налогового периода и соответствующих вычетов по каждой ставке налога.

Если заполняете справку с признаками 1 или 3, в Приложении нужно указать в соответствующих полях порядковые номера месяцев, коды доходов, суммы всех начисленных и фактически полученных доходов работником.

Если заполняете справку с признаками 2 или 4, в Приложении нужно указать сумму фактически полученного дохода, с которой компания не смогла удержать НДФЛ.

Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты в данном Приложении указывать не нужно.

На каждой странице справки нужно указать достоверность и полноту сведений:

«1», если справку представляет налоговый агент;
«2», если справку представляет уполномоченный представитель.

Правила оформления

Если какой-то показатель, предусмотренный в справке, отсутствует, то эту строку не заполняют. В пустых полях прочерк ставить нельзя. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль («0»).

Все суммы, за исключением НДФЛ, отражают в рублях и копейках. Если копейки в тех или иных суммах отсутствуют, то в справке ставят два нуля. При этом величину налога на доходы, удержанного или подлежащего удержанию с работника, отражают в справке только в целых рублях. Если справка не поместилась на одной странице, необходимо заполнить нужное вам количество страниц. Обратите внимание: если в течение года физическому лицу были выплачены доходы, облагаемые по разным ставкам, то разделы 1, 2 и 3, а также Приложение заполняются для каждой из ставок.

На второй и последующих страницах заполняются поля: «ИНН», «КПП», «Стр.,», «Номер справки», «Отчетный год», «Признак», «Номер корректировки», «Представляется в налоговый орган (код)» и необходимые для заполнения поля разделов.

По доходам, особенности налогообложения которых определяются в соответствии со статьями 214.1, 214.3, 214.4 НК РФ, в отношении одного кода дохода может быть указано несколько кодов вычетов. В этом случае первый код вычета и сумма вычета указываются ниже соответствующего кода дохода, а остальные коды вычетов и суммы указываются в соответствующих графах строками ниже.

ПРИМЕР ЗАПОЛНЕНИЯ ФОРМЫ 2-НДФЛ

Работник АО «Актив» Иванов является одним из его учредителей. Иванову был установлен оклад 15 000 руб. (код дохода 2000).

Общая сумма заработной платы, начисленной Иванову за год, составила 180 000 руб. Помимо заработной платы, Иванов получил следующие доходы:

— в феврале – материальную помощь в связи с тяжелым финансовым положением в сумме 3000 руб. (в справке не указывают, так как сумма меньше 4000 руб.);

— в апреле – материальную выгоду от приобретения у организации товаров по сниженным ценам в сумме 13 000 руб. (код дохода 2630);

— в мае, июне, июле – материальную выгоду по заемным средствам, полученным от организации, в сумме 800 руб. за каждый месяц (код дохода 2610). Общая сумма полученной материальной выгоды составила 2400 руб. (800 руб. × 3 мес.);

— в августе – ценный подарок стоимостью 3500 руб. (в справке не указывают, так как меньше 4000 руб.);

— в ноябре – материальную помощь в связи со смертью члена его семьи в сумме 7000 руб. (в справке не указывают);

— в декабре – дивиденды в сумме 25 000 руб., выплаченные за девять месяцев прошедшего года (код дохода 1010).

Иванов имеет двух детей в возрасте четырех и восьми лет. Следовательно, ему должен быть предоставлен налоговый вычет в размере 1400 руб. на каждого ребенка.

В Приложении справки бухгалтер «Актива» укажет сумму доходов, облагаемых налогом на доходы физических лиц по ставке 13%, по их видам (заработная плата, материальная помощь и т. д.).

При этом полученные Ивановым суммы доходов, облагаемых по ставке 13%, отражают по каждому месяцу текущего года.

В графе «Сумма дохода» отражают всю сумму дохода без налоговых вычетов.

В разделе 3 указывают суммы стандартных налоговых вычетов, на которые имеет право Иванов.

Доход Иванова за 2018 год не превысит 350 000 руб. Поэтому он может пользоваться вычетом на двух детей (1400 руб./мес. на каждого ребенка) по декабрь включительно.

Сумма стандартных налоговых вычетов, на которые Иванов имеет право, составляет 16 800 руб. на каждого ребенка.

Таким образом, общая сумма доходов Иванова составит

15 000 руб. + 15 000 руб. + 15 000 руб. + 15 000 руб. + 13 000 руб. + 15 000 руб. + 15 000 руб. + 15 000 руб. + 15 000 руб. + 15 000 руб. + 15 000 руб. + 15 000 руб. + 15 000 руб. + 25 000 руб. = 218 000 руб.

Налоговая база составила

184 400 руб. = 193 000 руб. (зарплата) – 33 600 руб. (налоговые вычеты) + 25 000 руб. (дивиденды).

Сумма налога исчисленная и удержанная:

184 400 руб. × 13% = 23 972 руб.

Налог на доходы был перечислен в бюджет полностью.

Отдельно нужно заполнить разделы 1, 2, и Приложение для налоговой ставки 35%.

В Приложении указывают доходы, облагаемые по ставке 35%. Эти доходы отражают по каждому месяцу текущего года, в котором они были получены Ивановым.

Сумму всех доходов, отраженных в Приложении, указывают в разделе 2: 800 руб. + 800 руб. + 800 руб. = 2400 руб.

Исчисленную, удержанную и перечисленную сумму налога нужно указать также в разделе 2: 2400 руб. × 35% = 840 руб.

Узнайте больше актуальной информации в Системе Главбух

НДФЛ – Налог на доходы, которыми облагаются физические лица. Простыми словами, справка НДФЛ-2 это официальный документ, который отражает все данные о налоговых поступлениях, которые взимаются со всех работающих граждан РФ, за определенный промежуток времени. Все сведения данные, указанные в документе предоставляются в налоговый отдел конкретного территориального управления.

Особенности получения и кто выдает 2-НДФЛ

В справке отражается вся информация о настоящем доходе гражданина (зарплата), налоги и другие отчисления с конкретного работника, которые выражаются в конкретных цифрах государственной валюты. На работодателя ложиться ответственность за перечисление всех выплат в государственные фонды за каждого наемного сотрудника своей организации.

К особенностям оформления и получения документа относят следующее:

Получить 2-НДФЛ можно только по месту работы.
Кроме сведений об обязательных отчислениях, справка должна иметь полные реквизиты организации и быть заверена головной печатью предприятия.
2-НДФЛ оформляют уполномоченные сотрудники бухгалтерии.
В соответствии с нормами закона РФ, работодатель должен предоставить наемному работнику справку 2-НДФЛ не позже, чем через 3 дня после написания заявления.
Основанием получить справку считается письменное заявление работника с просьбой оформить документ. При этом работник не обязан указывать причины, по которым ему необходимо получение данного документа.
Устная просьба на выдачу документа не регламентирована Трудовым Кодексом и не может считаться основанием для оформления НДФЛ-2.

Сведения, которые отображаются в 2-НДФЛ

Документ будет считаться действительным только после корректного заполнения и последующего визирования. Не допустимы любые отступления от принятого стандарта выписки документа (подчеркивание, использование ретуши, белого корректора). 2-НДФЛ что это такое по своим параграфам:

Данные работодателя: название компании (предприятия), перечисление всех реквизитов, Код Причины Постановки (КПП) в налоговом управлении (региональном отделе).
Данные наемного работника. В документе указываются все данные с первых двух страниц паспорта гражданина РФ.
Сумма дохода работника, указывается помесячно.
Налоговые отчисления с указанием кодов. (социальные, имущество, стандарт). Графа заполняется в том случае, если наемный сотрудник имел право на их получение.
Итоговая (общая) сумма дохода и налоговых отчислений.

Корректное заполнение разделов документа - это полная ответственность бухгалтера, получателю документа рекомендуется запомнить следующие моменты:

В графе «Признак» указывается цифра «1» , если справка прилагается к ежегодной отчетности в налоговую инспекцию.
Если справка предоставляется впервые, в графе «Номер корректировки»» указываются цифры «00» .

2-НДФЛ новая форма 2021 бланк образец заполнения

Ниже представлен образец новой формы 2021 года дающий представление, Как выглядит справка 2-НДФЛ с расшифровкой указанных данных.

Видео: как заполнить бланк 2 НДФЛ

Для чего нужна справка 2-НДФЛ

Согласно статистическому отчету в большинстве случаев кредитно-финансовые учреждения требуют с потенциального заемщика предоставить справку 2-НДФЛ как главный документ (после паспорта) при оформлении кредита.

С помощью этого документа банковские организации определяют платежеспособность клиента и стабильность его основного дохода. Справка 2-НДФЛ является обязательной при оформлении ипотеки, получения автокредита и оформлении других крупных займов. Для чего еще, в каких случаях может быть нужна справка 2-НДФЛ:

Для получения государственного налогового вычета . Если физическое лицо, согласно законодательству, имеет право на субсидирование, льготное обучение, относится к малообеспеченным социальным категориям граждан и пр.
В процессе судебных тяжб и споров , касающихся: имущественных споров, при разводах, определении наказания в виде компенсации материального и морального ущерба, выплат потерпевшей стороне и пр.
При оформлении пенсии по возрасту . В этом случае, только НДФЛ-2 считается подтверждающим документом для расчета конкретной суммы пенсионных выплат.
При установлении опекунства над несовершеннолетними или недееспособными лицами, требующими опеки. В процессе сбора документов для процедуры усыновления ребенка.
При оформлении на новое место работы . В 50% случаем работодатели требуют от потенциального работника предоставление документа с отчетностью по доходам и отчислениям за последние 6-ть месяцев. Рекомендуется оформить 2-НДФЛ непосредственно в период увольнения.
При оформлении визы . В некоторых случаях при оформлении визы в консульстве необходимо предоставить только выписку с карты заработной платы. Оформление выписки осуществляется в бухгалтерии предприятия (организации).
Для получения и расчетов суммы пособия безработным . Центры занятости производят начисление пособий согласно информации, отображенной в справке 2 НДФЛ за последние шесть месяцев. Рекомендуется стать на учет в центре занятости не позже, чем через два месяца после увольнения (сокращения и пр.) с основного места работы.
При оформлении кредитов . Читайте подробнее, какие банки дают кредит без справки 2-НДФЛ.

Особенности оформления НДФЛ в период декретного отпуска и больничного

Женщинам, находящимся в декретном отпуске справка НДФЛ может потребоваться:

При увольнении. Расчеты выплат согласно декретному листу производятся за последние 2 года трудовой деятельности.
Для правильного расчета пособия-компенсации, которые производятся социальными службами по уходу за ребенком.

Женщинам, прерывающим работу в связи с наступлением декретного времени, получают пособие, которое составляет 100% от ее среднего заработка. Выплаты производит работодатель. Стаж работы при начислении декретного пособия не учитывается.

При начислении выплат согласно больничному, источником информации для корректного начисления выплат служит справка НДФЛ-2 (согласно законодательству РФ с 2010 г.). В обязанности бухгалтера предприятия входит расчет средней заработной платы за последние два года. Эта сумма будет начислена работнику в качестве оплаты труда по оплачиваемому больничному листу.

2-НДФЛ при трудоустройстве

Самостоятельно передать справку 2-НДФЛ с прошлого рабочего места очень выгодно самому работнику. Только на основании этого документа бухгалтерия новой компании может правильно начислить сумму предполагаемых пособий. Если расчет осуществляется на основании справки, минуя общие нормативные документы, окончательная сумма к выплате может быть значительно выше.

Если сотрудник попадает в категорию граждан, к которым применяется статья 218 Налогового Кодекса РФ, будущий работодатель имеет право требовать от потенциального сотрудника предоставить документ в обязательном порядке. Только в этом случае можно гарантировать правильность начисления детских и недетских вычетов от государства.

Изменения в документе 2-НДФЛ

Чтобы понять, как, как выглядит справка 2-НДФЛ на сегодняшнее время, следует указать на новые окна и параграфы, которые появились в документе и которые являются обязательными для заполнения:

Графа 2 («Данные о сотруднике») дополнилась пунктом «ИНН в стране гражданства». Этот раздел заполняют служащие, которые не имеют гражданства РФ и имеют статус: «Иностранный гражданин».
Раздел, определяющий статус налогоплательщика получил новые параграфы:

Графа, которую заполняют лица, которые являются соотечественниками, но относятся к категории «добровольный переселенец с зарубежных стран».
Графа для лиц, имеющих официальный статус «беженец». К данной категории иностранных граждан, так же относятся лица, которым предоставлено временное убежище.
Граждане других государств, которым предоставлен специальный патент для работы на предприятии (в организации).

Ошибки при заполнении параграфов справки

Оформление документа предполагает использование стандартного бланка. Не допускаются зачеркивания, подчеркивания, использование белого корректора и цветного маркера. Самые распространенные ошибки, которые допускают бухгалтера при составлении документа:

Неправильно указан формат даты выдачи документа. Правила допускают следующий стандарт: Число. Месяц. Год.
Некорректно заполнено поле «налоговый агент». В данном параграфе должна стоять виза (подпись) сотрудника бухгалтерии, уполномоченного для выдачи документа. Виза проставляется только синими шариковыми чернилами, и не закрывается мокрой печатью.
Нахождение печати допускается только в определенном месте «М.П». Реквизиты штампа должны четко просматриваться и быть однородными.

Любые технические огрехи, неправильность в заполнении параграфов бланка может привести к тому, что справка будет признана недействительной.

Отличия 2-НДФЛ от 3-НДФЛ

Документ, в котором гражданин декларирует все свои доходы, заполняет самостоятельно и так же самостоятельно предоставляет в налоговую службу своего района, носит название «Справка 3-НДФЛ». В этом документе должны учитываться все сторонние доходы гражданина помимо оплаты труда на производстве (предприятии, организации и пр.).

Например, государственные налоговые отчисления предусмотрены, если гражданин продает недвижимость, которая является его прямой собственностью менее 36 мес. В этом случае с гражданина будет удержаны налоговые отчисления, которые отобразятся в справке НДФЛ-3.

Срок действия 2-НДФЛ

В соответствии с законодательством РФ (ст. 23 НК) для такого документа как справка о доходах граждан, временные рамки действия не ограничены, т.е. документ будет действительным в любое время. Но, поскольку в разных организациях действует индивидуальная система внутреннего документооборота, которая не регламентирована законом, то предприятие (компания) могут потребовать от претендента на должность или в рабочий штат предоставить справку о доходах с прошлого места занятости за предыдущие 6-ть месяцев (реже за 1 год).

Данное требование вполне законно, поскольку ежеквартально происходят изменения порядка начислений выплат, налоговых отчислений, назначаются и отменяются выплаты по субсидиям и льготные начисления. Главные позиции, которые должны быть отображены в документе:

Данные справки должны быть актуальны на текущее время.
Все начисления, которые получил гражданин на последнем месте работы.
Суммы всех налоговых ставок и отчислений.

Заемщику рекомендуется уточнить в кредитной организации, какие стандарты оформления справки 2-НДФЛ предусмотрены в данном учреждении. Формы бланка и правила оформления документа для государственных и частных финансовых структур могут иметь значительные отличия. Это сэкономит время и поможет собрать необходимый пакет документов в кратчайшие сроки.

2‑НДФЛ — до 1 апреля во всех налоговых
6‑НДФЛ в 2021 году
Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ
Как в 2‑НДФЛ отражать зарплату за декабрь, выданную в январе?
Как заполнить 2‑НДФЛ в 2021 году

Справочная / Отчётность и налоги за сотрудников

Как заполнить 2‑НДФЛ в 2021 году

Если вы выдаёте зарплату работникам или дивиденды учредителям, вам нужно удерживать с этих выплат НДФЛ и перечислять его в налоговую. Существует два отчёта по НДФЛ: ежеквартальный 6-НДФЛ и ежегодный 2-НДФЛ. Отчёт 2-НДФЛ отменяют с 2021 года, но за 2020 год его нужно сдать в прежней форме. В этой статье мы расскажем о том, как заполнить 2-НДФЛ.

Если в течение года ни один человек не получал от вас доходы, 2-НДФЛ сдавать не нужно.

Что такое НДФЛ

НДФЛ — это налог на доходы физических лиц. Его платит каждый человек, который получает доход. Но чаще всего он платит не сам, а этим занимается организация, в которой он работает.

Наняв работника, вы становитесь его налоговым агентом. Теперь вы должны считать, удерживать и перечислять в налоговую НДФЛ с его зарплаты. Важно: вы платите НДФЛ не из своих денег, а удерживаете из зарплаты сотрудника. То есть вы посредник между ним и государством. Обычно, размер НДФЛ 13% от дохода. Но бывает и больше. Например, с выигрыша в лотерею нужно заплатить 35%.

Сроки сдачи отчётности 2-НДФЛ

2-НДФЛ нужно сдавать раз в год до 1 марта. Если срок выпадает на выходной или праздник, он переносится на следующий рабочий день.

Не забывайте каждый квартал сдавать отчёт 6-НДФЛ. Подробнее о нём читайте в статье «Как подготовить отчёт 6-НДФЛ».

Правила заполнения формы 2-НДФЛ

2-НДФЛ состоит из справок на каждого сотрудника. В справке отражается информация о доходах, вычетах, исчисленном, удержанном и перечисленном налоге.

Исчисленный налог — 13% от разницы между доходами и налоговыми вычетами.
Удержанный налог — сколько НДФЛ вы удержали из зарплаты сотрудника.
Перечисленный налог — сколько НДФЛ вы перечислили в налоговую.

Чаще всего трудности возникают при заполнении суммы перечисленного налога. В течение всего года вы платите общую сумму НДФЛ по всем сотрудникам, а в 2-НДФЛ её нужно распределить отдельно по каждому. Если вы всегда перечисляли ровно столько, сколько должны, проблем не будет — исчисленный, удержанный и перечисленный налог будут равны. Но встречаются ситуации, когда эти суммы различаются. Причины бывают разные. Например, при пересчёте налога в случае увольнения сотрудника вы не можете удержать налог, а при несвоевременном перечислении налога в бюджет образуется недоплата.

Что делать, если вы недоплатили НДФЛ

Если вы можете удержать недоплаченный НДФЛ, сделайте это до подачи 2-НДФЛ. Так вы сначала погасите недоимку, а потом распределите перечисленный налог по сотрудникам. Тогда в 2-НДФЛ начисленный, удержанный и перечисленный налог будут равны.

Если вы недоплатили и не можете удержать налог, например, сотрудник уже уволился, подготовьте справку 2-НДФЛ с признаком «2». В ней начисленный налог будет отличаться от удержанного и перечисленного. Также заполните строку «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом».

Что делать с переплатой НДФЛ

Есть две причины переплаты:

Вы удержали у сотрудника нужную сумму НДФЛ, но по ошибке перечислили больше. Такое может случиться из-за ошибки в платёжке. В этом случае переплату можно только вернуть или зачесть в счёт платежей по другому налогу. Зачесть в счёт предстоящих платежей по НДФЛ не получится. Всё потому, что НДФЛ — это налог, который удерживают из зарплаты сотрудника. Платить его из личных средств нельзя, а вот другие можно, например, УСН или НДС. В 2-НДФЛ такая переплата не отражается.
Вы удержали у сотрудника больше НДФЛ, чем нужно. Такую переплату вы должны вернуть ему по заявлению в течение трёх месяцев.

Вы можете вернуть эту сумму из своих денег, а потом уменьшать на неё платежи по НДФЛ за всех сотрудников. И так, пока полностью не возместите налог, но в рамках трёх месяцев. Иногда суммы налога, который предстоит перечислить в ближайшие три месяца, не хватает для возмещения переплаты. Поэтому прикиньте будущие платежи заранее. И если поймёте, что их недостаточно, подайте в налоговую заявление о возврате излишне удержанного налога. Это нужно сделать в течение 10 дней со дня получения заявления от сотрудника.

Если вы успеете вернуть работнику деньги до подачи 2-НДФЛ, то переплату в справке показывать не нужно. Начисленный, удержанный и перечисленный налог будут равны. Если не успеете, тогда при заполнении 2-НДФЛ поставьте правильную сумму НДФЛ в строку «Сумма налога исчисленная». В строках «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» укажите НДФЛ с учётом переплаты. А в строку «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» — только сумму переплаты. После возврата работнику НДФЛ нужно подать в инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ.

Когда подают аннулирующие справки

Чаще всего, когда отправили отчёт не в ту налоговую. Если 2-НДФЛ нужно просто скорректировать, сразу подайте корректировку — аннулирующую справку перед этим не подавайте.

В аннулирующей справке в поле «признак» ставят код 99. А в полях «Сумма дохода», «Сумма исчисленного налога», «Сумма удержанного налога», «Сумма перечисленного налога» — нули.

аудитор, налоговый консультант

Вопросов по заполнению 6-НДФЛ в различных ситуациях меньше не становится. На самые популярные из них отвечает эксперт Татьяна Новикова.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Вопрос 1: Если сотрудник уволен в последний месяц квартала и выплата сотруднику произведена в последний день квартала, а НДФЛ перечислен 1-го числа следующего квартала, то в какую отчетность 6-НДФЛ включать данную операцию (в следующий квартал?)

Ответ: ст. 223, «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 28.12.2016):
В случае прекращения трудовых отношений до истечения календарного месяца датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда считается последний день работы, за который ему был начислен доход.

ст. 226, «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 28.12.2016 6. Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода.

Вопрос 2: НДФЛ по сотруднику платился частями, а доход одной суммой, при заполнении 6-НДФЛ как заполнять дату удержания НДФЛ?

Ответ: 6-НДФЛ заполняется в обычном порядке в зависимости от даты, которая установлена для выплаты НДФЛ.

Вопрос 3: Заполнение стр.070 раздела 1 в 6-НДФЛ. Сумма НДФЛ, удержанная за последний месяц квартала и перечисленная в первом месяце следующего квартала — в каком квартале отражается?

Ответ: По строке 070 «Сумма удержанного налога» раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ указывается общая сумма налога, удержанная на отчетную дату налоговым агентом, нарастающим итогом с начала налогового периода (пункт 3.3 Порядка заполнения и представления расчета по форме 6-НДФЛ, утвержденного приказом ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@). Сумма НДФЛ, удержанная за последний месяц квартала и перечисленная в первом месяце следующего квартала отражается в разделе 1 того квартала, в котором она удержана.

Вопрос 4: Вопрос по больничным, начислены в одном месяце, выданы в следующем их в каких месяцах указывать в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ?

Вопрос 5: Как выдать справку 2-НДФЛ уволенному сотруднику, если премия начисляется месяцем позже?

Ответ: Справку 2-НДФЛ увольняющемуся работнику выдайте в последний день его работы. (ст. ст. 62, 84.1 ТК РФ). В справке укажите доходы работника с начала года и по месяц увольнения включительно.

Если премия уволенному сотруднику начислена и выплачена позже выдачи справки, нужно сделать уточненную справку и передать ее уволенному сотруднику.

В ИФНС эту же справку (с теми же номером и датой) на уволенного работника подайте вместе со справками по всем работникам, т.е. в следующем году (п. 5 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК РФ, Письмо ФНС от 19.10.2015 N БС-4-11/18217):

не позднее 1 марта — если у работника были доходы, с которых вы не смогли удержать НДФЛ;
не позднее 1 апреля — по всем доходам работника.

Вопрос 6: Если дивиденды выплачивает ОАО и отражает их в декларации по прибыли. Нужно на дивиденды сдавать справки 2-НДФЛ?

Вопрос 7: Не выплачена з/п на за ноябрь и декабрь 2016 г. на 01.04.2017 г., в разделе 5 в графах «удержанная» и «перечисленная» сумма налога за эти периоды включается?

Ответ: Заработная плата, начисленная за декабрь 2016 г., но не выплаченная работникам, в целях гл. 23 НК РФ относится к доходам, фактически полученным ими в 2016 г., информация о которых должна быть отражена при заполнении формы 2-НДФЛ за 2015 г. (в разд. 3 и 5 справки, в том числе в разд. 5 справки в полях «Общая сумма дохода», «Налоговая база», «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом").

В случае если в дальнейшем задолженность по заработной плате за декабрь 2016 г. будет ликвидирована, налоговому агенту надлежит представить в налоговый орган корректирующие справки за 2016 г. в связи с уточнением налоговых обязательств налогоплательщиков.

Вопрос 8: ООО переводили в МРИ как крупнейшего налогоплательщика в октябре, с января вновь в ИФНС по месту нахождения. Как и куда сдавать справки 2-НДФЛ и годовую 6-НДФЛ?

Ответ: Воспользуйтесь письмом Минфина от 2 ноября 2016 г. N 03-04-06/64099 - это по крупнейшим налогоплательщикам.

При смене налоговой инспекции, переводе из категории крупнейших налогоплательщиков представлять 2-НДФЛ и 6 НДФЛ — в налоговую инспекцию — по месту учета.

Вопрос 9: В порядке заполнения 2 раздела 6-НДФЛ нет прямого запрета на включение в форму сведений датой начисления, а не последней датой, которой завершена операция. Есть только письма и разъяснения. Если все-таки заполнить форму 6-НДФЛ по дате начисления, будет ли это признано ошибкой? Например, если зарплата за март начислена 31 марта, а выплачена 5 апреля, будет ли ошибкой включить операцию во 2 раздел формы 6-НДФЛ за 1 квартал?

Ответ: если зарплата за март начислена 31 марта, а выплачена 5 апреля, то в разделе 2 она указывается за полугодие.

Порядок заполнения Раздела 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» (Приказ ФНС России от 14.10.2015 N ММВ-7-11/450@).

4.1. В Разделе 2 указываются даты фактического получения физическими лицами дохода и удержания налога, сроки перечисления налога и обобщенные по всем физическим лицам суммы фактически полученного дохода и удержанного налога.

4.2. В Разделе 2 указывается:

по строке 100 — дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130;
по строке 110 — дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, отраженных по строке 130;
по строке 120 — дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога;
по строке 130 — обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную в строке 100 дату;
по строке 140 — обобщенная сумма удержанного налога в указанную в строке 110 дату.

Вопрос 10: Если в справке 2-НДФЛ за 2016 г в графе «сумма налога перечисленная» сумма меньше, чем исчисленная и удержанная, т. к. перечислили налог не полностью, то, при доплате данной суммы в следующем году, где эта сумма будет указана? В справке 2-НДФЛ за 2017 г.? Как сдать 2-НДФЛ за 2016 г.?

Ответ: В разд. 5 показываются:

общая сумма доходов, отраженных в разд. 3 справки, облагаемых НДФЛ по ставке, указанной в заголовке этого раздела;
общие суммы исчисленного и удержанного с этих доходов НДФЛ;
общая сумма налога, перечисленного в бюджет.

При этом сумма НДФЛ, исчисленная с зарплаты за декабрь текущего года, всегда отражается в справке 2-НДФЛ за этот же год в полях:

«Сумма налога исчисленная»;
«Сумма налога удержанная»;
«Сумма налога перечисленная».

Тот факт, что этот налог может быть удержан и перечислен в бюджет уже в следующем году, значения не имеет (Письма ФНС от 02.03.2015 № БС-4-11/3283, от 03.02.2012 N ЕД-4-3/1692@).

Вопрос 11: В 1 разделе 6-НДФЛ сумма исчисленного налога в 040 стр. будет по факту, а в 070 стр. будет удержанная сумма только за два месяца в квартале, т.е. например сумма налога за сентябрь будет включена в отчет 4 квартала в стр. 070?

Ответ: Да, поскольку налог удерживается налоговым агентом непосредственно при выплате физическим лицам дохода, в случае если за истекший отчетный период начислен доход, который выплачивается в следующем периоде, в строках 070, 080 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ за истекший отчетный период проставляется «0». Исчисленная сумма налога отражается только в строке 040 разд. 1 расчета по форме 6-НДФЛ за истекший отчетный период.

Вопрос 12: По форме 2-НДФЛ, если зарплаты не было (ноябрь декабрь), стандартные вычеты надо предоставлять?

Ответ: Предоставить стандартный вычет по НДФЛ работнику за предыдущие месяцы, в которых отсутствовал доход, можно.

Постановление Президиума ВАС РФ от 14.07.2009 N 4431/09 по делу N А38-661/20084-77

Суд отклонил довод инспекции о том, что работнику не предоставляется стандартный вычет, если он находился в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет и в отдельные месяцы налогового периода не получал доходов. Суд указал, что Налоговый кодекс РФ не содержит норм, запрещающих предоставлять такой вычет за месяцы, когда у сотрудников отсутствовал облагаемый НДФЛ доход.

Разъяснено, что стандартные вычеты предоставляются налоговым агентом за каждый месяц налогового периода путем уменьшения в этом месяце налоговой базы на установленный размер вычета. Если в отдельные месяцы налогового периода у налогоплательщика отсутствовал облагаемый НДФЛ доход, вычеты предоставляются в том числе и за данные месяцы.

Разъясняется следующее. Если в отдельные месяцы налогового периода работодатель не выплачивал налогоплательщику облагаемый НДФЛ доход, но трудовые отношения не прерывались, стандартные вычеты предоставляются за каждый месяц налогового периода, включая те месяцы, когда выплат дохода не было.

В рассматриваемом Письме указано также на Постановление Президиума ВАС РФ от 14.07.2009 N 4431/09, в котором отмечено, что Налоговый кодекс РФ не содержит норм, запрещающих предоставление стандартного вычета за те месяцы, когда у работников отсутствовал облагаемый НДФЛ доход.

Вопрос 13: Пример: зарплата за ноябрь: 100 строка-30.11.2016. 110 строка-10.11.2016.120 строка-11.11.2016? - наверное стр. 110 и 120 — это декабрь?

В разд. 2 6-НДФЛ за квартал, в котором НДФЛ с зарплаты должен быть перечислен в бюджет, укажите (Письма ФНС от 15.12.2016 N БС-4-11/24063@, от 05.12.2016 N БС-4-11/23138@, от 09.08.2016 N ГД-4-11/14507):

по строке 100 — последнее число месяца, за который начислена зарплата;
по строке 110 — дату выплаты зарплаты;
по строке 120 — первый рабочий день, следующий за датой из строки 110, т.е. срок, не позднее которого НДФЛ с зарплаты надо перечислить в бюджет.

Вопрос 14: премия за 4 квартал выдана 26 декабря, как отразить в 6-НДФЛ?

Ответ: Такое объяснение дают чиновники: Дата фактического получения дохода в виде премии определяется как день выплаты такого дохода налогоплательщику, в том числе при перечислении дохода на его счета в банке (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Удержать налог с премиальных нужно при фактической выплате премии (п. 4 ст. 226 НК), а перечислить в бюджет — не позднее следующего за ним дня (п. 6 ст. 226 НК). Именно такой позиции по вопросу порядка обложения НДФЛ премиальных придерживаются контролирующие органы (см., напр., письмо ФНС от 8 июня 2016 г. N БС-4-11/10169@). Иными словами, чиновники рассматривают премии, выплаченные сотрудникам (вне зависимости от того, выплачены они за достижение каких-либо производственных результатов или же просто к какой-либо знаменательной дате), для целей обложения НДФЛ как самостоятельный доход.

Например, 26 декабря 2016 года была выплачена премия. В разделе 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за 2016 год (форма утв. Приказом ФНС от 14 октября 2015 г. N ММВ-7-11/450@) данная операция должна быть отражена так:

по строке 100 указываем 26.12.2016;
по строке 110 — 26.12.2016;
по строке 120 — 27.12.2016;
по строке 130 — 10 000;
по строке 140 — 1 300.

Вопрос 15: Если зарплата за декабрь была перечислена 29 и НДФЛ 30 декабря, ее можно в 4 квартале указать?

Ответ: ФНС считает, что если операция начата в одном отчетном периоде (зарплата выплачена), а завершается в другом отчетном периоде (на него приходится срок перечисления НДФЛ в бюджет), то она отражается в расчете в периоде завершения.

Однако, Кудиярова Елена Николаевна, советник государственной гражданской службы РФ 3 класса дала следующий ответ на данный вопрос:

В случае если налоговый агент все-таки удержал налог с заработной платы за декабрь 2016 г. до окончания месяца и это уже свершившийся факт, который не изменить, отразить налоговому агенту следует сам доход и, соответственно, сумму налога по строкам 020 и 040 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ за 2016 г. Но что на это скажут налоговые органы и Минфин России, останется вопросом.

Чтобы повысить квалификацию, регистрируйтесь на программу «Бухгалтерский учет при ОСНО. Подготовка на соответствие профстандарту «Бухгалтер» (код А) » для бухгалтеров предприятий на ОСНО и соответствует 5-му уровню профстандарта «Бухгалтер».

Вопрос задал Лидия О.

Ответственный за ответ: Светлана Змиевская (★9.93/10)

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Все комментарии (29)

Программа считает НДФЛ в целом по физ. лицу и при наличии нескольких мест работы (в разных ИФНС) расхождение в 1 руб. допустимо. Раньше приходилось сталкиваться с этим — программа для сдачи отчетности выдает обычно только предупреждение, оно не мешает отправке отчета. Скажите, у Вас по-другому? Расхождение в 1 руб. мешает отправке?

Исходя из моего опыта, мы обычно отправляем с этим расхождением в 1 руб. Ни разу еще небыло претензий от ФНС по этому вопросу. Вообще ручные корректировки НДФЛ в ЗУП стоит проводить только в крайнем случае.

Поэтому я бы все-таки рекомендовала оставить расхождение в 1 руб. для получателей дохода по нескольким ИФНС. Если возникнут проблемы на стадии отправки, у Вас есть еще 4 дня. А если вдруг ФНС не устроят такие отчеты (с расхождением 1 руб.) уже позже, то всегда можно внести исправления текущим периодом. Безвыходных ситуаций не бывает 🙂 Но еще раз повторю, что исходя из моего опыта это маловероятно.

«Ну и программы проверки всегда правы. У них правильнее считается. Странно. Почему разработчики это не учитывают?»
Позвольте не согласиться. Программы проверки не видя всей картины по физ. лицу, а только в рамках конкретной регистрации в ИФНС. А ЗУП видит всю картину по физ. лицу с учетом его доходов по всем регистрациям в ИФНС. В НК РФ прописано. что мы считаем налог нарастающим итогом по физ .лицу. В нем нет оговорок, что мы должны округлять НДФЛ конкретно для каждой ИФНС.

«И есть ли какой-нибудь документ, где написано, что налоговикам на расхождения в рубль можно не обращать внимания?»
Позицию НК РФ привела выше. К тому же у налоговиков общая база, а не по отдельным ИФНС, они также видят всю картину по физ. лицу, а не в рамках конкретной регистрации.

А по тем, кто на одной регистрации и налог не сходится, выберет 1 сотруднику и покажите справку 2-НДФЛ.

Почему то некоторых пересчитываем повторно, и рубли уходят. Пока пересчитываем. По некоторым людям делаем перенос зарплаты из одного ОП в другое. Данные операции при формировании 6-НДФЛ не учитываются? То есть мы перенесли и зарплату, и налог начисленный и уплаченный. Но в отчете 6-НДФЛ данные не переносятся. Или мы что-то делаем неправильно?

Возник немного другой вопрос. Может быть его нужно вывести в новый вопрос. Но началось всё с рубля. Сотруднику в январе были начислено и выплачено пособие по листку нетрудоспособности по одному ОП. Но НДФЛ был перечислен на другое ОП. Только сейчас заметили. Решили документом «Операции по учету НДФЛ» перенести начисление и НДФЛ в другое ОП. Документ делали сейчас, но январем месяцем. Сейчас в 2-НДФЛ эта сумма встает с минусом. А по сути ничего не должно быть, потому что должен быть 0. Что мы сделали не так?

«Почему то некоторых пересчитываем повторно, и рубли уходят.»
Это означает, что изначально неверно был произведен расчет. Такое бывает при нарушении последовательност расчета и проведения документов. Например, начисление зп должен быть всегда последним в месяце.

«По некоторым людям делаем перенос зарплаты из одного ОП в другое. Данные операции при формировании 6-НДФЛ не учитываются? То есть мы перенесли и зарплату, и налог начисленный и уплаченный. Но в отчете 6-НДФЛ данные не переносятся. Или мы что-то делаем неправильно?»
В годовом? По идее должны попадать. А в 2-НДФЛ попадают? Покажите скриншот одной на выбор Операции, тит. листа 6-НДФЛ и расшифровки суммы доходов по сотрудникам в 6-НДФЛ, чтобы было видно сумму по этому сотруднику

«Решили документом «Операции по учету НДФЛ» перенести начисление и НДФЛ в другое ОП. Документ делали сейчас, но январем месяцем. Сейчас в 2-НДФЛ эта сумма встает с минусом. А по сути ничего не должно быть, потому что должен быть 0. Что мы сделали не так?»
Покажите скриншот Операции и шапки документы 2-НДФЛ (чтобы было видно регистрацию и дату документа)

Добрый день, Светлана. Это скриншоты по вопросу переноса операции и минусом в 2-НДФЛ.

Читайте также: