Почему не удерживается ндфл с компенсации отпуска при увольнении в 1с

Опубликовано: 30.04.2024

Ссылки на документы откроются в вашем комплекте СПС КонсультантПлюс. Если нужного документа в комплекте нет - закажите его. Это бесплатно!

При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, вы можете удержать из заработной платы сумму отпускных за неотработанные дни отпуска (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Для того чтобы удержать из заработной платы работника задолженность, подготовьте приказ руководителя учреждения в произвольной форме и ознакомьте работника под подпись.

При удержании вам необходимо соблюдать ограничения размера удержаний. Размер удержаний определите исходя из суммы, оставшейся после удержания НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852).

Если вы не можете удержать излишне выплаченную сумму отпускных при увольнении, то работник может ее возместить в добровольном порядке. Для взыскания образовавшейся задолженности в судебном порядке у вас нет оснований (Определение Верховного Суда РФ от 14.03.2014 N 19-КГ13-18).

Нельзя удерживать с работника сумму отпускных, если он увольняется по следующим основаниям:

отказ работника от перевода на другую работу, необходимого на основании медицинского заключения, либо отсутствие у работодателя соответствующей работы (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
ликвидация учреждения, сокращение численности или штата работников учреждения (п. п. 1, 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
смена собственника имущества учреждения — в отношении руководителя учреждения, его заместителей и главного бухгалтера (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
призыв работника на военную службу или направление его на заменяющую ее альтернативную гражданскую службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
признание работника полностью неспособным к трудовой деятельности на основании медицинского заключения (п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
смерть работника, а также признание судом работника умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
наступление чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (военных действий, катастроф, стихийных бедствий, крупной аварии, эпидемий и других чрезвычайных обстоятельств), если такое обстоятельство признано решением Правительства РФ или органа государственной власти соответствующего субъекта РФ (п. 7 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).

Какой порядок налогообложения при удержании задолженности за неотработанные дни отпуска из заработной платы

Исчисление НДФЛ с выплат работнику производят нарастающим итогом с начала налогового периода применительно ко всем выплатам, начисленным работнику за данный период. При этом производится зачет суммы налога, удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Если работник возвращает работодателю фактически выплаченные ему ранее отпускные, то такие суммы не признаются его доходом. Удержанный с начисленных работнику отпускных и перечисленный в бюджет НДФЛ является излишне уплаченным. Поэтому сумму НДФЛ за налоговый период необходимо скорректировать. При этом у работодателя образуется переплата НДФЛ, которую можно вернуть на основании п. 14 ст. 78 НК РФ (Письмо Минфина России от 30.10.2015 N 03-04-07/62635).

Начислите НДФЛ на сумму причитающейся работнику при увольнении заработной платы за вычетом суммы удержанных отпускных за неотработанные дни отпуска.

Страховые взносы исчисляют и уплачивают по итогам календарного месяца исходя из базы для их исчисления с начала расчетного периода и тарифов страховых взносов за вычетом ранее начисленных страховых взносов в расчетном периоде (п. 1 ст. 421, п. 1 ст. 423, п. 1 ст. 431 НК РФ, п. 2 ст. 20.1, п. п. 1, 9 ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ).

Переплата отпускных за неотработанные дни отпуска не является ошибкой в исчислении базы для страховых взносов, поскольку страховые взносы были правомерно начислены в периоде, в котором произведено начисление отпускных работнику.

Поэтому в месяце увольнения работника отразите корректировку начисленной ему суммы заработной платы путем уменьшения на сумму задолженности по излишне выплаченным отпускным.

Начислите страховые взносы на сумму причитающейся работнику при увольнении заработной платы за вычетом суммы удержанных отпускных за неотработанные дни отпуска.

Как отразить в бухгалтерском (бюджетном) учете удержание задолженности за неотработанные дни отпуска из заработной платы

В бухгалтерском (бюджетном) учете отразите корректировку начисленных отпускных, удержанного НДФЛ и начисленных страховых взносов методом «красное сторно» в месяце увольнения работника (п. 4 Письма Минфина России от 09.11.2016 N 02-06-10/65506).

Удержание из заработной платы суммы отпускных за неотработанные дни оформите на основании бухгалтерской справки (ф. 0504833).

Напомним, что обязательства по начислению отпускных в текущем отчетном периоде, если работник фактически не отработал период, за который ему начислены отпускные, отражают по дебету счета 0 401 50 000 «Расходы будущих периодов». Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в таких случаях не создается (Письма Минфина России от 16.08.2019 N 02-06-10/62943, от 07.03.2018 N 02-07-10/14688, от 05.06.2017 N 02-06-10/34914).

Когда сотрудник увольняется, его нужно «рассчитать». При этом в случае необходимости важно учесть и неотработанные авансы, и не возвращенные в срок подотчетные суммы, и возмещение ущерба. Окончательный расчет важно провести так, чтобы не нарушить трудовое законодательство.

С удержаниями при увольнении нередко возникают сложности. Вот только один из примеров: сотруднику начислили отпускные, но отпуск был предоставлен авансом, дни, которые нужно было отработать, он не отработал, а уже увольняется. Как поступить в таком случае?

Обязать сотрудника доработать пропущенные дни и не увольняться вы не можете. А бухгалтеру важно знать, как в таком случае правильно удерживать денежные средства и в каком размере, что можно удерживать и что нельзя, как быть с налогами и НДФЛ.

Когда удержание из зарплаты запрещено

В соответствии со ст. 137 ТК РФ при увольнении из зарплаты сотрудника можно удержать излишне выплаченные отпускные, при этом работодателю не нужно ни его письменное, ни устное согласие. Если это неотработанные дни отпуска, у работодателя есть право произвести удержание.

В то же время в законодательстве прописано несколько оснований, когда удержание невозможно, даже если сотрудник не отработал дни отпуска:

Если работник отказывается от перевода на другую работу, необходимую ему в соответствии с медицинским заключением (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). При расторжении трудового договора по этому основанию работодатель не имеет права удерживать неотработанные дни отпуска.
В случае ликвидации организации (п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
В ситуации сокращения численности штата (п. 2 ч. 1 ст.81 ТК РФ).
При смене собственника имущества организации — только в отношении руководителя организации, его заместителей и главбуха (п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
В случае призыва работника на военную службу (п. 1 ст. 83 ТК РФ).
При восстановлении на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению государственной инспекции труда или суда (п. 2 ст. 83 ТК РФ).

Чрезвычайные обстоятельства возникают при следующих основаниях:

если работник признан полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским заключением (п. 5 ст. 83 ТК РФ);
в случае смерти работника либо работодателя — физического лица, а также в случае признания судом работника либо работодателя — физического лица умершим или безвестно отсутствующим (п. 6 ст. 83 ТК РФ);
при наступлении чрезвычайных обстоятельств, препятствующих продолжению трудовых отношений (п. 7 ст. 83 ТК РФ).

Ограничения по величине удержания

Согласно ч. 1 ст. 138 ТК РФ, общий размер всех удержаний по инициативе работодателя при каждой выплате зарплаты не может выходить за рамки 20 %. Это касается удержаний неотработанного аванса в счет зарплаты — только 20 %.

Если одновременно с удержаниями по инициативе работодателя производятся еще и удержания по исполнительным документам, то в этом случае общая сумма не может превышать 50 %.

Но есть ряд ситуаций, когда ограничения в 20 % и 50 % не действуют, а размер удержаний может увеличиться и до 70 % – например, при взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, при возмещении вреда, причиненного работником здоровью другого лица, при возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца и др.

Как рассчитывать неотработанные дни отпуска

В данном случае следует придерживаться алгоритма из трех действий.

Определите количество полных месяцев, остающихся до конца рабочего года, в счет которого отпуск был использован авансом.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск возникает с началом рабочего года (не следует его путать с календарным годом). Так, если работника принимают на работу 1 октября 2019 года, то его рабочий год — с 1 октября 2019 года по 30 сентября 2020 года.

Например, если работник отработал три месяца — октябрь, ноябрь, декабрь, а в январе увольняется, нужно посмотреть, сколько полных месяцев остается до конца рабочего года (в данном случае — до октября 2020 года).

По излишкам действуют четкие правила:

Если излишки составляют менее половины месяца, то есть менее 15 дней, то они из расчета исключаются;
Если излишки составляют более половины месяца, то есть более 15 дней, то они округляются до целого месяца.

Определите количество дней неотработанного отпуска.

Количество календарных дней, приходящихся на один месяц рабочего года, нужно умножить на количество месяцев, остающихся до конца рабочего года на момент увольнения.

Определите размер отпускных, подлежащих удержанию.

Средний дневной заработок, исходя из которого были оплачены использованные авансом дни отпуска, умножьте на количество дней неотработанного отпуска.

Пример расчета

Допустим, сотрудник решил уволиться, но до конца рабочего года, в счет которого он использовал отпуск авансом, остается 2 месяца 20 дней.

Отпускные были рассчитаны, исходя из среднего дневного заработка в размере 500 руб.

Количество дней неотработанного отпуска определяется таким образом:

(28 дней/12 месяцев) * 3 месяца (округлили 20 дней до месяца) = 6,99 календарных дня

Сумма к удержанию составляет: 500 * 6,99 = 3 494 руб.

Нужно отразить сумму оплаты неотработанных дней отпуска. По дебету будут затратные счета — 20, 23,25,26 на сумму отпускных которые невозможно удержать, по кредиту — 70 и сторнировочная запись — нужно отразить сумму оплаты неотработанных дней отпуска.

Автоматическое начисление зарплаты по каждому сотруднику — вам останется только подтвердить суммы. Расчет больничных и отпусков всего за несколько минут.

Если работодатель не может удержать (проводки)

Важно помнить об очередности удержания: сначала удерживается НДФЛ, потом алименты, а дальнейшие удержания производятся по инициативе работодателя.

На сумму отпускных, которую невозможно удержать, нужно сделать сторнировочную запись. И эти суммы мы относим на «Прочие расходы» организации (Дебет 91.2 Кредит 70).

Корректировка исчисленного и удержанного из доходов работника НДФЛ и страховых взносов в данной ситуации не потребуется.

Если работодатель может удержать (проводки)

Вам нужно сделать сторнировочную запись на сумму отпускных, которые можете удержать (Дебет 20,23,25,26 Кредит 70).

Также вам следует показать сторнировочной записью НДФЛ (Дебет 70 кредит 68).

Кроме того, вам нужно сторнировать сумму страховых взносов (Дебет 20, 23, 25, 26, Кредит 69).

В п. 3 ст. 266 НК РФ содержатся разъяснения по НДФЛ. Исчисление сумм налогов производится налоговыми агентами на дату фактического получения дохода нарастающим итогом с начала налогового периода с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.

Разберемся на примере, что это значит.

Допустим, работник увольняется 14 октября. При увольнении бухгалтеру нужно удержать из его зарплаты 5 000 руб. – сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. Работнику начислено за отработанные дни в октябре 15 000 руб.

Несложно заметить, что сумма к удержанию в размере 5 000 руб. превышает установленный трудовым законодательством лимит в 20 %. При этом работник согласился написать заявление на удержание излишне выплаченных отпускных. В этом случае бухгалтер должен удержать всю сумму.

Действия по НДФЛ и страховым взносам при удержании неотработанного аванса

Здесь алгоритм многоступенчатый, но довольно понятный.

Во-первых, бухгалтер делает сторнировочные записи в бухучете на сумму излишне выплаченных отпускных.

В нашем примере 5 000 руб. – сторнирована излишне выплаченная сумма отпускных (Дебет 20,23,25,26 Кредит 70 (сторно)).

Кроме того, бухгалтер сторнирует сумму НДФЛ (Дебет 70 Кредит 68 (сторно)).

5 000 * 13 % = 650 руб.

Также ему нужно сторнировать сумму страховых взносов, которую уплатили из отпускных (Дебет 20,23,25,26 Кредит 69 (сторно)).

5 000 * 30,2 % (взнос в ПФР, на ОПС, ОСС, на травматизм) = 1 510 руб.

Во-вторых, бухгалтер осуществляет начисление зарплаты, отражает это в бухучете.

Если сотрудник увольняется 14 октября, то проводку нужно сделать в этот же день — Дебет 20,23,25,26 Кредит 70.

В итоге сотруднику, покидающему компанию, начисляется 15 000 руб.

В-третьих, бухгалтер отражает удержанный НДФЛ (Дебет 70 Кредит 68).

5 000 * 13% = 1 950 руб.

В-четвертых, он начисляет страховые взносы (Дебет 20,23,25,26 Кредит 69).

15 000 * 30,2 % = 4 530 руб.

В-пятых, определяет зарплату к выплате при увольнении (Дебет 70 Кредит 50,51).

(15 000 — 1 950) – (5 000 — 650) = 8 700 руб.

То есть из 15 000 руб. вычитывается НДФЛ. Из 5 000 руб., которые удерживаются с работника, также вычитывается НДФЛ. В результате получается к выплате сумма в размере 8 700 руб.

В-шестых, определяется сумма НДФЛ, которая перечисляется в бюджет.

1 950 — 650 = 1 300 руб.

В-седьмых, остается определить страховые взносы для перечисления.

4 530 — 1 510 = 3 020 руб. (начисляются только на разницу)

Подпишитесь на наш канал в Telegram @konturjournal, чтобы вовремя узнавать о самых важных изменениях для бизнеса.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

При ведении учета в программах 1С 8.3 и 8.2 с 2016 года важно отслеживать соответствие между фактической датой получения дохода, которая учитывается в регистре учета доходов (в ЗУП 3.0, Бухгалтерии 3.0 это регистр накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ, в ЗУП 2.5 – регистр накопления НДФЛ Сведения о доходах) и той, которая учлась в регистре учёта налога (в ЗУП 3.0 и Бухгалтерии 3.0 это регистр накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ, в ЗУП 2.5 – НДФЛ Расчеты с бюджетом). Если между ними возникнет рассинхронизация, то в программе 1С возникнут ошибки при начислении налога.

Важно! Что бы избежать возможных ошибок по НДФЛ отслеживайте в программе 1С 8.3 (8.2) соответствие между датой дохода в регистре учета доходов и датой дохода в регистре учета налога, в противном случае в программе будут ошибки при начислении налога.

При регистрации каких-либо доходов в программе фиксируется дата фактического получения дохода. Для доходов с кодом 2000 – это последний день месяца начисления. Для иных доходов – это планируемая дата выплаты из соответствующего документа начисления. Когда рассчитывается налог, то в программе происходит анализ с какого именно дохода этот налог начисляется, и определяется дата фактического получения дохода, которая фиксируется в регистре учёта налога.

Почему может возникать разница в дате получения дохода, которая учитывается в регистре учёта доходов и регистре налогового учета по НДФЛ? Рассмотрим ниже.

Возможные ошибки при исчислении НДФЛ в программе 1С 8.2 ЗУП 2.5

Рассмотрим в программе 1С ЗУП 2.5 на примере документа «Отпуск». Начислили отпускные, которые изначально планировали выплатить 29.01.2016 г. По факту выплата производится 28.01.2016 г. Поэтому дату выплаты дохода в документе начисления отпуска мы изменяем на 28.01.2016 г. Эта дата попадает в регистр учета доходов.

В регистр учёта налога 1С 8.2 попадает дата из табличной части НДФЛ, которую мы видим на закладке «Оплата» документа «Начисление отпуска сотрудникам организаций». Дата здесь не поменялась, а осталась 29.01.2016 г.

Для того чтобы эта дата также изменилась, нам нужно либо перерасчитать документ полностью либо перерасчитать только НДФЛ. Если перерасчет по каким-либо причинам нежелателен или невозможен, то дату можно скорректировать вручную.

Смоделируем ситуацию, когда у нас имеется расхождение в датах получения дохода и проведем документ. Теперь покажем: какими ошибками это чревато дальше.

Смотрим в регистрах, что у нас возникло расхождение. В регистре учёта доходов у нас учтена дата 28.01.2016 г.

В регистр учёта налога записалось 29.01.2016 г.

Дальше мы выплачиваем отпускные. Проводим документ на выплату. Смотрим его движение по регистру учёта налога, который фиксирует фактически удержанный налог. Здесь записывается дата получения дохода 29.01.2016 г из регистра учета налога.

В форме 6-НДФЛ такая ситуация будет выглядеть следующим образом: дата фактического получения дохода (строка 100) – 29.01.2016 г., а дата удержания налога (строка 110) – 28.01.2016 г. Получилось, что мы налог удержали раньше, чем начислили доход, тогда как для доходов в виде отпускных выплат эти две даты (дата получения дохода и дата удержания налога) должны совпадать.

Далее, при выплате зарплаты, точно также у нас фиксируется удержанный налог. Одна строка в НДФЛ с «минусом» от 29.01.2016 г, а вторая строка с «плюсом» от 28.01.2016 г.

В 6-НДФЛ добавляются еще две группы строк с 100 по 140. В одной все сторнируется, а в другой – все начисляется заново.

Чтобы такой ситуации не возникало, внимательно отслеживайте дату получения дохода, которая будет учтена в Регистре учета доходов и дату получения дохода, которая будет учтена в Регистре учета налога. Они должны совпадать.

Возможные ошибки при исчислении НДФЛ в программе 1С 8.3 ЗУП 3.0.

В программе 1С ЗУП 3.0 дата получения дохода также учитывается в двух регистрах: Регистре учета доходов и Регистре учета налога. Например, рассмотрим документ «Отпуск». В Регистр учета доходов идет дата выплаты из основной формы документа.

А в Регистр учета налога – дата из формы «Подробнее о расчете НДФЛ».

Эти две даты должны совпадать. Но если мы меняем дату в основной форме документа, автоматически происходит изменение даты в форме «Подробнее о расчете НДФЛ». Здесь проще, программа ЗУП 3.0. сама нам гарантирует, что эти даты будут совпадать.

Единственное, в текущем релизе программы 1С есть ошибка для документа «Больничный лист». Если он выплачивается с зарплатой, и мы меняем дату выплаты, то в этом случае дата получения дохода в форме «Подробнее о расчете НДФЛ» сама не меняется.

Здесь нужно сделать перерасчет, либо поменять дату в форме «Подробнее о расчете НДФЛ» вручную.

Для всех других случаев, дата учета НДФЛ должна меняться автоматически при дате выплаты. Но на всякий случай, этот момент проверяйте, контролируйте совпадение дат.

Возможные ошибки при исчислении НДФЛ в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

Что касается программы 1С Бухгалтерия 3.0, здесь также есть два межрасчетных документа «Больничный лист» и «Отпуск». Также здесь есть дата выплаты и при изменении этой даты все меняется автоматически. Дата получения дохода для НДФЛ изменяется также автоматически. Но, на всякий случай, проверяйте.

Возможные ошибки при исчислении НДФЛ

Также при исчислении НДФЛ, мы должны обращать внимание на дату начисления налога. Это актуально для программ третьей версии. Дата начисления налога должна быть строго до даты удержания налога. Если на момент удержания налога, сам налог не начислен, то удерживать, собственно, нечего.

Важно! Отслеживайте в программе 1С: даты межрасчетных документов – это дата начисления налога, если на момент выплаты налог не начислен, то он не будет удержан.

Особенно это актуально для незарплатных доходов, так как в качестве даты начисления налога фиксируется дата документа. Таким образом, в третьей версии дата документа «Отпуск», дата документа «Больничный» и других документах тоже важна.

Возможные ошибки в межрасчетных документах на примере 1С 8.3 ЗУП 3.0

На примере программы 1С ЗУП 3.0 в документе «Отпуск» планируемая дата выплаты 28.01.2016, но дату документа установим 30.01.2016 г., то есть позже планируемой даты выплаты. Проведем его.

Запись Регистра учета налога у нас сформировалась по состоянию на 30.01.2016 г.

Если мы выплачиваем отпускные раньше даты документа – 28.01.2016 г. как и планировали, заполняем ведомость, видим – не заполняется НДФЛ удержанный. По состоянию на 28.01.2016 нет исчисленного налога. Соответственно, при проведении такой ведомости НДФЛ удержанный не регистрируется.

Если с датой документа все нормально и она раньше планируемой даты выплаты:

То при заполнении ведомости тоже все будет хорошо, налог будет определен. При проведении Ведомости зафиксирован как удержанный налог.

Возможные ошибки в межрасчетных документах на примере 1С Бухгалтерия 3.0

В программе 1С Бухгалтерия 3.0 все тоже самое. Важна дата документа. Рассмотрим на примере документа «Отпуск». Планируемая дата выплаты – 28.01.2016 г., а дату документа намеренно поставим позже, например, 30.01.2016 г. Проведем документ.

Исчисленный налог зарегистрировался по состоянию на 30.01.2016 г.

После проведения выплаты, причем не в Ведомости, а именно выплату «Выдача наличных» или списание с расчетного счета раньше, чем дата документа «Отпуск», то удержанный налог не регистрируется, не определяется и не фиксируется в Регистре.

Поэтому важна дата документа, если мы поставим 28.01.2016 г. и перепроведем выдачу наличных, то запись по НДФЛ удержанному сформировалась, все попало в Регистр и дальше попадет в форму 6-НДФЛ.

Будьте внимательны! В программе 1С Бухгалтерия 3.0 это особенно важно, потому что НДФЛ удержанный не отображается в Ведомости, то есть в самой экранной форме ошибок не наблюдаем, не видим. Но если заглянуть в Регистр, то можно такой момент отследить. Поэтому в программе 1С Бухгалтерия 3.0 при выплате зарплаты, смотрите и проверяйте как зафиксировался НДФЛ удержанный, смотрите движение по Регистру «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ».

Возможные ошибки в межрасчетных документах на примере 1С 8.2 ЗУП 2.5

Что касается программы 1С ЗУП 2.5, то в текущем релизе дата документа, например, «Отпуск» – никак не влияет на расчет удержанного НДФЛ. Например, возьмем начисление отпуска с планируемой датой выплаты 28.01.2016 г. и поменяем дату документа на 30.01.2016 г. после этого перепроведем Ведомость на выплату зарплаты. Посмотрим движение по Регистрам.

Программа 1С ЗУП 2.5 НДФЛ удержанный увидела и зарегистрировала его. Поэтому даты документа здесь не так важны.

Но такой механизм, когда программа пытается удержать все начисленное по состоянию на конец месяца, который применяется в программе 1С 8.2 ЗУП 2.5, имеет свои недостатки и ведет к другим проблемам, которые мы рассмотрим в следующем вопросе, когда будем говорить об НДФЛ удержанном.

Данную статью решила написать не случайно, так как отчетный 2018 год, так или иначе, уже подходит к концу, но у бухгалтеров ещё есть время, чтобы провести работу по проверке и внесению поправок в учете для корректного формирования годового отчета 6-НДФЛ.

Поэтому, данное положение дел я называю – ситуация «цугцванг» , когда для бухгалтера наступает безвыходная обстановка, и любые уже его действия приводят только к ухудшению существующих дел и означает заведомо плохой результат, но и бездействие тоже нельзя допустить, так как начисление заработной платы – это ежемесячная и обязательная операция. Поэтому бухгалтер стеснен в своих действиях, он потерян, не знает, за что взяться для исправления, а времени свободного на полное исправление учета с самого начала года уже нет. Поэтому, чаще всего, данные ошибки остаются, а отчеты бухгалтер собирает руками, ругая программу, что она неверно считает зарплату и налоги.

В этой статье я не ставлю своей задачей писать полную методологию ведения учета в 1С:ЗУП 3.1, а рекомендую к самостоятельному изучению на портале 1С:ИТС данного вопроса, там максимально подробно и понятно все изложено. Эту статью хочу посвятить грубейшим ошибкам, которые делаются в первичных документах и приводят к необратимым «патовым последствиям».

ОШИБКА №1: ДАТА В МЕЖРАСЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТАХ

На первый взгляд, кажется, что ошибка не имеет никакого отношения к НДФЛ, тем не менее, приводит к неправильному расчету, вернее определению удержанного налога. Бухгалтер неправильно указывает дату в межрасчетных документах. Например, в таких
документах, как отпуск, больничный и др. Правильная дата начисления, то есть дата документа в программе, должна быть меньше, либо равна дате ведомости, которой мы выплачиваем этот доход. Такая ошибка зачастую возникает тогда, когда мы заносим документы задним числом.

Например, рассмотрим ситуацию с отпуском. Пусть 25.10.2018 г. я внесла документ - отпуск (Рис.1,п.1), который был выплачен 01.10.2018 г. (Рис.1,п.3). Естественно, что дата документа по умолчанию у меня заполнилась текущая (Рис.1,п.1), которой я заношу документы 25.10.2018 г. Я этого, как часто бывает, не заметила и дальше стала регистрировать выплату отпускных (Рис.1,п.2,п.4).

В документ ведомость в банк я уже проставляю правильную дату 01.10.2018 г. (Рис.1,п.5), но при автоматическом заполнении документа, сумма отпускных заполнилась (Рис.1,п.6), а сумма НДФЛ к перечислению, то есть сумма удержанного налога - не определилась (Рис.1,п.7).

Рис.1

Рис.2

ОШИБКА №2: ПЛАНИРУЕМАЯ ДАТА ВЫПЛАТЫ ДОХОДА

Следующая ошибка, которая приводит к некорректному заполнению формы 6-НДФЛ. И, опять рассмотрим в таких документах, как отпуск . В межрасчетных документах есть такой реквизит, как планируемая дата выплаты, она фиксируется, как дата фактического получения дохода, с кодами доходов, отличных от кода 2000. Очень важно эту дату корректировать, если по факту выплаты этих доходов прошла в какой-то другой день. Поскольку, именно эта дата, попадает в форму 6-НДФЛ в строку 100. И рассмотрим тот же пример с отпуском, который рассматривали в ошибке №1. Планировали выплатить 01.10.2018 г. (Рис.3,п.1), а по факту выплатили, допустим, 10.10.2018 г. (Рис.3,п.2).

Препроводим выплату и заполняем форму 6-НДФЛ (Рис.3,п.3), посмотрим, что же у нас получилось. Проверяем наш блок строк,
соответствующим этим отпускным (Рис.3, п.4,5,6). Стока 100 – дата фактического получения дохода указано 01.10.2018 г. (Рис.3, п.4), эта дата из документа отпуск (Рис.3,п.1). Дальше, 110 строка, дата удержания налога (Рис.3,п. 5) – это дата ведомости на выплату 10.10.2018 г. (Рис.3,п.2). И остается 120 строка – срок перечисления НДФЛ (Рис.3,п.6). Для дохода в виде отпускных 100 строка должна совпадать с датой выплаты этих отпускных, строка 110. А мы видим сейчас, что форма 6-НДФЛ заполнена некорректно.

Рис.3

ОШИБКА №3: НЕСООТВЕТСТВИЕ ДАТ

Следующая ошибка, которая приводит к неправильному заполнению формы 6-НДФЛ – не заполняется 130 строка, там, где у нас указываются доходы. Возникает она вследствие того, что не совпадает дата получения дохода в трех учетах: в учете доходов, исчисленного налога и удержанного налога. И, опять по традиции будем разбираться с нашим примером по отпуску сотрудника.
Дата получения дохода, попадающая в учет доходов, отражается в реквизите – планируемая дата выплаты (Рис.5,п.1). Она при
проведении документа записывается в регистр - учет доходов для исчисления НДФЛ (Рис.5,п.2,3).

Затем, смотрим исчисленный НДФЛ, более подробно можно посмотреть по кнопке - зеленый карандаш (Рис.5,п.4), здесь у нас так же фиксируется дата получения дохода, с которого был исчислен этот налог (Рис.5,п.5). И, очень важно, чтобы эта дата с датой выплаты, указанной в документе отпуск, совпадала. Теперь посмотрим, что дата получения дохода из регистра – расчеты налогоплательщика с бюджетом по НДФЛ , там, где у нас исчисленный налог, заполнен правильно в колонке - дата получения дохода (Рис.5,п.6,7).

Рис.5

Дальше проверяем удержанный налог в документе – ведомость на выплату . Нажимаем двойным кликом на сумму НДФЛ (Рис.5,п.1) в документе и открываем расшифровку и проверяем, что удержанный налог так же фиксируется в привязке к дате получения дохода (Рис.5,п.2).

Определяется дата автоматически при заполнении документа и фиксируется в документе. При проведении записывается в регистр – расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ (Рис.6,п.3), уже со знаком минус, удержанный налог так фиксируется (Рис.6,п.4).

Я до этого писала, что все три даты у нас должны совпадать. Совпадает дата учета дохода (Рис.5,п.2,3), дата получения дохода, исчисленного дохода (Рис.5,п.6,7) и дата в учете удержанного налога (Рис.6,п.3,4). Если у нас в регистре - учет доходов для исчисления НДФЛ будет другая дата, то произойдет несоответствие. В форме 6-НДФЛ не определится сумма по 130 строке и строка 100 заполнится по данным учета удержанного налога (Рис.7). Поэтому, сумма налога заполнится, а сумма дохода нет, из-за нестыковки дат.

Сегодня на этом все! Если данная статья оказалась вам полезной, то обязательно подписывайтесь на рассылку, оставляйте комментарии и не пропускайте новые статьи.

Отпускные считаются доходом сотрудника, а потому с них удерживается НДФЛ. Аналогичное правило касается компенсаций за неиспользованный отпуск. Необходимость удержания НДФЛ с данных выплат оговорена в статье 223 НК РФ. Перечисленный налог требуется отразить в бухучете и налоговой справке.

Общие правила выдачи отпускных

Отпускные представляют собой материальное обеспечение во время отпуска. Полагаются сотрудникам, которые отработали на предприятии не менее полугода. Если сотрудник не воспользуется своим правом на отпуск и уволится, ему положена компенсация. Размер отпускных зависит от следующих факторов:

Продолжительности отпуска.
Средней зарплаты сотрудника.
Периода, за который выполняется расчет.

Для вычисления налога используется сумма зарплаты служащего. В эту сумму входят премии, различные компенсации, выдаваемые за год, предшествующий отпуску.

ВАЖНО! Предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск своим сотрудникам обязаны как бюджетные структуры, так и коммерческие предприятия и ИП. Размер отпускных высчитывается на основании официального размера зарплаты.

Основные правила начисления НДФЛ

Объект налогообложения – совокупность всех отпускных выплат. Согласно положениям Письма Минфина №8-306, данные средства не могут рассматриваться в качестве составляющей зарплаты. По этой причине НДФЛ на отпускные рассчитывается отдельно от налога на заработную плату.

Когда выполнять налоговые отчисления?

Отпускные выдаются сотруднику за три дня до его отпуска. Одновременно с этим выполняется удержание подоходного налога на основании статьи 226 НК РФ. Сроки перечисления налога в казну зависят от того, каким путем начисляются отпускные:

Наличные – в день выдачи средств или на следующий день. К примеру, если деньги были выданы в пятницу, налог уплачивается в этот же день или понедельник.
При снятии наличных средств со счета организации – в этот же день. Уплата НДФЛ обязательно должна проводиться в дату снятия отпускных средств со счета организации, вне зависимости от того, когда деньги будут переданы сотруднику.
Перечисление на банковскую карту или счет с карты или счета предприятия – в день начисления.

ВАЖНО! Некоторые бухгалтеры перечисляют налог раньше срока выдачи отпускных, во время их фиксации в платежных ведомостях. Подобный порядок считается ошибочным.

В 2016 году была внесена поправка касательно порядка начисления налога. В частности, теперь перечисление может выполняться до конца месяца, в котором выплачивались отпускные.

Рассмотрим пример

Сотрудник выходит в отпуск 16 сентября 2017 года. Средства выдаются ему за 3 дня, то есть 13 сентября. НДФЛ отчисляется в казну в день фактической выдачи денег. Если ответственные лица не успели произвести все нужные начисления, они могут быть сделаны до 30 сентября 2017 года. Поправка значительно облегчила работу налоговых агентов. Теперь можно не проводить расчеты с сотрудниками, вести бухгалтерский и налоговый учет, переводить НДФЛ в казну в один день.

Когда выплачивается налог с компенсации за неиспользованный отпуск?

Сотруднику должен быть предоставлен отпуск по истечении 6 месяцев его работы на предприятии. Если он уволился, не использовав свое право на отпуск, полагается компенсация. Она также считается доходом работника, а потому облагается налогом.

Компенсация выдается в день увольнения. Одновременно с этим происходит исчисление налога. Средства перечисляются в бюджет страны в последний день месяца. Выплаченная компенсация должна быть указана в справке 2-НДФЛ.

Как рассчитать НДФЛ?

Самый удобный способ: воспользоваться онлайн-калькулятором НДФЛ.

Сначала из выдаваемой суммы отпускных вычитаются следующие суммы:

Социальные отчисления.
Пенсионные, медицинские взносы.
Страховые взносы на случай профессиональных травм, заболеваний.

Только после этого происходит вычет налога. Ставка его равна 13%.

Расчет налога с дополнительных дней отпуска

Сотрудник может попросить дополнительные оплачиваемые дни отпуска. Они также облагаются налогом. За каждый день отпуска начисляется средняя зарплата сотрудника за смену. К примеру, она составляет 300 рублей. В этом случае за 3 дня дополнительного отпуска отпускные составят 900 рублей. Для вычисления налога нужно умножить эту сумму на ставку 13%. НДФЛ составит 117 рублей.

Пример расчетов

Иван Сидоров уходит в отпуск с 20 июня по 3 июля 2017 года. Сначала требуется рассчитать размер его отпускных. Определяются они в зависимости от размера зарплаты. Иван Сидоров получает 47 тысяч в месяц. Средняя зарплата за смену составляет 1 600 рублей. В июне служащий отработал 10 смен. Его фактическая зарплата за месяц составила 23 500 рублей. Бухгалтер производит следующие расчеты:

47 тысяч рублей * 5 месяцев (проработанное время в 2016 году) + 1 600 рублей * 14 (количество дней отпуска) = 257 400 рублей.
1 600 *14 дней – 1 400 (стандартный вычет). Результат умножается на 13%. Подоходный налог равен 2 730 рублей.

Порядок расчета налога с компенсации за неиспользованный отпуск является аналогичным.

Бухгалтерский учет отпускных

При удержании подоходного налога используются следующие проводки:

ДТ 68 «Расчеты по налоговым сборам».
ДТ 70 «Траты на оплату труда».

По кредиту могут использоваться счета под номерами 68, 51.

Примеры

Служащий Васильев со 2 июля 2017 года уходит в отпуск на 28 суток. Зарплата его составила 38 629 рублей. Средства перечислены на счет резерва компании. Никаких вычетов с отпускных не производится. Их размер составит 5 022 рублей. В данной ситуации используются следующие проводки:

ДТ 70 КТ 68. Пояснение: удержание налога. Сумма: 5 022 рублей.
ДТ 68 КТ 51. Пояснение: перечисление налога. Сумма: 5 022 рублей.

Служащий Васильев отправляется в отпуск. Размер его зарплаты составляет 30 тысяч рублей. Сотрудник имеет право на налоговый вычет в размере 1 900 рублей. В итоге, сумма отпускных составит 3 653 рублей. Используются следующие проводки:

ДТ 70 КТ 68. Пояснение: удержание НДФЛ. Сумма: 3 653 рублей.
ДТ 68 КТ 51. Пояснение: перечисление суммы в казну. Сумма: 3 653 рублей.

Информация, указанная в бухучете, обязательно должна подтверждаться первичной документацией.

Фиксация отпускных в 2-НДФЛ

Отпускные являются объектом налогообложения. Поэтому они должны фигурировать в справке 2-НДФЛ в качестве дохода служащего. Отображаются в том месяце, в котором средства были фактически выданы сотруднику. Для них нужно предусмотреть отдельную строку с кодом 2012.

Фиксация компенсации за неиспользованный отпуск в 2-НДФЛ

При отображении компенсации в налоговой справке нужно пользоваться кодом. Специальный номер для рассматриваемых выплат не предусмотрен. Допускается использование следующих кодов:

4800 (выплата компенсаций при увольнении).
2000 (доходы, связанные с оплатой труда).
2012 (отпускные).

ВАЖНО! Согласно разъяснениям ФНС, следует использовать код 2012. Однако применение других номеров не будет считаться серьезной ошибкой.

Правильное отражение отпускных в бухучете и налоговой документации позволяет избежать проблем при проверках.

Читайте также: