Командировочные расходы в 2 ндфл

Опубликовано: 16.05.2024

НДФЛ с возмещения расходов на проживание в командировке

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее - Положение). Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории РФ возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом (п. 14 Положения, ст. 168 ТК РФ), если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Ни ТК РФ, ни Положение не определяют вид помещения, в котором может проживать работник во время командировки. В связи с этим командированный работник вправе проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу (см. постановления ФАС Северо-Западного округа от 26.02.2008 N А26-1621/2007, от 18.10.2007 N А56-8092/2007, от 28.11.2006 N А05-7474/2005-29). Например, работник может арендовать квартиру у юридического или физического лица.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы, в частности, по найму жилого помещения (двенадцатый абзац п. 3 ст. 217 НК РФ). Документально подтвержденные расходы на проживание в командировке в целях налогообложения НДФЛ не нормируются. При этом Минфин России указал, что такие расходы не облагаются НДФЛ даже в том случае, если они превысили предельные размеры, установленные локальным правовым актом организации (например Положением о командировках). Для этого необходимо письменное заявление работника с указанием причин перерасхода и решение работодателя о возмещении расходов в полном объеме (см. п. 1 письма Минфина России от 04.07.2012 N 03-04-06/6-204).

Если же документы, подтверждающие оплату найма жилого помещения, работником не представлены, то суммы таких расходов освобождаются от обложения НДЛФ в пределах лимитов: не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ либо 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Суммы возмещения организацией неподтвержденных расходов сотрудника по найму жилья, превышающие эти размеры, подлежат обложению НДФЛ (см. письма Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51, от 05.02.2008 N 03-04-06-01/30).

К расходам по найму жилого помещения, не облагаемых НДФЛ согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, по мнению Минфина России, относятся также суммы возмещения организацией расходов работника по оплате коммунальных платежей в жилых помещениях, арендованных для проживания в период командировки. При этом в наличии должны быть соответствующие оправдательные документы, подтверждающие оплату коммунальных платежей за период проживания в помещении командированных сотрудников (см. письмо Минфина России от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802).

Отметим, что наряду с основными услугами, которые входят в оплату за проживание, гостиница может предоставлять и дополнительные услуги. По мнению контролирующих органов, не являются возмещением расходов по найму жилого помещения и не освобождаются от налогообложения НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ:

- возмещение стоимости услуг химчистки для командированного сотрудника. Указанные доходы подлежат обложению НДФЛ независимо от того, оказываются ли они гостиницей или иной организацией, если только они не включены в стоимость проживания в гостинице (см. письмо Минфина России от 23.05.2013 N 03-03-06/1/18308);

- возмещение стоимости питания (завтрака), если она выделена в счете гостиницы (см. письмо Минфина России от 14.10.2009 N 03-04-06-01/263). В аналогичном порядке облагаются НДФЛ суммы компенсации стоимости ресторанного питания в командировке (см. письма УФНС России по г. Москве от 07.05.2009 N 20-15/3/045313@, от 14.07.2006 N 28-11/62271). Поддерживают эту точку зрения и некоторые суды (см. постановления ФАС Московского округа от 13.12.2013 N Ф05-15227/13, Московского округа от 04.04.2013 N А40-51503/12-90-279, ФАС Поволжского округа от 14.07.2009 N А65-27027/2007, от 05.06.2007 N А12-18805/06). Однако существуют судебные решения, в которых указано, что стоимость завтраков (оплата стоимости питания) НДФЛ не облагается (см. постановления ФАС Московского округа от 19.12.2011 N А40-152815/10-116-694, от 07.11.2012 N А40-112186/11-20-455, ФАС Северо-Западного округа от 23.03.2009 N А05-8942/2008, ФАС Уральского округа от 28.04.2007 N Ф09-3004/07-С2, ФАС Центрального округа от 07.02.2007 N А62-3895/06).

Суды также отмечают, что выделение в счете, выставленном гостиницей, отдельных видов стандартных гостиничных услуг само по себе не означает, что это дополнительные услуги. Так, например, в постановлениях ФАС Уральского округа от 23.01.2008 N Ф09-4857/07-С2, от 22.03.2007 N Ф09-1880/07-С2 указано, что оплата работниками услуг, которые отдельной строкой выделены в счетах, выставленных гостиницей (за проживание, за телевизор, за холодильник и т. д.), вызвана необходимостью проживания в гостинице, не зависит от волеизъявления физического лица, а сами услуги являются стандартным набором обстановки жилого помещения гостиницы. Возмещение стоимости таких услуг НДФЛ не облагается.

Как принять на работу иностранца
Удаленную работу узаконили
Какие документы оформить при найме сотрудника
Как принять сотрудников на удалённую работу
Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя
Работники без трудового договора: рисковать или не стоит?
Срочный трудовой договор: как заключить с пользой и избежать проблем
Временный договор с сезонным работником: как заключить правильно
Как правильно оформить испытательный срок работнику
Договор аренды рабочего места с мастерами в парикмахерской
Как уволить пенсионера
Работники на неполной ставке: как оформить без проблем
Как не получить штраф за вакансию
Ученический договор: как подготовить людей к работе в компании
Как ИП принять на работу сотрудника
Как уволить сотрудника
Как принять на работу сотрудника в организацию
Сотрудники уволены. Как отчитаться.

Справочная / Сотрудники: наём, зарплата, документы

Как оформить командировку

На кого не распространяются правила из статьи:

на беременных женщин и сотрудников до 18 лет — закон запрещает отправлять их в командировку. За это могут оштрафовать: ИП от 1 000 до 5 000 рублей, ООО от 30 000 до 50 000 рублей;
на работников по договору подряда — если они отправляются в рабочие поездки, не нужно оформлять кадровые документы и выплачивать суточные. Компенсацию затрат на поездку можете включить в оплату по договору;
на самого ИП — о рабочих поездках ИП читайте в статье Командировочные расходы ИП на УСН.

Вот пять шагов для оформления командировки.

Шаг 1: оформите приказ о командировке

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.

Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.

Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.

Компенсация расходов на жильё и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.

По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.

Зарплата

Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой.

Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.

Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подготовит все необходимые отчёты для ИП и ООО. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.

Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН

При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:

на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.

Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.

В последнее время было много споров и писем законодателей по вопросам уплаты и расчетов суточных. В прошлом году их даже хотели отменить, но дальше законопроекта дело не пошло. Любовь Монич, генеральный директор компании «Буква Аудита», ответила на самые частые вопросы по расчету суточных выплат.

На сегодняшний день каждая коммерческая организация может установить свой размер суточных. Эту сумму нужно утвердить в коллективном договоре или в положении о командировках. Суточные сотрудникам выплачиваются за все дни служебной поездки, включая выходные и праздники. Время в пути до места командировки и обратно также учитывается при расчете суточных. Что касается самого факта выплат, то их можно сделать как наличными через кассу предприятия, так и через банк, отправив соответствующую сумму на карту сотрудника, и именно этот способ сейчас наиболее популярен.

Часто бывает, что сотрудник уезжает и возвращается из командировки в один день. Как быть тогда?

Однодневная командировка по РФ не оплачивается суточными. Связано это с тем, что такая поездка будет считаться обычным рабочим днем, а значит, у сотрудника не возникнет никаких специфических командировочных трат и суточные ему полагаться не будут. Исключение сделано лишь для зарубежных одно-дневных поездок. Такая командировка оплачивается в размере 50% от установленного лимита за день по служебным поездкам за границу.

В какой валюте должны выплачиваться суточные?

Что касается поездок внутри страны, то, несомненно, валютой расчетов может быть только рубль. Если же речь идет о поездках за границу, то в этом случае допускается выплата суточных как в рублях, так и в валюте. Чаще всего за основу берется доллар США или евро, но допустимо и использование местных валют в зависимости от страны назначения. Хотя использование «нестандартных» денежных знаков повлечет за собой проблему конвертации и перерасчета курсовых разниц, если только у компании не будет открыт для этого специальный расчетный счет в банке. Как правило, открытие такого счета – это дополнительные расходы для предприятий. На них готовы лишь те компании, сотрудники которых ездят в зарубежные командировки систематически.

Что делать, если сотрудник заболел в командировке?

К сожалению, случаи болезни работников во время командировочной поездки не так уж редки. Если это произошло, то компания обязана полностью оплатить суточные за все дни болезни сотрудника. При этом не важно, что командировочное задание фактически не было выполнено.

Оговорены ли в законодательстве случаи, когда фирма может не перечислять сотруднику суточные?

Если больничный не является основанием для отказа от суточных выплат, то преждевременный возврат сотрудника из рабочей поездки станет веской причиной, которая позволит отказаться от выплаты суточных. Обратите внимание, деньги не перечисляются не только из-за самовольного возврата работника из командировки, но и в случае, если поездка прервалась по инициативе работодателя. Аналогичная ситуация и с уходом в отпуск из служебной поездки. То есть, если работник раньше вернулся из командировки и сразу поехал в отпуск, такие дни в расчет суточных не попадают и работодатель их не оплачивает.

Какие документы должны быть оформлены при отправке сотрудника в командировку?

Для того чтобы перечислить суточные, сотруднику нужны основания, а именно отправка в командировку. Иначе такие перечисления денег от работодателя будут признаны доходом с последующим исчислением НДФЛ. Рассмотрим, как оплатить время в командировках и какие документы для этого нужно оформить. Так, при поездках по России документом, подтверждающим дату командировки, как правило, является приказ о командировке. При этом суммы суточных выплат должны соответствовать утвержденным в коллективном договоре или в положении о командировках нормативам организации. Для зарубежных поездок в страны СНГ и Таможенного союза, как и в России, оформляется приказ о командировке. А при перемещениях в другие страны достаточно отметки пограничников в паспорте и соответствующего распоряжения директора предприятия. Что касается размеров выплат, то дни проезда по России оплачиваются по отечественным нормам. Дорога в командировку в дни пересечения границы – по заграничным. И, соответственно, дни проезда по иностранному государству – по зарубежным нормам, а даты пересечения границы по пути обратно – по российским.

Какие существуют нормы суточных, которые не облагаются НДФЛ?

Согласно Налоговому кодексу, не облагаются НДФЛ суточные в размере 700 рублей по России и в размере 2500 рублей за деловые поездки за границу. Учтите, что если по инициативе работодателя в компании выплачиваются суточные свыше нормативов, то эти «надбавки» должны облагаться НДФЛ по ставке 13 процентов.

Как определить дату получения такого дохода от сверхнормативных выплат для НДФЛ?

Организация может платить суточные в сумме, превышающей нормативы для НДФЛ. Тогда у сотрудника возникает доход, с которого нужно удержать налог. Датой получения дохода с 1 января 2016 года является последний день месяца, когда утвержден авансовый отчет руководителем компании. Для выплат в валюте датой дохода также считается последний день месяца утверждения авансового отчета. И курс валюты для пересчета в рубли берется именно на эту дату. Удержать налог надо в день ближайшей выплаты сотруднику дохода, например, в день получения зарплаты. А перечислить в бюджет эти деньги нужно не позднее следующего рабочего дня согласно пунктам 4 и 6 статьи 226 НК РФ.

Как отразить суточные в справке 2-НДФЛ?

В справке 2-НДФЛ указывают только сверхнормативные суммы. Деньги в пределах норм не попадают в этот отчет. Месяцем начисления дохода сверх нормы является месяц, когда авансовый отчет утвержден. Код дохода – 4800. Дата получения дохода – последний день месяца.

Как суточные признаются в налоговом учете?

Для налога на прибыль суточные признаются полностью на дату утверждения авансового отчета руководителем компании. Не требуется подтверждение первичкой, для принятия таких расходов достаточно авансового отчета и приказа о командировке. При этом расходы признают в учете для налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета.

Начисляются ли страховые взносы на суммы суточных?

Нет, суточные освобождены от страховых взносов в пределах лимитов, которые компания установила во внутренних документах. Например, в положении о командировках или в коллективном договоре указаны суммы 2000 рублей по России и 6000 рублей за зарубежные поездки. И это означает, что за каждый день командировки фирма может принять эти суммы.

Как посчитать НДФЛ с суточных сверх нормы?

Ответ на этот вопрос предлагаю сформулировать в примере. Итак, работник отправляется в командировку в другой город России на три дня с 20 по 22 декабря. Суточные в фирме установлены в размере 2000 рублей. Ему выдано из кассы перед поездкой 6000 рублей (3 сут. × 2000 руб.). Когда сотрудник вернулся из поездки, он предоставил в бухгалтерию авансовый отчет, который в тот же день, 23 декабря, был утвержден руководством. НДФЛ начислен 31 декабря и составил (2000 руб. × 700 руб.) × 13% × 3 = 507 руб. При этом налог подлежит перечислению на следующий рабочий день после получения зарплаты.

В бухучете делаются следующие проводки:

Дебет 71 Кредит 50 — 6000 руб. – выданы суточные из кассы;

Дебет 44 (20, 26) Кредит 71 — 6000 руб. – утвержден авансовый отчет;

Дебет 70 Кредит 68 — 507 руб. – начислен НДФЛ со сверхнормативных выплат;

В день выплаты зарплаты

Дебет 68 Кредит 51 — 507 руб. – перечислен НДФЛ в бюджет.

Подведем итог: суточные не облагаются взносами и принимаются в расходы для налога на прибыль, если они утверждены в локальных нормативных актах фирмы. НДФЛ будут облагаться суммы, превышающие 700 рублей по России и 2500 рублей по загранпоездкам соответственно.

Датой принятия к учету расходов будет дата принятого авансового отчета. Датой дохода для НДФЛ будет последний день месяца, когда этот авансовый отчет был утвержден. Этим днем также берут курс валюты для пересчета в рубли при принятии к учету суточных в валюте. Учтите, что суточные и командировочные выплаты хоть и не являются самым часто проверяемым налоговиками участком. Но все-таки любое нарушение или неточность в их отражении может стать причиной значительных штрафов.

Рассмотрим, что такое командировка работника, какими они бывают, и как влияют на учет и налогообложение.

Почти во всех компаниях работники время от времени выезжают по служебной необходимости за пределы организации и своего населенного пункта. Такие поездки называют командировками. Правда, не всегда…

Что такое командировка работника

Командировка – это выполнение работником поручений работодателя за пределами места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Если работник направлен в подразделение той же организации, расположенное отдельно, то это тоже относится к командировкам. Когда удаленный работник едет в офис работодателя, расположенный в другом городе – это также командировка.

Но если поездки – это неотъемлемая часть функциональных обязанностей сотрудника (разъездной характер работы), то они не считаются командировками.

Однозначного определения разъездного характера работы ТК РФ не содержит. Роструд рекомендует считать работу разъездной, если поездки носят «постоянный характер» (письмо от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ). Поэтому работодатели сами определяют, к какой категории относится каждая должность. Главное — нужно обязательно отразить характер работы в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Гарантии при командировке работника

Работник, направляемый в командировку, не должен быть «ущемлен» по сравнению с его коллегами, остающимися на обычных рабочих местах.

Поэтому такому работнику гарантируется:

Сохранение должности.
Выплата среднего заработка.
Возмещение всех обоснованных и подтвержденных расходов.

Документальное оформление командировки

Для направления работника в командировку достаточно одного документа – приказа работодателя. Его можно оформить по рекомендуемой форме Т-9 или Т-9а (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Вариант Т-9а используется, если необходимо командировать сразу нескольких сотрудников.

По возвращении из поездки работник должен в течение трех дней отчитаться по форме АО-1. К отчету необходимо приложить все документы, подтверждающие затраты: билеты, счета гостиниц, кассовые чеки и т.п.

Такие формы, как командировочное удостоверение (Т-10) и служебное задание (Т-10а) с 2015 года не являются обязательными. Но многие работодатели по-прежнему оформляют их, т.к. это позволяет лучше контролировать сотрудников.

В частности, не всегда есть возможность подтвердить время поездки на основании билетов – например, если работник ездил на своей машине. В этом случае поможет форма Т-10 с отметками принимающей стороны о прибытии и убытии.

Иногда необходимо оформлять и некоторые дополнительные документы. Например, возможно, что сотруднику в поездке придется работать в выходной день. Тогда нужно заранее издать соответствующий приказ и получить согласие работника.

Расходы при командировке работника

Затраты компании, связанные с командировкой, можно разделить на две части:

Выплата работнику заработной платы.

Заработная плата за время командировки оплачивается на основе среднего заработка за последние 12 месяцев (постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). При этом размер выплаты в общем случае практически не отличается от «обычной» зарплаты, которую была бы начислена сотруднику за время командировки.

Оплата расходов, связанных с поездкой.

Работодатель должен возместить работнику все обоснованные и документально подтвержденные затраты, в частности:

— затраты на проезд;

— дополнительные расходы, связанные с выполнением служебных обязанностей: приобретение материалов, оплата услуг и т.п.

Влияние командировки работника на налоги

Налог на прибыль, УСН «Доходы минус расходы», ЕСХН

Любая командировка работника влечет за собой затраты. Все командировочные расходы, если они связаны с деятельностью компании и документально подтверждены, уменьшают облагаемую базу по указанным налогам.

Суточные списываются на затраты в том размере, который установлен в организации.

Здесь важно помнить, что для УСН и ЕСХН расходы признаются «по оплате». Поэтому списать затраты на командировку при этих спецрежимах можно только после того, как работник сдаст авансовый отчет, а работодатель (при необходимости) компенсирует ему перерасход.

Во время командировок работники нередко производят расходы, на которые начисляется НДС. В первую очередь речь идет об оплате проезда и проживания. В этом случае для вычета необходимо, чтобы в полученном бланке строгой отчетности (билет, счет гостиницы и т.п.) НДС был выделен отдельной строкой (п. 18 правил ведения книги покупок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Также организация может оплатить эти расходы в безналичном порядке. Тогда транспортная компания или гостиница оформит счет-фактуру, и НДС можно будет взять к вычету в обычном порядке.

Зарплата, которую работник получает за время командировки облагается НДФЛ так же, как и вознаграждение других сотрудников, оставшихся на своих рабочих местах.

Но в некоторых случаях при командировках возникают дополнительные расходы, облагаемые подоходным налогом.

Под НДФЛ подпадают сверхнормативные суточные, т.е. выплаты, превышающие следующий лимит на день (п. 3 ст. 217 НК РФ):

— 700 руб. при командировках по РФ;

— 2500 руб. при заграничных поездках.

Если работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой из местности, куда он командирован, то работодатель не обязан выплачивать ему суточные (п. 11 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Это же относится и к однодневным командировкам по России. При зарубежных однодневных командировках выплату нужно производить в размере 50% от «обычной» дневной суммы (п. 20 Постановления № 749).

Но часто работодатель все равно платит суточные сотрудникам, командированным на один день. По мнению Минфина РФ такие выплаты освобождаются от НДФЛ на общих основаниях, т.е. в пределах лимитов, утвержденных п. 3 ст. 317 НК РФ (письмо от 02.09.2015 N 03-04-06/50607).

Кроме того, подоходным налогом облагается сверхнормативная компенсация оплаты жилья без документального подтверждения. В этом случае необлагаемый лимит будет таким же, как для суточных.

Обязательные страховые взносы

Оплата труда, начисленная за дни командировки работника подлежит обложению страховыми взносами «на общих основаниях».

Суточные не облагаются страховыми взносами в пределах тех же лимитов, что и НДФЛ: 700 руб. в день по РФ, и 2500 руб. – при поездках за границу. А если работодатель компенсирует работнику оплату жилья без документального подтверждения, то страховые взносы начисляются на всю сумму выплаты (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Суточные при однодневных командировках работника также облагаются страховыми взносами в полном объеме (письмо Минфина РФ от 17.05.2018 N 03-15-06/33309).

Выше мы говорили обо всех обязательных страховых взносах, порядок начисления которых регулируется НК РФ, т.е. пенсионных, медицинских и социальных в части выплат по временной нетрудоспособности и материнству.

Обложение командировочных выплат взносами в ФСС на страхование от несчастных случаев (ФСС НС) имеет свои особенности:

Суточные не облагаются ФСС НС в полном объеме (п. 2 ст. 20.2 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Оплата жилья без подтверждающих документов облагается «несчастными» взносами в сумме, превышающей нормативы. Т.к. закон 125-ФЗ не содержит таких норм, то здесь можно применять лимиты, установленные п. 3 ст. 317 НК РФ

Что же касается однодневных командировок, то ФСС НС начисляются на всю сумму суточных, аналогично остальным страховым взносам (письмо ФСС РФ от 02.07.2013 N 15-03-14/05-6357).

Отражение командировки работника в бухучете

Для учета командировочных расходов используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Перед отъездом работника выдают аванс в сумме, примерно равной предполагаемым расходам:

ДТ 71 – КТ 50 (51)

После возвращения расходы учитываются на основании авансового отчета и прилагаемых документов:

ДТ 20 (23, 26, 44…) – КТ 71

Конкретный корреспондирующий счет зависит от должности работника и цели поездки.

Если были произведены затраты с выделенным НДС, то нужно учесть вычет по этому налогу:

В этом случае на затратные счета списывается сумма без учета НДС.

После расчета полной суммы затрат и сравнения ее с авансом возможны два варианта:

Работник возвращает неиспользованную часть аванса:

ДТ 50 (51) – КТ 71

Организация возмещает работнику перерасход:

ДТ 71 – КТ 50 (51)

Если на какие-либо командировочные выплаты был начислен НДФЛ и страховые взносы, то в конце месяца появятся еще и такие проводки:

ДТ 70 — КТ 68.1 – удержан НДФЛ

ДТ 20 (23,26,44…) – КТ 69 – начислены страховые взносы.

Вывод

Командировка – это выполнение работником трудовых обязанностей за пределами обычного рабочего места.

Для направления работника в командировку необходимо издать приказ. Финансовые итоги поездки подводятся на основании авансового отчета.

Все экономически обоснованные и подтвержденные документами командировочные расходы уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль и аналогичным обязательным платежам. Если в затратах выделен НДС, то работодатель может взять его к вычету.

Некоторые командировочные выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Речь, в первую очередь, идет о сверхнормативных суточных и неподтвержденных документами затратах на жилье.

Отправляясь в служебную командировку, работник несет расходы в интересах работодателя, следовательно, эти расходы подлежат компенсации. Кроме проезда, оплаты жилья, затрат на проведение переговоров, иных служебных затрат, компенсируются также и суточные. Суточными называют затраты дополнительного характера, связанные с проживанием работника вне привычных ему условий. Как правильно начислить и выдать суточные, чем подтвердить для включения в авансовый отчет, какую роль играют лимиты суточных в этих расчетах, поговорим ниже.

Вопрос: В целях предстоящей командировки работников организация планирует приобрести турпакеты в город проживания. В турпакет входят проживание в отеле по системе «полный пансион» и авиабилеты. Возможно ли для целей исчисления налога на прибыль учитывать суточные в размере 700 руб. за каждый день командировки и расходы на приобретение турпакета?
Посмотреть ответ

Командировка и нормативы суточных

Термин «суточные» приводится в ст. 168 ТК РФ, устанавливающей правовые нормы возмещения командировочных работнику. Суточные упомянуты в ст. 217 НК РФ п.3, как одна из компенсационных выплат, не облагаемых НДФЛ.

Вопрос: Инспекция потребовала сдать уточненный расчет по страховым взносам, включив в него выплаченные командированным работникам суточные. Какова ответственность, если не выполнить данное требование?
Посмотреть ответ

Установлены лимиты в целях налогообложения: расходов внутри страны — 700 руб. в сутки, а для зарубежных командировок – 2500 руб. в сутки. Нижний предел суточных прописан в правительственном постановлении от 02/10/2002 г. №729 и составляет 100 руб. в сутки по России. Документ касается работников государственных бюджетных учреждений, однако на этот нижний лимит должны ориентироваться в выплатах и коммерческие структуры – ухудшение положения работника частной компании, по сравнению с госструктурой, может спровоцировать проверку Роструда или судебный иск против коммерческой фирмы.

Вопрос: Как отразить в учете организации, применяющей УСН (объект налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов»), выплату суточных (в том числе сверхнормативных), если работник направлен в командировку на территории РФ? Надо ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с суточных?
Командировка связана с управлением организацией. Согласно коллективному договору суточные, выплачиваемые в связи с командировкой по территории РФ, составляют 900 руб. в день. На оплату суточных работнику выдан денежный аванс из кассы организации в сумме 2 700 руб. По возвращении из командировки работником представлен авансовый отчет, который утвержден руководителем. Согласно авансовому отчету сумма суточных за три дня командировки соответствует выданному авансу. Иные командировочные расходы, а также порядок ведения и документального оформления кассовых операций в консультации не рассматриваются.
Посмотреть ответ

Работникам госучреждений, отправляющимся за границу, суточные начисляются по нормам постановления №812 от 26/12/2005 г. и рассчитываются в иностранной валюте.

Важно! Основные общие принципы и требования к начислению суточных изложены в правительственном документе №749 от 13/10/2008 г.

Фирма должна разработать и принять локальный НА по командировкам либо учесть все нюансы порядка, размеров возмещения суточных затрат работнику в колдоговоре. Госучреждение, муниципальное учреждение обязаны руководствоваться нормативными актами властных структур соответствующего уровня.

Вопрос: По работам, выполняемым вахтовым методом, взамен суточных выплачивается вахтовая надбавка за каждый день пребывания на вахте. Если работник совершил прогул, начисляется ли ему за этот день вахтовая надбавка?
Посмотреть ответ

В ЛНА размер суточных может быть прописан в любом размере, но, если он превышает предельные нормы, разница облагается НДФЛ. Сверх установленных пределов облагаются суточные и страховыми взносами (ст. 422-2 НК РФ). Взносы «на травматизм» рассматриваются в связи с суточными по правилам ФЗ-125 от 24/07/98 г. ст. 20.2-2. Взносами не облагаются все суммы, предусмотренные ЛНА работодателя.

На практике при установлении норм суточных работодатели часто берут за основу предельные лимиты, обозначенные в НК РФ относительно НДФЛ, чтобы минимизировать разницу между бухгалтерским и налоговым учетом, число учетных ошибок и проблем с налоговой.

Однодневные командировки по России работодатель может не учитывать при начислении суточных. В то же время подобное вполне можно прописать в ЛНА и компенсировать работнику даже один день.

Отметим, что вопрос удержания НДФЛ с суммы такой однодневной выплаты спорный:

Минфин считает, что облагать налогом на доходы, например, расходы на питание в пределах 700 и 2500 рублей соответственно, противозаконно (Письмо Минфина России №03-04-07/6189 от 01/03/13 г.).
ВАС РФ полагает, что суточные не являются доходом работника и должны компенсироваться ему без обложения НДФЛ (Постановление Президиума ВАС №4357/12 от 11/09/12 г.).
ФНС РФ, руководствуясь ст. 122, 123 НК РФ, может доначислить на «лишний» оплаченный день работнику, помимо налога, штраф и пени.

Выбор, как поступить, предстоит сделать налогоплательщику.

Если работник отправляется за границу, ему обязательно нужно компенсировать однодневную поездку в размере 50% установленной в компании суммы суточной выплаты (Пост. 749 п. 20). При расчете налога на прибыль или «упрощенного» налога расходы по суточным берутся на уменьшение базы полностью (ст. 264-1-12, 346.16-1-13 НК РФ). Если в ЛНА установлен расчет суточных для загранкомандировок в валюте, при расчете налоговой базы делается пересчет по курсу на дату признания расхода (ст. 272-10 НК РФ), т.е. утверждения авансового отчета (п. 7 пп. 5 той же статьи).

При отъезде в командировку суточные работнику авансируются: рассчитываются заранее и выдаются. Планируемое число дней командировки берется бухгалтером из приказа по организации. При возвращении суточные пересчитывают в зависимости от фактического срока командировки и либо доплачивают работнику, либо ставят на взаиморасчеты с последующим удержанием излишне выплаченной суммы.

Дни считаются по календарю, со дня отъезда до прибытия на место постоянной работы, включая выходные, праздники. Сутки берутся до 0 часов, т.е. с нуля часов считается, что наступили новые сутки командировки. За каждые сутки выдается полная выплата, без пропорциональных расчетов по часам.

Если в один и тот же день произошло возвращение из командировки и одновременно гражданин направлен в другую командировку, суточные он должен получить дважды. Если сотрудник едет за границу, ему платят «российские» суточные до дня пересечения рубежа с Россией, после чего применяют «заграничные» нормативы, установленные фирмой, и по возвращении поступают аналогично. Момент пересечения можно отследить в загранпаспорте либо, если речь идет об СНГ, где пересечение границы таких отметок не требует, по проездным документам.

В локальных НА могут быть прописаны различные суточные для разных стран, посещаемых командированным. Если командировка предполагает поездку по нескольким зарубежным государствам, суточные считаются по концу дня и стране посещения.

Внимание! Сотрудник, по условиям трудового договора постоянно выполняющий свои обязанности в пути либо имеющий разъездной характер работы, не признается командированным, и суточные ему не выплачиваются.

Примеры расчета суточных

По России

Менеджер Мартынова выехала в командировку 1 июля в 10 часов 00 минут и вернулась 15 июля в 19 часов 15 минут. Фирма, которую она представляет, установила размер суточных 1000 рублей в сутки.

Мартынова находилась в командировке 15 дней.
15 * 1000 = 15000 руб. Начислено суточных.
700 * 15 = 10500 руб. Не облагаемая НДФЛ сумма.
15000 — 10500 = 4500 руб. Облагаемая НДФЛ сумма.
4500 * 13% = 585 руб. Начисление НДФЛ.
4500 — 585 = 3915 руб. Облагаемая сумма за вычетом налога.
3915 + 10500 = 14415 руб. Суточные к выдаче Мартыновой перед поездкой.

За рубеж

Условия, как в предыдущем примере, но Мартынова командирована за границу. Суточные установлены для всех заграничных поездок фиксированные — 4000 рублей в сутки. Пусть Мартыновой уже был выдан аванс ранее, а теперь необходимо рассчитать фактическую сумму. Мартынова 2 июня пересекла границу, выполнила служебное поручение и вернулась в Россию 14 июля, судя по отметкам в документе при пересечении границы.

1000 * 2 = 2000 руб. 700 * 2 = 1400 руб. 2000 — 1400 = 600 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы по России.
4000 * ( 15 — 2) = 52000 руб. 2500 * 13 = 32500 руб. 52000 — 32500 = 19500 руб. Расчет суточных и облагаемой суммы в зарубежной части командировки.
600 + 19500 = 20100 руб. 20100 * 13%= 2613 руб. Расчет НДФЛ с облагаемых сумм.
( 2000 + 52000 ) – 2613 = 51387 руб. Суточные к выдаче.

С облагаемых сумм необходимо рассчитать и перечислить так же взносы, кроме сумм «на травматизм».

Документирование и учет

В течение трех дней после возвращения работник обязан отчитаться по командировочным расходам, в том числе и по суточным, составить авансовый отчет, на основании которого ему пересчитают выданный ранее аванс.

По суточным это в основном проездные документы и отметки о пересечении границы. Если сотрудник использовал для поездки личный автомобиль, он может предъявить путевой лист и любой иной документ, доказывающий служебный характер отсутствия на работе.

На основании этих документов составляется записка-расчет на суточные, где указываются:

ФИО работника, его табельный номер;
реквизиты приказа об отправке в командировку;
период командировки;
законодательная норма суточных;
фактическая выдача суточных в день.

Основным элементом этой записки является расчет выдачи: по норме, фактически, и исчисление сверхнормативно выданной суммы с учетом дней командировки. Сверхнорматив считается, если в организации приняты повышенные, по сравнению с предельно установленными, нормы выдачи суточных.

Внимание! Рассчитанные суточные вносятся в авансовый отчет отдельной строкой.

Читайте также: