Авансовый отчет ндфл проводки

Опубликовано: 07.05.2024

Подотчетные средства – в доход работника с удержанием НДФЛ: суды вновь поддерживают ФНС России

vladek/ Depositphotos.com

При проведении выездной проверки налоговая инспекция установила, что проверяемая организация выдала под отчет руководителю и главному бухгалтеру наличными и на банковские карты денежные средства без оформления соответствующих приказов и заявлений. Указанные средства проверяющие потребовали включить в налогооблагаемый доход должностных лиц и удержать с них НДФЛ.

Дело дошло до суда, который на трех этапах слушаний признал требования ИФНС законными.

Организация пыталась доказать, что подотчетные средства фактически расходовались на выдачу заработной платы работникам территориально удаленных участков и на хозяйственные расходы, связанные с текущей деятельностью. В доказательство были представлены авансовые отчеты, точнее, лишь незначительная часть этих документов. Большая же часть кассовых и товарных чеков, квитанций об оплате товаров для общехозяйственных нужд, по словам представителя организации, была сожжена в топке водогрейного котла. Суд к такой попытке организации доказать невиновность отнесся критически, поскольку комиссия для проведения служебного расследования по факту уничтожения документов была создана после начала проведения налоговой проверки.

Между тем выяснилось также, что и представленные авансовые отчеты не могут служить подтверждением целевого расходования денежных средств, поскольку оформлены они с грубыми нарушениями. В частности, в документах не были отражены суммы к выдаче и остатки денежных средств; одни и те же первичные документы указаны в разных авансовых отчетах; имели место нарушение нумерации и хронологии регистрации авансовых отчетов; не приложены командировочные удостоверения и приказы о направлении в командировку. Кроме того, сумма расхода по имеющимся авансовым отчетам была незначительна и несоразмерна в сравнении с поступлениями на счета руководителя и главного бухгалтера. А платежные документы, подтверждающие выплату из подотчетных средств зарплаты работникам, организация и вовсе не смогла представить.

В итоге судьи пришли к выводу: не израсходованные на нужды организации и не возвращенные подотчетные средства, оставшиеся в распоряжении работников организации, при отсутствии документов, подтверждающих расходование этих денежных средств, являются доходом физлиц и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ, а также являются объектом обложения страховыми взносами (Постановление АС Северо-Западного округа от 15 октября 2020 г. № Ф07-11092/20).

Заметим, что оставляя в силе решение налогового органа, суды исходили из сложившейся судебной практики по данному вопросу. Аналогичная позиция уже неоднократно была озвучена ВАС РФ в постановлениях от 5 марта 2013 г. № 14376/12 и № 13510/12. Актуальность такого подхода была подтверждена и в Определении ВС РФ от 3 февраля 2020 г. № 310-ЭС19-28047, о котором мы рассказывали в новостной ленте февраля текущего года. Тогда Верховный Суд согласился с коллегами из нижестоящих судов, что при отсутствии документов, подтверждающих расходование принятых под отчет денежных средств, эти средства должны быть признаны доходом физического лица с последующим удержанием НДФЛ. Данную позицию тогда приняла на вооружение и ФНС России.

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

В заключение напомним, что с 2020 года действует поправка в п. 9 ст. 226 Налогового кодекса, согласно которой в случае, если налоговые органы при проверке обнаружат, что налоговый агент мог удержать НДФЛ с доходов физлица, но не сделал этого, то доначисленный налог придется уплатить в бюджет налоговому агенту за счет собственных средств.

Выдача аванса на командировочные расходы: проводки

Наличие распоряжения о командировке – основание для выдачи авансовой суммы, покрывающей предстоящие траты. Бухгалтер рассчитывает их примерную стоимость и выписывает аванс, оформив его выдачу проводкой:

Д/т 71 К/т 50 (51) на подотчетную сумму.

Этой же записью доначисляют аванс, если командировка обоснованно продлена и выданных средств работнику не хватило. Впрочем, случаи, когда работнику приходится кредитовать компанию, т. е. использовать собственные средства на рабочие нужды, нередки.

Что в бухучете

После проверки расходов на целесообразность, были ли они целевыми или нет, арифметической стороны документации, бухгалтер проверяет приложенные к отчёту документы.

В бухгалтерском учёте, когда утвержден авансовый отчёт по командировке, проводки будут такие:

Ситуация	Проводка
Покупка работником материалов	Дт 10 – Кт 71
При покупке товаров	Дт 41 – Кт 71
Списание суточных	Дт 20 Кт 71
Возврат невостребованных денег в кассу предприятия	Дт 50 – Кт 71
Возврат невостребованных денег на расчётный счет	Дт 51 – Кт 71
Доначисление денег работнику, если пришлось вложить свои	Дт 71 – Кт 50 или Дт 71 – Кт 51
Работник не предоставил подтверждающие документы или понёс нецелевые расходы. Сумму списывают в недостачи	Дт 94 – Кт 71
Недостачу удерживают с работника	Дт70 – Кт 94

Воспользовавшись приведённой в статье информацией, вам не придется испытывать сложности с составлением авансового отчёта по командировке, а бухгалтерии – с отражением проводок в учёте.

Далее приведен образец, как заполнить авансовый отчет по командировке в 2020-м году.

Авансовые отчеты в бухгалтерском учете

Выполнивший служебное задание вернувшийся сотрудник составляет отчет о произведенных тратах на бланке типовой формы АО-1. Заметим, что затраты по командировкам в части суточных нормируются – на установленные лимиты уменьшается налоговая база. Норматив в день составляет 700 руб. при поездках по РФ, 2500 руб. – при командировках за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Компания вправе установить собственные размеры суточных. Превышение лимитов означает для компании отнесение сверхнормативных сумм на прибыль, для работника – обложение разницы подоходным налогом. Рассмотрим различные варианты командировочных расходов, перечисленных в авансовых отчетах и их бухгалтерское оформление.

Основные нюансы выдачи денег в подотчет

Прежде чем выделить денежные средства в подотчет, руководством предприятия составляется приказ о подотчетных лицах, где пофамильно указывается перечень этих сотрудников. Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 №3210-У.

Для выделения подотчетных средств сотрудник обязан предоставить согласованное подписью руководства заявление, где будет указана необходимая сумма денег, цель их выдачи и срок, на который они выделяются. Данное заявление является основанием для составления расходного кассового ордера или платежного поручения на выделение необходимой суммы денежных средств подотчетному лицу.

Полученные средства могут быть использованы только на хозяйственные нужды предприятия — покупку материалов, оплату услуг, а также на оплату командировочных расходов. Перечень расходов, которые можно включить в подотчет регламентируется действующим законодательством. Работнику аванс выдается в пределах сумм предстоящих расходов. Не допускается передача подотчетных сумм одним лицом другому.

По факту потраченных средств сотрудник в течение 3-х дней после отчетной даты указанной в заявлении, работник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет и документы, которые подтвердят понесенные им затраты (товарные чеки, квитанции, расходные накладные, акты выполненных работ). Сумму неизрасходованных средств необходимо вернуть в кассу предприятия, что оформляется приходным кассовым ордером.

В случае перерасхода денежных средств, при наличии документального подтверждения, сумма перерасхода возмещается сотруднику через кассу предприятия или в безналичной форме на его пластиковую карту (РКО или платежное поручение).

Выдача денег подотчет возможна при выполнении двух условий:

Наличие приказа о подотчетных лицах и согласованного заявления;
Полная погашенность предыдущих авансовых отчетов.

Схематически структуру авансовых операций можно отобразить так:

Проводки по авансовому отчету по командировке

Счета списания затрат по командировке зависят от области деятельности фирмы и цели поездки. При этом кредитуется сч. 71 в корреспонденции со сч. 20 (если расходы относятся к основной деятельности), сч. 26 (по затратам общехозяйственного характера, включая почтовые расходы в авансовом отчете), сч. 44 (по расходам, связанным со сбытом продукции).

Кроме того, необходимо учесть и то, что в составе поименованных в авансовом отчете затрат (например, в стоимости проездных билетов или гостиничного номера) присутствует НДС, который необходимо выделить.

Целью составления отчета является упорядочение затрат и определение их фактической суммы. Если она совпадает с размером выданного аванса, то 71 счет закрывается, остаток средств по авансовому отчету свидетельствует о необходимости внести его в кассу компании, а перерасход – о понесенных сотрудником расходах собственных средств, которые после утверждения авансового отчета ему возвращают из кассы предприятия или перечислением на карту. Отражается перерасход по авансовому отчету проводкой: Д/т 71 – К/т 50, 51.

Сопровождающие принятие затрат по авансовому отчету бухгалтерские проводки:

Проиллюстрируем учет затрат по командировкам на примерах.

Пример 1:

Сотрудник ООО «Троя» инженер Дерябин А.Ю. в апреле 2021 получил аванс в счет командировки сроком на 5 дней в сумме 160000 руб. для поездки в другой регион. Цель поездки – приобретение оборудования для фильтра на производство. Дерябин А.Ю. вылетел на самолете 15 апреля, а вернулся 19 апреля на транспорте поставщика, сопровождая приобретенное оборудование. 23.04.2019 им предоставлен авансовый отчет, в котором перечислены расходы:

стоимость билетов «туда» – 18 000 руб. (в т.ч. НДС – 3000 руб.);

стоимость номера в отеле – 21 600 руб. (в т.ч. НДС – 3600 руб.) за 3 дня;

суточные — 3500 руб. (700 х 5 дн.);

оплата консультационных услуг производителя оборудования – 15 000 руб.;

приобретение установки – 108 000 руб. (в т.ч. НДС 18000 руб.).

К авансовому отчету инженер приложил все подтверждающие расходы документы. В итоговой строке отчета сумма расходов – 166 100 руб., т. е. произошел перерасход выданных средств. Бухгалтер проверил отчет, утвердил произведенные затраты. Согласно авансовому отчету, проводки в бухгалтерском учете сделаны следующие:

Дата	Операции	Д/т	К/т	Сумма
15.04	На карту сотрудника перечислен аванс по командировке	71	51	160 000
23.04	Принят авансовый отчет, проводки утверждения и списания затраты:
— суточные	20	71	3500
— за проживание в отеле	20	71	18 000
НДС по сч-ф отеля	19	71	3600
— за проезд (авиабилет)	20	71	15 000
НДС по авиабилету	19	71	3000
Консультация по использованию оборудования	08	60	15 000
Стоимость установки	08	60	90 000
НДС со стоимости установки	19	71	18 000
Расходы по приобретению установки списаны с подотчетных сумм	60	71	105 000
Принят к вычету НДС (3600 + 3000 + 18 000)	68	19	24 600
Дерябину А. Ю. выдан перерасход по авансовому отчету (166 100 – 160 000)	71	50	6100

В примере выдана сумма перерасхода по авансовому отчету (проводка Д/т 71 – К/т 50) из кассы. В зависимости от принятой в компании системы расчетов с персоналом, деньги ему могли быть перечислены на карту проводкой Д/т 71 К/т 51. В результате сч. 71 по выданной подотчетной сумме Дерябину А.Ю. закрылся.

Пример 2:

Оператор ПК Минина И.И. 15.04.2019 отправлена в командировку на 2 дня для повышения профподготовки и посещения семинара. Сумма аванса составила 13400 руб. Билеты на проезд были заранее заказаны компанией и выданы ей вместе с суммой командировочных. 17.04.2019 Минина И. И. возвратилась и представила на утверждение авансовый отчет, где перечислила расходы и подтвердила их документально:

суточные 1400 руб. (700 х 2 дн.);

плата за проживание в гостинице 3360 руб. (НДС 560 руб.);

проезд 6000 руб.:

оплата участия в семинаре 5000 руб.

Всего на сумму 15760 руб.

Дата	Операции	Д/т	К/т	Сумма
15.04	Из кассы фирмы выдан аванс по командировке	71	50	13 400
В кассу поступили билеты на проезд Мининой И.И.	50/3	76	6000
Проездные документы выданы Мининой И.И.	71	50/3	6000
17.04	Утвержден авансовый отчет по командировке, проводки списания затрат:
— суточные	20	71	1400
— за проживание	20	71	2800
НДС по сч-ф отеля	19	71	560
— за проезд	20	71	6000
— за участие в семинаре	20	71	5000
Остаток неиспользованного аванса 3640 руб. (13 400 + 6000 – 1400 – 3360 — 6000 – 5000) возвращен в кассу	50	71	3640

Как заполнять авансовый отчёт по командировке

Стандартный бланк авансового отчёта по форме АО-1 (скачать бланк) содержит лицевую и оборотную сторону.

На лицевой указываются такие сведения:

Ф. И. О. подотчётного лица (командированного работника);
его табельный номер (как правило, этот пункт заполняет бухгалтер);
должность;
данные первичного документа (чаще всего расходный кассовый ордер, если деньги выдавались наличными, или данные документа, подтверждающего перевод средств на корпоративную карту), подтверждающего выдачу аванса. В ряде компаний практикуется частичная выдача аванса, если можно так выразиться, в натуральной форме когда компания вместо выдачи сотруднику, например, денег на проезд приобретает для него билет. В этом случае билет выдаётся сотруднику на руки перед поездкой, а в авансовом отчёте он отражается в числе документов, подтверждающих получение аванса (чаще всего этот раздел заполняет бухгалтер);
сведения об остатке предыдущего аванса, если применимо (может заполняться бухгалтером).

Оборотная сторона бланка посвящена собственно расходам. Здесь нужно последовательно указать:

дату, когда был понесён расход;
порядковый номер подтверждающего документа;
наименование расхода;
сумму;
наименование подтверждающего документа.

Каждому пункту посвящена отдельная графа.

Так выглядит заполненный бланк авансового отчёта

Часто и у командированных, и у некоторых бухгалтеров возникает непонимание, какую именно дату указывать применительно к билетам. Ведь в нём указываются две даты — дата продажи и день отправления. А приобретаются билеты, если работник знал о командировке заблаговременно, как правило, предварительно. Опытные бухгалтеры советуют в этом случае указывать дату не поездки, а приобретения билета, то есть когда расход был фактически понесён. Сам же билет прилагается к отчёту как подтверждение целевого использования средств — что поездка состоялась.

Если вместо денег на проезд работнику выдали билет, тот отражается и в разделе о выданном авансе, и на оборотной стороне в числе понесённых расходов.

В случае заграничной командировки суммы расходов в рублях и иностранной валюте вносятся в предусмотренные для них графы.

Первичные документы, подтверждающие расходы, приклеиваются на отдельный лист формата А4, который затем подшивается к заполненному бланку отчёта. Впрочем, чаще всего от самого командированного требуется лишь сохранить и предоставить бухгалтерии все эти документы, а дальше с ними разбираются сами бухгалтеры.

Алгоритм сдачи авансового отчёта обычно такой:

Сотрудник по возвращении из командировки заполняет и подписывает авансовый отчёт, прикладывает к нему все подтверждающие документы и передаёт всё это в бухгалтерию.
Бухгалтер проверяет отчёт и расписывается в нём, подтверждая, что его принял.
Отчёт утверждают главный бухгалтер и первое лицо компании, ставя свои подписи в соответствующих графах.
Сотрудник возвращает неизрасходованный остаток аванса или получает компенсацию перерасхода.

Схема может корректироваться в зависимости от организационной структуры конкретной компании. Ведь в малом бизнесе зачастую есть только один штатный бухгалтер, а может его и не быть, функции же главбуха возлагаются на директора, который и расписывается один за всех. Но общее правило в том, что отчёт должны утвердить главный бухгалтер и директор, а перед подписанием всю документацию желательно проверить профессионалу.

Фотогалерея: образец заполнения авансового отчёта

Образец заполнения авансового отчёта по командировке, лицевая сторона, часть 1

Образец заполнения авансового отчёта по командировке, лицевая сторона, часть 2

Образец заполнения авансового отчёта по командировке, оборотная сторона

Не секрет, что у любой Организации достаточно часто возникает необходимость оформить покупку через авансовый отчет. И чтобы сделать авансовый отчет сразу правильно и без ошибок любому бухгалтеру хочется иметь образец заполнения документа в 1С. Разные виды операций в авансовом отчете в 1С 8.3 Бухгалтерия добавляют вопросов, а что же выбрать и как заполнить документ. Давайте разбираться:

какой вид операции выбрать в том или ином случае;
как заполнить авансовый отчет в 1С 8.3.

Авансовые отчеты в 1С 8.3: пошаговая инструкция

На схеме ниже представлена пошаговая инструкция по работе с подотчетными лицами. Основных шагов всего три:

Аванс подотчетнику;
Отчет подотчетника;
Окончательный расчет.

Каждый шаг подробно описан – смело ищите свою ситуацию на схеме.

В данной статье мы подробно рассмотрим блок Отчет подотчетника. И начнем разбор с вопроса – Как сделать авансовый отчет в 1С 8.3?

Вид операции в авансовом отчете 1С 8.3

Оформление Авансового отчета осуществляется в разделе Банк и касса по ссылке Авансовые отчеты .

При создании документа сразу же возникает вопрос, – какой Вид операции выбрать?

Авансовый отчет – это универсальный вариант, его можно использовать при любых обстоятельствах.
Авансовый отчет по командировке – упрощенный вариант, его рекомендуется выбирать для отчета по командировкам только, если подключен онлайн-сервис Smartway ( Администрирование – Подключение данных Smartway ).

Если вы приняли решение использовать в работе Авансовый отчет по командировкам , то обратите внимание на ряд ограничений в документе:

нет возможности указать данные счета-фактуры:
- если подключен Smartway, то на все расходы с НДС создается документ Счет-фактура (Бланк строгой отчетности) с кодом вида операции – 23, без возможности его редактирования;
- если Smartway не используется, то весь выделенный НДС автоматически списывается на расходы, не принимаемые в НУ.
нельзя использовать при выдаче подотчетных сумм в валюте:
- по умолчанию задан счет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» без возможности его редактирования на счет 71.21 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)».

Авансовый отчет в 1С 8.3: образец заполнения

Теперь вы знаете, как делать Авансовый отчет в 1С 8.3. Перейдем к его заполнению.

Авансовый отчет

Документ с этим видом операций состоит из множества вкладок, что позволяет нам отразить разнообразные операции. Пройдемся по каждой вкладке.

Авансы – все выданные ранее подотчетные суммы (в т.ч. денежные документы), за которые отчитывается подотчетник.

Товары – ТМЦ закупленные подотчетником. На эти позиции не были выставлены документы в адрес нашей Организации, например, ТОРГ-12.

Документ (расхода) – документ, подтверждающий стоимость приобретенных ТМЦ;
Поставщик – продавец ТМЦ, обязательно заполняется при предоставлении счета-фактуры;
СФ – флажок устанавливается, только если был предоставлен дополнительно еще и СФ.

Оплата – заполняется, только если подотчетник оплатил товары (услуги), оприходованные документом Поступление (акт, накладная) . Это полезно делать, если нужно, чтобы покупка попала в Акт сверки с контрагентом.

Прочее – расходы, у которых нет материальной формы и поэтому они не попали на вкладку Товары . Например, услуги, за которые отчитывается подотчетник.

Поставщик – поставщик услуг, поле обязательно заполняется при предоставлении счета-фактуры или БСО;
СФ – флажок устанавливается, только, если был предоставлен дополнительно еще и СФ. Если вместо СФ получен БСО, установите флажки СФ и БСО одновременно.

В строке итогов отражается финансовый результат от операции. В зависимости от наличия остатка или перерасхода зависят дальнейшие действия бухгалтера.

При интеграции программы со Smartway , данный вид документа также можно использовать. В этом случае загруженные из данного сервиса документы отразятся на дополнительной вкладке Билеты .

Авансовый отчет по командировке

В Авансовом отчете по командировкам нет вкладок, т.к. он не подразумевает внесение оплаты или приобретение ТМЦ. Как и следует из названия, этим документом отражаем только командировочные расходы. Теперь посмотрим, как заполнить шапку и табличную часть нашего документа.

Период – время, проведенное в командировке;
Суточные – размер суточных положенных подотчетнику, рассчитывается автоматически в зависимости от Периода . При необходимости можно изменить дневную ставку, перейдя по ссылке с суммой. В этой же форме заполняется аналитика по затратам.

Внимание! В данном документе отражаются только затраты по суточным для бухгалтерского и налогового учета. Чтобы учесть суточные в целях учета НДФЛ и страховых взносов необходимо внести дополнительные документы в блоке Зарплата . Подробно узнать о том, как учитывать сверхнормативные суточные и суточные в пределах норм можно в нашем курсе Модуль 9. Кадры и ЗП Тема 9.8. Начисление зарплаты за август.

Аванс – сумма аванса, выданного подотчетному лицу на командировку. По ссылке необходимо подобрать расчетные документы. Не попавшие в данный список подотчетные суммы отражаются как Предыдущий аванс (остаток) в Строке итогов .

В табличной части отражаются командировочные расходы, кроме билетов, загруженных через Smartway . Они учитываются на счете 76.41 «Приобретение билетов для командировок», отдельно от подотчетных сумм. Купленные Организацией билеты отражаются по ссылке Билеты , которая доступна только при подключении интеграции с Smartway .

Чтобы избежать проблем с вычетом НДС не рекомендуется вносить в документ расходы, не подтвержденные БСО, т.к. для каждой строки автоматом будет создан документ Счет-фактура (бланк строгой отчетности) .

Если расходы с выделенным НДС присутствуют, но нет счета-фактуры, то надо использовать универсальный вид операции Авансовый отчет . Он также подходит при работе со Smartway . Загруженные из данного сервиса документы отразятся на дополнительной вкладке Билеты .

Авансовый отчет: проводки в 1С 8.3

Теперь перейдем к заключительной части оформления нашего документа. Итак, какие же проводки сформирует документ при проведении.

Рассмотрим проводки по каждой вкладке документа Авансовый отчет :

Авансы – проводки не формируются, данные нужны только для информации и печатной формы.
Товары :
- Дт счет учета ТМЦ Кт 71.01;
- Дт 19.03 Кт 71.01 – если заполнена графа НДС ;
Оплата – Дт счет расчетов Кт 71.01;
Прочее :
- Дт счет затрат Кт 71.01;
- Дт 19.04 Кт 71.01 – если заполнена графа НДС ;
- аналогично вкладке Товары – могут быть сформированы проводки по списанию НДС.

В Авансовом отчете по командировке проводки формируются только по счетам затрат для расходов, которые отражены по ссылке Суточные и в табличной части документа.

Стоимость билетов по командировке, загруженная из Smartway , отражается на вкладке Билеты авансового отчета или ее можно увидеть по ссылке Билеты в авансовом отчете по командировке. Проводка будет Дт счет затрат Кт 76.14.

Теперь вы знаете, чем в 1С Авансовый отчет отличается от Авансового отчета по командировке и никогда не запутаетесь при оформлении подотчетных сумм.

Любая операция по получению из кассы подотчетным лицом денежных средств, проходит по документу «Расходный кассовый ордер» («Выдача денежных средств подотчетнику» (рисунок ниже). Авансы оформляются и в национальной валюте, и в иностранной (со счета 301 → выдаются средства в гривнах, со счета 302 → в иностранной валюте).

Заполняя документ, необходимо в шапке документа указать сумму, выдаваемую под отчет. На закладке «Реквизиты платежа» укажем сотрудника, которому выдаем деньги (поле «Подотчетник»), статью движения денежных средств и назначение денежных средств. После проведения документ формирует бухгалтерские проводки , образец которых представлен на следующем рисунке.

Следующая операция → закупка товара подотчетным лицом у контрагента и отчет об использовании денежных средств → оформляется документом «Авансовый отчет». Документ заполняют в валюте расходного ордера, которая определена для работника при выдаче ему денежных средств.

На закладке «Авансы» отображаются выданные подотчетному лицу авансы.

Важно! Если денежные средства подотчетным лицом были получены авансом, но в авансовом отчете не выбран соответствующий кассовый ордер, то сумма аванса будет видна в печатной форме документа «Авансовый отчет» в реквизите «Остаток предыдущего аванса».

Если необходимо заполнить авансовый отчет в иностранной валюте, то ее можно установить по кнопке «Цены и валюта» (Механизм «Цены и валюта»).

Перечень и стоимость приобретенных товаров указываются на закладке «Товары» (ниже). Обязательно укажите контрагента и договор, это нужно для регистрации ожидаемого НДС, а также деятельность относительно обложения НДС, в которой предполагается использовать приобретенные ТМЦ (поле «Нал. назн. НДС»).

После проведения документ формирует бухгалтерские проводки (смотрите следующий по тексту рисунок).

На основании авансового отчета сотрудника можно ввести входящий налоговый документ, показанный на рисунке ниже.

Образец печатной формы документа «Авансовый отчет» приведен на следующем рисунке.

Неизрасходованная сумма в размере приходуется в кассу организации документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции « Возврат денежных средств подотчетником ». Приходный ордер возможно ввести на основании документа «Авансовый отчет» (рисунок с аналогичным названием), благодаря чему будут заполнены реквизиты ПКО и его останется просто провести.

После проведения документ формирует бухгалтерские проводки, приведенные на следующем рисунке.

Оформив отчет « Оборотно-сальдовая ведомость по счету 3721», можно убедиться, что расчеты между организацией и работником закрыты.

Учет подотчетных сумм осуществляется с целью обобщения данных о состоянии расчетов. В частности, фиксируются расчеты с сотрудниками, которым выдан аванс на различные нужды.

Что собой представляют расчеты с подотчетными лицами

Для расчетов с сотрудниками используется забалансовый счет 71. Он должен тщательно контролироваться руководством организации. На этом счету фиксируются суммы, выданные сотруднику под отчет. Предполагается, что эти деньги будут направлены на конкретные цели:

Оплата различных услуг.
Приобретение канцтоваров.
Приобретение бензина для служебных авто.
Покупка билетов командировочным, оплата съемного жилья.
Приобретение офисной техники.

Вопрос: Как отражается в учете удержание из заработной платы работника своевременно не возвращенного им остатка подотчетной суммы, выданной для оплаты командировочных расходов? Работник вернулся из командировки и в установленный срок представил авансовый отчет, согласно которому остаток неизрасходованной подотчетной суммы (аванса), ранее выданной работнику наличными денежными средствами из кассы, составил 5 500 руб. Окончательный расчет по авансовому отчету в установленный срок работником не произведен. На основании приказа руководителя и с письменного согласия работника невозвращенная подотчетная сумма удерживается из начисленной работнику заработной платы. Доходы и расходы учитываются для целей налогообложения методом начисления. Посмотреть ответ

Сотруднику для получения средств под отчет необходимо составить заявление. В нем прописываются выданная сумма и цели расходования. Перечень подотчетных лиц указывается в приказе руководителя. В списке необходимо прописать эти сведения:

Информация о сотруднике (ФИО, должность).
Цели расходования.
Сумма.

К примеру, в приказе руководителя указано, что Иван Иванов может получить под отчет 10 000 рублей. Больше этой суммы выдать ему нельзя. Однако исключение составляют командировочные. Человек, отправляющийся в командировку, может получать любые суммы. Однако должен быть соответствующий приказ о направлении в командировку.

Вопрос: Можно ли принять к учету в целях налога на прибыль расходы, произведенные подотчетным лицом и оформленные представленными подотчетным лицом первичными документами, датированными выходными днями? Посмотреть ответ

В перечень подотчетных лиц могут быть включены только материально ответственные сотрудники. То есть это руководители, их заместители, начальники отделов, кладовщики. Несовершеннолетние лица не могут быть ни материально ответственными, ни подотчетными лицами.

После расходования средств специалист должен отчитаться о своих тратах. Он обязан составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие направление трат. Отчет направляется в бухгалтерский отдел. Сотрудник не может получить новую сумму до того, как он не отчитается по старой.

Как учитывать расходы по авансовому отчету при УСН?

Когда нужны расходы под отчет?

Как правило, это небольшие, но срочные расходы:

командировки;
аварийные ситуации, требующие мелкого ремонта;
замена запчастей, внезапно вышедших из строя;
хозяйственные и канцелярские нужды;
услуги нотариуса;
покупка бензина на АЗС.

Список расходных статей в любом случае должен быть утвержден. Помимо расходов, на которые можно тратить денежные средства, предприятию надо определиться с рядом обстоятельств:

Назначить подотчетных лиц.
Указать срок отчетности.
Установить лимит суммы, которая единовременно может находиться у одного лица.

Нормативное регулирование

Расчеты с подотчетными лицами регулируются следующими нормативными актами:

ФЗ «О бухучете» №402 от 6 февраля 2011 года.
Положение об учете (часть 10/99 «Расходы).
План счетов и инструкция по его применению.
Локальные акты самой организации.

Главный документ, на основании которого осуществляются расчеты, – это Порядок ведения кассовых операций №40, установленный Решением совета директоров ЦБ от 22 сентября 1993 года.

Как выдать деньги под отчет и отразить расчеты с подотчетными лицами в бухгалтерском учете?

Итоги

Бухгалтерские проводки, отражающие поступление материальных ценностей от подотчетного лица, формируются на основе оправдательных документов, полученных с авансовым отчетом от работника. Зависеть они будут от того, была ли сотрудником предъявлена продавцу доверенность от своей организации, а также от того, у какой компании (плательщика НДС или нет) приобретались подотчетным лицом ТМЦ.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Порядок учета

Как правило, целью расходования средств является покупка услуг или товаров. В этом случае сотрудник будет действовать от лица компании. Следовательно, на операцию будут распространяться нормы, касающиеся ЮЛ. Максимальный размер расчетов между ЮЛ составляет 100 000 рублей на основании Указания Банка №1843-У от 20 июня 2007 года. Если этот лимит не будет соблюдаться, должностных лиц ожидает штраф в размере 4 000-5 000 рублей. Штраф для ЮЛ составит 40 000-50 000 рублей.

Выдача средств под отчет предполагает соблюдение этих норм:

Отчет о расходовании должен быть предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней после даты траты.
Сумму может получить только то лицо, которому она предназначается.
Новый аванс можно получить только после того, как составлен отчет за прошлую сумму.

Руководителю нужно издать приказ о порядке выдачи сумм. Этот документ определяет эти моменты:

Список сотрудников, которые имеют право получить сумму под отчет.
Срок, на который предоставляются деньги.
Порядок выдачи аванса.

Подотчетных лиц, которые упомянуты в приказе, нужно ознакомить с ним под подпись. Порядок выдачи и списания средств нужно зафиксировать в учетной политике.

Средства предоставляются на основании письменного заявления. Направлять его нужно руководителю компании. Деньги выдаются только в том случае, если управленец сочтет требования в

Выданные средства списываются на основании авансового отчета, составленного подотчетным лицом. К нему прикладываются документы, подтверждающие операцию: чеки, квитанции, договоры. Для целей учета они могут использоваться только в том случае, если составлены они по унифицированной форме.

При проверке отчетов необходимо обратить внимание на эти пункты:

Информация на кассовом и товарном чеках должна быть аналогичной. Даты в документах не должны выпадать на выходные дни.
В товарном чеке должны быть все требуемые реквизиты. Также должна присутствовать подпись кассира и печать.
В товарном чеке должен быть прописан конкретный перечень предметов, которые были куплены. К примеру, не «канцелярская продукция», а «ручки, карандаши и тетради».

После совершения операции у сотрудника могут остаться деньги. Остаток необходимо вернуть в кассу на основании приходного кассового ордера. Также средств на совершение операции может не хватить. То есть сотруднику придется добавить к сумме свои деньги. Перерасход компенсируется работнику также по кассовому ордеру.

Что делать, если после совершения операции у сотрудника остались средства, однако он их не вернул в кассу? В этом случае руководитель может удержать средства из зарплаты. Основанием для взимания является статья 137 ТК РФ. Однако возможно это только при соблюдении следующих условий:

Удержание можно произвести в течение месяца с даты срока возврата остатка.
Размер удержания не может быть больше 20%.
Сотрудник согласен с основаниями и размером удержаний.
Есть письменное заявление от сотрудника о том, что он согласен на процедуру.

Важно! Если рассмотренные условия не соблюдены, работодатель может оспорить удержание.

Первичные документы и проводки при выдаче под отчет

Получив финансы на руки, подотчетное лицо должно использовать их по назначению согласно цели, указанной в заявлении. Не допускается тратить деньги предприятия на собственные нужды. Чтобы проконтролировать целевое расходование, компания обязывает подотчетных лиц представить подтверждающие первичные документы в оригиналах:

товарные и кассовые чеки;
платежные поручения;
накладные и счета-фактуры;
акты оказанных услуг и выполненных работ;
договора и сметные расчеты;
проездные билеты и почтовые квитанции;
прочая документация.

71 счет закрывается в зависимости от выполненных работ или купленных товаров:

Дт 10 «Материалы» (44 «Расходы на продажу») Кт 71 — куплены запчасти, канцтовары, хозяйственные и другие товары;
Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71 — оплачены услуги связи, отправка писем и посылок, командировочные и транспортные расходы и так далее;
Дт 23 «Вспомогательные производства» Кт 71 — деньги истрачены на производственные нужды (совершен мелкий ремонт);
Дт 07 (08) Кт 71 — совершена покупка оборудования или других объектов капитальных вложений.

Вся первичная документация должна быть приложена к заполненному авансовому отчету по форме АО-1.

Примечание от автора! По новым правилам фирма может разработать собственные отчетные формы, если ее не устраивают унифицированные бланки.

Утверждение

В момент подачи документов в бухгалтерию сотрудник, взявший активы под отчет, должен написать расписку. В ней указывается, что все необходимое он сдал и отчет был принят к проверке. В расписке должны поставить свою подпись:

подотчетный сотрудник;
руководитель компании;
главный бухгалтер;
ответственный сотрудник.

После проведенной работы по проверке бухгалтер утверждает пакет документов у руководителя, получает его подпись.

Проводки по перерасходу

На этапе проверки поданного авансового отчета бухгалтер может выяснить, что сотрудник истратил большее количество средств, чем те, что были выданы компанией. В таком случае предприятие обязано вернуть разницу работнику.

Перерасходом можно назвать:

ситуацию, когда сотрудник полностью выполнил задачи, поставленные руководством при выдаче подотчетных активов, а средств при этом было потрачено больше;
ситуацию, когда работник предъявил доказательства личных трат – чеки, квитанции, оплаченные им гарантийные талоны и т.д.

Учет перерасхода ведется за счет оформления расходно-кассового ордера (по форме КО-2) на сумму, равную возмещению личных трат сотрудника. Средства выдаются из кассы компании и при этом не облагаются налогом, взносами на страхование и пенсионные цели.

Выданы командировочные денежными документами

Командированному сотруднику могут выдаваться дорожные чеки. Дорожный чек — это обязательство эмитента по выплате суммы чека его владельцу. Учет дорожных чеков ведется на счете 50-3 «Денежные документы». В бухучете необходимо сделать следующие записи:

Дт 50-3 Кт 60 (76) — приобретение дорожных чеков;
Дт 71 Кт 50-3 — выданы дорожные чеки.

К сожалению, на территории РФ использование дорожных чеков не распространено. Их можно лишь обменять на деньги, но и то не во всех финансовых учреждениях. Поэтому такой вид финансового документа удобнее всего использовать при поездках в зарубежные командировки. Применение дорожных чеков в качестве средства платежа имеет свои преимущества — как в простоте, так и в безопасности их использования.

Организация может приобрести и выдать командированному сотруднику проездные документы. Учет проездных документов ведется аналогично учету денежных чеков на счете 50-3.

Нюансы выдачи денег в подотчет

Работники, которым хозяйствующий субъект может выдавать финансовые средства в подотчет, определяются распоряжением руководства. Правила предоставления денег регламентируются указанием ЦБ РФ № 321-У от 11.03.2014 г. У сотрудника, которому выдается под отчет, не должно иметься непогашенных авансовой отчетности.

Если работник истратил большую сумму денег, чем была выделена, то при наличии подтверждающей документации расходы будут возмещены. Деньги перечислят на банковский пластик либо выдадут в кассе наличностью.

Документ Счет-фактура (бланк строгой отчетности) создан автоматически на основании документа Авансовый отчет.

Если в документе установлен флажок Отразить вычет НДС в книге покупок, то при его проведении будут сделаны проводки по принятию НДС к вычету.

При проведении документа Счет-фактура (бланк строгой отчетности) в Книге покупок в графе 2 «Код вида операции» автоматически будет отражен код «Командировочные расходы по бланку строгой отчетности, п. 7 ст. 171 НК РФ».

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

Дт 68.02 Кт 19.04 — принятие НДС к вычету по услуге.

Документ формирует движения по регистру НДС Покупки:

регистрационную запись по Виду ценности Командировочные расходы с кодом вида операции «» Командировочные расходы по бланку строгой отчетности…» на сумму принятого НДС к вычету.

Отчет Книга покупок можно сформировать из раздела Отчеты – НДС – Книга покупок. PDF

Отчетность

В декларации по НДС сумма вычета НДС отражается:

В Разделе 3 стр. 120 «Сумма НДС, подлежащая вычету»: PDF

сумма НДС, принятая к вычету.

В Разделе 8 «Сведения из книги покупок»:

счет-фактура с кодом вида операции «»;
БСО с кодом вида операции «23».

Счет-фактура полученный создается автоматически после регистрации СФ в документе Авансовый отчет. Код вида операции — «Получение товаров, работ, услуг».

Если в документе установлен флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения, то при его проведении будут сделаны проводки по принятию НДС к вычету.

Подробнее про Варианты принятия НДС к вычету

Проводки по документу

Документ формирует проводку:

Дт 68.02 Кт 19.04 — принятие НДС к вычету по услуге.

Перечислены командировочные на личную карту

В настоящее время широкую распространенность приобретают безналичные расчеты с использованием банковских карт. Выдача командировочных не является исключением. На зарплатную карту сотрудника разрешается перечислить и подотчетные суммы (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554).

В бухучете перечисление командировочных следует отразить проводкой Дт 71-1 Кт 51 — перечисление денег под отчет.

О важных нюансах такой операции вы можете узнать из статьи «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Читайте также: