6 ндфл правила заполнения для чайников

Опубликовано: 11.05.2024

2‑НДФЛ — до 1 апреля во всех налоговых
6‑НДФЛ в 2021 году
Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ
Как в 2‑НДФЛ отражать зарплату за декабрь, выданную в январе?
Как заполнить 2‑НДФЛ в 2021 году

Справочная / Отчётность и налоги за сотрудников

6‑НДФЛ в 2021 году

С зарплаты сотрудников вы удерживаете налог на доходы физических лиц или НДФЛ — 13%, перечисляете его государству, а оставшиеся деньги выдаёте работнику. Вот как это происходит в жизни.

Вы наняли работника и договорились, что будете выдавать ему «на руки» 20 тысяч рублей в месяц. В трудовом договоре нужно указать зарплату 22 990 рублей. Эта сумма включает 13% НДФЛ, который вы перечислите государству. Каждый месяц вы платите 20 тысяч рублей сотруднику и 2 990 рублей — налоговой.

Что такое 6-НДФЛ?

За удержанный и перечисленный НДФЛ нужно отчитаться. Для этого каждый квартал работодатели сдают отчёт 6-НДФЛ. До 2021 года сдавали ещё и ежегодный отчет 2-НДФЛ, в который входили справки по всем сотрудникам. Теперь отдельный отчёт 2-НДФЛ отменили, а данные из него входят в отчет 6-НДФЛ за год.

Кроме зарплаты сотрудников НДФЛ нужно платить и с других доходов, которые физлица получают от вас:

вознаграждения по гражданско-правовым договорам,
дивиденды,
беспроцентные займы,
подарки, общая стоимость которых превышает 4 000 рублей в течение года.

Если физик получил от вас доход хотя бы один раз в течение года, вам нужно сдавать 6-НДФЛ.

В отчёте укажите общие данные по всем физ. лицам, которые получали от вас доходы. Справки по каждому сотруднику отразите в приложении к годовому отчёту 6-НДФЛ.

Нулевой 6-НДФЛ

Нулевого 6-НДФЛ не бывает. Если вы не платили физлицам, просто не сдавайте отчёт.

Сроки сдачи 6-НДФЛ

6-НДФЛ следует сдавать один раз в квартал:

за 1 квартал — до 30 апреля
за полугодие — до 2 августа
за 9 месяцев — до 1 ноября
за год — до 1 марта следующего года.

Если вы впервые заплатили физлицу только во 2 квартале, сдайте 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев и год.

Антон — индивидуальный предприниматель и работает один. В июне он обратился к копирайтеру, который написал 5 статей для сайта. Всё оформили договором авторского заказа. Антон заплатил 10 000 рублей копирайтеру и 1495 рублей НДФЛ государству. В июле Антону нужно сдать 6-НДФЛ за полгода, 9 месяцев, а потом ещё отчитаться за год.

Как заполнить раздел 1 отчёта 6-НДФЛ?

Указывайте только те выплаты, у которых крайний срок перечисления НДФЛ попадает в отчётный квартал, отдельно за каждый месяц.

Строка 020 — налог, который удержали за квартал по всем сотрудникам. Это сумма строк 022.

Строка 021 — срок перечисления налога. В этой строке укажите дату, до которой необходимо перечислить НДФЛ в бюджет. Для зарплаты, больничных, расчёта при увольнении, выплат по договорам ГПХ и дивидендов — это следующий рабочий день после даты выплаты. Для отпускных — последнее число месяца, в котором их выдали. Если выдали зарплату сотруднику 10 марта и в этот же день перечислили НДФЛ в бюджет, то в строке 021 укажите 11 марта.

Строка 022 — сумма удержанного НДФЛ.

Как заполнить раздел 2 отчёта 6-НДФЛ?

Обобщает данные за все месяцы отчётного периода — с 1 января по последний день отчётного квартала.

Строка 110: укажите доходы физлиц с начала года — до того, как из доходов вычли НДФЛ. Для второго квартала — зарплату с января по июнь, включая зарплату за июнь, которую вы выплатили уже в июле. Отпускные и пособия по больничным, которые выплатили с января по июнь — неважно, за какой период. Другие доходы, которые физик получил с января по июнь и с которых вы должны удержать НДФЛ.

Строки 111, 112 и 113 отвечают за разные виды начислений: дивиденды, выплаты по трудовым договорам и по договорам ГПХ. Укажите общие суммы с начала года.

Строка 120 — число людей, доходы которых вы отразили в 6-НДФЛ.

Строка 130 — сумма вычетов по доходам из строки 110. Например, детских, имущественных, социальных вычетов.

Строка 140 — сумма НДФЛ с доходов из строки 110.

Строка 141 — сумма НДФЛ только с дивидендов, если платили их.

Строка 150 — заполняйте, если есть иностранные работники с патентом.

Строка 160 — сумма НДФЛ, которую удержали с начала года. Она может не совпадать с суммой в строке 140. Например, не получается удержать НДФЛ до конца года или доход получен в одном квартале, а налог удержан в другом.

Строка 170 — НДФЛ, который вы не сможете удержать до конца года. Например, НДФЛ с подарка дороже 4 000 рублей человеку, который не получает от вас денежные доходы.

Строка 180 — заполняйте, если удержали больше НДФЛ, чем полагалось.

Строка 190 — заполняйте, если возвращали налог работникам.

Сдать отчёт на бумаге можно, если у вас не больше 10 сотрудников. И только электронно — если сотрудников больше 10.

Куда сдавать 6-НДФЛ?

Сдавайте отчёт в налоговую по прописке ИП или юридическому адресу ООО.

Но за сотрудников, которые заняты в деятельности по патенту, отчитывайтесь в налоговую по адресу работы. Эта налоговая может отличаться от налоговой по адресу регистрации.

Что будет за нарушение?

Не вовремя сдать отчёт: штраф 1 000 рублей за каждый месяц просрочки, блокировка счёта в банке после 10 дней. Указать недостоверные сведения: 500 рублей за каждый недостоверный документ.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба подходит для ИП и ООО с сотрудниками. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

А Эльба поможет?

6-НДФЛ в Эльбе состоит всего из двух шагов. На первом вы проверяете выплаты сотрудникам, а на втором отправляете отчёт в налоговую.

Но перед этим добавьте физлиц в раздел «Сотрудники» и укажите их зарплату. Задача «Сдать отчёт 6-НДФЛ» появляется В Эльбе в начале каждого квартала в разделе «Актуальные задачи».

Форма 6-НДФЛ значительно изменилась в 2021 года — разделы поменяли свое расположение, обновилось их содержание, добавилось новое приложение.

В первый раз необходимость подготовки расчета по обновленному бланку у работодателей возникает по завершению 1 квартала 2021 года — 6-НДФЛ нужно сдать до конца апреля.

Кто заполняет 6-НДФЛ?

Отчет по форме 6-НДФЛ представляет собой расчет, где приводятся данные о начисленном доходе с начала года, а также об удержанном, уплаченном и возвращенном подоходном налоге за последние 3 месяца.

Кроме того, с 2021 года данный отчет позволяет также сформировать сведения о доходе и налоге, которые раньше заполнялись с применением справки 2-НДФЛ. Такая возможность появилась в связи с включением в 6-НДФЛ дополнительных страниц с приложением 1 — впервые все работодатели должны подать новое приложение в ФНС по итогам 2022 года.

Расчет сдается четыре раза в год, крайний срок сдачи — последнее числе следующего месяца:

1 квартал — 30.04;
полугодие — 31.07 (в 2021 году срок переносится на 2 августа в связи с совпадением 31 июля с субботой);
9 месяцев — 31.10 (в 2021 году срок переносится на 1 ноября, в связи с совпадением 31 октября с воскресеньем);
год — 01.03 следующего года.

Место подачи — отделение ИФНС по месту нахождения юридического лица (или его обособленного подразделения), а также по месту проживания ИП или частнопрактикующего лица.

Способ подачи — электронно (если работников 10 и более), в любом виде (если сотрудников менее 10 человек). Имеются в виду те работники, в отношении которых работодатель выступал в качестве налогового агента.

Обязанность по оформлению и подаче 6-НДФЛ есть у налоговых агентов в отношении НДФЛ, к ним относятся:

организации, имеющие работников, с которыми заключены трудовые и гражданско-правовые договора;
ИП, адвокаты, нотариусы с работниками, работающие по трудовым и ГПХ договорам.

Даже одной выплаты за период, с которой удержан НДФЛ, достаточно для появления обязанности по заполнению 6-НДФЛ, так как это означает исполнение функций налогового агента, что влечет за собой дополнительные обязанности по предоставлению отчетности в ФНС.

Новая форма расчета

С подачи отчетности за 1 квартал 2021 года расчет 6-НДФЛ формируется по новой форме, утвержденной Приказом ФНС России от 15.10.2020 №ЕД-7-11/753@.

Не допускается подача на ранее действующем бланке — отчет не будет принят налоговой.

Новая форма существенно отличается, разделы в ней изменили свои места, поменялось их содержание, а также обновились некоторые формулировки на титульном листе. Все изменения в расчете 6-НДФЛ в одной таблице.

Как оформить отчет за 1 квартал 2021 года?

Налоговым агентам по истечении 1 квартала нужно заполнить 6-НДФЛ и подать ее до 30 апреля 2021 года включительно. В расчете приводятся данные за период с января по март 2021 года.

титульный лист — общие данные;
раздел 1 — сведения за последние 3 месяца (январь, февраль, март 2021);
раздел 2 — данные за весь период (январь — март 2021).

То есть за первый отчетный период оба раздела заполянются по итогам первых трех месяцах. В дальнейшем в разделе 1 нужно будет приводить сведения только по последним трем месяцам, в разделе 2 — по всему периоду с начала года.

Инструкция по заполнению

Ниже в таблице даны пояснения, как именно нужно заполнить форму 6-НДФЛ работодателям с учетом всех изменений. Процесс заполнения за 1 квартал отличается тем, что последние 3 месяца совпадают с отчетным периодом, в связи с этим процесс оформления упрощается.

Поле формы 6-НДФЛ

Инструкция по заполнению

Отчетный период (код)

Представляется в налоговый орган

По месту нахождения

Наиболее часто используемые коды:

214 – для российских организаций, которые сдают 6-НДФЛ по месту нахождения;
120 – для ИП, сдающих расчет по месту жительства;
121 – для адвокатов;
122 – для нотариусов;
124 – для КФХ.

Форма реорганизации, ликвидации/Лишение полномочий ОП

ИНН/КПП реорганизованной/ ликвидированной организации (ОП)

Удержанный налог суммарно по всем работникам, дата удержания которого пришлась на период с 1 января по 31 марта 2021.

Датой удержания НДФЛ для зарплаты – день ее выплаты.

Важно:

НДФЛ с зарплаты за декабрь 2020 войдет в расчет за 1 квартал 2021, если заработная плата выплачена в январе 2021.
НДФЛ с зарплаты за март 2021 не войдет в расчет за 1 квартал 2021 при условии, что она выплачена в апреле.

Соответствующая сумма для налога, указанного в строке 021 слева.

Контрольное соотношение:

Если в последние 3 месяца налоговый агент осуществлял возврат налога, то общую возвращенную работникам сумму нужно внести в это поле.

Контрольное соотношение:

Доход (дивиденды, по трудовым и ГПХ договорам), который начислен за 1 квартал — включаются только те доходы, дата начисления которых вошла в период с 1 января по 31 марта 2021.

Для зарплаты – это последнее число расчетного месяца, для премий – аналогично.

С 1 января 2016 года для налоговых агентов введена новая ежеквартальная форма отчетности: Расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом (форма 6-НДФЛ) (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@). Рассмотрим порядок заполнения формы 6-НДФЛ в конкретных ситуациях.

От привычных справок 2-НДФЛ новую форму принципиально отличает то, что заполнять ее надо в целом по всем налогоплательщикам-физлицам, получившим доход от налогового агента (абз. 6 п. 1 ст. 80 НК РФ).

Давайте посмотрим, какие особенности необходимо учесть при заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ и на что следует обратить внимание при его составлении в различных ситуациях.

Основание для заполнения 6-НДФЛ

Расчет по форме 6-НДФЛ, как и 2-НДФЛ, заполняется на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета (п. 1 ст. 230 НК РФ; п. 1.1 Раздела I Порядка).

На взгляд автора, если позволяет программное обеспечение, Расчет по форме 6-НДФЛ может формироваться автоматически из регистров, используемых налоговым агентом для заполнения 2-НДФЛ.

Можно разработать и специальный регистр (см. образец ниже), не забыв утвердить его форму в качестве приложения к учетной политике. При этом такой регистр должен содержать всю информацию, необходимую для заполнения 6-НДФЛ (о датах начисления, перечисления и удержания НДФЛ см. справочную таблицу).

Образец заполнения регистра налогового учета

Отсутствие налогового регистра по НДФЛ является основанием для привлечения налогового агента к ответственности по статье 120 Налогового кодекса (п. 2 письма ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690).

Когда надо удержать и перечислить НДФЛ с разных видов дохода

Заполнение Раздела 1 формы 6-НДФЛ

Раздел 1 формы 6-НДФЛ "Обобщенные показатели" условно можно разделить на два блока.

Первый из них включает строки с 010 по 050. Этот блок заполняется отдельно для каждой из ставок налога. То есть если в организации трудятся как сотрудники-резиденты, так и нерезиденты, строки с 010 по 050 необходимо заполнить два раза: и по ставке 13 процентов, и по ставке 30 процентов. Указывается соответствующая налоговая ставка (13, 15, 30 или 35%) в строке 010.

По строке 020 отражается общая сумма доходов, облагаемых по налоговой ставке, указанной в строке 010.

В строке 030 указывается общая сумма налоговых вычетов, не только стандартных, но и социальных, имущественных, профессиональных. В этой же строке учитываются суммы доходов, не облагаемые НДФЛ в силу статьи 217 Налогового кодекса.

По строке 040 отражается сумма исчисленного налога:

Сумма исчисленного НДФЛ = (сумма начисленного дохода (строка 020) – сумма налоговых вычетов (строка 030)) х ставку налога (строка 010)

По строке 050 указывается сумма фиксированных авансовых платежей, принимаемая в уменьшение суммы исчисленного налога с начала налогового периода.

В строках 040 и 045 указывается сумма дивидендов и НДФЛ, исчисленного с этой суммы.

Строки с 060 по 090 представляют второй блок Раздела 1 и независимо от применяемых налоговых ставок заполняются только один раз, на первой его странице (п. 3.2 Порядка).

По строке 060 указывается общее количество физических лиц, получивших в налоговом периоде облагаемый налогом доход. В случае увольнения и приема на работу в течение одного налогового периода одного и того же физического лица количество физических лиц не корректируется (п. 3.3 Порядка). Если один человек получает доходы, облагаемые по разным налоговым ставкам, то в этом случае он учитывается как одно лицо.

ПРИМЕР При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал по строке 060 были заявлены 5 человек. В мае 2 человека уволились, в июне были трудоустроены 3 человека, при этом один из них – из числа ранее уволившихся. Количество физлиц, получивших доход, которое необходимо отразить в форме 6-НДФЛ за полугодие по строке 060, составит 6 человек (5 – (2 – 1) + (3 – 1)). Уволившийся и вернувшийся сотрудник в движении не учитывается.

По строке 070 нужно указать общую сумму удержанного налога.

Сумма НДФЛ, которая была исчислена, но не удержана по каким-то причинам, указывается по строке 080.

По строке 090 необходимо отразить сумму налога, которая была возвращена налогоплательщикам в соответствии со статьей 231 Налогового кодекса.

Образец заполнения Раздела 1 формы 6-НДФЛ

Заполнение Раздела 2 формы 6-НДФЛ

В отличие от Раздела 1, который заполняется нарастающим итогом с начала года, в Раздел 2 формы 6-НДФЛ "Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц" включаются только те показатели, которые произведены за последние три месяца отчетного периода (письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@).

Чтобы его правильно заполнить, необходимо учитывать следующие особенности:

строка 100 заполняется на основании статьи 223 Налогового кодекса (напомним, что с нового года и для зарплаты, и для командировочных это последний день месяца);
строка 110 заполняется с учетом положений пункта 4 статьи 226 и пункта 7 статьи 226.1 Налогового кодекса (дата, указываемая в этой строке, зависит от вида выплачиваемого дохода и должна соответствовать дню, когда следует удержать исчисленный налог (письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@));
по строке 120 указывается дата в соответствии с положениями пункта 6 статьи 226 и пункта 9 статьи 226.1 Налогового кодекса, не позднее которой должна быть перечислена сумма НДФЛ (письмо ФНС России от 20.01.2016 № БС-4-11/546@). То есть либо день, следующий за днем выплаты налогоплательщику дохода, либо последнее число месяца, в котором производились выплаты больничных и отпускных, а при выплатах по операциям с ценными бумагами – наиболее ранняя из следующих дат:

дата окончания соответствующего налогового периода;
дата истечения срока действия последнего по дате начала действия договора, на основании которого налоговый агент осуществляет выплату налогоплательщику дохода, в отношении которого он признается налоговым агентом;
дата выплаты денежных средств (передачи ценных бумаг).

Общая сумма доходов (без вычитания суммы удержанного НДФЛ) отражается по строке 130, а сумма удержанного с этого дохода налога – по строке 140.

Если в отношении разных видов доходов, имеющих одну дату фактического получения, будут различаться сроки перечисления налога, строки 100-140 должны заполняться по каждому сроку перечисления налога отдельно.

Заполнение Раздела 2 в случае, когда доход начислен в одном периоде, а выплачен в другом

По общему правилу налоговый агент обязан перечислить сумму налога не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. Исключение сделано только для пособий по временной нетрудоспособности (включая пособие по уходу за больным ребенком) и отпускных. НДФЛ, удержанный с этих выплат, должен быть перечислен не позднее последнего числа месяца, в котором они выплачены (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Следовательно, если, например, зарплата за март 2016 года будет выплачена в апреле, соответственно, и НДФЛ будет удержан и перечислен в апреле. В связи с этим в Разделе 1 сумма начисленного дохода отразится в форме 6-НДФЛ за I квартал, а в Разделе 2 эта операция будет отражена только при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 года (письмо ФНС России от 25.02.2016 № БС-4-11/3058@).

Какие даты должны быть указаны в этом случае при заполнении 6-НДФЛ, рассмотрим на примере.

ПРИМЕР 1. Заработная плата за март выплачена работникам 5 апреля, а налог на доходы физических лиц перечислен 6 апреля. Операция отражается в разделе 1 Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал, при этом налоговый агент не отражает операцию в Разделе 2 за I квартал 2016 г. Эта операция будет отражена при непосредственной выплате заработной платы работникам, то есть в Расчете по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. следующим образом: – по строке 100 указывается дата 31.03.2016; – по строке 110 – 05.04.2016; – по строке 120 – 06.04.2016; – по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели. 2. Больничный за март был оплачен 5 апреля. Операция в разделе 2 Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2016 г. будет отражена следующим образом: – по строке 100 указывается 05.04.2016; – по строке 110 – 05.04.2016; – по строке 120 – 30.04.2016; – по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели.

Заполнение 6-НДФЛ в случае получения сотрудниками подарков и материальной помощи

Доходы, не превышающие 4000 рублей, полученные физическими лицами за налоговый период, например в виде подарков, материальной помощи (п. 28 ст. 217 НК РФ), НДФЛ не облагаются. У налогового агента в случае выплаты своим сотрудникам таких доходов в сумме, не превышающей установленный норматив, обязанности исчислить и удержать НДФЛ не возникает. Но данное обстоятельство не освобождает его от обязанности отразить указанные суммы не только в налоговом регистре, но и в 6-НДФЛ. Учитывая, что в течение года налоговый агент может неоднократно выплачивать своему работнику доходы, которые частично могут быть освобождены от налогообложения, такой учет позволит избежать ошибок при расчете суммы налога.

ПРИМЕР В феврале 2016 г. работнику была оказана материальная помощь в сумме 2000 руб. В мае 2016 г. этому же сотруднику вновь была оказана материальная помощь в сумме 10 000 руб. При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал выплаченная материальная помощь будет отражена: – по строке 020 – 2000 руб.; – по строке 030 – 2000 руб. При заполнении Расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие указанные выплаты будут отражены: – по строке 020 – 12 000 руб. (2000 + 10 000); – по строке 030 – 4000 руб.

При вручении подарков, стоимость которых превышает 4000 рублей, необходимо учитывать следующее.

При выплате налогоплательщику дохода в натуральной форме (а подарок относится к такого рода доходам) удержание налога производится за счет любых доходов, выплачиваемых налогоплательщику в денежной форме. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплачиваемого дохода в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Учитывая подобного рода ограничения, на практике нередко бывает, что у бухгалтера нет возможности сразу в полном объеме удержать НДФЛ со стоимости подарка.

Следовательно, это нужно сделать при ближайшей денежной выплате. Если сумма налога так и не будет удержана в течение налогового периода (например, в случае увольнения работника), то в этом случае налоговый агент в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, обязан письменно сообщить об этом налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета, указав в уведомлении сумму дохода, с которого не удержан налог, и сумму неудержанного налога.

После подачи таких сведений обязанности организации как налогового агента закончатся. Обязанность по уплате налога в этом случае будет переложена на физическое лицо (п. 5 ст. 226, ст. 228 НК РФ).

Елена Титова, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, член Палаты налоговых консультантов

Юридические лица и ИП обязаны ежегодно сдавать в налоговую службу декларацию 2-НДФЛ. С 2016 года правила отчетности несколько изменились. Теперь помимо стандартного перечня документов потребуется предоставлять 6-НДФЛ. Что это за отчет, как правильно его заполнять и куда сдавать?

Содержание статьи:

1. Что собой представляет отчет 6-НДФЛ?
2. Куда и когда сдавать 6-НДФЛ?
3. Как сформировать и заполнить 6-НДФЛ?
4. Что будет, если не заполнить отчет 6-НДФЛ за год?

Что собой представляет отчет 6-НДФЛ?

6-НДФЛ — это декларация о подоходном налоге физических лиц, которую заполняют один раз в квартал. В отчете индивидуальный предприниматель отображает информацию о доходах персонала и суммах НДФЛ, начисленных или удержанных в пользу государственного бюджета. При этом документ содержит сведения не по каждому сотруднику, а по всей компании.

Для чего необходимо сдавать 6-НДФЛ? Данная форма позволяет налоговым инспекторам улучшить контроль над составлением отчетности. С ее помощью можно проверить, в установленные ли сроки ИП удержал из зарплаты персонала НДФЛ и перевел его в счет государственной казны.

Декларацию обязаны предоставлять владельцы компаний, частные нотариусы и адвокаты, индивидуальные предприниматели. Они считаются налоговыми агентами, если физические лица получают от них доходы, которые облагаются НДФЛ. Отчетность составляется, когда физлицо:

является сотрудником компании и получает вознаграждение согласно трудовому договору;
сдает недвижимость или автомобиль в аренду ИП;
работает по договору подряда или оказания услуг;
получает материальную помощь.

Стоит отметить, что, если в отчетном периоде численность сотрудников, получивших доход, составила менее 24 человек, то предоставить декларацию можно в бумажном варианте; если более 25 — в электронном виде.

Куда и когда сдавать 6-НДФЛ?

Составлять декларацию налоговые агенты обязаны четыре раза в год:

до конца апреля — за первый квартал;
до конца июля — за полгода;
до конца октября — за 9 месяцев;
до начала марта следующего года — за год.

Если последний день сдачи документов приходится на выходной, то он переносится на ближайший рабочий.

Как сформировать и заполнить 6-НДФЛ?

Отчетность включает в себя титульный лист и два раздела, каждый из которых необходимо правильно заполнить. Перечислим особенности структуры декларации:

Титульный лист. Включает в себя информацию об ИНН и КПП фирмы, ее наименовании, отчетном периоде, номере налоговой, куда отправляется документ.
Раздел 1 содержит промежуточные сведения, например, о том, какой НДФЛ возвращен за первый квартал, а какой за 9 месяцев. Предоставляются обобщенные данные о доходах, вычетах, возвращенном или не удержанном налоге. Общие показатели выставляются нарастающим итогом с начала отчетного года.
Раздел 2 содержит сведения за конкретный квартал. Предыдущие периоды не учитываются. Здесь отображается информация о датах получения дохода и удержания 13%, а также их суммы.

Сформировать декларацию 6-НДФЛ можно по шаблону, представленному в налоговой, или скачав образец с примером на сайте ФНС.

Что будет, если не заполнить отчет 6-НДФЛ за год?

Если налогоплательщик не предоставит отчетность в срок, к нему будут применены санкции. Юридическому лицу или ИП грозит штраф 1 000 рублей за каждый месяц просрочки, период которой считается с момента, когда было необходимо предоставить сведения, до даты передачи декларации в налоговый орган. После истечения срока подачи отчетности, наряду с выпиской штрафа, ФНС вправе заблокировать банковские счета фирмы через 10 рабочих дней.

Чтобы избежать санкций, ИП и юридическим лицам следует вовремя сдавать правильно заполненный отчет 6-НДФЛ.

• Порядок заполнения 6-НДФЛ за 9 месяцев.
• Какие доходы нужно отражать в форме 6-НДФЛ.
• Как корректировать 6-НДФЛ.

Ирина Пугачёва,

Главный бухгалтер группы компаний «Ваш Консультант»

В расчёте 6-НДФЛ нужно заполнить титульный лист, раздел 1 и раздел 2. При этом заполняются они абсолютно по-разному.

В разделе 1 отразите выплаты, вычеты и налог за весь период с начала года. Доходы по разным ставкам нужно указать отдельно. В этом же разделе нужно отразить фактически удержанный налог из выплаченных доходов.

В разделе 2 покажите сведения только за последние три месяца. При этом отразить нужно только те выплаты, по которым срок перечисления налога наступает именно в этом периоде. Поэтому в разделе 2 особое внимание нужно уделять датам выплат и удержания налога.

Главное при заполнении расчёта 6-НДФЛ – аккуратно перенести данные из налоговых регистров по НДФЛ. Поэтому если налоговый учёт в порядке, то и заполнить расчёт 6-НДФЛ будет несложно.

Порядок заполнения 6-НДФЛ за 9 месяцев

В 6-НДФЛ отражайте все доходы физлиц, с которых вы должны исчислить НДФЛ. Не включайте в 6-НДФЛ те доходы, которые в принципе не облагаются налогом, например детские пособия, и те, с которых физлица платят налог сами, – доход от продажи имущества или доходы ИП.

Раздел 1 заполняйте нарастающим итогом с начала года до конца сентября.

В строке 020 покажите все доходы физлиц с начала года.

В строке 030 укажите вычеты по доходам из строки 020, а в строке 040 – исчисленный с них НДФЛ.

Строки 025 и 045 заполняйте, только если платили дивиденды. А строку 050 – если есть иностранные работники с патентом.

В строке 060 укажите число людей, чьи доходы вы отразили в 6-НДФЛ.

Работников, у которых не было облагаемых доходов, не учитывайте.

В строку 070 включите НДФЛ, удержанный с начала года.

В строке 080 покажите только тот НДФЛ, который вы вообще не можете удержать. Примеры найдете здесь .

Строку 090 заполняйте, если возвращали налог работникам.

Если применяете разные ставки НДФЛ, на каждую заполните отдельный блок строк 010 – 050. А в строках 060 – 090 укажите суммированные данные по всем ставкам.

В раздел 2 включайте только выплаты за 3 квартал. Для каждой определите дату получения дохода (строка 100), дату удержания налога (строка 110) и срок его перечисления, установленный НК (строка 120).

Доходы, у которых все три даты совпадают, включите в один блок строк 100 – 140. Например, вместе можно показать зарплату и выплаченную с ней премию за месяц. А вот отпускные или пособия по больничным показывать вместе с зарплатой нельзя, даже если они выплачены одновременно с зарплатой.

О заполнении строки 130 читайте здесь .

Если срок перечисления налога по ст. 226 НК наступит в 4 квартале 2020 года, показывать доход в разделе 2 не надо, даже если вы отразили его в разделе 1. Так, не надо включать в раздел 2 6-НДФЛ за 9 месяцев 2020 года зарплату за сентябрь, выплаченную в октябре 2020 года.

Давайте рассмотрим пример 6-НДФЛ за 9 месяцев 2020 года.

Допустим, в организации 12 работников. За 9 месяцев 2020 года начислены зарплата, премии, отпускные и пособия по больничным в общей сумме 3 584 692,69 руб., предоставлены вычеты – 43 200 руб. НДФЛ со всех выплат – 460 394 руб. Весь НДФЛ удержан и уплачен в бюджет, кроме НДФЛ 70 564 руб. с зарплаты за сентябрь 550 000 руб., вычет – 7 200 руб.

В январе 2020 года удержан НДФЛ 69 914 руб. с зарплаты за декабрь 2019 года 545 000 руб., вычет – 7 200 руб. Всего за 9 месяцев 2020 года удержан НДФЛ – 459 744 руб. (460 394 руб. – 70 564 руб. + 69 914 руб.).

В 3 квартале выплачены:

зарплата за вторую половину июня 272 500 руб. – 03.07.2020. Из неё удержан НДФЛ со всей зарплаты за июнь – 69 914 руб. (вся зарплата за июнь – 545 000 руб.), вычет – 7 200 руб.;
зарплата за июль 530 000 руб. – 20.07.2020 и 05.08.2020, НДФЛ с неё – 67 964 руб., вычет – 7 200 руб.;
премия за июль 258 000 руб. – 05.08.2020, НДФЛ с нее – 33 540 руб.;
пособие по больничному 5 891,54 руб. – 21.08.2020, НДФЛ с него – 766 руб. Больничный выдан с 13.08.2020 по 19.08.2020;
отпускные 33 927,71 руб. – 24.08.2020, НДФЛ с них – 4 411 руб. Отпуск предоставлен с 28.08.2020 по 25.09.2020;
зарплата за август 530 000 руб. – 20.08.2020 и 04.09.2020, НДФЛ с неё – 67 964 руб., вычет – 7 200 руб.;
аванс за сентябрь 300 000 руб. – 18.09.2020.

Премия и зарплата за июль включены в один блок строк 100 – 140, так как у них совпадают все три даты в строках 100 – 120. Их общая сумма – 788 000 руб., удержанный с них налог – 101 504 руб. Аванс за сентябрь в разделе 2 6-НДФЛ за 9 месяцев 2020 года не отражается. Он будет отражён в 6-НДФЛ за 2020 год.

Пример. 6-НДФЛ за 9 месяцев 2020 года

Какие доходы нужно отражать в форме 6-НДФЛ

В расчёте 6-НДФЛ отражайте все доходы, с которых вы должны удержать НДФЛ.

Объект обложения НДФЛ – это доход, который получает физическое лицо, в том числе заработная плата и другие выплаты по трудовым договорам, оплата по гражданско-правовым договорам на оказание услуг, выполнение работ, дивиденды и иные доходы, которые не освобождены от НДФЛ.

Облагаются НДФЛ доходы, полученные как от источников в РФ, так и от источников за пределами РФ.

Налоговый агент обязан исчислить, удержать и перечислить НДФЛ в бюджет с доходов, выплачиваемых физлицам:

в денежной форме, как в рублях, так и в иностранной валюте;
в натуральной форме (имущество, имущественные права, работы, услуги);
в виде материальной выгоды.

Не нужно в расчёт 6-НДФЛ включать:

доходы, которые полностью не облагаются НДФЛ на основании ст. 217 НК РФ.

Например, не отражайте в расчёте единовременную материальную помощь работнику в связи со смертью члена семьи.

А вот доходы, которые лишь частично не облагаются налогом по ст. 217 НК РФ, рекомендуем включить в расчёт. Например, это суммы материальной помощи и стоимость подарков в пределах 4 000 руб. в год. Ведь общая сумма таких доходов за год может превысить необлагаемый лимит.

доходы, с которых НДФЛ должен уплатить тот, кто их получает;
доходы индивидуальных предпринимателей, нотариусов, адвокатов и иных лиц, занимающихся частной практикой;
доходы, перечисленные в п. 1 ст. 228 НК РФ. Например, доходы, которые физлица получают от продажи недвижимого имущества;
доходы резидентов других государств, которые не облагаются в России в силу международных договоров.

Как корректировать 6-НДФЛ

Для исправления любых ошибок в 6-НДФЛ сдайте в ИФНС уточненный расчёт. Чтобы избежать штрафа, это надо сделать до того, как ошибку найдёт инспекция.

Уточнённый 6-НДФЛ сдавайте по той же форме, что и первоначальный. В расчёт включите все показатели – и исправленные, и те, что были верны.

Укажите порядковый номер корректировки – 001, 002 и т.д.

Ошибки в КПП или ОКТМО исправляйте иначе. Сдайте два расчёта: один с номером корректировки «000», второй – с «001». В первом проставьте верные значения КПП и ОКТМО, остальные строки заполните как в первичном расчёте. Во втором укажите КПП и ОКТМО из ошибочного отчёта, а в строках для сумм и дат проставьте нули.

Я подготовила для вас информацию о том, как проверить 6-НДФЛ по контрольным соотношениям . Будет полезно!

Если у вас есть предложения и темы, которые хотелось бы обсудить в нашем блоге – оставляйте комментарии.

Читайте также: