Налог на прибыль заявка на кассовый расход
Опубликовано: 17.04.2024
«Клерк» Рубрика Кассовые операции
В соответствии с приказом Федерального казначейства от 10.10.2008№ 8н, утвердившим Порядок кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядок осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов (далее – Порядок № 8н), для осуществления кассовых выплат получатели средств федерального бюджета и администраторы источников финансирования дефицита федерального бюджета представляют в органы Федерального казначейства по месту обслуживания в электронном виде или на бумажном носителе следующие платежные документы:
- Заявку на кассовый расход (код формы по КФД 0531801);
- Заявку на кассовый расход (сокращенную) (код формы по КФД 0531851).
Заявка на кассовый расход формируется на оплату денежных обязательств в рамках одного бюджетного обязательства.
Сокращенная Заявка на кассовый расход применятся в случаях, если оплата денежного обязательства осуществляется по одному бюджетному обязательству в валюте РФ, по одному коду бюджетной классификации РФ и возникновение денежного обязательства подтверждается не более чем одним документом-основанием. При этом сокращенная Заявка на кассовый расход не применяется для осуществления внебанковских операций.
Рассмотрим наиболее актуальные вопросы, возникающие у казенных учреждений при заполнении Заявок на кассовый расход.
Вопрос 1: как заполнить Заявку на кассовый расход при перечислении средств в оплату налоговых и иных платежей в бюджеты бюджетной системы РФ?
В соответствии с Порядком учета Федеральным казначейством поступлений в бюджетную систему Российской Федерации и их распределения между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина России от 05.09.2008 № 92н, отсутствие номера лицевого счета администратора доходов в поступившем из банка расчетном документе к выписке по счету, открытому органу Федерального казначейства на балансовом счете № 40101*, не является основанием для отнесения данного поступления к невыясненным, и, следовательно, указание его в разделе 3 Заявки на кассовый расход не обязательно.
Кроме того, при перечислении средств в оплату налоговых и иных платежей в бюджеты бюджетной системы РФ на счет № 40101 реквизиты налоговых платежей, в т. ч. код бюджетной классификации, по которому учитываются указанные платежи, заполняются в разделе 4 “Реквизиты налоговых платежей” Заявки на кассовый расход. Соответственно заполнение графы 4 “Лицевой счет” раздела 3 “Реквизиты контрагента” и графы 4 “Код по БК получателя” раздела 5 “Расшифровка заявки на кассовый расход” при перечислении средств в оплату налоговых и иных платежей в бюджеты бюджетной системы РФ на счет № 40101 не требуется.
* Счет № 40101 “Доходы, распределяемые органами Федерального казначейства между бюджетами бюджетной системы Российской Федерации”.
2. Вопрос 2: что указывать в графе 2 “ИНН” раздела 3 “Реквизиты контрагента” Заявки на кассовый расход, если контрагентом является физическое лицо, у которого отсутствует ИНН?
В соответствии с п. 9.2 Порядка № 8н в разделе 3 Заявки на кассовый расход указываются реквизиты контрагента, которому перечисляются средства в соответствии с данной Заявкой, при этом в графе 2 раздела 3 указывается ИНН контрагента.
Согласно требованиям к форматам текстовых файлов, используемых при информационном взаимодействии между органами Федерального казначейства и участниками бюджетного процесса, при отсутствии у контрагента – физического лица ИНН в графе 2 раздела 3 указывается 0.
Орган Федерального казначейства на основании Заявок на кассовый расход, поступивших от получателей средств федерального бюджета (администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета), формирует платежные поручения на перечисление средств, оформленные в соответствии с требованиями Банка России (п. 2.4.1 Порядка № 8н) .
Согласно приложению 1 “Перечень и описание реквизитов платежного поручения, инкассового поручения, платежного требования” к Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденному Банком России 19.06.2012 № 383-П, в поле 61 “ИНН” платежного поручения указывается ИНН получателя (если он присвоен).
Таким образом, при отсутствии у физического лица ИНН в поле 61 платежного поручения проставляются нули (“0”).
Вопрос 3: когда можно не заполнять раздел 2 “Реквизиты документа основания”?
Это возможно в следующих случаях:
- при заполнении Заявки на кассовый расход подразделениями Службы судебных приставов. В данном случае не указываются реквизиты исполнительного производства, по которому взыскивается долг с юридического либо физического лица;
- при формировании получателем бюджетных средств Заявки на кассовый расход для осуществления кассовых выплат за счет средств, поступающих во временное распоряжение. При этом помимо раздела 2 не заполняется также раздел 4 “Реквизиты налоговых платежей”.
В данном случае может указываться акт выполненных работ (услуг).
Вопрос 5: Что должен указывать в разделе 2 “Реквизиты документа-основания” получатель бюджетных средств для оплаты задолженности по исполнительному документу?
Следует указывать только номер и дату исполнительного документа, без указания причины возникновения задолженности.
Вопрос 6: Если в разделе 1 “Реквизиты документа” в графе 8 “Назначение платежа (примечание)” указано несколько документов, а в разделе 2 “Реквизиты документа-основания” – только один, надо ли для санкционирования оплаты денежных обязательств в орган Федерального казначейства представлять все документы-основания?
Необходимо представлять все документы-основания, указанные в Заявке на кассовый расход, при этом если в органе Федерального казначейства существует их электронная копия, повторного предоставления документов-оснований не требуется.
Теперь рассмотрим, как заполнять Заявку на кассовый расход (сокращенную).
В соответствии с положениями п. 9.31 Порядка № 8н, в поле “Основание платежа” раздела 1 “Реквизиты документа” указывается:
- по строке “договор (госконтракт)” – соответствующий государственный контракт (договор) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд либо иной документ-основание, например, муниципальный контракт;
- по строке “наименование документа-основания” – наименование документа,подтверждающего возникновение денежного обязательства, например, счет или акт выполненных работ и т. д.
Согласно положениям п. 9.31 Порядка № 8н в поле “Наименование юридического лица, Фамилия, И.О. физического лица” раздела 2 “Реквизиты контрагента” Заявки на кассовый расход (сокращенной) указывается наименование контрагента. Если контрагенту открыт соответствующий лицевой счет в органе Федерального казначейства, то указывается его полное или сокращенное наименование, в скобках – полное или сокращенное наименование контрагента, а также номер лицевого счета, открытого ему в органе Федерального казначейства.
В графе 1 “Код по БК” раздела 3 “Реквизиты налоговых платежей” указывается код бюджетной классификации (КБК), по которому должно осуществляться зачисление средств, перечисляемых в соответствии с данной заявкой в доход соответствующего бюджета бюджетной системы РФ, а также код КОСГУ, если получателем платежа является контрагент, соответствующий лицевой счет которого открыт органом Федерального казначейства или финансовым органом.
В соответствии с положениями п. 2.1.2 Порядка № 8н орган Федерального казначейства проверяет правильность формирования Заявки на кассовый расход (сокращенной) на наличие реквизитов и показателей, предусмотренных к заполнению.
Если контрагенту в органе Федерального казначейства открыт соответствующий лицевой счет, отсутствие таких показателей, как номер лицевого счета контрагента (за исключением лицевого счета, предназначенного для отражения операций по администрированию поступлений доходов в бюджет) и КБК (КОСГУ) в полях и графах разделов 2 и 3 является основанием для отказа органом Федерального казначейства в приеме такого платежного документа к исполнению.
На вопрос отвечала Ю.В. Камардина, заместитель начальника отдела методического обеспечения бюджетных полномочий Федерального казначейства по исполнению федерального бюджета
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 10 октября 2014 г. N 42-7.4-05/5.3-615
СФЕРЫ ПРИМЕНЕНИЯ СВОДНОЙ ЗАЯВКИ НА КАССОВЫЙ РАСХОД
(ДЛЯ УПЛАТЫ НАЛОГОВ)
Федеральным казначейством в целях повышения качества кассового обслуживания исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации и осуществления учета операций со средствами юридических лиц, не являющихся в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации участниками бюджетного процесса, расширена сфера применения Сводной заявки на кассовый расход (код формы по КФД 0531860) (далее - Сводная ЗКР) участниками бюджетного процесса бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, а также юридическими лицами, не являющимися в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации участниками бюджетного процесса (далее - клиенты).
Применение клиентами Сводной ЗКР возможно при перечислении ими:
заработной платы (алиментов), социальных выплат населению (стипендий, пособий отдельным категориям граждан и т.д.), а также застрахованным лицам страхового обеспечения по социальному страхованию, при условии перечисления указанных выплат непосредственно на банковские счета физических лиц;
субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов из бюджетов бюджетной системы Российской Федерации (далее - целевые средства), за исключением целевых средств, предоставленных из федерального бюджета;
субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания, иных субсидий бюджетным (автономным) учреждениям;
субсидий, перечисляемых бюджетным (автономным) учреждением своим обособленным подразделениям;
средств, перечисляемых клиентами своим уполномоченным подразделениям на счета, открытые территориальным органам Федерального казначейства на балансовом счете N 40116 "Средства для выдачи и внесения наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям" (далее - счет N 40116), за исключением счетов N 40116, открытых для учета операций по обеспечению денежными средствами клиентов с применением банковских карт;
налогов и сборов в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации, перечисляемых клиентами одновременно за несколько обособленных (структурных) подразделений.
При этом применение клиентом Сводной ЗКР возможно при условии, что оплата денежного обязательства осуществляется:
по одному коду классификации расходов бюджетов;
в рамках одного бюджетного обязательства, формирование которого осуществляется на основании представленной клиентом Сводной ЗКР;
в случаях, когда нормативными правовыми актами не предусмотрено представление документов, подтверждающих возникновение денежных обязательств.
Сводная ЗКР не применяется для:
проведения внебанковских операций;
списания средств с лицевого счета для учета операций со средствами, поступающими во временное распоряжение получателя бюджетных средств (05), а также с лицевого счета иного получателя бюджетных средств (10).
В целях применения Сводной ЗКР в вышеуказанных случаях в реквизитный состав электронного формуляра Сводной ЗКР внесены изменения в части добавления следующих реквизитов:
в раздел 1 - "Код цели (аналитический код) плательщика";
в раздел 2 - "Корреспондентский счет банка получателя платежа", "УИН".
Формирование Сводной ЗКР осуществляется в порядке, установленном Порядком кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утвержденным приказом Федерального казначейства от 10 октября 2008 г. N 8н (далее - Порядок N 8н), с учетом следующих особенностей:
1. При формировании Сводной ЗКР для перечисления налогов и сборов в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации реквизиты электронного формуляра Сводной ЗКР заполняются в соответствии с пунктом 9.37 Порядка N 8н с учетом следующих особенностей:
реквизит "Код цели (аналитический код) плательщика" заполняется в случае, если кассовые выплаты осуществляются за счет целевых средств;
реквизит "Корреспондентский счет" банка получателя платежа раздела 2 не заполняется;
реквизит "УИН" в разделе 2 заполняется аналогично порядку заполнения идентификатора "УИН" в Заявке на кассовый расход (код формы по КФД 0531801), Заявке на кассовый расход (сокращенная) (код формы по КФД 0531851), платежном поручении (пакете платежных поручений).
2. При формировании Сводной ЗКР для осуществления кассовых выплат, указанных выше (за исключением перечислений налогов и сборов в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации), реквизиты электронного формуляра Сводной ЗКР заполняются с учетом следующих особенностей:
реквизит "Код цели (аналитический код) плательщика" заполняется в случае, если кассовые выплаты осуществляются за счет целевых средств;
реквизит "Код БК по доходам" заполняется при необходимости;
реквизит "Статус налогоплательщика" не заполняется;
в реквизитах "ИНН" и "КПП" плательщика указывается ИНН и КПП плательщика - составителя Сводной ЗКР.
3. В случае осуществления кассовых выплат непосредственно на банковские счета физических лиц:
в реквизите "Наименование органа Федерального казначейства (наименование администратора поступлений)" указывается ФИО получателя платежа;
в реквизите "Корреспондентский счет" - корреспондентский счет банка получателя платежа;
в реквизите "Номер банковского счета" указывается номер банковского счета физического лица получателя платежа;
в реквизитах "Наименование банка" и "БИК" соответственно реквизиты банка получателя платежа.
4. В случае перечислений целевых средств, субсидий бюджетным (автономным) учреждениям (в том числе их обособленным подразделениям), денежных средств на счет N 40116:
в реквизитах "Наименование органа Федерального казначейства (наименование администратора поступлений)", "ИНН", "КПП" администратора поступлений, "Номер банковского счета", "Наименование банка" и "БИК" указываются реквизиты получателя платежа и банка получателя платежа;
реквизит "Корреспондентский счет" раздела 2 заполняется при необходимости;
реквизиты "Код по ОКТМО", "Основание платежа", "Налоговый период", "Номер, дата документа основания", "Тип платежа" раздела 2 не заполняются.
5. Общие требования:
реквизит "Предельная дата исполнения" в кодовой зоне не заполняется;
в реквизите "Назначение платежа" раздела 1 указывается назначение платежа, единое для всех расчетных документов, формируемых на основании Сводной ЗКР. При этом реквизит "Назначение платежа" в разделе 2 не заполняется в случае его идентичности реквизиту "Назначение платежа" раздела 1.
В случае необходимости указания значения в реквизите "Назначение платежа" для строки раздела 2 Сводной ЗКР отличного от единого назначения платежа, указанного в разделе 1, в реквизите "Назначение платежа" раздела 2 указывается соответствующее назначение для расчетного документа, формируемого на основании данной строки раздела 2 Сводной ЗКР.
В реквизите "Сумма" раздела 2 указывается сумма, перечисляемая конкретному получателю указанных средств (при этом общая сумма по строкам реквизита "Сумма" раздела 2 должна быть равна значению, указанному в реквизите "Сумма" раздела 1).
Применение Сводной ЗКР в соответствии с положениями настоящего письма будет возможным после внесения соответствующих изменений в альбом "Требования к форматам текстовых файлов, используемых при электронном взаимодействии между органами Федерального казначейства и участниками бюджетного процесса, неучастниками бюджетного процесса, бюджетными учреждениями, автономными учреждениями, Счетной палатой" версии 15.0 и реализовано в 20 версии прикладного программного обеспечения "Автоматизированная система Федерального казначейства".
Просим довести настоящее письмо до сведения клиентов территориальных органов Федерального казначейства.
Судебная практика и законодательство — Казначейства России от 10.10.2014 N 42-7.4-05/5.3-615 "О расширении сферы применения Сводной заявки на кассовый расход (для уплаты налогов)"
До внесения изменений в Порядок кассового обслуживания исполнения бюджетов территориальных государственных внебюджетных фондов, утвержденный приказом Федерального казначейства от 17 июня 2013 г. N 6н, и Порядок N 12н в части возможности применения Сводной заявки на кассовый расход (для уплаты налогов) (код формы по КФД 0531860) (далее - Сводная заявка) участники бюджетного процесса бюджетов государственных внебюджетных фондов, а также юридические лица, не являющиеся в соответствии с Бюджетным кодексом Российской Федерации участниками бюджетного процесса (далее - клиенты), при осуществлении кассовых выплат вправе представить в территориальный орган Федерального казначейства по месту обслуживания Сводную заявку. Область применения Сводной заявки, а также особенности ее оформления определены положениями письма Федерального казначейства от 10 октября 2014 г. N 42-7.4-05/5.3-615.
Формирование Сводной ЗКР участниками бюджетного процесса для осуществления кассовых выплат с лицевых счетов для учета операций со средствами, поступающими во временное распоряжение, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Порядком кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядком осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утвержденным приказом Федерального казначейства от 10 октября 2008 г. N 8н (далее - Порядок N 8н), и положениями письма Федерального казначейства о расширении сферы применения Сводной заявки на кассовый расход (для уплаты налогов) от 10.10.2014 N 42-7.4-05/5.3-615.
- Бухгалтерия
- Инструменты для бизнеса
- Налоги
Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.
На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?
В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Антон Дыбов.
Кому и зачем нужно отчитываться
ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.
ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.
Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.
Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.
К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.
Какие подтверждающие документы нужны
Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.
Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.
Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1 предоставляют в срок, который установила компания.
Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.
| Ситуация | Документы |
|---|---|
| Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно | Кассовый чек |
| Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор | Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура |
| Заказ на поставку у вашего контрагента | Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура |
Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».
Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.
В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.
| Экономически оправданные затраты для бизнеса | Экономически не оправданные затраты — не на бизнес |
|---|---|
| ✅ Оргтехника в офис | ❌ Принтер домой |
| ✅ Канцелярия в офис | ❌ Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива |
| ✅ Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером | ❌ Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых |
| ✅ Организация деловых встреч и мероприятий | ❌ Ужин с коллегами после работы |
| ✅ Командировочные расходы | ❌ Расходы на отпуск с семьей за границей |
Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки
Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.
Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.
Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.
Пример корректного бумажного кассового чека: есть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ
Пример электронного кассового чека: помимо основных параметров есть сайт магазина и электронная почта покупателя
Детализированный кассовый чек из приложения Тинькофф Бизнеса
Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры
Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.
При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.
Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки
Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.
| Затраты на представительские расходы | Затраты, которые не относятся к представительским расходам |
|---|---|
| ✅ Деловые встречи: завтраки и обеды | ❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия |
| ✅ Организация мероприятий, например конференций | ❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда |
| ✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации | ❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником |
| ✅ Буфетное обслуживание | ❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара |
| ✅ Транспорт до мероприятия и обратно | ❌ Транспорт во время деловой встречи, например, если она проходит на теплоходе или в яхт-клубе |
| ✅ Услуги внештатного переводчика | ❌ Отдых и лечебные процедуры, например СПА |
В учете представительских расходов есть нюансы.
| Можно | Нельзя |
|---|---|
| ✅ Можно учитывать на ОСНО | ❌ Нельзя учитывать на УСН |
| ✅ Можно учитывать только до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период | ❌ Все траты свыше 4% от фонда оплаты труда нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль |
Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:
- приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
- смету расходов на мероприятие;
- отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.
Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.
Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты
В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.
К командировочным расходам относят:
- суточные за каждый календарный день командировки;
- транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
- расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
- другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.
На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.
Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:
- положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
- приказ о направлении сотрудника в командировку.
Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.
В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.
Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.
Что запомнить по бизнес-картам
- ИП на ПСН, НПД и УСН «Доходы» не собирают подтверждающие документы, если оплачивают покупки сами. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, нужен авансовый отчет.
- ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН собирают подтверждающие документы по тратам на бизнес, чтобы уменьшить налог на доходы. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, дополнительно нужен авансовый отчет.
- Компании всегда собирают подтверждающие документы по расходам.
- Кассовый чек используют как подтверждающий документ, если не нужно принимать НДС к вычету.
- Акты и накладные используют как подтверждающий документ, если заключили договор с контрагентом.
- НДС к вычету принимают по счету-фактуре, в котором он выделен отдельной строкой. Компания получит такой документ, если заключила договор с контрагентом на ОСН.
- Без счета-фактуры НДС принимают к вычету только по командировочным расходам на гостиницу, авиа- и ж/д билеты. В этих случаях подойдет бланк строгой отчетности с выделенным НДС.
- Компании и ИП с сотрудниками на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН предоставляют авансовый отчет по всем тратам сотрудников.
Бизнес-карты от Тинькофф
Бесплатно выпустим карты к вашему расчетному счету. Обслуживание бесплатное, а при регулярных тратах можно не платить за обслуживания счета.
- Все траты отражаются в личном кабинете
- Ограничение трат по лимитам и категориям для сотрудников
- Детализированные чеки
- Валютные бизнес-карты
- Виртуальные карты
Требования по формированию Сокращенной заявки изложены в новом пункте 9.31 Порядка № 8н.
Бюджетное учреждение формирует Сокращенную заявку отдельно на оплату каждого денежного обязательства.
В наименовании формы указывают номер. Бюджетное учреждение самостоятельно присваивает номер.
Заголовочную часть формы документа заполняют в обычном порядке. Здесь указывают:
– дату, на которую сформирован документ;
– наименование получателя бюджетных средств или администратора источников финансирования дефицита бюджета, формирующего Сокращенную заявку;
– код главы по бюджетной классификации в поле «Глава по БК» кодовой зоны Сокращенной заявки;
– «федеральный бюджет» (если учреждение является участником бюджетного процесса федерального уровня) или наименование соответствующего бюджета (если учреждение является участником бюджетного процесса субъекта Российской Федерации или муниципального образования) – в поле «Наименование бюджета».
Раздел 1 «Реквизиты документа»
По строке «Вид средств» указывают, за счет каких средств должна быть произведена кассовая выплата. Это могут быть средства бюджета, средства от приносящей доход деятельности, средства дополнительного бюджетного финансирования, средства для финансирования мероприятий по оперативно-разыскной деятельности, средства, поступающие во временное распоряжение бюджетных учреждений.
В строке «Документ-основание» указывают реквизиты договора или госконтракта, если такие документы существуют. Далее могут быть указаны реквизиты другого документа, подтверждающего возникновение денежного обязательства, для оплаты которого представляют данную Сокращенную заявку. Перечень документов-оснований приведен в подпункте 15 пункта 5 Порядка санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета, утвержденного приказом Минфина России от 1 сентября 2008 г. № 87н. Это могут быть счет, акт выполненных работ, счет-фактура. В последнем случае в поле «Документ-основание» пишут его наименование.
Далее заполняют поле «Назначение платежа». Когда Сокращенную заявку формируют для пополнения счета № 40116 «Средства для выплаты наличных денег бюджетополучателям» для дальнейшей выдачи наличных денег уполномоченному подразделению, в этом поле указывают наименование этого уполномоченного подразделения.
В графе «Код по БК» указывают код, по которому учреждение-плательщик отразит расходование бюджетных средств, произведенное данным платежом. То есть это код расходов. Указываемый в этой графе код бюджетной классификации должен соответствовать действующим кодам. Эту графу не заполняют, если кассовую выплату производят за счет средств, поступающих во временное распоряжение бюджетного учреждения.
Как мы уже говорили выше, сумма, отраженная в Сокращенной заявке, может быть только в рублях.
В графе 3 «Учетный номер бюджетного обязательства» отражают номер, который ОФК присвоил обязательству, подлежащему оплате в соответствии с данной Сокращенной заявкой, при постановке его на учет. При этом учетный номер бюджетного обязательства должен соответствовать номеру бюджетного обязательства, учтенному на лицевом счете получателя бюджетных средств, для исполнения которого формируется Сокращенная заявка. При первичном присвоении номера обязательству при регистрации Сокращенной заявки (без предварительной регистрации самого бюджетного обязательства) это поле заполняет сотрудник ОФК.
В графе 4 «Признак авансового платежа» пишут «Да», если это авансовый платеж, в противном случае – «Нет».
В графе 5 «Вид платежа» указывают «электронно» или «почтой».
В графе 6 «Очередность платежа» указывают очередность, установленную в пункте 2 статьи 855 Гражданского кодекса РФ. Например, списание по платежным документам, которое следует произвести в порядке календарной очередности, относится к шестой очереди. Поэтому в Сокращенной заявке на такой платеж в поле «Очередность платежа» пишут «6».
Раздел 2 «Реквизиты контрагента»
В поле «Наименование юридического лица, Фамилия И.О. физического лица» указывают наименование (фамилию, имя, отчество) контрагента. Если контрагент является участником бюджетного процесса, лицевой счет которого открыт в Федеральном казначействе (ОФК), в этом поле указывают полное или сокращенное наименование Федерального казначейства (органа Федерального казначейства), а в скобках – полное или сокращенное наименование бюджетополучателя и номер его лицевого счета.
В графах 1 «Наименование банка», 2 «БИК», 3 «Корреспондентский счет» указывают реквизиты банка, в котором открыт счет контрагента.
Раздел 3 «Реквизиты налоговых платежей»
Этот раздел заполняют в случае оформления Сокращенной заявки с целью перечисления налогов и страховых взносов.
При заполнении поля «Код статуса налогоплательщика» следует руководствоваться Правилами указания информации, идентифицирующей лицо или орган, оформившие расчетный документ, на перечисление налогов, сборов и иных платежей в бюджетную систему Российской Федерации. Эти правила утверждены приказом Минфина России от 24 ноября 2004 г. № 106н «Об утверждении правил указания информации в полях расчетных документов на перечисление налогов, сборов и иных платежей в бюджетную систему Российской Федерации» (далее – Приказ № 106н). Например, если платеж перечисляет налогоплательщик (плательщик сборов) – юридическое лицо, то указывают код «01», если налоговый агент – «02», сборщик налогов и сборов – «03».
В графе 1 «Код по БК» отражают код бюджетной классификации, по которому получатель средств отразит поступление данного платежа в бюджетную систему. То есть это код дохода.
В графе 2 «Код по ОКАТО» пишут код по Общероссийскому классификатору административно-территориальных образований получателя платежа.
При заполнении графы 3 «Основание платежа» также следует обратиться к Приказу № 106н. Поле «Основание платежа» имеет два знака и может принимать следующие значения:
– «ТП» – платежи текущего года;
– «ЗД» – добровольное погашение задолженности по истекшим налоговым периодам при отсутствии требования об уплате налогов (сборов) от налогового органа;
– «ТР» – погашение задолженности по требованию налогового органа об уплате налогов (сборов);
– «РС» – погашение рассроченной задолженности;
– «ОТ» – погашение отсроченной задолженности;
– «РТ» – погашение реструктурируемой задолженности;
– «ВУ» – погашение отсроченной задолженности в связи с введением внешнего управления;
– «ПР» – погашение задолженности, приостановленной к взысканию;
– «АП» – погашение задолженности по акту проверки;
– «АР» – погашение задолженности по исполнительному документу.
В графе 4 «Налоговый период» указывают период времени, за который исчислена сумма налога (взноса), подлежащая уплате.
В графах 5 «Номер документа-основания» и 6 «Дата документа-основания» отражают номер и дату документа-основания на перечисление средств в оплату налоговых платежей. При перечислении налогов, а также страховых взносов, исчисленных учреждением, эти графы могут оставаться незаполненными. А если налоги и взносы начислены на основании актов ревизии или проверки, то в графах указывают реквизиты этих документов.
Сведения в графе 7 «Тип платежа» кодируют следующим образом:
– «НС» – уплата налога или сбора;
– «ПЛ» – уплата платежа;
– «ГП» – уплата пошлины;
– «ВЗ» – уплата взноса;
– «АВ» – уплата аванса или предоплата;
– «ПЕ» – уплата пени;
– «ПЦ» – уплата процентов;
– «СА» – налоговые санкции, установленные Налоговым кодексом РФ;
– «АШ» – административные штрафы;
– «ИШ» – иные штрафы, установленные законодательными или иными нормативными актами.
Обращаем внимание, что в тексте Приказа № 15н допущена опечатка. Раздела 4, на который в Приказе № 15н имеется ссылка, в Сокращенной заявке нет.
Оформление приемки Сокращенной заявки
органом Федерального казначейства
Сотрудник ОФК ставит на Сокращенной заявке отметку о регистрации Сокращенной заявки. При этом указывают номер Сокращенной заявки, присвоенный в Федеральном казначействе или органе Федерального казначейства. Заявку подписывает работник ОФК, ответственный за обработку документа. Он также указывает свой номер рабочего телефона и свою должность, расшифровывает подпись, указывая инициалы и фамилию.
В отметке ОФК об обработке Сокращенной заявки указывают дату обработки документа.
Приведем два примера заполнения Сокращенной заявки.
Пример 1. Управление Федеральной налоговой службы по Энскому краю и филиал ФГУП Почта России 22 декабря 2009 г. заключили договор № 3504Х-2009/4 на оказание услуг по приему и пересылке почтовой корреспонденции. 17 февраля 2010 г. филиал ФГУП выставил счет № 002528.
Для оплаты счета Управление ФНС оформило Сокращенную заявку на кассовый расход и представило его в отделение Федерального казначейства по г. Энску. Оплату производят за счет средств федерального бюджета.
Пример Сокращенной заявки, оформленной в данном случае, приведен на с. 57.
Пример 2. Федеральное государственное учреждение здравоохранения «Медико-санитарная часть Управления внутренних дел» перечисляет налог на имущество за май 2010 г. Поскольку платеж налоговый, в Сокращенной заявке на кассовый расход заполнен раздел 3. Документов-оснований нет, поэтому их не указывают.
Оплату налога производят за счет средств от приносящей доход деятельности.
Пример Сокращенной заявки, составленной на перечисление налога на имущество, приведен на с. 58.
Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!
Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.
В бухгалтерском и налоговом учете признать доходы и расходы можно двумя способами.
Первый из них — метод начисления. Он связан с периодом фактического проведения хозяйственной операции. Учесть соответствующий доход или расход нужно в дату его возникновения по документам или в дату передачи сырья, оказания услуг, то есть в момент, когда доход или расход был начислен.
Второй вариант — кассовый метод. При его использовании признать доходы или расходы следует в периоде, когда произошел факт оплаты, то есть когда деньги поступили или покинули кассу или рассчетный счет или когда организация получила или передала иное имущество.
На практике чаще всего компании ведут учет первым способом, следуя указаниям бухгалтерских стандартов и Налогового кодекса. Считается, что признание доходов и расходов по факту отгрузки наиболее точно отражает результат работы бизнеса. Однако иногда предприятия могут или даже обязаны учесть расходы по факту оплаты.
Главное преимущество кассового метода — сокращение кассовых разрывов: исключается ситуация, когда компания должна уплатить налог, а денежные средства еще не поступили.
Кому можно вести налоговый учет доходов и расходов кассовым методом
Чаще всего на кассовый метод переходят плательщики УСН. Выбора такие компании не имеют: вести учет поступлений и затрат по отгрузке им нельзя. Некоторые организации на ОСНО также имеют право признавать доходы и расходы по факту оплаты при расчете налога на прибыль. Главное условие — величина средней выручки без учета НДС за предыдущие четыре квартала в каждом из них не должна превышать один миллион рублей.
Кому нельзя применять кассовый метод даже при соблюдении лимита выручки (ст. 273 НК РФ):
- банки;
- кредитные потребительские кооперативы;
- микрофинансовые организации;
- компании — контролирующие лица КИК;
- компании, ведущие деятельность по добыче углеводородного сырья на новом морском месторождении.
Еще одно ограничение для перечисленных организаций — запрет на заключение договоров доверительного управления имуществом, договоров простого или инвестиционного товарищества.
Когда можно применять кассовый метод в бухгалтерском учете
Если говорить о бухгалтерском учете, в законодательстве указан ряд организаций, которые могут вести его упрощенным способом. Только таким предприятиям разрешается учитывать доходы и расходы в момент проведения платежа. К ним относятся малые предприятия, некоммерческие организации и компании со статусом участников проекта «Сколково». Есть некоторые исключения:
- компании, отчетность которых подлежит обязательному аудиту;
- кооперативы (жилищные, жилищно-строительные, кредитные);
- компании госсектора;
- микрофинансовые организации и др.
Способ признания доходов и расходов нужно обязательно закрепить в учетной политике. Если компания может применять способ учета по оплате и в бухгалтерском учете, и в налоговом, это значительно упростит документооборот в компании.
Когда можно перейти на кассовый метод
Компания может перейти на учет доходов и расходов по факту оплаты при соблюдении ограничения по выручке, начиная с 1 января следующего налогового периода. Вновь зарегистрированная фирма имеет право сразу применять такой способ учета. Это целесообразно, если в первое время работы ожидаются небольшие поступления.
Пример. Компания ООО «Янтарь» на режиме ОСНО планирует перейти на кассовый метод учета с 1 января 2020 г. Ее выручка без НДС в каждом квартале 2019 г. составляла:
1 квартал 2019 — 0,55 млн рублей;
2 квартал 2019 — 1,37 млн рублей;
3 квартал 2019 — 1,21 млн рублей;
4 квартал 2019 — 0,62 млн рублей.Средняя выручка в нашем случае составила 0,94 млн руб. Это означает, что ООО «Янтарь» может признавать доходы и расходы по мере их оплаты.
Учет доходов при кассовом методе
Компания имеет право признать доходы в момент поступления оплаты наличными в кассу или на расчетный счет. При расчетах с помощью обмена дата получения дохода — это день поступления актива в организацию.
Одна из особенностей учета по факту оплаты — признание в качестве дохода полученного аванса. Как быть в ситуации, когда аванс требуется вернуть? - например, при расторжении договора с контрагентом и отказе от поставки товаров или услуг нашей фирмы. В таком случае Налоговый кодекс разрешает вычесть эти поступления из общей суммы доходов.
Учет расходов при кассовом методе
Факт оплаты — ключевое событие в кассовом методе. Под оплатой в рамках признания расходов понимается прекращение встречного обязательства перед продавцом. Отток средств должен быть обязательно связан с товарами, работами или услугами, которые приобретаются фирмой.
При признании отдельных видов расходов есть и дополнительные условия. Например, для компаний на ОСНО расходы на материалы и сырье можно учесть только по мере их отправки в производство. Амортизацию можно учесть, только если амортизируемое имущество оплачено и используется в производстве. Для организаций на упрощенке есть ограничение по учету расходов на товары для перепродажи: такие затраты списываются по мере реализации продукции.
Когда в расходах можно учесть аванс, выданный фирмой контрагенту? Даже если компания работает на кассовом методе, такой платеж признать расходом нельзя. Таким образом, учет предоплаты поставщикам на практике производят в момент отгрузки товара или оказания услуг/проведения работ.
Что будет, если организация нарушает условия
При учете кассовым методом компания должна постоянно контролировать соблюдение лимита доходов. Если предельное значение за последние четыре квартала превышено, нужно перейти на метод учета по отгрузке в текущем налоговом периоде. Так же следует поступить при заключении договора доверительного управления, создании простого или инвестиционного товарищества.
При возврате к методу начисления возникает либо переплата по налогу на прибыль, либо недоимка. Придется пересчитать сумму налога и представить уточненную налоговую декларацию. При недоимке следует погасить возникшие обязательства перед бюджетом. Если не выполнить указанные требования, компании грозят штрафы от налоговой.
Автор статьи: Валерия Текунова
Учитывайте доходы и расходы кассовым методом в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия. Легко ведите учет, начисляйте зарплату, автоматически формируйте отчетность и отправляйте ее онлайн. Сервис напомнит о важных задачах и датах, обновляется автоматически, доступен из любого места, где есть интернет. Протестируйте возможности Контур.Бухгалтерии бесплатно в течение 14 дней.
Читайте также: