Расходы на стирку белья при усн

Опубликовано: 22.04.2024


Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.


Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

ООО применяет УСН 15% (объект налогообложения - "доходы, уменьшенные на величину расходов"). В офис приобретаются различные хозяйственные товары (бумага, средства для мытья, мыло, салфетки и т.д.). Кроме того, при изменении места нахождения (смена офиса) были потрачены денежные средства на приобретение коробов для перевозки документов, а также различные товары (мешки для мусора, тазы, стеклоочистители и т.д.).
Можно ли учесть указанные расходы как расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы?


Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация может учесть при исчислении налоговой базы по УСН в составе материальных расходов затраты на приобретение хозяйственных товаров при должном документальном подтверждении.

Обоснование вывода:
Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения (далее - УСН), выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы учитывают расходы, предусмотренные п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Причем перечень указанных расходов является исчерпывающим (письма Минфина России от 26.05.2014 N 03-11-06/2/24963, от 15.03.2013 N 03-11-06/2/7978, от 20.12.2012 N 03-11-06/2/147).
В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при определении объекта налогообложения такие налогоплательщики могут уменьшить полученные доходы на материальные расходы. Такие расходы принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (экономическая обоснованность и документальное подтверждение), и в порядке, предусмотренном ст. 254 НК РФ для исчисления налога на прибыль организаций (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
При этом в соответствии с положениями ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (письмо Минфина России от 18.04.2018 N 03-11-11/25792). При этом учитываются только те расходы, которые произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (письмо Минфина России от 01.04.2016 N 03-11-06/2/19138).
Перечень расходов, которые относятся к материальным, установлен в ст. 254 НК РФ. На основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ к материальным расходам, в частности, относятся затраты налогоплательщика на приобретение материалов, используемых на производственные и хозяйственные нужды (проведение испытаний, контроля, содержание, эксплуатацию основных средств и иные подобные цели) (письмо Минфина России от 12.05.2014 N 03-11-11/22089).
Минфин России в письме от 01.09.2006 N 03-11-04/2/182 разъяснил, что расходы налогоплательщиков на приобретение хозяйственных товаров и бытовой химии (туалетной бумаги, одноразовых бумажных полотенец, салфеток, туалетного мыла, губок для посуды, салфеток, чистящих средств и т.д.) относятся к расходам на хозяйственные нужды. В этой связи указанные обоснованные и документально подтвержденные расходы уменьшают налоговую базу при применении УСН (смотрите также письма Минфина России от 13.07.2017 N 03-11-06/2/44773, от 14.01.2005 N 03-03-02-04/1/7, от 20.12.2004 N 03-03-02-04/1/91, УМНС по г. Москве от 30.04.2003 N 21-09/23427).
Таким образом, организация вправе учесть при исчислении налоговой базы по УСН в составе материальных расходов затраты на приобретение хозяйственных товаров (бумаги, средств для чистки и мытья (в том числе стекол), мыла, салфеток, мешков для мусора, тазов, коробов для перевозки документов и т.д.) при должном документальном подтверждении.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Учет материалов при УСН;
- Энциклопедия решений. Материальные расходы при УСН.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter


7 МИН

Как ИП сэкономить на УСН «доходы минус расходы»

Упрощённая система налогообложения (УСН, «упрощёнка») — самый популярный налоговый режим для малого бизнеса. Уже по названию понятно, что этот форма существенно упрощает жизнь предпринимателя. А на УСН «доходы минус расходы» можно ещё и экономить. Рассказываем как.


УСН подходит практически всем ИП. Один налог заменяет сразу три: на имущество, на прибыль и НДС. А отчитываться нужно всего раз в год.

УСН бывает двух видов. В первом объектом налогообложения выступают доходы ИП. Ставка в этом случае — 6 %. Во втором виде для расчёта используют разницу доходов и расходов. Процентная ставка налога — от 5 до 15 %. Точную цифру определяет региональное законодательство.

Первое, что должен просчитать предприниматель — выгодность налогового режима. Если расходы вашей компании превышают доходы на 60 %, то «доходы минус расходы» — идеальный вариант. Если же расходы ниже, то эта налоговая система невыгодна, лучше выбрать УСН «доходы» и платить 6 %.

Если ИП использует УСН «доходы минус расходы», сумма налога не может быть ниже 1 % от общей суммы доходов: это минимальная ставка. Даже если год был убыточным, выплачивать налог всё равно придётся.

Как рассчитать УСН «доходы минус расходы»

Для расчёта потребуются два показателя: доходы и расходы. Доходы — это поступления от предпринимательской деятельности.

Расходы должны соответствовать ряду условий, указанных в статье 346.16 Налогового кодекса РФ.

Они должны быть экономически обоснованы, то есть направлены на получение дохода в рамках видов деятельности бизнеса. Расходами не будут считаться покупка шубы для руководителя или мягкой игрушки для ребёнка сотрудника

Нужны документы, подтверждающие расходы: кассовый чек, платёжное поручение, накладная, акт выполненных работ и так далее

Расходы должны быть закрытыми: оплачено то, что вы получили в полной мере, предоплата за услугу или продукт расходом не считается

Как обосновать спорные расходы

Некоторые траты имеют спорный характер. К примеру, мобильный телефон мог быть куплен как для рабочих нужд, так и для личного пользования. В этом случае бухгалтеры рекомендуют прикладывать к отчёту о расходах пояснительную записку с подробным описанием, для чего и кем используется этот телефон, а также копию технического паспорта, где указана область использования. Не лишними будут выпущенный перед покупкой приказ (распоряжение) об использовании телефона и соглашение о передаче имущества сотруднику.

Не исключено, что налоговая служба не согласится с некоторыми расходами и пояснительные записки не смогут убедить сотрудников ФНС в правомерности трат. Сумма непризнанных расходов будет добавлена в налогооблагаемую базу, сумма доходов возрастёт, а значит, увеличится и сам налог.

Если налог не будет уплачен в нужное время, согласно п. 4 ст. 75 НК РФ , придётся платить пени 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки. Для ООО с 31 дня просрочки ставка увеличивается до 1/150. За неоплаченный итоговый налог предприятие получает штраф 20 % от суммы неуплаты ( ст. 122 НК РФ ). А если ФНС сочтёт, что просрочка была допущена умышленно, штраф вырастет до 40 %.

В случае неуплаты налоговая служба может выставить требование к счёту компании в банке либо взыскать задолженность через судебных приставов. Чтобы оспорить требования налоговой, нужно обратиться с иском в арбитражный суд.

Что может снизить сумму налога на УСН «доходы минус расходы»

Страховые взносы

ИП выплачивает фиксированные страховые взносы. На УСН «доходы минус расходы» они включаются в состав расходов и уменьшают налогооблагаемую базу. Важно выплачивать взносы до 31 декабря, когда кончается налоговый период. Если делать это ежеквартально, потом можно будет пересчитать годовой налог в сторону уменьшения и либо вернуть оставшиеся при перерасчёте деньги, либо оставить их в счёт дальнейших налоговых выплат.

Убытки

Если ранее компания терпела убытки, то можно уменьшить налогооблагаемую базу на их сумму. Прошлый год был убыточным — в следующем году вычитайте убыток из доходов. Специально доказывать эту строчку «расходов» не придётся, она отражается в книге учёта доходов и расходов (КУДиР) и в налоговой декларации. Но если текущий период снова прошёл без прибыли, учитывать прошлогодние убытки нельзя.

Личное имущество

Личное имущество также может помочь в экономии на «упрощёнке». В бухгалтерском учёте есть понятие «основные средства» — это материальные объекты стоимостью более 100 тысяч рублей с учётом издержек на приобретение, которые нужны компании для производства продукции, оказания услуг или управленческих нужд ( п. 1 ст. 257 НК РФ ). Если предприниматель использует такое имущество для своей работы, а не для последующей перепродажи, его можно учитывать в составе основных средств ИП.

К примеру, бизнесмен занимается интернет-торговлей. Компьютер нужен ему для предпринимательской деятельности, поэтому его учитывают в составе основных средств ИП. Игровая приставка, подключаемая к компьютеру, к таким средствам не относится.

Важно: если компьютер был куплен до того, как гражданин стал ИП, налоговая служба не признает его расходом предприятия.

«Упрощенцы» могут списать расходы согласно строго ограниченному перечню. И даже если расходы, казалось бы, можно отнести на конкретный пункт в списке, возникают проблемы с их экономической целесообразностью. В статье мы рассмотрим некоторые виды распространенных расходов, которые при УСН проблематично принять к учету.

Итак, вы выбрали «доходы минус расходы».

Все организации и индивидуальные предприниматели, переходящие на УСН, должны в первую очередь выбрать объект налогообложения. О том, что выгоднее - «доходы» или «доходы минус расходы», - мы писали в «ПБ» № 3, 2011 на стр. 80 — 82. Допустим, «доходно-расходная» УСН оказалась предпочтительнее, и фирма начала применять данный спецрежим.

Сразу выделяется плюс: налоговую базу можно занизить на сумму произведенных расходов. И разумеется, любой бизнесмен стремится уменьшить «упрощенный» налог по максимуму. Тут же возникают проблемы.

Сначала выделим общие проблемы, которые подстерегают всех.

Большая часть расходов уходит на контрагентов. Следовательно, чтобы недобросовестный партнер не «подставил» компанию, следует проверить о нем хотя бы минимальные сведения. То есть, выражаясь официальным языком, применить принцип должной осмотрительности.

Это важно

Следует всегда узнавать хотя бы минимальные данные о контрагентах, в пользу которых производятся расходы. Особый упор необходимо сделать на представителей малого бизнеса, то есть на «вмененщиков» и «упрощенцев».

Следует произвести следующие действия:

  • проверить, зарегистрирован ли контрагент в ЕГРЮЛ и ЕГРИП;
  • если деятельность контрагента подлежит обязательному лицензированию, то проверить наличие у него действующей лицензии;
  • по возможности узнать, нет ли у партнера «массового» учредителя (то есть лица, являющегося учредителем сразу нескольких организаций).

Если не выполняется первое или второе условие, то следует немедленно отказаться от всех связей с таким контрагентом. Расходы в пользу такого партнера, скорее всего, налоговые органы откажут принимать к учету, и доказать отсутствие злонамеренных связей с недобросовестным контрагентом можно только в судебном порядке. И проблемы с расходами — еще не самое страшное. Налоговые органы могут заподозрить «упрощенца» в махинациях с использованием «фирмы-однодневки». И проблемы тогда могут возникнуть еще более серьезные.

Вообще за связь с «однодневкой» обвинению может подвергнуться любая фирма. Однако налогоплательщики, применяющие УСН, находятся на «особом прицеле». Дело в том, что они являются представителями малого бизнеса. А «однодневки» обычно как раз бывают малыми фирмами.

Кроме того, малый бизнес подвергается меньшему количеству контрольных мероприятий, чем крупные предприятия. Поэтому, когда налоговая проверка наконец наступит, инспекторы постараются обязательно выявить нарушения.

Сразу стоит позаботиться о тщательной документации всех операций, которые ведут к расходам «упрощенца». Но даже если абсолютно все документы в порядке, налоговые органы могут заявить об экономической нецелесообразности расходов.

Подтверждаем экономическую целесообразность

Рассмотрим некоторые ситуации, в которых налоговые органы могут обвинить фирму в экономической необоснованности расходов.

При приобретении основных средств налоговые инспекции часто сомневаются в их экономической целесообразности. Поэтому контролеры могут отказать «упрощенцам» в признании расходов на покупку имущества. Впрочем, такие случаи происходят не только у фирм, состоящих на УСН, но и у других налогоплательщиков.

Особые правила

Общеустановленного понятия «экономическая целесообразность» не существует. Поэтому можно приводить любые доводы в пользу необходимости затрат. Главное — доказать инспекции или суду, что расходы направлены на функционирование или совершенствование экономической деятельности.

Действительно ли основное средство используется в деятельности, приносящей доход? Данный вопрос может явиться причиной спора с контролерами и даже дойти до суда. В суде налогоплательщику рекомендуется грамотно доказать, что имущество действительно необходимо для его бизнеса. Например, если фирма купила автомобиль, то можно привести аргумент, что заказчики находятся в различных населенных пунктах, поэтому без машины не обойтись. Подобное решение в пользу налогоплательщика содержится, например, в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 19 февраля 2009 г. № Ф04-866/2009(536-А03-27).

Споры об экономической целесообразности расходов возникают и в отношении ремонта основных средств, производимого арендатором или арендодателем. Если ремонтом занимается арендодатель, то инспекторы могут заявить, что расходы на ремонт объектов должны лежать на плечах арендатора, поэтому арендодателю учитывать такие затраты неправомерно. В данном случае мы рекомендуем подробно прописать в договоре аренды, на кого ложится обязанность по ремонту и различным улучшениям основных средств. Тогда в качестве доказательств можно предъявить договор аренды, а также документы, связанные с ремонтом (договоры подряда на ремонт основных средств, сметы расходов, справки о стоимости выполненных работ, счета-фактуры и т. д.). Если придется судиться с налоговой инспекцией, то фирма, скорее всего, выиграет дело. Положительное решение содержится в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 28 декабря 2009 г. № А45-8513/2009.


Расходы на уборку офиса и территорий

Ни одна организация не обойдется без регулярной уборки своих помещений и территорий. При этом фирма как покупает товары (чистящие и моющие средства, мешки для мусора и т. д.), так и платит за услуги. Но могут ли «упрощенцы» принять расходы на поддержание чистоты к налоговому учету?

К сожалению, данные расходы прямо не поименованы в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. Но это не означает, что их нельзя списать.

Следует помнить, что при УСН можно принять к учету материальные расходы, перечень которых приведен в пункте 1 статьи 254 Налогового кодекса. Так, к материальным расходам относятся затраты на приобретение материалов, используемых в производственных и хозяйственных нуждах (подп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). Различные товары для уборки и поддержания чистоты вполне подходят под такое определение.

Доказательством может служить довольно старое, но по-прежнему актуальное письмо Минфина России от 1 сентября 2006 г. № 03-11-04/2/182. В нем финансисты разрешили организации учитывать расходы на приобретение хозяйственных товаров и бытовой химии.

Значит, расходы на товары, предназначенные для уборки и поддержания чистоты, принимать к учету можно, а если приобретаются услуги? В случае, когда в штате есть персонал, занимающийся уборкой, проблем нет, так как расходы относятся к заработной плате сотрудникам. А если организация приобретает услуги сторонних фирм, то соответствующие расходы опять же являются материальными (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). В данной норме речь идет о затратах на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями.

Гораздо сложнее дела обстоят с уборкой и благоустройством территорий, прилегающих к офису. Без данных действий не обойдется практически ни одна фирма. Зимой надо убирать снег, летом желательно облагородить газоны и дорожки, а с мусором нужно бороться круглый год.

К сожалению, Минфин России запретил «упрощенцам» списывать расходы на уборку и благоустройство прилегающих территорий (письмо от 22 октября 2010 г. № 03-11-06/2/163). Финансисты кратко отметили, что данные расходы отсутствуют в закрытом перечне, поэтому их нельзя принимать к учету.

Чтобы сэкономить на налоге, фирма может обратиться в суд. Есть вероятность, что арбитры примут сторону налогоплательщика. Прецедент есть с расходами по вывозу отходов. ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 28 мая 2008 г. № Ф08-2886/2008 указал, что отходы производства и потребления должны быть нейтрализованы. Того требует статья 22 Федерального закона от 30 марта 1999 г. № 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения». Поэтому с экономической обоснованностью затрат на вывоз отходов проблем нет. Значит, данные расходы можно списать как материальные.

Расходы на благоустройство труда

Чтобы сотрудникам хорошо работалось на своих местах, работодателям приходится нести расходы. Во-первых, существуют противопожарные, санитарные и иные требования, которые необходимо соблюдать. Во-вторых, многие работодатели не ограничиваются минимумом, а покупают для сотрудников кулеры с питьевой водой, вентиляторы, обогреватели, кондиционеры и иную технику. Можно ли принять к учету соответствующие расходы?

К сожалению, Минфин России опять дает отрицательный ответ. В письме от 26 января 2007 г. № 03-11-04/2/19 финансисты запретили «упрощенцам» учитывать расходы на питьевую воду и обогреватели. Причина та же самая — отсутствие данных расходов в закрытом перечне.

Анализируя арбитражную практику, можно найти решения судов в пользу налогоплательщиков (например, в постановлении ФАС Уральского округа от 6 октября 2008 г. № Ф09-7032/08-С3, где речь идет опять же о питьевой воде). Но помогут ли служители Фемиды любой фирме, неизвестно. А если налогоплательщик, применяющий УСН, решит списать затраты на приобретение товаров для благоустройства рабочих мест, то споров с инспекцией по-любому не избежать.

Внимание!

Будьте готовы к тому, что все расходы на поддержание чистоты и порядка, а также на создание комфортных условий труда контролеры признают экономически нецелесообразными. Не остерегайтесь обращаться в вышестоящие налоговые инстанции и суд, чтобы отстоять свою позицию.

Расходы на лицензирование и сертификацию

Некоторые виды деятельности подлежат обязательному лицензированию (ст. 17 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 128-ФЗ), что, естественно, влечет затраты. Могут ли «упрощенцы» учесть в налоговой себестоимости расходы, связанные с получением лицензии?

В первую очередь к данным расходам относится государственная пошлина. Здесь споры вряд ли возникнут. Госпошлина является сбором, установлена она Налоговым кодексом, а все суммы налогов и сборов идут в «упрощенную» налоговую базу (подп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Однако за одну лишь пошлину лицензию не дадут. Ведь для получения лицензии требуется соответствовать определенным критериям, установленным для каждого вида деятельности. Во многих случаях фирмам необходимо провести разнообразные экспертизы, обследования и прочие процедуры. Для этого нужна помощь сторонних организаций, так что без дополнительных расходов не обойтись. Можно ли их включить в налоговую базу?

Ответ положительный, и для таких расходов введен специальный подпункт 30 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса. Однако следует помнить о двух условиях:

  • экспертизы и обследования должна проводить специализированная организация;
  • наличие документов, полученных в результате данных процедур, должно быть обязательным для получения лицензии.

То есть если организация перестраховывается и платит сторонним лицам за проверки и экспертизы, не обусловленные законодательством, то соответствующие расходы нельзя принять к учету при УСН.

Многих «упрощенцев» также подстерегает такая процедура, как сертификация товаров или подтверждение соответствия. Расходы на такие действия можно принять к учету без проблем (подп. 26 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Причем, в отличие от предыдущего случая, не имеет значения, является ли сертификация обязательной или добровольной. Указаний на этот счет в упомянутом подпункте не существует.

До 2011 года налогоплательщики, применяющие УСН и уплачивающие взносы в саморегулируемые организации, не могли списать данные взносы, поскольку о них не говорилось в закрытом перечне расходов. Теперь же ситуация, к счастью, изменилась, и «упрощенцы» списывают расходы на взносы в СРО на основании подпункта 32.1 пункта 1 статьи 346.16 Налогового кодекса.

Расходы на ведение бухгалтерского учета

По общему правилу, «упрощенцы» не ведут бухгалтерский учет (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако на практике данное правило часто не выполняется. Например, хозяйственным обществам нужно вести бухучет в первую очередь ради собственных акционеров и вкладчиков.

Фирмы, состоящие на УСН, то есть субъекты малого предпринимательства, часто прибегают к бухгалтерским услугам сторонних фирм. Налоговые органы могут отказать в признании расходов в пользу бухгалтерских организаций. Аргументы будут таковы: раз «упрощенец» не должен вести бухучет, то расходы на его ведение нецелесообразны.

Однако данный довод неверен. Нельзя говорить, что «упрощенец» не должен вести бухучет. Он может его не вести, но никто же ему не запрещает. А затраты на бухгалтерские услуги между тем прямо присутствуют в перечне расходов, признаваемых при УСН (подп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Кстати, если на организацию возложена обязанность публиковать свою бухгалтерскую отчетность, то расходы на такую публикацию также подлежат налоговому учету (подп. 16 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Опасный момент

Налогоплательщики, состоящие на УСН, грубо говоря, лишь «на бумаге» освобождены от ведения бухгалтерского учета. Поэтому расходы на бухгалтерские услуги экономически обоснованы, и данный вывод при возникновении проблем следует отстаивать.

Что нельзя принять к учету

И напоследок мы расскажем, какие расходы однозначно нельзя принять к учету. Это расходы, которые предприниматели или учредители тратят из прибыли на свои цели. Например, оплачивают себе транспорт, ремонтируют личную недвижимость. Правило простое: если расходы никоим образом не связаны с предпринимательской деятельностью, то к учету их принять нельзя. В любом ином случае, если расходы направлены на функционирование бизнеса, рекомендуется их включать в налоговую базу по УСН. При этом не обойтись без споров с налоговой инспекцией, но шанс отстоять свою позицию есть.

Е. Сатаев, редактор-эксперт

В прошлых статьях мы рассказали об упрощенке 6%— самой популярной системе налогообложения. А теперь начинаем говорить об упрощенке 15%.

Особенность УСН 15% в том, что налоги надо платить с разницы между доходами и расходами. Получается, чем больше потратили, тем меньше налог. Но есть подвох.

Это статья для предпринимателей. Если вы бухгалтер и знаете, что значит «учесть по Д 68 К 51», лучше почитайте другие наши статьи, в этой нам нечем вас удивить.

Дмитрий Гудович

Зачем возиться с расходами

Упрощенка 15% или «Доходы минус расходы» — один из вариантов упрощенной системы налогообложения. Ее особенность в расчете налога: в отличие от упрощенки 6% размер налога зависит от прибыли, а не от дохода.

Формула: (доходы минус расходы) * на налоговую ставку


Обычно налоговая ставка равна 15%, но есть регионы с пониженной ставкой, например в Санкт-Петербурге можно платить 7%. Ставка регионов — отдельная тема, поэтому для простоты будем считать примеры с 15%.

Упрощенку 15% используют ИП и компании, которые часто и помногу закупаются, например, магазины, ателье или кафе.

У Федора цветочный магазин. Он закупил цветы на 70 000 тысяч рублей и продал за 100 000.

Представим, что Федор на упрощенке 6%. Он платит налог с дохода: доход — сто тысяч, налог — 6000 или шесть процентов от ста тысяч.

Теперь посчитаем налог на упрощенке 15%. Налог — это разница между доходами и расходами, которую надо умножить на 15%. Получается, Федор платит 4500 рублей, он сократил налог почти в полтора раза.

Кажется, с упрощенкой 15% можно здорово сэкономить. Но есть подвох: не каждый расход снижает налог, для этого есть правила налоговой. Правила такие:

  • расходы помогают зарабатывать;
  • вы оплатили покупку;
  • есть подтверждающие документы о покупке;
  • расходы на покупку товара считаете, только когда его продали;
  • если оплачиваете основные средства, их надо запустить в работу. Основные средства — это имущество компании, которое стоит больше 40 000 рублей, используется минимум год и необходимо для прибыли.

Например, для завода основные средства — это станки и склад под готовые детали. Описание основных средств — на Консультанте-Плюсе и в 347.17 статье Налогового кодекса;

  • расход входит в список налоговой, это 346.16 статья Налогового кодекса.

    • Если налог сократить не на те расходы, налоговая это заметит и потребует доплатить налоги. А если решит, что это осознанная ошибка, будет штраф — 40% от недоплаченного налога.

    Чтобы вам не попасть на штрафы, мы разберемся с самыми спорными требованиями.

    Расходы помогают заработать

    Предприниматель вправе тратить деньги, как хочет: может купить Майбах для компании, подписаться на Космополитен или запастить макбуками для сотрудников. Но чтобы покупка сэкономила налог, покупка должна быть «экономически обоснованной». В переводе с языка налоговой — покупка помогает заработать.

    Давайте на примере магазина бытовой техники.

    У налоговой нет вопросов к расходам
    Придется доказывать обоснованность

    Покупка холодильников и микроволновок для перепродажи

    Покупка холодильника и микроволновки для сотрудников

    Аренда зала для семинара с клиентами

    Оплата интернета для магазина

    Оплата интернета для личного телефона сотрудника

    Покупка кассы для продавцов

    В целом, принцип такой: чем понятнее, как расход помогает заработать, тем больше шансов, что налоговая его примет.

    Налоговая не просто так пристает с доказательствами. Кажется, проблемы нет: если компания потратила деньги, значит, это кому-нибудь нужно. Даже если компания купила диван в офис за миллион. Может, компания так поднимает статус или ее клиенты отказываются сидеть на стульях из Икеи. Выходит, статусные диваны помогают заработать. Но нет.

    Проблема в том, что есть компании, которые злоупотребляют расходами и тратят деньги компании на себя. По договору компания купила диван для офиса, а на самом деле, диван стоит на даче директора.

    Как подстраховаться. Нет стопроцентного способа избежать вопросов налоговой, но есть советы, которые на практике выручали предпринимателей.

    Собрать документы. Если есть опасение, что налоговая не увидит связь расходов с прибылью, можно показать эту связь. Для этого надо доказать, что это запланированная покупка, а не спонтанное решение. Для доказательства подходят приказы, договоры и соглашения.

    У Артема магазин с техникой. Сотрудники часто общаются с клиентами по телефону, поэтому Артем оплачивает покупку телефона, сотовую связь и интернет.

    Для налоговой Артем сделал:

    • приказ, где написал, что сотрудники такого-то уровня получают телефон такой-то модели и с оплаченной связью и интернетом на такую-то сумму;
    • соглашение о передачи телефона сотруднику. В соглашении Артем пишет: ФИО сотрудника, модель и марку телефона, когда сотрудник получил телефон. Самое главное — в соглашении есть условие о материальной ответственности. Если сотрудник потеряет телефон, он купит его за свои деньги;
    • договор о корпоративной сотовой связи. Артем не просто переводит деньги на телефон сотрудника, а оплачивает корпоративную связь для корпоративной сим-карты.

    Критерии оценки налоговой — в статье на Деле

    Проверять партнера. Еще одна подстраховка — убедиться, что вы платите компании, которая не нарушает правила налоговой. Значит, компания не обнальщик, не однодневка, о компании верные сведения в реестре юрлиц или ЕГРЮЛ. В противном случае, налоговая не даст сократить налог на затраты.

    Индивидуальный предприниматель закупил товары у ООО «Торговый дом „Виола“» и «Юг-Сервис» и учел покупку в налогах.

    Налоговая проверила компании и решила, что сделка фиктивная. Компании не стояли на учете в налоговой, не арендовали место на рынке, а счета-фактуры оказались без нужных подписей.

    Налоговая отказалась принимать расходы и потребовала доплатить 269 811 рублей.

    Держать под рукой мнение Конституционного суда. Если налоговая отказывается принимать расходы, потому что не видит связь с прибылью, можно ей напомнить позицию Конституционного суда. В документе № 320-О-П суд пишет в духе:

    налоговая база должна оцениваться с учетом намерения налогоплательщика получить экономический эффект. При этом речь о намерениях, а не о ее результате.

    вам не обязательно увеличивать прибыль с помощью расходов, достаточно планировать, что это произойдет.

    Не факт, что налоговая примет позицию суда, но попробовать можно. За такое штрафы не берут.

    Есть случаи, когда компании пробуют обосновать расходы с помощью писем Минфина. Налоговая не всегда признает расходы на покупку питьевой воды для сотрудников или фильтры для воды. При этом Минфин это разрешает в письме N 03-03-06/1/43 от 31.01.2011.

    Письма Минфина почти не работают, потому что письма — это не нормативный и не законодательный акт, а лишь мнение, хоть и министерства. Поэтому налоговая не обязана прислушиваться к письмам.

    Расходы оплачены и есть документы с покупки

    С оплатой расходов всё просто: чтобы сократить налог на покупку машины, надо оплатить машину, а не только подписать договор на покупку. Есть нюансы с учетом рассрочки платежа или кредита, но это бухгалтерская грамота, пока не будем об этом.

    С документами для подтверждения тоже несложно. Обычно, это накладная или акт. Главное — хранить документы не меньше четырех лет, налоговая может их спросить в любой момент.

    Как подстраховаться. С подтверждением товаров обычно нет проблем — налоговую устраивает накладная. Трудности начинаются с подтверждением услуг.

    После оплаты услуги компании подписывают акт. Проблема в том, что налоговой мало одних актов, она всё равно может сомневаться в реальности покупки и подозревать обман. Для доказательства надежнее собрать дополнительные документы:

    • для оплаты сотовой связи. Лучше подготовить распечатку звонков и к ним записку: столько звонков по работе, таким-то компаниям, для таких-то целей;
    • перелета. Надо собрать посадочные талоны, электронные билеты, приказ о командировке; можно сделать фото-отчет с мероприятия, где был сотрудник или вы;
    • консультаций, например, бухгалтера, юриста или маркетолога. Если консультации разовые, можно дать расшифровку консультаций или отчет, типа: «Что изменилось в компании после консультации Петрова О. Ю».

    Если консультаций много и расшифровку каждой не сделать, можно придумать регулярный продукт. Например, пусть юрист присылает раз в месяц дайджест изменений в законах и шаблоны документов.

    Идея дополнительных документов такая: чем их больше, тем лучше. Не скупитесь на налоговую, она любит внимание.

    Расходы — в списке налоговой

    Налоговая определила список расходов, на которые можно сократить налоги. Список закрытый. Это значит, что если в нем нет пункта о представительских расходах или неустойки, эти расходы учитывать нельзя.

    Список налоговой — в 346.16 статье Налогового кодекса. Принцип работы со списком такой: вы включаете в расходы всё, что закупаете для перепродажи; и всё, из чего делаете продукт.

    Продаете цветы — включаете в расходы цветы, горшки, землю, фольгу и ленточки.

    Продаете пирожки с малиной, ваши расходы — это дрожжи, вода, мука, яйца, масло, малина.

    Расходы, которые нужны для продаж, например, машина, курсы для сотрудников, Фотошоп, скрепки — сверяете по таблице. Если нашли такой расход, учитываете при расчете налога, если нет — не включаете

    Чтобы было понятней, держите таблицу с типами расходов. Это не весь список, полный смотрите в гуглдоке.

    Елена Тарасова

    Все расходы, которые можно учесть при УСН «доходы минус расходы», перечислены в ст. 346.16 НК РФ. Но кроме списка разрешённых расходов, нужно знать правила их признания. Из-за обобщённых и размытых формулировок упрощенцы сталкиваются со множеством неурегулированных ситуаций, в которых цена ошибки — доначисление налога, пени и штрафы. Разберемся с правилами учёта расходов, в признании которых часто встречаются ошибки.

    • Расходы на борьбу с коронавирусом
    • Расходы на переподготовку кадров
    • Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля
    • Расходы на объекты интеллектуальной собственности
    • Расходы на внутренний туризм и отдых сотрудников

    Расходы на борьбу с коронавирусом

    Это новый вид расходов, который появился в 2020 году. В связи с ним п. 1 ст. 346.16 НК РФ в апреле дополнили пп. 39, который позволяет учесть на упрощёнке следующие расходы:

    • на покупку спецодежды, масок и перчаток для сотрудников;
    • покупку санитайзеров, термометров, лабораторного оборудования, обеззараживающих приборов;
    • дезинфекцию помещений.

    Внимание! Работодатели, которые за свой счёт тестировали сотрудников на коронавирусную инфекцию COVID-19 и антитела к ней, не могут учесть эти расходы при расчёте налога на УСН (Письмо Минфина от 23.11.2020 № 03-11-06/2/101770).

    Расходы на подготовку и переподготовку кадров

    При расчёте налога на УСН можно учесть расходы на обучение, если они соответствуют следующим требованиям (пп. 33 п.1 ст. 346.16 НК РФ):

    1. На обучение отправили сотрудников налогоплательщика (письмо Минфина от 09.08.2013 № 03-11-11/167).
    2. У образовательного учреждения есть лицензия.
    3. Договор заключён между образовательным учреждением и работодателем. Оплату по договору, оформленному на сотрудника, учесть в расходах нельзя (письмо Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2614).

    Расходы на обучение должны быть экономически обоснованы. Это значит, что обучаемый сотрудник должен применять полученные знания на своём рабочем месте. Например, организация оплатила курсы английского языка. По запросу налоговой, возможно, придётся пояснить, как работники будут использовать полученные знания. Если для общения с иностранными клиентами или подготовки документов, то расход обоснован. А если курсы задумывались как способ повысить привлекательность компании как работодателя, затраты нельзя включать в расходы.

    Расходы на компенсацию за использование личного автомобиля

    Основная трудность в учёте компенсаций за использование личного транспорта — правильное документальное оформление. Если выплачивать деньги без обоснования, возможны проблемы не только с расходами при УСН, но и с НДФЛ и страховыми взносами. Чтобы избежать ошибок, необходимо сделать следующее:

    1. С каждым сотрудником, получающим компенсацию, оформить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 188 ТК РФ).
    2. В соглашении закрепить порядок расчёта суммы компенсации, расход ГСМ (например, 5.5 л на 100 км).
    3. Продумать систему учёта использования автомобилей в служебных целях. Это могут быть путевые листы на поездки, общая ведомость учёта, в которой отражается дата, время убытия и прибытия, куда поехал, количество проеханных километров. Цель учёта — обеспечить возможность в конце месяца понять, сколько километров сотрудник проехал в служебных целях.
    4. Собрать чеки на ГСМ.

    Если всё оформлено верно, с выплаченных компенсаций не придётся платить НДФЛ и страховые взносы (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977, письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).

    Для целей налогообложения можно учесть расходы на компенсацию использования личного транспорта только в пределах норм (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

    • 1200 рублей в месяц для автомобилей с рабочим объёмом двигателя до 2 000 куб. см.;
    • 1500 рублей в месяц — для автомобилей с двигателем более 2000 куб. см.

    По мнению Минфина, в этот норматив входят ГСМ, ремонт, парковка и прочие расходы. Поэтому даже если вы установили ежемесячную компенсацию в большем размере, в расходах при УСН можно будет учесть только сумму в пределах лимита.

    Расходы на объекты интеллектуальной собственности

    Объекты интеллектуальной собственности перечислены в ст. 1225 ГК РФ. Это программы для ЭВМ, товарные знаки, аудиовизуальные произведения, полезные модели, базы данных и другое. Метод учёта затрат зависит от того, в какую статью НК РФ включен тот или иной объект.

    1. Нематериальные активы, которые будут использоваться более 12 месяцев (пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). После оплаты их можно включать в расходы равномерно, по отчётным периодам, до конца года, в котором был приобретён нематериальный актив (п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Например, вы купили товарный знак за 100 000 рублей в феврале 2021 года и оплатили в этом же месяце. В течение четырёх кварталов года, нужно будет учитывать в расходах по ¼ суммы — по 25 000 рублей. Еще один товарный знак за 100 000 рублей купили в июле. Его стоимость будет учтена в расходах в третьем и четвёртом кварталах по ½ от стоимости — по 50 000 рублей.
    2. Объекты интеллектуальной собственности, перечисленные в пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — исключительные права на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, программы для ЭВМ, базы данных, ноу-хау, топологии интегральных микросхем и права на их использование на основании лицензионного договора. Такие расходы можно учесть сразу в полной сумме.

    Нередко приобретённый объект интеллектуальной собственности подпадает под оба пункта одновременно. Допустим, вам нужно учесть расходы на покупку базы данных, которая будет использоваться более 12 месяцев. Получается, можно применить как пп. 2 п. 1 ст. 346.16, так и пп. 2.1 п.1 ст. 346.16. В таких случаях выгоднее использовать пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16 и списать в расход всю сумму сразу. А если приобретаете исключительные права на объекты интеллектуальной собственности, которые не упомянуты в пп. 2.1 п. 1 ст. 346.16, то тогда следует использовать только пп. 2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

    В отдельный пп. 19 п. 1 ст. 346.16 выделены расходы на приобретение неисключительных прав на использование программ для ЭВМ и баз данных, а также их обновление по договорам с правообладателем. Если вы используете Норматив или Экстерн, то расходы на их приобретение и обновление учитывают по правилам пп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — в полной сумме после оплаты.

    Расходы на внутренний туризм и отдых сотрудников

    Оплату путёвок для сотрудников включают в состав расходов на оплату труда, перечисленных в ст. 255 НК РФ. Эти правила распространяются и на УСН, поэтому упрощенцы могут уменьшить налоговую базу за счёт расходов на внутренний туризм и отдых своих работников. Но есть несколько условий:

    1. Максимальный размер расходов — 50 000 рублей на человека (п. 24.2 ст. 255 НК РФ). Это значит, что если путёвка взрослого стоит 65 000 рублей, а ребёнка 30 000, то в расходы пойдёт 80 000 рублей, а не 95 000 рублей.
    2. В расходы можно включить не только стоимость путёвки для работника, но и для членов его семьи.
    3. Распространяется только на поездки по России.
    4. Это должен быть комплексный турпродукт — путёвка, которая куплена у туроператора. В неё могут входить проезд, проживание, питание, экскурсии, страховки и другое, но это должен быть единый пакет услуг по договору между туроператором или турагентом и работодателем.

    С 01.01.2022 вступают в силу поправки в НК РФ, разрешающие работодателю учитывать расходы на санаторно-курортное лечение работников по прямому договору с санаторием, а также компенсировать затраты работников и членов их семей (Федеральный закон от 17.02.2021 № 8-ФЗ).

    Есть лимит включения таких расходов в налоговую базу (п. 16 ст. 255 НК РФ). Совокупные социальные расходы организации, например, на медицинские страховки для сотрудников и расходы на внутренний туризм, не могут превышать 6 % от ФОТ работодателя.

    Елена Тарасова, юрист, налоговый консультант
    Подготовила Елизавета Кобрина, редактор-эксперт

    Не пропустите новые публикации

    Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

    Читайте также: