Нужно ли хранить счет фактуру на усн

Опубликовано: 16.04.2024

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обязана ли организация, применяющая упрощенную систему налогообложения (УСН), выставлять счета-фактуры покупателям?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Выставление счета-фактуры организацией, применяющей упрощенную систему налогообложения (УСН), законодательством не предусмотрено.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 2 ст. 346.11 НК РФ организации, применяющие УСН, не признаются плательщиками НДС, за исключением НДС, подлежащего уплате в соответствии с НК РФ при ввозе товаров на таможенную территорию РФ, а также НДС, уплачиваемого в соответствии со ст. 174.1 НК РФ.
Согласно п. 1 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав налогоплательщик дополнительно к цене (тарифу) реализуемых товаров (работ, услуг), передаваемых имущественных прав обязан предъявить к оплате покупателю этих товаров (работ, услуг), имущественных прав соответствующую сумму налога.
Из положений п. 2 ст. 346.11 НК РФ и п. 1 ст. 168 НК РФ следует, что организации, применяющие УСН и не являющиеся плательщиком НДС, дополнительно к цене реализуемых товаров (работ, услуг) не должны предъявлять к оплате покупателю соответствующую сумму НДС.
Следовательно, такие организации при осуществлении операций по реализации товаров (работ, услуг) в выставляемых покупателям расчетных и первичных документах сумму НДС не выделяют и счета-фактуры не выставляют (смотрите письма Минфина России от 10.10.2007 N 03-11-04/2/253, от 05.10.2007 N 03-11-05/238, от 10.02.2006 N 03-11-04/2/33, от 11.02.2004 N 04-03-11/20, УФНС России по г. Москве от 06.03.2007 N 19-11/20446@, от 21.01.2005 N 18-09/02883).

К сведению:
В случае если организация, применяющая УСН, решит выставить покупателю счет-фактуру с выделением суммы НДС, то указанную в счете-фактуре сумму налога в соответствии с пп. 1 п. 5 ст. 173 НК РФ придется уплатить в бюджет. При этом права на вычет сумм НДС, уплаченных поставщикам товаров (работ, услуг), у организации, применяющей УСН, выставившей такой счет-фактуру, не возникает (смотрите письма Минфина России от 17.03.2010 N 03-07-11/66, от 07.09.2009 N 03-07-11/219, от 23.03.2007 N 03-07-11/68, УФНС России по г. Москве от 06.03.2007 N 19-11/20446@, от 30.11.2006 N 18-11/3/104933@, а также определение ВАС РФ от 27.04.2010 N ВАС-4888/10, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 09.03.2010 по делу N А63-13200/2006-C4).
Помимо этого организация-"упрощенец" в силу п. 5 ст. 174 НК РФ должна представить в налоговые органы по месту своего учета соответствующую налоговую декларацию по НДС (письмо УФНС России по г. Москве от 17.11.2009 N 16-15/120314, от 03.02.2009 N 16-15/008584.1).
Обращаем внимание, что отражение покупателем в своем учете таких счетов-фактур сопряжено с высокой вероятностью налогового спора (смотрите письма ФНС России от 06.05.2008 N 03-1-03/1925, УФНС России по г. Москве от 05.04.2010 N 16-15/035198, УМНС России по г. Москве от 08.07.2005 N 19-11/48885, от 04.05.2004 N 21-09/34816).
Кроме того, по мнению контролирующих органов, организации при расчете налоговой базы для целей исчисления налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, выручку от реализации товаров придется признать в составе доходов в полном объеме с учетом НДС (смотрите письма Минфина России от 14.04.2008 N 03-11-02/46, от 11.01.2008 N 03-11-05/02, от 01.11.2007 N 03-11-04/2/269, от 07.09.2007 N 03-04-06-02/188, УФНС по г. Москве от 03.02.2009 N 16-15/008584).
Однако в этом случае, как показывает арбитражная практика, большинство судей не согласны с требованиями налоговых органов, указывая на то, что уплатив НДС, выставленный покупателю, в бюджет, организация снова включает сумму этого налога в доход, облагаемый теперь уже налогом, уплачиваемым в связи с применением УСН, в результате чего нарушается принцип исключения двойного налогообложения. Следовательно, включение НДС в состав доходов в данном случае неправомерно (смотрите постановления Президиума ВАС РФ от 01.09.2009 N 17472/08, ФАС Уральского округа от 12.11.2007 N Ф09-9123/07-С3, от 16.02.2006 N Ф09-563/06-С2, ФАС Поволжского округа от 17.08.2006 N А65-6256/2006, ФАС Северо-Западного округа от 12.10.2005 N А66-1094/2005, от 02.05.2006 N А05-17385/05-10).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

19 октября 2010 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Если организация перешла на УСН, но для того, чтобы контрагенты смогли получить налоговый вычет, она может предъявлять НДС? Если да, то каким образом?

Налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения (далее – УСН), не является плательщиком налога на добавленную стоимость на основании п. 2 ст. 346.11 НК РФ. Соответственно, налогоплательщику на УСН не надо:

- при реализации товаров (работ, услуг) дополнительно к цене (тарифу) предъявлять к оплате покупателям сумму НДС в соответствии с п.1 ст. 168 НК РФ;

- выставлять покупателям счета-фактуры (п.3 ст. 169 НК РФ, письмо ФНС России от 24.07.2008 № 3-1-11/239).

Однако в случаях, когда контрагент согласен работать с организацией на УСН только при условии получения от нее счетов-фактур с выделенной суммой НДС, то налогоплательщик на УСН вправе выставить покупателю такой счет-фактуру. При этом налогоплательщик на УСН обязан уплатить в бюджет сумму налога, указанную в этом счете-фактуре (п. 5 ст. 173 НК РФ). Уплата налога производится по итогам каждого налогового периода исходя из соответствующей реализации товаров (работ, услуг) за истекший налоговый период не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 4 ст. 174 НК РФ). Налоговым периодом по НДС является квартал (ст. 163 НК РФ).

Кроме этого, налогоплательщик на УСН, выставивший счет-фактуру, обязан представить в налоговый орган по месту своего учета налоговую декларацию в срок не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 5 ст. 174 НК РФ). Форма налоговой декларации и Порядок ее заполнения утверждены приказом Минфина РФ от 15.102009 № 104н. Согласно п. 3 указанного Порядка при выставлении покупателю счета-фактуры с выделением суммы НДС организациями, применяющими УСН, такие организации представляют налоговую декларацию в составе титульного листа и раздела 1 декларации. Остальные разделы декларации заполнять и представлять не надо. При этом в разделе 1 надо заполнить только строки 010 (код по ОКАТО), 020 (КБК) и 030 (сумма налога, указанная в счетах-фактурах, выставленных в течение налогового периода).

Если налогоплательщик, применяющий УСН, выставил покупателю счет-фактуру с выделенной суммой НДС, то такой счет-фактура подлежит регистрации в части 1 Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Счет-фактура регистрируется по дате выставления (то есть дате, которая указана в счете-фактуре) в части 1 Журнала и в Книге продаж. Формы Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур и Книги продаж утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Например, налогоплательщик отгрузил во 2-м квартале товары на сумму 500 000 рублей. Из них отгружено товаров с предъявлением счетов-фактур на сумму 118 000 рублей, в том числе НДС 18 000 руб. Налогоплательщик должен:

а) регистрировать счета-фактуры в Журнале учета и Книге продаж в течение квартала по дате выставления;

б) подать налоговую декларацию по НДС за 2 квартал не позднее 20 июля. В налоговой декларации по строке 030 раздела 1 надо указать сумму 18 000 рублей;

в) уплатить в бюджет налог в размере 18 000 рублей не позднее 20 июля.

1. В соответствии с п. 1 ст. 167 НК РФ моментом определения налоговой базы по НДС является день отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг), имущественных прав. В связи с этим у налогоплательщика на УСН обязанность по исчислению и уплате налога возникает в том налоговом периоде (квартале), в котором он выставил покупателю счет-фактуру, независимо от поступления или непоступления оплаты от покупателя за отгруженные товары (работы, услуги).

2. Налогоплательщик на УСН, выставивший счет-фактуру с выделенной суммой НДС, не имеет права на налоговые вычеты по приобретенным товарам (работам, услугам), так как право на налоговые вычеты имеют только налогоплательщики НДС, являющиеся таковыми в соответствии с нормами налогового законодательства. Плательщик УСН налогоплательщиком налога на добавленную стоимость не является в силу п.2 ст. 346.11 НК РФ. Суммы НДС, предъявленные продавцами товаров (работ, услуг), налогоплательщик на УСН включает в себестоимость приобретенных товаров (работ, услуг) на основании пп. 3 п. 2 ст. 170 НК РФ.

В описанной выше ситуации возникает еще один вопрос: при выставлении счетов-фактур надо ли в составе доходов на УСН учитывать сумму НДС, подлежащую уплате в бюджет?

Согласно п.1 ст. 346.15 НК РФ налогоплательщики на УСН при определении объекта налогообложения учитывают следующие доходы:

- доходы от реализации, определяемые в соответствии со ст. 249 НК РФ;

- внереализационные доходы, определяемые в соответствии со ст. 250 НК РФ.

Согласно ст. 249 НК РФ доходом от реализации признаются выручка о реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав, которая определяется исходя из всех поступлений, связанных с расчетами за реализованные товары (работы, услуги) или имущественные права. При этом общий порядок определения доходов, поименованных в ст. ст. 249 и 250 НК РФ, установлен статьей 248 НК РФ. Согласно п.1 ст. 248 НК РФ при определении для целей налогообложения доходов из них исключаются суммы налогов, предъявленные в соответствии с Налоговым кодексом налогоплательщиком покупателю (приобретателю) товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Исходя из вышесказанного, можно сделать вывод, что налогоплательщик на УСН вправе не включать в состав доходов суммы НДС, полученные от покупателей и подлежащие уплате в бюджет. НДС, подлежащий уплате в бюджет на основании налоговой декларации по НДС, по своей экономической сути не является доходом налогоплательщика на УСН и не подлежит включению в налоговую базу по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН.

Что такое входной НДС при УСН

Можно ли принять НДС от поставщика к вычету

Организации и предприниматели на УСН не имеют права заявить этот налог к вычету. У них не выполнено ни одно из условий: они не являются плательщиками НДС и не используют приобретенные товары в облагаемой НДС деятельности.

Все, кто работает на УСН «доходы», не могут учесть уплаченный НДС совсем. А вот при УСН «доходы минус расходы» сумма налога относится на стоимость товаров и учитывается в расходах.

Как учесть входной НДС в расходах

Уплаченный поставщикам НДС входит в закрытый перечень расходов, которые можно учитывать при УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому плательщики УСН «доходы минус расходы» могут уменьшить на НДС налоговую базу.

Учесть НДС в расходах можно одним из двух способов:

включить сумму налога в стоимость приобретенных основных средств или нематериальных активов;
выделить сумму налога в отдельную статью затрат.

Если расход нельзя учесть при УСН «доходы минус расходы», то НДС по ним также нельзя списать в затраты.

Порядок списания НДС в расходы зависит от приобретенного товара.

Вид товара	Момент признания расходов	Учет входного НДС
Сырье и материалы	Момент погашения задолженности — списание денег со счета, выплата из кассы и пр.	НДС включается в расходы на дату оприходования ценностей и оплаты поставщику
Основные средства и нематериальные активы	Стоимость списывается в расходы равными долями в течение года покупки	НДС включается в первоначальную стоимость, а затем переносится на расходы в течение года
Товары для перепродажи	Товары оплачены, приняты к учету и проданы покупателю	НДС включается в расходы по мере реализации товаров покупателю, при условии что они уже оплачены поставщику
Работы и услуги	Момент погашения задолженности — списание денег со счета, выплата из кассы и пр.	НДС учтите в составе расходов после выполнения работ (оказания услуг) и оплаты их исполнителю

Пример. ООО «Аварийная посадка» работает на УСН «доходы минус расходы» и платит налог по ставке 15 процентов. В октябре организация приобрела 100 спасательных жилетов на сумму 240 000 рублей, в том числе НДС — 40 000 рублей.
В ноябре «Аварийная посадка» продала 84 жилета. При отпуске товаров их оценивали по стоимости единицы товара.
При расчете налога бухгалтер учтет в расходах:

покупную стоимость товаров — 168 000 рублей (200 000 рублей / 100 жилетов × 84 жилета);

входной НДС, уплаченный поставщику, — 33 600 рублей (40 000 рублей / 100 жилетов × 84 жилета).

Какими документами подтвердить НДС

Контрагенты-плательщики НДС передают упрощенцу первичные документы, в которых отдельной строкой указан НДС — его ставка и общая сумма. Это обязанность поставщиков на ОСНО. Именно эти документы подтверждают сумму налога для учета в расходах. Это могут быть:

счета-фактуры;
накладные;
акты;
платежные документы, чеки, БСО и пр.

Главное, чтобы в документе была выделена сумма налога.

Подтвердить уплату налога можно платежным поручением, расходным кассовым ордером и другими документами с выделенной суммой НДС.

Как отразить входной НДС в КУДиР

Правила отражения НДС в книге учета доходов и расходов зависят от объекта налогообложения и приобретенного товара.

При УСН «доходы» расходы в КУДиР указывать не нужно. Но если хочется, можно отразить их в графе 5 раздела 1.

При УСН «доходы минус расходы» особенности отражения НДС в книге зависят от того, что купил упрощенец. Рассмотрим три варианта:

Приобретены материалы. В момент списания стоимости материалов в расходы в графе 5 КУДиР сделайте две записи — на сумму НДС и на стоимость материалов за вычетом налога. Если материалы оплачены частично, то и налог признайте частично.
Приобретены товары для перепродажи. На дату продажи товаров сделайте две записи в графе 5: одну на сумму НДС, а другую на стоимость товаров за вычетом налога
Приобретены основные средства и нематериальные активы. Стоимость приобретенного имущества делится на количество кварталов до конца года и списывается равными долями. В КУДиР нужно ежеквартально указывать часть стоимости ОС и НМА вместе с входным НДС. Отдельной строкой налог не отражается.

Пример. ООО «Котябрь» в июне 2020 года приобрело, оплатило и ввело в эксплуатацию основное средство за 360 000 рублей (в том числе НДС — 60 000 рублей).

Расходы на покупку основного средства нужно полностью признать в течение 2020 года. Для этого его стоимость будут ежеквартально списывать в расходы равными долями в размере 120 000 рублей (360 000 рублей / 3 кв.)

В графе 5 КУДиР компания будет делать запись на сумму 120 000 рублей 30 июня, 30 сентября и 31 декабря 2020 года.

Ведите учет, платите зарплату, сдавайте отчетность в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия. Сервис поможет учитывать входной НДС и правильно заполнять книгу учета доходов и расходов. Первые 14 дней работы бесплатны для всех новых пользователей.

Коммерческая деятельность — без документов не обойтись
Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы
Как долго нужно хранить документы
Организуем правильное хранение счетов-фактур
Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры
Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться
Срок хранения электронных счетов-фактур
Итоги

Коммерческая деятельность — без документов не обойтись

Любая коммерческая деятельность не обходится без документов. Порой для их хранения компании вынуждены создавать архивы, выделять немалые площади и трудовые ресурсы. Более того, документы не только сопровождают компанию в течение периода ее деятельности, но и вынуждены продолжать свое существование после ее закрытия (ликвидации, банкротства и др.).

Даже если коммерсант проработал всего 1 месяц, к закрытию компании собирается целый пакет документов: налоговая отчетность, документы по реализации товара, поступлению ТМЦ, начислению зарплаты и др. В этот перечень могут входить и счета-фактуры (если коммерсант являлся плательщиком НДС). О проблемах, возникающих при хранении документов после решения коммерсанта прекратить свою деятельность, поговорим далее.

Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы

Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении. Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов. Прошло определенное время и хранимые в неприспособленном помещении документы выцвели, отсырели и утратили свой первоначальный вид.

Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) — иначе их могут наказать по ст. 13.20 (от 300 до 500 руб. на должностных лиц) или 13.25 КоАП РФ (от 200 до 300 тыс. руб. для юрлиц). Не следует забывать также, что налоговики вправе провести выездную проверку за последние 3 года деятельности ИП/организации, поэтому и после закрытия предпринимателю придется хранить документы (в том числе счета-фактуры), если они подтверждают расчет налогов и их уплату (п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002).

Как долго хранить документы по страхвзносам, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, оформите пробный демо-доступ к системе и переходите в готовое решение. Это бесплатно.

Как долго нужно хранить документы

Сроки хранения для разных документов могут существенно различаться. Так, налоговые документы подлежат хранению в течение не менее 5 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Срок хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлен также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (действует с 18.02.2020, далее – перечень № 236). Так, ст. 317 перечня № 236 для счетов-фактур установлен 5-летний срок их хранения. Поскольку сроки не различаются, ориентироваться нужно на любой из них.

В отдельных случаях этот срок может увеличиваться до 6 лет. Например, 6-летний срок предусмотрен для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК). Годовую же бухгалтерскую отчетность вместе с аудиторскими заключениями ждет постоянное хранение (ч. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402, ст. 268 «а», 286 «а» перечня № 236).

Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст. 230 ТК РФ), а акт о случае профзаболевания — в течение 75 лет (п. 33 положения «О расследовании и учете профзаболеваний», утв. постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 № 967).

Сокращать законодательно установленные сроки хранения документов нельзя. За нарушение сроков хранения учетных документов штраф от 5 до 10 тыс. руб. предусмотрен для должностных лиц ст. 15.11 КоАП.

Информацию о том, какая ответственность предусмотрена для коммерсанта за налоговые нарушения, см. в материале «Ответственность за налоговые правонарушения: основания и размер санкций».

Организуем правильное хранение счетов-фактур

Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся компании ООО «Возрождение». Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.

Так как компания только начала работать, необходимо было в первую очередь организовать хранение документов, в том числе счетов-фактур. Специальных требований к хранению счетов-фактур в законодательстве она не нашла, поэтому решила следовать порядку хранения, установленному для бухгалтерских документов, согласно которому бухгалтерские документы нужно хранить в специальных помещениях, сейфах или шкафах (п. 6.2 положения, утв. Минфином 29.07.1983 № 105).

Между тем счета-фактуры не относятся к бланкам строгой отчетности и не являются документами, содержащими коммерческую тайну, поэтому хранение их возможно без сейфов и металлических шкафов. Руководство ООО «Возрождение» выделило для этой цели отдельное изолированное помещение в офисе компании. Главбух определил ответственных за сохранность документов (пп. 6.2–6.4 положения, утв. Минфином № 105).

Подшивать счета-фактуры к журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур в ООО «Возрождение» не стали, т. к. с 01.01.2015 компании этот журнал не ведут, если они не являются застройщиками или экспедиторами и не осуществляют посреднических операций.

Отдельные подшивки счетов-фактур тоже решили не делать — просто подшивали счета-фактуры вместе с накладными.

Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры

Теперь настало время разобраться с определением даты начала срока хранения счетов-фактур.

Порядок хранения счетов-фактур описан в п.10 Правил ведения счетов-фактур, утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Согласно этому нормативному документу счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Минфин РФ в письмах от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104 разъясняет, что срок хранения начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. То есть если НДС из указанного счета-фактуры компания отразит в декларации за 3-й квартал 2021 года, отсчет 5-летнего срока хранения начнется 01.10.2021 и закончится 30.09.2026.

На практике часто бывает, что при подшивке документов счета-фактуры от накладных не отделяются. Такой подход закону не противоречит, тем более, что с 18.02.2020 сроки хранения накладных и счетов-фактур сравнялись (5 лет). Однако при данном способе установленный срок хранения счетов-фактур будет нарушен в случае:

их поступления после окончания налогового периода;
наличия ошибок, которые потребуют внесения исправлений;
выставления по каким-либо причинам несвоевременно.

Для предупреждения данного нарушения рекомендуется организовывать хранение счетов-фактур и первичных документов отдельно.

Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться

Оговоренный ранее обязательный 5-летний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться. Это связано с тем, что с 01.01.2015 компании могут переносить налоговые вычеты. Право переноса вычетов НДС в пределах 3-летнего срока с момента принятия на учет товаров (работ, услуг) закреплено в п. 2 ст. 171 НК РФ.

Учитывая дату оприходования товаров из рассмотренного примера, заявить его, если компания отложит вычет ровно на 3 года, нужно в декларации за 3-й квартал 2024 года. 5-летний же срок хранения нужно будет отсчитывать с 01.10.2024, т.е. в этом случае он фактически составит 8 лет.

Рассматривая увеличенные сроки хранения счетов-фактур при переносе вычетов, необходимо помнить, что на вычет при возврате аванса покупателю на 3 года перенести нельзя. Вычет может быть осуществлен только в том налоговом периоде, в котором выполнены условия, предусмотренные статьями ст. 171, 172 НК РФ (письмо Минфина России от 21.07.2015 № 03-07-11/41908).

Срок хранения электронных счетов-фактур

Сейчас все больше коммерсантов переходит на электронный документооборот, используя в том числе и электронные счета-фактуры. Электронный счет-фактура равносилен бумажному (п. 1 ст. 169 НК), порядок его оформления регламентирован приказом Минфина России «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015 № 174н.

Об особенностях электронного счета-фактуры читайте здесь.

Еще до того, как будет организовано хранение электронного счета-фактуры, т. е. уже при его оформлении, необходимо учесть, что подписан он должен быть квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

Сроки хранения электронных счетов-фактур те же, что у бумажных — 5 лет. Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны (письмо ФНС от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984).

Нужно ли сохранять информацию, сопровождающую электронный документооборот (ЭДО) счетов-фактур? Ответ на этот вопрос читайте в готовом решении от КонсультантПлюс.Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в материал. Это бесплатно.

Итоги

Обычный срок хранения счетов-фактур с 18.02.2020 — 5 лет вне зависимости от их формы (электронные или бумажные). При этом срок может увеличиваться, если вычеты заявляются в более поздние периоды.

Фирмы и предприниматели могут заниматься разными видами деятельности: продавать товары или продукцию собственного производства, выполнять работы или оказывать услуги. Однако каждый раз наряду с документами, подтверждающими выполнение обязательств по той или иной сделке (акт приемки-сдачи, накладная и т. п.), необходимо оформлять и счет-фактуру. Таково требование Налогового кодекса.

Как правило, счета-фактуры выписывает бухгалтер или работник, уполномоченный на это приказом руководителя (например, менеджер по продажам). Выписанные счета-фактуры регистрируют в книге продаж, а счета-фактуры, полученные от поставщиков, – в книге покупок. Хранят счета-фактуры в специальных журналах.

Счета-фактуры нужно оформлять не только по сделкам купли-продажи. Этот документ выписывают во всех случаях, когда возникает обязанность по уплате налога на добавленную стоимость, в том числе при безвозмездной передаче товаров (работ, услуг) и имущественных прав.

Счет-фактуру оформляют в двух экземплярах: первый экземпляр передают покупателю (заказчику), второй – в бухгалтерию. Причем сделать это нужно не позднее пяти календарных дней с даты получения аванса или отгрузки товаров покупателю.

В некоторых случаях счет-фактуру оформляют в одном экземпляре. Это происходит, если фирма или предприниматель:

использует товары (работы, услуги) для собственных нужд фирмы (если расходы на покупку таких товаров, работ или услуг не уменьшают облагаемую прибыль);
выполняет строительно-монтажные работы при условии, что построенные объекты будут использованы для собственных нужд;
исполняет роль налогового агента (в частности, арендует государственное имущество).

Когда счет-фактуру можно не составлять

Счет-фактуру можно не составлять при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) лицам, которые не являются плательщиками НДС, а также налогоплательщикам, которые освобождены от уплаты НДС согласно статьям 145 и 145.1 Налогового кодекса. Это возможно при наличии письменного согласия сторон сделки на несоставление счетов-фактур (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ).

Кстати, если продавец товара и посредник на УСН договорились не выставлять счета-фактуры, «упрощенец» вправе не вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур. Связано это с тем, что если по письменному соглашению с поставщиком товаров счета-фактуры не выставляются, то агент на УСН не обязан вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур при покупке товаров для принципала. Об этом сообщил Минфин в письме от 31 октября 2016 г. № 03-11-11/63683.

В свою очередь продавцу при получении согласия покупателя на несоставление счетов-фактур мы рекомендуем поступить следующим образом.

Реализация товаров (работ, услуг, имущественных прав) должна быть отражена в книге продаж путем регистрации счета-фактуры, контрольной ленты ККТ, бланка строгой отчетности (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ, п. 1, 3 Правил ведения книги продаж, утвержденных постановлением Правительства России от 26 декабря 2011 г. № 1137). Поэтому, если у продавца нет оснований оформить чек ККТ или выставить документ строгой отчетности, полагаем, он вправе составить счет-фактуру в единственном экземпляре (для себя) и зарегистрировать его в книге продаж.

Этой позиции придерживаются и в Минфине. В письме от 9 октября 2014 года № 03-07-11/50894 финансисты указали, что в случае несоставления счетов-фактур на основании подпункта 1 пункта 3 статьи 169 кодекса продавец в книге продаж вправе отражать реквизиты счета-фактуры, составленного для себя, или первичных учетных документов.

Согласие на несоставление счетов-фактур стороны могут предусмотреть, например, в договоре либо дополнительном соглашении к нему. В этих документах можно уточнить, что помимо отгрузочных счетов-фактур для данного покупателя не составляются авансовые, исправленные и корректировочные счета-фактуры. Кстати, в письме от 16 марта 2015 года № 03-07-09/13808 Минфин России разрешил продавцам не выставлять авансовые счета-фактуры по письменному согласию с покупателем-«упрощенцем».

Кроме того, необходимо указать, на каком основании не составляются счета-фактуры (например, покупатель применяет УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН или освобожден от уплаты НДС по статье 145 или 145.1 НК РФ). Также рекомендуем определить в договоре перечень документов, которыми будет подтверждаться факт реализации.

Письменное согласие сторон сделки на несоставление счетов-фактур можно оформить и в электронном виде при условии его заверения электронной подписью. К такому заключению пришли финансисты в письме от 21 октября 2014 года № 03-07-09/52963. Свой вывод они обосновали тем, что в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью, можно рассматривать как обмен документами (п. 4 ст. 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации").

Кроме того, не должны составлять счета-фактуры фирмы и предприниматели:

реализующие товары населению (они выдают покупателям вместо счетов-фактур чеки ККМ или бланки строгой отчетности);
не являющиеся плательщиками НДС (фирмы, перешедшие на упрощенную систему налогообложения, на уплату единого налога на вмененный доход или единого сельскохозяйственного налога). Исключением являются случаи, когда фирма является налоговым агентом, ввозит товары на территорию РФ и иные территории под ее юрисдикцией, является участником товарищества, ведущим общие дела (ст. 174.1 НК РФ);
реализующие товары (работы, услуги) физическим лицам. В этом случае продавец вправе оформить не счет-фактуру, а бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, зарегистрировав его в книге продаж В этих документах нужно отразить суммарные сводные данные по операциям, совершенным в течение определенного периода (день, месяц, квартал) (письмо Минфина России от 19 октября 2015 г. № 03-07-09/59679).

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Читайте также: