Компенсация за разъездной характер работы при усн

Опубликовано: 26.03.2024

Организация применяет УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы". В организации установлена фиксированная доплата (надбавка) работникам за разъездной характер работы. Она поименована в локальном нормативном акте, утверждается приказом руководителя и отражена в трудовом договоре с работником. В составе расходов на оплату труда данная доплата уменьшает доходы (письмо Минфина России от 01.08.2006 N 03-05-02-04/121).

Но на этот счет существует и другая позиция, согласно которой учитывать такую доплату в составе расходов на оплату труда нельзя (письма Минфина России от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, от 18.08.2008 N 03-03-05/87, от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174).

Можно ли доплату (надбавку) работникам за разъездной характер работы учитывать в составе расходов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Сотруднику в качестве компенсации за разъездной характер работы может выплачиваться доплата (надбавка) к заработной плате или компенсация фактически произведенных расходов.

Доплата (надбавка) в фиксированной сумме сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер, установленная локальным нормативным актом либо коллективным договором, трудовым договором, является составной частью расходов на оплату труда и может учитываться при исчислении налоговой базы по УСН на основании пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Обоснование вывода:

В соответствии со статьями 8, 9, 57, 129, 132, 135 ТК РФ для сотрудников, работа которых связана с разъездами, коллективным договором, соглашением, трудовыми договорами, локальными нормативными актами организации может быть установлена доплата (надбавка) к заработной плате.

Согласно ст. 129 ТК РФ доплаты и надбавки, в том числе и компенсационного характера за особые условия труда, рассматриваются как составная часть заработной платы.

Конкретные размеры повышения оплаты труда устанавливаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, либо коллективным договором, трудовым договором (ст. 147 ТК РФ).

Частью первой ст. 168.1 ТК РФ установлена обязанность работодателя по возмещению работникам с разъездным характером работы расходов, связанных со служебными поездками, однако надбавка или доплата за указанный характер работы не относится к таким расходам.

Налогоплательщики, применяющие УСН с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, при определении налоговой базы могут уменьшать полученные доходы на сумму произведенных расходов, перечень которых приведен в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. При этом перечень расходов, указанный в ст. 346.16 НК РФ, носит закрытый характер.

Указанные расходы принимаются при условии их соответствия критериям, приведенным в п. 1 ст. 252 НК РФ.

Согласно пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ к расходам, уменьшающим доходы при определении объекта налогообложения, относятся расходы на оплату труда, выплату пособий по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ. При этом расходы на оплату труда принимаются применительно к порядку, предусмотренному для исчисления налога на прибыль организаций ст. 255 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Статьей 255 НК РФ к расходам налогоплательщика на оплату труда отнесены любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

В частности, к таким расходам относятся начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством РФ (п. 3 ст. 255 НК РФ), а также другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором (п. 25 ст. 255 НК РФ).

Так, в письме Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76 чиновники подтверждают, что надбавки к заработной плате работников за разъездной характер работы, установленные коллективным или трудовыми договорами, не могут рассматриваться в качестве компенсаций в смысле ст. 164 ТК РФ, а повышают размер оплаты труда работников, работа которых носит разъездной характер (смотрите также письмо Минфина России от 05.06.2008 N 03-03-06/1/346).

Таким образом, в силу прямого указания положений ст. 129 ТК РФ, п. 3 ст. 255 НК РФ доплаты (надбавки) за разъездной характер работы являются составной частью расходов на оплату труда и могут учитываться при исчислении налоговой базы по УСН на основании пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:

Энциклопедия решений. Учет выплат при разъездном характере работы;

Вопрос: Можно ли учесть компенсацию за разъездной характер работы (в том числе размер фактических затрат) как расходы на оплату труда при применении УСН? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2015 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Цориева Зара

Ответ прошел контроль качества

9 октября 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Для «доходно-расходных упрощенцев» расходы – это святое. За многие из них они бьются ни на жизнь, а на смерть, но и чиновники обычно не отступают.

Расходы на оплату труда – один из видов затрат из закрытого УСН-перечня. К ним применяются правила из «прибыльной» 255-й статьи НК РФ (подп. 6 п. 1 и п. 2 ст. 346.16 Кодекса). В ней сказано о зарплате, начислениях стимулирующего характера, выплатах увольняющимся сотрудникам, надбавках за непрерывный стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и т.д. Правда, процентную «северную» надбавку можно учесть, только если она начислена в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ (см. письмо Минфина России от 24.05.2019 № 03-11-06/2/37738).

«Стучите, открыто!»

Финансисты акцентируют внимание на том, что перечень расходов на оплату труда закрытым не является. К таковым относятся и иные выплаты в пользу работников, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договором. Главное – чтобы они входили в систему оплаты труда и не были упомянуты в статье 270 главного налогового документа (письмо от 30.08.2019 № 03-11-11/66828).

Напомним, что в статье 270 Кодекса перечислены расходы, не учитываемые в целях налогообложения. Это, например, премии, выплачиваемые сотрудникам за счет средств спецназначения или целевых поступлений, матпомощь, надбавки к пенсиям. Хотя и тут есть исключения. Взять хотя бы суммы единовременных выплат работникам в виде материальной помощи к отпуску, предусмотренные трудовым контрактом. «Упрощенец» их вправе принять (письмо Минфина России от 24.09.2012 № 03-11-06/2/129, Постановление Президиума ВАС РФ от 30.11.2010 № ВАС-4350/10).

Характер порывистый, разъездной

Проблемы у спецрежимников, скорее всего, возникнут с отражением в расходах тех или иных компенсаций сотрудникам. Финансисты указывают, что ТК РФ выделяет два вида компенсаций. Первый объединяет такие выплаты, связанные с особыми условиями труда. Они являются элементами оплаты труда. А второй значится в статье 164 данного Кодекса. Это выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими своих обязанностей. В систему оплаты труда они не входят. Стало быть, по подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ их учесть нельзя. В закрытом перечне УСН-расходов они прямо не поименованы. Следовательно, базу по единому налогу на них не уменьшишь. Это касается, например, компенсации за разъездной характер работы (письмо от 16.12.2011 № 03-11-06/2/174).

Кстати, фискалы уточнили, что «разъездное» возмещение можно списать на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ как прочие расходы, связанные с производством и реализацией. Но вот незадача: в УСН-перечне такой группы затрат не найти. То есть, куда ни кинь – всюду клин: упомянутой компенсации «упрощенцу» в расходах не видать (письмо ФНС России от 04.04.2011 № КЕ-4-3/5226).

Относительно недавно чиновники вновь огорчили спецрежимников, подчеркнув: компенсации работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей, в составе УСН-расходах отразить не получится (письмо Минфина России от 21.03.2019 № 03-11-06/2/18724). Однако с этой позицией вполне можно поспорить. Судьи считают, что «трудовые» компенсации (в том числе за разъездной характер работы) спецрежимник имеет право отнести на расходы (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.11.2013 № А66-420/2013).

«Зарплатная» компенсация

Отдельно упомянем про компенсацию за задержку зарплаты. Столичные налоговики уверены, что подобные выплаты не связаны с режимом работы и условиями труда, а также с содержанием сотрудников. Значит, подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в данном случае не применим (письмо от 06.08.2007 № 28-11/074572@). А вот арбитры разрешают включать эти выплаты в расходы на оплату труда (см. Постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009 № КА-А40/1267-09). Расходы на оплату труда принимают на дату выплаты сотрудникам (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).


Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Принимаем на работу сотрудника с личным ТС. Оформляем выплату компенсаций: за использование личного ТС и за разъездной характер работы.

Вопросы по компенсации за разъездной характер. Подлежит ли компенсация за разъездной характер работы обложению страховыми взносами и НДФЛ? Можно ли учесть ее в расходах при УСН и в целях налога на прибыль?

Организация вправе учесть данные компенсации при исчислении налога на прибыль при наличии документов, подтверждающих расходы работника. Эти компенсации не облагаются НДФЛ и взносами. При УСН учитывать в расходах компенсации за разъездной характер рискованно, т.к. такой вид расходов не предусмотрен НК РФ.

Работодатель должен определить перечень работ разъездного характера, профессии или должности работников, которым фирма будет выплачивать компенсации за разъездной характер. Этот перечень следует закрепить в коллективном договоре, соглашении либо в ином локальном нормативном документе компании, например, в положении о разъездном характере работы.

Обратите внимание! Компенсации за разъездной характер не стоит путать с надбавками за разъездной характер. Надбавки являются элементом оплаты труда, учитываются в расходах, облагаются НДФД и взносами.

Налог на прибыль

Если расходы организации, связанные с разъездным характером работ сотрудников, обоснованы, связаны с деятельностью, приносящей доход, и документально подтверждены, то организация вправе их учесть и для целей налогообложения. Это вытекает из п. 1 ст. 252 НК РФ.

Учесть такие расходы организация может в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. На это указывает Минфин России в Письмах от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, а также ФНС России в Письме от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488.

По общему правилу организации - плательщики налога на прибыль в целях налогообложения применяют метод начисления, порядок признания расходов при котором установлен ст. 272 НК РФ. Из положения пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ следует, что датой признания указанных компенсационных выплат в составе налогооблагаемых расходов служит дата утверждения авансового отчета сотрудника о служебной поездке.

В силу статьи 164 ТК РФ возмещение работнику "разъездных" расходов признается компенсационной выплатой.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных

действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Следовательно, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками категорий работников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

Аналогичные разъяснения на этот счет содержатся в Письмах Минфина России от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131.

В соответствии со статьей 168.1 ТК РФ в состав возмещаемых "разъездных" расходов включены суточные. Однако для целей НДФЛ нормированию подлежат лишь суточные, выплачиваемые при командировках, на это прямо указано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Так как служебные поездки сотрудников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками, "разъездные" суточные, установленные внутренними нормами компании, не облагаются НДФЛ даже в том случае, если они выплачиваются в размере, превышающем нормы суточных при командировании (700 руб. в сутки - при российских командировках; 2 500 руб. в сутки - при поездках за рубеж).

Несколько иначе дело обстоит с обложением НДФЛ надбавок, выплачиваемых организацией за разъездной характер работы. По мнению финансистов, изложенному в Письме от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230, надбавки за подвижной и разъездной характер работ, установленные коллективным или трудовым договором, не могут рассматриваться в качестве компенсаций, предусмотренных статьей 164 ТК РФ. Они представляют собой компенсационные выплаты, являющиеся элементом оплаты труда работника, в силу чего обложение их НДФЛ производится в общем порядке. Такой же вывод следует из Писем Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196.

Страховые взносы на обязательные виды социального страхования

В соответствии со статьей 420 НК РФ выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, признаются объектом обложения страховыми взносами.

При этом, как сказано в статье 421 НК РФ, база для начисления страховых взносов для организаций и предпринимателей, производящих выплаты в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 НК РФ. Напоминаем, что расчетным периодом по страховым взносам признается календарный год.

Пп. 2 п. 1 ст. 420 НК РФ определено, что не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов (у организаций и коммерсантов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам) все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с выполнением работником трудовых обязанностей.

Обязанность работодателя по выплате таких компенсаций установлена статьей 168.1 ТК РФ, ею же определен и состав "разъездных" возмещаемых расходов. Причем порядок их выплаты и размеры возмещения определяются фирмой самостоятельно и закрепляются в коллективном договоре, соглашении или ином нормативном документе компании, кроме того, эта информация вносится и в трудовой договор, заключаемый с работником.

На основании ст. 422 НК РФ у организации, производящей выплаты компенсации расходов, связанных со служебными поездками, в размерах, закрепленных внутренними нормами компании, не возникает обязанности по начислению сумм страховых взносов на обязательные виды социального страхования. Если же возмещение выплачивается в большем размере, то суммы возмещения, превышающие внутренние нормы компании, облагаются страховыми взносами в общем порядке.

Выплачиваемые надбавки за разъездной характер работы облагаются указанными страховыми взносами в общем порядке. Основанием для такого вывода служит Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19 "О доплатах и компенсациях".

При выплате компенсаций за разъездной характер работ есть риск, что налоговая инспекция не примет эти расходы, т.к. они напрямую не поименованы в ст. 346.16 НК РФ (Письмо ФНС России от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226, Письмо Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174).

На вопрос отвечала:

О.И. Прохорова,

консультант ИПЦ «Консультант+Аскон»

Посетите образовательное мероприятие по этой теме:

Услуги

В организации выплачивается компенсация за разъездной характер работы всем водителям в размере фиксированной суммы 700 руб. за сутки, когда есть факт разъездного характера работы (работа на транспорте за территорией организации, что подтверждается путевыми листами).

Так же в организации есть компенсация за вахтовый метод работы в размере 805 руб. за каждые сутки нахождения на вахте.

Вопрос:

1) Какими проводками и с использованием каких счетов отражаются данные компенсации в бухгалтерском и налоговом учете?

2) С сумм указанных компенсаций производятся удержания алименты и другие удержания по исполнительным документам?

3) Включаются данные компенсации в отчеты 4- ФСС и РСВ-1 и отчетность по НДФЛ (справки)?

Ответ:

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Компенсации - денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами.

В рассматриваемой ситуации доплата (надбавка) к должностному окладу за разъездной характер работы не связана с возмещением работнику каких-либо затрат, понесенных им при исполнении трудовых обязанностей. Размер доплаты не зависит от понесенных работником расходов

Следовательно, доплата (надбавка) за разъездной характер работы, установленная коллективным договором и локальным нормативным актом, не относится к компенсациям в смысле ч. 1 ст. 168.1, ч. 2 ст. 164 ТК РФ, а является частью системы оплаты труда применительно к ч. 1 ст. 129, ч. 2 ст. 135 ТК РФ.

Расходы на оплату труда (в том числе доплата к должностному окладу за разъездной характер работы), а также начисленные страховые взносы (о чем сказано в разделе "Страховые взносы") включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на дату начисления указанных сумм (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Бухгалтерские записи по отражению рассматриваемых операций производятся в порядке, установленном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Доплата (надбавка) к заработной плате за разъездной характер работы признается объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ), п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Закон N 125-ФЗ)).

Это обусловлено тем, что, как отмечено выше, доплата к заработной плате за разъездной характер работы не является компенсацией, предусмотренной трудовым законодательством, и, соответственно, к данной выплате не применяются нормы п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, освобождающие компенсационные выплаты от обложения страховыми взносами.

Дополнительно об обложении страховыми взносами доплаты к заработной плате за разъездной характер работы см. в Практическом пособии по страховым взносам на обязательное социальное страхование, Практическом пособии по взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

По общему правилу доход работника в виде вознаграждения за выполнение трудовых обязанностей (заработной платы) является объектом налогообложения и формирует налоговую базу по НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ).

Как отмечено выше, сумма доплаты к окладу, установленная коллективным договором и локальным нормативным актом за разъездной характер работы, не может рассматриваться в качестве компенсации, предусмотренной трудовым законодательством, следовательно, норма п. 3 ст. 217 НК РФ на данную выплату не распространяется и указанная сумма подлежит налогообложению НДФЛ в общеустановленном порядке, применяемом в отношении заработной платы.

Доплата (надбавка) к окладу за разъездной характер работы учитывается в составе расходов на оплату труда ежемесячно исходя из начисленных сумм (п. 3 ч. 2 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ).

Страховые взносы, начисленные на сумму доплаты, признаются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией, на дату их начисления (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Начислена доплата за разъездной характер работы

Начислены страховые взносы на сумму доплаты

Удержан НДФЛ с суммы доплаты

Регистр налогового учета (Налоговая карточка)

Перечислена работнику сумма доплаты за разъездной характер работы за текущий месяц (за вычетом удержанного НДФЛ)

Выписка банка по расчетному счету

Поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

Денежная выплата работнику, чья работа имеет разъездной характер, является компенсацией, установленной в целях возмещения работнику затрат, связанных с исполнением его трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 164 ТК РФ). Данная выплата не относится к оплате труда работника применительно к ст. 129 ТК РФ.

Затраты на выплату компенсации расходов работника, чья работа носит разъездной характер, осуществляемых в связи с основной деятельностью организации, признаются расходами по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации (п. п. 5, 16 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

До утверждения авансового отчета перечисленные работнику денежные средства рассматриваются как аванс и отражаются в учете в качестве дебиторской задолженности работника (п. п. 3, 16 ПБУ 10/99).

Бухгалтерские записи по отражению рассматриваемых операций производятся в порядке, установленном Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Компенсация расходов работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер, установлена ТК РФ и связана с исполнением работником трудовых обязанностей, поэтому не облагается страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, а также взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний на основании пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования", пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

При этом, по мнению Минтруда России, указанная компенсация расходов не облагается страховыми взносами только при документальном подтверждении данных расходов (например, проездными документами, счетами гостиниц и т.д.), а суточные, выданные работнику, не облагаются страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации (см., например, Письмо Минтруда России от 31.05.2016 N 17-3/В-213).

Сумма возмещения работнику, чья работа имеет разъездной характер, затрат, связанных со служебными поездками, признается компенсационной выплатой, связанной с исполнением работником трудовых обязанностей, и не облагается НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором и положением о разъездном характере работ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Заметим, что нормирование суточных для целей налогообложения НДФЛ предусмотрено только в отношении командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Как было отмечено выше, служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Следовательно, суточные, выплачиваемые при разъездном характере работы, не облагаются НДФЛ в полном размере, установленном коллективным договором и положением о разъездном характере работ.

При выдаче работнику аванса на расходы, связанные с разъездным характером работы, в налоговом учете организации не возникает расходов (п. 14 ст. 270 НК РФ).

Расходы в виде компенсации затрат за разъездной характер работы (в данном случае - расходы на проезд, на проживание и суточные) учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина России от 25.10.2013 N 03-04-06/45182). Однако в части квалификации расходов существует другая позиция, основанная на разъяснениях Минфина России и налоговых органов, заключающаяся в том, что данные расходы учитываются в составе расходов на оплату труда (Письма УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 N 20-12/061153, Минфина России от 19.04.2007 N 03-06-06/1/250).

Расходы признаются при условии соответствия их критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. если расходы обоснованны и документально подтверждены. Документальным подтверждением рассматриваемых расходов является утвержденный авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими понесенные расходы.

Датой признания таких расходов является дата утверждения авансового отчета работника руководителем организации (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Принимаем на работу сотрудника с личным ТС. Оформляем выплату компенсаций: за использование личного ТС и за разъездной характер работы.

Вопросы по компенсации за разъездной характер. Подлежит ли компенсация за разъездной характер работы обложению страховыми взносами и НДФЛ? Можно ли учесть ее в расходах при УСН и в целях налога на прибыль?

Организация вправе учесть данные компенсации при исчислении налога на прибыль при наличии документов, подтверждающих расходы работника. Эти компенсации не облагаются НДФЛ и взносами. При УСН учитывать в расходах компенсации за разъездной характер рискованно, т.к. такой вид расходов не предусмотрен НК РФ.

Работодатель должен определить перечень работ разъездного характера, профессии или должности работников, которым фирма будет выплачивать компенсации за разъездной характер. Этот перечень следует закрепить в коллективном договоре, соглашении либо в ином локальном нормативном документе компании, например, в положении о разъездном характере работы.

Обратите внимание! Компенсации за разъездной характер не стоит путать с надбавками за разъездной характер. Надбавки являются элементом оплаты труда, учитываются в расходах, облагаются НДФД и взносами.

Налог на прибыль

Если расходы организации, связанные с разъездным характером работ сотрудников, обоснованы, связаны с деятельностью, приносящей доход, и документально подтверждены, то организация вправе их учесть и для целей налогообложения. Это вытекает из п. 1 ст. 252 НК РФ.

Учесть такие расходы организация может в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. На это указывает Минфин России в Письмах от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341, от 01.04.2010 N 03-03-06/1/211, а также ФНС России в Письме от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488.

По общему правилу организации - плательщики налога на прибыль в целях налогообложения применяют метод начисления, порядок признания расходов при котором установлен ст. 272 НК РФ. Из положения пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ следует, что датой признания указанных компенсационных выплат в составе налогооблагаемых расходов служит дата утверждения авансового отчета сотрудника о служебной поездке.

В силу статьи 164 ТК РФ возмещение работнику "разъездных" расходов признается компенсационной выплатой.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных

действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Следовательно, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками категорий работников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

Аналогичные разъяснения на этот счет содержатся в Письмах Минфина России от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230, от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131.

В соответствии со статьей 168.1 ТК РФ в состав возмещаемых "разъездных" расходов включены суточные. Однако для целей НДФЛ нормированию подлежат лишь суточные, выплачиваемые при командировках, на это прямо указано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Так как служебные поездки сотрудников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками, "разъездные" суточные, установленные внутренними нормами компании, не облагаются НДФЛ даже в том случае, если они выплачиваются в размере, превышающем нормы суточных при командировании (700 руб. в сутки - при российских командировках; 2 500 руб. в сутки - при поездках за рубеж).

Несколько иначе дело обстоит с обложением НДФЛ надбавок, выплачиваемых организацией за разъездной характер работы. По мнению финансистов, изложенному в Письме от 04.09.2009 N 03-04-06-01/230, надбавки за подвижной и разъездной характер работ, установленные коллективным или трудовым договором, не могут рассматриваться в качестве компенсаций, предусмотренных статьей 164 ТК РФ. Они представляют собой компенсационные выплаты, являющиеся элементом оплаты труда работника, в силу чего обложение их НДФЛ производится в общем порядке. Такой же вывод следует из Писем Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76, от 03.10.2007 N 03-04-06-02/196.

Страховые взносы на обязательные виды социального страхования

В соответствии со статьей 420 НК РФ выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, признаются объектом обложения страховыми взносами.

При этом, как сказано в статье 421 НК РФ, база для начисления страховых взносов для организаций и предпринимателей, производящих выплаты в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 НК РФ. Напоминаем, что расчетным периодом по страховым взносам признается календарный год.

Пп. 2 п. 1 ст. 420 НК РФ определено, что не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов (у организаций и коммерсантов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам) все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных в том числе с выполнением работником трудовых обязанностей.

Обязанность работодателя по выплате таких компенсаций установлена статьей 168.1 ТК РФ, ею же определен и состав "разъездных" возмещаемых расходов. Причем порядок их выплаты и размеры возмещения определяются фирмой самостоятельно и закрепляются в коллективном договоре, соглашении или ином нормативном документе компании, кроме того, эта информация вносится и в трудовой договор, заключаемый с работником.

На основании ст. 422 НК РФ у организации, производящей выплаты компенсации расходов, связанных со служебными поездками, в размерах, закрепленных внутренними нормами компании, не возникает обязанности по начислению сумм страховых взносов на обязательные виды социального страхования. Если же возмещение выплачивается в большем размере, то суммы возмещения, превышающие внутренние нормы компании, облагаются страховыми взносами в общем порядке.

Выплачиваемые надбавки за разъездной характер работы облагаются указанными страховыми взносами в общем порядке. Основанием для такого вывода служит Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19 "О доплатах и компенсациях".

При выплате компенсаций за разъездной характер работ есть риск, что налоговая инспекция не примет эти расходы, т.к. они напрямую не поименованы в ст. 346.16 НК РФ (Письмо ФНС России от 04.04.2011 N КЕ-4-3/5226, Письмо Минфина России от 16.12.2011 N 03-11-06/2/174).

На вопрос отвечала:

О.И. Прохорова,

консультант ИПЦ «Консультант+Аскон»

Посетите образовательное мероприятие по этой теме:

Читайте также: