Больничные при усн в 1с
Опубликовано: 22.04.2024
С начислением пособий по временной нетрудоспособности сталкивается каждый бухгалтер. Для фирм на «упрощенке» установлен особый порядок учета таких выплат.
Согласно Закону от 31 декабря 2002 г. № 190-ФЗ, «упрощенцы» могут платить больничные одним из способов:
- частично за счет средств ФСС и частично за счет собственных средств;
- полностью за счет ФСС.
На практике чаще используют первый вариант. В этом случае ФСС возмещает часть пособия, которая не превышает одной минимальной зарплаты за полный календарный месяц. С 1 января 2005 года ее размер составляет 720 рублей, а с 1 сентября – 800 рублей (Закон от 29 декабря 2004 г. № 198-ФЗ).
Остальную часть пособия фирма платит за счет своих средств. Порядок ее учета зависит от некоторых нюансов.
Состав выплаты по больничному листку
Работник имеет право получить пособие по временной нетрудоспособности, которое посчитано в соответствии с законодательством (ст. 183 ТК РФ). То есть бухгалтер учитывает средний заработок работника, его непрерывный трудовой стаж (п. 25 постановления Совмина СССР и ВЦСПС от 23 февраля 1984 г.
№ 191). Максимальный размер пособия в 2005 году ограничен суммой 12 480 рублей (п. 2 ст. 8 Закона от 29 декабря 2004 г. № 202-ФЗ).
Пример 1
В сентябре 2005 года менеджер ООО «Виола» Семенов С.С. пропустил 10 из 22 рабочих дней по болезни. За 12 месяцев, которые предшествовали больничному, заработок работника составил 223 200 руб., а фактически было отработано 248 дней.
Таким образом, среднедневной заработок равен:
223 200 руб.: 248 дн. = 900 руб.
Непрерывный трудовой стаж работника составляет семь лет. Поэтому пособие по временной нетрудоспособности ему выплачивается в размере 80 процентов
от среднего заработка. Величина ежедневного пособия с учетом непрерывного трудового стажа равна:
900 руб. x 80% = 720 руб.
Эту сумму нужно сравнить с максимальным размером пособия:
12 480 руб. : 22 дн. x 80%= 453,82 руб.
Дневной заработок Семенова с учетом стажа (720 руб.) выше максимального (453,82 руб.). Больничные, которые положены «в соответствии с законодательством», рассчитывают исходя из 453,82 руб. Следовательно, пособие составит:
453,82 руб. x 10 дн. = 4538,2 руб.
При желании фирмы могут выплатить работникам по больничному листу сумму, которая превышает пособие, рассчитанное «в соответствии с законодательством».
Поэтому пособием следует называть те суммы, которые начислены работнику с учетом стажа, среднедневного заработка и ограничения 12 480 руб.
Все, что превышает эту величину, правильнее называть доплатой. По сути это одна из форм заработной платы. Поэтому доплату нужно облагать пенсионными взносами. Эти платежи рассчитывают по тем же правилам, что и ЕСН (п. 2 ст. 10 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ). В письме от 4 мая 2005 г. № 03-03-01-04/2/74 сотрудники Минфина России сообщили, что доплата по больничным листам до размера фактического заработка облагается социальным налогом.
Помимо пенсионных взносов фирме придется начислить на величину доплаты взносы по страхованию от несчастных случаев и удержать НДФЛ.
Теперь рассмотрим порядок учета больничных в зависимости от объекта обложения «упрощенным» налогом.
Аналогично 25-й главе
При расчете единого налога с разницы между доходами и расходами фирмы могут учесть пособия в составе затрат (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поскольку часть пособия возмещает ФСС, эта сумма не уменьшает доходы.
В состав расходов на «выплату пособий по временной нетрудоспособности» войдет та часть больничных, которую бухгалтер посчитал в соответствии с законодательством.
Может ли доплата по больничному листу уменьшить «упрощенные» доходы?
Да, может. Дело в том, что порядок учета больничных подобен тому, который применяют плательщики налога на прибыль (п. 2
ст. 346.16 НК РФ). Такие предприятия вправе учесть в расходах выплаты по больничному листу, которые превышают лимит (12 480 рублей). Об этом говорится в письмах Минфина России от 15 июня 2004 г. № 03-02-05/4/19 и от 4 мая 2005 г. № 03-03-01-04/2/74. А значит, «упрощенцы» также могут отнести на затраты доплату до фактического заработка (п. 15 ст. 255 НК РФ). Ее включают в состав расходов на оплату труда.
Пример 2
Продолжим предыдущий пример.
ООО «Виола» применяет упрощенную систему налогообложения. Единый налог она считает с разницы между доходами и расходами.
Фирма гарантирует работникам, что в случае болезни им будут выплачены больничные в размере среднего фактического заработка. Часть пособия в размере одной минимальной зарплаты за полный месяц фирме возмещает ФСС. Исходя из этого Семенову за время болезни было начислено:
900 руб. x 10 дн. = 9000 руб.
Эта сумма включает пособие 4538,2 руб. и доплату 4461,8 руб. (9000 – 4538,2). С доплаты бухгалтер посчитал пенсионные взносы:
4461,8 руб. x 14% = 624,65 руб.
В сентябре Семенову не положены стандартные вычеты, сумма НДФЛ с доплаты по больничному листу составит:
4461,8 руб. x 13% = 580 руб.
Фирме присвоен I класс профессионального риска, поэтому она платит взносы на страхование от несчастных случаев в размере 0,2 процента. Величина взносов на доплату по больничному листу составит:
4461,8 руб. x 0,2% = 8,9 руб.
ФСС возместит «Виоле» пособие в размере одного МРОТ за полный месяц:
800 руб. : 22 дн. x 10 дн. = 363,64 руб.
Пособие за минусом возмещения от ФСС, доплату по больничному листу, а также пенсионные взносы и взносы от несчастных случаев на величину доплаты бухгалтер отнес на расходы. То есть доходы уменьшила сумма:
4538,2 руб. – 363,64 руб. + 4461,8 руб. + 624,65 руб. + 8,9 руб. = 9269,91 руб.
Следовательно, величина «сэкономленного» единого налога составит:
9269,91 руб. x 15% = 1390,49 руб.
Когда объект – доходы
В этом случае больничные также уменьшают величину единого налога (п. 3 ст. 346.21 НК РФ). Но учитывают только «законодательное» пособие за минусом одного МРОТ, который возмещает ФСС (письмо УМНС по г. Москве от 16 июня 2004 г. № 21-09/ 40257).
Пример 3
Изменим условия предыдущего примера. Предположим, что «Виола» выбрала объект обложения «доходы».
Единый налог уменьшит пособие за вычетом части, которую возмещает ФСС, а также пенсионные взносы. Их величина не может превысить 50 процентов единого налога. Допустим, что в эти рамки «Виола» уложилась. Тогда фирма не заплатит единый налог в сумме:
4538,2 руб. – 363,64 руб. + 624,65 руб. = 4799,21 руб.
С будущего года ограничен размер налоговых вычетов. Фирмы, которые выбрали объект обложения «доходы», смогут уменьшить единый налог на суммы пенсионных взносов и «больничных» пособий не более чем на 50 процентов. Сейчас это ограничение касается только пенсионных взносов.
Возмещение из ФСС
Фонд возмещает фирмам «свою» часть больничных. Чтобы получить деньги, организация должна представить в отделение ФСС:
- письменное заявление в произвольной форме;
- расчетную ведомость по средствам ФСС по форме № 4-ФСС (утверждена постановлением ФСС РФ от 22 декабря 2004 г. № 111) за тот период, в котором начислено пособие;
- копии платежных поручений на уплату единого налога;
- заверенные копии больничных листов.
Такой список бумаг приведен в пункте 3.3 Инструкции, утвержденной постановлением ФСС РФ от 9 марта 2004 г. № 22.
Через две недели после того как работодатели представят все необходимые документы, работники фонда перечислят на расчетный счет страхователя необходимую сумму.
Пример 4
Продолжим предыдущий пример.
10 октября 2005 года ООО «Виола» представило в отделение ФСС по месту регистрации заявление о возмещении сумм, потраченных на выплату пособий по временной нетрудоспособности, расчетную ведомость, копии платежных поручений на уплату единого налога и заверенную копию больничного листа Семенова С.С.
24 октября на расчетный счет организации поступили деньги от ФСС РФ в размере 363,64 руб. В книге доходов и расходов эту сумму не отражают.
Таким образом, работодатели оплачивают расходы по социальному страхованию за счет собственных оборотных средств. В дальнейшем они получают от ФСС ту часть пособия, которую должен выплатить Фонд. Но может сложиться такая ситуация, когда у предприятия нет суммы, необходимой для выплаты пособия. В этом случае организация может обратиться в отделение ФСС с заявлением о выделении средств соцстраха на эти цели. К заявлению нужно приложить приведенный выше комплект документов. Также понадобятся выписки банков об отсутствии средств на счетах. Фонд перечислит «свою» часть пособия на счет фирмы.
Другой вариант оплаты больничных
Некоторые организации на «упрощенке» добровольно перечисляют страховые взносы в ФСС. Это позволяет выплачивать пособия полностью за счет средств ФСС, но в пределах лимита 12 480 рублей за месяц.
Организация, которая решила добровольно платить взносы, должна подать заявление в отделение фонда по месту регистрации. Примерная форма этого документа приведена в письме ФСС РФ от 24 марта 2003 г. № 02-10/05-1795.
Начиная с того месяца, в котором было подано заявление, организация становится добровольным плательщиком взносов. Правила их начисления и уплаты утверждены постановлением Правительства РФ от 5 марта 2003 г. № 144.
Взносы начисляют ежемесячно в размере 3 процентов от суммы выплат и вознаграждений по трудовым договорам. База для начисления добровольных взносов точно такая же, как и для начисления ЕСН при общем режиме налогообложения. Это значит, что на суммы, которые не облагаются ЕСН, начислять взносы в ФСС не нужно.
В течение 15 дней после окончания каждого месяца организация должна перечислять в ФСС сумму страховых взносов за минусом больничных.
В случае пропуска срока уплаты взносов фонд вышлет организации уведомление о задолженности. Страхователю будет предложено погасить ее не позднее срока уплаты взносов за следующий месяц. Если это не будет сделано, ФСС примет решение о прекращении уплаты взносов в добровольном порядке.
Сумма выданных пособий может превысить начисленные взносы. В этом случае фонд возместит разницу. Для этого фирме нужно будет представить практически тот же список документов, что и в случае, когда фонд возмещает «свою» часть пособия в размере одного МРОТ. Только вместо формы
№ 4-ФСС плательщики добровольных взносов заполняют форму № 4а-ФСС. Она утверждена постановлением ФСС РФ от 25 апреля 2003 г. № 46. Кроме того, понадобятся копии платежных поручений на перечисление страховых взносов в фонд.
Внимание
По мнению Минфина, «упрощенцы» не могут учесть при расчете единого налога суммы добровольных взносов в ФСС РФ (письмо от 5 июля 2004 г. № 03-03-05/2/44). Дело в том, что в закрытом перечне расходов добровольные взносы в ФСС РФ не упомянуты. Поэтому фирмы на «упрощенке» платят их за счет своих средств.
Т. Аверина, эксперт ПБ, О. Курбангалеева, аудитор
В программе 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0) имеется встроенная функция по начислению оплаты по больничному листу. Изначально нужно активировать данный учет в параметрах программы. Переходим на вкладку программы «Администрирование», раздел «Настройки программы», ссылка «Параметры учета», «Настройки зарплаты».
Находим пункт «Расчет зарплаты» и ставим галочку возле «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов работников».
Переходим в общий журнал по начислениям и при создании нового документа выбираем вид «Больничный лист»:
В форме документа имеется верхняя часть и несколько вкладок. В шапке вводятся данные в полях:
дата документа и номер формируются автоматически программой по порядку.
Вкладка «Главное» содержит информацию о номере больничного листа, причине нетрудоспособности, период освобождения от работы, процент оплаты и начисленную сумму. Все поля необходимо заполнить для корректного расчета, при этом данные о сроке, номере и причине берутся непосредственно из листка нетрудоспособности. В случае указания в документе нарушения режима, это также можно указать в соответствующем поле.
Откроется форма для ручного заполнения сумм.
Вверху нужно указать год (или годы), а в полях с обозначением месяца прописать сумму заработка. На основании этого рассчитается средний заработок сотрудника, и данные перенесутся в «Больничный лист» после нажатия «ОК»:
Вкладка «Дополнительно» заполняется информацией об ограничении пособия с обозначением коэффициента. Если возможно применение каких-либо льгот, то нужно поставить галочку возле «Применять льготы» и указать тип:
Вкладка «Начисления» отражает суммы начисления с обозначением периода, в котором сотрудник был на больничном. В ручном режиме при необходимости возможно изменение сумм:
При формировании документа «Начисление зарплаты» (в автоматическом режиме) сумма оплаты больничного листка появится в колонке «Отпуска/». Также при обложении суммы НДФЛ появится значение в соответствующе колонке:
Перейдем на вкладку программы «Зарплата и кадры», найдем в разделе «Зарплата» ссылку на «Отчеты по зарплате»:
Сформируем «Расчетный листок» на сотрудника.
больничный за счет работодателя;
больничный за счет фонда социального страхования.
Порядок расчета больничного листа в Бухгалтерии ред.3.0 зависит от количества сотрудников в организации и базе. Для автоматического расчета в программе стоит ограничение в размере 60 сотрудников, если их число больше, то рекомендуется использовать отдельную программу Зарплата и управление персоналом ред. 3.1.
Рассмотрим, как в программе произвести автоматический расчет больничного листа и вручную.
Сотрудник ООО «Ромашка» Сидоров К.Т. предоставил больничный лист за период 02.04.2020 по 13.04.2020. Стаж сотрудника для оплаты больничных листов составляет 12 лет. Устроен в организацию с 2019 года и его заработок составил 560000 рублей, также он предоставил справку за 2018 год с предыдущего места работы на сумму 450000 рублей. В ООО «Ромашка» сотрудник работает на пятидневном графике по 8 часов в день. В организации установлен районный коэффициент (РК) 1.15.
1.Ручной расчет больничного листа.
Для Расчета пособия необходимо произвести следующее:
1.Настроить виды начисления
Заходим в раздел Зарплата и кадры – Настройка зарплаты – Расчет зарплаты – Начисления.
По кнопке «Добавить» создаем два вида начисления «Оплата больничного листа за счет работодателя», «Оплата больничного листа за счет ФСС».
У новых видов начисления указываем наименование и КОД (могут быть любые символы, но код должен быть уникальным). НДФЛ – облагается, код дохода 2300, категория дохода – прочие доходы от трудовой деятельности. В настройке взносов необходимо указать: для больничного за счет работодателя - «Доходы целиком не облагаемые страховыми взносами, кроме пособий за счет ФСС и денежного довольствия», для больничного за счет ФСС – «Государственные пособия обязательного социального страхования».
Для расчета налога на прибыль по статье 255 больничный за счет работодателя - учитывается в расходах на оплату труда пп.48.1 ст.264 НК РФ, за счет ФСС – не включается в расходы по оплате труда.
2. Рассчитать больничный лист
При расчете больничного листа сравнивается несколько показателей:
1. Расчёт среднего заработка
Средний заработок = Заработок за расчетные годы/730
Заработок за расчетные годы = Доход 2018 года+ Доход 2019 года
При расчете дохода за год не забываем про ограничение предельной величиной, каждый год она разная.
2018 г. – 815000 рублей
В нашем примере превышения нет, поэтому заработок равен 560000р.+450000р=1010000р
Средний заработок = 1010000/730=1383,56 рублей
2. Минимальный среднедневной заработок из МРОТ
Минимальный среднедневной заработок из МРОТ= (МРОТ*24/730 дней).
На день наступления больничного МРОТ = 12130 рублей, получаем 12130*24/730=398,79 рублей.
Сравниваем полученные показатели, видим, что данный показатель меньше фактического среднего заработка. Поэтому для расчета пособия будет использован средний заработок сотрудника 1383,53 рубля.
Т.к. стаж составляет 12 лет, то пособие будет выплачено в размере 100% от среднего заработка.
3. Минимальный размер дневного пособия
С 01.04.2020 года были приняты новые правила ( № 104-ФЗ от 01.04.2020), если пособие по больничному за полный месяц не может быть меньше МРОТ, иначе больничный рассчитывается в сумме, начисленной исходя из МРОТ, в расчете за полный календарный месяц. МРОТ берется с учетом районного коэффициента. Для неполного рабочего времени МРОТ учитывается пропорционально. Эти правила установлены с 01.04.2020 года по 31.12.2020 года для больничных с кодами: 01, 02, 03, 06, 09, 10, 11, 12, 13, 14, 15.
Минимальный размер дневного пособия = МРОТ*Долю неполного рабочего времени*Районный коэффициент /Количество дней в месяце.
Дневное пособие = 12130*1*1,15/30=646,98 руб.
Мы рассчитали три показателя, которые должны сравниваться при расчете пособия с 01.04.2020 и браться наибольший из них.
В нашем примере это Средний заработок = 1383,56 рублей
Сотрудник всего болел 12 дней, три из них за счет работодателя и 9 за счет ФСС.
Сумма за счет работодателя 1383,56*3 = 4150,68 рублей
Сумма за счет ФСС 1383,56*9 =12452,04 рублей.
3. Отразить больничный в программе.
Заходим Зарплата и кадры – Все начисления, по кнопке «Создать» создаем документ Начисления заработной платы.
Подбираем в документ сотрудника по которому необходимо провести начисления и выделив его нажимаем кнопку «Начислить». Отразятся доступные начисления, выберем необходимое нам «Оплата больничного листа за счет работодателя», укажем начисленную сумму, и таким же образом начислим «Оплата больничного листа за счет ФСС».
По ссылке начислено проверяем суммы и в поле Дата выплаты ставим планируемую дату выплаты больничного.
Проверяем в колонке НДФЛ сумму исчисленного налога.
4.Сделать запись для отражения больничного листа в отчетности.
Чтобы информация о пособиях попала в отчетность, создаем документ «Операция учета взносов».
Заходим: Зарплата и кадры – Операция учета взносов, добавляем новый документ.
Заполняем реквизиты: дату документа, организацию, сотрудника, месяц начисления больничного листа. Для того, чтобы данные попали в отчет, заполняет третью вкладку «Пособие по соц. Страхованию» как на рисунке:
Сохраняем внесенные данные.
2. Автоматический расчет.
Расчет больничного производится специальным документом - «Больничный лист».
В разделе Зарплата и кадры – Все начисления по кнопке «Создать» выбираем Больничный лист.
Заполняем поля Дата документа, организация, Сотрудник, номер больничного листа.
Если больничный электронный (ЭЛН), то после ввода номера листа нетрудоспособности все данные можно заполнить автоматически по кнопке «Получить из ФСС» или «Загрузить из файла».
Если больничный первичный, то ставим переключатель первичный больничный, если является продолжение, то ставим продолжение и по ссылке выбираем первичный больничный.
Указываем причину - (01, 02, 10, 11) Заболевание или травма. Поле период 02.04.2020.-13.04.2020
Больничный будет рассчитан исходя из данных, внесенных в базу и стажа сотрудника.
Если было нарушение режима, то отмечаем это.
Также указываем для расчёта стаж.
Программа на основании имеющихся данных автоматически рассчитывает сумму к выплате. По ссылке «Начислено» видим какие суммы участвовали при расчете начисления, а также в этой форме указываем сумму заработка с прошлого места работы.
При расчете программа будет использовать алгоритм, который мы рассмотрели ранее при ручном вводе больничного.
Через настройку Еще – Изменить форму ставим галочку «Дата выплаты», и вносим планируемую дату выплаты больничного. Эта дата необходима для НДФЛ.
По кнопке «Расчет среднего заработка» можем получить печатную форму расчета. При необходимости можно доработать дополнительные печатные формы к документу.
В отчетность данные попадут автоматически, никаких дополнительных документов создавать не надо.
Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.
Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45.
*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)
Сотрудники предприятия могут оформить себе больничный, а бухгалтеру необходимо будет отразить в программе 1С: Бухгалтерия предприятие.
Чтобы оформить пособие по временной нетрудоспособности надо воспользоваться документом “Больничный лист”.
Прежде чем это сделать, необходимо проверить настройки программы. Для этого перейдем в пункт меню “Зарплата и кадры” и выберем “Настройка зарплаты”.
После переходим по гиперссылке “Порядок учета зарплаты”, если в программе ведется учет по нескольким организациям, то необходимо выбрать настроить учет для каждой из них.
В форме настройки необходимо найти “Выплата больничных” и указать необходимый параметр. В данном случае выбираем “Выполняется страхователем (организацией)”.
Записываем изменения в учете и переходим к оформлению больничного листа. Заходим в пункт меню “Зарплата и кадры” и выбираем “Все начисление”.
Нажав на кнопку “Создать” из выпадающего списка выбираем “ Больничный лист”.
В форме документа необходимо заполнить реквизиты документа:
- Организация - данный реквизит заполняется в том случае если в программе заведено несколько организаций.
- Сотрудник - указать сотрудника, для которого оформляется больничный лист.
- Номер листка нетрудоспособности - указывается номер больничного листа.
- В программе предусмотрена возможно указать, что данный больничный лист первичный или продолжение уже существующего больничного.
С 1 июля 2017 года данную информацию можно получить от ФСС.
Общая схема
- лечебное учреждение при выдаче сотруднику листка нетрудоспособности отправляет всю информацию о нем в ФСС;
- работодатель при предъявлении сотрудником этого больничного получает по номеру листа все его данные из ФСС непосредственно из программы;
- по полученным данным в программе автоматически рассчитывается пособие;
- работодатель отправляет информацию по рассчитанным листкам нетрудоспособности обратно в ФСС.
- Причина - в данном реквизите указывается одно из предложенных в программе вариантом.
- Период с - указывается количество дней, которое сотрудник не будет присутствовать на работе.
- Отметка о нарушении режима - программа позволит пользователю выбрать один из предложенных программой вариантов.
Также в данном больничном листе программа автоматически рассчитывает минимальную заработную плату сотрудника. Для просмотра расчета необходимо пользователю нажать на сумму.
В форме начисления указаны данные начисление заработной платы за два предыдущие годы.
В данной форме пользователь может изменять суммы самостоятельно.
С формы документа можно оформить сразу выплату больничного сотруднику на карту. Для этого необходимо воспользоваться кнопкой “Выплатить” и в программе автоматически формируется платежное поручение на уплату НДФЛ и выдача наличных.
Пособие по временной нетрудоспособности может выплачиваться как за счет средств работодателя, так и Фонда социального страхования РФ. Все зависит от того, что является страховым случаем. В то же время расходом, который можно учесть при упрощенной системе налогообложения, является только собственная выплата организации. Именно ее бухгалтеру нужно записывать в Книгу учета доходов и расходов и не забыть при этом уделить особое внимание сумме НДФЛ, которую также можно списать на расходы
Если пособие полностью возмещает ФСС, то у работодателя на УСН не возникает ни доходов, ни расходов. Он выступает лишь как посредник между сотрудником и Фондом соцстраха. Соответственно по такой выплате никаких записей в Книгу учета вносить не надо. А выплаченные суммы пособия по болезни нужно зачесть в счет платежей в ФСС РФ при уплате страховых взносов. Либо, если «упрощенец» применяет льготный тариф и взносы в ФСС не платит, в отделение фонда нужно обратиться за возмещением.
Вместе с тем пособия, которые финансируются соцстрахом, можно зачесть в счет уменьшения текущих платежей по страховым взносам (п. 2 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ). Получается, что в расходы при упрощенной системе можно включить только ту сумму пособия по болезни, которая начислена работнику за первые три дня нетрудоспособности, при условии, что заболел именно он сам, а не член семьи (чаще всего больничные листы берут в связи с уходом за больным ребенком). Это следует из подпункта 6 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.
Соответственно, в день выплаты пособия в графе 5 Книги учета доходов и расходов бухгалтеру нужно отразить лишь начисления за первые три дня болезни. А вот пособие, выплачиваемое за счет средств ФСС, в Книге учета доходов и расходов не отражается.
У пользователей всегда возникает множество вопросов по отражению учета больничных листов при УСН в ПП «1С: Бухгалтерии предприятия 8». Рассмотрим две методики ведения подобных расчетов в программе.
ПРИМЕР 1. Учет расчетов по больничным листам, когда сумма начисленных взносов превышает сумму начисления по больничке
В организации «Упрощенка» были сделаны следующие записи при начислении и уплате заработной и налогов с ФОТ:
В январе 2013 года
Д 26 К 70 1000 руб. - начислена заработная плата
Д 26 К 69.01 300 руб. - начислены страховые взносы за счет организации
Д 69.01 К 70 100 руб. – начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет ФСС.
В феврале 2013 года
Д 70 К 50 1100 – выплачены работникам все виды начислений;
Д 69.01 К 51 200 руб. – уплачен кредитовый остаток на конец месяца по сч. 69.01
ПРИМЕР 2. Учет расчетов по больничным листам, когда сумма начисленных взносов меньше суммы начисления по больничке
В организации «Упрощенка пример 2» были сделаны следующие записи при начислении и уплате заработной и налогов с ФОТ:
В январе 2013 года
Д 26 К 70 1000 руб. - начислена заработная плата
Д 26 К 69.01 300 руб. - начислены страховые взносы за счет организации
Д 69.01 К 70 500 руб. – начислено пособие по временной нетрудоспособности за счет ФСС.
В феврале 2013 года
Д 70 К 50 1500 руб. – выплачены работникам все виды начислений;
Д 51 К 69.01 200 руб. – получено возмещение из ФСС;
Д 26 К 70 1000 руб. - начислена заработная плата
Д 26 К 69.01 300 руб. - начислены страховые взносы за счет организации
Примечание: В организации зарплата выгружается из внешней программы, учет зарплаты ведется сводно по всем работникам.
Учет расчетов по больничным листам, когда сумма начисленных взносов превышает сумму начисления по больничке .
Отражение в ПП «1С: Бухгалтерия предприятия 8» (ред 2.0)
Согласно российскому законодательству мы имеем право признать в расходы и отразить в Книге учета доходов и расходов только собственные затраты (выплаты) организации. В нашем примере затратами организации являются: 1000 руб. – начисленная заработная плата, 300 – начисленные взносы (За счет организации!) в ФСС. Соответственно, в расходы, которые мы можем признать при упрощенной системе налогообложения, должна быть включена сумма затрат 1300 руб.
Шаг 1. Отразим начисление заработной платы и взносов. При ведении учета во внешней программы начисление отражается документом «Отражение зарплаты в регламентированном учете».
ВАЖНО: При отражении начисления по больничному листу за счет ФСС в поле «Расходы УСН» нужно указать «Не принимаются». Это необходимо для того чтобы при выплате заработной платы, в т.ч. пособий по временной нетрудоспособности за счет ФСС, в КУДиР не попало начисление за счет ФСС (рис.1).
Запись в Книгу учета доходов и расходов по тому или иному расходу попадает при выполнении определенных условий. Для признания расходов по заработной плате и налогам с ФОТ необходимо выполнение 2 условий:
Начисление зарплаты, налога;
Уплата зарплаты, налога.
Порядок выполнения условий для программы не важен, расход попадает в Книгу при выполнении последнего из условий, причем расходом признается наименьшее значение (выплата или начисление) в случае, если суммы начисления и уплаты не совпадают.
В программе учет выполнения условий (прохождение так называемых статусов признания расходов) производится в регистре накопления «Расходы при УСН». Записи, попавшие в регистр, можно просмотреть из первичного документа по кнопке .
Проанализируем движения, сформированные регистром «Расходы при УСН» при проведении документа «Отражение зарплаты в регламентированном учете» (рис.2).
По каждому виду начисления (зарплата, начисление налогов с Фот, начисление по б/л и др.) формируется Приход в регистр со Статусом (поле «Статус оплаты») «Не оплачено». Программе необходимо выполнить условие «Оплата» для признания данного расхода.
Обратите внимание: Признание расходов по начисленному больничному воспринимается конфигурацией как оплата страховых взносов. Для программы Д сч. 69.01 (кор. счет не важен) является оплатой (погашением задолженности) по этому налогу. Поэтому при проведении документа по начислению больнички формируется Расход в регистр «Расходы при УСН» со статусом «Не оплачено». Происходит признание части наших расходов по начисленным налогам (по наименьшей из сумм Начислено 300 (Приход), по К сч.69.01 прошло 100 руб. (Расход).
. Данная схема подходит для предприятий, уплачивающих в ФСС разницу между суммой начисленных взносов и начислением по б/л за счет ФСС (рис.3).
Не менее важное значение имеют движения по регистру «Прочие расчеты» (рис.4):
Этим регистром фиксируется факт оплаты или задолженности по каждому виду расхода. Таким образом происходит контроль обязательной оплаты для признания расхода.
Запись в регистр «Расходы при УСН» делается на основании записей этого регистра. Например, если у организации была переплата, по регистру «Прочие расчеты» останется положительное сальдо и программа при проведении начисления зарплаты и налогов на эту сумму предоплаты сделает запись в КУДиР.
Шаг 2. Произведем выплату заработной платы. Для отражения данной операции введем документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выплата заработной платы по ведомостям» (рис.5).
При проведении документа будут сформированы следующие движения (рис.6-9):
Отражение по счетам бухгалтерского учета
Отражения в регистрах для налогового учета по УСН:
Расходы при УСН
Книга учета доходов и расходов
Шаг 3. Отразим уплату налогов с ФОТ (сч. 69.01). Для отражения данной операции введем документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление налога» (рис.10).
При проведении документа будут сформированы следующие движения (рис.11-14):
Отражение по счетам бухгалтерского учета
Отражения в регистрах для налогового учета по УСН:
Расходы при УСН
Книга учета доходов и расходов
Сформируем Книгу учета доходов и расходов и проанализируем получившиеся данные (рис.15):
В расходы были признаны 1300 руб., как того и требует российское законодательство.
Учет расчетов по больничным листам, когда сумма начисленных взносов меньше суммы начисления по больничке
Отражение в ПП «1С: Бухгалтерия предприятия 8» (ред. 2.0)
Если взносов начислено больше, чем начислений за счет ФСС, то остаток взносов будет признан при перечислении налогов или при следующем начислении за счет ФСС. Если начислений за счет ФСС больше, чем начислено взносов, при следующем начислении взносов они сразу будут включены в расходы (в пределах остатка начисления за счет ФСС).
Рассмотрим особенности учета по больничным листам при отражении возмещения из ФСС в ПП «1С: Бухгалтерия предприятия 8».
Шаг 1. Отразим начисление заработной платы и взносов за январь 2013 г. (рис.16)
По 2 условиям (начислено и уплачено) вся сумма начисленных налогов по сч. 69.01 300 руб. попадает в расход в Книгу учета доходов и расходов. Так как сумма начисления по больничному листу превышает сумму начисленных взносов, организация не должна в этом месяце уплачивать взносы по сч. 69.01 в ФСС и вся сумма понесенных расходов попадает в книгу сразу при проведении документа «Отражение зарплаты в регламентированном учете» (рис.17-19).
Если организация уплачивает в ФСС всю сумму начисленных страховых взносов, не вычитая начисления по больничкам, то начисление по больничному листу необходимо отражать документом «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)», а не документом «Отражение зарплаты в регламентированном учете» (рис.20).
При начислении взносов ручной операцией не формируется записей в регистры УСН и соответственно на эту сумму программой не будет уменьшена задолженность по страховым взносам.
Отражение начисления по больничному листу документом «Отражение зарплаты в регламентированном учете» влечет за собой автоматическое уменьшение задолженности по страховым взносам.
Шаг 2. Произведем уплату заработной платы работникам (рис.21)
При проведении документа были сформированы следующие движения: (рис.22-23)
Отражение движений по данным бухгалтерского учета:
Отражения в регистрах для налогового учета по УСН:
В расходы организации должна попадать только сумма начисления за счет организации, в нашем случае 1000 руб.
Шаг 3. Отразим возмещение из ФСС.
При подаче организацией заявления о возмещении по больничным листам Фондом социального страхование осуществляется перечисление денежных средств. Для отражения в ПП «1С: Бухгалтерии предприятия 8» рекомендуется использовать документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Прочее поступление» (рис.24-25).
Проанализируем, как работает программа при отражении возмещения из ФСС с точки зрения налогового учета по УСН.
Сумма полученного возмещения по умолчанию признается доходом для Книги учета доходов и расходов (рис.26).
Обратите внимание: При проведении документа не сформирована запись по регистру «Прочие расходы». Это означает, что задел (сумма превышения начисления по больничному листу над начисленной суммой страховых взносов), сформированный при отражении начисления зарплаты за январь 2013 г. не закрыт и будет учтен при следующем начислении страховых взносов (будет их уменьшать).
Организация должна признавать возмещение из ФСС в качестве дохода в случае, если при выплате начислений работникам в расходы организации принимается вся сумма начисления, в т.ч. начисления по больничному листу.
Если организация (как в нашем примере) в качестве расхода признает только начисление заработной платы (исключая начисление по больничному листу), то возмещение из ФСС не должно признаваться доходом, принимаемым для целей УСН.
Для этого в документе «Поступление на расчетный счет» необходимо нажать кнопку «КУДиР» и снять галочку «Сумма доходов и расходов определяется автоматически» (рис.27).
В открывшемся окне в поле «в т.ч. принимаемые» стираем сумму, заполненную автоматически (рис.28).
Сохраняем внесенные изменения по кнопке «ОК».
При проведении документа видим, что поступившие денежные средства попали только в Графу 4 Книги учета доходов и расходов (рис.29).
Шаг 4. Отразим начисление заработной платы и взносов за февраль 2013 г. (рис.30)
При проведении документа будут сформированы следующие движения по регистрам налогового учета (рис.31-33):
Расходы при УСН
Книга учета доходов и расходов
Шаг 5. Отразим выплату заработной платы работникам за февраль 2013 г. (рис.34-35)
Шаг 6. Отразим уплату страховых взносов за февраль 2013 г. (рис.36)
При проведении документа в принимаемый расход для целей УСН попадает сумма 100 руб., т.к. 200 руб. уже были признаны в расходы при проведении документа «Отражение зарплаты в регламентированном учете» (рис.37).
Проанализируем учет доходов и расходов по организации «Упрощенка пример 2» за 1 квартал 2013 г. Для этого сформируем отчет «Книга учета доходов и расходов» за указанный период.
По данным отчета видим, что в расходы признаны только суммы начислений за счет организации за январь-февраль 2013 г. (рис.38).
Таким образом, мы рассмотрели тонкости учета больничных листов в ПП «1С: Бухгалтерия предприятия 8», выявили «подводные камни», по которым могут возникать вопросы при ведении учета. Используя данные знания механизмов работы программы, вы можете выбрать наиболее подходящий для вашей организации способ учета больничных листов.
Читайте также: