Авансовый отчет у ип на усн доходы минус расходы подотчетное лицо сам ип

Опубликовано: 13.04.2024

Справочная / ООО

Деньги ООО: как выдать под отчёт

Деньги ООО нельзя просто взять и потратить, даже на благо компании. Оплачивайте покупки с расчётного счёта или выдавайте сотрудникам. В последнем случае вы, на бухгалтерском языке, «выдаёте деньги под отчёт». Мы поможем правильно это оформить и разобраться, что делать, если сотрудник потратил больше или положил деньги в карман.

Зачем компании выдают деньги под отчёт

Допустим, в офисе закончилась бумага для принтера. Необязательно вести переговоры с поставщиком канцтоваров, заключать договор и перечислять деньги с расчётного счёта. Для покупки пары пачек бумаги выдайте деньги сотруднику. Он купит бумагу от своего имени и отчитается о расходах.

Компании выдают деньги под отчёт в трёх случаях.

Хозяйственные и производственные нужды: покупка товаров, работ, услуг для компании.
Командировки: суточные, проезд, аренда, оформление виз и паспортов, сборы с путешественников.
Представительские расходы: деловой обед, мероприятие для партнёров.

Кому можно выдать подотчётные деньги

Директору и работникам, с которыми заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Раньше законодательство запрещало выдавать деньги под отчёт, если сотрудник не отчитался за прошлый раз. Запрет отменило Указание Банка России от 19 июня 2017 г. № 4416-У.

Как выдать деньги под отчёт наличными

Директор издаёт приказ. Закон не ограничивает суммы и сроки — главное, указать их. Если срока нет — налоговая считает, что деньги выданы на день. Пишите приказ внятно: «Выдать А. А. Александрову 5 000 рублей на покупку 20 папок для документов и 5 пачек бумаги для принтера». Расплывчатые формулировки приведут к штрафу 50 000 рублей.
Директор или бухгалтер выдаёт наличные сотруднику и подписывает расходный кассовый ордер (РКО).
Сотрудник тратит деньги и в течение трёх дней приносит авансовый отчёт по потраченным деньгам. К отчёту прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Например, при покупке канцтоваров — кассовый и товарный чек.
Директор или бухгалтер подписывают авансовый отчёт.

Если деньги остались, сотрудник обязан вернуть их. При возврате в кассу оформите приходный кассовый ордер (ПКО).

Если денег не хватило и сотрудник вложил свои, организация компенсирует расходы. При выдаче наличных оформите РКО. При переводе безналом создайте отдельную платежку. Не выдавайте компенсацию вместе с зарплатой, потому что в этом случае налоговая может доначислить налоги и взносы.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подходит для ООО. Сервис подготовит всю необходимую отчётность, посчитает зарплату, налоги и взносы и сформирует платёжки.

Как выдать деньги под отчёт безналом

Обычно подотчётные деньги выдают из кассы. Минфин разрешает безналичные переводы, но советует издать об этом приказ.

В приказе о выдаче подотчётных пропишите, по каким реквизитам перечислите деньги сотруднику. В назначении платежа укажите, что деньги выданы под отчёт и по какому приказу. ПКО и РКО оформлять не нужно. В остальном порядок выдачи подотчётных безналом такой же, как и наличными.

Что, если нет подтверждающих документов

Налоговая может узнать об этом только при проверке. Она:

Откажется признавать суммы из авансовых отчётов в расходах для УСН «Доходы минус расходы».
Начислит сотруднику 13% НДФЛ с суммы подотчётных, как будто он получил доход. Поэтому организации на УСН «Доходы» тоже стоит хранить подтверждающие документы.

Что, если сотрудник не возвращает деньги

Срок отчёта по расходам прошёл, сотрудник ничего не купил, а деньги оставил себе. В течение месяца издайте приказ об удержании подотчётных сумм из зарплаты.

Вычитайте до 20% зарплаты сотрудника. Больше — запрещает Трудовой кодекс. Большой долг вычитают из зарплаты много месяцев.

Попросите сотрудника написать заявление об удержании подотчётных из зарплаты и сможете уменьшать её полностью.

Если сотрудник против возврата подотчётных, уменьшать зарплату нельзя. Обращайтесь в суд.

Что, если месяц прошёл, а вы не успели издать приказ о взыскании денег

Остался единственный способ — обратиться в суд.

А если с момента нарушения прошло 3 года, истёк срок исковой давности. Пришло время списать задолженность сотрудника как безнадёжную. Учитывать её в расходах УСН запрещает Налоговый кодекс.

Когда вы списываете подотчётные в безнадёжные долги, у сотрудника возникает доход. Удержите 13% НДФЛ с ближайшей выплаты. Если до конца года не удержали налог, уведомите налоговую до 1 марта, а сотрудник сам заплатит НДФЛ до 1 декабря следующего года.

Как простить подотчётные сотруднику

Подпишите с сотрудником договор дарения денежных средств. Удержите из зарплаты 13% НДФЛ с суммы свыше 4 000 рублей. Подарки на 4 000 рублей не облагаются НДФЛ.

Чем рискует директор, если не возвращает подотчётные

К подотчётным для директора относятся подозрительно: это популярный способ вывода денег из ООО. Налоговая может не дожидаться истечения срока исковой давности и начислить налоги. Юридически это неправильно: пока срок исковой давности не истёк, деньги не перешли в собственность сотрудника и не являются доходом. Но доказывать свою правоту придётся в суде.

Если директор регулярно берёт и возвращает подотчётные без видимого результата — налоговая сочтёт подотчётные беспроцентным займом. Займы под 0% выгоднее, чем в банке, поэтому облагаются налогом. Подробнее о займах читайте в статье.

Что, если сотрудник купил товар для компании и хочет получить компенсацию

При подотчёте сотрудник получает аванс и отчитывается по расходам. Когда сотрудник сначала покупает товар, а потом просит деньги — это не подотчёт. Поэтому авансовый отчёт не нужен.

Пусть сотрудник напишет заявление о компенсации расходов, а директор издаст приказ и перечислит деньги.

Иногда налоговики переквалифицируют компенсацию расходов в договор купли-продажи: будто бы сотрудник купил товар и перепродал компании. Будет сложно доказать, что сотрудник действовал в интересах компании. Налог платить не придётся, потому что физлица имеют право на вычет до 250 000 рублей за перепродажу имущества. Сотрудник сдаст декларацию и отразит в ней вычет. Но, возможно, у него были другие планы на вычет.

Поэтому оформлять подотчет безопаснее, чем получать компенсацию.

Бухгалтерия
Инструменты для бизнеса
Налоги

Бизнес-карта привязана к расчетному счету предпринимателя или компании. Ей оплачивают расходы на бизнес, например канцелярию, обеды, топливо, командировки, деловые встречи. ИП оплачивают бизнес-картой даже личные покупки, а компании выдают их сотрудникам для трат на бизнес.

На практике бизнес только начинает использовать корпоративные карты, поэтому могут возникать вопросы. Какие документы нужны для учета трат? Нужны ли вообще? Как принять к вычету НДС на ОСН?

В написании статьи принимал участие налоговый эксперт Антон Дыбов.

Кому и зачем нужно отчитываться

ИП на УСН «Доходы», ПСН и НПД не нужно подтверждать расходы документами. Они платят налог без учета расходов и не ведут бухгалтерский учет.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН нужно подтверждать расходы на бизнес. У таких предпринимателей бухучета тоже нет, но налоговый учет они ведут — для уменьшения налога на доход. Для этого записывают номера и даты подтверждающих документов в книгу учета доходов и расходов (КУДиР). По ней подтверждают расходы, если у налоговой есть сомнения. Если документов не будет, то обосновать расходы будет нечем — и уменьшить налог не получится. Личные расходы по бизнес-карте предприниматели не учитывают.

Компании должны подтверждать все расходы. Это нужно для бухучета и уменьшения налога. При этом уменьшить налог можно только на ОСН и УСН «Доходы минус расходы». По всем расходам компания должна хранить подтверждающие документы. Налоговая может их запросить в любой момент.

Если подтверждающих документов не будет, инспекция может расценить это как грубое нарушение правил бухучета и наложить штраф до 30 000 ₽. При этом, если компания снижает налог на доходы за счет неподтвержденных расходов, налоговая дополнительно начислит штраф — 20% от недоимки.

К тому же, если подтверждающих документов нет, получается, что компания потратила деньги со счета, а на что — неизвестно. В этом случае обоснование трат по 115-ФЗ может запросить банк.

Какие подтверждающие документы нужны

Сначала компания или ИП оформляют внутренний документ — локальный нормативный акт. Он приравнивает деньги на бизнес-карте к подотчетным средствам. Локальный акт можно оформить один раз и дальше все траты сотрудников по бизнес-картам будут считаться подотчетными средствами.

Сотрудник составляет авансовый отчет Если в компании оформлен локальный нормативный акт, сотруднику надо составить авансовый отчет и приложить документы по тратам. Этого будет достаточно, чтобы компания или ИП смогли отчитаться перед налоговой. Если деньги потратил сам ИП, он может не прикладывать авансовый отчет, а просто приложить подтверждающие документы.

Отчет составляет сам сотрудник по форме № АО-1 или бухгалтер в программе, например 1 предоставляют в срок, который установила компания.

Сотрудник прикладывает подтверждающие документы: кассовый или товарный чек, товарную накладную или акт выполненных работ. По всем тратам нужны документы: не важно, по бизнес-карте или расходам наличными. Какие документы понадобятся — зависит от ситуации. Хранить их нужно не меньше 5 лет.

Ситуация	Документы
Покупка в любом магазине, если НДС к вычету принимать не нужно	Кассовый чек
Покупка в магазине вашего контрагента, с которым заключили договор	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура
Заказ на поставку у вашего контрагента	Закрывающие документы: акт, накладная, счет-фактура

Компании и ИП могут учесть по документам только траты для бизнеса, в налоговом кодексе их обозначают как «экономически оправданные затраты».

Это любые траты, которые помогают развивать бизнес. Для ИП и компаний на УСН «Доходы минус расходы» есть точный список расходов. А для ООО такого нет: включить можно любые расходы, которые помогают компании заработать.

В таблице несколько примеров: что можно и нельзя купить в счет расходов бизнеса.

Экономически оправданные затраты для бизнеса	Экономически не оправданные затраты — не на бизнес
✅ Оргтехника в офис	❌ Принтер домой
✅ Канцелярия в офис	❌ Набор красок или карнавальных костюмов для корпоратива
✅ Оплата бензина для поездки на деловую встречу с партнером	❌ Оплата бензина для поездки за город с семьей на отдых
✅ Организация деловых встреч и мероприятий	❌ Ужин с коллегами после работы
✅ Командировочные расходы	❌ Расходы на отпуск с семьей за границей

Если работаете без НДС, сохраните кассовый чек после покупки

Кассовым чеком подтверждают расходы на УСН: не нужно принимать к вычету НДС. На ОСН тоже можно учитывать расходы только по чеку, но тогда НДС принять к вычету не получится.

Кассовые чеки выдают почти все компании и ИП, которые продают за наличные или по картам. Исключений мало, скорее всего, вы с ними не столкнетесь.

Во всех чеках должна быть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ. При покупках в интернете в чеке дополнительно должны быть указаны электронная почта и сайт магазина, номер телефона или электронная почта покупателя.

Пример корректного бумажного кассового чека: есть информация о продавце, товарах и услугах, сумме и фискальных параметрах ККТ

Пример электронного кассового чека: помимо основных параметров есть сайт магазина и электронная почта покупателя

Детализированный кассовый чек из приложения Тинькофф Бизнеса

Если работаете с НДС и покупаете у контрагентов, нужны акты, накладные и счета-фактуры

Обычно компании переводят деньги контрагентам с расчетного счета или оплачивают наличными, а после сделки партнер выдает закрывающие документы. В том числе счет-фактуру с выделенным НДС, если контрагент работает на ОСН.

При переводе на расчетный счет контрагента компания платит комиссию за платеж. Если оплатить товары в офисе или магазине партнера через банковский терминал бизнес-картой, можно сэкономить — за такие платежи банк не берет комиссию.

Для учета расходов на организацию деловой встречи нужны документы и чеки

Представительские расходы — это траты на организацию и проведение деловых встреч. Их тоже можно оплатить бизнес-картой.

Затраты на представительские расходы	Затраты, которые не относятся к представительским расходам
✅ Деловые встречи: завтраки и обеды	❌ Обед с обсуждением текущих задач без приказа на организацию мероприятия
✅ Организация мероприятий, например конференций	❌ Жилье и питание для партнеров вне делового завтрака или обеда
✅ Оборудование помещения, например микрофонами или проектором для презентации	❌ Оформление офиса для поздравления сотрудников или партнеров с праздником
✅ Буфетное обслуживание	❌ Развлечения, например посещение бильярда или бара
✅ Транспорт до мероприятия и обратно	❌ Транспорт во время деловой встречи, например, если она проходит на теплоходе или в яхт-клубе
✅ Услуги внештатного переводчика	❌ Отдых и лечебные процедуры, например СПА

В учете представительских расходов есть нюансы.

Можно	Нельзя
✅ Можно учитывать на ОСНО	❌ Нельзя учитывать на УСН
✅ Можно учитывать только до 4% от фонда оплаты труда за отчетный период	❌ Все траты свыше 4% от фонда оплаты труда нельзя учесть для уменьшения налога на прибыль

Список документов при оплате бизнес-картой все тот же — чеки, квитанции, акты, накладные и счета-фактуры. Плюс нужно оформить документы, которые подтверждают, что встреча деловая:

приказ о проведении мероприятия с указанной целью мероприятия и всеми, кто в нем участвует;
смету расходов на мероприятие;
отчет о проведенном мероприятии. В нем прописывают, когда и где проходило мероприятие, по какой программе, кто участвовал, сколько потратили на организацию. Если на встрече компания подписала договор, это тоже указывают в отчете.

Если по запросу налоговой не предоставить эти документы, инспекция может расценить мероприятие как личное и не принять расходы в уменьшение налога на прибыль.

Для учета командировочных расходов нужны все чеки и билеты

В командировке сотрудник тоже может расплачиваться бизнес-картой.

К командировочным расходам относят:

суточные за каждый календарный день командировки;
транспортные расходы: на поезд, самолет, аэроэкспресс, такси, служебный, личный и арендованный транспорт;
расходы на проживание: гостиницы, хостелы, аренду квартиры в месте командировки;
другие расходы: на оформление визы, медицинской страховки на время командировки, услуги бизнес-залов и прочее.

На бизнес-карте будут суточные и деньги на все остальные командировочные расходы свыше.

Перед командировкой компания составляет несколько документов. Они понадобятся, если у налоговой возникнут сомнения в цели поездки и размере суточных. Вот что нужно оформить:

положение о командировочных расходах, подписанное директором. Оно единое и составляется для всех командировок, но можно менять;
приказ о направлении сотрудника в командировку.

Суточные — это деньги, на которые сотрудник живет в поездке: питается, ходит в магазины и ездит по делам. Их размер утверждает компания. Траты из суточных подтверждать документами не нужно: сотрудник распоряжается этими деньгами сам. А вот по всем расходам свыше суточных нужно собирать подтверждающие документы.

В основном от сотрудника нужны документы, подтверждающие расходы на транспорт, проживание и страховки. В целом они те же, что мы перечисляли выше, но есть нюансы.

Если генеральный директор или сотрудник компании был в командировке за границей, то чеки и другие документы будут на иностранном языке. Их нужно будет перевести любым способом, хоть через онлайн-переводчик: Минфин не предъявляет особых требований к переводу.

Что запомнить по бизнес-картам

ИП на ПСН, НПД и УСН «Доходы» не собирают подтверждающие документы, если оплачивают покупки сами. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, нужен авансовый отчет.
ИП на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН собирают подтверждающие документы по тратам на бизнес, чтобы уменьшить налог на доходы. Если бизнес-картой расплачиваются сотрудники, дополнительно нужен авансовый отчет.
Компании всегда собирают подтверждающие документы по расходам.
Кассовый чек используют как подтверждающий документ, если не нужно принимать НДС к вычету.
Акты и накладные используют как подтверждающий документ, если заключили договор с контрагентом.
НДС к вычету принимают по счету-фактуре, в котором он выделен отдельной строкой. Компания получит такой документ, если заключила договор с контрагентом на ОСН.
Без счета-фактуры НДС принимают к вычету только по командировочным расходам на гостиницу, авиа- и ж/д билеты. В этих случаях подойдет бланк строгой отчетности с выделенным НДС.
Компании и ИП с сотрудниками на УСН «Доходы минус расходы» и ОСН предоставляют авансовый отчет по всем тратам сотрудников.

Бизнес-карты от Тинькофф

Бесплатно выпустим карты к вашему расчетному счету. Обслуживание бесплатное, а при регулярных тратах можно не платить за обслуживания счета.

Все траты отражаются в личном кабинете
Ограничение трат по лимитам и категориям для сотрудников
Детализированные чеки
Валютные бизнес-карты
Виртуальные карты

Правила ведения кассовых операций для ИП
Расчеты с подотчетными лицами у ИП
Расход денежных средств на личные нужды предпринимателя
Итоги

Правила ведения кассовых операций для ИП

Ведение кассовых операций как юридических лиц, так и ИП регулируется указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Для ИП этим документом предусмотрены упрощенные правила. Разрешено:

не устанавливать лимит остатка денег в кассе (п. 2 указания № 3210-У);
не оформлять кассовые документы: приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания № 3210-У);
не вести кассовую книгу (п. 4.6 указания № 3210-У).

Отметим, что в упомянутом указании для последних двух пунктов прописано условие ведения предпринимателем налогового учета доходов, доходов-расходов, физических показателей. ИП может применять общую, упрощенную или патентную систему налогообложения, быть налогоплательщиком ЕСХН или ЕНВД.

ВНИМАНИЕ! ЕНВД с января 2021 года утрачивает силу на всей территории РФ.

Что делать ЕНВД-шникам в связи с отменой спецрежима, читайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Для ОСНО учет ведется в книге учета доходов и расходов и хоз. операций (п. 4 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утвержденного приказом Минфина и МНС РФ от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430). Для всех остальных систем, кроме ЕНВД, налоговый учет ведется в книге учета доходов или доходов и расходов (ст. 346.24, ст. 346.53, п. 8 ст. 346.5 НК РФ), а для ЕНВД учитываются физические показатели (ст. 346.9 НК РФ). Следовательно, ИП на любой системе налогообложения может пользоваться послаблениями, данными указанием № 3210-У.

Подробнее о специальных режимах начисления и уплаты налогов читайте в разделах нашего сайта:

Таким образом, ИП освобождаются от оформления первички по кассе. Но если принято решение использовать ПКО и РКО, то составляться они должны с учетом всех норм указания № 3210-У. В случае когда ИП отказывается от применения ПКО и РКО, целесообразно использовать иные виды документации, например, учитывать приход и расход в файле Excel или в обычной тетради, чтобы следить за наличием денежных средств.

Кроме того, часто ИП ведут учет в распространенных бухгалтерских программах, применимых для организаций. Движение наличных средств в этих программах оформляется расходными и приходными кассовыми ордерами. Поэтому для таких предпринимателей проще должным образом оформить приходники и расходники — так сохранятся подтверждения изъятия наличных и их взносов, что облегчит учет предпринимателя и поможет избежать разногласий с работниками. Кассовую книгу можно не вести, несмотря на наличие или отсутствие ПКО и РКО.

Расчеты с подотчетными лицами у ИП

Начнем с того, что ИП не обязан вести бухгалтерский учет в силу п. 2 ст. 6 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Поэтому при отсутствии бухучета важно внимательно фиксировать выданные и возвращенные подотчетные суммы, чтобы минимизировать риск недостачи денежных средств. В этом помогут правила, установленные указанием № 3210-У, которые обязательны как для юрлиц, так и для предпринимателей, вне зависимости от того, фиксируют ли они свои операции двойной записью или нет.

Если у ИП есть наемные сотрудники, то любая выдача денежных средств должна происходить в соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У. Сначала сотрудник пишет заявление на имя ИП, которое предприниматель утверждает или ИП издает распорядительный документ. Ранее обязательным условием было указание в заявлении информации о сумме и сроке, на который выдаются средства.

Но с 30.11.2020 года правила выдачи подотчета упростили. Теперь в заявлении на выдачу денег под отчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Срок организация устанавливает самостоятельно. Требование о представлении авансового отчета в трехдневный срок исключили. Также работодателям разрешили оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.

Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие с 30.11.2020, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

Об ограничениях срока выдачи подотчетных сумм читайте в статье «Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?».

Далее оформляется РКО на выдачу подотчета. В течение установленного работодателем количества дней по окончании срока сотрудник должен сдать авансовый отчет об использованных деньгах, а также подтверждающие покупку документы. Авансовый отчет проверяется бухгалтером или самим ИП и делается итоговый расчет по этому авансу.

Если ИП не оформляет ПКО и РКО, то подтверждающим документом может быть расписка от работника. Также можно разработать форму заявления, в которой будет раздел для подписи и одобрительной записи от ИП, а также раздел, где сотрудник ставит подпись, подтверждая выданные деньги.

Расход денежных средств на личные нужды предпринимателя

ИП может взять деньги из кассы на нужды бизнеса, а может — на свои личные. Разберемся, будет ли это выдачей под отчет и как такие операции оформляются.

Поскольку все деньги, находящиеся в кассе, принадлежат предпринимателю, то смысла оформлять отчет об использовании взятой суммы перед самим собой нет, так как такой отчет не будет нести никакой контрольной функции. Поэтому если ИП берет деньги из кассы, то целесообразно составить расходный ордер. В дальнейшем, если будет совершена покупка товаров или оплата услуг, расход будет записан в книгу учета доходов и расходов на основании первичных документов (товарных чеков, накладных и т. д.). Если ИП решит использовать деньги на личные нужды, то расхода в целях предпринимательской деятельности не произойдет. При оформлении расходника денег на личные нужды ИП в описании можно так и указать: «на личные нужды».

Отметим, что п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У разрешает ИП использовать наличные из кассы, полученные от покупателей в качестве оплаты, на личные нужды, не для ведения бизнеса.

Итоги

Несмотря на то что для ИП разработан упрощенный порядок кассовой дисциплины, при выдаче денег под отчет они должны соблюдать те же правила, что и юридические лица. Однако ИП имеют право не составлять кассовые ордера и не вести кассовую книгу. Другой стороной медали под название «упрощенная кассовая дисциплина» может стать слабый контроль наличных денежных средств, поэтому избегают оформления ПКО и РКО в основном те ИП, которые работают в одиночку.

ООО на УСН (6%). Недавно мы столкнулись с такой проблемой. Подотчетное лицо отчиталось за купленные им материалы товарным чеком без кассового чека, поясняя тем, что продавец не пользуется ККТ. Как подтвердить факт оплаты? Будут ли претензии со стороны налоговых органов?

Согласно ст. 346.21 НК РФ налогоплательщики, выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, по итогам каждого отчетного периода исчисляют сумму авансового платежа по налогу, исходя из ставки налога и фактически полученных доходов, рассчитанных нарастающим итогом с начала налогового периода до окончания соответственно первого квартала, полугодия, девяти месяцев с учетом ранее исчисленных сумм авансовых платежей по налогу.

Таким образом, при исчислении налога при УСН в данном случае в расчет берутся только фактически полученные налогоплательщиком доходы.

Ст. 346.24 НК РФ обязывает налогоплательщиков вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, форма и порядок заполнения которой утверждены приказом Минфина РФ от 31.12.2008 г. № 154н.

П. 2.5 Порядка заполнения раздела I «Доходы и расходы» Книги учета доходов и расходов… установлено, что графа 5 «Расходы» в обязательном порядке заполняется налогоплательщиком, применяющим УСН с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов.

Налогоплательщик, применяющий УСН с объектом налогообложения в виде доходов, вправе, по своему усмотрению, отражать в графе 5 расходы, связанные с получением доходов, налогообложение которых осуществляется в соответствии с упрощенной системой налогообложения.

То есть налогоплательщик, применяющий УСН с объектом налогообложения «доходы», может, но не обязан, отражать в Книге учета произведенные им расходы.

Поэтому налоговики не вправе требовать от Вас документы, подтверждающие произведенные расходы.

Исключение составляют только расходы на уплату страховых взносов на обязательное страхование и сумм выплаченных пособий по временной нетрудоспособности, так как на эти суммы уменьшается сумма налога (авансовых платежей по налогу), исчисленная за налоговый (отчетный) период, не более чем на 50% (п. 3 ст. 346.21 НК РФ).

В письме от 01.09.2006 г. № 03-11-04/2/181 Минфин РФ указал, что поскольку при определении налоговой базы налогоплательщиками, объектом налогообложения которых являются доходы, денежное выражение расходов не влияет на сумму налога, подлежащего к уплате, указанным налогоплательщикам (как организациям, так и индивидуальным предпринимателям) в целях налогового учета не обязательно иметь документальное подтверждение произведенных ими расходов, за исключением документального подтверждения расходов в виде уплаченных налогоплательщиками сумм страховых взносов на обязательное страхование и сумм выплаченных работникам пособий по временной нетрудоспособности.

Аналогичная позиция и у налоговиков (письмо УФНС по г. Москве от 20.01.2009 г. № 19-11/003082).

Однако на основании п. 4 ст. 346.11 НК РФ для организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения, сохраняются действующие порядок ведения кассовых операций и порядок представления статистической отчетности.

Решением Совета директоров Банка РФ от 22.09.1993 г. № 40 утвержден Порядок ведения кассовых операций в РФ.

В Порядке установлено, что все действия с наличными денежными средствами фиксируются в кассовой книге на основании приходных и расходных кассовых ордеров (платежных ведомостей, счетов).

Следовательно, приходят к выводу московские налоговики, организация, применяющая упрощенную систему с объектом налогообложения «доходы», согласно Порядку, обязана документально подтвердить свои расходы при работе с наличностью.

Кроме того, Порядком также установлено, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Для расчетов с подотчетными лицами предусмотрен унифицированный первичный документ – авансовый отчет. Форма авансового отчета (№ АО-1) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 55.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Вопрос о том, нужно ли прилагать к авансовому отчету в данном случае оправдательные документы, до сих пор не имеет однозначного ответа.

С одной стороны , раз учет расходов не ведется, то и первичные документы, подтверждающие расходы, не нужны.

С другой стороны , налоговики считают, что раз авансовый отчет заполнять обязательно, то он должен быть оформлен по правилам с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет», утвержденными Постановлением № 55, на обратной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы и суммы затрат по ним.

Подтверждающие документы подотчетное лицо прикладывает к авансовому отчету.

В бухгалтерии проверяются, в частности, целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету.

В соответствии с п. 2.1 ст. 2 Федерального закона РФ от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» организации и индивидуальные предприниматели, являющиеся налогоплательщиками единого налога на вмененный доход, при осуществлении видов предпринимательской деятельности, установленных п. 2 ст. 346.26 НК РФ, могут осуществлять наличные денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Обязательным условием осуществления расчетов без применения ККТ является выдача по требованию покупателя (клиента) документа (товарного чека, квитанции или другого документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу)).

Указанный документ выдается в момент оплаты товара (работы, услуги) и должен содержать следующие сведения:

– порядковый номер документа, дату его выдачи;

– наименование для организации (фамилия, имя, отчество – для индивидуального предпринимателя);

– идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей (выдавшему) документ;

– наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);

– сумму оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;

– должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

То есть Законом № 54-ФЗ в качестве наименования выдаваемого документа наряду с некоторыми примерами таких документов (товарный чек, квитанция) использовано обобщенное название – «документ, подтверждающий прием денежных средств» и установлено его содержание.

Если документ, выданный покупателю налогоплательщиком ЕНВД, подтверждающий прием денежных средств (в Вашем случае – товарный чек), содержит обязательные сведения, установленные Законом № 54-ФЗ, то он будет соответствовать требованиям, установленным к первичным учетным документам.

И налоговики при проверке не предъявят к Вам претензий по подтверждению расходов по работе с наличными деньгами.

Если товарный чек не соответствует требованиям Закона № 54-ФЗ, то у Вас есть два выхода.

Первый. Приложить к авансовому отчету тот товарный чек, который принес сотрудник. Сумма, уплаченная за покупку, и наименование материалов там указаны.

Второй. Если Вы не хотите проблем с налоговиками, пусть сотрудник потребует у продавца оформить товарный чек в соответствии с требованиями Закона № 54-ФЗ.

Добавлено в закладки: 0

Авансовый отчет фиксирует выданные авансом средства. Он является разновидностью документации бухгалтерского учета. Его требуется составлять для учета расходов предпринимателя и последующего предоставления в налоговый орган.

Особенности отчетности по авансам

Авансовые отчеты ИП – это документы, при помощи которых осуществляется первичный учет расходов. Указание ЦБР допускает использование технических средств и программного обеспечения для осуществления учета.

Порядок ведения указанной документации:

на подотчетное лицо выписывается расходный ордер;
вводятся соответствующие сведения в 1С 8 или 1С 7.7 в зависимости от версии программы на предприятии;
выписывается и распечатывается отчетный документ. К нему прикладываются соответствующие чеки;
задокументированный расход вносится в книгу учета.

Если предприниматель имеет право ограничиваться лишь ведением хозяйственного учета, то такой документ можно и не составлять. Хозяйственный учет ведется согласно с правилами заполнения КуДиР. Как и любая другая форма финансовой отчетности, хозяйственный учет ведется в основном для ФНС, чтобы осуществлялось правильно налогообложение. По налоговому законодательству вести хозяйственный учет вместо стандартного, бухгалтерского могут лишь предприниматели на УСН (упрощенный порядок налогообложения). Учет ведется при оформлении расходов, в нем указываются соответствующие проводки по ТМЦ.

На видео: Как платить налоги ИП на УСН 6%?

Нужно ли предпринимателю составлять отчетность

Нужен или нет для ИП авансовый отчет? Обязанность по составлению кассовой документации исходит из Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно ему, порядок ведения кассовых операций у юридических лиц и индивидуальных предпринимателей является идентичным.

Исключением является правило, согласно которому ИП может не устанавливать лимит по остатку наличных денег в кассе. Кроме того, при занятии определенными видами предпринимательской деятельности ИП может не оформлять кассовую документацию. Однако по авансовому отчету о выданных работнику деньгах ни для юридических лиц, ни для ИП требования не устанавливаются.

Таким образом, нормативными документами авансовый отчет ИП на УСН не предусмотрен. Достаточно вести книгу учета по фактическим расходам и доходам. В налоговом законодательстве обязанность по ведению бухгалтерского учета не предусмотрена. Аналогичные правила действуют в отношении авансовых отчетов ИП на ЕНВД.

Книга учета ведется следующим образом:

документ оформляет ответственный работник или ИП;
все операции должны быть подтверждаться ордерами;
каждый документ по кассовым операциям заверяется подписью ИП;
реквизиты и основные сведения из кассовых документов вносятся в книгу учета по дате составления.

Указание ЦБР допускает ведение кассовой документации субагентами ИП, которыми могут выступать любые платежные агенты, например, банки. При этом они не вправе ограничивать ИП в пользовании средствами, в том числе и на банковском счете из-за необходимости исполнения требования Указания Центробанка о порядке ведения кассовых операций.

Но помимо требований законодательства авансовый отчет имеет практическое значение для предпринимателя. Если налогообложение ИП осуществляется в общем порядке, то для фиксации расходов (к примеру, оплата за товар) необходимо вести указанную документацию, чтобы уменьшить налоговые отчисления.

На видео: Бухгалтерия ИП УСНО 6% для чайников Что платить и куда? Где взять реквзиты?

Когда составляется отчетность ИП

Согласно правилам ведения бухгалтерской документации отчетность составляется не самим ИП. Он является собственником своих денег и по закону не обязан ни перед кем отчитываться. Авансовые отчеты у ИП составляют лица, работающие на предпринимателя при получении подотчетных средств из кассы.

Общий порядок предоставления денег работникам:

работник подает заявку на получение средств;
предприниматель одобряет заявку и выдает средства, по поводу чего составляется расходный ордер;
по итогам расходов работник предоставляет чек и авансовый отчет ИП;
отчетность по расходам и чеки указываются в КуДиР.

Этот порядок является чисто формальным, но отражаемые в отчетной документации сведения должны быть такими же. К примеру, документ может быть составлен консалтинговой организацией, которая обслуживает ИП и имеет форму и бланк авансового отчета.

Если бизнесмен не имеет работников, то авансовый отчет ИП на самого себя не составляет.

Предприниматель без работников расходы из кассы оформляет следующим образом:

составляется РКО по факту выдачи денег самому себе на текущие расходы;
соответствующие сведения отражаются в КуДиР.

ИП должен отчитываться только перед налоговыми органами и то в целях уменьшения налоговой нагрузки.

На видео: Официальный фриланс в году. Как фрилансеру легализовать свою деятельность

Налоговая составляющая

Итак, нужен или нет авансовый отчет для ИП в году? Как отмечено в указании ЦБР, предприниматели могут не вести кассовую документацию. Учет расходов и доходов ведется исключительно в целях налогообложения.

ИП в целях правильного налогообложения обязан регистрировать КуДиР в ФНС, к примеру, за 1 квартал 2018 г или другой период. Когда нужно сдавать отчетность? Порядок подачи отчетной документации определяется налоговым законодательством. Налогообложение осуществляется по системе «доходы минус расходы» согласно представленным данным.

Данный факт был констатирован в письме от 14.06.2011 № АС-4-2/9386. Положения этого письма получили свое отражение в новом Указании Центробанка от 2014 года о порядке ведения кассовых операций.

Аналогичная правовая позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 29.06.2010 № 1411/10. В нем указывается, что законодательство не обязывает ИП соблюдать дисциплину ведения кассовых операций.

На видео: К ак посчитать авансовый платеж по УСН

Читайте также: