Командировка сотрудника за границу ндфл

Опубликовано: 16.04.2024

Контур.Бухгалтерия — 14 дней бесплатно!

Кадровый учет и отчеты по сотрудникам, зарплата, пособия, командировочные и удержания в удобном бухгалтерском веб-сервисе

Работник компании, отправляясь в командировку, получает компенсацию командировочных расходов — проживания и стоимости поездки, связи, оформления виз и других расходов. При этом во время командировки он продолжает получать зарплату: она рассчитывается, исходя из среднего заработка. Также сотрудник еще до поездки получает суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) на каждый день командировки.

Определение суточных

Официальная трактовка понятия “суточные” есть в определении Верховного суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Суточные — денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания сотрудника в месте выполнения служебного поручения.

Согласно определению Верховного суда, работнику положены суточные при выполнении задания не на постоянном месте работы и когда он вынужден при этом жить вне постоянного места жительства.

На практике сотрудник часто получает суточные только в случае, если командировка продлилась больше дня, и он переночевал вне дома. Однако, в постановлении Верховного Суда от 11.09.2012 № 4357/12 сказано, что количество времени в командировке не связано с начислением суточных. Суд разрешил предприятиям выплачивать средства сотруднику, если он уезжал в командировку менее, чем на сутки, так как это является возмещением его расходов, а не получением выгоды. Кроме того, согласно положению № 749, суточные не зависят от расходов командированного сотрудника на жилье и проезд.

Для подтверждения расходов на суточные оформляйте расчет суточных бухгалтерской справкой.

Суточные по-новому

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Удержание НДФЛ и уплата взносов с суточных

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ, исчислять и удерживать НДФЛ нужно на ближайшую дату выплаты работнику денежного дохода. Перед этим руководство должно утвердить авансовый отчет (согласно письму Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5). Это связано с тем, что сотрудник еще до авансового отчета может недоиспользовать в деловой поездке выделенные ему средства: излишек сотрудник обязан вернуть. Обратная ситуация: работник превысил выделенную сумму (например, из-за задержки по рабочим моментам или просто перерасходовал).

Деньги, которые выделяются командированному сотруднику под отчет, не считаются экономической выгодой до возвращения сотрудника из деловой поездки и последующего утверждения авансового отчета. Сотрудник должен до расчета предоставить документы о времени командировки и прикрепить чеки, объясняющие траты.

Взносы с превышающих сумм уплатить необходимо до 15 числа следующего месяца (Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 243-ФЗ) .

Доказательство деловой цели поездки

В 2015 году изменился перечень документов подтверждающих деловой характер командировки. Теперь не нужны:

Командировочное удостоверение;
Служебное задание;
Отчет о выполнении служебного задания;

Компания в праве самостоятельно определить документ, в котором описывается деловая часть поездки. Главную цель сотрудника на командировку можно прописать в приказе о командировке, который составляется по форме №T-9, также не запрещается формировать собственные бланки согласно внутренним нормам компании.

Вы можете потребовать письменный отчет от сотрудника по результатам поездки, если такое право прописано во внутренней документации фирмы. В этом случае ознакомьте сотрудников с этим с локальным актом.

Чтобы подтвердить срок нахождения в деловой поездке, сотрудник обязан предоставить документы с датами проезда (билет на поезд, посадочные талоны в самолет и т п.). В случае, если сотрудник ездил в командировку на своем или служебном транспорте, ему необходима служебная записка (п. 7 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно постановлению правительства РФ от 29 июля 2015 года № 771, фактическое время, которое сотрудник был в командировке, определяется исходя из предоставленных сотрудником проездных документов.

В случае, если проездной документ был утерян, бухгалтерия в праве отказать в компенсации его стоимости.

Сотрудникам, которые отправляются в командировку на транспорте (личном, рабочем или взятым в аренду), также полагаются компенсации. Для них командировочными документами будут являться путевые листы, квитанции об оплате, счета, чеки и т п.

Возврат компенсации при отмене командировки и форс-мажоре

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

Документы не по форме: что делать?

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Как принять на работу иностранца
Удаленную работу узаконили
Какие документы оформить при найме сотрудника
Как принять сотрудников на удалённую работу
Бумажная трудовая книжка: инструкция для работодателя
Работники без трудового договора: рисковать или не стоит?
Срочный трудовой договор: как заключить с пользой и избежать проблем
Временный договор с сезонным работником: как заключить правильно
Как правильно оформить испытательный срок работнику
Договор аренды рабочего места с мастерами в парикмахерской
Как уволить пенсионера
Работники на неполной ставке: как оформить без проблем
Как не получить штраф за вакансию
Ученический договор: как подготовить людей к работе в компании
Как ИП принять на работу сотрудника
Как уволить сотрудника
Как принять на работу сотрудника в организацию
Сотрудники уволены. Как отчитаться.

Справочная / Сотрудники: наём, зарплата, документы

Как оформить командировку

На кого не распространяются правила из статьи:

на беременных женщин и сотрудников до 18 лет — закон запрещает отправлять их в командировку. За это могут оштрафовать: ИП от 1 000 до 5 000 рублей, ООО от 30 000 до 50 000 рублей;
на работников по договору подряда — если они отправляются в рабочие поездки, не нужно оформлять кадровые документы и выплачивать суточные. Компенсацию затрат на поездку можете включить в оплату по договору;
на самого ИП — о рабочих поездках ИП читайте в статье Командировочные расходы ИП на УСН.

Вот пять шагов для оформления командировки.

Шаг 1: оформите приказ о командировке

Оформление командировки начинается с приказа. В нём укажите название вашего ООО или ФИО ИП, ФИО и должность работника, место, срок и цель командировки. Для удобства используйте стандартную форму приказа.

Если работник задерживается в командировке, издайте второй приказ в свободной форме с указанием причины продления командировки и нового срока её завершения.

Шаг 2: оплатите командировку

Суточные

Суточные возмещают неудобства жизни вне дома. Они выплачиваются за каждый календарный день командировки, начиная со дня посадки в самолёт и заканчивая днём возвращения в город. Тратить суточные можно куда угодно — на музеи, кино или пару коктейлей в баре.

Выдайте суточные до отъезда работника. Их размер определите самостоятельно — закон не устанавливает минимальных и максимальных границ. Но суточные свыше 700 рублей в день для командировок по России и 2 500 рублей в день для заграничных командировок облагаются НДФЛ 13%.

Например, сотрудник едет на неделю в Москву. Вы платите суточные 1 000 рублей в день. Это больше лимита, поэтому 300 рублей в день облагаются НДФЛ. За 7 дней командировки из 7 000 суточных, нужно удержать и перечислить в налоговую 273 рубля НДФЛ. Удержите его из ближайшей зарплаты после возвращения сотрудника из командировки и утверждения авансового отчёта — подробности о нём будут дальше.

Компенсация расходов на жильё и проезд

Если сотрудник сам покупает билеты и бронирует отель, компенсируйте ему затраты до отъезда в командировку. На своё усмотрение можете компенсировать дополнительные гостиничные услуги — стоимость питания, интернета, прачечной, химчистки, аренды сейфа и т.д. Предупредите, чтобы он сохранил билеты, а из отеля взял чек или квитанцию. Это понадобится для подтверждения расходов.

По согласованию с работником можете компенсировать и другие расходы: например, на визу или загранпаспорт.

Зарплата

Зарплата выдаётся только за рабочие дни командировки в обычные сроки, но рассчитывается по среднему дневному заработку. Чтобы посчитать средний дневной заработок, разделите зарплату сотрудника за предыдущие 12 месяцев на количество отработанных за этот период дней.

Шаг 3: заполните табель учёта рабочего времени

В табеле учитывается рабочее время всех сотрудников. Дни командировки отметьте буквой «К» или цифрами «06».

Шаг 4: попросите у сотрудника авансовый отчёт

В течение трёх дней после возвращения из командировки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Для этого он заполняет авансовый отчёт, к которому прикладывает подтверждающие расходы документы — билеты, чеки, квитанции и т.д. Неподтверждённые расходы можете не возмещать, но если решите их компенсировать, удержите НДФЛ 13%. Не нужно подтверждать документами израсходованные суточные, но включите их в авансовый отчёт отдельной строкой.

Бывают ситуации, когда работник не уложился в аванс и потратил больше. Например, ему пришлось задержаться на пару дней и из своего кармана оплатить проживание в отеле. Компенсируйте эти расходы и доплатите суточные за 2 дня.

Если он, наоборот, потратил не все деньги, то возвращает их.

Сдавайте отчётность без бухгалтерских знаний

Эльба подготовит все необходимые отчёты для ИП и ООО. Формы заполнятся автоматически, платёжки на зарплату и налоги сформируются тоже.

Шаг 5: учтите командировочные расходы при расчёте налога УСН

При расчёте налога УСН «Доходы минус расходы» учитывайте затраты, подтверждённые документами:

на проезд: билеты на самолёт, поезд, автобус, квитанции из такси;
на оформление визы, загранпаспорта — квитанция об оплате госпошлины, консульского сбора, копии визы или загранпаспорта;
на жильё, кроме расходов на питание в отеле: квитанции из отеля, а если арендована квартира у частника — договор найма и расписка о получении денег;
суточные: билеты туда и обратно подтверждают период командировки, за который выплачены суточные.

Учитывайте расходы в день утверждения авансового отчёта. А те расходы, которые возместили после, спишите на дату выдачи денег.

Рассмотрим, что такое командировка работника, какими они бывают, и как влияют на учет и налогообложение.

Почти во всех компаниях работники время от времени выезжают по служебной необходимости за пределы организации и своего населенного пункта. Такие поездки называют командировками. Правда, не всегда…

Что такое командировка работника

Командировка – это выполнение работником поручений работодателя за пределами места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Если работник направлен в подразделение той же организации, расположенное отдельно, то это тоже относится к командировкам. Когда удаленный работник едет в офис работодателя, расположенный в другом городе – это также командировка.

Но если поездки – это неотъемлемая часть функциональных обязанностей сотрудника (разъездной характер работы), то они не считаются командировками.

Однозначного определения разъездного характера работы ТК РФ не содержит. Роструд рекомендует считать работу разъездной, если поездки носят «постоянный характер» (письмо от 12.12.2013 г. № 4209-ТЗ). Поэтому работодатели сами определяют, к какой категории относится каждая должность. Главное — нужно обязательно отразить характер работы в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ).

Гарантии при командировке работника

Работник, направляемый в командировку, не должен быть «ущемлен» по сравнению с его коллегами, остающимися на обычных рабочих местах.

Поэтому такому работнику гарантируется:

Сохранение должности.
Выплата среднего заработка.
Возмещение всех обоснованных и подтвержденных расходов.

Документальное оформление командировки

Для направления работника в командировку достаточно одного документа – приказа работодателя. Его можно оформить по рекомендуемой форме Т-9 или Т-9а (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Вариант Т-9а используется, если необходимо командировать сразу нескольких сотрудников.

По возвращении из поездки работник должен в течение трех дней отчитаться по форме АО-1. К отчету необходимо приложить все документы, подтверждающие затраты: билеты, счета гостиниц, кассовые чеки и т.п.

Такие формы, как командировочное удостоверение (Т-10) и служебное задание (Т-10а) с 2015 года не являются обязательными. Но многие работодатели по-прежнему оформляют их, т.к. это позволяет лучше контролировать сотрудников.

В частности, не всегда есть возможность подтвердить время поездки на основании билетов – например, если работник ездил на своей машине. В этом случае поможет форма Т-10 с отметками принимающей стороны о прибытии и убытии.

Иногда необходимо оформлять и некоторые дополнительные документы. Например, возможно, что сотруднику в поездке придется работать в выходной день. Тогда нужно заранее издать соответствующий приказ и получить согласие работника.

Расходы при командировке работника

Затраты компании, связанные с командировкой, можно разделить на две части:

Выплата работнику заработной платы.

Заработная плата за время командировки оплачивается на основе среднего заработка за последние 12 месяцев (постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). При этом размер выплаты в общем случае практически не отличается от «обычной» зарплаты, которую была бы начислена сотруднику за время командировки.

Оплата расходов, связанных с поездкой.

Работодатель должен возместить работнику все обоснованные и документально подтвержденные затраты, в частности:

— затраты на проезд;

— дополнительные расходы, связанные с выполнением служебных обязанностей: приобретение материалов, оплата услуг и т.п.

Влияние командировки работника на налоги

Налог на прибыль, УСН «Доходы минус расходы», ЕСХН

Любая командировка работника влечет за собой затраты. Все командировочные расходы, если они связаны с деятельностью компании и документально подтверждены, уменьшают облагаемую базу по указанным налогам.

Суточные списываются на затраты в том размере, который установлен в организации.

Здесь важно помнить, что для УСН и ЕСХН расходы признаются «по оплате». Поэтому списать затраты на командировку при этих спецрежимах можно только после того, как работник сдаст авансовый отчет, а работодатель (при необходимости) компенсирует ему перерасход.

Во время командировок работники нередко производят расходы, на которые начисляется НДС. В первую очередь речь идет об оплате проезда и проживания. В этом случае для вычета необходимо, чтобы в полученном бланке строгой отчетности (билет, счет гостиницы и т.п.) НДС был выделен отдельной строкой (п. 18 правил ведения книги покупок, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Также организация может оплатить эти расходы в безналичном порядке. Тогда транспортная компания или гостиница оформит счет-фактуру, и НДС можно будет взять к вычету в обычном порядке.

Зарплата, которую работник получает за время командировки облагается НДФЛ так же, как и вознаграждение других сотрудников, оставшихся на своих рабочих местах.

Но в некоторых случаях при командировках возникают дополнительные расходы, облагаемые подоходным налогом.

Под НДФЛ подпадают сверхнормативные суточные, т.е. выплаты, превышающие следующий лимит на день (п. 3 ст. 217 НК РФ):

— 700 руб. при командировках по РФ;

— 2500 руб. при заграничных поездках.

Если работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой из местности, куда он командирован, то работодатель не обязан выплачивать ему суточные (п. 11 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Это же относится и к однодневным командировкам по России. При зарубежных однодневных командировках выплату нужно производить в размере 50% от «обычной» дневной суммы (п. 20 Постановления № 749).

Но часто работодатель все равно платит суточные сотрудникам, командированным на один день. По мнению Минфина РФ такие выплаты освобождаются от НДФЛ на общих основаниях, т.е. в пределах лимитов, утвержденных п. 3 ст. 317 НК РФ (письмо от 02.09.2015 N 03-04-06/50607).

Кроме того, подоходным налогом облагается сверхнормативная компенсация оплаты жилья без документального подтверждения. В этом случае необлагаемый лимит будет таким же, как для суточных.

Обязательные страховые взносы

Оплата труда, начисленная за дни командировки работника подлежит обложению страховыми взносами «на общих основаниях».

Суточные не облагаются страховыми взносами в пределах тех же лимитов, что и НДФЛ: 700 руб. в день по РФ, и 2500 руб. – при поездках за границу. А если работодатель компенсирует работнику оплату жилья без документального подтверждения, то страховые взносы начисляются на всю сумму выплаты (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Суточные при однодневных командировках работника также облагаются страховыми взносами в полном объеме (письмо Минфина РФ от 17.05.2018 N 03-15-06/33309).

Выше мы говорили обо всех обязательных страховых взносах, порядок начисления которых регулируется НК РФ, т.е. пенсионных, медицинских и социальных в части выплат по временной нетрудоспособности и материнству.

Обложение командировочных выплат взносами в ФСС на страхование от несчастных случаев (ФСС НС) имеет свои особенности:

Суточные не облагаются ФСС НС в полном объеме (п. 2 ст. 20.2 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Оплата жилья без подтверждающих документов облагается «несчастными» взносами в сумме, превышающей нормативы. Т.к. закон 125-ФЗ не содержит таких норм, то здесь можно применять лимиты, установленные п. 3 ст. 317 НК РФ

Что же касается однодневных командировок, то ФСС НС начисляются на всю сумму суточных, аналогично остальным страховым взносам (письмо ФСС РФ от 02.07.2013 N 15-03-14/05-6357).

Отражение командировки работника в бухучете

Для учета командировочных расходов используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Перед отъездом работника выдают аванс в сумме, примерно равной предполагаемым расходам:

ДТ 71 – КТ 50 (51)

После возвращения расходы учитываются на основании авансового отчета и прилагаемых документов:

ДТ 20 (23, 26, 44…) – КТ 71

Конкретный корреспондирующий счет зависит от должности работника и цели поездки.

Если были произведены затраты с выделенным НДС, то нужно учесть вычет по этому налогу:

В этом случае на затратные счета списывается сумма без учета НДС.

После расчета полной суммы затрат и сравнения ее с авансом возможны два варианта:

Работник возвращает неиспользованную часть аванса:

ДТ 50 (51) – КТ 71

Организация возмещает работнику перерасход:

ДТ 71 – КТ 50 (51)

Если на какие-либо командировочные выплаты был начислен НДФЛ и страховые взносы, то в конце месяца появятся еще и такие проводки:

ДТ 70 — КТ 68.1 – удержан НДФЛ

ДТ 20 (23,26,44…) – КТ 69 – начислены страховые взносы.

Вывод

Командировка – это выполнение работником трудовых обязанностей за пределами обычного рабочего места.

Для направления работника в командировку необходимо издать приказ. Финансовые итоги поездки подводятся на основании авансового отчета.

Все экономически обоснованные и подтвержденные документами командировочные расходы уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль и аналогичным обязательным платежам. Если в затратах выделен НДС, то работодатель может взять его к вычету.

Некоторые командировочные выплаты облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Речь, в первую очередь, идет о сверхнормативных суточных и неподтвержденных документами затратах на жилье.

Семинары и вебинары Аюдар Инфо

Если работник туристической компании направляется в служебную командировку, в том числе продолжительную, на территорию иностранного государства, возникает ли объект обложения НДФЛ в отношении выплачиваемого ему среднего заработка? Меняется ли ситуация, если работник теряет статус налогового резидента РФ? В каких случаях заграничные поездки сотрудника следует квалифицировать в качестве поездок, связанных с разъездным характером работы?

Ключевые моменты.

Возникновение объекта обложения НДФЛ зависит от того, является ли физическое лицо налоговым резидентом РФ и где находится источник получения дохода.

По общему правилу налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). Физические лица – резиденты РФ признаются плательщиками НДФЛ в отношении доходов, полученных от источников как в Российской Федерации, так и за ее пределами, нерезиденты – только в отношении доходов от источников в РФ.

Разделение доходов в зависимости от источника установлено в ст. 208 НК РФ. Так, к доходам от источников в РФ (за ее пределами) относится вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу, совершение действия в Российской Федерации (за ее пределами) (пп. 6 п. 1, пп. 6 п. 3 ст. 208).

Оба списка являются открытыми, поскольку заканчиваются иными доходами, получаемыми налогоплательщиком в результате осуществления им деятельности в нашей стране (за ее пределами) (пп. 10 п. 1, пп. 9 п. 3).

Ставка НДФЛ составляет 13 %, если не предусмотрено иное. В отношении доходов физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ, применяется ставка 30 % (за исключением отдельных видов доходов) (п. 1, 3 ст. 224 НК РФ).

Как указал Минфин, налоговый статус физического лица определяется на каждую дату получения им дохода исходя из фактического времени его нахождения на территории РФ. По итогам налогового периода (календарного года) устанавливается окончательный налоговый статус физического лица в зависимости от времени его нахождения в РФ в данном периоде. 183 дня пребывания в Российской Федерации, по достижении которых физическое лицо признается ее налоговым резидентом, исчисляются путем суммирования всех календарных дней, в которые данное лицо находилось в РФ в течение 12 следующих подряд месяцев (Письмо от 24.06.2019 № 03‑04‑05/46120).

Выплаты при служебной командировке.

Работнику, направленному в командировку, гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Средний заработок за период нахождения сотрудника в командировке, а также за дни нахождения в пути сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, в целях обеспечения финансирования текущих расходов сотрудника (членов его семьи) в Российской Федерации (Письмо ФНС РФ от 16.01.2013 № ЕД-3-3/81@).

Каким образом облагаются НДФЛ доходы в виде среднего заработка, выплачиваемые сотруднику, направленному в командировка за границу?

Средний заработок – доход от источника за пределами РФ.

По мнению чиновников, в период нахождения командированного работника за пределами РФ ему выплачивается средний заработок, который не является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ и относится к доходам от источников в Российской Федерации.

Получается, при нахождении командированного сотрудника в РФ более 183 календарных дней в течение 12 месяцев, предшествующих дате получения дохода (среднего заработка), такой сотрудник признается налоговым резидентом РФ. Соответственно, его доход от источника в нашей стране облагается НДФЛ по ставке 13 %.

Если на дату получения дохода командированный работник не признается налоговым резидентом РФ, его доход в виде среднего заработка от источника в Российской Федерации облагается НДФЛ по ставке 30 %.

Такие разъяснения можно найти в письмах Минфина РФ от 16.05.2019 № 03‑04‑05/35316, от 26.03.2018 № 03‑04‑05/18898, от 18.01.2018 № 03‑04‑05/2325, от 21.06.2017 № 03‑04‑06/38816, от 22.11.2012 № 03‑04‑06/6‑332.

Ключевой момент

Чиновники считают, что суммы среднего заработка, выплачиваемые командированным работникам, относятся к доходам от источников в Российской Федерации, причем вне зависимости от срока командировки.

Изложенный подход означает, что налогообложение среднего заработка командированного за границу работника отличается от порядка налогообложения вознаграждения за выполнение трудовых или иных обязанностей за пределами РФ. Такое вознаграждение относится к доходам от источников за пределами РФ. Поэтому если работник приобретает статус нерезидента РФ, то выплачиваемое вознаграждение НДФЛ в Российской Федерации не облагается. Подтверждает это и Минфин.

Физические лица, не являющиеся налоговыми резидентами РФ, в отношении доходов в виде вознаграждения за выполнение трудовых обязанностей, полученных от источников за пределами РФ, плательщиками НДФЛ не признаются (Письмо от 31.03.2014 № 03‑04‑06/14026).

Длительная командировка – другая история.

С тем, что средний заработок сотрудника, направленного в служебную командировку, является выплатой, не связанной с исполнением трудовых обязанностей, можно не согласиться, если сотрудник направлен за границу на длительный период. Те же финансисты прокомментировали ситуацию направления работников в командировка за границу на длительный период времени, когда они выполняют трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором, по месту работы в иностранном государстве. Получаемое указанными работниками вознаграждение является вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей на территории иностранного государства и подлежит обложению налогом на территории этого иностранного государства и в соответствии с его законодательством (Письмо от 23.01.2014 № 03‑08‑05/2271). Такой же подход был применен судьями в Постановлении АС СЗО от 21.06.2016 № Ф07-3166/2016 по делу № А56-31993/2015.

Международным договором РФ предусмотрено иное.

Как известно, правила и нормы международных договоров РФ имеют приоритет по сравнению с правилами и нормами, предусмотренными Налоговым кодексом и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами (п. 1 ст. 7 НК РФ). Поэтому если командированный работник утрачивает статус налогового резидента РФ, могут сработать положения международного договора РФ (при условии, что работник получает статус резидента в определенном иностранном государстве, как правило, если он в нем пребывал более 183 дней в соответствующем календарном году). Если работник ездит в командировки в разные страны, то статус резидента иной страны у него, скорее всего, не возникнет (несмотря на утрату статуса налогового резидента РФ), поэтому и положения какого‑либо международного договора РФ в этом случае не применяются.

Предположим, работник турфирмы направляется в служебную командировку на Кипр. Соглашение между Правительством РФ и Правительством Республики Кипр об избежании двойного налогообложения в отношении налогов на доходы и капитал заключено в г. Никозии 05.12.1998 (далее – Соглашение).

Статьей 15 этого соглашения определен порядок налогообложения заработной платы и других подобных вознаграждений, ст. 22 – других доходов, не указанных в предыдущих статьях.

Итак, заработная плата и другие подобные вознаграждения, получаемые резидентом одного договаривающегося государства в отношении работы по найму, подлежат налогообложению только в этом государстве, если только работа по найму не осуществляется в другом договаривающемся государстве. Если работа по найму осуществляется таким образом, полученное вознаграждение может облагаться налогом в этом другом государстве.

Но вознаграждение, получаемое резидентом одного договаривающегося государства в отношении работы по найму, осуществляемой в другом договаривающемся государстве, подлежит налогообложению только в первом упомянутом государстве, если:

получатель находится в другом договаривающемся государстве в течение периода или периодов, не превышающих в совокупности 183 дня в любом 12‑месячном периоде;
вознаграждение выплачивается нанимателем или от имени нанимателя, который не является резидентом другого договаривающегося государства;
расходы по выплате вознаграждения не несет постоянное представительство или постоянная база, которые наниматель имеет в другом договаривающемся государстве.

На основании п. 1 ст. 22 Соглашения виды доходов резидента договаривающегося государства, независимо от источника их возникновения, о которых не говорится в предыдущих статьях, подлежат налогообложению только в этом государстве.

Поэтому если сотрудник российской организации, направляемый в командировку в Республику Кипр, по итогам налогового периода утратил статус налогового резидента РФ, его доходы, не являющиеся вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей, в частности, суммы среднего заработка за время нахождения в командировке, на основании ст. 22 Соглашения подлежат налогообложению в Республике Кипр (Письмо Минфина РФ от 27.06.2016 № 03‑04‑05/37212).

Аналогичным образом ситуация решается при направлении работника в командировку в Узбекистан (Письмо Минфина РФ от 31.03.2014 № 03‑04‑06/14253).

Порядок налогообложения доходов работника, направленного в командировку в США, если он утратил статус резидента РФ, разъяснен в Письме Минфина РФ от 25.01.2019 № 03‑08‑05/4248.

Необходимо учитывать: если международным договором РФ предусмотрено полное (частичное) освобождение от налогообложения в Российской Федерации каких‑либо видов доходов физических лиц – налоговых резидентов иностранного государства, с которым заключен такой договор, освобождение от уплаты (удержания) налога у источника выплаты дохода в РФ либо возврат ранее удержанного налога в РФ производится в порядке, установленном п. 6 – 9 ст. 232 НК РФ.

Суточные, иные возмещаемые расходы.

При направлении в служебную командировку, в том числе зарубежную, работодатель возмещает работнику (ст. 168 ТК РФ):

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются [1] :

расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
обязательные консульские и аэродромные сборы;
сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
иные обязательные платежи и сборы.

Суточные и суммы возмещения командировочных расходов также не признаются вознаграждением за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ, поэтому относятся к доходам от источников в Российской Федерации (Письмо ФНС РФ от 19.03.2014 № ЕД-4-2/4938). Поэтому суточные в пределах сумм, эквивалентных 2 500 руб. за каждый день пребывания в загранкомандировке, не подлежат в Российской Федерации обложению НДФЛ независимо от налогового статуса их получателя (Письмо ФНС РФ от 13.07.2016 № ОА-3-17/3228@).

Если освобождение от НДФЛ в отношении суточных, иных командировочных расходов не срабатывает, налогообложение производится с применением ставки 13 %, если работник признается налоговым резидентом РФ, и ставки 30 %, если указанный статус утрачен.

Командировка или разъездной характер работы?

Трудовое законодательство разграничивает поездки в командировки и поездки лиц с разъездным характером работы.

Если пребывание работника за границей обусловлено разъездным характером его работы (что должно быть закреплено в трудовом договоре), то вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ будет рассматриваться в качестве дохода от источников за пределами РФ, налогообложение которых зависит от того, является ли работник налоговым резидентом РФ.

В частности, если работник не будет признаваться налоговым резидентом РФ, то его доходы от источников за пределами РФ в виде вознаграждения по трудовому договору не облагаются НДФЛ в Российской Федерации. Такой порядок налогообложения применяется независимо от государства, в которое направляется сотрудник организации. Установление иного порядка налогообложения противоречило бы принципу равенства налогообложения, установленному ст. 3 НК РФ (Письмо Минфина РФ от 12.10.2018 № 03‑08‑05/73477).

В каких же случаях поездки работника не являются командировками?

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными заграничная командировка не признаются.

При этом, как подчеркивает Роструд, законодательство не определяет, что следует понимать под разъездным характером работы. Как правило, разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.

В отличие от командировок, носящих временный характер и ограниченных определенным сроком, работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер.

Статья 57 ТК РФ к обязательным для включения в трудовой договор условиям относит условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути и др.). Поэтому условие о разъездном характере работы должно быть отражено в трудовом договоре.

В силу ст. 168.1 ТК РФ перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Ключевой момент

Если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, работодатель вправе установить ему разъездной характер работы с возмещением соответствующих расходов, предусмотренных ст. 168.1 ТК РФ (письма Роструда от 27.01.2016 № ТЗ/23677‑6‑1, от 12.12.2013 № 4209‑ТЗ).

Средний заработок, выплачиваемый работнику, направленному российской турфирмой в служебную командировку, рассматривается в качестве дохода от источников в Российской Федерации, поэтому вне зависимости от налогового статуса работника подлежит обложению НДФЛ в нашей стране. Это правило может не действовать, если командированный работник приобретает статус резидента иностранного государства, с которым Российской Федерацией заключен международный договор, предусматривающие иное, нежели нормы Налогового кодекса.

Если пребывание работника за границей обусловлено разъездным характером его работы, то вознаграждение, выплачиваемое за выполнение трудовых обязанностей за пределами РФ, облагается НДФЛ, если работник является налоговым резидентом РФ.

[1] Пункт 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки за границу, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Если работник в командировке за границей

Частным случаем, когда с выплат в пользу работников (в большинстве случаев) не надо платить (удерживать при выплате) НДФЛ, является случай, когда гражданин РФ - работник (в том числе - российской организации) работает за пределами России больше 183 дней в календарном году.

В этом случае НДФЛ с дохода (зарплаты), которая по правилам статьи 136 Трудового кодекса РФ должна выплачиваться не реже, чем каждые полмесяца) работника работодателем (который в этом случае налоговым агентом не является) удерживаться не должен на основании подпункта 6 пункта 3 статьи 208 Налогового кодекса РФ. Данный вывод неоднократно подтверждал и Минфин РФ (например, Письм а Минфина РФ от 28.10.2011 № 03-04-06/6-292, от 31 марта 2011 г. № 03-04-06/6-63), и ФНС (например, Письмо ФНС по Москве от 25 августа 2008 г. № 28-11/080648).

При этом надо учитывать нюансы, изложенные ниже.

Что такое командировка за границу

Когда организации направляют своего работника на работу за границу на длительный срок, то такую поездку принято считать командировкой. Однако надо иметь в виду следующее:

к доходам от источников в Российской Федерации относится вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей, выполненную работу, оказанную услугу и другие действия, фактически совершаемые в России (пп. 6 п. 1 ст. 208 НК). А к доходам, полученным от источников за пределами Российской Федерации, относится вознаграждение за аналогичные функции, фактически выполняемые за пределами России (пп. 6 п. 3 ст. 208 НК);

командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ). На период командировки работнику сохраняются место работы (должность) и средний заработок. Кроме того, ему возмещаются расходы, связанные с командировкой. На это указано в ст. 167 ТК.

Следовательно, возможны 2 варианта:

1. Поездка являетя командировкой за границу. Работодатель - является налоговым агентом и обязан удерживать НДФЛ

То есть, вознаграждение работника, направленного из Российской Федерации для работы в иностранном государстве, следует относить к доходам от источников в РФ при одновременном соблюдении двух условий:

Срок командировки точно определен. Он фиксируется, в частности, в таких документах, как:

приказ о направлении работника в служебную командировку.

Фактическое место работы командированного работника не изменилось. За рубежом он выполняет только отдельные поручения.

Только при одновременном выполнении этих условий можно говорить, что работник направлен в командировку за границу, следовательно, работодатель выступает налоговым агентом (лицом, на которое возложены обязанности по исчислению, удержанию у налогоплательщика и перечислению налогов в бюджетную систему РФ) по отношению к своему работнику и удерживает с выплачиваемых ему доходов НДФЛ. Ставка налога - 13% или 30% - зависит от того, признается работник на момент получения дохода налоговым резидентом РФ или нет.

Эти доводы подтверждают очередные разъяснения Минфина, которые даны в Письме Минфина от 23.01.2014 № 03-08-05/2271, согласно которым если за весь период командировки работнику выплачивается средний заработок (а также суточные и расходы на проживание, на проезд туда и обратно), то такие выплаты являются доходом от источников в РФ (Письма ФНС от 19.03.2013 N ЕД-3-3/945@; Минфина от 22.08.2013 N 03-04-05/34436). И в таком случае вы по всем доходам, выплаченным работнику в календарном году, работодатель является налоговым агентом и должен исчислять и удерживать НДФЛ:

сначала по ставке 13% - пока у работника будет статус резидента РФ;

потом по ставке 30% - когда работник станет нерезидентом (то есть будет находиться за границей более 183 календарных дней в году). Причем вы должны будете пересчитать НДФЛ по ставке 30% с доходов, полученных с начала года, и доудержать налог.

( ! ) Примечание: на данный момент ФНС считает, что физлицо можно признать резидентом, когда оно находится в России менее 183 дней в году, но у него есть постоянное жилье в России, если это подтверждается правом собственности на жилой объект или постоянной регистрацией по месту жительства, либо имеет в России центр жизненных интересов , под которым понимается место нахождения семьи, основного бизнеса или работы (Письма ФНС России от 11.12.2015 № ОА-3-17/4698@, от 13.11.2015 № ОА-3-17/4271@). При этом Минфин РФ придерживается противоположного мнения (Письмо Минфина РФ от 08.12.2014 № 03-04-06/62838). Минфин РФ в своем Письме от 21.04.2016 N 03-08-РЗ/23009 запретил применять письма, в которых изложена эта позиция, поскольку она противоречит налоговому законодательству.

2. Поездка не являетя командировкой за границу. Работодатель - не является налоговым агентом и не должен удерживать НДФЛ

Во всех других случаях выплаченное работнику вознаграждение следует считать доходом, полученным от источников за пределами Российской Федерации. Данный вывод подтверждают и разъяснения Минфина (см. например, Письма Минфина России от 30.08.2011 № 03-04-06/6-194, от 05.05.2012 № 03-04-05/6-605, от 06.03.2012 № 03-04-06/6-56, от 21.02.2012 № 03-04-06/6-43, от 14.02.2012 № 03-04-06/6-38, от 30.01.2012 № 03-04-06/6-15, от 30.11.2011 № 03-04-05/6-966, от 12.05.2009 № 03-04-05-01/278), который подчеркивает, что направление работника за пределы России на длительный период времени для выполнения трудовых обязанностей, предусмотренных трудовым договором, не является командировкой по смыслу ст. 166 Трудового кодекса РФ, т.к. в этих случаях "командировка" по своему характеру приравнивается к переводу на другое место работы. Это означает, что:

работодатель не является налоговым агентом по НДФЛ с выплат в пользу работника;

по логике законодателя излишне удержанныйНДФЛ (если НДФЛ был ошибочно удержан у работника) подлежит возврату налоговым агентом. Для этого (согласно п. 1 ст. 231 НК) работнику надо обратиться с письменным заявлением к своему работодателю (налоговому агенту).

Эти доводы подтверждают:

разъяснения Минфина, которые даны в Письме Минфина от 23.01.2014 № 03-08-05/2271, согласно которым если работник все свои трудовые обязанности выполняет по месту работы в иностранном государстве, то согласно подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ получаемое им вознаграждение - это доход от источников за пределами РФ. И такой доход подлежит обложению налогом на территории этого иностранного государства и в соответствии с его законодательством. То есть, по сути, речь идет о переводе сотрудника на работу за границу. Причем в Письме Минфина от 22.08.2013 N 03-04-05/34436 указывалось, что в таком случае в трудовом договоре должно быть указано, что рабочее место сотрудника находится в иностранном государстве.

В этом случае по доходам работника, полученным от источников за пределами РФ, работодатель не будет признаваться налоговым агентом с того момента, как работник станет нерезидентом. А до тех пор, пока он будет резидентом (пробудет за границей менее 183 календарных дней в году), работодатель должен удерживать из выплачиваемых работнику доходов НДФЛ по ставке 13% (п. 1 Письма Минфина от 10.06.2011 N 03-04-06/6-136).

разъяснения Минфина (Письмо Минфина от 01.02.2014 № 03-04-05/4368), согласно которым если трудовой договор предусматривает определение места работы сотрудника как место нахождения его рабочего места в иностранном государстве, поездка работника для выполнения трудовых обязанностей в месте, предусмотренном трудовым договором, не будет требовать оформления командировки, а вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей за пределами Российской Федерации, согласно подпункту 6 пункта 3 статьи 208 Кодекса, будет относиться к доходам от источников за пределами Российской Федерации.

Работник вернулся из заграничной командировки и стал налоговым резидентом

Когда работник вернулся из загранкомандировки и продолжая работать в России на 31 декабря приобретает статус налогового резидента РФ. В этом случае надо иметь в виду, что с 01 января 2011 года порядок возврата излишне удержнанного (уплаченного) НДФЛ налогоплательщика при смене статуса изменился и теперь его можно вернуть только:

По окончании календарного года.

Путем обращения в налоговую инспекцию по месту учета налогоплательщика.

о чем прямо указано в пункте 1.1. статьи 231 Налогового кодекса РФ.

Статья написана и размещена 17 января 2013 года. Дополнена - 26.04.2014, 22.02.2016, 11.05.2016.

Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

Читайте также: