Аналитический учет ндфл ведется

Опубликовано: 16.04.2024

Налоговый учет по налогу с доходов физических лиц – это предусмотренная законодательством о налогах и сборах процедура учета и предоставления сведений о доходах и удержанных суммах налогов налоговыми агентами налоговым органам или налогоплательщикам.

В соответствии с п. 1 ст. 230 Налогового кодекса РФ налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, по форме, установленной ФНС РФ. Учет доходов ведется в налоговой карточке по учету доходов и налога на доходы физических лиц по форме 1-НДФЛ. Сведения о доходах и суммах налогов налоговые агенты обязаны предоставлять не только налоговым органам, но и налогоплательщикам. Так, согласно п. 3 вышеназванной статьи налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной ФНС РФ.

По итогам года организация должна отчитаться в налоговой инспекции по удержанному и уплаченному налогу с доходов физических лиц. Для этого нужно оформить справки по форме N 2-НДФЛ. Форма этой справки утверждена приказом ФНС России от 25 ноября 2005 г. N САЭ-3-04/616@.

Справку составляют на каждого работника, а также на граждан, которым организация выплачивала доход по гражданско-правовым договорам. В ней указывают все доходы, полученные физическим лицом, суммы вычетов, суммы исчисленного и удержанного налога за год.

Если полученный доход работника не облагают НДФЛ, его не нужно отражать в справке.

Справку оформляют отдельно по ставкам налога.

Форму N 2-НДФЛ заполняют на основании данных налоговой карточки по учету доходов и налога (форма N 1-НДФЛ). Такую карточку необходимо вести по каждому сотруднику. Бланк этого документа утвержден приказом ФНС России от 31 октября 2003 г. N БГ-3-04/583.

Отчитаться по НДФЛ организация должна до 1 апреля года, следующего за отчетным. Однако в некоторых случаях сделать это нужно не позднее одного месяца со дня получения работником дохода.

Так поступить необходимо:

если невозможно удержать налог с доходов работника, например, когда доход им был получен в натуральной форме;

если срок, в течение которого налог может быть удержан, превышает 12 месяцев.

Такие правила установлены в пункте 5 статьи 226 Налогового кодекса.

Справки можно сдавать в налоговую инспекцию двумя способами.

1. Предприятие может сдать справки на специальном бланке (заполнив его на пишущей машинке или распечатав на принтере). Однако воспользоваться таким методом можно, если в организации работают менее 10 человек.

Кроме справок нужно составить два бланка специального реестра (списка всех справок). Форма реестра приведена в приказе МНС России от 31 октября 2003 г. N БГ-3-04/583.

2. Предприятие может сдать справки на дискете.

Дискету с заполненными справками и два экземпляра реестра нужно сдать в налоговую инспекцию.

Приказом МНС России от 15.06.04 г. N САЭ-3-04/366@ утверждены формы деклараций по налогу на доходы физических лиц N 3-НДФЛ (в части доходов, полученных с 1 января 2004 г.) и N 4-НДФЛ (в части доходов, полученных с 1 января 2005 г.), а также инструкция по их заполнению.

Налоговая декларация по форме N 3-НДФЛ является итоговой декларацией и представляется за соответствующий налоговый период. В ней налогоплательщики указывают все полученные ими в налоговом периоде доходы, источники их выплаты, налоговые вычеты, суммы налога, удержанные налоговыми агентами, суммы фактически уплаченных в течение налогового периода платежей на основании налоговых уведомлений, и суммы налога, подлежащие уплате (доплате) или возврату из бюджета.

Налоговая декларация по форме 4-НДФЛ, которая впервые начала применяться с 2005 года, предназначена для отчета предпринимателей, адвокатов и нотариусов, которые должны отразить доходы, планируемые к получению в текущем году.

На основании этих данных инспекция рассчитывает сумму авансовых платежей по налогу на доходы физических лиц. Затем предпринимателю высылают налоговое уведомление и квитанцию на оплату.

Как учитываются доходы при исчислении НДФЛ?

Согласно ст. 223 НК РФ "при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом)". Таким образом, суммы начислений учитываются при исчислении налога в тех месяцах, за которые эти суммы начислены - т.е. в терминологии "1С:Предприятия" "по периоду действия" начислений.

Поэтому, если в расчетном периоде "Январь" зарегистрирован какой-либо доход за декабрь предшествующего года (т.е. доход другого налогового периода, например, "переходящий" больничный лист), то при вводе этого документа в журнале расчетов появятся записи для перерасчета НДФЛ за прошлый налоговый период.

Аналогично, начисляя в декабре отпускные за январь следующего года, мы начинаем расчет НДФЛ будущего налогового периода (в том числе предоставляем сотруднику за этот будущий период положенные ему стандартные налоговые вычеты).

Результаты такого перерасчета отразятся в налоговой отчетности (карточках и справках о доходах) прошлого (или соответственно - будущего) налогового периода.

Некоторые виды доходов согласно ст. 217 НК РФ облагаются налогом на доходы частично. Для начислений, с помощью которых регистрируются такие доходы, необходимо в справочнике "Виды расчетов" (закладка "Налоговый учет") указать вид дохода из классификатора, утвержденного МНС. В этом случае облагаемая сумма дохода будет рассчитана автоматически. Кроме того, если это необходимо, для одного вида дохода можно описать несколько видов расчета, которыми он будет регистрироваться в журнале расчетов. При этом в целях налогообложения все результаты по таким видам расчетов будут "слиты" воедино.

НДФЛ исчисленный и НДФЛ удержанный - в чем разница?

В ст. 226 НК РФ указано, что налог исчисляется по окончании каждого месяца, а удерживается лишь при фактической выплате дохода, момент определения суммы удержанного налога в общем случае не совпадает с моментом исчисления налога. В связи с этим с 2001 года в типовой конфигурации суммы исчисленного налога также как и суммы налога удержанного хранятся в журнале расчетов "Зарплата".

Поэтому в журнале расчетов по каждому сотруднику всегда присутствует пары записей по каждой ставке налога - "НДФЛ" и "НДФЛ удержанный". В первой записи отражается сумма налога, исчисленная с доходов физического лица (в частности, работника организации) и подлежащая удержанию налоговым агентом при выплате дохода. Во второй записи (НДФЛ удержанный) показывается сумма налога, фактически удержанная налоговым агентом при выплате дохода физическому лицу. Именно эти суммы налоговый агент перечисляет в бюджет.

Согласно ПБУ 1/98 "Учетная политика организации" бухгалтерский учет расчетов с работниками по налогу на доходы физических лиц ведется "методом начисления", поэтому бухгалтерские проводки по НДФЛ формируются на основании сумм исчисленного налога (возможно, не дожидаясь собственно момента удержания налога). Сумма же удержанного налога отражается только в Налоговой карточке сотрудника и не отражается в проводках, выгружаемых в типовые "бухгалтерские" конфигурации.

Расчет удержанных сумм НДФЛ

Пункт 4 ст. 226 НК РФ предусматривает удержание у сотрудника начисленной суммы налога за счет любых денежных средств, выплачиваемых сотруднику, при их фактической выплате самому сотруднику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплаты. Однако, к сожалению, в НК РФ не поясняется, что именно следует понимать под "суммой выплаты", да и специалисты МНС России пока не дают четкого определения этого понятия.

Поэтому методистами фирмы "1С" предложена следующая интерпретация понятия "сумма выплаты": под суммой выплаты мы понимаем все денежные средства, выплаченные сотруднику через кассу, либо перечисленные на его счета в банках, либо по его поручению на счета третьих лиц, в том числе перечисленные за него в бюджет налоговым агентом суммы налога на доходы физических лиц. Таким образом, сумма НДФЛ удержанного не может превышать общего количества денежных средств, выплаченных сотруднику через кассу, либо перечисленных на его счета в банках, либо по его поручению на счета третьих лиц. По мере получения нами дополнительных разъяснений из МНС России наша интерпретация понятия "сумма выплаты" может быть скорректирована.

В типовой конфигурации выплаченные через кассу или перечисляемые на счета сотрудника в банках денежные средства регистрируются документом "Выплата заработной платы" (вид расчета "Выплата зарплаты"); перечисляемые по поручению сотрудника на счета третьих лиц средства регистрируются документом "Перечисление зарплаты в банк" (вид расчета "Перечисление в банк"), поэтому сумма всех НДФЛ удержанных (по каждой ставке НДФЛ удержанный исчисляется отдельно) не превышает суммы результатов перечисленных выше видов расчета.

Сумма удержанного налога исчисляется уже после выплаты дохода сотруднику для чего в типовой конфигурации предусмотрен специальный режим при групповом расчете зарплаты.

В том случае, когда в организации допускаются задержки с выплатой зарплаты и в одном из месяцев сотрудникам денежных средств не выплачивалось, то в этом месяце организация как налоговый агент не может удерживать с сотрудников исчисленный НДФЛ, поэтому результаты расчета записей НДФЛ удержанных окажутся нулевыми. Если же в следующем месяце задолженность будет погашаться, то организация как налоговый агент должна будет удерживать (и перечислять в бюджет) весь исчисленный за два месяца НДФЛ (если, конечно, выплачиваемые сотрудникам суммы достаточно велики).

Учет стандартных вычетов (статья 218)

Как ввести данные о стандартных вычетах?

Вычеты по налогу на доходы физических лиц, предоставляемые сотрудникам предприятия, указываются в справочнике "Налоговые вычеты сотрудников" (кнопка "Ввод данных" формы редактирования сотрудника, пункт "Вычеты по НДФЛ"). В справочнике отражаются все вычеты, на которые имеет право сотрудник согласно законодательству (на самого сотрудника, подпункты 1-3 пункта 1 ст. 218 НК РФ, и на детей сотрудника, подпункт 4 пункта 1 ст. 218). На каждого ребенка в справочнике вычетов следует отводить отдельную строку.

Вносить информацию о вычетах сотрудников рекомендуется после того, как сотрудник представит в бухгалтерию организации соответствующее заявление и необходимые документы к нему. Если при этом при исчислении НДФЛ потребуется учесть "недопредоставленные" в предшествующих месяцах вычеты, то это будет сделано автоматически при расчете НДФЛ текущего на момент подачи заявления о вычетах месяца.

Зачем вводить данные о доходах на предшествующем месте работы?

Если сотрудник был принят на работу в текущем календарном году и ранее работал в другой организации, то согласно пункту 3 ст. 218 НК РФ стандартные налоговые вычеты предоставляются по новому месту работы с учетом дохода, полученного с начала налогового периода по предшествующем месту работы, в котором налогоплательщику предоставлялись налоговые вычеты. Сумма полученного дохода подтверждается справкой о полученных налогоплательщиком доходах, выданной по предшествующем месту работы.

Представленная сотрудником справка о доходах на предшествующем месте работы регистрируется в форме редактирования данных сотрудника (кнопка "Ввод данных", пункт "Справка с предыдущего места работы"). В ней помесячно отражается только совокупный доход, используемый для определения размера предоставляемых вычетов с кодами 101-103.

Если сотрудник представил справку о доходах на предшествующем месте работы в бухгалтерию организации с опозданием, то пересчет сумм предоставленных ему стандартных вычетов с учетом данных о доходах на предшествующем месте работы будет выполнен автоматически при расчете НДФЛ текущего на момент регистрации справки о доходах месяца.

Как предоставляются вычеты при начислении "переходящего" отпуска

Как уже говорилось выше, суммы начислений учитываются при исчислении налога в тех месяцах, за которые эти суммы начислены ("по периоду действия" начислений). Поэтому, если отпуск был "переходящим", суммы отпускных будут учитываться в нескольких месяцах.

Т.е. при исчислении НДФЛ в месяце начисления "переходящего" отпуска в налоговый период будут включены также и будущие месяцы - все те, которые "затронул" отпуск.

При этом, поскольку стандартные вычеты предоставляются за все месяцы налогового периода (п. 1 ст. 218 НК РФ), то при расчете сумм налога в месяце начисления отпуска будут учтены вычеты за все месяцы отпуска.

Кроме того, если в месяце начисления отпуска весь исчисленный НДФЛ был удержан, в налоговой карточке в месяце начисления отпуска появится задолженность за налоговым агентом (так как часть исчисленного НДФЛ будет отражена в последующих месяцах, в удержанный налог следует отражать в том месяце, когда была произведена фактическая выплата сотруднику), которая "исчезнет" в последнем месяце отпуска.

Вычеты превысили доходы - как это отразится на суммах НДФЛ?

Исчисленная сумма НДФЛ по ставке 13% рассчитывается ежемесячно нарастающим итогом с начала года с зачетом ранее исчисленных сумм налога (п. 3 ст. 226), поэтому если доход сотрудника в очередном месяце оказался меньше положенных ему вычетов, а в предыдущих месяцах превышал вычеты, то сумма исчисленного в этом месяце НДФЛ окажется отрицательной, отражая уменьшение облагаемой НДФЛ базы, рассчитанной нарастающим итогом с начала года.

В то же время сумма НДФЛ исчисленного нарастающим итогом за год не может быть отрицательной, поэтому после того, как сумма вычетов, рассчитанная нарастающим итогом за год, сравняется с суммой доходов, рассчитанной также нарастающим итогом за год, НДФЛ исчисленный будет рассчитываться нулевым.

При этом сумма НДФЛ удержанного отрицательной быть не может. Чтобы вернуть сотруднику излишне удержанный в прошлые месяцы налог необходимо по получении от сотрудника соответствующего заявления оформить документ "Возврат НДФЛ".

Если такой документ оформлен не будет, то излишне удержанный в прошлые месяцы НДФЛ будет считаться задолженностью предприятия перед сотрудником и показываться отдельной строкой в журнале расчетов как "Переплата НДФЛ".

Погашается такая переплата также документом "Возврат НДФЛ".

Учет профессиональных вычетов

Профессиональные вычеты (ст. 221 НК РФ) предоставляются сотрудникам:

в сумме фактических документально подтвержденных расходов по договорам подряда (возмездного оказания услуг);
в сумме фактических документально подтвержденных расходов по авторским договорам;
в сумме нормативных затрат по авторским договорам (если расходы не могут быть подтверждены документально).

Характер вычета (документально подтвержденные расходы или нормативные затраты) указывается на закладке "Налоговый учет" (реквизит "Код вычета") в документе "Договор гражданско-правового характера".

Если по авторскому договору выбран вычет с кодом 405 (в пределах норматива затрат), то при исчислении НДФЛ сумма вычета будет рассчитана автоматически исходя из начисленной по договору суммы и коду авторского дохода.

Если по авторскому договору выбран вычет с кодом 404 (фактические расходы) или имеются документально подтвержденные расходы по договору подряда (возмездного оказания услуг), то в реквизите "Сумма вычета" следует указать сумму этих фактических расходов. Если при этом договор заключен на длительный срок, тогда указанная сумма фактических расходов будет учитываться ежемесячно. Отредактировать сумму вычета (если она менялась в течение срока договора) можно непосредственно в налоговой карточке сотрудника.

Порядок признания физлица налоговым резидентом РФ

Физическое лицо признается налоговым резидентом РФ, если это лицо фактически находилось на территории Российской Федерации не менее 183 дней в календарном году (ст.11 НК).

Согласно методическим рекомендациям МНС России (утверждены приказом МНС России от 29.11.2000 № БГ-3-08/415) "граждане Российской Федерации, состоящие на регистрационном учете по месту жительства и по месту пребывания в пределах Российской Федерации, а также иностранные граждане, получившие в органах внутренних дел разрешение на постоянное проживание или вид на жительство в Российской Федерации, либо иностранные граждане, временно пребывающие на территории Российской Федерации, зарегистрированные в установленном порядке по месту проживания на территории Российской Федерации и состоящие на 1 января в трудовых отношениях с организациями, включая филиалы и представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации, предусматривающие продолжительность работы в Российской Федерации в текущем календарном году свыше 183 дней, считаются налоговыми резидентами Российской Федерации на начало отчетного периода".

Уточнение налогового статуса налогоплательщика производится:

на дату фактического завершения пребывания иностранного гражданина (лица без гражданства) на территории Российской Федерации в текущем календарном году;
на дату отъезда гражданина Российской Федерации на постоянное местожительство за пределы Российской Федерации;
на дату, следующую после истечения 183 дней пребывания в Российской Федерации российского или иностранного гражданина либо лица без гражданства".

Таким образом, МНС России признает граждан РФ налоговыми резидентами и в первом полугодии, т.е. НДФЛ можно смело исчислять по ставке 13% уже с января месяца.

Другим следствием определения статуса налогового резидента по фактическому пребыванию на территории РФ является тот факт, что работники предприятия, часто бывающие в командировках за границей (например, снабженцы) могут "случайно" (т.е. не по собственному желанию) оказаться налоговыми нерезидентами по итогам года.

Изменился статус физлица - как пересчитать налог?

Статус сотрудника как налогового резидента/нерезидента определяется по стране постоянного места жительства сотрудника (см. кадровые данные сотрудника): если страна не указана или указана Россия, то сотрудник считается налоговым резидентом РФ. При исчислении сумм налога ставка НДФЛ с зарплаты автоматически выбирается с учетом того, является ли сотрудник налоговым резидентом РФ.

Поскольку налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год, то при изменении в течение года статуса сотрудника как налогового резидента/нерезидента следует пересчитать сумму налога, исчисленного с его доходов, полученных с начала текущего года, по новой ставке. Результаты такого перерасчета отразятся в налоговой отчетности в месяце изменения статуса сотрудника.

Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке
Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ
Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ
Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ
Форма регистра налогового учета по НДФЛ: где скачать бланк 2021 года, образец и пример его заполнения
Итоги

Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке

При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:

Налоговые регистры по НДФЛ в 2021 году должны обязательно содержать следующие сведения:

информацию для возможности идентификации физического лица;
признак налогового резидентства;
виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
суммы и даты выплаты доходов;
даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.

Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы разработали налоговый регистр по НДФЛ. Если доступа к правовой системе нет, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ

Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:

Основные данные об организации — налоговом агенте:
- ИНН, КПП;
- код ИФНС, в которой организация числится на учете;
- наименование организации.
Основные данные о налогоплательщике:

ИНН;
Ф. И. О.;
вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
дата рождения;
гражданство;
адрес места жительства на территории РФ;

адрес в стране проживания.
Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).

Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам. Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.

ВНИМАНИЕ! С 2021 года при получении физлицом дохода в размере более 5 млн. руб. применяется ставка 15%. Чтобы обособленно отобразить такие доходы в регистре по НДФЛ с 2021 года, нужно добавить еще 1 строку.

Образец заполнения налогового регистра по НДФЛ за 2021 г., при условии, что доход физлица превысил 5 000 000 руб., подготовили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ

Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.

При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126.

Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 13 до 35%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ, в которой каждой ставке соответствует свой раздел.

ВАЖНО! Сведения из справки 2-НДФЛ с 2021 года сдаются в ФНС ежеквартально в составе обновленного расчета 6-НДФЛ. Подробности см. здесь.

Периодичность оформления нового регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.

Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).

Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ

Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.

При отражении сумм отпускных необходимо руководствоваться указаниями письма Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/08-139: датой их получения будет являться день выплаты. Данный подход целесообразно применять и при указании даты выплаты пособий по больничным листам. Перечислять НДФЛ в бюджет с отпускных и больничных пособий согласно п. 6 ст. 226 НК РФ следует не позднее последнего числа того месяца, в котором осуществлялись эти выплаты.

По вопросу определения даты дохода в виде отпускных см. материал.

Трудовое законодательство обязывает рассчитываться с работниками по зарплате не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). Но, несмотря на полученный аванс, доход у работника не возникает, а обязательство перед бюджетом образуется в последний день месяца, поэтому дату перечисления аванса отражать не нужно.

Подробности см. здесь.

В п. 6 ст. 226 НК РФ отмечено, что организация обязана перечислить удержанный НДФЛ не позже следующего дня после даты погашения задолженности перед сотрудниками.

Премии согласно новым предписаниям ФНС следует разделять на трудовые и разовые. Дата получения дохода для каждой будет разная, следовательно, и срок перечисления НДФЛ устанавливается обособленно.

О нюансах читайте здесь.

Форма регистра налогового учета по НДФЛ: где скачать бланк 2021 года, образец и пример его заполнения

С учетом требований описанных в данной статье рекомендуется создать свой образец заполнения регистра налогового учета по НДФЛ. В нем должны найти отражение все сведения, нужные для верного расчета НДФЛ по конкретному сотруднику.

Рекомендуем скачать бланк налогового регистра по НДФЛ для 2021 года по следующей ссылке.

Этот документ берется за основу и затем используется не только для справки 2-НДФЛ, но и для расчета 6-НДФЛ.

Как налоговому агенту отразить профессиональный вычет в регистре по учету НДФЛ, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.

Итоги

Таким образом, основными задачами при разработке налогового регистра по НДФЛ в 2021 году являются отражение в полном объеме достоверной информации и группировка показателей для получения аналитических данных. Ориентиром на предприятии может служить разработанный нашими специалистами образец регистра по НДФЛ на 2021 год.

Бухгалтерский учет НДФЛ

Любая операция, осуществленная организацией в ходе предпринимательской деятельности, должна быть отражена в бухгалтерском учете. Не являются исключением и суммы налога на доходы физических лиц, то есть, исчисленные и уплаченные в бюджет суммы НДФЛ также должны быть отражены в учете.

О том, на каких счетах бухгалтерского учета следует отражать суммы НДФЛ, Вы узнаете из нижеприведенного материала.

Согласно статье 207 главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ) плательщиками налога на доходы физических лиц (далее – НДФЛ) признаются физические лица – налоговые резиденты Российской Федерации, а также лица, не являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, но получающие доходы от источников на территории Российской Федерации.

Организация, в результате отношений с которой налогоплательщик получил доход, является налоговым агентом. Согласно пункту 1 статьи 226 НК РФ налоговый агент обязан исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет НДФЛ.

В пункте 4 статьи 226 НК РФ сказано, что налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате. Удержание у налогоплательщика начисленной суммы налога производится налоговым агентом за счет любых денежных средств, выплачиваемых налоговым агентом налогоплательщику, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов суммы выплаты.

Для учета начислений и перечислений НДФЛ в бюджет используют формы учетных первичных документов, по которым ведется бухгалтерский учет.

Напомним, что сегодня организации (за исключением организаций государственного сектора) на основании Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ) вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, так и унифицированные. При этом самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, а именно:

– дата составления документа;

– наименование экономического субъекта, составившего документ;

– содержание факта хозяйственной жизни;

– величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

– наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

– подписи вышеуказанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

К сожалению, главой 23 НК РФ не установлен порядок учета сумм исчисленного и уплаченного НДФЛ. В такой ситуации организация должна сама определить, на каких счетах бухгалтерского учета будут учитываться суммы НДФЛ, и закрепить выбранный порядок в приказе по учетной политике.

В бухгалтерском учете операции, связанные с расчетами по НДФЛ, осуществляются согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России 31 октября 2000 года № 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению" (далее – План счетов).

Для обобщения информации о расчетах с бюджетами по налогам и сборам, уплачиваемым организацией, предназначен счет 68 "Расчеты по налогам и сборам".

На счете 68 "Расчеты по налогам и сборам" должен быть организован аналитический учет, который следует вести по видам налогов, следовательно, для учета сумм НДФЛ к счету 68 "Расчеты по налогам и сборам" необходимо открыть отдельный субсчет "Расчеты по налогу на доходы физических лиц". Заметим, что начисление заработной платы отражается на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда".

Приведем типовые бухгалтерские записи по начислению и перечислению НДФЛ в бюджет.

1. Расчеты с работниками:

Дебет 20 "Основное производство" (25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и другие) Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" – начислена заработная плата;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам"/субсчет "Расчеты по НДФЛ" – удержан НДФЛ из сумм, начисленных работникам;

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам"/субсчет "Расчеты по НДФЛ" Кредит 51 "Расчетные счета" – сумма НДФЛ перечислена в бюджет с расчетного счета организации.

2. Расчеты с физическими лицами, которые не являются работниками организации и выполняют работы (оказывают услуги) на основе договоров гражданско-правового характера:

Дебет 20 "Основное производство" (25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" и другие) Кредит 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами") – начислен доход физическим лицам;

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами") Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам"/субсчет "Расчеты по НДФЛ" – удержан НДФЛ из доходов физических лиц;

3. Выплата дивидендов физическим лицам, которые являются работниками организации:

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" – начислены дивиденды в пользу физических лиц;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам"/субсчет "Расчеты по НДФЛ" – удержан НДФЛ с сумм дивидендов, начисленных в пользу физических лиц;

4. Выплаты дивидендов участникам (акционерам), которые не являются работниками организации:

Дебет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" Кредит 75 "Расчеты с учредителями"/субсчет 2 "Расчеты по выплате доходов" – начислены дивиденды в пользу физических лиц;

Дебет 75 "Расчеты с учредителями"/субсчет 2 "Расчеты по выплате доходов" Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам"/субсчет "Расчеты по НДФЛ" – удержан НДФЛ с сумм дивидендов, начисленных в пользу физических лиц;

Суммы начисленных пеней и штрафов за нарушение законодательства о налоге на доходы физических лиц в бухгалтерском учете отражаются по дебету счета 99 "Прибыли и убытки" и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам"/субсчет "Расчеты по НДФЛ".

Работнику организации Н.А. Кирсанову – руководителю юридического отдела в марте 2015 года были начислены:

– заработная плата – 45 000 рублей;

– премия по итогам работы за 1 квартал 2015 года – 10 000 рублей;

– материальная помощь в связи с рождением ребенка – 55 000 рублей.

Для целей бухгалтерского учета заработная плата и премии согласно пунктам 5, 8 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 6 мая 1999 года № 33н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99" (далее – ПБУ 10/99) включаются в состав расходов по обычным видам деятельности.

Заработная плата и премии, выплачиваемые работнику, облагаются НДФЛ, как доходы в виде вознаграждений за выполнение трудовых обязанностей согласно подпункту 6 пункта 1 статьи 208, пункту 1 статьи 209 НК РФ. В данном случае налог исчисляется по ставке 13% (пункт 1 статьи 224 НК РФ).

Выплату материальной помощи работнику организация на основании пунктов 11, 17 ПБУ 10/99 учитывает в составе прочих расходов.

Согласно абзацу 7 пункта 8 статьи 217 НК РФ суммы единовременной материальной помощи, оказываемой работодателем работнику (родителю, усыновителю, опекуну) при рождении (усыновлении (удочерении)) ребенка, выплачиваемой в течение первого года после рождения (усыновления, удочерения), не облагается НДФЛ в пределах 50 000 рублей на каждого ребенка. Оставшаяся часть облагается по ставке 13% (пункт 1 статьи 224 НК РФ).

В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции будут отражены следующим образом:

Дебет 26 "Общехозяйственные расходы" Кредит 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

– 55 000 рублей – начислена заработная плата за март и премия за 1 квартал 2015 года;

Дебет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам"/субсчет "Расчеты по НДФЛ"

– 7 150 рублей – удержан НДФЛ с суммы заработной платы и премии;

Дебет 70 "Расчеты по налогам и сборам" Кредит 50 "Касса"

– 47 850 рублей – отражена сумма выплаченной заработной платы за март и премии;

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам"/субсчет "Расчеты по НДФЛ" Кредит 51 "Расчетные счета"

– 7 150 рублей – перечислен НДФЛ в бюджет с расчетного счета организации;

Дебет 91 "Прочие доходы и расходы"/субсчет 2 "Прочие расходы" Кредит 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"

– 55 000 рублей – начислена материальная помощь работнику;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 68 "Расчеты по налогам и сборам"/субсчет "Расчеты по НДФЛ"

– 650 рублей – удержан НДФЛ из суммы материальной помощи;

Дебет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" Кредит 50 "Касса"

– 54 350 рублей – произведена выплата материальной помощи работнику;

Дебет 68 "Расчеты по налогам и сборам"/субсчет "Расчеты по НДФЛ" Кредит 51 "Расчетные счета"

– 650 рублей – перечислен НДФЛ в бюджет с расчетного счета организации.

Следует обратить внимание читателей, что налоговые агенты по НДФЛ за невыполнение возложенных на них обязанностей могут быть привлечены к налоговой ответственности.

Так, согласно статье 123 НК РФ неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) в установленный НК РФ срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, влечет взыскание штрафа в размере 20% от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению. Обратите внимание, Минфин России в письме от 10 февраля 2015 года № 03-02-07/1/5483 полагает, что днем совершения налогового правонарушения, предусмотренного статьей 123 НК РФ, является день, когда налоговый агент должен был удержать и перечислить в бюджетную систему Российской Федерации суммы НДФЛ, но не исполнил эту обязанность по удержанию и (или) перечислению такой суммы налога.

Кроме того, помимо штрафа налоговики насчитают и сумму пени за недоимку по налогу, за каждый день просрочки.

Причем статья 123 НК РФ, это не единственная "налоговая" статья, грозящая налоговому агенту за невыполнение обязанностей, установленных законом.

На основании пункта 1 статьи 126 НК РФ, если налоговый агент не представит в установленные сроки в налоговые органы документы и (или) иные сведения, предусмотренные НК РФ и иными актами законодательства о налогах и сборах, то его оштрафуют. Причем заплатить штраф придется в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.

Если же налоговый агент откажется представить налоговикам документы, запрашиваемые ими в ходе проведения мер налогового контроля, то штраф составит уже 10 000 рублей (пункт 2 статьи 126 НК РФ).

Должностные лица налогового агента могут быть привлечены к административной ответственности, меры которой предусмотрены статьей 15.6 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Более того, если налоговый агент не исполнил свои обязанности в личных интересах или размер не перечисленных налогов в бюджет является крупным или особо крупным, то должностные лица налогового агента могут понести и уголовное наказание, на что указывает статья 199.1 Уголовного кодекса Российской Федерации.

Налог на доходы физических лиц представляет собой федеральный налог, которым облагаются доходы физических лиц, полученные как на территории Российской Федерации, так и за ее пределами.

Законодательное регулирование НДФЛ осуществляется на основании Налогового кодекса РФ (глава $23$.)

Плательщиками подоходного налога являются физические лица, которые могут быть:

резидентами;
нерезидентами

Объектом НДФЛ является сам доход, полученный физическим лицом. Если доход получен в иностранной валюте, то его стоимость рассчитывается по курсу ЦБ на дату получения дохода.

Начисленная сумма НДФЛ перечисляется в налоговые органы или самим налогоплательщиком, или налоговым агентом.

Готовые работы на аналогичную тему

Курсовая работа Учет НДФЛ 420 руб.
Реферат Учет НДФЛ 220 руб.
Контрольная работа Учет НДФЛ 230 руб.

Налоговыми агентами являются работодатели, которые начисляют доход своим работникам.

Особенности начисления и уплаты НДФЛ

Налоговый период НДФЛ составляет календарный год, за который физическое лицо обязано подать декларацию в налоговый орган по месту регистрации.

Налог перечисляется работодателем не позднее дня, следующего за выплатой дохода работнику. По истечении отчетного года, работодатели до $1$ апреля следующего года подают отчет в налоговый орган по месту регистрации по форме $2$-НДФЛ на каждого работника.

С $2016$ года, для работодателей – агентов плательщиков НДФЛ, установлен период – квартал. Введена и новая форма расчета $6$-НДФЛ. В данной форме отражается информация о доходах работников, начисленных и удержанных суммах НДФЛ за отчетный период. Подавать такой расчет необходимо не позже последнего числа месяца, который следует за прошедшим кварталом.

Определяя налоговую базу налогоплательщика, учитываются все доходы, которые он получил как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

Для налогообложения по основной ставке – $13\%$ существует перечень видов доходов (Рис.1):

Рисунок 1. Виды доходов, облагаемых НДФЛ

Ставка НДФЛ в России составляет $13\%$ от дохода. Но применительно к некоторым видам доходов – ставка иная.

Система налоговых вычетов

В системе налогообложения НДФЛ, предусмотрена система налоговых вычетов.

Налоговый вычет представляет собой возможность вернуть часть средств, уплаченных в счет НДФЛ. Налоговый вычет может предоставляться только при условии, что физическое лицо имеет доходы, которые подлежать обложению НДФЛ по ставке $13\%$.

Налоговые вычеты могут быть 4 видов:

Стандартные налоговые вычеты:

Имущественные налоговые вычеты
Социальные налоговые вычеты
Профессиональные налоговые вычеты

Существует предел вычета – это сумма, после которой налоговый вычет перестает действовать.

Имущественный налоговый вычет имеет предел до $2000000$ рублей (налоговые вычеты при покупке квартиры, дачи, дома.) + вычет с ипотечных процентов до $3$ млн. руб., если физическое лицо воспользовалось ипотекой.
Социальный налоговый вычет имеет предел до $120000$ рублей за свое образование, но не более $50 000$ руб., за образование каждого из детей, братьев, сестер.
Социальный налоговый вычет на лечение имеет предел до $120000$ руб.
Социальный налоговый вычет на всю сумму затрат при дорогостоящем лечении.

Все виды вычетов, физическое лицо – налогоплательщик обязан подтвердить определенными документами.

Особенности бухгалтерского учета НДФЛ на предприятии

Для начисления НДФЯЛ, в бухгалтерском учете применяют счет 68 «Расчеты по налогам и сборам», открыв к нему соответствующий субсчет «Расчеты по НДФЛ» – например, $68.2$.

По кредиту счета отражаются начисления данного налога, а по дебету – его перечисление в бюджет.

Для расчета НДФЛ работника предприятия, суммируют все полученные таким работником доходы. При наличии основания для применения налоговых вычетов – рассчитывается разница между налогооблагаемым доходом и суммой налоговых вычетов. Расчет НДФЛ осуществляется путем произведения полученной разницы на ставку НДФЛ.

Доход составил $20000$ руб. Налоговый вычет составил $1400$ руб. НДФЛ = ($20000-1400) \cdot 13\%= 2418$ руб. В бухгалтерском учете будут сформированы следующие проводки (Табл.1)

Читайте также: