Аналитическая справка по ндфл

Опубликовано: 14.04.2024

НДФЛ наравне с большинством налогов направляется в федеральный бюджет. Далее средства распределяются согласно потребностям по социальным нуждам. Основные направления: здравоохранение, жилищное хозяйство, дороги, экология, безопасность, социальная поддержка.

Что это за налог?

НДФЛ является налогом федерального уровня, деньги поступают в госказну. Аббревиатура означает «Налог на доходы физических лиц». Сумма рассчитывается в процентах от общего дохода гражданина за налоговый период. Правила формирования налога, заполнения стандартизированных форм отчетности и соблюдения обязательств уплаты регламентируются НК РФ.

9 % на доход, полученный до 2015 г.;
13 % – ведущая ставка для большинства видов дохода (заработная плата, продажа личного имущества, рента и другие вознаграждения);
15 % на доход от дивидендов, полученных от компаний РФ физическими лицами, проживающими за рубежом;
30 % для нерезидентов;
35 % на выигрыши в виде подарков и призов, повышенные доходы от банковских вкладов.

Расчет и отчисление НДФЛ выполняет налоговый агент. Это юридическое или физическое лицо, обязанное по закону или договорным условиям удерживать и перечислять налог в бюджет.

Как уменьшить налоговые выплаты?

Существует льготное освобождение от НДФЛ и вычеты, уменьшающие сумму налога. Последние предоставляются государством в качестве соцподдержки. Вычеты бывают:

Стандартными. Фиксированные суммы при наличии детей. Вычет на первого ребенка 1 400 руб., на второго 1 400 руб., на третьего 3 000 рублей, на инвалида 12 000 в месяц.
Имущественными. Предусмотрены в сфере улучшения жилищных условий (покупка недвижимости, отделка и строительство дома). Максимальный размер вычета 260 тыс. рублей. При оформлении ипотечного кредита вычет до 390 тыс. рублей.
Социальными. Речь о льготах в размере 13 %, предусмотренных для расходов на образование, лечение. Максимальный размер вычета 120 тыс. руб. в год.
Профессиональными. Касаются изобретателей, авторов, адвокатов, нотариусов, ИП.

ВАЖНО! Налоговые вычеты не выдаются всем желающим из бюджета страны. Человек получает не больше уплаченной суммы налога. Государство возвращает 13 % или полностью освобождает от уплаты НДФЛ.

Что такое справка 2-НДФЛ?

Документ удостоверяет доходы, официально полученные налогоплательщиком. Справка оформляется работодателем, деканатом, на бирже труда (в зависимости от категории гражданина). Бланк справки 2-НДФЛ содержит разделы:

информацию о работодателе (реквизиты, наименование);
данные о налогоплательщике;
месячный доход, облагаемый по ставке 13 %;
налоговые вычеты с кодами (социальные, стандартные, имущественные);
расчет по сумме доходов, полагающихся вычетов и удержанных налогов.

Зачем нужна справка 2-НДФЛ?

Справка нужна налоговым агентам, физическим лицам, ИП, пенсионерам и другим категориям по разным причинам.

Налоговым агентам документ нужен как подтверждение исполнения обязательств по удержанию и перечислению НДФЛ в налоговые органы за персонал, который числится в штате.

Физическим лицам, официально трудоустроенным в РФ, справка нужна в качестве подтверждения дохода при оформлении банковского кредита, пособий, пенсии, расчете отпусков и больничных листов.

Индивидуальному предпринимателю 2-НДФЛ требуется в тех же ситуациях, что физическому лицу. Подтвердить доходы ИП может с помощью декларации 3-НДФЛ, в которой не учитывается НДС.

Пенсионерам документ нужен для оформления займов, получения субсидий. Справку выдают только тем, кто получает выплаты из НПФ.

Где её могут потребовать?

Распространенные ситуации, когда нужна справка 2-НДФЛ:

оформление ипотечного и других кредитов в банке;
увольнение сотрудника (справку может запросить новый работодатель);
получение вычетов в налоговой службе;
трудоустройство (информация из справки нужна бухгалтеру для оценки налоговых вычетов сотрудника);
оформление пособий в органах социальной защиты;
оформление детей в школу и детские сады (получение льгот в виде бесплатного питания и др.);
получение визы и гражданства;
судебные разбирательства, касающиеся трудовых споров;
оформление декрета (выплата пособий по уходу за детьми).

Когда 2-НДФЛ не требуется?

Справка требуется в большинстве случаев в качестве подтверждения уровня дохода гражданина РФ, за исключением таких ситуаций:

за указанный период не было доходов;
не требуются налоговые вычеты;
первое трудоустройство;
оформление на новое место работы с первого дня нового года.

Сколько действует справка?

Срок действия документа зависит от требований запрашивающей инстанции. Сама по себе справка 2-НДФЛ не имеет ограничений по срокам действия, поскольку отражает данные за определенный период, и они не меняются со временем. Остается вопрос, насколько актуальны сведения для конкретной организации.

СПРАВКА! Информация о заработной плате, начисленной сотруднику в минувшем году, а также об уплаченных налогах из 2-НДФЛ переносится в 3-НДФЛ для получения налоговых вычетов. В таком случае действие справки составляет 3 года.

Бухгалтер на предприятии должен уложиться в период, предусмотренный для декларационной кампании.

Банки самостоятельно определяют срок действия 2-НДФЛ. Часто требуют отражение данных об актуальной платежеспособности, поэтому документ должен быть выдан не более 1 месяца назад.

Для получения визы консульские представительства запрашивают справку о доходах без установленных сроков выдачи, но опытные туристы рекомендуют представлять документ, оформленный не более 1 месяца назад.

Как получить справку 2-НДФЛ?

Справка выдается бесплатно в бухгалтерии работодателя. Срок выдачи – в течение 3 дней с момента запроса (ст. 62 ТК РФ). Документ визируется печатью компании и подписью руководителя. Ошибки и исправления не допускаются. Распространенные ошибки в заполнении:

нет подписи бухгалтера. Выполняется синей ручкой, не перекрывается печатью;
неверный формат даты. Нужно указывать ДД.ММ.ГГГГ.
печать не на месте. Положено ставить штамп на участок бланка с пометкой «М. П.».

Если лицо сменило несколько мест трудоустройства, последний работодатель вправе указывать только те доходы, налоги и вычеты, которые связаны с деятельностью на его предприятии.

Разница между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ

Основное отличие двух документов в наполнении. 2-НДФЛ отражает информацию о полученных доходах в конкретной компании и удержанном налоге. 3-НДФЛ содержит большее количество страниц, включает все доходы, полученные налогоплательщиком за отчетный период. Первую выдает работодатель, вторую гражданин заполняет и представляет в налоговый орган самостоятельно.

Кто должен уплачивать его самостоятельно?

Ряд категорий граждан должны самостоятельно рассчитывать и уплачивать налог с доходов. В список попадают:

индивидуальные предприниматели (за себя и сотрудников);
адвокаты, нотариусы и другие специалисты, ведущие частную практику;
граждане, получившие доход от продажи недвижимого имущества, бывшего в собственности от 5 лет;
граждане РФ, сдающие имущество в аренду на территории России и других стран;
лица, получившие подарок по договору дарения не от близких родственников;
россияне, получившие вознаграждение в виде денег от физических лиц и юридических (не выступающих налоговыми агентами);
получатели призов в лотерее, если организатор не является налоговым агентом;
получатели денежных отчислений от объектов авторского права в качестве наследников;
держатели депозита в банке, если процентный доход выше ставки ЦБ (на 5 % по рублевым и на 9 % по валютным вкладам).

СПРАВКА! Наследники, получившие и пользующиеся имуществом, не уплачивают НДФЛ. Если унаследованное имущество продано в течение ближайших 5 лет (жилье) или 3 лет (иное), то предстоит уплатить налог.

Кому полагается налоговый вычет?

Вычетом называют сумму доходов налоговых резидентов, с которой по закону можно не платить НДФЛ или вернуть часть удержанного. НК РФ предусматривает 6 налоговых вычетов:

Стандартный (ст. 218).
Социальный (ст. 219).
Инвестиционный (ст. 219).
Имущественный (ст. 220).
По сделкам с финансовыми инструментами, ценными бумагами (ст. 220.1).
Профессиональный (ст. 221).

ВАЖНО! Нерезиденты также могут рассчитывать на налоговые вычеты. Ситуация касается оплаты лечения, покупки квартиры, инвестиций и уплаты за учебу.

Вычет получают в следующем году в налоговых органах (на основании 3-НДФЛ) или в текущем у работодателя (без декларации).

Как рассчитывается налог?

Величина удерживаемого налога зависит от налогооблагаемой базы. НДФЛ высчитывают как произведение ставки налогов и налоговой базы.

Пример. Автомобиль продается спустя 1 год после покупки за 300 тыс. рублей. С полученного дохода продавец должен уплатить 13 % (39 тыс. руб.). Если учесть налоговый вычет на сумму 250 тыс. руб., налогом будет облагаться только сумма в 50 тыс. рублей. При ставке 13 % общая сумма НДФЛ составит 6,5 тыс. руб.

Реформа налогообложения обсуждается, но изменений в 2020 пока нет. Для самостоятельных расчетов удобнее пользоваться онлайн-калькулятором.

Если гражданин – студент

Стипендия, согласно НК РФ (ст. 208), считается доходом. Одновременно существует статья 217 НК РФ, где указываются доходы, не облагающиеся налогом. Пункт 11 освобождает от НДФЛ стипендии учащихся в учреждениях:

научно-исследовательских;
высшего и послевузовского профобразования;
профессионального образования начального и среднего уровня.

СПРАВКА! Стипендии, учрежденные Президентом РФ, благотворительным фондом, региональными властями, не облагаются НДФЛ.

Помимо стипендии, у студента могут быть другие источники дохода. Это фиксированная надбавка из стипендиального фонда, материальная помощь из внебюджетных средств, которые облагаются налогом на доход.

Если гражданин не имеет работы

Россияне, не устроенные официально на работу, не имеют соответствующих записей в трудовой книжке и не оплачивают НДФЛ. Если гражданин не оплачивает взносы в фонды, включая социальное страхование, он утрачивает поддержку от государства в виде начисленной пенсии.

Если гражданин – ИП

Индивидуальный предприниматель, выплачивающий зарплату наемным сотрудникам и привлекающий по договору физических лиц, становится налоговым агентом. Вне зависимости от выбранной для ИП системы налогообложения, агент удерживает и выплачивает НДФЛ с выплаченных средств, отправляет отчетность в виде 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Если выбрана система ОСНО, доходы индивидуального предпринимателя облагаются НДФЛ, поэтому он обязан уплачивать авансовые платежи и подавать 3-НДФЛ.

Существуют специальные режимы, применение которых освобождает ИП от обязательной уплаты НДФЛ с прибыли, полученной в результате предпринимательской деятельности. В каждом специальном режиме есть исключения, когда избежать налогообложения не получится.

Если гражданин проходит военную службу

Для военных налог рассчитывается с применением стандартных ставок и вычетов, доступных остальным гражданам. Уменьшить налоговую базу военнослужащий может с помощью таких вычетов:

на детей. Отцу положен вычет по 1 400 руб. на первого и второго ребенка, по 3 000 руб. на третьего и следующих;
стандартного (3 000 руб.). Ежемесячное снижение суммы доходов предоставляется категориям, перечисленным в ст. 218 НК РФ;
стандартного (300 руб.). Предусмотрен для ветеранов, побывавших в горячих точках (Афганистан и др.);
социального. Снизить налогооблагаемую базу военный может за счет больничного на себя и ребенка, оплаты образования детей. Вычеты на лечение и обучение зависят от реальных расходов по этим статьям, но не превышают 50 тыс. рублей;
имущественного. Если военнослужащий за отчетный период купил недвижимость, ему положен имущественный вычет – 13 % от стоимости объекта.

Лица, нарушающие законодательство в сфере декларирования доходов и уплаты НДФЛ, облагаются штрафами. Несвоевременная сдача декларации – 5 % от суммы налога. Штраф начисляется на каждый месяц просрочки, но не более 30 %. Уклонение от уплаты налога предусматривает штраф 20 % от суммы налога. Детальную информацию по обязанностям налогоплательщика можно получить в бухгалтерии предприятия, у сотрудника ФНС, юриста по налогам.

Налоговая база НДФЛ определяется персонифицировано по каждому из видов дохода с учетом предусмотренных ставок. Все полученные доходы гражданина суммируются, соответствующие вычеты исчисляются, с остатка рассчитывается налог и уплачивается в налоговый орган.

Когда представление уточненок по НДФЛ — это обязанность, а когда — право? Нужно ли подавать уточненки при перерасчете отпускных, а также тогда, когда ошибки не влияют на сумму налога? В чем выгода добровольных уточненок? И что делать, если вместо корректирующей справки подана аннулирующая?

Любая ошибка в 6-НДФЛ или 2-НДФЛ, например в персональных данных налогоплательщика, кодах доходов и вычетов, суммовых показателях, рассматривается налоговиками как недостоверные сведения. А за каждый документ, который содержит недостоверные сведения, налоговый агент может быть оштрафован на 500 ₽ (п. 1 ст. 126.1 НК РФ; письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515, от 09.12.2016 № СА-4-9/23659@). Если недостоверные сведения приведут к занижению суммы НДФЛ, подлежащей уплате в бюджет, компания также будет привлечена к ответственности по ст. 123 НК РФ.

Напомним, ошибки в 6-НДФЛ выявляются в ходе камеральных или выездных проверок либо вне их рамок (ст. 88 и 101 НК РФ). В этом случае установлен четкий порядок и сроки, например, камералка проводится в течение трех месяцев. А вот справка 2-НДФЛ ни декларацией, ни расчетом не является (ст. 80 НК РФ; письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515). А значит, срок ее проверки фактически ограничен лишь сроками давности привлечения к ответственности (три года — ст. 113 НК РФ) и глубиной проведения выездной проверки (также три года, не считая текущего, — п. 4 ст. 89 НК РФ).

Когда ошибки в расчете не влияют на сумму НДФЛ, подача уточненных расчетов до того, как ошибку обнаружат налоговики, обычно позволяет избежать штрафа за представление недостоверных сведений. Чтобы уточнить недостоверные сведения в 2-НДФЛ, нужно подать корректирующую или аннулирующую справку.

6-НДФЛ

Обязанность — представить уточненку

Налоговый агент обязан подать уточненный расчет по форме 6-НДФЛ, если не включил в первичный расчет какие-то сведения или допустил ошибки. Причем, в отличие от других налоговых деклараций, уточненный расчет представляется не только при занижении подлежащих уплате в бюджет сумм НДФЛ, но и при их завышении (письма ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@, от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 7). Помимо арифметических и технических ошибок, которые могут возникнуть в расчете, сумма НДФЛ может быть искажена, например, в следующих ситуациях:

если зарплата, начисленная за январь и выплаченная в апреле, не отражена в разделе 1 расчета за I квартал (письмо ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-3-11/2169@);
если при выплате зарплаты в январе НДФЛ, который удержан с зарплаты за декабрь, не попал в строку 070 раздела 1 и в раздел 2 расчета за I квартал следующего года (письмо ФНС от 05.12.2016 № БС-4-11/23138@);
в случае перерасчета зарплаты за предыдущие периоды (от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 8, от 27.01.2017 № БС-4-11/1373@, п. 2).

Как быть при перерасчете отпускных

Также уточненный расчет должен быть представлен, если при перерасчете отпускных сумма уменьшается. В разделе 1 за период, в котором отпускные были начислены, отражаются итоговые суммы с учетом уменьшенной суммы отпускных. При этом сумма удержанного НДФЛ не корректируется (то есть строки 070 и 140 не исправляются), что дает основание для зачета или возврата излишне удержанного налога. Если отпускные доплачиваются, уточненка не подается. В разделе 1 расчета того отчетного периода, в котором произведена доплата, отражаются итоговые суммы с учетом доплаты отпускных и доудержанного при этом НДФЛ (письмо УФНС по г. Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940).

Настройте личный календарь отчетности и сдавайте все декларации вовремя

Когда можно не представлять

Налоговики разрешают не представлять уточненный расчет, например, в следующих ситуациях.

В IV квартале налоговый статус физлица изменился с нерезидента на резидента или наоборот. Перерасчет НДФЛ в этом случае будет отражен в расчете по форме 6-НДФЛ за год. Представлять уточненные расчеты за I квартал, полугодие, 9 месяцев не следует.

Работник утратил право на стандартный вычет или получил право на имущественный вычет с начала года, а документы представил только в середине года. Перерасчет НДФЛ следует отразить в расчете за тот период, в котором работник принес подтверждающие документы. Подавать уточненку за предыдущие отчетные периоды не нужно (письмо ФНС РФ от 12.04.2017 № БС-4-11/6925, письмо УФНС РФ по г. Москве от 03.07.2017 № 13-11/099595).

Заработная плата за последний месяц квартала (март, июнь, сентябрь), выданная в следующем квартале, отражена в разделе 2 расчета за отчетный квартал. Поскольку в этой ситуации не возникает ни завышения, ни занижения НДФЛ, подлежащего уплате в бюджет, представлять уточенный расчет за отчетный квартал не требуется (письмо ФНС РФ от 15.12.2016 № БС-4-11/24065@).

Плюсы добровольной уточненки

Если ошибки не связаны с суммами НДФЛ, то представлять уточненный расчет до того, как от инспекции получено соответствующее требование, — это право, а не обязанность. Например, при обнаружении ошибки в дате фактического получения дохода, которая не повлияла на величину и сроки уплаты НДФЛ, организация может, но не обязана подать уточненку. Использовать это право стоит, если ошибка выявлена самостоятельно, до получения от ИФНС пояснений по факту обнаружения ошибок в представленном расчете или акта об обнаружении фактов, свидетельствующих о совершении нарушения. Дело в том, что в такой ситуации добровольная уточненка исключает штраф за представление недостоверного расчета (п. 2 ст. 126.1 НК РФ, письмо ФНС России от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515).

Несколько сложнее обстоит дело с освобождением от штрафа по ст. 123 НК РФ за несвоевременное перечисление НДФЛ в бюджет. Эта ошибка также может найти отражение в 6-НДФЛ (неверное заполнение строки 120). Получается, что, если такое нарушение найдет ИФНС, организацию ждет сразу два штрафа: по ст. 123 и по ст. 126.1 НК РФ. Самостоятельное обнаружение ошибки и представление уточненного расчета, как уже отмечалось, спасает от штрафа по ст. 126.1 НК РФ. А что же со вторым штрафом?

Положения п. 4 и 6 ст. 81 НК РФ содержат правило, позволяющее избежать штрафа по ст. 123 НК РФ. Но для этого перед тем, как представить уточненный расчет, нужно заплатить налог и пени. А значит, если обнаружены ошибки в заполнении строки 120 расчета, не затронувшие сумму НДФЛ, прежде чем подавать корректировку, надо проверить, перечислен ли уже налог и соответствующие пени. И если нет, то сначала рассчитаться с бюджетом, а потом уже сдавать новый 6-НДФЛ. А если налог и пени были уплачены задолго до корректировки, не лишним будет подготовить сопроводительное письмо с указанием на эти факты и приложением копий платежных документов.

Право на освобождение от штрафа за несвоевременное перечисление НДФЛ имеют и те организации, которые ошибок в 6-НДФЛ не допустили. Для этого достаточно уплатить НДФЛ и пени до того, как ошибку найдет ИФНС. К такому выводу недавно пришел КС РФ (Постановление от 06.02.2018 № 6-П).

Порядок подачи уточненки

Как говорится в п. 6 ст. 81 НК РФ, уточненный 6-НДФЛ должен содержать данные только по тем налогоплательщикам, в отношении которых обнаружены факты неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибки, приводящие к занижению суммы налога. Но, как мы помним, агенты обязаны подавать уточненки по 6-НДФЛ и в ситуации, когда сумма налога завышена. А добровольная корректировка и вовсе может быть не связана с суммами НДФЛ. Как формировать уточненки в таких случаях?

Порядок заполнения расчета не содержит положений, которые конкретизируют порядок заполнения уточненного расчета. Получается, что формально у налогового агента, допустившего такие ошибки, нет права представить в составе уточненки данные только по тем налогоплательщикам, в отношении которых допущены ошибки. Нужно представлять расчет целиком. С другой стороны, тут можно применить положения п. 7 ст. 3 НК РФ о том, что любые неустранимые неясности налогового законодательства должны толковаться в пользу налогового агента. Это значит, что организации вправе руководствоваться порядком представления уточненного расчета, установленным п. 6 ст. 81 НК РФ, как единственным четко описанным в законодательстве.

Соответственно, уточненный расчет, содержащий исправленные данные в отношении тех налогоплательщиков, по которым обнаружены неточности, нельзя признать составленным неверно. Но тут нужно учитывать один важный нюанс: указанные данные должны заполняться полностью, то есть отражаться и в разделе 1, и в соответствующих блоках раздела 2. Ведь п. 6 ст. 81 НК РФ не говорит о том, что в уточненном расчете представляется только та информация, которая была неверно указана в первоначальном. При этом в строке «Номер корректировки» титульного листа проставляется «001».

Также не забудьте, что, если по итогам года обнаружена ошибка в разделе 1 расчета за I квартал, нужно представить уточненку за I квартал, за полугодие и за 9 месяцев, поскольку раздел 1 составляется нарастающим итогом (письмо ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329@, вопрос № 7).

Если же ошибка была допущена на титульном листе или в разделе 2 расчета за I квартал, то уточнять расчеты за полугодие и за 9 месяцев не нужно, поскольку раздел 2 формируется поквартально.

Ошибки в строке 080

Если зарплата за третий месяц квартала была выплачена в следующем месяце, то в строке 070 «Сумма удержанного налога» и в строке 080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» раздела 1 расчета за отчетный период проставляется «0». Если в строке 080 была отражена сумма налога, удержанная в следующем отчетном периоде, нужно представить уточненку за соответствующий период (письмо ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@, письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@, вопрос № 5).

Ошибки в КПП или ОКТМО

Если ошибка допущена в КПП или ОКТМО, нужно представить два расчета: уточненный и первичный. В уточненном расчете указывается:

номер корректировки «001»;
КПП и ОКТМО, которые были указаны в первоначальном расчете, то есть ошибочные значения;
нулевые показатели во всех разделах расчета.

В первичном расчете необходимо проставить:

номер корректировки «000»;
правильные значения КПП и ОКТМО;
показатели из первоначального расчета.

Даже если первичный расчет с правильными КПП и ОКТМО будет представлен позже установленного срока, налоговые органы не будут привлекать организацию к ответственности на основании п. 1.2 ст. 126 НК РФ (письма ФНС от 12.08.2016 № ГД-4-11/14772, от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@).

Заполняйте расчеты по НДФЛ с помощью пошаговых методик от экспертов сервиса, чтобы избежать ошибок, подачи уточненок и начисления штрафов

2-НДФЛ

Чтобы уточнить недостоверные сведения в справке 2-НДФЛ, нужно подать корректирующую или аннулирующую справку. В заголовке уточненной справки указывается (разд. II Порядка заполнения формы справки, утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@):

в поле «N ______» — номер первичной справки;
в поле «от __.__.__» — дата составления корректирующей или аннулирующей справки.

Уточненные справки подаются по той же форме, что и первичные. Уточнять необходимо только ту справку, в которой была допущена ошибка, направлять весь комплект справок за год не нужно (п. 5 Порядка представления справок, утв. Приказом ФНС от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576@).

При подаче корректирующей справки ошибочные сведения заменяются на верные. При этом заполняются все разделы, а не только тот, в котором была допущена ошибка. Количество корректирующих справок практически не ограничено. Номер корректировки может принимать значения от «01» до «98».

Аннулирующая справка

Аннулирующая справка полностью заменяет первоначальную 2-НДФЛ и представляется, если первичная справка была подана ошибочно, например:

с признаком «1»: НДФЛ рассчитан с тех доходов, которые не облагаются этим налогом, при условии, что других налогооблагаемых доходов в этом календарном году у физлица не было;
с признаком «1» по месту нахождения головной организации, в то время как зарплата работнику выплачивалась в обособленном подразделении, с которым у него заключен трудовой договор;
с признаком «2»: сообщили о невозможности удержать НДФЛ с физлица, хотя фактически налог был удержан.

В аннулирующей справке необходимо заполнить только заголовок, разделы 1 и 2. Разделы 3, 4 и 5 заполнять не нужно (разд. I Порядка заполнения справки 2-НДФЛ). Аннулирующая справка может быть представлена только один раз и только с номером корректировки «99».

Если подать аннулирующую справку вместо корректирующей, она «перечеркнет» первичную справку, и корректирующую справку с правильными сведениями уже не примут. В этом случае нужно представить первоначальную справку с номером корректировки «00», новым порядковым номером и текущей датой составления. Если такая справка будет представлена с нарушением установленного срока, налогового агента оштрафуют на 200 ₽ за каждый документ, представленный с опозданием (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Налоговый юрист Алексей Крайнев,
директор ООО «Консалтинг Успешного Бизнеса» Оксана Курбангалеева

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Справку о доходах 2- НДФЛ теперь можно скачать в личном кабинете на сайте nalog.ru. Вы получите официальный документ с электронной подписью. Он имеет такую же силу, как справка с печатью работодателя. Такую справку примет банк, новый работодатель и вообще кто угодно: она заверена налоговой.

Но есть проблема. Скорее всего, вам все равно придется брать справку на работе.

Что за справка вообще?

Справка 2- НДФЛ — это подтверждение официальных доходов и удержанного налога. Работодатель отправляет в налоговую такую справку по каждому сотруднику. Налоговая видит, где конкретный человек работает, какая у него зарплата за год и по месяцам и сколько НДФЛ он заплатил.

Справка 2- НДФЛ нужна для разных целей. Например, для оформления вычета при покупке квартиры или оплате лечения. Еще такой справкой подтверждают официальные доходы для банка, чтобы взять или рефинансировать кредит.

Обычно справку 2- НДФЛ заказывают на работе. Бухгалтерия выдаст ее в любое время и за любой период работы.

Так что, теперь справку получить проще?

Да, теперь ее можно получить прямо на сайте налоговой. Раньше ее можно было только открыть, а скачать и передать кому-то — нет. Теперь можно. Справки выгружаются в формате .pdf или .xml. Этот файл можно переслать по электронной почте или прикрепить к заявке на кредит.

Почему такая справка имеет юридическую силу? Это же просто файл.

В чем тогда подвох? Почему эти справки не подойдут для кредита?

Работодатели подают справки о доходах сотрудников до 1 апреля следующего года. Налоговая загружает справки в личный кабинет еще позже — к июню. И так каждый год.

Например, в ноябре 2017 года у налоговой есть справка за 2016 год, а за 2017 еще нет. Даже весной 2018 года еще может не быть справки за 2017.

Для кредита нужна справка 2- НДФЛ за полгода до подачи заявки. Если подать заявку сейчас, нужно подтвердить доход с мая по ноябрь 2017 года. Для этого придется брать справку 2- НДФЛ на работе. В личном кабинете на сайте налоговой ее нет и быть не может.

А когда работодатель все-таки передаст данные в налоговую — например в конце марта 2018 года, — банку нужна будет справка о доходах за январь, февраль и март. Этих сведений тоже не будет в личном кабинете, и вам все равно придется идти в бухгалтерию. Или искать банк, который дает кредиты без подтверждения официального дохода.

Получается, задумка хорошая, но пока без большой практической пользы.

Значит, эти справки вообще не пригодятся? Зачем тогда это сделали? Опять бездумно растрачивают бюджет?

Справки за прошлые годы тоже могут пригодиться.

Для вычета. Чтобы получить вычет и вернуть налог за прошлые годы, нужно подать декларацию 3- НДФЛ и справку о доходах. В 2017 году могут понадобиться справки за 2014, 2015 и 2016 годы. Все они будут в личном кабинете.

Для контроля. Вы можете зайти в личный кабинет и проверить, какие данные работодатель передает в налоговую — совпадают ли они с расчетными листками и все ли вычеты правильно оформлены.

Еще в личном кабинете отражаются справки об НДФЛ со списанных долгов и неочевидных доходов: при рефинансировании ипотеки, возврате страховки, компенсаций. По закону их должны прислать налогоплательщикам заранее, но не всегда присылают. Проверьте, вдруг вас ждет сюрприз.

Для суда и пристава. Например, если в суде нужно подтвердить доход за несколько лет. Ситуации могут быть какие угодно: отсрочка выплаты долга, уменьшение пеней по алиментам или раздел имущества.

Для пособий. В 2017 году соцзащита может попросить справку о доходах за прошлый год. Подойдет документ из личного кабинета.

Могут быть и другие ситуации, когда пригодятся справки 2- НДФЛ за прошлые годы. Если так случится, вы сможете распечатать их даже ночью, в отпуске и для всех членов семьи сразу.

Как проверить свои справки 2- НДФЛ ?

Зарегистрируйтесь на сайте налоговой. Для этого нужно сходить с паспортом в любую инспекцию и получить логин с паролем.

Можно авторизоваться через госуслуги.

Зайдите в личный кабинет, откройте раздел «Налог на доходы ФЛ и страховые взносы», выберите пункт «Сведения о справках по форме 2- НДФЛ ».

Справки можно посмотреть или выгрузить с электронной подписью.

Что такое 2-НДФЛ справка? Это документ, который необходим многим гражданам. Она нужна как обычным сотрудникам, так и контролирующим органам.

Но существуют некоторые особенности, связанные с предоставлением документа и его оформлением.

Что собой представляет справка по форме 2-НДФЛ?

Форма 2-НДФЛ – стандартная разновидность отчётности для любых предприятий. Это особенно важно для тех, кто играет роль налогового агента, официально осуществляющего свою деятельность на территории Российской Федерации. Справка оформляется, когда надо отчитаться относительно заработной платы сотрудникам, выплачиваемой в том или ином случае. Важна подобная информация при удержании налогов, оформлении вычетов.

Кроме того, справку часто предоставляют в банках для подтверждения самого факта наличия постоянного дохода. Актуальные сведения при оформлении договора на кредит.

Получение формы 2-НДФЛ возможно после обращения к работодателю. Вторая сторона не имеет права отказать, согласно Трудовому Законодательству.

В заголовке такой справки должно отдельно указываться, за какой срок она выдаётся. Всего в документе представлено пять разделов:

Данные по работодателю, вместе с полным указанием реквизитов и наименования.
Данные по сотруднику.
Указание доходов, для которых каждый месяц принимаются стандартные схемы налогообложения, с 13%-й ставкой.
Указание кодов налоговых вычетов любой разновидности: имущественных, стандартных и социальных.
Удержанные налоги вместе с доходами и вычетами.

После описания всей информации руководитель ставит свою подпись, использует печать организации. Если у работника было несколько компаний, то последний работодатель имеет право вписать только ту прибыль, которая получена конкретно у него.

У банков существует два дополнительных способа удостовериться в том, что предоставлена информация, соответствующая действительности:

Изучение документов на предмет выявления ошибок.
Наличие несоответствий по реквизитам в разных частях справки, отсутствие печатей.

Получение формы 2-НДФЛ

Для проверки допускается направлять справки и в налоговую службу.

Для банков использование форм 2-НДФЛ позволяет решить проблемы с платёжеспособностью, но лишь частично.

Документ описывает только уровень доходов для последнего места работы. И то, что выдаётся официально.

А на территории нашей страны могут использоваться и другие схемы.

Потому часто предлагается оформить дополнительные справки, только по форме банка.

Каковы дополнительные функции справки?

Главное – запомнить, какая информация отражается в справке, чтобы разобраться с функциями документа. Прежде всего, это способ отобразить доход, полученный гражданином за определённый срок. И информацию о том, какие налоги удерживались с этой прибыли.

Значит, справка используется в любых ситуациях, когда требуется подтверждение дохода. Например, когда оформляются займы и пособия, другие виды подобных выплат.

Как быть при оформлении кредитов?

Можно обратиться по месту работы, чтобы получить справку, оформленную письменно. Такие заявления подаются на имя руководителей, форма составления у них свободная. Работодатель оформляет справку не позднее чем через три дня. Что должно быть указано в документе?

Полная форма наименования документа.
Описание времени, на протяжении которого отслеживается информация.
Сведения о работодателе, выступающем в качестве налогового агента.
Информация по налогоплательщику или физическому лицу.
Если есть – описания налоговых вычетов и оснований, по которым они получены.
Обобщённые сведения относительно доходов и сборов, которые были фактически уплачены.

Заверение информации в самом документе осуществляется при проставлении подписи уполномоченным лицом, а также печати организации.

Образцы справок для соцзащиты: где взять?

В данном случае для получения документа так же должно хватать простого письменного заявления. Дополнительные требования отсутствуют и к справкам, оформляемым для органов социальной защиты. Когда возникнет необходимость, лучше посетить официальный сайт, чтобы легко найти образцы для заполнения.

Получение документа военнослужащими

Здесь ответственным за выдачу информации признаётся Федеральное казённое учреждение под названием «Единый расчётный центр МО РФ». Начиная с 2014 года, была введена возможность обратиться для решения проблемы к представителям управлений финансового обеспечения. Они могут располагаться в разных округах.

Военнослужащим доступно составление заявлений с использованием электронной почты факса либо во время личных визитов в сами учреждения. Ответ выдаётся максимум спустя пять суток, по почте либо лично в руки гражданину.

2-НДФЛ для ИП

За себя индивидуальные предприниматели перечисляют налоговые сборы самостоятельно. Потому отдельных справок именно для данной категории граждан просто не существует.

Исключение – когда сам ИП одновременно становится наёмным работником.

ИП подтверждает свой доход либо при предоставлении формы 3-НДФЛ, либо с помощью заверенной налоговой декларации, где отображается прибыль, полученная за предыдущие периоды.

Когда справка не относится к обязательным требованиям?

Предприятие не станет налоговым агентом, если НДФЛ не исчисляется, не удерживается с доходов физических лиц. В этом случае и освобождают фирмы от предоставления соответствующих справок.

Обычно так происходит при следующих обстоятельствах:

Доходы перечисляются налогоплательщикам, которые отчитываются перед государством самостоятельно.
Физическим лицам выплачивается такое вознаграждение, с которого сборы платит сам гражданин.
Сами выплачиваемые доходы не попадают под действующую систему налогообложения.

Правила заполнения

Всего в любой справке имеется пять разделов, посвящённых следующим вопросам:

Описание налогового агента, в обязанности которого входит пополнение бюджета.
Указание физического лица, получающего доход.
Сами доходы, подпадающие под сборы.
Вычеты.
Доходные и налоговые суммы.

Отдельного внимания заслуживает поле «признак». Здесь ставится цифра 1, если налоговый агент удержал сборы с прибыли. Если нет – то используют двойку. Стоит подробнее изучить рекомендации по расшифровке различных видов доходов, сборов в адрес государственного бюджета. Их перечень легко найти в приказе №1 и №2 от ФНС России. Документ был выпущен в 2015 году, имеет обозначение MMB- 7-11/387@.

О справках 2-НДФЛ для работников

Вообще граждане не обязаны указывать причины, по которым понадобилось оформление подобного документа. Существует множество ситуаций, когда они требуются:

Усыновление детей.
Необходимость доказать платёжеспособность во время спора.
Организация заседаний в судебной инстанции.
Создание виз.
Пенсионные начисления.
Получение стандартных вычетов по налогам.
Уплата налогов, ранее не удержанных работодателями.
Подача заявок по кредитам.
Оформление 3-НДФЛ.
Получение другого рабочего места.

Рассмотрим подробнее самые распространённые ситуации, когда без справки 2-НДФЛ не обойтись.

Вычеты по налогам со стандартной схемой.

С прошлых мест работы данные по зарплате учитываются, когда рабочий процесс начинается не в то же время, когда начинается новый налоговый период. Доказательства по предыдущему заработку не требуются лишь тем, кто получает выплаты на детей. Контроль доходов требуется ещё и для того, чтобы не выходить за пределы рамок, установленных законами.

При не взимании платы по НДФЛ с единовременной помощи, когда рождается ребёнок.

Это актуально, если работник вообще получает какие-либо единовременные выплаты по своему основному месту. Стандартно сумма такой помощи не должна превышать пятидесяти тысяч рублей. На счёт работника деньги должны прийти максимум спустя год после того, как появился малыш. Если у обоих родителей место в одной и той же компании, то помощь выделяется только одному, на основании заявления второго. Либо на обоих, но тогда сумма распределяется равномерно между гражданами. Справка 2-НДФЛ помогает подтвердить, что ранее подобные выплаты в адрес одного из супругов отсутствовали.

В случае оформления визы.

Справки о доходах на протяжении предыдущих пяти лет могут быть запрошены посольствами различных государств. Проблем не должно возникать, если работник сохранил за собой только одно место. Для этого и предназначено оформление справок в подобных ситуациях.

Оформление кредитов и займов.

Подобные документы для банков служат дополнительными доказательствами в пользу платёжеспособности гражданина. Конкретные программы и условия не имеют значения, справки требуются практически всегда. Сотрудники банка сразу обычно предупреждают, на протяжении какого времени действуют те или иные документы.

Подтверждение доходов сотрудниками-иностранцами.

В данном случае важно, чтобы прибыль не облагалась сборами два раза, на родине, и на территории другого государства. Обязанность по оформлению справок возлагается на самого служащего, дополнительные требования при этом отсутствуют.

Как быть в случае с увольнением?

Виды выплат НДФЛ

В случае увольнения сотрудник получает документы автоматически. Если справка отсутствует, то работник имеет право заняться оформлением на новой работе. Иначе невозможно будет грамотно оформить сам сбор по НДФЛ вместе с информацией относительно получаемой прибыли. У работника возникают трудности с получением вычетов.

В документе должны содержаться сведения относительно всех поступлений в адрес служащего, начиная с января этого года. Окончание отчётного периода приходится на время, когда договор расторгался.

Надо учитывать, что на некоторые виды выплат НДФЛ вообще не распространяется:

Компенсации в связи с причинённым ущербом.
Пособия матерям, будущим и настоящим.
Выходные пособия, равные трём зарплатам.

По окончании года справки подаются вместе с остальными видами документации.

Некоторые типичные ошибки

Неправильно указывать сокращённые формы имён и фамилий, отчеств сотрудников. Это недопустимо, надо использовать только полные формы. Ошибкой будет считаться и произвольное расположение оттиска печати. Левый нижний угол – единственное правильное место для подобного элемента.

Для подписи бухгалтера важна чёткость отображения. Для этого используются ручки с синей пастой. Главное, чтобы печать не перекрывала такую подпись. Наконец, запрещается сдавать документы с исправлениями. Если были допущены ошибки, то надо брать новый бланк, заново приступать к заполнению.

Какие ситуации вызывают сложности?

Если бухгалтер на предприятии обнаружил, что по налогу средств выплачено меньше, чем требуется, то надо подать ещё одну декларацию – уточнённую. Наказания за допущенную ошибку удастся избежать только в том случае, если заявитель укладывается в сроки подачи основного документа. Главное – чтобы в новой справке присутствовали цифры, соответствующие действительности.

Запрещается описывать разницу между предыдущими и новыми сведениями. Номер корректировки указывается на титульных листах.

При этом бухгалтерию освобождают от обязанности представления справок, если за период отчётности сотрудник вообще не получал прибыли, к которой применяются сборы. Можно заняться оформлением лишь в том случае, если сам работник выставляет соответствующие требования, пишет заявление. Просто нужно оставлять некоторые поля пустыми в этом случае.

Об особенностях больничных и декретов

Для женщины, которая беременна либо находится в декретном отпуске, справка может быть актуальной лишь в двух случаях:

Если требуется рассчитать денежное пособие при обращении к представителям социальных структур. Это происходит, когда начисляют компенсацию в связи с уходом за ребёнком.
На случай увольнения. Расчёт выплат на основе декретных листов – операция, за проведение которой отвечает бухгалтер. Опираются так же на данные о предыдущих двух годах работы минимум.

Когда женщина уходит в декрет, то она может рассчитывать на получение дополнительного пособия в размер 100 процентов от среднего заработка в прошлом. Стаж и другие факторы, обычно снижающие размер компенсаций, при подобных обстоятельствах в расчёт не берутся. Если декретница числится штатным работником менее двух лет, то помощником станет справка 2-НДФЛ с предыдущего места, тогда меньше вероятность появление серьёзных ошибок.

Также 2-НДФЛ становится основным документом, по которому сотрудникам оплачиваются больничные листы. Этот вид бумаг помогает бухгалтерам проводить требуемые расчёты. Справка имеет юридическую силу при общении с представителями почти любых государственных ведомственных структур РФ.

Срок действия документа

В статье 23 Налогового Кодекса написано о том, что по сроку действия справки нет никаких ограничений. Но организации, которые проверяют эти справки, могут сами указать, на протяжении какого временного отрезка они будут считать предоставленные данные действительными. Обычно это связано с тем, как строится документооборот на том или ином объекте.

Чтобы подтвердить платёжеспособность, гражданин должен предоставлять бумаги, соответствующие следующим критериям:

Актуальность данных, которые собрал налогоплательщик.

Обычно достаточно отчитаться о прибыли и заработной плате, полученным за последние полгода.

Отсутствие сомнений и вопросов у принимающей стороны.

10–30 дней – срок действия справок, который устанавливается большинством кредитных организаций. Информация, связанная с доходами потенциального заказчика, считается особенно важной. Важно проследить за тем, чтобы даты оформления сохраняли актуальность.

Стандартная обязанность налоговых агентов состоит не только в оформлении справок с доходами и заработной платой, но и в представлении документов сотрудникам налоговой службы, а также непосредственным работникам данного предприятия.

Главное – заранее изучить положения Законодательства, которые связаны с подобной документацией. На это уйдёт немного времени, а потом будет легче защищать интересы и права граждан, которые участвуют в трудовых отношениях. И следить за соблюдением требований нормативных актов.

В следующем видео на практическом примере вы узнаете, как заполнить справку 2-НДФЛ:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Форма 1 НДФЛ используется для отражения доходов физлиц, которые организация выплачивает работникам в качестве налогового агента. С 2011 г. применение данной отчетности необязательно. Но карточка такого формата – это наиболее удобный способ представления регистра по налогу, который вменено вести компаниям в обязательном порядке (с правом разрабатывать собственные формы).

Бланк 1-НДФЛ

Бланк 1-НДФЛ не соответствует действующим положениям налогового законодательства РФ. Например, в ней отсутствуют сведения о датах выплаты дохода, удержания и перечисления НДФЛ в бюджет, а также сведения о доходах для учета по новой прогрессивной ставке.
Напомним! С 1 января 2021 года введена прогрессивная шкала НДФЛ, согласно которой доходы свыше 5 млн руб. в год должны облагаться налогом по ставке 15%. О нюансах отражения сведений о доходах, облагаемых по новой ставке в 6-НДФЛ читайте здесь.

Бланк 1-НДФЛ вполне можно доработать под себя и вести его как налоговый регистр по учету НДФЛ.

Наши эксперты выделили самые главные критерии, используемые в 1-НДФЛ, и на их основе создали налоговый регистр.

1-НДФЛ можно на нашем сайте (см. ссылку ниже).

Сведения из 1-НДФЛ нужны в основном для заполнения отчета по форме 6-НДФЛ. Поэтому сгруппировать данные нужно так, чтобы ими было удобно пользоваться при заполнении отчета.

Итак, бланк 1-НДФЛ содержит следующие основные разделы.

Сроки сдачи

Данная форма отчетности относится к внутренним документам юрлица. Она заполняется за отчетный период ежемесячно с нарастающим итогом и хранится с другими формами первичной документации бухучета.

Предоставлять в налоговые органы справку не требуется, ее могут запросить сотрудники ФНС при проверке уплаты НДФЛ в бюджет. Исключением являются случаи переплаты налоговым агентом. Для оформления возврата юрлицу потребуется предоставить выписку из налогового регистра, свидетельствующую о факте излишне внесенной суммы НДФЛ.

Справка 1-НДФЛ, раздел 1

Этот раздел включает в себя основные сведения о налоговом агенте (организации), а точнее, такие данные, как:

ИНН и КПП организации, выступающей налоговым агентом по НДФЛ;
код ИФНС, в которую будут подаваться сведения о налогоплательщике (как правило, это налоговая, в которой зарегистрирована организация — налоговый агент);
наименование налогового агента и его ОКТМО.

Целесообразно в этот раздел также добавить ОГРН фирмы и ее телефон.

Эти сведения используются при заполнении титульного листа формы 6-НДФЛ.

Напомним! С 2021 года используйте новый бланк 6-НДФЛ. Теперь в нем отражайте сведения, которые ранее подавались по форме справки 2-НДФЛ.

РАЗЪСНЕНИЯ от КонсультантПлюс: Главное при заполнении расчета 6-НДФЛ — аккуратно перенести данные из налоговых регистров по НДФЛ. Поэтому если налоговый учет в порядке, то и заполнить расчет 6-НДФЛ будет несложно … Как правильно заполнить расчет, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Ответственность за отсутствие форм налогового учета

НК РФ предусмотрено наказание предприятиям за отсутствие налоговых регистров. Дополнительно на руководителя может быть наложен административный штраф за непредоставление сведений, необходимых для налогового контроля.

Основание для наложения санкции	Размер штрафа
Ст. 120 НК РФ за отсутствие налогового учета	10 000 рублей
Тоже, повторно	30 000 рублей
Ст. 126 за отказ от предоставления документов	200 рублей за каждый документ
Ст. 15.6 КоАП за непредоставление информации	От 300 до 500 рублей

Справка 1-НДФЛ, раздел 2

В этом разделе отображаются сведения о физлице-налогоплательщике, которому организация выплатила доход и удержала НДФЛ. На него представляются такие данные:

ИНН физлица-налогоплательщика в России и стране гражданства;
Ф. И. О.;
дата рождения;
документ, удостоверяющий личность, и его код;
гражданство с указанием кода страны;
данные о количестве дней пребывания в РФ (для определения налогового статуса (резидент, нерезидент) за каждый месяц налогового периода).

Эти сведения нужны для заполнения раздела 1 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ.

Справка 1-НДФЛ, раздел 3

В этой части 1-НДФЛ происходит непосредственный расчет налоговой базы НДФЛ по ставкам 13%, 15% и 30% (13% — это основная ставка в РФ, 15% — прогрессивная ставка при доходе свыше 5 млн. руб., а 30% — ставка с дохода для нерезидентов).

В форме 1-НДФЛ бланк содержит таблицу, в которой помесячно за весь год сводятся показатели по кодам доходов и также помесячно указываются предоставленные вычеты.

Коды доходов для справки 2-НДФЛ можно посмотреть в нашей статье «Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.)».

После этого в 1-НДФЛ формируется налоговая база и рассчитывается налог НДФЛ. Указывается удержанный налог. Выявляются долги по налогу с учетом долгов на начало года.

В этот раздел 1-НДФЛ целесообразно добавить:

даты получения доходов;
даты удержания налога;
даты уплаты налога в бюджет;
сведения о платежном документе на перечисление налога;
сведения о налоговых вычетах по их видам (стандартный, социальный, имущественный, профессиональный, инвестиционный), кодам, суммам за каждый месяц налогового периода и основаниях их применения;
разбить строку, в которой приводится налоговая база, на несколько строк, озаглавив их примерно так: — «Основная налоговая база (с начала года) по доходам резидента РФ, указанным в пп. 9 п. 2.1, п. 3 ст. 210 НК РФ» — в ней нужно сделать разбивку для указания сумм в пределах 5 млн руб., свыше 5 млн руб. и общей величины налоговой базы;
— «Налоговая база, определяемая в отношении доходов налогового нерезидента РФ, указанных в абз. 3 — 7 п. 3 ст. 224 НК РФ» — в ней нужно сделать разбивку для указания сумм в пределах 5 млн руб., свыше 5 млн руб. и общей величины налоговой базы;

— «Налоговая база (с начала года) по доходам нерезидента РФ, указанным в пп. 8 п. 2.2 ст. 210 НК РФ»;

привести строки для указания суммы налога, исчисленной с каждой из этих налоговых баз отдельно;

сведения о величине фиксированных авансовых платежей, уплаченных иностранными гражданами, принимаемой в уменьшение суммы исчисленного налога;

сведения об основаниях для уменьшения исчисленной суммы налога на сумму уплаченных налогоплательщиком-иностранцем фиксированных авансовых платежей (реквизиты уведомления из ФНС, заявление налогоплательщика, реквизиты документа об уплате фиксированных авансовых платежей).

Пример заполнения формы 1-НДФЛ при превышении дохода сотрудника 5 млн. руб. подготовили эксперты КонсультантПлюс. можно, получив пробный бесплатный демо-доступ к системе:

Порядок заполнения

Ведение формы осуществляется сотрудниками, в чьи обязанности входит начисление заработной платы персонала.

1 раздел заполняется в соответствии с учредительными документами юрлица, код ИФНС присваивается согласно документам регистрации в налоговом органе.

В качестве сведений о физлице (2 раздел), используются персональные данные предоставленные работником при трудоустройстве, и оставшиеся поля заполняются по мере расчета отчислений в бюджет. Данные вносятся ежемесячно после закрытия ведомостей, во избежание ошибок.

Допускается два варианта заполнения справки:

с использованием специализированных программных продуктов – автоматически;
вручную.

Недостающие сведения необходимо уточнить у сотрудника.

Применяемые коды

Согласно Пр. ФНС №MMB-7-11/[email protected] от 10.09.2015, при заполнении формы применяются соответствующие видам прибыли и вычетов коды:

КОДЫ ДОХОДОВ (Приложение №1)
2000	все виды выплат работнику за осуществление трудовых обязанностей (зарплата, премии и т.д.)
2012	начисленные отпускные
2300	перечисления по предоставленным в бухгалтерию листам нетрудоспособности
2400 и 1400	прибыль, полученная от сдачи в аренду или иного использования транспортных единиц или имущества, соответственно
2760	рассчитанная матпомощь
4800	прочие выплаты
1010	полученный доход от дивидендов
1530	доходы по операциям с ценными бумагами
КОДЫ ВЫЧЕТОВ (Приложение №2)
126-149	стандартные на детей (с учетом нюансов применения вычета)
311,312	имущественные: связанные с приобретением жилья, строительством или погашением кредита на соответствующие цели
320,321,324	социальные: за обучение или медобслуживание на возмездной основе
403-405	профессиональные: по договору ГПХ, связанные с затратами на получение авторского вознаграждения и др.
501,503,508,505	вычеты, предусмотренные за получение подарков, выигрышей, матпомощи и др.

Пример заполнения

Образец заполнения 1 НДФЛ в качестве регистра налогового учета для сотрудника ООО «Ромашка».

Заполняем раздел 1.

В форму вносятся данные организации в соответствии с представленными полями:

Пример оформления данных о физлице – Петрове П.П.:

в п.п.2.1 – 2.5 вносятся сведения в соответствии с паспортом гражданина, свидетельством ИНН;
в п. 2.6 указывается код страны согласно Общероссийскому классификатору стран мира (ОКСМ), для России -643;
п.2.9 заполняется «1» для резидентов и «2» — нерезидентов.

В данном пункте отражаются налоговые вычеты, предоставленные в соответствии со ст.218-220 HK РФ.

Отражает непосредственно исчисление налогооблагаемой базы и НДФЛ по ставке 13%:

сначала в табличном варианте вносятся виды вознаграждений за выполнение трудовых обязанностей;
код дохода присваивается в соответствии с классификатором – «2000»;
далее указывается сумма налога за каждый месяц начисленная и удержанная;
при отражении данных о перечислениях вносятся реквизиты платежных документов.

Если налогоплательщику предоставляются вычеты, их требуется указать в данных полях.

Итогом заполнения справки является формирование данных граф. Здесь отражается общая сумма прибыли и исчисленного НДФЛ.

Вписываются сведения о выданных справках для предоставления в ФНС.

Это один из вариантов преобразования бланка 1 НДФЛ в форму регистра налогового учета по подоходному налогу. Каждое юрлицо может разрабатывать образцы по своему усмотрению, но соблюдая установленные законодательством нормы. Т.е. доходы и вычеты должны быть отражены в соответствии с принятой системой кодов.

Справка 1-НДФЛ, раздел 4

В этом разделе 1-НДФЛ содержатся сведения о начисленных и выплаченных дивидендах, а также об исчисленной и удержанной сумме НДФЛ и о долгах по налогу. Этот раздел в разрабатываемом регистре можно не использовать, так как вся эта информация может быть указана в разделе 3 по соответствующему коду дохода.

Рекомендуем внести в него следующие изменения:

дополнить новыми строками:

код дохода;
дата получения дохода;
дата выплаты дохода;
дата удержания налога;
дата перечисления налога;
реквизиты платежного документа на перечисление налога;

2. ввести отдельные строки для налога, рассчитываемого по ставкам 13% и 15%.

Разъяснения ФНС РФ о порядке отражения дивидендов в отчетности по НДФЛ читайте в материале «Как отразить дивиденды в форме 6-НДФЛ».

Справка 1-НДФЛ, раздел 5

В этом разделе приводятся все доходы, облагаемые по ставке 35%.

Таблица ведется по каждому коду дохода, учитывается вычет в сумме 4 000 руб., предусмотренный п. 28 ст. 217 НК РФ. Затем формируется налоговая база, далее указывается сумма налога, исчисленная и удержанная, а также долги по налогу.

Нелишним будет указать в этом разделе 1-НДФЛ и даты получения дохода, удержания налога, дату уплаты налогов с данными о платежном документе.

Справка 1-НДФЛ, раздел 6

В этом разделе подводится итог по всем ставкам НДФЛ, рассчитанным в предыдущих разделах по итогам налогового периода (года).

Упраздним в 1-НДФЛ недействующие ставки, оставим только актуальные на сегодня: 13, 30 и 35%. В разделе указывается общая сумма налога за год — исчисленная, удержанная, переданная на взыскание в налоговый орган. Также учитывается пересчет за предшествующие налоговые периоды, показываются долги на конец периода.

Данный раздел рекомендуется дополнить:

датой получения дохода;
датой исчисления налога;
датой удержания налога;
сроком перечисления налога;
датой фактического перечисления налога;
КБК и ОКТМО, по которому перечисляется налог.

Подробнее о действующих ставках НДФЛ читайте в статье «Сколько процентов составляет НДФЛ?».

Информация не подлежащая включению в состав данных документа

В 1 НДФЛ не вносятся данные, касающиеся видов прибыли, которые не подлежат налогообложению (cт. 217 HK РФ):

Госпособия, выплаты (кроме оплаты ЛН, в ом числе по уходу за ребенком).
Пенсионные отчисления (включая страховую и накопительную пенсию).
Вознаграждения по рождению (усыновлению) ребенка и по уходу за ним.
Компенсационные выплаты, связанные с причинением вреда здоровью, за поднаем жилья, увольнение, за гибель военнослужащего и др.
Выплаты на возмещение затрат в рамках договоров о безвозмездном выполнении обязанностей (волонтеры).
Алименты.
Прибыль, в виде грантов, призов или иных форм за участие в конкурсах, соревнованиях и т.д.
Матпомощь (членам семьи погибшего, пострадавшим в результате стихийного бедствия и т.д.).
Компенсация за санаторно-курортные путевки в санатории и др. оздоровительные учреждения.
Иные виды дохода, предусмотренные нормами законодательства.

При оплате работодателем командировочных расходов сотруднику, в налогооблагаемую базу не включаются суточные, но не превышая 700р.за каждый день служебной поездки в пределах РФ и 2.5 т.р. – в другой стране.

Итоги

Сегодняшнее законодательство не обязывает вести 1-НДФЛ на каждого сотрудника в течение года. Но в соответствии со ст. 230 НК РФ организация должна вести налоговые регистры, которые ей необходимо разработать самостоятельно. Для упрощения создания налоговых регистров целесообразнее всего скачать форму 1-НДФЛ, доработать ее согласно приведенными нами рекомендациями по каждому разделу и заполнить полученный регистр по каждому физическому лицу, которому организация выплатила доход.

Прочитать о ведении налогового регистра по НДФЛ и скачать его образец можно в нашей статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Форма и порядок хранения учетного регистра

Требование по ведению 1-НДФЛ на бумажном носителе с подписью ответственного лица не установлено. Допускается ведение учета в электронном виде без удостоверения ЭЦП. Хранение документа производится в течение 4 лет, установленных для архивации документов, предназначенных для подтверждения верности исчисления налогов. Отдельное указание о сроках хранения регистров в законодательстве отсутствует.

По окончании периода хранения документы подлежат утилизации. Для уничтожения документов, содержащих важные сведения личного характера о работниках, создается специальная комиссия. По факту утилизации составляются акты, включающие информацию о перечне документов, периоде их создания. При ликвидации предприятия документы налогового учета, касающиеся начислению заработной платы, в государственных архив не передаются.

Читайте также: